Führungsfeedback. ihr-führungsfeedback.de. wirkungsvoll spezifisch anonym

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1 Führungsfeedback wirkungsvoll spezifisch anonym ihr-führungsfeedback.de

2 Führungsfeedback: reden über das Miteinander - damit das Team funktioniert! Arbeiten im Team heißt vor allem: arbeiten im Spannungfeld unterschiedlicher Interessen, Erwartungen, Befindlichkeiten. Mitarbeiter erwarten vor allem Respekt und Fairness, klare Entscheidungen, authentisches Auftreten auch von ihren Führungskräften. Die wiederum haben dabei immer auch die Unternehmensinteressen im Blick mit einem klaren Ziel: bessere Ergebnisse. Führen und liefern - so einfach, aber auch so komplex ist der Anspruch an Führungskräfte heute. Das kann nur funktionieren, wenn sich Vorgesetzte konkret und glaubhaft mit den Erwartungen ihrer Mitarbeiter auseinandersetzen ohne diese am Ende unbedingt zu erfüllen. Ich nehme Dich, Deine Anliegen und Problem ernst ist die Botschaft an den Mitarbeiter. Der dankt es mit Akzeptanz, und ohne die kann das Team nicht funktionieren. Führungsfeedback ist dabei ein entscheidendes Werkzeug! Im Feedback stellt die Führungskraft schnell fest: Stimmen innerer Anspruch (Führungsziele, Prinzipien) und Außenwirkung (konkretes Verhalten) überein? Die Auseinandersetzung hiermit ist im Arbeitsalltag oft schwierig, wenn nicht unmöglich. Das Führungsfeedback schafft den notwendigen Raum für diesen offenen Dialog: Wie sehe ich mich als Führungskraft? Nehmen die Mitarbeiter das auch so wahr? Das schafft die Grundlage dafür das eigene Führungsverhalten wirkunksvoll und glaubwürdig zu reflektieren und ggf. zu hinterfragen. Ich führe und bin bereit zur Veränderung - ein starkes Statement. i Konkretes und direktes Feedback Geben und Entgegennehmen ist ein bewusster Prozess. Damit dies gut gelingt, ist Vorbereitung notwendig; für die Führungskraft als Feedbacknehmer, für die Mitarbeiter als Feedbackgeber. Ein Fragebogen ermöglicht eine strukturierte Auseinandersetzung mit der Selbstwahrnehmung und der Fremdwahrnehmung. 2

3 Ablauf eines Führungsfeedbacks (exemplarisch) 1. Kick-Off Den Fragebogen präsentieren wir den Feedbackgebern bei einem Kick-Off-Meeting und schalten ihn online frei. Beim Kick-Off werden die Mitarbeiter über den Ablauf des Führungsfeedbacks informiert. Die Führungskraft kann bereits hier die ganz persönliche Bedeutung des Prozesses für sich selbst formulieren Augen-Gespräch Auf Basis der ausgewerteten Ergebnisse findet ein Vier-Augen-Gespräch (Dauer 2-3 Stunden) zwischen der Führungskraft und einem unserer geschulten Berater statt. Zu diesem Gespräch bringt der Berater die aufbereiteten Ergebnisse der Feedbackauswertung mit. Dabei geht es um drei wesentliche Aspekte: Überblick verschaffen: Erster Eindruck? Grundtenor? Zentrale Themen? Hypothesen entwickeln: Mögliche Beweggründe? Möglicher Klärungsbedarf? Fragen bearbeiten: Was überrascht mich? Was freut mich? Was irritiert mich? Dabei unterstützt der Berater die Führungskraft kritisch wohlwollend dabei, die eigene Perspektive zu wechseln, Ziel: neue Erkenntnisse über das eigene Führungsverhalten. Die im Vier-Augen-Gespräch erarbeiteten Hypothesen und Fragen sind dann die Grundlage für den anschließenden Dialog-Workshop mit den Mitarbeitern. 3. Dialog-Workshop Basis des Dialog-Workshops (3-4 Stunden) sind die ausgewerteten Führungsfeedbacks und die Ergebnisse des Vier-Augen-Gesprächs. Moderiert durch unseren Berater, tauschen Mitarbeiter und Führungskraft sich über ihre (unterschiedlichen) Wahrnehmungen von Führung und Zusammenarbeit aus eine gute Gelegenheit für Nachfragen, Klärungen, Diskussionen und schließlich Verabredungen zur künftigen Zusammenarbeit. Je nach Situation und Führungsebene können diese Absprachen unterschiedlich gewichtet sein: Teamsitzungen anders zu strukturieren etwa. Oder die schlichte aber richtungsweisende Erkenntnis, dass dringende strukturelle Veränderungen notwendig sind. In jedem Fall wird jedoch allen Teammitgliedern bewusst, was auch heute schon gut läuft in der Zusammenarbeit und daher beibehalten werden sollte. Denn Lob und die Betonung des Positiven sind immer die Grundlage eines konstruktiven Feedbacks. 4. Reflexionsgespräch In einem abschließenden Reflexionsgespräch (ca. 45 Minuten) nehmen Führungskraft und Berater den Faden aus den vorangegangenen Gesprächen/Ergebnissen auf: Welche Hinweise hat die Führungskraft bekommen? Was ergibt sich daraus? Welche Maßnahmen resultieren aus dem Workshop, und wie sehen die nächsten Schritte konkret aus? Was z.b. kann die Führungskraft jetzt in Angriff nehmen (Coaching, Fortbildung)? i Kick-Off-Meeting Online-Fragebogen im Internet Auswertung Rückmeldung der Ergebnisse Dialog- Workshop Reflexionsgespräch Ergebnisgespräch 4 Wochen 3

