Kommunikationskonzept Schule Kestenholz

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1 Bewilligt an der Lehrerinnen- und Lehrerkonferenz vom

2 Inhaltsverzeichnis 1. Grundlagen Einleitung Zweck Was ist Public Relations für die Schule Kestenholz? Interne Kommunikation Die Beteiligten Schulleitung Lehrpersonen Schüler Hauswart Externe Kommunikation Die Beteiligten Bevölkerung Behörden Medien Richtlinien und Organisatorisches Die Medien Die aktive Medienarbeit Das 3 Säulenprinzip Vorlage Medienmitteilung Aufbau und Gestaltung einer Medienmitteilung Text Richtlinien Informationsregelungen Infogramm

3 1. Grundlagen 1.1 Einleitung Anlässlich einer internen Medienweiterbildung sowie der Fremdevaluation der durch die kantonalen Behörden wurde festgestellt, dass unser Konzept für Krisensituationen zu lang und auch nicht mehr zeitgemäss ist, da die Abläufe für Krisensituationen neu in einem Kommunikationskonzept festgehalten werden. Daraufhin entstand diese Fassung. Dieses Konzept beinhaltet sowohl die interne wie auch die externe Kommunikation und die Kommunikation in Krisensituationen. Um der Lesbarkeit willen wird auf die Unterscheidung der männlichen und weiblichen Form verzichtet. Es wird nur die männliche Form verwendet. 1.2 Zweck Das vorliegende Konzept legt die interne und externe Kommunikationspolitik fest, definiert die Informationswege und bestimmt die Zuständigkeiten sowie Kompetenzen. Ebenfalls definiert ist die Kommunikation in Krisensituationen. 1.3 Was ist Public Relations für die Schule Kestenholz? PR schafft Aufmerksamkeit, artikuliert Interesse, klärt auf und erklärt. Sie hilft langfristig Verständnis und Vertrauen zu gewinnen. PR schafft aber auch Identität, und aus Identität entsteht Image. Eine Institution, die ihr Verhalten, ihre Kommunikation und ihren visuellen Auftritt bewusst gestaltet, ist im Vorteil. Dies zeigt sich einerseits nach innen: Die Mitarbeiter stehen im Einklang mit den Zielen ihres Unternehmens. Andererseits entsteht mit gezielter PR-Arbeit ein positives Image nach aussen, das gespiegelt zurückkommt. PR hat deshalb viel mit öffentlicher Meinung zu tun. Wer sich nicht an die Öffentlichkeit begibt, läuft Gefahr, nicht mehr wahrgenommen zu werden. 2. Interne Kommunikation 2.1 Die Beteiligten Das Konzept bezieht sich auf die Gruppierungen und Personen, welche am Betrieb Schule Kestenholz direkt beteiligt sind. Es sind dies: Schulleitung Lehrpersonen Schüler Hauswarte Schulleitung Die Schulleitung informiert den Gemeinderat Ressort Schule mittels über ausserordentliche Vorkommnisse und aktuelle Ereignisse. Bei Bedarf informiert der Gemeinderat Ressort Schule den Gesamtgemeinderat sofort oder anlässlich der nächsten Sitzung. Der Schulleiter stellt die Information zu Lehrpersonen und Schüler sicher. Der Schulleiter informiert im operativen Bereich die Medien direkt. Er stellt sicher, dass in seiner Organisation alle mit einem einheitlichen Erscheinungsbild auftreten und nach aussen kommunizieren. (z.b. einheitliches Brieflogo) -3-

4 2.1.2 Lehrpersonen Die Lehrperson ist die Kontaktperson zwischen Schülern und. Sie informiert die oder die Erziehungsberechtigten in regelmässigen Abständen über das Klassengeschehen (Ausblick) Schüler Direkte Ansprechpartner sind ihre Lehrpersonen Hauswart Der Schulleiter informiert den Hauswart und ist dessen Ansprechperson. 3. Externe Kommunikation 3.1 Beteiligte Bevölkerung Behörden Medien Die Kommunikation mit den wird durch die Lehrperson oder den Schulleiter koordiniert. In ausserordentlichen Fällen können die direkt vom zuständigen Gemeinderat informiert werden. Gesamtschulanlässe finden periodisch statt. Wenn immer möglich nehmen die Behördenmitglieder an solchen Veranstaltungen teil Bevölkerung Die Bevölkerung wird über die Medien orientiert Die Behörden Die Behörden (Gemeinderat, Bildungsdepartement) werden durch die Schulleitung informiert. Zwischen der Schulleitung und dem Gemeinderat Ressort Bildung finden regelmässige Treffen statt. Zudem informiert die Schulleitung den Gesamtgemeinderat periodisch über das aktuelle Schulgeschehen und beantwortet Fragen Medien Die Medien werden immer durch die definierten Medienverantwortlichen bedient. Sie dienen uns als Informationsgefäss und sind somit unsere Partner. -4-

