Dienstwagen. 1. Betriebsausgaben/ Werbungskosten. 1.1 Das Fahrzeug gehört zum steuerlichen Betriebsvermögen. 1.2 Die private Nutzung

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1 Dienstwagen Sie stellen Ihren Arbeitnehmern, dazu zählt auch der Gesellschafter-Geschäftsführer, betriebliche Fahrzeuge zur Verfügung. Werden diese Fahrzeuge nur für berufliche Fahrten genutzt, müssen Sie hier keine steuerlichen Besonderheiten beachten. Meist werden Ihre Arbeitnehmer ein solches Fahrzeug aber auch zu privaten Zwecken nutzen, und Sie übernehmen dann diese Kosten. Spätestens dann sollten Sie an die Lohnsteuer denken. Was Sie bei der Überlassung von betrieblichen Fahrzeugen (meist bezeichnet als Dienst-, Firmenoder Geschäftswagen) beachten sollten, welche steuerlichen Folgen sich hieraus für Sie und Ihre Arbeitnehmer ergeben und wie Sie diese vermeiden können, finden Sie nachfolgend. Das sind die Themen: - Betriebsausgaben oder Werbungskosten - Fahrtenbuch-Methode oder 1 %-Regelung - Geldwerter Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte - Mitarbeiter beteiligt sich an Anschaffungskosten - Kfz-Nutzungsvertrag 1. Betriebsausgaben/ Werbungskosten 1.1 Das Fahrzeug gehört zum steuerlichen Betriebsvermögen Kosten für Fahrzeuge, die zum steuerlichen Betriebsvermögen gehören, sind Betriebsausgaben. In vielen Fällen werden diese Fahrzeuge, wenn es sich um Pkws handelt, sowohl vom Arbeitgeber selbst wie auch von den Arbeitnehmern genutzt. Doch gerade diese gemischte Nutzung eines Fahrzeugs ist immer wieder Grund für Reibereien zwischen dem Finanzamt und dem Steuerzahler, sei es als Arbeitgeber/Unternehmer oder als Arbeitnehmer. 1.2 Die private Nutzung Gleichgültig wer ein betriebliches Fahrzeug privat nutzt, der Wert der Nutzung schlägt sich auf das Einkommen und damit auf die Einkommen- oder Lohnsteuer nieder. 1.3 Beim Unternehmer wirkt sie Gewinn erhöhend Nutzen Sie selbst oder eine dritte, nicht bei Ihnen angestellte Person das Fahrzeug zu privaten Zwecken, wird der schon vorgenommene Betriebsausgabenabzug per Saldo wieder rückgängig gemacht. Die auf diese privaten Fahrten entfallenden anteiligen Kosten werden gewinnerhöhend zugerechnet. Dies kann zum einen durch einen pauschalen Ansatz, der so genannten 1 %-Regelung (vergleichbar mit der Arbeitnehmer-Regelung) geschehen, oder aber durch die konkreten, auf die privaten Fahrten entfallenden anteiligen Kosten nach einer genauen Methode entsprechend der Fahrleistung. 1.4 Beim Arbeitnehmer wirkt sie Lohn erhöhend Nutzt dagegen Ihr Arbeitnehmer ein von Ihnen gestelltes betriebliches Fahrzeug für private Zwecke, bleibt der Betriebsausgabenabzug bei Ihnen unverändert, auch wenn Sie die Kosten der privaten Fahrten tragen. Hier ändert sich nur am Arbeitslohn des Arbeitnehmers etwas. Die Überlassung des betrieblichen Fahrzeugs wird als geldwerter Vorteil in Form eines Sachbezugs dem Arbeitslohn hinzugerechnet.

2 Diese Regelung wird auch für die Fälle der Fahrzeugnutzung durch den GmbH-Geschäftsführer übernommen. Der Betriebsausgabenabzug bei der GmbH bleibt unverändert, während sich der Arbeitslohn beim Geschäftsführer entsprechend erhöht. 2. Berufliche Fahrten des Arbeitnehmers 2.1 Ihr Mitarbeiter macht die beruflichen Fahrten mit dem Privat-Pkw Sind Ihre Arbeitnehmer verpflichtet, auswärts tätig zu werden, müssen sie entweder ihr eigenes Fahrzeug oder öffentliche Verkehrsmittel nutzen oder Sie als Arbeitgeber stellen ihnen einen Dienstwagen zur Verfügung. Bei der Benutzung des arbeitnehmereigenen Fahrzeugs werden Sie meist verpflichtet sein, dem betreffenden Arbeitnehmer die entstandenen Kosten für diese Fahrten zu erstatten. Wie Ihre Mitarbeiter die tatsächlichen Kosten für ihr Fahrzeug ermitteln können, finden Sie in der Formulierungshilfe: Dienstwagen Fahrzeuggesamtkosten am Ende dieses Beitrags. Gleichgültig welchen Kilometersatz Sie Ihren Arbeitnehmern erstatten: Der erstattete Betrag bleibt bei Ihnen als Betriebsausgabe abzugsfähig. Sie können Ihren Arbeitnehmern auch einen über 0,30 /km oder dem tatsächlichen Kilometersatz liegenden Betrag erstatten. Allerdings wird der übersteigende Betrag beim Arbeitnehmer als Arbeitslohn gewertet und der Lohnsteuer unterworfen Erstattungsmöglichkeiten: Sie zahlen Pauschalbeträge... Sie können die beruflich gefahrenen Kilometer mit einem pauschalen Betrag erstatten. Dabei sollten Sie aber beachten, dass diese Erstattungen nur dann steuerfrei bleiben, wenn Sie den beim Arbeitnehmer als Werbungskosten abzugsfähigen Kilometersatz von 0,30 nicht überschreiten oder tatsächliche Kosten Sie haben aber auch die Möglichkeit, die auf die beruflichen Kilometer entfallenden anteiligen tatsächlichen Kosten zu ersetzen. Der Arbeitnehmer kann diese Fahrtkosten alternativ als Werbungskosten in seiner Steuererklärung geltend machen. Zur Erstattung der tatsächlichen Kosten ist allerdings erforderlich, dass der Arbeitnehmer Ihnen oder im Fall des Werbungskostenabzugs dem Finanzamt eine Einzelberechnung der tatsächlichen Kosten vorlegt. Sie müssen dann in Erstattungsfällen die Berechnung als Beleg zum Lohnkonto nehmen. 2.4 Die Alternative zur Erstattung von Kilometersätzen: Überlassen Sie ein Firmenfahrzeug Überlassen Sie Ihren Arbeitnehmern ein zum Betriebsvermögen gehörendes Fahrzeug, sind die auf dieses Fahrzeug entfallenden Kosten auf jeden Fall als Betriebsausgaben zum Abzug zugelassen. Daran ändert auch die Tatsache nichts, dass Ihr Mitarbeiter das Fahrzeug für private Zwecke mitbenutzt.