4 270 -Feedback intern von allen Seiten Feedback vom Vorgesetzten und den Mitarbeitern sind das eine - beim 270 -Feedback erhält die Führungskraft zusätzlich von Kollegen auf der gleichen Hierarchieebene eine Rückmeldung zum eigenen Führungsverhalten. Diese Form des Führungsfeedbacks verändert den Prozess. Zusätzlich zum Dialog-Workshop mit den Mitarbeitern findet ein Workshop auf der Ebene der hierarchisch gleichgestellten Mitarbeiter statt. In diesem Workshop betrachten die Teilnehmer Stärken und Schwächen in der Führungsarbeit. Anders als bei den vorhergehenden Formen des Führungsfeedbacks gehen bei diesem Feedback auf Ebene der Kollegen gegenseitige Einschätzungen in die Auswertung ein. Ein 270 -Feedback forciert in besonderem Maße den Diskurs über Führung auf der mittleren Führungsebene. Dies empfehlen wir vor allem in Organisationen mit flacher Hierarchie Feedback 360 Feedbacks zeichnen sich dadurch aus, das der Feedbacknehmer ein umfassendes Bild seiner persönlichen Wirkung auf andere bekommt. Insbesondere in einem Arbeitsumfeld, das durch lose persönliche Beziehungen gekennzeichnet ist, empiehlt sich die Durchführung von 360 Feedbacks. In unterschiedlichen Situationen werden Stärken und Schwächen je nach Ansprechpartner unterschiedlich wahrgenommen und eingeschätzt. Wie sehen diese Einschätzungen genau aus? Antworten hierauf sind für die persönliche und beru fliche Entwicklung äußerst wichtig. So kann es sein, dass ein starkes Durchsetzungsvermögen im Umgang mit Mitarbeitern hilfreich ist, aber im Kontakt mit Kunden nicht oder umgekehrt. Bei einem 360 -Feedback können folgende Gruppen Feedback geben:, Feedbacknehmer (Selbsteinschätzung), Mitarbeiter, die vom Feedbacknehmer geführt werden, Kollegen des Feedbacknehmers auf der gleichen Ebene, Führungskraft des Feedbacknehmers, Projektmitarbeiter, Kunden, Lieferanten, weitere wichtige Kontaktpersonen inner- oder außerhalb des Unternehmens Feedback zwischen oben und unten Die meisten Führungskräfte haben selbst Vorgesetzte. Wie aber schätzen wir als Führungskraft unseren Vorgesetzten ein? Genau diese Bewertung fließt beim 180 -Feedback in das Führungsfeedback ein. Diese Spielart des Führungsfeedbacks ist sinnvoll, wenn eine Organisation/ein Unternehmen eine übergreifende Führungsphilosophie verfolgt. Diese Perspektive verdeutlicht in der Auswertung die Erwartungen an die Führungskraft. Die Selbsteinschätzung und die Perspektive der Mitarbeiter machen deutlich, in welchem Spannungsfeld sich die Führungskraft befindet. 90 -Feedback Direkt im Team von unten nach oben Der direkte Vorgesetzte ist der wichtigste Ansprechpartner der Mitarbeiter. Niemand erlebt Führungsverhalten unmittelbarer als der direkte Mitarbeiter und kann einschätzen, wie Führung wirkt. Deshalb ist das 90 -Feedback Ausgangspunkt des gesamten Führungsfeedbacks. Die Führungskraft schätzt sich selbst ein und wird von ihren direkten Mitarbeitern eingeschätzt. Das Ziel des 90 -Feedbacks: Zusammenarbeit im Alltag aktiv gestalten. Im Mittelpunkt steht dabei das Gespräch über das Wie arbeiten wir miteinander im Gegensatz zum gewohnten Was arbeiten wir. Im 4-Augen-Gespräch erhält die Positionierung der Führungskraft zu den Ergebnissen eine besondere Bedeutung. Die Führungskraft muss klären, wo genau sie näher zu ihrem Vorgesetzten und in welchen Bereichen sie näher zu ihren Mitarbeitern steht. Im abschließenden Auswertungsgespräch mit dem Vorgesetzten wird daher nicht nur das eigentliche Führungsverhalten zum Thema, sondern auch die übergeordneten Führungsziele. 4 5 Auf Basis der Auswertung von Selbst- und Fremdeinschätzung findet ein 4-Augen-Gespräch zwischen Führungskraft und Coach statt. Dieses Gespräch dient der Reflexion der Ergebnisse, der Positionierung der Führungskraft zu den Ergebnissen und der Vorbereitung eines Workshops mit dem gesamten Team. Die Führungskraft, die bereit ist den Einschätzungen der Mitarbeiter unvoreingenommen Gehör zu schenken, bekommt wertvolle Anregungen zur Weiterentwicklung ihres Führungsrepertoires. Anregungen, die über Seminar- und Bücherwissen weit hinaus gehen.

