Outlook- Umstellung. (im Rahmen der Exchange-Server-Umstellung am ) Inhalt. Änderungen an diesem Dokument

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1 Outlook- Umstellung (im Rahmen der Exchange-Server-Umstellung am ) Inhalt Outlook-Umstellung...1 Inhalt...1 Änderungen an diesem Dokument...1 Einleitung...2 Hilfe...2 Automatische Umstellung...3 Hinweise für Notebook-Benutzer...3 In welchen Fällen müssen Sie Ihr Outlook selbst umstellen?...5 Wann muss Outlook nicht selbst umgestellt werden?...5 Wie wird Outlook umgestellt?...6 Outlook-Umstellung allgemein...6 Outlook-Umstellung als Administrator...7 Änderungen an diesem Dokument Version Datum Grund Abschnitt Automatische Umstellung hinzugefügt und Hilfe ergänzt um Webseiten Abschnitt Hinweise für Notebook-Benutzer hinzugefügt Layout-Änderungen Kleinere Änderungen; wichtig: in DESYNT ist der neue Servername als adxmscs1v1.win.desy.de (ohne Anfuehrungszeichen) einzugeben 1.05 Wichtige Anmerkung zur Offline-Datei am Ende von Kapitel Hinweise für Notebook-Benutzer, Verfahren in DESYNT sowie kleinere Ergänzungen

2 Einleitung Die Umstellung des Microsoft Mailserver-Systems ntmail (Exchange) erfordert vielfach auch eine Umkonfiguration des Programms Outlook, sofern Sie damit Ihre Mail bearbeiten. Dies wird in den meisten Fällen automatisch erfolgen (per NetInstall) - Voraussetzung für den Automatismus ist, dass Outlook im Rahmen von Microsoft Office Professional XP über NetInstall in der neuen Windows-Umgebung (Domäne) win.desy.de auf Ihrem Rechner installiert worden ist; in DESYNT ist kein Automatismus möglich, sondern es muß ein entsprechendes NetInstall-Paket interaktiv gestartet werden (mehr dazu unten). Ob die Voraussetzungen zur automatischen Umstellung in win.desy.de gegeben sind, lässt sich bei Bedarf überprüfen, indem Sie versuchen, Outlook über das Startmenü zu starten (Start Alle Programme NetInstall Programs Office MS Office Microsoft Outlook). Alternativ dazu können Sie über Start Alle Programme NetInstall Programs Installer & U- ninstaller NetInstall aufrufen und dort unter der Rubrik Temp den letzten Eintrag Überprüfung auf automatische Outlook-Umstellung starten: Damit bekommen Sie eine Auskunft, ob ein automatisch umkonfigurierbares NetInstall-Outlook auf Ihrem Rechner installiert ist oder nicht. Sollte keiner dieser Wege zum Erfolg führen - es also beispielsweise das NetInstall-Paket Überprüfung auf automatische Outlook-Umstellung gar nicht geben, weil Sie noch in der alten Windows-Domäne DESYNT arbeiten - liegt mit hoher Wahrscheinlichkeit ein nicht automatisiert umstellbares Outlook vor - für diesen Fall wird im Folgenden beschrieben, was zu tun ist. Hilfe Hilfe erhalten Sie bei Bedarf beim User Consulting Office (UCO) unter Tel oder per an uco@desy.de. Beachten Sie bitte auch die folgenden Webseiten: Seite 2

3 Unter 1 finden Sie allgemeine Informationen zur Umstellung des Windows-Mailservers, während Sie unter 2 wenn nötig aktuelle Meldungen über den Verlauf der Umstellung, insbesondere aber die Wieder- Verfügbarkeit des Dienstes einsehen können. Automatische Umstellung Die automatische Umstellung in win.desy.de erfolgt unter den oben genannten Voraussetzungen 1. wenn Sie sich am Rechner anmelden und 2. wenn Sie eingeloggt sind nach spätestens zwei Stunden. Interaktiv können Sie die Umstellung bei vorhandenem NetInstall auch in DESYNT selbst starten, indem Sie das NetInstall-Paket Automatische Outlook-Umstellung installieren. Starten Sie dazu Net- Install über Start Alle Programme NetInstall Programs Installer & Uninstaller und wechseln in den Ordner Temp zur Installation. Das Paket Automatische Outlook-Umstellung werden Sie am Wochenende der Server-Umstellung in NetInstall allerdings erst dann sehen, wenn die Umstellung des Mailsystems erfolgt ist. Die neuen Einstellungen werden mit dem nächsten Start von Outlook auf den angemeldeten Benutzer wirksam; sollte Outlook zum Zeitpunkt der automatischen Umstellung entgegen der per Mail an alle Nutzer des Windows-Mailservers verschickten Empfehlung doch laufen, muss es einmal beendet und neu gestartet werden, damit die Änderungen zur Geltung kommen. Nach dem Outlook-Start mit der neuen Konfiguration erscheint die folgende Meldung: Diese Meldung sollten Sie mit Ja bestätigen, damit die Verknüpfungen auf der Outlook-Shortcut-Leiste (am linken Rand von Outlook) auf den neuen Mailserver aktualisiert werden; selbst angelegte Verknüpfungen müssen gegebenenfalls erneut definiert werden, da dies nicht automatisiert umgestellt werden kann. Hinweise für Notebook-Benutzer Nutzer, die offline also ohne Verbindung zum DESY-Computer-Netzwerk Mail bearbeiten und ihren Kalender nutzen, müssen beachten, dass alle Einstellungen bezüglich offline verfügbarer Daten wie E- mails, Kontakte, Kalenderdaten, Adressbuch, etc. durch die Umstellung auf den neuen Mailserver sozusagen auf Null zurückgesetzt werden, weil diese manuell vorgenommenen Einstellungen nicht automatisiert übertragbar sind. Dies betrifft insbesondere sicher die meisten Notebook-Benutzer. Zur Wiederherstellung der offline-funktionalität von Outlook gehen Sie bitte wie auf der folgenden Seite beschrieben vor. Seite 3