3 Die Korrektur der auf private Zwecke entfallenden anteiligen Kosten wird dann nicht bei Ihnen im Rahmen Ihrer Gewinnermittlung vorgenommen, sondern direkt bei demjenigen, der in den Genuss dieses Vorteils kommt, d.h. bei Ihrem Arbeitnehmer. Bei ihm gehört der Wert dieser privaten Mitbenutzung zum Arbeitslohn und unterliegt daher der Lohnsteuer, wenn er das Fahrzeug für die folgenden Fahrten benutzt: - Privatfahrten - Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte - Heimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung 3. Privatfahrten 3.1 So berechnen Sie die private Mitbenutzung korrekt Sobald Sie einem Arbeitnehmer ein Fahrzeug zur Nutzung überlassen, wird das Finanzamt auch eine private Mitbenutzung annehmen. Wollen Sie und Ihr Arbeitnehmer diese Annahme entkräften, sollte für das überlassene Fahrzeug ein Fahrtenbuch geführt werden. Die gleiche Annahme gilt natürlich bei dem betrieblichen Fahrzeug, das Sie als Arbeitgeber/Unternehmer selbst nutzen. Daher werden die Methoden für die Berechnung der privaten Fahrleistung auch in beiden Fällen vom Grundsatz her gleich vorgenommen. Entscheidend für den Ansatz eines geldwerten Vorteils ist für die Finanzverwaltung die objektive Betrachtungsweise. Subjektive Elemente spielen keine Rolle. Es kommt also nicht darauf an, - ob sich Ihr Arbeitnehmer ein billigeres Fahrzeug angeschafft hätte, wenn ihm nicht das Firmenfahrzeug überlassen worden wäre, - ob Ihr Arbeitnehmer aufgefordert wurde, einen Firmenwagen zu nutzen (z.b. als Autoverkäufer ein Fahrzeug mit teurer Sonderausstattung), obwohl er privat lieber einen Kleinwagen fahren würde. 3.2 Objektiver Maßstab Diese subjektiven Elemente lässt das Finanzamt bei der Bewertung des geldwerten Vorteils außen vor. Berücksichtigt wird lediglich die objektive Bereicherung. Und die richtet sich stets am tatsächlich benutzten Fahrzeug aus. 3.3 Wie berechnen Sie den Wert der privaten Fahrten? Durch das Jahressteuergesetz 1996 blieben von ursprünglich 4 Berechnungsmethoden nur noch 2 Alternativen übrig. Es sind dies: - Fahrtenbuchmethode und - 1 %-Regelung 3.4 An die einmal getroffene Wahl der Berechnungsmethode sind Sie gebunden!

4 Sie als Arbeitgeber können zwischen den beiden genannten Berechnungsmethoden wählen. Sie müssen sich also bei allen Fahrten entweder für die Ermittlung eines individuellen Kilometersatzes oder für die pauschale Wertermittlung mit 1 % pro Monat entscheiden. 3.5 Pauschalierung oder Einzelnachweis Bei der zu treffenden Wahl sollten Sie sich mit den betreffenden Arbeitnehmern, besonders wegen der steuerlichen Behandlung der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte abstimmen (Pauschalierungsmöglichkeit mit 15 % und Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung, gleichzeitig aber Verlust des Werbungskostenabzugs). Nach Auffassung der Finanzverwaltung dürfen Sie das einmal gewählte Verfahren bei demselben Fahrzeug im Lauf des Kalenderjahres nicht wechseln (R 31 Abs. 9 Nr. 3 Satz 1 der Lohnsteuer- Richtlinien 2002). Dadurch will die Verwaltung ausschließen, dass Sie für Monate mit hoher privater Nutzung die 1 %- Regelung anwenden, während Sie für den verbleibenden Zeitraum Einzelnachweise führen. Einen Wechsel des Verfahrens lässt das Finanzamt während des Kalenderjahres nur dann zu, wenn das Fahrzeug gewechselt wird. Nach Ablauf eines Kalenderjahres dürfen Sie dagegen problemlos von einer Berechnungsmethode zur anderen übergehen, wenn sich z.b. an Hand der Aufzeichnungen im Fahrtenbuch herausstellt, dass der individuelle Kilometersatz günstiger ist als die 1%-Regelung. Führen Sie nach Ablauf des Kalenderjahres keinen Wechsel der Berechnungsmethode durch, kann der Arbeitnehmer trotzdem einen Wechsel bei seiner persönlichen Veranlagung zur Einkommensteuer beantragen. Denn bei der Veranlagung ist er nicht mehr an das für die Berechnung der Lohnsteuer gewählte Verfahren gebunden. Die Wahl der Ermittlungsmethode kann allerdings für jedes privat genutzte Fahrzeug gesondert gewählt werden. Es ist also möglich, dass wenn z.b. 3 Fahrzeuge privat genutzt werden, für 2 Fahrzeuge die Fahrtenbuchmethode und für das 3. Fahrzeug die 1 %-Regelung angewendet wird (BFH, Urteil vom , III R 2/00 zur Nutzung betrieblicher Fahrzeuge durch den Unternehmer selbst). 3.6 Private Nutzung eines Fahrzeugs durch den Unternehmer Nutzen Sie als Arbeitgeber/Unternehmer ein zum Betriebsvermögen gehörendes Fahrzeug auch zu privaten Zwecken, müssen Sie sich erst nach Ablauf des Kalenderjahres für eine Berechnungsart des privaten Anteils entscheiden, wenn die Voraussetzungen für beide Methoden vorliegen (Gesamtkostenermittlung und Fahrtenbuch). Im Rahmen einer Vergleichsberechnung können Sie dann den für Sie günstigeren Wert als privaten Anteil ansetzen. Die vergleichbare Möglichkeit gibt es für Arbeitnehmer. Auch er kann sich hier für eine andere Methode entscheiden und wird dies auch tun, sofern dies für ihn steuerlich günstiger ist. Er muss dann allerdings dem für ihn zuständigen Wohnsitzfinanzamt eine Bescheinigung vorlegen, aus der sich ergibt, nach welcher Methode und mit welchen Beträgen die private Fahrzeugnutzung des Dienstwagens angesetzt wurde. Gleichzeitig muss er eine Berechnung vorlegen, aus der sich die abweichenden Beträge ergeben. 4. Berechnung nach Fahrtenbuchmethode 4.1 Alle Kosten müssen gesondert aufgezeichnet werden

