Projektabschlussbericht Webrelaunch

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1 Projektabschlussbericht Webrelaunch Dr. Guido Rijkhoek Andrea Haferburg Tanja Bode Stand:

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einführung Zielerreichung / Meilensteine Layoutmodifikation Neukonzeption der technischen Infrastruktur Zentrale Entwicklungsarbeiten Projektverlauf / Ergebnisse Rückblick ausgewählte Teilprojekte Personelle Ressourcen Finanzen Nachhaltigkeitssicherung

3 1. Einführung Im Jahr 2008 beauftragte die Universität Kassel die CHE Consult GmbH mit einer Analyse des Internetauftrittes der Hochschule. Als Ergebnis empfahlen die Experten eine Optimierung und flächendeckende Durchsetzung des WebCorporateDesigns und die Umstellung auf eine einheitliche technische Basis. Im Anschluss erhielten die Professoren Gabriele Götz und Joel Baumann (Kunsthochschule) den Auftrag, das Webdesign der Universität in Zusammenarbeit mit der Abteilung C zeitgemäß und nachhaltig weiterzuentwickeln (Beschluss vom ). Das studentische Projektteam der Kunsthochschule unter Leitung der beiden Professoren analysierte den Webauftritt und entwickelte einen Layout und Strukturvorschlag: Neustrukturierung Eine neue Version der Website muss logisch und zielgruppenorientiert aufgebaut werden. Dabei steht auch der Aspekt der intuitiven Seitennavigation im Vordergrund. Dem Nutzer sollen die benötigten Informationen leicht zugänglich gemacht werden. Entwicklung einer nachhaltigen Supportstruktur... Es muss in eine funktionierende Supportstruktur investiert werden, um nachhaltige Kompetenzen zu schaffen. Klar definierte Gestaltungsrichtlinien Es müssen klar definierte Templates und Module verbindlich für alle Fachbereiche vorgegeben werden. In den einzelnen Fachbereichen wird später lediglich der Inhalt eingepflegt, jedoch nicht das Layout oder der Webauftritt über oder bearbeitet. Gewährleistung von Validität Die Universität Kassel muss die Informationen ihrer Website allen Besuchern zugänglich machen: 1. durch einen validen (fehlerfreien) Quellcode; 2. durch grundlegende Techniken (z.b. Skalierbarkeit, ausreichender Kontrast, logischer Seitenaufbau, Bildbeschreibungen) (Auszug aus dem Reader) Am 19. Mai 2010 präsentierte das Team der Kunsthochschule (KHS) vor dem erweiterten Präsidium den Entwurf zur Neugestaltung des Webauftrittes. Für die nachfolgende Projektphase erhielt die Abteilung C in Zusammenarbeit mit dem ITS den Auftrag, den vorgestellten Entwurf umzusetzen. Die formale Beschlussfassung erfolgte am 10. Januar 2011 ( Neustrukturierung und Redesign des Webauftrittes der Universität Kassel ). Im Detail beinhaltete der Auftrag die Umstellung der strukturbildenden Bereiche der Hochschule auf eine einheitliche technische Basis und das neue WebCorporate Design. Ausgenommen hiervon waren die Kunsthochschule und die Universitätsbibliothek. Bei den Fachbereichen bestand die Verpflichtung zum Systemwechsel bis zur Institutsebene. Die Umstellung von Fachgebieten gehörte nicht zum Projektauftrag; wurde aber oftmals aus strukturellen und/oder strategischen Gründen mit durchgeführt. 3