4 1. Starten Sie Outlook. 2. Drücken Sie Strg-Alt-S gleichzeitig, um in den Dialog zur Auswahl offline zu nehmender Daten zu gelangen. (Alternativ können Sie diesen Dialog über das Outlook-Hauptmenü öffnen: Extras Übermittlungseinstellungen Übermittlungsgruppen definieren) 3. Ändern Sie die Grundeinstellungen der Übermittlung an dieser Stelle nach Bedarf einen Vorschlag für die Einstellungen sehen Sie im rechten Bild. 4. Klicken Sie nun auf Bearbeiten es öffnet sich sich der Dialog unten rechts. 5. Definieren Sie dort, was genau für Sie offline verfügbar sein soll. Achtung: Wenn Sie Unterordner angelegt haben, etwa im Posteingang/Inbox, so werden diese durch Anklicken des darüber liegenden Ordners nicht automatisch mit einbezogen! Klicken Sie auf + vor dem gwünschten Ordner, um weitere Unterordner offline zu nehmen. 6. Über die Schaltfläche Maximalgröße festlegen lassen sich Regeln definieren, was offline genommen wird ohne Änderung werden lediglich Mails offline genommen, deren einzelne Größe 50 kbyte nicht überschreitet. 7. Wenn Sie das Adressbuch offline nutzen wollen, aktivieren Sie Offlineadressbuch downloaden und definieren danach weitere Offlineadressbuch- Optionen in diesem Zusammenhang über die Schaltfläche Adressbucheinstellungen. 8. Per Ok und danach Schließen gelangen Sie zurück zu Outlook. Achtung: Wenn Sie eine große Menge an Daten offline verfügbar machen, kann das erste offline- Nehmens recht lange dauern (bis in den Stundenbereich)! Insbesondere sollte dies nach Möglichkeit nicht über Remote-Verbingungen (DSL, ISDN, Modem) erfolgen. Achtung: Wenn Sie aufgefordert werden, den Speicherort der offline-daten zu ändern oder Sie dies selbst tun, geben Sie einen nur für Sie zugreifbaren, auf der Festplatte Ihres Rechners liegenden Ort an Bsp.: C:\Documents and Settings\Ihr Benutzername\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook. Seite 4

5 In welchen Fällen müssen Sie Ihr Outlook selbst umstellen? Die Umstellung von Outlook müssen Sie dann selbst vornehmen, wenn Outlook als so genannter MAPI- Client ohne NetInstall auf Ihrem Rechner installiert ist. Dies ist in der Regel dann gegeben, wenn Sie mit Outlook auf dem Exchang server ntmail.desy.de Ihre Mail lesen und kann bei manuell vorgenommenen Installationen oder aber bei Outlook-Installationen in DESYNT auftreten. Um zu kontrollieren, ob Outlook als MAPI-Client eingerichtet ist, gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Starten Sie Outlook. 2. Klicken Sie auf "Extras" im Outlook-Hauptmenü. 3. In der neu aufgeklappten Liste klicken Sie " - Konten" an. 4. Wählen Sie im nächsten Fenster unter der Rubrik " -Konten" den Eintrag "Vorhandene - Konten anzeigen oder bearbeiten" und klicken dann auf Weiter. 5. Gibt es im nächsten Fenster einen Eintrag, für den unter der "Typ"-Rubrik "Exchange (Standard)" angegeben ist (siehe rechts), ist Ihr Outlook auf MAPI eingestellt und muss umkonfiguriert werden (s.u.). Bitte beachten Sie auch bei selbst konfigurierten Outlooks die Hinweise für Notebook-Benutzer. Wann muss Outlook nicht selbst umgestellt werden? Der Vollständigkeit halber - Outlook muss in folgenden Fällen nicht selbst umgestellt werden: 1. Outlook wurde im Rahmen von Microsoft Office Professional XP über NetInstall in win.desy.de installiert. 2. Outlook wurde nicht als MAPI-Client, sondern als IMAP- oder POP-Client eingerichtet, d.h., ein Eintrag des Typs Exchange (Standard) wie auf Seite 5 im Bild zu sehen existiert nicht. Seite 5