5 Wählen Sie und Ihr Arbeitnehmer die Fahrtenbuchmethode, müssen Sie besondere Aufzeichnungspflichten beachten. Zum einen müssen die auf den überlassenen Pkw entfallenden Kosten gesondert aufgezeichnet werden. Befindet sich nur ein Fahrzeug im Betriebsvermögen, führt dies kaum zu Problemen. Erst wenn mehrere Fahrzeuge vorhanden sind, ist Ihre besondere Aufmerksamkeit gefordert. 4.2 Daneben müssen Sie auch alle Fahrten aufzeichnen Zusätzlich hierzu müssen Aufzeichnungen über die Fahrten des Fahrzeugs in Form eines Fahrtenbuchs vorliegen. Neben den beruflich und privat gefahrenen Kilometern müssen sich aus dem Fahrtenbuch auch die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und die Familienheimfahrten bei einer doppelten Haushaltsführung ergeben. Im Gegensatz zu sonstigen Regelungen, wonach vielfach genaue Aufzeichnungen nur über einen repräsentativen Zeitraum genügen, ist dies bei der Fahrtenbuchmethode nicht der Fall. Die so ermittelten Verhältnisse so lange zu Grunde zu legen, bis sich die Verhältnisse entscheidend verändern, ist nicht möglich. Sie müssen hier die Aufzeichnungen immer führen. 4.3 Anforderungen an das Fahrtenbuch Die Finanzverwaltung erwartet bei der Führung eines Fahrtenbuchs ganz bestimmte Angaben. Sie müssen zudem laufend und zeitnah geführt werden. Die folgenden Angaben muss das Fahrtenbuch enthalten: - Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder beruflichen Fahrt, gleichgültig ob Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit oder Fahrtätigkeit, - Reiseziel, - Reisezweck, - aufgesuchte Geschäftspartner und - mögliche Umwege mit Reiseroute. 4.4 Der berufliche Anlass für die Fahrt ist offensichtlich Das Finanzamt verzichtet dann auf einzelne konkrete Angaben, wenn der berufliche Grund ganz deutlich ist. So gelten z.b. für die folgenden Berufe Aufzeichnungserleichterungen: Handelsvertreter, Kurierdienstfahrer, Automatenlieferanten und andere Arbeitnehmer, die beruflich ständig große Strecken mit unterschiedlichen Zielen zurücklegen. Diese Personen müssen Angaben zu den Entfernungen nur machen, wenn sich größere Differenzen zwischen den tatsächlich gefahrenen Kilometern und der direkten Entfernung ergeben. Bei Taxifahrern genügt die Angabe "Fahrten im Pflichtfahrgebiet" und der Tagesanfangs- und Tagesendkilometerstand. Fahrten außerhalb dieses Gebiets sind wie üblich aufzuzeichnen. Bei Fahrlehrern genügt die Angabe "Lehr- oder Fahrschulfahrt". Bei sicherheitsgefährdeten Personen kann wegen oft wechselnder Fahrstrecken und daraus folgenden unterschiedlichen Kilometerzahlen ebenfalls auf die Angabe der Reiseroute verzichtet werden.

6 4.5 Aufzeichnungen im Fahrtenbuch bei den privaten Fahrten Bei den privaten Fahrten können Aufzeichnungen über Reiseziel und Reisezweck entfallen. Die Kilometerangabe und ein Vermerk "Privatfahrt" genügen. Bei den Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und den Fahrten anlässlich einer doppelten Haushaltsführung sind Angaben über die gefahrenen Kilometer und ein entsprechender Vermerk ausreichend. 4.6 Auch ein elektronisches Fahrtenbuch wird vom Finanzamt anerkannt Ergeben sich aus einem elektronischen Fahrtenbuch oder einem Fahrtenschreiber die gleichen Angaben, erkennt das Finanzamt auch diese Aufzeichnungen an. Ein handschriftlich gefertigtes Fahrtenbuch ist dann nicht mehr nötig. 4.7 Die Gesamtkosten müssen exakt ermittelt werden Wollen Sie zur Ermittlung des geldwerten Vorteils die Fahrtenbuchmethode anwenden, müssen Sie auf jeden Fall die Kosten, die auf das entsprechende Fahrzeug entfallen, genau berechnen. Schätzungen, z.b. an Hand der ADAC-Kostentabelle, sind nicht zulässig. Zu den Gesamtkosten zählen die tatsächlichen Kosten zuzüglich der Umsatzsteuer. Das bedeutet für Ihre Buchhaltung zusätzlichen Aufwand, denn neben den verbuchten Kosten (meist werden ja die Nettobeträge erfasst) ist die darauf entfallende Umsatzsteuer noch zu berücksichtigen. Auch bei der Berechnung der Abschreibung müssen Sie vom Kaufpreis zuzüglich Umsatzsteuer ausgehen. Ungenaue Ermittlungen oder die Schätzung von Kosten, die zu einer Beanstandung durch das Finanzamt führen (meist im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung), gehen zu Ihren oder zu Lasten Ihres Arbeitnehmers. Die Folge ist dann meist der Ansatz der pauschalen 1 %-Regelung. 4.8 Wichtig bei der Gesamtkostenberechnung ist die Abschreibung Nicht nur der Kaufpreis allein, sondern auch Nebenkosten wie Überführungskosten, Zulassungsgebühren, Kosten für Kennzeichen sowie Aufwendungen für Sonderausstattung und Autoradio gehören zur Bemessungsgrundlage der Abschreibung. Der tatsächlich gezahlte Kaufpreis ist auch dann maßgebend, wenn das Fahrzeug unter Abzug eines Rabatts erworben wurde oder es sich um ein gebrauchtes Fahrzeug handelt. 4.9 Abschreibung für Abnutzung Von der Finanzverwaltung wird bei einer üblichen Fahrleistung von einer Nutzungsdauer von 6 Jahren ausgegangen. Dies gilt für Neufahrzeuge, die seit angeschafft wurden. Wie die Gesamtkosten eines Fahrzeugs ermittelt werden können, finden Sie in der Praxis- Formulierungshilfe am Ende dieses Beitrags Welche Nutzungsdauer gilt bei Gebrauchtfahrzeugen? Bei einem gebrauchten Fahrzeug müssen Sie die Restnutzungsdauer schätzen. Berücksichtigen müssen Sie dabei das Alter und den Zustand des Fahrzeugs. Ein wichtiges Indiz für die Nutzungsdauer kann natürlich der Kaufpreis des Gebrauchtwagens im Verhältnis zum Neupreis sein.