4 Die obengenannten strategischen Ziele des Vorgängerprojektes der Kunsthochschule und des nachfolgenden Umsetzungsteams waren von Beginn an identisch und wurden mit einigen Abweichungen erreicht. 2. Zielerreichung / Meilensteine 2.1 Layoutmodifikation In der Zwischenphase von Mai 2010 bis zur formalen Beschlussfassung im Januar 2011 wurde der Entwurf des Vorgängerprojektes validiert und modifiziert. Im Fokus standen hierbei die Aspekte Usability, Barrierefreiheit und Markenstabilität. Kern der Überprüfung war ein Usabilitytest auf der Basis eines Prototypen. Gemeinsam mit dem Fachgebiet MenschMaschine Systemtechnik (Prof. Dr. Ludger Schmidt) wurden Benutzungsszenarien entwickelt, Fragebögen entworfen und ein Textsystem aufgesetzt. Die Durchführung der Tests erfolgte in der Zeit vom 20. bis zum 22. Juli 2010 mit 18 Abbildung 1: KHSOberflächenentwurf Probanden. Primärer Untersuchungsgegenstand war die Gebrauchstauglichkeit (Effektivität, Effizienz, Zufriedenstellung) des Navigationskonzeptes. Die Ergebnisse zeigten, dass es Schwachstellen in der intuitiven Erfassung der Menüstruktur in tieferen Strukturen gab. Das Navigationskonzept musste somit nochmals überdacht und modifiziert werden. Parallel wurde der KHSEntwurf von mehreren externen Experten auf die Erfordernisse der Barrierefreiheit überprüft. Im Vordergrund stand die Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtung des ZweiSinnePrinzips: Jeder Aspekt der Website muss z.b. auditiv (über spezielle Lesegeräte) und visuell wahrnehmbar sein. Zudem müssen Texte und Gestaltungsmittel so ausgewählt werden, dass auch Menschen mit Sehschwächen nicht unnötig behindert werden. Hierfür sind u.a. spezielle Kontrastwerte einzuhalten, zudem ist den Konventionen der Lesbarkeit von Texten Rechnung zu tragen. Vor diesem Hintergrund stand auch Farbwahl des ursprünglichen Entwurfes noch einmal auf dem Prüfstand. Für die Überarbeitung der Farblogik spielte neben der Barrierefreiheit insbesondere auch die Imagesicherung eine Rolle. Webauftritte sind zunehmend das Leitmedium im Rahmen der Außenkommunikation. Diese Visitenkarte der Hochschule muss sorgfältig im Hinblick auf den vermittelten Gesamteindruck überprüft werden. Hierfür wurde das Fachgebiet Dialogmarketing (Prof. Dr. Andreas Mann) um Beratung und Gutachten gebeten. Unter anderem ging es um die Fragestellung, inwieweit vom vorhandenen Corporate Design abgewichen werden kann, ohne dass es einen Störfaktor für das externe Image der 4

5 Universität darstellt. Die Fachleute rieten dazu, dem Erhalt und der Pflege der Marke "Universität Kassel" ein stärkeres Gewicht zu geben und die wesentlichen Elemente des bestehenden Corporate Designs (CD) wieder aufzugreifen. Auf der Basis der Testergebnisse und Empfehlungen entstand so das aktuelle WebLayout, welches die innovative Neugestaltung des Entwurfes der Kunsthochschule und das bestehende Corporate Design in sich vereint: Konkret wurde die Hauptnavigationsachse zu Gunsten der Lesbarkeit und der Klickfläche horizontal ausgerichtet, das Linienspiel modifiziert, Headerbilder als Identifikationsmerkmal eingeführt und die Farbgebung an das bestehende Corporate Design mit Magenta und Grautönen angepasst. Zudem wurde bei der Weiterentwicklung verstärkt auf Standards und damit auf die Erwartungskonformität der externen WebseitenNutzerinnen und Nutzer geachtet. Auch dieser modifizierte Layoutvorschlag durchlief nochmals mehrere Tests: Am wurde das neue WebCD einem entwicklungsbegleitenden BITVTest (Barrierefreie InformationstechnikVerordnung BITV 2.0) durch die BIK Beratungsstelle Marburg ( barrierefrei informieren und kommunizieren e.v. ) unterzogen. Ebenso begutachtete die Agentur Aperto, einem Marktführer im Bereich barrierefreier Webseitengestaltung, die Oberflächengestaltung. Darüber hinaus überprüften zwei Designagenturen Einzelaspekte wie z.b. die Navigation und die Linienführung. 5

