Die Recruiting-Funktion mithilfe der Cloud zukunftsfähig machen

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1 Die Recruiting-Funktion mithilfe der Cloud zukunftsfähig machen Erfahren Sie, vor welchen aktuellen Herausforderungen das moderne Recruiting steht und wie sich diese mithilfe von SaaS-Lösungen meistern lassen.

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3 Inhaltsverzeichnis Die Situation... 4 Die Lösung liegt in der Cloud... 7 Ihre Ansprechpartner...12 Die Recruiting-Funktion mithilfe der Cloud zukunftsfähig machen 3

4 Die Situation Das Recruiting ist heute mehr denn je Schlüsselfaktor für den Unternehmenserfolg. Es muss neue Wege gehen und dazu braucht es neue, effiziente Lösungen. HR-Verantwortliche müssen sich angesichts der rasanten technologi schen Entwicklung und der steigenden Erwartungen an die HR-Funktion mit neuen und immer komplexeren Herausforderungen auseinandersetzen. Eines der wichtigsten Themen auf der Agenda der CEOs und HR-Chefs ist und bleibt die zunehmende Talentknappheit, vor allem in Hinblick auf die Schlüsselfunktionen. Dies bestätigen jüngste Studien 1 von PwC. Ebenso notwendig ist es, in den ökonomisch nach wie vor unsicheren Zeiten die Optimierung von Kosten und Effizienz weiter erfolgreich voranzubringen. Die Rolle der Recruiting-Funktion innerhalb der HR-Optimierung In den vergangenen Jahren stand bei zahlreichen Unternehmen die Einführung von HR-Shared-Services, Centres of Excellence und Business- Partnering im Fokus. Diese erste Phase der HR-Transformation ist vielerorts abgeschlossen und im nächsten Schritt steht nun die Optimierung der neuen Funktionen im Vordergrund. 1 Siehe zum Beispiel PwC, The talent challenge, in: Delivering results Growth and value in a volatile world (16th Annual Global CEO Survey 2013), Die Recruiting-Funktion mithilfe der Cloud zukunftsfähig machen

5 Dem Recruiting kommt hierbei eine Schlüsselrolle zu, und zwar aus den folgenden Gründen: Die strategische Bedeutung des Recruitings nimmt zu, denn die Verfügbarkeit der richtigen Talente gilt als Schlüsselfaktor für den unternehmerischen Erfolg. Das Budget des Recruitings macht oft einen beachtlichen Anteil des gesamten HR-Budgets aus. Mit effektiveren Prozessen und zielgerichtetem Ressourceneinsatz kann hier großes Einsparpotenzial realisiert werden. Internationalität gewinnt im Recruiting an Bedeutung. Mit entsprechenden Strukturen und Prozessen lassen sich Synergien mit anderen Funktionen (z. B. Global Mobility) generieren. Im Kampf