7 Die Finanzverwaltung lässt zu, dass die Restnutzungsdauer so geschätzt wird, dass der jährliche Abschreibungsbetrag einem Ansatz von 1/6 gegenüber 1/5 (Nutzungsdauer 5 Jahre) bei Anschaffungen bis des Neuwerts nahe kommt. Dieser Betrag darf aber nicht überschritten werden. Meist ist der Betrag in der Gesamtkostenberechnung anzusetzen, den Sie in Ihrer Gewinnermittlung verbucht haben Besonderheit: Leasingfahrzeuge An Stelle des Abschreibungsbetrags tritt bei Leasingfahrzeugen die jährliche Leasingrate. Die geleistete Leasingsonderzahlung kann im Jahr der Zahlung in vollem Umfang abgezogen werden Bitte kein "2-Vertrags-Modell" Um die Versteuerung eines geldwerten Vorteils zu vermeiden, wurden und werden immer noch für ein und dasselbe Fahrzeug 2 Verträge abgeschlossen: - 1 Vertrag mit dem Arbeitgeber für den betrieblichen Nutzungsteil und - 1 Vertrag mit dem Arbeitnehmer wegen der privaten Nutzung. Solche vertraglichen Vereinbarungen werden vom Finanzamt nicht anerkannt. Begründet wird dies mit der wirtschaftlichen Betrachtungsweise, wonach der Arbeitgeber das Fahrzeug least und es seinem Arbeitnehmer anschließend auch für private Fahrten überlässt. Der geldwerte Vorteil ist in solchen Fällen trotzdem zu versteuern. Beispiel: Ein Arbeitnehmer erhält von seinem Arbeitgeber einen Dienstwagen zur Verfügung gestellt. Er nutzt ihn dann sowohl für betriebliche wie auch für private Fahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Die Anschaffungskosten des Fahrzeugs im Jahr 2002 betragen (Nettobetrag, ohne Umsatzsteuer). Die laufenden Fahrzeugkosten werden entsprechend der Praxis-Formulierungshilfe (am Ende dieses Beitrags oder nach den beim Arbeitgeber gebuchten Kosten) mit (Nettobetrag, ohne Umsatzsteuer) in Ansatz gebracht. Hinzu kommen noch für Versicherungen und Steuern (hierin ist keine Umsatzsteuer enthalten). Die Fahrleistung für das Jahr 2002 betrug km, wovon auf Privatfahrten km und auf Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte km (einfache Entfernung 5 km) entfallen km werden aus rein beruflichen Gründen gefahren. Der geldwerte Vorteil berechnet sich wie folgt: laufende Kosten zzgl. 16 % Umsatzsteuer laufende Kosten ohne Umsatzsteuer Abschreibung 16,66 % aus ( zzgl. Umsatzsteuer)

8 Gesamtkosten D.h. bei einer Gesamtfahrleistung von km ergäbe dies einen Kilometersatz von insgesamt 0, Der geldwerte Vorteil wäre mit 5 770,60 anzusetzen ( km km = km x 0,473 /km) Zusätzlicher geldwerter Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte Bei den bei der Fahrtenbuchmethode zu führenden Aufzeichnungen müssen die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und die Familienheimfahrten bei einer doppelten Haushaltsführung gesondert ausgewiesen sein. Dabei genügen Kilometerangaben und ein Vermerk, dass es sich um Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte handelt Entfernungspauschale pro km Ihr Arbeitnehmer erhält für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte/Betriebsstätte derzeit 0,36 für die ersten 10 km und ab dem 11. Entfernungskilometer 0,40. Dies gilt sowohl für Arbeitnehmer wie auch für Unternehmer. Überlassen Sie daher Ihrem Arbeitnehmer ein Fahrzeug unentgeltlich auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, muss er sich diesen zusätzlichen Sachbezug anrechnen lassen Werbungskostenabzug Im Gegenzug dafür hat dieser Arbeitnehmer in seiner persönlichen Einkommensteuererklärung die Möglichkeit, die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte als Werbungskosten geltend zu machen. Sie können aber die darauf entfallende Lohnsteuer mit 15 % für den Betrag pauschalieren, den Ihr Arbeitnehmer in seiner persönlichen Steuererklärung als Werbungskosten für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte geltend machen könnte. Wird die Pauschalierung der Lohnsteuer gewählt, ist ein Werbungskostenabzug beim Arbeitnehmer insoweit ausgeschlossen. Nur soweit der Betrag des pauschal versteuerten geldwerten Vorteils für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte den Werbungskostenbetrag nicht erreicht, kann der Differenzbetrag noch als Werbungskosten geltend gemacht werden. Dies dürfte aber bei der Fahrtenbuchmethode kaum vorkommen, da die tatsächlichen Kosten meist höher sind als der Werbungskostenbetrag. Beispiel: Ausgehend vom vorigen Beispiel könnte der Arbeitnehmer für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte folgenden Betrag als Werbungskosten geltend machen: 220 Tage x 5 km x 0,36 = 396

9 Bis zu diesem Betrag darf die Pauschalierung der Lohnsteuer vorgenommen werden. Als geldwerter Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte wurde angesetzt: 220 Tage x 10 km x 0,473 /km = 1 040,60 Der übersteigende Betrag von 645 (1 040, ) ist nach den allgemeinen Vorschriften entsprechend den Merkmalen auf der Lohnsteuerkarte des jeweiligen Arbeitnehmers zu versteuern. 5. Berechnung nach der 1 %-Regelung 5.1 Bei der pauschalen Ermittlung des geldwerten Vorteils ist die tatsächliche Nutzung unwichtig Statt der genauen Fahrtenbuchmethode können Sie den geldwerten Vorteil aus der privaten Mitbenutzung eines Dienstwagens auch nach einer pauschalen Ermittlung vornehmen. Der Vorteil liegt darin, dass - Ihr Arbeitnehmer kein Fahrtenbuch führen muss und - die Kosten für das Fahrzeug, unabhängig wie viele Fahrzeuge sich im Betriebsvermögen befinden, nicht gesondert festgehalten werden müssen. Der Nachteil liegt darin, dass der pauschale Betrag immer angesetzt wird, gleichgültig wie hoch die tatsächliche private Fahrzeugnutzung durch den Arbeitnehmer ist. 5.2 Bemessungsgrundlage: Brutto-Listenpreis bei Erstzulassung Ganz gleich, ob Sie das Fahrzeug als Neufahrzeug oder gebraucht erworben haben oder ob es sich um ein Leasingfahrzeug handelt, maßgebend ist immer der inländische Brutto-Neupreis. Der inländische Listenpreis ist entscheidend. Der von Ihnen tatsächlich gezahlte Preis ist ohne Bedeutung. Gewährte Preisnachlässe bleiben folglich unberücksichtigt. Entscheidend ist die im Inland maßgebende unverbindliche Preisempfehlung einschließlich Sonderausstattungen und Umsatzsteuer. Autotelefon (gesonderter privater Anteil) und Diebstahlsicherung (da meist im Interesse des Arbeitgebers) sowie Überführungskosten und Zulassungsgebühr (gehören beide nicht zum Listenpreis) bleiben außer Ansatz. Der inländische Listenpreis gilt auch für re-importierte Fahrzeuge. Dieser Preis wird dann auf volle 100 nach unten abgerundet. Beispiel: Der Arbeitgeber erwirbt im Juni 2002 einen 2 Jahre alten gebrauchten Pkw zum Preis von zzgl Umsatzsteuer. Bei Erstzulassung im Jahr 1999 betrug der Listenpreis zzgl Umsatzsteuer. Der geldwerte Vorteil ist mit monatlich 333 anzusetzen (1 % aus ). 5.3 Geldwerte Vorteile immer nur für volle Kalendermonate

