Mailoptimizer. Die Software, die mehr kann als Briefe freimachen.

Transkript

1 DV-Freimachung Softwarelösung Mailoptimizer. Die Software, die mehr kann als Briefe freimachen. Die Software der Deutschen Post für DV-Freimachung

2 Einfach clever: Mailoptimizer für Ihre Versandvorbereitung. MAILOPTIMIZER ist die investitionssichere Softwarelösung, die neue Standards in der DV-Freimachung setzt. Und alle bedeutenden Vorteile der DV-gestützten Versandvorbereitung in sich vereint: optimierte Bearbeitungsabläufe, transparente Portokosten und einfache Abrechnung durch EDI und Datamatrix. Sparen Sie Arbeit, Zeit und Kosten. Sämtliche Bearbeitungsschritte, die sonst erst nach dem Kuvertieren kommen, werden mit der DV-Freimachung per MAILOPTIMIZER vorverlagert und automatisiert. Aber das ist längst nicht alles! Nomen est omen: Auf Basis moderner Standard-Technologie optimiert die Software Ihren Briefversand an allen Ecken und Enden. Dafür stehen eine Fülle von Zusatzfunktionen und nützlichen Extras zur Verfügung. Das Tüpfelchen auf dem i: Über die integrierte Leit- und Identcode-Ermittlung wird sogar Ihr Paketversand vereinfacht. DV-Freimachung mit Mailoptimizer Die Software ermittelt Sendungsarten, -mengen und -gewichte, berechnet die Entgelte, übernimmt die Freimachung und Sortierung der Sendungen, erstellt die nötigen Einlieferungsunterlagen, bereitet die ordnungsgemäße Abrechnung vor, optimiert die Portokosten in Ihrem Unternehmen, schöpft alle Entgeltermäßigungen aus. 2

3 Mailoptimizer Übersicht Mailoptimizer die Stärken im Überblick Eine Lösung für alles Mit MAILOPTIMIZER können Sie alle gängigen Brief- und Frachtsendungen verarbeiten: Briefsendungen National mit und ohne Zusatzleistungen Bücher- und Warensendungen Infobrief/Infopost National Briefsendungen International mit und ohne Zusatzleistungen Standardsendungen Fracht National (Leit-/Identcode-Ermittlung) Datenübergabe an Mailoptimizer SAP Office Datenbank Host Kundensysteme XML Sendungsdaten Portooptimierung Freimachung Sortierung Mailoptimizer Softwaredaten Softwareund Produkt- Updates Deutsche Post Nützliche Extras Kostentransparenz durch das integrierte Produkt- und Preisermittlungssystem PLZ-Prüfung im Rahmen der Leitcodierung möglich Simulationsmodus zur Erstellung von Probedrucken Beleglose Einlieferung Elektronische Übertragung von Einlieferungs- und Abrechnungsdaten an die Deutsche Post via EDI Kein Druckaufwand für Entgeltabrechnungen und Versandpläne bei Briefsendungen Datenübernahme vom Mailoptimizer Rechnungsstelle Druck mit Kuvertierung Freimachungsvermerk XML Kundensysteme Ablaufschema Brief, Bücher- und Warensendung, Infopost, Infobrief, Frachtsendung Abrechnung erstellen Listen erstellen Kostenzuordnung Statistiken Mailoptimizer EDI Abrechnungsdaten Versand Deutsche Post Transparenz und Übersicht Kostenstellenzuordnung nach Sendungen und optional auch anteilig je Beilage Abgebildet werden Entgelte und Ermäßigungen, bei Bedarf auch Sendungsbestandteile wie Umschläge oder Beilagen Auswertungen mit detaillierten Informationen für die Weiterberechnung an Ihre Kunden 3

