66 Fragen zum 360 Grad Feedback

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1 Checkliste: 66 Fragen zum 360 Grad Feedback Lieber Leser, liebe Leserin das 360 Grad Feedback hat sich als hoch wirksames Instrument zur Verbesserung von Führungskompetenzen und -prozessen etabliert, vorausgesetzt, es wird richtig angewandt. Denn eine missglückte Kommunikation, ein nicht zu Ende gedachtes Reporting oder ein nicht ausreichend definierter Follow-up Prozess können sehr schnell das Gegenteil bewirken. Mit unserer "Checkliste: 66 Fragen zum 360 Grad Feedback" möchten wir Ihnen einen Überblick geben über alle diejenigen Fragen, über die Sie bei der Planung Ihres 360 Grad Feedback Projekts mit großer Wahrscheinlichkeit stolpern werden. Die Antworten werden je nach Zielsetzung und Organisationsstruktur für jedes Unternehmen oder Organisation etwas anders ausfallen. Wenn wir von 360 Grad Feedback sprechen, verstehen wir das übrigens immer im Kontext der Führung und stellvertretend für die üblichen Derivate 270, 180 und 90 Grad Feedback. Unsere Checkliste soll Ihnen als Groborientierung bei ihrem 360 Grad Feedback dienen. Die Liste hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit und ersetzt keine individuelle Beratung. Mit besten Grüßen, Ihr Oliver Zwirner, Dipl.- Wirtsch.-Ing. Senior Consultant und Geschäftsführer bei der Inworks GmbH Inworks GmbH Hörvelsinger Weg 39 D Ulm Tel Fax Geschäftsführung Markus Tannheimer, Oliver Zwirner, André Reitz, Bernd Hofer HRB Ulm 4004 USt-IdNr. DE Steuernr /81907

2 Inhaltsverzeichnis Zielsetzung S. 3 Feedbacknehmer und -geber S. 4 Anonymität, Sanktionsfreiheit S. 5 Fragebogeninhalte S. 6 Kommunikation S. 7 Durchführung S. 8 Reporting S. 9 Follow-up Prozess S. 10 Wirksamkeitsmessung S. 11 Mehrstufiges 360 Grad Feedback S. 11 Anhang 1: Beispiel zur Einladung S. 12 Anhang 2: Beispiel zur Betriebsvereinbarung S. 13 Impressum S. 15 Checkliste: 66 Fragen zum 360 Grad Feedback Inworks GmbH 2 / 15

3 Zieldefinition Wozu ein Ziel? Eine Zielsetzung, an der sich alle weiteren Vereinbarungen messen lassen, sorgt für ein schlüssiges Konzept Ihres 360 Grad Feedback Projekts und vermeidet das Commitment aller beteiligten Interessensgruppen vorausgesetzt unnötige Konflikte. Die Zieldefinition hat unmittelbaren Einfluss auf das gesamte Konzept: z.b. auf die Einsichtsrechte zu persönlichen Ergebnissen, die gesamte Gestaltung des Follow-up-Prozesses einschließlich dem Thema Sanktionsfreiheit und natürlich auch auf jeden einzelnen Kommunikationsschritt in Ihrem 360 Grad Feedback. Stellen Sie sich deshalb folgende Fragen: Wurde eine entsprechende Zielsetzung zum 360 Grad Feedback definiert? Welcher besondere Informationsbedarf leitet sich aus der Zieldefinition ab? Welche Regelungen zum 360 Grad Feedback leiten sich bereits aus der Zieldefinition ab? Besteht Commitment zur Zieldefinition seitens der obersten Leitung (Geschäftsführung oder Vorstand)? der Personalvertretung (Personal- oder Betriebsrat soweit vorhanden)? Vertretern der Führungsebenen (soweit nicht hinreichend durch Personal- oder Betriebsrat vertreten)? Checkliste: 66 Fragen zum 360 Grad Feedback Inworks GmbH 3 / 15