6 Parallel zur Gestaltung wurde die Struktur des Webauftrittes erarbeitet. Das Team der Kunsthochschule hatte bereits einen Strukturentwurf vorgelegt, der im Laufe der ersten Projektmonate nochmals verfeinert wurde. Als Grundlage hierfür diente die bereits vorhande Informationsarchitektur sowie umfassende Analysen von 30 Webauftritten deutscher Hochschulen (Hessische Hochschulen, Exzellenzuniversitäten und große Hochschulen). Im Ergebnis kristallisierte sich ein WebsiteVerbund heraus: Hochschulwebsites sind große, mehrstöckige Informationstanker, die inhaltlich nur schwerlich zentral gesteuert werden können. Fachbereiche, Institute und Fachgebiete sowie zentrale Organisationseinheiten bilden daher eine optische Layoutfamilie mit kleinen, eigenständig gepflegten Webauftritten. Folgende Webbereiche sind im Rahmen des Projektes entstanden: Dachauftritt (www.unikassel.de ) Einstiegskanal für externe Nutzende. Kernthemen sind Porträt der Hochschule, aktuelle Meldungen, Informationen für Studieninteressenten, Forschungsinformationen, organisatorische Informationen. Intranet (www.unikassel.de/intranet ) Informationsbereich für die Beschäftigten der Hochschule. Themen (www.unikassel.de/themen ) Sammelbecken für alle thematischen Aspekte der Universität, die von allgemeinem Interesse sind: z. B. Promovieren an der Hochschule, Studien und Lehrqualität,... Projekte (www.unikassel.de/projekte) Webbereich für Projektwebauftritte: z. B. Mobiles Lernen, Die Uni baut,... Veranstaltungen (www.unikassel.de/veranstaltungen) Webbereich für Tagungen, Kongresse, Ausstellungen, Großveranstaltungen,... Einrichtungen (www.unikassel.de/einrichtungen ) Webbereich für alle zentralen und wissenschaftlichen Einrichtungen der Hochschule (CINSAT, ITeG, ICDD, ServiceCenterLehre, ITS, CESR,...) Fachbereiche (www.unikassel.de/fbxx ) Für die Fachbereiche inkl. Institute bzw. Fachgruppen wurden jeweils eigene Webbereiche geschaffen. Die größten strukturellen Veränderungen zum vorherigen Webauftritt wurden durch die Trennung der Außen und Binnenkommunikation im Rahmen der Webbereiche Dachauftritt und Intranet vollzogen und das Ergebnis im Bereich Intranet durch zwei Experten Workshops validiert. Die meisten Fachbereiche modifizierten während der Umstellungsphase Teilbereiche ihres inhaltlichen Webangebotes; lediglich die Fachbereiche 01 und 02 hatten aufgrund einer Reorganisation größere Informationsblöcke neu zu konzipieren und aufzubauen. 2.2 Neukonzeption der technischen Infrastruktur Zeitgleich zum Modifikationsprozess Struktur und Gestaltung wurde vom ITS eigens für das Relaunchprojekt eine neue technische Infrastruktur aufgebaut. Hintergrund hierfür war ein Update der CMSSoftware Typo3. Auch ließ sich das neu erarbeitete technische Konzept mit einigen zentralen Typo3Installationen im Verbund (Instanzen) leichter in einer neuen 6

7 Umgebung realisieren. Ein Softwarewechsel des zentral betreuten CMS Typo3 wurde aufgrund des doch schon vorhandenen Verbreitungsgrades innerhalb der Universität nicht in Erwägung gezogen. Viele Fachbereiche, Institute und Fachgebiete pflegten schon vor der Umstellung ihre Webseiten mit diesem CMS. Der Einsatz einer neuen Software hätte einen unvertretbaren Aufwand an Einarbeitung, Konfiguration und Schulung (letztlich auch der Redakteure) bedeutet. Parallel hierzu existierten jedoch große Webbereiche, die außerhalb dieser Technik gepflegt wurden: Der komplette Fachbereich 11 nutzte eine Eigenentwicklung, INCHER und CESR setzten das CMS Joomla ein und große Teile der Verwaltungswebseiten wurden mit dem CMS SeSAME gepflegt. Auch viele kleine Webauftritte von z.b. Fachgebieten setzten auf eigene SoftwareLösungen: ein technischer Freiheitsgrad, der oft hoch erkauft ist, da viel Zeit mit Einarbeitung, Problembehebung und Sicherheitsmaßnahmen außerhalb der Kernaufgaben des Bereiches investiert wird. Ebenfalls stand von Beginn an fest, dass die bisherigen Inhalte (Texte, Bilder, Dokumente) wenn möglich weitgehend in die neue technische Umgebung migriert werden und somit kein vollständiger Neuaufbau erfolgen sollte. Die redaktionelle Überarbeitung und Aktualisierung erfolgte in der Regel von den jeweiligen Webredakteuren kurz vor der Freischaltung im neuen Webauftritt. Kernziele des technischen Aufbaus waren die Realisierung eines ServerClusters, ein verbessertes Rechtekonzept für die Redakteure und die Verteilung der Typo3Installationen auf mehrere Instanzen (abgegrenzte Arbeitsbereiche für die Redakteure). Durch die Aufteilung des Webauftritts in einzelne Instanzen ist dieser bei Bedarf auf mehrere Datenbank und Webserver verteilbar. Die zentrale Datenablage (Fileserver) wurde ebenfalls auf moderne Technologie umgestellt. Die technische Aufbau und Verfeinerungsphase lief über mehrere Monate parallel zum Relaunch der Webseiten. Zum Berichtszeitpunkt läuft das System in seiner endgültigen Ausbaustufe im Regelbetrieb: Konkret sind dies neun virtuelle Maschinen (drei LoadBalancer, sechs Worker) und ein DatenbankServer. Hierauf werden 21 Typo3Instanzen mit jeweils eigener Datenbank, jedoch zentraler Konfiguration und einheitlichem Design betrieben. Einige Leistungsdaten im Überblick: ca. 8,5 GB DatenbankSpeicher 83 GB eingebundene Dateien (Bilder, PDF, Templates etc) 41 Erweiterungen, 16 davon speziell für die Uni Kassel entwickelt 651 Webbereiche übertragene bzw. neue Webseiten Mit der Einführung der neuen Technik wurde auch ein neues Benutzer sowie Rechtekonzept erarbeitet. In Vorbereitung hierzu fand Mitte September 2010 ein von der Firma Mittwald durchgeführter Workshop zum Thema statt. Teilnehmende kamen aus den Bereichen ITS, Hochschulverwaltung, Fachbereiche und Fachgebiete. Zielsetzung war es, dem breiten Erfahrungsspektrum der Redakteure im Umgang mit der EDV Rechnung zu tragen und das Funktionsspektrum zielgruppenorientiert für Anfänger und Fortgeschrittene anzupassen. 7