5 4. Richtlinien und Organisatorisches 4.1 Die Medien Printmedien und elektronische Medien sind von gleicher Bedeutung für die Verbreitung einer Information. Oft arbeiten sie im Verbund. 4.2 Die aktive Medienarbeit Das 3 Säulen-Prinzip (wer informiert was) Information Wer Wann/Wie Wiederkehrende Informationen Personelle Informationen wie neue Lehrpersonen, allgemein jährliche Schulinformationen (z.b. Ferienplan) Schulleitung Schulleitung / Redaktion Ressortverantwortlicher Jahresplanung Schulspuren Anzeiger Aktuelle Informationen Projektwochen, kurzfristige Änderungen innerhalb der Schulorganisation Mitteilungen der Schulleitung, Projekte AG Projektwoche Lehrperson Schulleitung brief brief Notfallsituation Kurzfristige Ereignisse mit grosser Auswirkung auf Schule, oder Schüler (z.b. Übergriffe von Lehrpersonen auf Schüler, tödliche Unfälle usw.) Medienverantwortlicher des Kriseninterventionsteams Aktiv, transparent, möglichst rasch Medienmitteilung oder Pressekonferenz (in der Regel in Zusammenarbeit mit der Polizei) -5-

6 Bei direkten Anfragen von Pressemitgliedern sind immer der Schulleiter oder der Medienverantwortliche zu informieren. Diese stellen die Informationen untereinander sicher. Auskünfte und Stellungsnahmen, welche die Schule betreffen, werden nur von diesen Personen erteilt oder koordiniert Vorlage Medienmitteilung Die Gestaltung einer Nachricht unterliegt einem klaren Schema. Folgende Punkte sind zu beachten: Der Text kann normal im Word geschrieben werden und an den Medienverantwortlichen weitergeleitet. Dieser redigiert den Text nach Absprache mit dem Verfasser und leitet das Schreiben an die Medien weiter. Medienmitteilungen sollten immer von den gleichen Personen an die Medien gesendet werden. Beim Verfassen von Texten ist auf folgendes zu achten: Aufbau und Gestaltung einer Medienmitteilung Oberzeile: Zum Beispiel Schule Kestenholz Titel: Selber einen Titelvorschlag formulieren (kurz und prägnant). Dieser sollte nicht reisserisch klingen. z.b. Primarklassen erhalten Computer. Lead: Bei längeren Texten gehört das Wichtigste in den Lead. Er ist aber keine Zusammenfassung des Textes. Im Lead enthaltene Informationen keinesfalls im Text wiederholen, sondern allenfalls präzisieren. Normalschrift z. B. Arial verwenden Im Text Sperrungen, Unterstreichungen und Grossbuchstabenschrift unterlassen In den ersten Sätzen steht das Wichtigste. Danach kommen die Details (Pyramidenaufbau) Jede Mitteilung muss die goldenen sieben W beantworten könne: WER hat etwas gemacht? WAS ist der genaue Sachverhalt? WANN wird ein Ereignis stattfinden oder wann hat es stattgefunden? WO wird es stattfinden? Darüber hinaus kann noch das WIE, WARUM und WOMIT beantwortet werden! Am Ende des Textes ist der Verfasser oder die Ansprechperson in dieser Sache mit Namen, Telefonnummer und sowie deren Erreichbarkeit anzugeben. Versanddatum angeben Text Nicht im Telegrammstil schreiben, ganze Sätze machen Kurze Sätze machen, Bandwürmer und Schachtelsätze vermeiden Keine oder wenige Fremdwörter verwenden Abkürzungen bei der ersten Verwendung in Klammern ausschreiben. Nicht in der Ich oder Wir - Form schreiben, neutrale Schreibposition einnehmen: z.b. 3. Person Singular oder Plural In der Zeitungssprache gibt es weder Frauen noch Herren noch akademische Titel. Alle auftretenden Personen werden mit Vor- und Nachnamen angeredet. Kein Eigenlob, objektiv und nüchtern formulieren. Keine Superlativen und Ausrufezeichen verwenden. Zeitangaben wie gestern und heute vermeiden. Zahlen von eins bis zwölf sowie Zehner bis hundert in Worten schreiben. Geldbeträge ebenfalls in Ziffern schreiben. Das Wort Franken ausgeschrieben hinter den Betrag setzen. -6-