um die Talente sind Geschwindigkeit, qualitativ hochwertige Prozesse und eine starke Arbeitgebermarke entscheidend. Das Recruiting muss in der Lage sein, dies zu leisten. Die Verzahnung von Geschäftsstrategie und HR-Strategie schreitet voran. Das Recruiting kann und sollte als besonders wahrnehmbarer Bereich entsprechend aufgestellt und geführt werden. Neue Trends und Technologien werden die Arbeitsweisen im Recruiting stark und nachhaltig beeinflussen. Die neuesten Trends und Technologien im Recruiting Anhand von Marktuntersuchungen und einer Vielzahl von Projekten haben die HR-Experten von PwC die Trends und Technologien, die aktuell für das Recruiting relevant werden, ausgemacht. Drei davon sind ausgesprochene Megatrends, denen sich kein Unternehmen entziehen können wird. Andere Trends werden je nach individueller Situation für bestimmte Unternehmen und Branchen von Bedeutung sein. In der folgenden Übersicht stellen wir Ihnen die wichtigsten Entwicklungen vor. Die wichtigsten Trends im Recruiting Mega Trends Mobile einer der wichtigsten Zukunfts trends Das Recruiting ins Mobile Web bringen Kompatibilität der Karriereseite und Jobsuche auf allen Plattformen Bearbeiten von Bewerbungen auf Tablets und anderen Devices Apps, die Mehrwert schaffen. Ideen sind gefragt bspw. Wissens management teilw. für Studenten öffnen Bewerberansprache im Mobile Web Next Gen. Recruiter weiterentwickeltes, zukunftsorientiertes Rollenverständnis der Recruiter Entwicklung vom früheren Post und Pray Verhalten zum Relationship Manager Intensives Zielgruppenverständnis Hohe Medienkompetenz Starkes Kommunikationsverhalten Hohes Business Verständnis Social Media Strategie Digital Natives sind auf Social Media Plattformen unterwegs Viele Unternehmen sind aktiv, aber es mangelt oft an klugen Social Media Strategien Klaren Botschaften und eine effektive Governance sind erfolgskritisch, andernfalls verfehlen Investitionen ihre ambitionierten Ziele Starke Harmonisierung mit Employer Brand erforderlich Aktuelle Trends hoch Kosten gering hoch Zeitlicher Aufwand gering 1. Employer Branding 2. Active Sourcing 3. Erfolgsmessung im Recruiting, Marketing & Branding 4. Zielgruppenspezifische Prozesse 5. Candidate Relationship Management 6. Internationales Recruiting 7. Fünf Minuten Bewerbung 8. Video Bewerbung/Video Interviews 9. E-Assesment/Eignungsdiagnostik 10. Web Analytics 11. Search Engine Optim. and Job Aggregators Größe = Nutzen Die Recruiting-Funktion mithilfe der Cloud zukunftsfähig machen 5

