Invoice Optimizer die andere Art der effizienten Eingangsrechnungsverarbeitung. Datasec Information Factory GmbH

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1 Invoice Optimizer die andere Art der effizienten Eingangsrechnungsverarbeitung

2 Das Unternehmen 1995 Gründung der Datasec GmbH durch Gerhard Weber 1997 Entwicklung ASP Lösung 2000 Zertifizierung nach GoB und SAP R/ Gründung Dienstleistungszentrum mit Scanservice, Datenerfassung / Indexierung & Outputmanagement 2004 Neuentwicklung Vertriebs- und Serviceplattform sales.iq - service.iq 2005 Kooperationsvertrag mit der SEEBURGER AG 2006 Kooperation mit itelligence AG Marktführer für ASP-basierte Dienstleistungen in Deutschland

3 Lösungsportfolio Elektronische Archivierung Eingangsrechnungs verarbeitung Scandienstleistung Erfassungs /Prüfservices Workflow Outputmanagement Customer Relationship / Service Management Physische Aktenauslagerung Portallösungen

4 Eingangsrechnungsverarbeitung

5 »Auch wenn die Eingangsrechnungsbearbeitung nicht unbedingt zu den Kernprozessen eines Unternehmens zählt ein wesentlicher Kostenfaktor ist sie allemal «

6 Herkömmliche Verarbeitung Schwachstellen I Hohe Kosten Skontoverlust Schwierigkeiten bei der Liquiditätsplanung Kein zentraler Überblick über die Verbindlichkeiten des Unternehmens Keine Kenntnis über den Bearbeitungsstand einer Rechnung im Haus Rechnungen gehen verloren Hohe Transport und Liegezeiten Lange Durchlauf und Bearbeitungszeiten Großer Zeitaufwand für Ablage und Suchen von Rechnungen und Dokumenten Keine automatische Terminüberwachung zur Wahrung der Skontofähigkeit

7 Herkömmliche Verarbeitung Schwachstellen II Viele Kopien in der Rechnungsprüfung und den Fachabteilungen Überlastung in der Rechnungsprüfung Keine gute Produktivität in der Rechnungsprüfung Viele Rückfragen, hoher Zeitaufwand zur Beantwortung von Anfragen Viele Mahnungen und damit Lieferantenunzufriedenheit Große Anzahl von Rechnungen ohne SAP Bestellung Rechnung kopieren Gesonderte Ablage Manuelle Terminverfolgung Rechnungen gehen verloren

8 Invoice Optimizer Nutzen I Kostenreduktion Skontorealisierung Transparenz des Geschäftsprozesse durch elektronische Abwicklung der Arbeitsschritte im SAP Workflow Sicherstellung ordnungsgemäßer Abläufe Kenntnis über den Bearbeitungsstand einer Rechnung im Haus Zeitersparnis durch Vermeidung von Transport und Liegezeiten Verringerung von Durchlauf und Bearbeitungszeiten Verbesserter Zugriff auf Informationen Automatische Terminüberwachung zur Wahrung der Skontofähigkeit Keine redundante Datenhaltung, da Kopien unnötig

9 Invoice Optimizer Nutzen II Reduktion der Überlastung in der Rechnungsprüfung Produktivitätssteigerung in der Rechnungsprüfung (beschleunigte Abläufe machen Bearbeitung mehrerer Einzelfälle in kürzerer Zeit möglich) Zeitersparnis durch Wegfall von Tätigkeiten wie körperliche Ablage der Rechnungen und Suchen von Dokumenten Verringerung von Rückfragen durch qualitative Prozessverbesserungen Verbesserung des Services durch schnelle Beantwortung von Anfragen Leichtes Auffinden von Eingangsrechnungen durch elektronische Archivierung Revisionsfähigkeit und Sicherheit durch Führung eines elektronischen Rechnungseingangsbuchs und digitale Archivierung der Eingangsrechnungen