10 Überlassen Sie einem Arbeitnehmer einen Dienstwagen, beginnt dies meist nicht zum Ersten eines Monats. Außerdem ist für den Ansatz des privaten Nutzungswerts allein entscheidend, dass das Fahrzeug dem Arbeitnehmer im betreffenden Monat nur "zur Verfügung steht". Dass es tatsächlich auch privat genutzt wird, ist nicht Voraussetzung. Der 1 %-Betrag wird also weder bei Beginn, noch bei Ende der Überlassung im Lauf eines Monats auf Tage aufgeteilt. 5.4 Nachweislich keine private Nutzung: Kein Abzug Von einem Ansatz des geldwerten Vorteils kann also nur für volle Monate abgesehen werden, wenn Ihr Arbeitnehmer das Fahrzeug auch nachweislich gar nicht nutzen kann. Allein die über einen vollen Monat dauernde Erkrankung oder Urlaub des Arbeitnehmers, aber auch berufliche Abwesenheit genügen nicht. Für derartige Zeiten fällt nur der Ansatz des privaten Anteils für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte weg, denn diese fallen nachweislich z.b. bei Krankheit nicht an. Der Nachweis, dass das Fahrzeug nicht privat benutzt wurde kann z.b. durch Abstellen des Fahrzeugs auf dem Betriebsgelände und Abgabe des Schlüssels geführt werden. Halten Sie solche Vereinbarungen oder Vorgänge möglichst schriftlich fest und bewahren Sie diese Unterlagen als Beleg zum Lohnkonto auf. Auch andere Kürzungen des so angesetzten privaten Nutzungsanteils lässt die Finanzverwaltung nicht zu. Das gilt selbst dann, wenn - der Arbeitnehmer noch ein privates Fahrzeug besitzt, - der Arbeitnehmer die Benzinkosten (zum Teil) selbst trägt, - der Arbeitnehmer den Dienstwagen auf eigene Kosten oder in der eigenen Garage unterstellt, - der Dienstwagen mit Ihrer Firmenwerbung beschriftet ist. 5.5 Ausnahmen vom Ansatz des pauschalen Nutzungswerts Die pauschalen Monatsbeträge sowohl für Privatfahrten mit 1 % wie auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit 0,03 % müssen Sie dann nicht ansetzen, wenn Sie Ihrem Arbeitnehmer den Dienstwagen nur aus besonderem Anlass oder zu einem besonderen Zweck gelegentlich überlassen. 5.6 Nur aus besonderem Anlass oder zu einem besonderen Zweck Von gelegentlich wird dann ausgegangen, wenn das Fahrzeug im Monat an nicht mehr als 5 Kalendertagen überlassen wird. Der Ansatz des geldwerten Vorteils wird dann einheitlich mit 0,001 % des Bruttolistenpreises für jeden Fahrtkilometer (= Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) vorgenommen. 5.7 Nur von Fall zu Fall Überlassen Sie das betriebliche Fahrzeug nur von Fall zu Fall, müssen Sie die privat gefahrenen Kilometer mit 0,001 % des Bruttolistenpreises ansetzen und zum Nachweis der Fahrstrecke die Kilometerstände festhalten. Die 0,001 %-Regelung gilt aber nicht, wenn Sie das Fahrzeug ständig zur Nutzung überlassen, der Arbeitnehmer es aber tatsächlich nur an einigen Tagen auch privat nutzt. Hier ist dann wieder der volle Monatsbetrag zu versteuern.

11 5.8 Ihr Arbeitnehmer hat die Auswahl zwischen verschiedenen betrieblichen Fahrzeugen Stellen Sie Ihren Arbeitnehmern nicht nur einen Dienstwagen zur Verfügung, sondern können sie zwischen verschiedenen Firmenfahrzeugen wählen, fallen auch private Fahrten mit verschiedenen Fahrzeugen an. Die pauschale 1 %-Regelung wird dann bei dem Fahrzeug angewendet, mit dem der Arbeitnehmer überwiegend fährt. Dies bedeutet wiederum für Sie und Ihren Arbeitnehmer, dass Aufzeichnungen zu führen sind, die Sie dann später zum Nachweis als Beleg zum Lohnkonto aufbewahren müssen. Die überwiegende Nutzung bezieht sich dabei nicht nur auf das Kalenderjahr, sondern gilt auch bei einem Fahrzeugwechsel innerhalb eines Kalendermonats. Lässt sich die Nutzung des Fahrzeugs tageweise genau nachvollziehen, muss das Finanzamt dies so akzeptieren. Beispiel: Ein Arbeitnehmer nutzt in der Zeit vom 1. bis ein Fahrzeug mit einem Listenpreis von , vom 11. bis ein Fahrzeug zu und den Rest des Monats eines zum Preis von Der private Nutzungsanteil kann im Monat August mit 203 (1 % aus ) angesetzt werden. 5.9 Der Arbeitnehmer nutzt verschiedene Firmenfahrzeuge Kann Ihr Arbeitnehmer allerdings gleichzeitig mehrere Fahrzeuge nutzen, ist der private Nutzungswert mit 1 % für alle ihm zur Verfügung stehenden Fahrzeuge anzusetzen. Keine Rolle spielt dabei, dass der betreffende Arbeitnehmer z.b. noch ein Privatfahrzeug besitzt. Die Dienstwagenbesteuerung führt daher sowohl bei Arbeitnehmern wie auch bei Arbeitgebern/Unternehmern zu denselben Wertansätzen. Nur wenn in den Fällen der gleichzeitigen Nutzungsmöglichkeit mehrerer Fahrzeuge die private Nutzung verschiedener Firmenwagen so gut wie ausgeschlossen ist, z.b. Ehegatte oder Kinder haben keinen Führerschein, kann die 1 %-Regelung nur für ein Fahrzeug angewendet werden. Sie gilt dann für das Fahrzeug, das überwiegend privat genutzt wird. Entsprechendes gilt für den geldwerten Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Auch hier kann Ihr Arbeitnehmer nur ein Fahrzeug nutzen. Abgestellt wird dann monatlich auf das Fahrzeug, das überwiegend für diese Fahrten genutzt wird % pro Monat geldwerter Vorteil gilt für alle privaten Fahrten Wenden Sie die 1 %-Regelung an, sind mit diesem Ansatz alle privaten Fahrten des Arbeitnehmers abgegolten. Dazu gehören private Einkaufs- und Besuchsfahrten, sonstige Freizeitfahrten, ja sogar die Urlaubsfahrt. Zudem sind auch die Mittagsheimfahrten des Arbeitnehmers eingeschlossen, die dieser bekanntermaßen nicht als Werbungskosten bei den Einkünften aus nichtselbstständiger Tätigkeit geltend machen kann Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist ein zusätzlicher Nutzungswert zu versteuern Nicht abgegolten sind mit dieser 1 %-Regelung allerdings die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Für diese Fahrten ist ein zusätzlicher geldwerter Vorteil zu versteuern.