8 Die bisher verwendeten Webaccounts wurden durch persönliche Accounts ersetzt. Damit wurde der Wandel der Accountverwaltung hin zu einem modernen Identitätsmanagement im Rahmen des Projektes IDM 2.0 unterstützt. Letztlich wurden zwei zentrale Berechtigungsstufen im System realisiert: ein Redakteur und ein ChefredakteurStatus. Redakteure können bestehende Inhalte ändern und neue Webseiten anlegen; Chefredakteure haben darüber hinaus die Möglichkeit, vorinstallierte Typo3Erweiterungen für spezielle Aufgabenstellungen (Formulare, Bildergalerien, Anbindung von Personen und Lehrveranstaltungsdaten aus dem HISLSFSystem, u.v.m.) einzubinden. Für die Fachbereichsinstallationen wurde noch die Rolle des Fachbereichsadministrators eingerichtet. Dieser Personenkreis hat Vollzugriff auf alle Webseiten unterhalb des zentralen Einstiegsbereiches (sämtliche Fachbereichs, Instituts und Fachgebietswebseiten). In der Regel erhalten nur 23 Personen pro Fachbereich diese Rolle. Konzeptionell war noch die Berechtigungsstufe Miniredakteur geplant diese ließ sich aufgrund von technischen Problemen nicht realisieren. Für die Webredakteure der Hochschule ist der Zugang zum zentralen CMS Typo3 seit Oktober 2012 nur noch nach der Absolvierung einer Pflichtschulung möglich. Parallel wurde ein TicketSystem für die laufenden Supportanfragen eingeführt. Hintergrund für diese Maßnahme waren Gründe der Qualitätssicherung, der Reduzierung des Supportaufwandes sowie eine KnowHowStandardisierung bei den mittlerweile rund 800 Typo3Redakteuren der Hochschule. 2.3 Zentrale Entwicklungsarbeiten Typo3 als Open Source Software bietet als Baukastensystem viele Möglichkeiten, das System an die hochschulweiten Bedürfnisse anzupassen. Nicht immer jedoch können maßgeschneiderte Lösungen gefunden werden. Einige Anpassungsarbeiten müssen vom Systembetreiber, also der Universität, zwangsläufig nachprogrammiert werden. Das bereits vorhandene System enthielt Eigenentwicklungen, die problemlos in die neue Infrastruktur übernommen werden konnten. Für zwei zentrale Aufgabenstellungen mussten jedoch Lösungen neu programmiert werden: Die Neukonzeptionierung der Infrastruktur und des Rollenkonzepts hatte zur Folge, dass unterstützende Verwaltungstools im System notwendig wurden. Parallel wurde schon frühzeitig an eine flexible Schablone für Fachgebietswebauftritte gedacht. Aktuell werden über das neue System Webseiten gepflegt. Die überwiegende Mehrzahl hiervon entfällt auf die webbasierten Informationsangebote der Fachgebiete. Allein im Webauftritt des Fachbereiches Mathematik und Naturwissenschaft werden derzeit rund Seiten angeboten. Fachgebietsseiten weisen in der Regel nahezu identische Inhaltsstrukturen auf. Konkret geht es um Kontaktdaten des Personals, Publikationsdaten, Informationen über Lehrveranstaltungen und Forschungsprojektbeschreibungen. Viele dieser Daten werden in anderen Systemen parallel gepflegt. Konkret handelt es sich hierbei um das zentrale Personen und Lehrveranstaltungsverzeichnis HISLSF und das neue Forschungsinformationssystem Converis. 8