6 Unsere Einschätzung zu diesen Trends 1. Employer Branding (extern & intern) Die Entwicklung einer Arbeitgebermarke ist und bleibt ein zentrales Handlungsfeld. Neben den markentheoretischen Aspekten spielt auch die prozessuale Ausgestaltung von HR und Marketing eine wichtige Rolle. Hier sollte sichergestellt werden, dass die internen Strukturen und jeweiligen Schnittstellen keine Reibungsverluste generieren. Employer Branding allein ist entgegen des oft erzeugten Eindrucks kein Allheilmittel, es ist jedoch Grundvoraussetzung für den Erfolg vieler darauf aufbauender Maßnahmen. 2. Active Sourcing Mit der Direktansprache von Kandidaten (häufig über Social Media) sind bereits einige Unternehmen erfolgreich. Mit welcher Strategie man sich der Thematik widmen sollte, hängt jedoch von den anvisierten Zielgruppen und dem Marktumfeld ab. Der zeitliche Aufwand ist hoch und es braucht Spezialisten, um in diesem Bereich effizient und effektiv vorzugehen. 3. Erfolgsmessung im Recruiting, Marketing & Branding 4. Zielgruppenspezifische Prozesse 5. Candidate Relationship Management (CRM) 6. Internationales Recruiting Dies ist ein weites Handlungsfeld, für das es aufgrund seiner Komplexität bisher erst wenig standardisierte Lösungen oder Best-Practice-Beispiele gibt. Viele Unternehmen arbeiten zwar bereits mit Key Performance Indicators zur Steuerung der Recruiting-Funktion, aussagekräftige Messungen sind aber nach wie vor schwer zu realisieren, oftmals fehlen Referenzwerte. Dennoch etablieren sich langsam erste, teils branchenspezifische Standards. In jedem Fall ist die Performance-Messung unerlässlicher Teil einer Professionalisierung im Recruiting. Der Ansatz One fits all. ist zwar nicht mehr sehr verbreitet, aber häufig liegen die Gründe für diese positive Entwicklung nicht wie es sein sollte im Bestreben, die bestmögliche Kanditatenerfahrung zu ermöglichen. Recruiting-Prozesse sollten bedarfsgerecht, kandidatenfreundlich und gleichzeitig effizient und standardisiert sein. Daher sollten Unternehmen ihre Prozesse je nach Zielgruppe und Einstellungsbedarf gestalten. Ziel ist es, dass sich ein getätigtes Investment oder ein Kontakt, der bereits hergestellt wurde, auch auszahlt. Talente sollen an das Unternehmen gebunden werden. In der Praxis variieren Ausgestaltung, Betreuungsgrad, Strategie und Segmentierung in diesem Handlungsfeld stark und sind häufig optimierungswürdig. Moderne Softwareanwendungen bieten hier viele Möglichkeiten der technologischen Unterstützung und können so zu einer wesentlichen Optimierung von CRM- Programmen beitragen. Internationale Einstellungen nehmen zu und werden mittelfristig nicht nur für die größten deutschen Unternehmen und Branchen wichtig sein, sondern auch für mittelständische Firmen. Hier gilt es, die technologische Basis für eine Personalanwerbung in ausländischen Märkten zu schaffen. 7. Fünf-Minuten-Bewerbung Sinkt der Kandidatenaufwand, steigt der interne Aufwand daher ist dies ein viel diskutierter Trend. Klar ist jedoch, dass mit enger werdendem Markt die Hürden bei der Bewerbung sinken werden. Ob Unternehmen schon jetzt mit diesem Trend gehen sollten, hängt von der jeweiligen Wettbewerbssituation und Arbeitgebermarke ab. 8. Videobewerbung/ Videobewerbungsgespräche 9. E-Assessment/ Eignungsdiagnostik Moderne Videotechnologien erhöhen die Flexibilität, sparen Zeit und Reisekosten. In welcher Ausprägung und Geschwindigkeit sich die Methode durchsetzen wird, bleibt abzuwarten. Entscheidend wird die interne und externe Akzeptanz sein. Pilotprojekte in Teilbereichen schaffen Erfahrungen und sind daher empfehlenswert. Der Einsatz dieser beliebten Tools steht etwas im Widerspruch mit den Trends der Prozessvereinfachung und des Hürdenabbaus bei der Bewerbung. Eine genaue Analyse zeigt auf, ob die Tools valide Prognosen generieren können, ob das Kosten-Nutzen-Verhältnis stimmt und ab welchem Prozessschritt sie sinnvoll eingesetzt werden können. 10. Web Analytics Eine Channel-Effectiveness Analyse wird auch mit Blick auf das Web oft kontrovers diskutiert, da Marketingkonzepte und deren Erfolge oft als mehrstufiger Prozess angesehen werden, die niemals nur einem Kanal zugeordnet werden können. Fakt ist dennoch, dass Web Analytics im Recruiting an Bedeutung gewinnt und mit steigenden Erfahrungswerten aussagekräftiger wird, um den Erfolg der Onlinemaßnahmen zu bewerten. 11. Search Engine Optimierung (SEO) & Job Aggregators Die Suche nach einem neuen Job beginnt am häufigsten bei Google sowohl bei der aktiven als auch der passiven Suche. Daher sollte SEO auch im Recruiting große Bedeutung beigemessen werden. Insbesondere Unternehmen mit weniger starker Arbeitgebermarke können davon profitieren. 6 Die Recruiting-Funktion mithilfe der Cloud zukunftsfähig machen