10 Prozessablauf Komplettservice Standardisierte Servicepakete Poststelle Buchhaltung Fachabteilung Buchhaltung Posteingang Öffnen Scannen Extraktion Erfassung Validierung Prüfen Freigaben Kontieren Verbuchung Zahlung Wirtschaftlicher Kostendruck

11 Eingangsrechnungsverarbeitung Rechnungsleser ER Posteingang Scannen Erkennungsrate <85% Intensives Training erforderlich Personal (2x) Wartungskosten Hohe Investitionen Updates notwendig 50% max. 85% 50% min. 15% Weiterverarbeitung manuelle Nacharbeit

12 Eingangsrechnungsverarbeitung ER Posteingang Scannen > 99,5% Integration in

13 Eingangsrechnungsverarbeitung Prozessschritt Posteingang und Scannen Extraktion und Übertragung ins ERP System Abweichungsund Freigabe / Prüfungsworkflow Archivierung und Historienführung Prozessanalyse Sparpotential pro Rechnung 0,02 1,34 2,55 1,22 Kontinuierliche qualitative Verbesserung Weitere Sparpotentiale Bisher entgangene Skonti 5,13./. ca. 1,20 Differenz 3,93 Quelle: IRS AG

14 Business Process Outsourcing Referenzprojekt GAGFAH Group

15 Objekte 5 Regionalbereiche 24 Kundencenter 12 Standorte Berlin, Hamburg, Hannover, Osnabrück, Essen, Stuttgart. ca Eingangsrechnungen / Tag Rechnungsbearbeitung durch die jeweiligen Sachbearbeiter Proprietäres Immobilienverwaltungssystem SAP R/3 FI/CO GAGFAH Group Ausgangssituation

16 GAGFAH Group Projektausschreibung 2005 Auslagerung der gesamten Eingangsrechnungsrechnungsverarbeitung Bundesweite Bearbeitung für alle Kundencenter ca. 150 Mitbewerber Entscheidung gemeinsam mit Roland Berger / Bearingpoint

17 Gründe für die Wahl von Datasec, vor allem: Kurze Projektlaufzeiten Flexibilität Geringe Investitionskosten Eigenes Dienstleistungszentrum Rechtskonforme Archivierung inklusive Referenzprojekte vorhanden Technische Kompetenz SAP R/3 Zertifizierung Integrationsfähigkeit in heterogene IT Landschaften GAGFAH Group Projektausschreibung 2005

18 Der Prozess

19 Der Prozess Posteingang in einem Postfach der GAGFAH Group bei Datasec Entpacken und Sichtprüfung Automatische rechtssichere Archivierung Vorsortierung, Erfassung und Digitalisierung Sofortige globale Verfügbarkeit Rechnerische und sachliche Prüfung Automatische rechtssichere Archivierung Erstellung von Buchungslisten Sofortige globale Verfügbarkeit Erfassung bestandsverändernder Maßnahmen Automatische rechtssichere Archivierung Überprüfung und Zahlungsanweisung (durch GAGFAH)

20 Beschleunigte Prozessdurchlaufzeiten Hohe Transparenz Sofortige globale Verfügbarkeit Automatisierte Prozessdokumentation Deutliche Kostenreduzierung Integration in bestehende Systemlandschaften Sofortige Bestandskorrektur (ständig aktuelle Bilanzwerte) Zielgerichtete Mitarbeiterkompetenz Versionsunabhängigkeit = Zukunftssicherheit GAGFAH Group Nutzen

21 Integration in SAP Business Workflow

22 Integration in SAP Business Workflow SAP Business Workplace Prüfung der Rechnungsdaten auf Vollständigkeit direkt im SAP Business Workplace

23 Integration in SAP Business Workflow Auswahl des Empfängers Empfänger erhält ein Workitem zur Genehmigung

24 Integration in SAP Business Workflow Maske zur Genehmigung Erfassen der Kontierung

25 Anwender

26 Anwender und viele weitere

27 We create advantage Welterstrasse Siegen Telefon Telefax

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