9 Es lag also nahe, den Pflegeaufwand dieser Webseiten durch Schnittstellen weitgehend zu reduzieren und Redundanzen zu vermeiden. Hierfür wurde ein Fachgebietstemplate programmiert, welches als Schablone für Fachgebiete Inhaltsstrukturen anlegt und die Pflege der Personen, Lehrveranstaltungs und Forschungsdaten durch die optionale Anbindung an das HISLSFSystem und Abbildung 2: Fachgebietsschablone das Forschungsinformationssystem ermöglicht. Auch dieser parallele Entwicklungsprozess begleitete das Projekt bis zum Sommer Weitere Eigenentwicklungen betrafen die Darstellung der Stellenanzeigen, der Fortbildungsangebote und der Veranstaltungsdaten (Unikalender) auch hierfür wurden Spezialfunktionen programmiert. Ein Teil dieser Programmierleistungen wurde extern eingekauft; viele Aufgabenpakete konnten jedoch nur durch das ITSWebserviceteam und einer Projektstelle realisiert werden. 2.4 Projektverlauf / Ergebnisse Im Jahr 2011 wurden der Dachauftritt der Hochschule, das Intranet und die Dachseiten der Fachbereiche 01, 02, 05, 07 und 16 umgestellt; im Jahr 2012 die Dachseiten der Fachbereiche 10, 11, 14 und 15. Die Freischaltung des Dachauftrittes des Fachbereiches 06 folgt zum 1. Februar Mit in die Umstellung integriert waren bei den Fachbereichen 01, 02 und 05 auch die jeweiligen Instituts oder Fachgruppenwebauftritte. Einzig das Institut für Philosophie im Fachbereich 02 und das Institut für Sport und Sportwissenschaften im Fachbereich 05 konnten bislang noch nicht umgestellt werden. Bei den Fachbereichen 07, 10, 14 und 15 wurden die jeweiligen Institutsseiten nach der Freischaltung der Fachbereichsdachseiten sukzessive auf das neue WebCorporate Design und die neue Technik übertragen. Zum Berichtszeitpunkt ist dies nahezu vollständig erfolgt das Institut für Mathematik folgt in Kürze. Auch die Wissenschaftlichen Zentren haben den Wechsel auf das zentrale Contentmanagementsystem Typo3 bereits vollzogen oder stehen kurz davor: CINSaT schaltete seine Webseiten im Jahr 2011 bereits frei; INCHER realisierte den Webrelaunch durch Mitarbeitende in Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister weitgehend eigenständig und wurde Ende 2012 freigeschaltet. Die Mitarbeitenden von CESR arbeiten derzeit noch an der Übertragung der Inhalte. 9

10 Von den Einrichtungen der Hochschule pflegen seit 2011 die Universitätswerkstätten, das Zentrum für Lehrerbildung und die BHF ihre Webseiten im neuen System. Im Jahr 2012 folgten das Servicecenter Lehre und UniKasselTransfer. Das Internationale Sprachenzentrum und die Webseiten des ITS stehen kurz vor der Freischaltung. Neben diesen Webgroßbereichen wurde eine Vielzahl an Fachgebieten, Projekten, Themenund Veranstaltungswebauftritten betreut. Hier eine quantitative Übersicht der derzeit im neuen System gepflegten Webseiten: Typo3Installation Anzahl Webseiten Uni Intranet FB FB FB FB06 (Freischaltung folgt) FB FB FB FB FB FB Einrichtungen (mit Webbereichen für Servicecenter Lehre, UniKasselTransfer, INCHER, Internationales Sprachenzentrum, BHF, Zentrum für Lehrerbildung, Uniwerkstätten, CINSaT, usw.) Projekte 655 Themen 956 Veranstaltungen 115 Gesamt