7 Die Lösung liegt in der Cloud Cloud-Lösungen bieten die besten technischen Voraussetzungen, um sich erfolgreich auf die neuen Trends und Anforderungen im Recruiting einzustellen. Um für diese neuen Herausforderungen und Entwicklungen im Bereich Recruiting eine wirkungs volle Antwort zu finden, lohnt es sich, nach Lösungen in der Cloud zu suchen. Abgesehen davon, dass die führenden Softwareanbieter in den Anwendungen aus der Cloud, bekannt als Software as a Service (SaaS), die Zukunft sehen und sich bereits darauf fokussieren, können ihre Lösungen tatsächlich einen nachhaltigen Business Value generieren. Große Einsparpotenziale, verbesserte Prozessunterstützung und User Experience sowie die Möglichkeit der ständigen Weiterentwicklung sind hier die führenden Argumente. Die Recruiting-Funktion mithilfe der Cloud zukunftsfähig machen 7

8 Die SaaS-Einführung als Grundstein der Recruiting- Transformation HR-Funktionen sind in der Regel durch historische Entwicklungen geprägt. Sie arbeiten oft mit fragmentierten, nicht immer harmonisierten Prozessen und suboptimaler, ebenfalls fragmentierter Technologieunterstützung. Transformations maßnahmen haben zwar in den vergangenen Jahren einiges an Verbesserung gebracht, aber das Grundproblem der kontinuierlichen Modernisierung und Optimierung besteht weiterhin. SaaS-Lösungen sind flexibler, lassen sich leicht an Veränderungen anpassen, können die Recruiting-Funktion ganzheitlich systemisch abdecken und werden stetig weiterentwickelt. Gleichzeitig harmonisieren sie wesentlich besser mit vielen externen Schnittstellen und sind von Vornherein auf diese Funktionalität ausgerichtet. Die wichtigsten Vorteile von SaaS- Lösungen auf einen Blick: reduzierte Kosten durch ganzheitliche Prozessabdeckung und geringeren Zeitaufwand bei der Nutzung des Systems leicht implementierbare Anwendungen, auch für kleinere Unternehmen keine manuellen Zwischenund Ersatzlösungen mehr dank Harmonisierung diverser Schnittstellen stark verbesserte User-Experience, sowohl für HR als auch für interne und externe Kunden geringe Kosten bei organisatorisch bedingtem Anpassungsbedarf im System Datenmanagement und Auswertungen oftmals schneller und weniger fehleranfällig Integration der gesamten HR Value Chain möglich (ganzheitliches People Management durch Link zum Talentmanagement) Gewährleistung von Konsistenz in der gesamten Organisation bei globaler Einführung, dadurch Möglichkeit des globalen Managements und verbesserte Governance landesspezifische Anforderungen sind anbieterseitig bereits verfügbar erhöhte Flexibilität und Prozessunterstützung fortschreitender Mobile-Device- Support zahlreiche effektive Sourcing- Funktionalitäten, insbesondere bei Social-Media-Einsatz aussagekräftige Reporting- Funktionen zur effektiveren KPIbasierten Steuerung sowie zahlreiche Webanalyse-Funktionen stetige Weiterentwicklung durch die Anbieter mit Partizipationsmöglichkeit der Kunden Den richtigen Moment für die Transformation wählen Mittel- und langfristig werden sich SaaS-Lösungen durchsetzen und da die HR-Funktion durch die aktuellen externen Einflussfaktoren ohnehin zu umfassenden Veränderungen angehalten ist, sollten die Unternehmen die Möglichkeit der HR-SaaS-Einführung gegenwärtig prüfen. Wer jetzt handelt, kann seine Kostenbasis schnell reduzieren, Wettbewerbsvorteile realisieren sowie zukünftige Entwicklungen stärker beeinflussen, antizipieren und Trends adaptieren. Der 16. Annual Global CEO Survey von PwC hat den gegenwärtigen Handlungsbedarf deutlich aufgezeigt: Zum einen wächst die Sorge um den Mangel an Schlüsselkompetenzen bei den CEOs, zum anderen sehen diese eine große Notwendigkeit, die Effektivität ihrer HR-Funktionen zu steigern. Anteil der CEOs, die Mangel an Schlüsselkompetenzen als Bedrohung für den Geschäftserfolg ansehen 58 % Global 45 % West Europa 39 % Deutsch land 68 % KMUs (< 100 Mio.) Für die Hälfte der deutschen CEOs ist die Verbesserung der operativen Effizienz eine der Top-3- Prioritäten. 81 % der deutschen CEOs planen Kosteneinsparungen 86 % der CEOs erachten eine Veränderung ihrer Talent managementstrategien als notwendig und planen entsprechende Schritte 8 Die Recruiting-Funktion mithilfe der Cloud zukunftsfähig machen