4 Sendungen in weniger als 2 Minuten. So schnell und routiniert waren Ihre Sendungen noch nie vorbereitet. Nur noch ausdrucken, kuvertieren, fertig! Die Performance von MAILOPTIMIZER kann sich sehen lassen. Und die Funktionalität ebenso. Mehr Kostentransparenz. Sie wollen schon in der Planungsphase wissen, wie viel eine Mailing- Aktion kostet? Fragen Sie MAILOPTIMIZER. Das integrierte Produkt- und Preisermittlungssystem der Deutschen Post schafft Klarheit. Im Simulationsmodus ermittelt ein Testlauf alle Sendungsarten und Entgelte. Datamatrix: kleines Feld große Wirkung. MAILOPTIMIZER bringt den Matrix-Code in die DV-Freimachung mit ein: Neben postspezifischen Angaben können Sie in den Matrix-Code eigene Informationen, z. B. für die Rücksendung oder die Steuerung Ihrer Drucksysteme, integrieren. So trägt der Matrix-Code zur Qualitätsverbesserung im Output-Management bei, beschleunigt und vereinfacht die Responsebearbeitung und ermöglicht die gezielte Steuerung von Rücksendungen bis hin zum Sachbearbeiter. Bessere Adressqualität weniger Retouren. Sind Ihre Adressangaben aktuell? Im Rahmen der Leitcode-Ermittlung bei Frachtsendungen werden Postleitzahl, Ort, Straße und Hausnummer automatisch geprüft. Falsche Angaben zeigt das System je Sendung an. Darüber hinaus unterstützt MAIL- OPTIMIZER Premiumadress, die neue Lösung der Deutschen Post, die zeitnah im Produktivbetrieb an den Start geht. Der von MAILOPTIMIZER generierte Matrix-Code ist hier der Schlüssel zu elektronischen Informationen über fehlerhafte Anschriften, Umzugsadressen und Unzustellbarkeit. Dadurch entfällt das manuelle Bearbeiten von Retouren/Anschriftenbenachrichtigungskarten; Kundendaten werden auf Tastendruck aktualisiert. Alles drin für Infopost. Große Sendungsmengen und Portooptimierungen bei Infopost sind für MAILOPTIMIZER ebenso selbstverständlich wie die Behälter- und Palettenfertigung oder die Freimachung von Restmengen. 4

5 Mailoptimizer Leistungen Freimachung OnDemand. Ob Groß- oder Maxibrief, Bücher- oder Warensendung welches Format und Gewicht eine Sendung hat, ergibt sich häufig erst während der Konfektionierung. Zu einem Zeitpunkt, zu dem auch der Adressenaufdruck erfolgen soll. Ein unlösbares Problem? Mitnichten. MAILOPTIMIZER liefert die Freimachungsdaten OnDemand und Stück für Stück. Im Anschluss daran können Sie Adresslabel oder Anschreiben drucken. Sie wollen Sendungen im Stapel freimachen, aber bei Bedarf einzelne Posten stornieren? Auch dann ist die OnDemand-Funktion ideal. MAILOPTIMIZER sammelt für die Entgeltabrechnung alle OnDemand freigemachten Sendungen und zeigt sie am Bildschirm an. Einzelne Sendungen sind mit einem Klick storniert und aus der Entgeltabrechnung entfernt. Beleglos einliefern. MAILOPTIMIZER sorgt dafür, dass Sie Ihre Einlieferungs- und Abrechnungsdaten elektronisch an die Deutsche Post übertragen können. Mit dem Versandplan im Standard-Format EDI (Electronic Data Interchange). Das optimiert die Prozesse bei der Deutschen Post und in Ihrem Unternehmen. Sie sparen die Kosten für gedruckte Entgeltabrechnungen und Versandpläne. Das Reklamationsmanagement wird deutlich vereinfacht, denn alle nötigen Daten stehen auf Tastendruck zur Verfügung. Software-Pflege inklusive. Um die laufende Aktualisierung von MAILOPTIMIZER kümmert sich die Deutsche Post. So werden z. B. Produktund Preisänderungen auf Wunsch per Fernwartung in die Software eingepflegt. 5