4 Feedbacknehmer und -geber Je nach Anzahl an unterschiedlichen Sichtweisen spricht man von einem 360, 270, 180 oder 90 Grad Feedback. Auch mehr als 360 Grad sind möglich, z.b. bei einer zusätzlichen Unterscheidung zwischen direkt unterstellten und aufgabenbezogen zugeordneten Mitarbeitern. In der Literatur wird im Kontext des 360 Grad Feedbacks immer wieder auch die Kundensicht erwähnt. Da die wenigsten Kunden Einblick in das Führungsverhalten bekommen, findet diese Sichtweise in der Praxis keine Anwendung. Feedbacknehmer Welche Führungsebenen nehmen als Feedbacknehmer am 360 Grad Feedback teil? Erhält die oberste Führungsebene ebenfalls Feedback? Wie wird mit Sonderfällen wie z.b. Stabs- oder Expertenstellen umgegangen? Feedbackgeber Wer sind die Feedbackgeber? Werden bestimmte Gruppen als Feedbackgeber ausgeschlossen (z.b. Auszubildende oder Praktikanten)? Wird die Teilnahme für die Feedbackgeber freiwillig sein (in der Regel empfohlen)? Wird von einzelnen Feedbackgebern mehr als eine Führungskraft bewertet (z.b. innerhalb eines Schichtsystems)? Rollen (der Feedbackgeber) Welche Rollen werden unterschieden? : z.b. Mitarbeitersicht (direkt unterstellte Mitarbeiter, evtl. erweitert um aufgabenbezogen zugeordnete Mitarbeiter), Selbstsicht, Vorgesetztensicht, Kollegensicht Wie erfolgt ggf. die Auswahl der feedbackgebenden Kollegen? Checkliste: 66 Fragen zum 360 Grad Feedback Inworks GmbH 4 / 15

5 Anonymität, Sanktionsfreiheit Die glaubhafte Gewährleistung der Anonymität für Feedbackgeber ist ein entscheidender Faktor für die Akzeptanz eines 360 Grad Feedbacks. Wird der Anonymität nicht vertraut, erhalten Sie insgesamt weniger Rücklauf und auch weniger offenes Feedback. Welche Mindestteilnahmegröße wird definiert (= Ergebnisse aus weniger als x Feedbacks werden zur Wahrung der Anonymität der Feedbackgeber in den Reports nicht dargestellt)? Entsprechen alle Gruppengrößen der vereinbarten Mindestteilnehmerzahl? Sind zusätzliche Einschränkungen (z.b. Mindestgruppengröße) erforderlich? Wenn ja, aus welchen Gründen? Die Mindestteilnahmegröße ist immer im Kontext zu den in den Reports enthaltenen statistischen Angaben zu sehen. Wir empfehlen beim Einzelreport zur Wahrung der Anonymität der Feedbacknehmer auf die Darstellung der Antworthäufigkeiten zu verzichten. Schließlich geht es beim 360 Grad Feedback nicht darum, zu mutmaßen wer möglicherweise der eine Mitarbeiter mit dem kritischen Feedback sein könnte. Erfolgt die Datenverarbeitung außerhalb ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation? Wird verhindert, dass Mitarbeiter des Unternehmens Zugriff auf Rohdaten haben? Ist der Serverstandort in Deutschland (Akzeptanz)? Wie wird die Sanktionsfreiheit für die Feedbacknehmer geregelt (generell keinerlei Sanktionen? keine direkten Sanktionen?...)? Checkliste: 66 Fragen zum 360 Grad Feedback Inworks GmbH 5 / 15

6 Durchführung Modus und Zeitpunkt der Durchführung haben ebenfalls großen Einfluss auf die Akzeptanz des Feedbackprojekts. So ergibt sich bei ansonsten gleichen Bedingungen fast immer ein großer Vorteil, dass 360 Grad Feedback online durchzuführen und nicht auf Papier. Andererseits sind nicht immer alle Feedbackgeber online erreichbar. Welche Medien sind für die Durchführung geeignet (Online, Papier oder kombiniert)? Wann ist die Durchführung geplant (Urlaubszeiten, Hochlastphasen)? Wie lange soll die Feldzeit dauern (z.b. 3 Wochen)? Der Aufwand für ein 360 Grad Feedback auf Papier ist gemessen an der Online-Variante recht hoch: Papierfragebögen müssen mit dem Namen des Feedbacknehmers und der Rolle des Feedbackgebers personalisiert gedruckt werden. Dazu kommt der logistische Aufwand für die mengentreue Verteilung, den (anonymen) Rücklauf der ausgefüllten Fragebögen, das Scannen und die Verarbeiten freier Textantworten. Checkliste: 66 Fragen zum 360 Grad Feedback Inworks GmbH 6 / 15