12 5.12 Ihr Arbeitnehmer zahlt für die Privatnutzung des Dienstwagens Bezahlt Ihr Arbeitnehmer für die private Mitbenutzung Ihres Fahrzeugs, werden diese Zahlungen grundsätzlich gleich behandelt unabhängig davon, ob der geldwerte Vorteil nach der Fahrtenbuchmethode oder nach der 1 %-Regelung ermittelt wird. Laufende Zahlungen Ihres Arbeitnehmers werden sowohl bei der Fahrtenbuchmethode wie auch bei der 1 %-Regelung immer in vollem Umfang auf den geldwerten Vorteil angerechnet. Es spielt dabei keine Rolle, ob Ihr Arbeitnehmer pauschale Beträge zahlt oder Sie mit ihm nach den jeweils gefahrenen Kilometern abrechnen Wenn sich Ihr Mitarbeiter an den Anschaffungskosten beteiligt Leistet Ihr Arbeitnehmer nicht für die private Fahrleistung eine Zuzahlung, sondern beteiligt er sich an den Anschaffungskosten des Fahrzeugs, werden auch diese Beträge auf den geldwerten Vorteil angerechnet. Die Anrechnung wird im Jahr der Zahlung durch Ihren Arbeitnehmer vorgenommen. Aus welchem Grund der Arbeitnehmer die Zuzahlung vornimmt, ist ohne Bedeutung. Ob er von Ihnen dazu verpflichtet wird, ob er sie freiwillig leistet oder ob der Arbeitnehmer für sich eine Sonderausstattung des Fahrzeugs wünscht, ist für die Verrechnung ohne Belang. Sie sollten darauf achten, dass die Zuzahlung des Arbeitnehmers den geldwerten Vorteil im Kalenderjahr nicht überschreitet, denn eine Übertragung des Restbetrags auf das folgende Jahr ist unzulässig. Vermeiden können Sie dies, indem der Zuzahlungsbetrag z.b. auf 2 Jahre ("Ratenzahlung") verteilt wird. Beispiel: Der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs beträgt Der Arbeitnehmer beteiligt sich freiwillig mit an den Anschaffungskosten. Der geldwerte Vorteil für das ganze Kalenderjahr beträgt unter Berücksichtigung der Gesamtkosten und der privaten Fahrleistung In dem betreffenden Kalenderjahr hat der Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil von 500 zu versteuern. Der Zuzahlungsbetrag muss nicht immer auf den geldwerten Vorteil für das neu angeschaffte Fahrzeug angerechnet werden, sondern kann auch auf den Wert für ein Altfahrzeug angerechnet werden, wenn im Lauf eines Jahres ein Fahrzeugwechsel vorgenommen wird. Beispiel: Der Arbeitnehmer nutzt seit Jahren ein Fahrzeug der Marke A. So auch bis Mitte Danach wird ein neues Fahrzeug angeschafft und der Arbeitnehmer beteiligt sich mit einer Zuzahlung von an den Anschaffungskosten. Für beide Fahrzeuge wird der geldwerte Vorteil nach der Fahrtenbuchmethode berechnet. Der geldwerte Vorteil im 1. Halbjahr beträgt für das Altfahrzeug und für das Neufahrzeug im 2. Halbjahr 4 000, insgesamt also Die Zuzahlung von kann in vollem Umfang angerechnet werden, so dass im Kalenderjahr 2002 der steuerpflichtige geldwerte Vorteil 500 beträgt.

13 5.14 Besonderheit bei der Fahrtenbuchmethode Zuzahlungen zu den Anschaffungskosten können bei der Fahrtenbuchmethode nur angerechnet werden, wenn die Bemessungsgrundlage für die Abschreibung nicht durch die Zuzahlung gemindert wird (Abschnitt 31 Abs. 9 Nr. 4 Satz 3 LStR 2002). Beispiel 1: Der Arbeitnehmer nutzt einen Dienstwagen mit einem Bruttolistenpreis von Der geldwerte Vorteil aus der privaten Nutzung wird mit der 1 %-Regelung vorgenommen und beträgt daher Alternative: Er leistet im Monat August eine pauschale Zuzahlung von 100. Der geldwerte Vorteil beträgt daher nur noch Alternative: Er fährt im Monat August 500 km privat und leistet pro Kilometer eine Zuzahlung von 0,20, insgesamt also 100. Der geldwerte Vorteil ist nur noch mit 161 der Lohnsteuer zu unterwerfen. Beispiel 2: Wie oben, nur dass der Arbeitnehmer den Dienstwagen auch noch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzt. Die einfache Entfernung beträgt 20 km. Der Arbeitnehmer leistet hierfür eine Zuzahlung von 0,15 pro gefahrenem Kilometer. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte berechnet sich der geldwerte Vorteil wie folgt: x 0,03 % x 20 Tage = Zuzahlung (20 km x 2 x 0,15 /km x 20 Tage) aus Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte verbleibt ein geldwerter Vorteil von 156,60 120,00 36, Pauschal oder pro km Der gleiche geldwerte Vorteil ergibt sich, wenn es sich bei dem Betrag von 120 nicht um eine kilometerbezogene Zahlung handelt, sondern um einen pauschal mit dem Arbeitgeber vereinbarten Betrag. Bei der Zuzahlung Ihres Arbeitnehmers muss es sich um Geldleistungen an Sie handeln. Eine Verrechnung von Garagenmieten oder Tankrechnungen, die der Arbeitnehmer selbst getragen hat, wird von der Finanzverwaltung nicht als Zuzahlung akzeptiert. 6. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte 6.1 Der zusätzliche geldwerte Vorteil muss versteuert werden!

14 Stellen Sie Ihrem Arbeitnehmer einen Dienstwagen zur Verfügung und darf dieser auch für private Fahrten genutzt werden, wird der Arbeitnehmer das Fahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzen. Sie sollten dann daran denken, dass der geldwerte Vorteil hierfür bei der 1 %-Regelung nicht mit diesem so ermittelten Betrag abgegolten ist, sondern ein zusätzlicher Betrag der Lohnsteuer zu unterwerfen ist. Bei der Fahrtenbuchmethode müssen diese Kilometer ohnehin schon in der privaten Fahrleistung und den so aufgezeichneten Fahrten enthalten sein. 6.2 Bemessungsgrundlage ist auch hier der Brutto-Listenpreis Wie bei der 1 %-Regelung gilt als Bemessungsgrundlage der auf 100 nach unten abgerundete Listenpreis im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Umsatzsteuer. Für jeden Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte müssen Sie dann davon einen Betrag von 0,03 % pro Monat als geldwerten Vorteil ansetzen. Abgegolten sind damit die Hin- und Rückfahrt. Beispiel: Der Arbeitnehmer nutzt einen Dienstwagen (Brutto-Listenpreis ) auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Die einfache Entfernung beträgt 25 km. Der geldwerte Vorteil nur für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte wird wie folgt berechnet: Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte x 0,03 % x 25 km x 12 Monate = als Werbungskosten können geltend gemacht werden 0,36 x 10 km x 220 Tage = 0,40 x 15 km x 220 Tage = abziehbare Entfernungspauschale Der Werbungskostenabzug bleibt also für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte erhalten, und zwar unabhängig davon, ob der versteuerte geldwerte Vorteil für diese Fahrten niedriger ist als der Werbungskostenbetrag oder nicht. Weisen Sie Ihren Arbeitnehmer darauf hin, dass er in seiner persönlichen Steuererklärung die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte auch dann als Werbungskosten geltend machen kann, wenn ihm aus der Nutzung des Dienstwagens für solche Fahrten ein geldwerter Vorteil versteuert worden ist. Eine Verrechnung des geldwerten Vorteils mit dem Werbungskostenabzug beim Arbeitnehmer ist