6 Unternehmensanwendungen Brief Fracht Infobrief Infopost SAP Office Host Branchenlösungen Individuallösungen Adapter Adapter Adapter Adapter Adapter SAP-Standard Textdatei Individuell Datenbank Office Server Mailoptimizer Anbindung der Kundensysteme über Adapter Immer schön kompatibel bleiben! Eine Profi-Software legt Wert auf gute Verbindungen. Deshalb ist der MAILOPTIMIZER der Deutschen Post nach allen Seiten offen für eine produktive Zusammenarbeit. MAILOPTIMIZER versteht sich blendend mit allen relevanten Anwendungen. Ob SAP, Datenbanken oder Office-Anwendungen: MAIL- OPTIMIZER stellt über spezielle Adapter die Verbindung her und ermöglicht den Datenaustausch zwischen MAILOPTIMIZER und der gewünschten Anwendung. So gliedert sich die Software lückenlos in die Prozesskette Ihres Unternehmens ein. Freie Fahrt für Textdateien. Sie wollen Ihre Sendungsdaten im Textformat an den MAILOPTI- MIZER weitergeben? Ganz einfach: Der Textadapter übernimmt automatisch die Umwandlung ins XML-Format. Sie können eigene Formatangaben machen und die relevanten Felder wie PLZ, Kostenstelle, Beilagenkennziffer etc. individuell angeben. Der Textadapter liest und übernimmt Satz für Satz die benötigten Felder. Nach der Bearbeitung im MAILOPTIMIZER werden die Freimachungsinformationen an den Datensatz angehängt und sortiert als Textdatei zurückgegeben. Ausdrucken, kuvertieren, fertig! 6

7 Mailoptimizer Integration MAILOPTIMIZER und SAP: prozessoptimierte und kostengünstige Freimachung. SAP bietet für fast alle Bereiche und Aufgaben im Unternehmen eine passende Standardlösung an. Mit MAIL- OPTIMIZER ist jetzt auch die DV-Freimachung über SAP möglich. In SAP erstellte Rechnungen, Lieferscheine oder Anschreiben werden auf Mausklick selektiert, gelesen und zur Bearbeitung an MAILOPTIMIZER übergeben. Der Server überträgt den DV-Freimachungsvermerk in ein SAP Script-Formular. Der Ausdruck kann aus SAP heraus erfolgen, optimiert und sortiert nach den Regeln der DV-Freimachung. Darüber hinaus liefert MAILOPTIMIZER Auswertungen und Statistiken und kann automatisch auf angegebene Kostenstellen in der SAP-Finanzbuchhaltung buchen. Starker Verbund mit Office-Produkten. Sie drucken Ihre Sendungen z. B. über Microsoft Word? Dann nutzen Sie die Vorteile der DV- Freimachung! Der Office-Adapter in MAILOPTI- MIZER macht s möglich. Die Sendungsdaten werden aus einem beliebigen Textformat importiert. Anrede und Adressen prüfen, Dubletten erkennen und aussteuern, unterschiedliche Freimachungsläufe zuordnen, z. B. für reguläre Briefe und für Infopost: All das übernimmt der Office- Adapter auf Wunsch gleich mit. Nach der automatischen DV-Freimachung erfolgt die Ausgabe der Sendungsdaten als CSV-Datei, z. B. für Word Serienbriefe. Alternativ gibt der Office-Adapter die Daten an Word Templates mit Platzhaltern für beliebige Sendungsdaten weiter. Vorteil: Sie können z. B. unterschiedliche Dokumente nach PLZ sortiert ausdrucken. Das spart Arbeit und Zeit. Werden Sie Ihr eigener Provider. Durch die Internet-Technologie ist MAILOPTIMIZER auch als ASP-Lösung (Application Service Providing) einsetzbar. Sie wollen die DV-Freimachung für verschiedene Filialen oder Niederlassungen zentral steuern? Kein Problem! MAILOPTIMIZER übernimmt die Freimachung auf Basis der gelieferten Daten. Auch die gesamte Abrechnung erfolgt zentral: Der Server erstellt Abrechnungs- und Einlieferungslisten und übermittelt sie via EDI an die Deutsche Post. Die Pflege der Stammdaten, das Erstellen von Auswertungen oder der Ausdruck von Listen läuft ganz einfach über einen Browser. 7