7 Kommunikation Eine gänzlich offene und vollständige Kommunikation lässt keine Fragen offen. So sorgt sie für das benötigte Vertrauen und reduziert Ängste bei allen beteiligten Akteuren auf ein Minimum. Alle im Rahmen des 360 Grad Feedback kommunizierten Vereinbarungen müssen Feedbacknehmern und -gebern vollständig bekannt gemacht und kompromisslos eingehalten werden. Vorabinformation Wie und durch wen erfolgt die Vorstellung des 360 Grad Projekts für die Führungsebenen? Wie und durch wen erfolgt die Vorabinformation für die Feedbackgeber (z.b. schriftliche Vorankündigung mit der Gehaltsmitteilung oder per , Vorstellung im Rahmen der Personalversammlung)? Ist eine Bewerbung des Feedback-Projekts notwendig und sinnvoll (Poster, Flyer etc.)? Kommunikation im Rahmen der Durchführung Einladung: Welche Inhalte müssen enthalten sein und wer stellt diese bereit? Siehe auch Anhang 1: Beispiel zur Einladung Reminder: Welche Inhalte müssen enthalten sein und wer stellt diese bereit? Wurde allen Feedbackgebern klar kommuniziert, dass es keinerlei Anspruch auf Einsicht der persönlichen Ergebnisse der Führungskräfte gibt? Sprachen In welchen Sprachen erfolgt das 360 Grad Feedback? Unterschiedliche Sprachen haben Einfluss auf alle Kommunikationsschritte, die Fragebogeninhalte und das Reporting. Checkliste: 66 Fragen zum 360 Grad Feedback Inworks GmbH 7 / 15

8 Fragebogeninhalte Die Fragebogeninhalte hängen unmittelbar vom zugrunde gelegten Kompetenzmodell für Führungskräfte ab. Die Zuordnung der einzelnen Items zu den Dimensionen/Kompetenzen zieht sich bis in das Reporting durch. Und das Feedback kann nur so präzise sein wie die Formulierung jedes einzelnen Items bzw. Frage. Welches Kompetenzmodell soll dem Fragebogen zugrunde liegen? Die fünf Dimensionen des Ulmer Kompetenzmodells als Beispiel: Kommunikation & Information Motivation Teamentwicklung Planung & Organisation Führungspersönlichkeit Ist das Kompetenzmodell bei Bedarf auch auf die oberste Führungsebene anwendbar? Bildet das Kompetenzmodell auch Ihr Führungsleitbild? Bietet das Kompetenzmodell bei Bedarf unterschiedliche Formulierungen für unterschiedliche Rollen/Sichtweisen? Sind aufgrund organisationsspezifischer Besonderheiten Modifikationen am Standardfragebogen notwendig? Wie sieht eine geeignete Skala aus (Verständlichkeit, Akzeptanz, Symmetrie)? Sind alle Fragen/Items und Skalenpunkte möglichst unmissverständlich und eindeutig formuliert (z.b. i.d.r. ein Aspekt je Item)? Beispiel einer nicht eindeutigen Frageformulierung: Was antwortet ein Feedbackgeber auf die Aussage "Meine Führungskraft kommt rasch zu richtigen Entscheidungen" (z.b. auf einer 6er Skala von "stimmt völlig" bis "stimmt überhaupt nicht"), wenn der Vorgesetzte aus Sicht des Mitarbeiters zwar meist die richtigen Entscheidungen trifft, dazu aber immer viel zu lange benötigt? Der Feedbacknehmer kann dem Feedback zu diesem Item kein konkretes Verbesserungspotential ableiten: Dauert die Entscheidungsfindung zu lange oder wird deren Qualität als suboptimal wahrgenommen? Checkliste: 66 Fragen zum 360 Grad Feedback Inworks GmbH 8 / 15