6 Wie wird Outlook umgestellt? Zur Umstellung von Outlook gibt es zwei Wege welcher davon für Sie in Frage kommt, hängt davon ab, welche Rechte Sie auf Ihrem Rechner haben, d.h., ob Sie Administrator sind oder nicht. Im Folgenden wird zunächst der allgemeine Weg der Umstellung beschrieben, der in jedem Fall gangbar ist, bevor auf den nur für Administratoren beschreitbaren Weg eingegangen wird. Outlook-Umstellung allgemein 1. Starten Sie Outlook. 2. Klicken Sie auf "Extras" im Outlook-Hauptmenü. 3. In der neu aufgeklappten Liste klicken Sie " -Konten" an. 4. Wählen Sie im nächsten Fenster unter der Rubrik " -Konten" den Eintrag "Vorhandene - Konten anzeigen oder bearbeiten" und klicken dann auf Weiter. 5. Markieren Sie dann per Mausklick den Eintrag, der vom Typ Exchange (Standard) ist (siehe auch Bild auf Seite 5), und löschen Sie diesen durch Klick auf die Entfernen -Schaltfläche. 6. Bestätigen Sie die Nachfrage Möchten Sie das Microsoft Exchange-Server -Konto entfernen mit Ja. 7. Klicken Sie auf die Hinzufügen -Schaltfläche, um die Verbindung zum neuen Mailserver aufzunehmen. 8. Im nächsten Dialog markieren Sie die Option Microsoft Exchange Server per Mausklick und fahren per Klick auf die Weiter -Schaltfläche fort. 9. Damit gelangen Sie in den rechts gezeigten Dialog: Dort geben Sie hinter Microsoft Exchange Server im weißen Feld adxmscs1v1 bzw. adxmscs1v1.win.desy.de in der Domäne DESYNT (ohne Anführungszeichen) und Benutzername den von Ihnen verwendeten Account ein, mit dem Sie sich sonst auch an Ihrem Windows-System anmelden. Anm.: Die Schaltfläche Namen prüfen führt an dieser Stelle zu keinem aussagekräftigen Ergebnis. 10. Mit Weiter bestätigen Sie Ihre Eingaben, quittieren die nächste Meldung mit Ok, klicken dann auf Fertig stellen und schließen Outlook danach. 11. Zur Überprüfung Ihrer Eingaben starten Sie Outlook anschließend wieder die dabei eventuell auftauchende Nachfrage nach dem erneuten Anlegen von Verknüpfungen sollten Sie verneinen. 12. Nun sollten Sie wieder Zugriff auf Ihre Mails haben. Seite 6

7 Outlook-Umstellung als Administrator 1. Schließen Sie ggf. Outlook. 2. Klicken Sie auf Start im Startmenü und dort auf Systemsteuerung. 3. Doppelklicken Sie auf den Eintrag Mail (siehe rechts). Achtung: Eventuell befinden Sie sich nicht in der Ansicht wie rechts dargestellt dann müssen Sie Zur klassischen Ansicht wechseln. Dies tun Sie per Klick auf den gleichlautenden Eintrag, der sich an der selben Stelle findet wie rechts der Eintrag Zur Kategorieansicht wechseln (gelb umrandet). 4. Im nächsten Fenster klicken Sie auf die Schaltfläche -Konten. 5. Wählen Sie im nächsten Fenster unter der Rubrik " -Konten" den Eintrag "Vorhandene - Konten anzeigen oder bearbeiten" und klicken auf Weiter. 6. Markieren Sie dann per Mausklick den Eintrag, der vom Typ Exchange (Standard) ist (siehe auch Bild auf Seite 5), und fahren per Klick auf die Ändern -Schaltfläche fort. 7. Dabei wird nun das Passwort abgefragt, mit dem Sie auch bislang Zugang zu Ihrer hatten (das DESYNT-Passwort). 8. Danach gelangen Sie in den rechts gezeigten Dialog: Dort steht unter Microsoft Exchange Server derzeit noch DESYNTMAIL löschen Sie diesen Eintrag und geben Sie stattdessen adxmscs1v1 bzw. adxmscs1v1.win.desy.de in der alten Domäne DE- SYNT ein. Ihr Benutzername sollte nicht geändert werden müssen; ansonsten wäre dieser an der entsprechenden Stelle einzutragen. Per Klick auf Namen prüfen lässt sich überprüfen, ob die Zusammenarbeit mit dem neuen Mailserver reibungslos klappt. 9. Per Klick auf Weiter, dann Fertig stellen und schließlich Schließen haben Sie die Umkonfiguration abgeschlossen und es sollte sich beim nächsten Start wie gewohnt mit Outlook arbeiten lassen. Seite 7