5 Anonymität im Befragungsprozess Die Onlinebefragung Für den Erfolg eines Führungsfeedbacks ist auch die Anonymität im Befragungsprozess mitentscheidend. Denn nur wenn die Befragten überzeugt sind, dass ihr Meinungsbild vollkommen anonym behandelt wird, sichert dies: Die Online-Befragung führen wir über ein geschlossenes System durch, also entweder im Intranet des Kunden oder im Internet. Dies dmacht den Befragungsund Auswertungsprozess effizient und spart Aufwand und damit Kosten für unsere Kunden. 1. die Erhöhung der Teilnahmequote und 2. die Ehrlichkeit bei der Feedbackabgabe Das Online-Befragungsmodul ist für die Feedbackgeber und Feedbacknehmer einfach zu bedienen. Wir haben dabei einen Prozess entwickelt, der die vollkommene Anonymität der Befragten garantiert. Dabei ist es wichtig die Wahrung der Anonymität für alle Beteiligten nachvollziehbar zu kommunizieren. Hierzu arbeiten wir im Befragungsprozess mit einem zweistufigen Verfahren. Sollten einzelne Mitarbeiter nicht die Möglichkeit haben den Fragebogen online auszufüllen, erhalten diese einen Papierfragebogen, den wir dann nach Beendigung der Umfrage einpflegen. Wir stellen der Führungskraft einzeln kuvertierte LogIn-Anschreiben entsprechend der Teamgröße zur Verfügung. Diese werden im Laufe des Kick-Off-Meetings verteilt. Da wir nicht wissen, wer welche LogIn-Kennung nutzt, ist eine Zuordnung einer Einzelmeinung zu einer bestimmten Person nicht mehr möglich. Danach erfolgt zusätzlich eine technische Anonymisierung im Online-Befragungstool, die es unmöglich macht einzelne Meinungsbilder bestimmten LogIn-Daten zuzuordnen. Wir informieren die Führungskraft nach der Hälfte des Befragungszeitraums über die aktuelle Teilnahmequote, so dass die Mitarbeiter ggf. noch einmal zur Teilnahme ermuntert werden. Die Auswertung, die als Grundlage für die weiteren Schritte dient, erfolgt unmittelbar nach Ende der Befragung. Dadurch, dass die Datensätze elektronisch geliefert werden, gibt es keine Übertragungsfehler. Diese Vorgehensweise erklären wir in unserem "Informationsblatt zur Anonymität", das die Führungskraft mit den LogIn-Anschreiben erhält und im Rahmen des Kick-Off-Meetings vorstellt. Daneben stellen wir einen Informationsfilm innerhalb des Befragungssystems zur Verfügung. 6