9 Für eine HR-SaaS-Einführung benötigt man durch schnittlich sechs bis neun Monate. Mittelfristig sind Kosteneinsparungen von 20 bis 30 Prozent realistisch. Die verbesserte User Experience macht sich unmittelbar bemerkbar und frei werdende Ressourcen können für die Weiterentwicklung und Professionalisierung der Talentstrategie und des Recruitings genutzt werden. Unternehmen, die die Einführung von SaaS-Lösungen als Chance zur Transformation ihres Recruitings, zur weiteren Optimierung und zur strategischen Ausrichtung verstehen, können den größten Business Value aus den Veränderungen generieren. Maximaler Business Value durch HR-SaaS-Einführung Recruiting Transformation SaaS Einführung Business Value Implementierung i. d. R. 6 9 Monate 1 Kosten Einsparungen Verbesserte User Experience Steigerung der Innovationsfähigkeit Operative Verbesserungen Bessere Technologieunterstützung Verbesserte Sourcing Fähigkeiten Höherer Proffessionalisierungsgrad Bessere Reporting und Steuerungsfähigkeiten Höhere Erfolgsquoten Steigende Akzeptanz und positivere Wahrnehmung des Recruitings State-of-the-Art User Experience Stark strategisch geprägte Handlungs weise Best in Class Employer Brand Optimaler Vernetzungs grad Vollständige Integration Bestmögliche Technologie ausnutzung Internationalisierung Agilität (bei volatilem Umfeld) Starke Governance Hohe Medienkompetenz 1 kürzere Zeiträume sind möglich 1. Jahr 2. Jahr 3. Jahr Die Transformation zur strategischen Positionierung nutzen Im Rahmen der Transformation müssen sich die HR-Verantwortliche mit den aktuellen Trends und technologischen Neuerungen, die für das Recruiting relevant sein könnten, auseinandersetzen. Es gilt herauszufinden, welches im unternehmensspezifischen Umfeld die größten Werttreiber sind, und diese zu implementieren, damit am Ende der größtmögliche Mehrwert aus der Transformation generiert werden kann. Die Recruiting-Funktion mithilfe der Cloud zukunftsfähig machen 9

10 Überlegt und umsichtig vorgehen Es fällt auf, dass bei der Einführung häufig Fehler gemacht werden. Oft wird auch überstürzt gehandelt, um einen bestimmten Trend bloß nicht zu ver passen. So treffen wir in der Praxis nicht selten auf halbherzig umgesetzte Social-Media-Strategien oder stellen fest, dass neue Aktivitäten, Leistungen, Strategien oder Funktionen ohne eine entsprechende Unterstützung durch strukturelle und technologische Umstellungen eingeführt werden. Will man seine Recruiting-Transformation zum Erfolg führen, muss man ganzheitlich vorgehen. Das Ziel: eine moderne, leistungsstarke und zukunftsfähige Recruiting-Funktion Während die Einführung einer HR- SaaS-Lösung die Recruiting-Transformation auf eine effiziente Basis stellt und der Transformationsprozess die Chance bietet, die strategische Positionierung unter Berücksichtigung relevanter Trends und Technologien zu optimieren, gilt es, weitere Faktoren in den Bereichen Strategie, Strukturen, Prozesse, Mitarbeiter und Technologie im Blick zu behalten. Die folgende Übersicht zeigt, wodurch sich unserer Erfahrung nach eine ganzheitlich optimierte Recruiting-Funktion auszeichnet. Merkmale einer ganzheitlich optimierten Recruiting-Funktion Strategie Struktur Prozess Mitarbeiter Technologie Servicementalität, Individualität und Standardisierung in ausgewogenem Verhältnis Klares und einheitliches Verständnis der eigenen Employer Brand, Personal strategie, Unternehmensstrategie Strategische Personal planung vorhanden Klare Segmentierung des Marktes bzw. der Zielgruppen Klares Rollenmodell und verständnis Innovationstreiber oder Innovationsleader als klar zugewiesene Rolle Starke Governance Funktion für Aktivitäten Regionales Personal marketing, nationales Employer Branding Funktionierender Kapazitätsausgleich Klar abgestimmtes Sourcing/Kand. Pooling (bspw. in Form eines Middle Office ) Einheitlicher Prozessframework Einheitliches Prozessmodell Klare Process Ownership Transparente und zweckmäßige KPIs Zielgruppen- und bedarfsorientierte Recruitingprozesse Multi-Level Recruiting Prozess mit zentralisiertem Pre-Screening ( Middle Office ) Stetige Fortbildung und Professionalisierung der Mitarbeiter Hohe Reputation der Mitarbeiter/ Recruiter Hohe Medienkompetenz der Mitarbeiter Angemessene Wertschätzung der Leistungen Zielgerichtete und hochwertige Technologieunterstützung Starker Einsatz von Social Media und anderen online Kanälen Plattformunabhängige Web- Applikationen 10 Die Recruiting-Funktion mithilfe der Cloud zukunftsfähig machen