15 nicht möglich. Da der geldwerte Vorteil für diese Fahrten laufend monatlich versteuert wird, sollten Sie Ihren Arbeitnehmer darauf hinweisen, dass er die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte als Werbungskosten (Freibetrag) in seine Lohnsteuerkarte eintragen lassen kann. Das, was dann monatlich mehr an Lohnsteuer für den geldwerten Vorteil einbehalten wird, wird durch den Freibetrag sofort wieder um den möglichen Werbungskostenabzug gemindert. 6.3 Der Monatsbetrag ist grundsätzlich in voller Höhe anzusetzen Wie bei der 1 %-Regelung für die privaten Fahrten müssen Sie auch beim geldwerten Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte grundsätzlich den vollen Monat berücksichtigen. Steht dem Arbeitnehmer das Fahrzeug einen ganzen Kalendermonat nicht zur Verfügung, z.b. weil er krank, in Urlaub oder ins Ausland abgeordnet ist, müssen Sie keinen Monatsbetrag ansetzen. Ob Sie auch um weniger als einen Monat kürzen dürfen (z.b. um mehrere oder auch nur einen Krankheitstag), ist nicht geregelt und wird von den Finanzämtern unterschiedlich behandelt. 6.4 Der zusätzliche geldwerte Vorteil kann pauschal versteuert werden Wie auch bei der Berechnung des geldwerten Vorteils nach der Fahrtenbuchmethode, haben Sie auch bei der pauschalen 0,03 %-Regelung die Möglichkeit, die Lohnsteuer für den geldwerten Vorteil aus Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte pauschal mit 15 % zu versteuern. Bei der pauschalen Versteuerung der Fahrzeugüberlassung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte können Sie von monatlich 15 Tagen ausgehen (Abschnitt 127 Abs. 5 Nr. 1 b LStR 2002). Auch hier beschränkt sich die Pauschalierung auf den Betrag, den der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen könnte. Beispiel: Der Arbeitnehmer nutzt einen Dienstwagen (Brutto-Listenpreis ) auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Die einfache Entfernung beträgt 25 km. Der geldwerte Vorteil nur für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte wird monatlich wie folgt berechnet: Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte x 0,03 % x 25 km können als Werbungskosten geltend gemacht werden. Damit ist auch nur insoweit eine Pauschalierung der Lohnsteuer möglich. 0,36 x 10 km x 15 Tage = 0,40 x 15 km x 15 Tage = 152,

16 abziehbare Entfernungspauschale 144 Als laufender Arbeitslohn müssen damit noch monatlich versteuert werden. 8,25 Je niedriger also der Brutto-Listenpreis des Fahrzeugs ist, desto niedriger ist auch der als laufender Arbeitslohn zu versteuernde verbleibende Anteil für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Bis zu einem Brutto-Listenpreis von ist die Entfernungspauschale im genannten Beispiel höher als der zu versteuernde geldwerte Vorteil. Bei Entfernungen bis 10 km gilt dies für Bruttolistenpreise bis Haben Sie die Lohnsteuer-Pauschalierung gewählt, ist ein Werbungskostenabzug in der Einkommensteuererklärung Ihres Arbeitnehmers ausgeschlossen. Bleibt dagegen der pauschal versteuerte Betrag für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte unter dem als Werbungskosten abziehbaren Betrag, kann der übersteigende Betrag als Werbungskosten abgezogen werden. 6.5 Bei behinderten Arbeitnehmern ist die Pauschalierung in voller Höhe möglich Beschäftigen Sie behinderte Arbeitnehmer und stellen Sie diesen auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte einen Dienstwagen zur Verfügung, können Sie den Wert dieser Fahrten in vollem Umfang mit 15 % der pauschalen Lohnsteuer unterwerfen. Da behinderte Arbeitnehmer nicht nur die Entfernungspauschale von 0,36 oder 0,40 je Entfernungskilometer als Werbungskosten geltend machen können, sondern die tatsächlichen Kosten (hilfsweise die für Dienstreisen geltenden Beträge von 0,30 je gefahrenem Kilometer), können Sie bei der Überlassung eines Dienstwagens in jedem Fall den gesamten Betrag pauschal versteuern (R 127 Abs. 5 Nr. 1 a LStR 2002). Dieser Betrag stellt dann auch keinen beitragspflichtigen Arbeitslohn dar. 6.6 Ihr Arbeitnehmer nutzt für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte verschiedene Fahrzeuge Bei der Berechnung des privaten Nutzungsanteils für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist das Fahrzeug zu berücksichtigen, das von Ihrem Arbeitnehmer überwiegend genutzt wird. Gleiches gilt auch dann, wenn die Fahrzeuge im Lauf des Monats gewechselt werden. 6.7 Anders als bei Privatfahrten Ein Unterschied besteht allerdings im Vergleich zu den reinen Privatfahrten, wenn Ihrem Arbeitnehmer gleichzeitig mehrere Fahrzeuge zur Verfügung stehen: Der Nutzungswert für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist beim Arbeitnehmer insgesamt nur 1-mal anzusetzen. Und zwar der für das Fahrzeug, das überwiegend genutzt wird.

17 6.8 Ihr Arbeitnehmer hat verschiedene Wohnungen oder... Fährt Ihr Arbeitnehmer morgens mit dem Dienstwagen immer wieder von verschiedenen Wohnungen zum Betrieb oder von einer Wohnung zu verschiedenen Arbeitsstätten, ohne dass eine Einsatzwechseltätigkeit vorliegt, müssen Sie wie folgt verfahren: Die Fahrt von oder zu der näher gelegenen Wohnung ist ganz normal mit 0,03 % zu berechnen. Bei Fahrten von oder zu der entfernt gelegenen Wohnung oder zur weiter entfernt liegenden Arbeitsstätte müssen Sie einen zusätzlichen privaten Nutzungswert mit 0,002 % des Brutto- Listenpreises als geldwerten Vorteil ansetzen. Das gilt für jeden Kilometer, der die Entfernung zur näher gelegenen Wohnung übersteigt. Beispiel: Der Arbeitnehmer hat eine Hauptwohnung in einer Entfernung von 60 km von der Arbeitsstätte. Die Zweitwohnung liegt dagegen nur 20 km entfernt. Der Brutto-Listenpreis beträgt Im Monat Mai 2002 fährt er an 10 Arbeitstagen von der weiter entfernt liegenden Wohnung zur Arbeitsstätte. Für den Monat Mai 2002 berechnet sich der geldwerte Vorteil aus den Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte wie folgt: Nach der allgemeinen 0,03 %-Regelung 0,03 % x x 20 km = 121,80 Erhöhung für die weiter entfernt liegende Wohnung 0,002 % x x 40 km (60 km - 20 km) x 10 Tage = geldwerter Vorteil 162,40 284, Ihr Arbeitnehmer benutzt auch öffentliche Verkehrsmittel Viele Arbeitnehmer benutzen ihr eigenes Fahrzeug, aber auch den Dienstwagen nicht immer für die gesamte Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Sie machen Park-and-ride. Dadurch wird auch der Dienstwagen nicht in vollem Umfang für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte eingesetzt. Ungeachtet dessen verlangt die Finanzverwaltung die Versteuerung des geldwerten Vorteils so, als ob Ihr Arbeitnehmer das Fahrzeug für die gesamte Strecke benutzt hätte. Die Versteuerung der ganzen Strecke können Sie nur dadurch vermeiden, dass Sie Ihrem Arbeitnehmer z.b. mit einer schriftlichen Vereinbarung untersagen, für bestimmte Teilstrecken den Dienstwagen zu benutzen. Wie Sie solche Verbote bestimmter Nutzungen des Dienstwagens mit steuerlicher Wirkung aussprechen können, finden Sie unter der Überschrift "Verbot der privaten Nutzung des Dienstwagens" in diesem Beitrag Kostendeckelung: 1 %-Betrag liegt über den tatsächlichen Kosten