9 Reporting Die Reports liefern die Grundlagen für alle weiteren Schritte. Hierbei gilt es den optimalen Kompromiss zu finden zwischen dem Informationsbedürfnis der Feedbacknehmer und dem Sicherheitsbedürfnis der Feedbackgeber. Persönlicher Einzelreport Welche Anforderungen werden an den persönlichen Report für die Führungskraft gestellt? Wird der Report von allen Führungskräften zweifelsfrei verstanden? Erfüllt der Report die Anforderungen zur Anonymität der Feedbackgeber? Genügt ein Standardreport (z.b. Standardreport zum Ulmer Kompetenzmodell) oder wird ein individueller Report benötigt? Ist eine zusätzliche Reportvariante ohne die Darstellung der Selbstbewertung sinnvoll (z.b. zur Durchsprache mit dem Vorgesetzten)? Liegen dem Report alle notwendigen Informationen zum Follow-up Prozess bei? Verteilung Wie erfolgt die Verteilung der Reports? Beispielsweise: In elektronischer Form (z.b. PDF) per von einem externen Dienstleister direkt an den Feedbacknehmer (die Führungskraft) per Download durch die Führungskraft Gesammelt an eine zentrale Stelle beim Auftraggeber (die weitere Verteilung erfolgt intern) Im Falle eines elektronischen Reports: Ist ein Passwortschutz zum Öffnen des Reports erforderlich und praktikabel? Welcher Personenkreis erhält durch den gewählten Modus der Reportverteilung Einsicht in die Reports und ist dies konform zu anderen Vereinbarungen? Weitere Reports Sind weitere Reports erforderlich, z.b. ein unternehmensweiter Report als Gesamt- Stimmungsbild zum Thema Führung? Mit welchen Inhalten (Sichten, Statistiken)? Wer erhält Einsicht in einen zusammenfassenden Report (alle Mitarbeiter, alle Feedbackgeber, alle Feedbacknehmer)? Checkliste: 66 Fragen zum 360 Grad Feedback Inworks GmbH 9 / 15

10 Follow-up Prozess Grundsätzlich lassen wir eine Führungskraft mit Ihrem Feedback ungern alleine. Wie die optimale Unterstützung im Detail aussieht hängt jedoch stark vom Mengengerüst ab: Wo möglich ist das Feedbackgespräch gemeinsam mit einem externen Experten die Idealvorstellung. Der Experte hat dabei die Aufgabe, bei der richtigen Interpretation zu helfen, emotional zu unterstützen, die Selbstreflexion zu fördern und die weitere Vorgehensweise vorzuschlagen. In großen Organisationen und Konzernen ist das Feedbackgespräch aufgrund der Menge in dieser Form meist nicht durchgängig praktizierbar. Hier muss der Follow-up Prozess genau festgelegt und die Kommunikation entsprechend detailliert erfolgen. Feedbackgespräche Sind Feedbackgespräche sinnvoll möglich? In welchem Rahmen sollen Feedbackgespräche erfolgen (freiwillig oder verbindlich)? Mit wem sollen die Feedbackgespräche erfolgen (mit einem externen Experten, dem Vorgesetzten, der Personalentwicklung)? Unterstützung im Follow-up Prozess Ist der Follow-up Prozess im Detail geregelt? Enthält die Kommunikation im Follow-up Prozess alle notwendigen Informationen für die betreffende Führungskraft: Was sind die nächsten Schritte? An welchen Ansprechpartner oder an welche Anlaufstelle kann ich mich wenden? Welche Hilfestellungen werden angeboten? Welche Entwicklungsprogramme gibt es? Welche Bedingungen gibt es? Welche Informationen erhalten die Feedbackgeber nach Ende der Feldzeit? Sinnvolle Informationen erhöhen die Motivation zur Teilnahme an zukünftigen Feedback-Runden. Checkliste: 66 Fragen zum 360 Grad Feedback Inworks GmbH 10 / 15