11 Im Jahr 2011 wurde der Webauftritt 40 Jahre Universität Kassel konzipiert und freigeschaltet, ebenso wie das Onlinemagazin publik online. Zudem erhielten die Systeme HISLSF (mit Unterstützung der Arbeitsgruppe Studierendenmanagement / ITS) und das Forschungsinformationssystem Converis eine Anpassung der Oberflächengestaltung an das neue Web Coporate Design. Im Jahr 2012 kamen noch der englische Webauftritt, der Kulturkalender acartdemy und das noch nicht freigeschaltete Web Weg der Erinnerung hinzu. 2.5 Rückblick ausgewählte Teilprojekte Umstellung der Fachbereiche 01, 02 und 05 Zum Jahresende 2010 befand sich die parallel laufende organisatorische Zusammenführung der ehemaligen Fachbereiche 01, 02 und 04 in der Endphase. Die Verantwortlichen nahmen vor diesem Hintergrund mit dem Projektteam Kontakt auf, um eine Abbildung der Re Organisation im Webauftritt darstellen zu können. Aufgrund der zeitlichen Dringlichkeit und der Abschaltung des alten Systems entschied sich das Projektteam, noch vor der eigentlichen Fertigstellung der technischen Infrastruktur, den neuen Fachbereichen Hilfestellung anzubieten und die Webauftritte aufzubauen. Zeitgleich wurde seitens der Leitungsebene des Fachbereiches 05 ebenfalls ein zügiger Layout und Systemwechsel beim Webauftritt beschlossen. Auch hier entschied das Projektteam, den Fachbereich zu unterstützen. Somit wurde im Zeitraum von Januar bis Mai 2011 also noch vor dem eigentlichen Relaunch der Dachseiten und des vollständigen Systemaufbaus drei Fachbereiche vollständig migriert und freigeschaltet. Die Risiken dieser Vorgehensweise standen der strategischen Überlegung gegenüber, dass nach der Umstellung einer kritischen Masse, sich die Attraktivität für einen Relaunch bei den verbleibenden Fachbereichen erhöhen würde. Intranet Das Intranet stellte die größte strukturelle Änderung im Rahmen des Webrelaunchs dar und war mit einem tiefergreifenden Umstellungsprozess für die Beschäftigten der Hochschule verbunden. Bislang wurden Informationen für Beschäftigte und für Externe innerhalb eines Strukturbaumes angeboten. Durch die logische Trennung der Bereiche entstanden klar ausgerichtete und verschlankte Zielgruppenangebote. Parallel wurden die bisherigen, organisatorisch geprägten Webauftritte der Hochschulverwaltungsabteilungen in eine thematische Struktur übertragen. Nutzende können nun auch ohne Kenntnis der zuständigen Abteilungen die gesuchten Informationen finden. Zudem wurden übergreifende Zugriffsmöglichkeiten auf die Inhalte in Form von Stichwortverzeichnissen und Formularsammlungen angelegt. Im weiteren Verlauf kam ein alphabetisch sortiertes Verzeichnis ausgewählter Arbeitsverläufe und Handlungsempfehlungen hinzu. Viele hiervon stammten aus dem ehemaligen OrganisationshandbuchWeb, ein Angebot für die Sekretariate der Hochschule. Während der Aufbauphase Intranet bestand die besondere Herausforderung darin, dass sehr viele Abteilungsseiten noch außerhalb des Vorgänger CMS in HTML gepflegt wurden. Die Inhalte mussten somit manuell übertragen, neu strukturiert und oftmals auch inhaltlich überarbeitet werden. 11

12 Fachbereich 10 Im Fachbereich 10 wurden bislang viele Inhalte auf eigenen Servern bereitgestellt, die manuell übertragen werden mussten. Auch bestand der Wunsch eines Institutes, etablierte Webadressen behalten zu können, was wiederum für das Relaunchteam bedeutete, dass alle Fachgebiete zum gleichen Zeitpunkt freigeschaltet werden mussten eine Vorbedingung, die aufgrund der teils sehr umfangreichen Webs nur mit großen Aufwand zu realisieren war. Fachbereich 11 und 06 Der Fachbereich 11 hatte vor dem Relaunch seine Webseiten in einem eigens für den Fachbereich entwickelten Webcontentmanagement gepflegt. Die vorangegangene Migration in dieses Vorgängersystem wurde jedoch aus Effizienzgründen auf der Basis von sehr alten Webtechniken vollzogen. Die Folge hiervon war, dass auch dieser Webauftritt vollständig manuell in das neue System migriert werden musste. Parallel waren alle Fachgebietswebauftritte vollständig in das eigene Corporate Design realisiert worden. Diese flächendeckende Umsetzung sollte bei der Übertragung berücksichtigt werden. Die gleiche Ausgangssituation lag zudem im Fachbereich 06 vor auch hier lag die Mehrzahl der Fachgebietsseiten in einem eigenen, einheitlichen Layout vor. Die Übertragung gestaltete sich jedoch einfacher, weil das Ausgangssystem bereits das CMS Typo3 war und die bestehenden Inhalte somit automatisch übertragen werden konnten. Eine Freischaltung der Seiten ist für den 1. Februar 2013 geplant. 2.6 Personelle Ressourcen Das Projektteam bestand in den ersten Monaten aus der Webkoordination, dem ITSTeam Webservice und einer Studentin aus dem Vorgängerprojekt der Kunsthochschule. Anfang September 2010 folgte ein personeller Wechsel im Bereich Grafik. Parallel wurde in den Herbstmonaten das studentische Team aufgestockt in Spitzenzeiten umfasste die Teamstärke allein in der Stabsstelle C 13 Studierende. Die Mehrzahl hiervon war mit dem Aufbau der neuen Webseiten beschäftigt. Das studentische Kernteam blieb ohne größeren Personalwechsel dem Projekt über zwei Jahre erhalten und die meisten Studierenden haben nach Projektabschluss eine inhaltsnahe Weiterbeschäftigung in anderen Organisationseinheiten der Hochschule gefunden. Anfang 2011 konnte für zunächst 18 Monate eine Projektstelle als Stellvertretung für die Projektkoordination besetzt werden. Neben der Unterstützung der Projektkoordination war der betroffene Mitarbeiter primär mit der Programmierung des Fachgebietstemplate beschäftigt und entlastete so das ITSWebserviceteam von Entwicklungsarbeiten. Nach dem vorzeitigen Wechsel dieses Mitarbeiters zum Projekt Studierendenportal wurde im Sommer 2012 einige Monate der Fachbereich 11 mit einem Mitarbeiter, der vor Ort den Relaunch koordinierte, aufgestockt eine Maßnahme, die sich aufgrund der schwierigen technischen Ausgangsbedingungen als sehr hilfreich erwies. 12