11 So können wir Sie unterstützen Wir stehen Ihnen während der gesamten Recruiting-Transformation zur Seite. So führen wir eine detaillierte Analyse der aktuellen Situation durch, entwickeln mit Ihnen gemeinsam die passende Strategie und identifizieren die richtigen Stellhebel für ein effektives und effizientes Recruiting in Ihrem Unternehmen. Wir bewerten für Sie die neuesten HR-SaaS-Lösungen und helfen Ihnen bei der Implementierung. Selbstverständlich unterstützen wir Sie auch mit unserer umfassenden Erfahrung im Change-Management. Die Experten von People & Chance sind sich bewusst, wie wichtig der Faktor Mensch für die Erreichung Ihrer Unter nehmensziele ist. Deshalb möchten wir Ihnen mit unserer konzeptuellen Arbeit und unseren Dienst leist ungen dabei helfen, die besten Talente zu gewinnen, Ihr Personal optimal zu entwickeln und alle rechtlichen sowie strategischen Herausforderungen im Personalmanagement zu meistern. Ob HR-Transformation, Talentmanagement oder Change- Management, bei uns sind Sie in den besten Händen. People & Change Handlungsfelder- und Leistungsübersicht Veränderung und Transformation Umstrukturierung Kampf um Talente HR-Transformation HR-Strategie und -Programme HR-Organisation, - Prozesse und -Technologie Talentmanagement Mitarbeiterbindung Kompetenzmanagement Strategische Personalplanung Performance Management Organisational Change Change Management HR in M&A- Transaktionen Organisations-Design Programme und Portfolio-Management Transaktionen Innovation Wachstum Produktivität Kostenoptimierung Demografischer Wandel Die Recruiting-Funktion mithilfe der Cloud zukunftsfähig machen 11

12 Ihre Ansprechpartner Till Lohmann Partner Leiter People & Change Deutschland Tel.: Jens Vorbeck Senior Manager Leiter HR-Transformation Deutschland Tel.: Über uns Unsere Mandanten stehen tagtäglich vor vielfältigen Aufgaben, möchten neue Ideen umsetzen und suchen Rat. Sie erwarten, dass wir sie ganzheitlich betreuen und praxisorientierte Lösungen mit größtmöglichem Nutzen entwickeln. Deshalb setzen wir für jeden Mandanten, ob Global Player, Familienunternehmen oder kommunaler Träger, unser gesamtes Potenzial ein: Erfahrung, Branchenkenntnis, Fachwissen, Qualitätsanspruch, Innovationskraft und die Ressourcen unseres Expertennetzwerks in 158 Ländern. Besonders wichtig ist uns die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit unseren Mandanten, denn je besser wir sie kennen und verstehen, umso gezielter können wir sie unterstützen. PwC engagierte Menschen an 28 Standorten. 1,49 Mrd. Euro Gesamtleistung. Führende Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft in Deutschland. 12 Die Recruiting-Funktion mithilfe der Cloud zukunftsfähig machen

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15 Die PricewaterhouseCoopers Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft bekennt sich zu den PwC-Ethikgrundsätzen (zugänglich in deutscher Sprache über und zu den Zehn Prinzipien des UN Global Compact (zugänglich in deutscher und englischer Sprache über September 2013 PricewaterhouseCoopers Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Alle Rechte vorbehalten. PwC bezeichnet in diesem Dokument die PricewaterhouseCoopers Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die eine Mitgliedsgesellschaft der PricewaterhouseCoopers International Limited (PwCIL) ist. Jede der Mitgliedsgesellschaften der PwCIL ist eine rechtlich selbstständige Gesellschaft.

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