8 Alleine gut im Team noch besser: BTA PrintMachine ist die universelle Schnittstelle zum MAILOPTIMIZER für alle Business- Applikationen. Die etablierte Lösung unterstützt Sie bei der Formatierung und Gestaltung Ihrer Geschäftsdokumente. Darüber hinaus bietet Ihnen die Software eine professionelle, einfach zu bedienende Output-Verwaltung. Und das Beste ist: Der MAILOPTIMIZER ist bereits integriert. Input-Formate PCL Lineprinter XML Windows PDF AFP BTA PRINT MACHINE Porto-Optimierung Sortieren Gruppieren DV-Freimachung MAILOPTIMIZER Autom. Kuvertierung Steuerung mit OMR- oder Barcode Klasse Teamwork. Nutzen Sie das Potenzial von BTA PrintMachine und automatisieren Sie Ihre Postverarbeitung flexibel, kostengünstig und sicher, bis hin zur automatischen Kuvertierung. Die DV-Freimachung mit allen Vorteilen übernimmt der MAILOPTIMIZER, der von BTA ins System integriert wurde. Moderne Postverarbeitung ist nur eine Domäne der BTA PrintMachine. Die Lösung optimiert außerdem Ihre Dokumentenprozesse auf Papier und elektronisch, steuert Ihre Drucksysteme, vereinfacht die Gestaltung, Distribution und Archivierung Ihrer Dokumente. Kontakt: BTA Digital Works (Deutschland) GmbH Ein Unternehmen der Neopost-Gruppe Amberg/Deutschland Tel.: ++49 (0) Ablaufschema 8

9 Mailoptimizer Kooperationen Mailoptimizer und Partner. Sie suchen applikationsübergreifende Lösungen für ein effizientes Output-Management? Neopost realisiert Ihre Lösung durch den Consulting-Bereich Mail Solutions auf Basis von BTA PrintMachine und MAILOPTIMIZER. Dafür bietet Neopost von der Bedarfsermittlung über die Gestaltung der Software-Architektur bis hin zur Ausstattung von Poststellen alles aus einer Hand. Output-Management: Das sind die Vorteile. Enorme Zeit- und Kosteneinsparungen Reduzierung manueller Arbeiten, Einsparungen bei Druckkosten und Papier, keine physische Formularverwaltung und -bevorratung, kein manuelles Zusammenführen gleicher Adressen. Absolute Flexibilität Modulare, offene Systemarchitektur, keine Anpassungen an der Business-Applikation, keine Programmierung, schnell realisierbar. Einfach in Anwendung und Wartung, ansteuerbar wie ein Netzwerkdrucker. Höchstmaß an Sicherheit Fehlerloses Kuvertieren, automatisches Separieren, z. B. von DIN-A4-Briefen, selektive Beilagensteuerung, Vorsortierung für Postrabatte. Mit dem Produkt- und Dienstleistungsangebot des Consulting-Bereichs Mail Solutions schließt Neopost eine Lücke, die in vielen Unternehmen zwischen der IT-Abteilung und der Poststelle existiert. Neopost übernimmt dabei umfassende Beratungs-, Konzeptions- und Realisierungsdienstleistungen für Integrationslösungen im Umfeld der Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung. Kontakt: Neopost GmbH & Co. KG Roggensteiner Str Olching bei München Tel.: info@neopost.de 9

10 Modern und State of the Art: Technische Daten. Die Mailoptimizer-Standards Kategorie Systemvoraussetzungen Server Datenbanken Programmiersprache Benutzeroberflächen Datenaustausch Standard-Adapter Netzwerke Technologie Microsoft Server-Plattform NT, 2000, 2003 oder XP Web-Server OpenSource Microsoft Datenbank Java GUI (Graphical User Interface) XML, SOAP SAP Office SQL-Datenbanken Textdatei LAN 10

11 Mailoptimizer Thema weiß Technologie Lassen Sie sich persönlich beraten. Sie möchten genauer wissen, wie effektiv MAILOPTIMIZER Ihre zeitlichen, finanziellen und personellen Ressourcen schont? Kein Problem! Vereinbaren Sie einfach einen Gesprächstermin mit uns. Wir nehmen uns Zeit für Sie und zeigen Ihnen, wie einfach, schnell und wirtschaftlich sich MAILOPTIMIZER in die Prozesse Ihres Unternehmens einbinden lässt. Persönlich. Kostenlos. Individuell auf Ihren Bedarf zugeschnitten. Weitere Informationen (zu den üblichen Tarifen für Festnetzanschlüsse) Mo. Fr h Wir helfen Ihnen gerne weiter. dv-freimachung@deutschepost.de 11

12 Herausgeber: Deutsche Post AG Service Brief IT Darmstadt Stand: 08/2005