13 Zeitgleich zur Projektstelle wurde eine Stelle der Stabsstelle C speziell für den Bereich Intranet für den gleichen Zeitraum aufgestockt und im Oktober 2012 nochmals bis zum Jahresende verlängert. Diese Maßnahme erwies sich als notwendig, weil die sehr hohen Zugriffsraten auf diesen Webbereich (rund Klicks pro Monat) und die für die Verwaltungsredakteure oftmals neue Technik eine Eingewöhnungsphase sowohl für Nutzende als auch Redakteure bedeutete und viele Supportanfragen entstanden. Grundsätzlich haben alle betroffenen Organisationseinheiten in unterschiedlichem Umfang einen personellen Beitrag zum Umstellungsprozess geleistet. Während des Projektes wurden mehrere Kooperationsmodelle getestet. Letztlich erwies sich nur eine Kombination aus Uniwebteam und Fachbereichswebteam (soweit etabliert) als gute Lösung. Auch bei den Supportstrukturen wurden mehrere Modelle ausprobiert u.a. ein mehrwöchiges SupportvorOrtServiceangebot nach der jeweiligen Umstellung. Auf der Basis dieser Erfahrungen kristallisierte sich ein WebmanagementModell heraus, das für die langfristige Pflege und Sicherung der Projektergebnisse genau diese Struktur nachbildet: Fachbereichsinterne Webteams arbeiten im definierten Umfang mit dem ITS und der Stabsstelle C bei der Daueraufgabe Webpflege zusammen. Dieses Modell kann jedoch nur greifen, wenn parallel die personellen Ressourcen im ITS und in der Stabsstelle C ausgebaut werden. 2.7 Finanzen Insgesamt Euro wurden dem Projekt während der Gesamtlaufzeit vom Präsidium, aus Haushaltsmitteln und aus QSLMitteln zur Verfügung gestellt. Die Gesamtkosten beliefen sich auf Euro. Hinzukamen Euro für die Erneuerung der technischen Infrastruktur aus Zuweisungen unmittelbar an das ITS. Verfügbare Projektmittel: Jahr Summe (Präsidiumsbeschluss) (P727) (P956) (P958) (P318) (P295) Der größte Teil der Ausgaben floss in die Finanzierung der studentischen Hilfskräfte. Im geringeren Umfang wurden externe Agenturen für Dienstleistungen (Gutachten, Foto und Grafikaufträge, technische Beratung und Programmierung) beauftragt und zwei Fachgebiete erhielten für Gutachten und Studien einen finanziellen Ausgleich. 13

14 Außerhalb der unmittelbaren Projektmittel wurde der Aufbau der technischen Infrastruktur über den ISTHaushalt finanziert: Rund Euro benötigte das ITS für Hardware ( für 9 virtuelle Server, 1 Datenbankserver, 500 GB SAN), studentische Hilfskräfte ( ) und Schulungen ( ). Ebenso wurden die neu geschaffenen Arbeitsplätze der studentischen Hilfskräfte aus dem Etat der Stabsstelle C finanziert. Ausgabenüberblick: Kosten Gesamt Personalkosten (studentische Hilfskräfte) * Gutachten, Beratung: Barrierefreiheit Usability Struktur Intranet Markenstabilität Rechte und Rollenkonzept Internationalisierung Programmierung Externe Dienstleistungen: Outsourcing kleinerer Webprojekte Foto Grafik Übersetzungen Typo3Schulungen für Redakteure durch externe Dienstleister Sachmittel Sachmittel Vorgängerprojekt Hardware, Software Gesamt * Für die Umstellung des Fachbereiches 06, 10 und 11 wurden die Personalkapazitäten nochmals verstärkt. 14