11 Wirksamkeitsmessung Am einfachsten lässt sich die Wirksamkeit von Follow-up Maßnahmen bei Wiederholung des 360 Grad Feedbacks messen: In welchem Zyklus erfolgen Wiederholungen des 360 Grad Feedbacks? Wie erfolgt der Vergleich zur letzten 360 Grad Feedback Runde? Wenn der Vergleich direkt innerhalb der Reports erfolgen soll, ist eine Aufbewahrung der Rohdaten notwendig. Wie wird mit veränderten Ergebnissen bei der Wiederholung umgegangen? Mehrstufiges 360 Grad Feedback Beim mehrstufigen 360 Grad Feedback kann die Führungskraft innerhalb eines festgelegten Zeitraums den Feedback-Prozess jederzeit selbst starten. So wird versucht, die Arbeitslast im Tagesgeschäft und die für das 360 Grad Feedback benötigten Ressourcen für jede Führungskraft bestmöglich in Einklang zu bringen. Prinzipiell gelten nahezu die gleichen Regeln wie beim einstufigen Prozess, jedoch gib es einige zusätzlichen Punkte zu beachten: Was ist eine geeignete Frist für das mehrstufige 360 Grad Feedback (z.b. Ein Jahr)? Wie erfolgt das Rollout des Feedback-Prozesses? Wie wird die Aktualität der Feedbackgeber innerhalb der Frist gewährleistet (interne & externe Fluktuation)? Erfolgt ein gewisses Maß an Controlling? Wer erhält Information über die abgeschlossene Feedbackrunde einer Führungskraft? Checkliste: 66 Fragen zum 360 Grad Feedback Inworks GmbH 11 / 15

12 Anhang 1: Beispiel einer Einladung per Liebe Kolleginnen und Kollegen, wir laden Sie ein, Ihr Feedback zum Führungsverhalten Ihres Vorgesetzten (wenn Sie Führungskraft der Führungsebene sind, auch zu ausgewählten Kollegen und über sich selbst) abzugeben. Auf Basis der Antworten aller Feedbackgeber werden wir ein Mentoring- und Coachingprogramm starten, um die Führungskompetenz und die Teamkultur in unserem Unternehmen weiter zu entwickeln. Bitte beantworten Sie bis zum.. den oder die Fragebögen. Für die Bearbeitung eines Fragebogens benötigen Sie ca Minuten. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die Bearbeitung eines Fragebbgens zu unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt an derselben Stelle fortzuführen. Um Ihr Feedback abzugeben, klicken Sie bitte auf den folgenden Link: [ Wie in der betreffenden Betriebsvereinbarung festgelegt, werden alle Angaben anonym ausgewertet. Jede Führungskraft erhält eine Auswertung der Antworten ihrer Feedbackgeber in Form von Durchschnittswerten. Für eine Auswertung müssen jeweils mindestens drei Feedbacks eingegangen sein. Für weitere Fragen zum Feedback für Führungskräfte stehen Ihnen unser HR-Team sowie unser Betriebsrat zur Verfügung. Wir freuen uns auf Ihr offenes Feedback! [Vorstand] [Betriebsratsvorsitzender] [Kontaktinformationen] Checkliste: 66 Fragen zum 360 Grad Feedback Inworks GmbH 12 / 15