7 4:3 Richtlinien Die nachfolgenden Richtlinien sind für die an diesem Konzept Beteiligten verbindlich! Die Ansprechpartner für die Medien müssen ein Gesicht haben. Die Kontakte laufen deshalb ausschliesslich über den Medienverantwortlichen oder die Schulleitung. Der Medienverantwortliche und die Schulleitung sprechen ihre Kontakte und ihre Medienarbeit in enger Zusammenarbeit ab. Der Gemeinderat Ressort Bildung ist immer zu informieren. Der Medienverantwortliche für die Gemeinde Kestenholz erhält ebenfalls per E- Mail eine Kopie der Medienmitteilung. Er veröffentlicht die Mitteilung auf der Homepage der Gemeinde/Schule. Interviews und Statements müssen vor der Veröffentlichung überprüft werden. Medienkontakte in Krisensituationen laufen immer über das KIT. -7-

8 5. Informationsregelungen Anlass Wer informiert (Absender) Wann (spätestens) Wie Wen (Empfänger) abend Lehrperson 2 Wochen im Voraus schriftlich... schriftlich auf Plan im Lehrerzimmer SL Hauswart Beurteilungsgespräch, Lehrperson 1 Woche im Voraus schriftlich oder telefonisch ordentliches gespräch Hauswart, SL, Schulreise, Exkursionen Lehrperson 1 Woche im Voraus schriftlich Fachlehrpersonen, Religionslehrpersonen Klassenanlass Lehrperson 2 Wochen im Voraus schriftlich, SL, SL Lehrpersonen (wenn während Gesamtschulische oder SL / AG / zu Beginn des Schuljahres / Jahresprogramm Schulzeit klassenübergreifende Anlässe Stugru 2 Wochen im Voraus schriftlich Fachlehrpersonen, Religionslehrpersonen) Anlässe der Lehrpersonen Nicht voraussehbarer Schulausfall einer Lehrperson Voraussehbare Schulausfälle einer Lehrperson bis zu 2 Tagen Voraussehbarer Schulausfall einer Lehrperson bis zu 2 Wochen SL zu Beginn des Schuljahres / 2 Wochen im Voraus Jahresprogramm schriftlich Lehrperson möglichst bald telefonisch Lehrperson 2 Wochen im Voraus schriftlich Lehrperson 6 Wochen im Voraus schriftlich (*Antrag) teilweise Lehrpersonen, SL (Kettentelefon) SL *SL

9 Voraussehbarer Schulausfall einer Lehrperson von mehr als 2 Wochen Nicht voraussehbare Abwesenheit der Kinder Voraussehbare Abwesenheit der Kinder bis 4 aufeinander folgende Halbtage pro Semester Voraussehbare Abwesenheit der Kinder bis zu 2 Wochen Voraussehbare Abwesenheit der Kinder von mehr als 2 Wochen Persönliche Weiterbildung während der Schulzeit Lehrperson 6 Wochen im Voraus schriftlich (*Antrag) oder andere *AVK SL (Kopie) möglichst bald mündlich oder schriftlich Lehrperson 1 Woche im Voraus schriftlich oder mündlich Lehrperson 4 Wochen im Voraus schriftlich (*Antrag)... mündlich... 6 Wochen im Voraus schriftlich (*Antrag) Lehrperson 6 Wochen im Voraus... 2 Wochen im Voraus... schriftlich (*Antrag)... schriftlich... *SL Lehrperson *Kantonale Aufsichtsbehörde (AVK) Lehrperson + SL *SL -9-

10 6. Infogramm Kommunikation informieren bei Gemeindeanliegen Hauswart informiert in klassenspezifischen Angelegenheiten informiert in schulorganisatorischen Angelegenheiten Schulleitung Klassenlehrperson Kopie an informiert in gesamtschulischen Angelegenheiten informiert in klassenspezifischen Angelegenheiten Behörden Fachlehrperson Religionslehrperson Musikschulleitung Musikschullehrer