15 3. Nachhaltigkeitssicherung Die Betreuung eines erfolgreichen Hochschulwebangebotes ist weitaus mehr als die Bereitstellung der Technik für die Redakteure und die Gewährleistung einer ansprechenden Optik. Um im nationalen und internationalen Vergleich mithalten zu können, bedarf es eines strategischen Webmanagements der Inhalte. Insbesondere jene Informationen, die das Kerngeschäft einer Hochschule betreffen und von unterschiedlichen Teilbereichen gepflegt werden, müssen aufeinander abgestimmt werden, um den OnlineBesuchern ein schlüssiges und verlässliches Angebot zu bieten (z.b. Studiengangsinformationen auf den Webseiten der Fachbereiche im Bezug zum Hauptstrang Studium beim Dachauftritt). Daher standen im Projektverlauf frühzeitig organisatorische Überlegungen im Sinne der redaktionellen Prozesse an. Viele Webseiten der Fachbereiche, der Einrichtungen und der Hochschulverwaltung werden oftmals nur nebenher gepflegt. Übergreifende sprachliche und inhaltliche Standards sowie bereichsübergreifende Abstimmungsprozesse sind noch nicht etabliert, die Bedeutung der redaktionellen Prozesse noch nicht entsprechend in allen Bereichen gleichwertig erkannt und eine strukturelle Etablierung des Aufgabenbereiches noch nicht vollzogen. Weitere Kernprobleme sind die hohe Fluktuation bei studentischen WebMitarbeitenden und bei allen Webverantwortlichen grundsätzlich der sehr heterogene Kenntnisstand bezogen auf das Softwaresystem, die Thematik Web (Urheberrecht, mediengerechte Gestaltung, Barrierefreiheit, Datenschutz,...) und das universitäre Gesamtsystem. Im Rahmen der vielen Abstimmungsgespräche wurde von der Projektleitung immer wieder die Notwendigkeit betont, dass die Fachbereiche und Organisationseinheiten diese Aufgabenstellung strukturell und personell in ihren Planungen berücksichtigen müssen. Teilweise waren entsprechende Strukturen schon vorhanden (vorbildlich: FB07), teilweise wurden sie neu geschaffen (aktuell im FB10), teilweise fehlen aber solche zentralen Funktionsstellen noch. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der Schulungsbedarf der Redakteure. Pflichtschulungen sind ein Instrument, was nach einigen Monaten Erfahrung vom Hochschulpersonal auch weitgehend akzeptiert und angenommen wird. Zur Zeit werden die gut besuchten monatlichen Schulungen von einem externen Dienstleister in zwei Modulpaketen durchgeführt. Die langfristige Sicherung dieser Maßnahme ist ein Kernbestandteil der Qualitätssicherung. Darüber hinaus ist die Standardisierung und Harmonisierung der Inhalte, wie eingangs beschrieben, auch eine zentral koordinierte Daueraufgabe. Geplant ist, halbjährlich Nutzertagungen durchzuführen und immer wieder thematische Workshops rund um die Webpflege anzubieten. Ebenso muss die Pflege des Intranets eine Daueraufgabe innerhalb der Hochschulverwaltung mit entsprechenden Ressourcen unterstützt werden. Auch nach dem Projektabschluss laufen kontinuierliche Umstellungsarbeiten von Teilbereichen. Die hieraus resultierenden technischadministativen und organisatorischen Tätigkeiten übernehmen das ITSWebserviceteam und das Koordinationsteam der Stabsstelle C (Web und Intranetkoordination) gemeinsam. Ein Typo3HiwiPool nach dem RentaHiwiModell zur Entlastung der Fachbereiche ließ sich bislang nicht realisieren. Um die Serviceleistungen im Rahmen der vorhandenen Ressourcen abzustecken, wird derzeit 15

16 an einem Service Level Agreement für alle Beteiligten gearbeitet. In Kombination mit kontinuierlichen Schulungen, thematischen Workshops und Abstimmungsgesprächen kann das Projektergebnis vorerst längerfristig gehalten werden. Neben dem KernWebauftritt der Hochschule spielt zunehmend mehr die Präsentation auf den sozialen Plattformen und die Platzierung im Suchmaschinenranking eine Rolle. In den letzten Wochen hat sich ein Redaktionsmodell für die Plattformen Facebook und Twitter etabliert. Steigende Nutzerzahlen weisen darauf hin, dass das Konzept tragfähig und erfolgsversprechend ist. Neben diesen Kanälen, die die Hochschule als Ganzes darstellen, gibt es zunehmend Anfragen von Teilbereichen/Fachbereichen nach Standards für eigene Aktivitäten auf diesem Gebiet. Aktuell sind Social Media Guidelines in Vorbereitung, die jedoch als gemeinschaftlich getragenes Regelwerk von allen Mitarbeitenden akzeptiert werden müssen. 16

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