13 Anhang 2: Beispiel zur Betriebsvereinbarung Wichtiger Hinweis zur Verwendung dieses Beispiels: Die im Folgenden beschriebene Mustervorlage zur Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung hat lediglich exemplarischen Charakter. Sie erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Allgemeingültigkeit. Sie ist stets auf das jeweils betreffende Projekt exakt anzupassen. Betriebsvereinbarung über die regelmäßige Durchführung eines Mitarbeiter- /Führungskräftefeedbacks in der Mustermann AG Zwischen der Mustermann AG, vertreten durch den Vorstand und dem Betriebsrat der Mustermann AG wird folgende Betriebsvereinbarung getroffen: Präambel Die Mustermann AG möchte zur Verbesserung der Führungskompetenz zyklisch ein 360 Grad Feedback durchführen. In diesem Rahmen erfolgt jährlich eine Befragung zum Führungsverhalten der Führungskräfte der Führungsebenen. Dabei werden folgende Sichten/Rollen der Feedbackgeber berücksichtigt: - direkt unterstellte Mitarbeiter - Vorgesetzte - Kollegen - Der Feedbacknehmer selbst Vereinbarungen 1. Die Teilnahme ist für die Feedbacknehmer verpflichtend, für alle Feedbackgeber freiwillig. 2. Aufgrund des 360 Grad Feedbacks erfolgen keinerlei Sanktionen. Die Ergebnisse können Grundlage sein für Maßnahmen zur Personalentwicklung. Checkliste: 66 Fragen zum 360 Grad Feedback Inworks GmbH 13 / 15

14 3. Mitarbeiter und Kollegen bleiben als Feedbackgeber anonym. Vorgesetze sind aufgrund ihres Einzelfeedbacks stets bekannt. Allen Teilnehmenden entstehen durch die Teilnahme keinerlei Nachteile. 4. Jede betroffene Feedbacknehmer (Führungskraft) erhält direkt von einem externen Anbieter, welcher die Befragung und Auswertung durchführt, einen personalisierten Einzelbericht. Spätestens zwei Wochen nach Erhalt des Berichts bespricht die betroffene Führungskraft die Ergebnisse gemeinsam mit einem externen Experten und ihrem Vorgesetzten. 5. Feedback mit weniger als drei Teilnehmern wird in keinem Bericht dargestellt. Die Berichte sind nach Sicht/Rolle der Feedbackgebenden aufgeschlüsselt (Mitarbeiter, Kollege, Vorgesetzter, Selbst). Die Feedbacknehmer erhalten Information über die Anzahl der Teilnehmenden pro Rolle. Alle Ergebnisse werden ausschließlich in Form von arithmetischen Mittelwerten ausgegeben, sodass auf das Feedback einzelner Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nicht zurückgeschlossen werden kann. 6. Alle Versuche, das Feedback von Mitarbeitern mit deren Identität in Verbindung zu bringen, sind nicht Sinn des Projekts und damit seitens des Vorstands und des Betriebsrats ausdrücklich untersagt. 7. Vom externen Anbieter wird aus den Antworten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein kumulierter, anonymisierter Bericht (ein Stimmungsbild zum Führungsverhalten aller Feedbacknehmer insgesamt) erstellt. Dieser wird im Intranet veröffentlicht. Dies gilt ausdrücklich nicht für die persönlichen Einzelberichte der betroffenen Führungskräfte. 8. Alle Daten werden ausschließlich auf Servern des externen Anbieters mit Serverstandort in Deutschland verarbeitet. Die Mustermann AG hat keinerlei Zugriff auf diese Daten. Schlussbestimmungen, Inkrafttreten Die Betriebsvereinbarung wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Änderungen dieser Betriebsvereinbarung sind einvernehmlich stets möglich. Sollte eine Bestimmung dieser Betriebsvereinbarung ganz oder teilweise rechtsunwirksam sein oder werden, wird hierdurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Die Dienstvereinbarung tritt zum.. in Kraft. Checkliste: 66 Fragen zum 360 Grad Feedback Inworks GmbH 14 / 15

15 Impressum Inworks GmbH Hörvelsinger Weg Ulm (D) Tel.: Fax: Autor: Oliver Zwirner, Dipl.-Wirtsch.-Ing. Hinweis zum Copyright Nachdruck, auch auszugsweise, honorarfrei mit Vermerk: Quelle: Inworks GmbH (2015), "Checkliste: 66 Fragen zum 360 Grad Feedback" unter Über ein Belegexemplar würden wir uns sehr freuen. Checkliste: 66 Fragen zum 360 Grad Feedback Inworks GmbH 15 / 15

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