6 i Idealerweise wird der Fragebogen mit einer Projektgruppe unternehmensspezifisch entwickelt - auf Basis bestehenden Materials, wie z.b. Führungsleitlinien oder eines von uns evaluierten Fragenpools. Wichtig dabei ist: Der Fragebogen ist eine Einschätzung des Führungsverhaltens und keine Beurteilung des Vorgesetzten. Wir sichern die inhaltliche Qualität des Fragebogens und achten auf Kürze, Prägnanz, Eindeutigkeit und den unternehmensspezifischen Zuschnitt. Qualitätssicherung In unseren Feedbackprozessen sichern wir in jeder Phase des Projektes die Qualität durch verschiedene Maßnahmen. Maßnahme 1: Der Einsatz einer bewährten technologischen Befragungsplattform, die ständig weiterentwickelt wird. Maßnahme 2: Im Coachingprozess begleiten dritte Coaches in unregelmäßigen Abständen die Berater und spiegeln in einem internen Qualitätsgespräch, anhand festgelegter Prüfungskriterien, die Qualität in der Beratung. Maßnahme 3: Terminkoordination wird bei uns nur anhand von Gesprächsleitfäden vorgenommen. Hinzu kommen regelmäßige Teamgespräche zur Prozessablaufverbesserung. Maßnahme 4: Regelmäßige Weiterbildungsmaßnahmen für Techniker, Berater und Mitarbeiter. Maßnahme 5: Wir holen nach jedem individuellen Feedbackprozess eine Rückmeldung zu unserer Leistung ein und geben dieses Feedback an das Lenkungsteam weiter. Maßnahme 6: Regelmäßige Rücksprache mit den zuständigen Personalentwicklern. 7

7 Die verantwortlichen Köpfe Dr. Oliver Kannapin (Beratung und Konzeption) ist Inhaber von teamarchiteketen.com. Bei ihr-führungsfeedback ist Oliver Kannapin in der Entwicklung der Feedbackprozesse verantwortlich für die Konzeption der Befragungen und die unternehmensspezifische Prozessgestaltung. Neben der aktiven Mitarbeit als Coach und Moderator, ist er im Feedbackprozess als Supervisor tätig. Oliver Kannapin ist promovierter Psychologe und erfahren in der Konstruktion von Befragungsinstrumenten. Hinzu kommt eine über 14-jährige Erfahrung im Coaching von Führungskräften und in Organisationsentwicklungsprozessen. Seit 2003 hat Oliver Kannapin mehr als 2000 Feedbackprozesse persönlich durchgeführt und ebenso viele in verantwortlicher Position begleitet. Sebastian Hochbaum (Administration und Technik) ist Inhaber von karrierebrett.de. Er entwickelt seit 1999 Lernplattformen und Lernlösungen für das Internet. Da ein Teil der Lernplattformen auch aus Umfragen bestand, entwickelte sich hier ein eigener Geschäftsbereich. Bei ihr-führungsfeedback ist Sebastian Hochbaum für die technische Umsetzung der Befragungsplattform, für die Auswertungen und Präsentationen verantwortlich. Gleichzeitig verantwortet er die administrative Bearbeitung der einzelnen Feedbackprojekte. Jutta Kersting (Beratung und Coaching) ist Partnerin bei teamarchitekten.com. Sie ist zuständig für die strategische und organisatorische Einbettung der Führungsfeedbacks im Unternehmen. In die Projektleitung und ins Coaching bringt Jutta Kersting ihre Erfahrung aus über 700 Feedbackprozessen ein. Seit 12 Jahren begleitet Jutta Kersting Teams und Führungskräfte. Ein besonderer Schwerpunkt liegt im Bereich Medizin und Pflege. Führungskräfte coacht Frau Kersting im klassischen Einzelgespräch und in kollegialen Dialogrunden. ihr-führungsfeedback.de ist aus der Partnerschaft von karrierebrett.de und teamarchitekten.com entstanden. Teamarchitekten.com berät Organisationen wie Teams zusammengestellt werden und Menschen sich entwickeln können - immer mit Blick auf des Ziel, welches es zu erreichen gilt. Dabei steht für uns das Interesse des Kunden im Mittelpunkt. Damit unser Kunde sein Ziel erreicht, bringen wir Expertisen ein und geben Anregungen. karrierebrett.de steht für die Erfassung online und in Papierform, sowie für die statistische quantitative und qualitative Auswertung. Insbesondere die Erfassung der Daten über die Systeme im Inter- oder Intranet sind ein Spezialgebiet. Die Systeme sind für die Kunden leicht zu bedienen und verschlanken die Prozesse in den Feedbacks erheblich. Beide Partner leben die Partnerschaft aktiv und sind gemeinsam im Rahmen der Projektkoordination und -betreuung für die Kunden da. 8

8 i ihr-führungsfeedback.de Richtweg 1 / Contrescarpe Bremen Tel.: 0421/ Fax: 0421/ info@ihr-fuehrungsfeedback.de