18 Durch die Anwendung der 1 %-Regelung kann es vorkommen, dass dieser Betrag höher ist als die überhaupt anfallenden tatsächlichen Kosten des betreffenden Fahrzeugs. Das kommt insbesondere dann vor, wenn z.b. das Fahrzeug vollständig abgeschrieben ist, es sich um ein gebrauchtes Fahrzeug mit einem hohen ehemaligen Brutto-Listenpreis handelt oder die Finanzierungskosten weggefallen sind Geldwerter Vorteil ist die tatsächliche Betriebsausgabe In einem solchen Fall beschränkt sich der bei Ihrem Arbeitnehmer anzusetzende geldwerte Vorteil auf den Betrag, der bei Ihnen als Arbeitgeber tatsächlich als Betriebsausgabe auf dieses Fahrzeug entfällt. Diese sog. Deckelung des geldwerten Vorteils gilt auch bei der Bemessung des bei Ihnen selbst als Arbeitgeber/Unternehmer anzusetzenden privaten Anteils an den Fahrzeugkosten. Sollte der Fall bei Ihnen auftreten, dass der geldwerte Vorteil in Höhe der tatsächlichen Kosten des Fahrzeugs anzusetzen ist, sollten Sie unbedingt auf die Fahrtenbuchmethode zur Ermittlung des zu versteuernden Vorteils umstellen. 7. Einsatzwechseltätigkeit 7.1 Bis 3 Monate gilt der Wechsel der Einsatzstelle als Reisekosten Befindet sich die Einsatzstelle Ihres Arbeitnehmers mehr als 30 km von dessen Wohnung entfernt und dauert diese Tätigkeit nicht mehr als 3 Monate, wird steuerlich von Reisekosten ausgegangen. Folge: Aus der Überlassung eines Dienstwagens ist bei Ihrem Arbeitnehmer kein geldwerter Vorteil zu versteuern. Die Versteuerung eines geldwerten Vorteils bei der Einsatzwechseltätigkeit mit 0,002 % des Listenpreises pro Entfernungskilometer müssen Sie vornehmen, wenn - die Entfernung zwischen Wohnung und Einsatzstelle weniger als 30 Kilometer beträgt, - die 3-Monats-Grenze überschritten ist (selbst wenn die Entfernungsgrenze überschritten ist), - Ihr Arbeitnehmer von der eigenen Wohnung zu einem gleich bleibenden Treffpunkt fährt, von dem aus er von Ihnen zur jeweiligen Einsatzstelle befördert wird. Bei Arbeitnehmern, deren Tätigkeit von einem mehrmaligen Ortswechsel täglich geprägt ist, z.b. Kundendienstmonteure und bei Arbeitnehmern im Rahmen von Bereitschaftsdiensten gilt diese Regelung nicht. Die Gestellung des Dienstwagens ist dann steuerfrei. Vergleichbar mit dem geldwerten Vorteil bei mehreren Wohnungen des Arbeitnehmers bzw. mehreren Arbeitsstätten müssen Sie bei der Einsatzwechseltätigkeit dann einen Vorteil versteuern, wenn die genannten Grenzen nicht eingehalten werden. Das bedeutet die Versteuerung mit 0,002 % des Brutto-Listenpreises für jeden Entfernungskilometer. 8. Doppelte Haushaltsführung 8.1 Kein geldwerter Vorteil bei beruflich veranlasstem doppeltem Haushalt

19 Führt Ihr Arbeitnehmer einen beruflich veranlassten doppelten Haushalt und stellen Sie ihm einen Dienstwagen zur Verfügung, ist kein geldwerter Vorteil zu versteuern, wenn - die für den Werbungskostenabzug gültige 2-Jahres-Frist eingehalten wird und - wöchentlich nur 1 Familienheimfahrt durchgeführt wird. Ein Werbungskostenabzug ist bei dem betreffenden Arbeitnehmer dann aber nicht mehr möglich. Bei mehreren Fahrten pro Woche und nach Ablauf der steuerlich zulässigen 2-Jahres-Frist müssen Sie einen geldwerten Vorteil der Lohnsteuer unterwerfen. Bemessungsgrundlage ist wieder der Brutto-Listenpreis. Hiervon 0,002 % für jeden Entfernungskilometer, für jede zusätzliche Fahrt bzw. für jede Fahrt nach Ablauf der 2 Jahre. 8.2 Sie überlassen ein Fahrzeug mit Fahrer Überlassen Sie einem Arbeitnehmer nicht nur einen Dienstwagen, sondern Sie stellen auch noch einen Fahrer zur Verfügung, entsteht ein zusätzlicher geldwerter Vorteil, der zu versteuern ist. 8.3 Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist der für den Dienstwagen ermittelte geldwerte Vorteil, gleichgültig ob Sie ihn nach der Fahrtenbuchmethode oder nach der 1 %-Regelung ermittelt haben, um 50 % dieses Betrags zu erhöhen. Mit dem Zuschlag sind dann aber auch die Leerfahrten des Fahrers (leer zur Wohnung, um abzuholen, und leer zum Betrieb zurück nach Heimfahrt) abgegolten. 8.4 Der 50 %ige Zuschlag gilt auch für Familienheimfahrten Eine Besonderheit gilt dagegen bei reinen Privatfahrten, da in diesen Fällen Ihr Arbeitnehmer sicherlich oft selbst den Dienstwagen fährt, ohne auf einen Fahrer zurückzugreifen. Es werden die folgenden Zuschläge zum geldwerten Vorteil des Dienstwagens gemacht: Ausnahme: - 50 %, wenn der Fahrer überwiegend in Anspruch genommen wird, - 40 %, wenn Ihr Arbeitnehmer das Fahrzeug häufig selbst steuert und - 25 %, wenn Ihr Arbeitnehmer das Fahrzeug überwiegend selbst steuert. Stellen Sie einem Arbeitnehmer aus Sicherheitsgründen ein gepanzertes Fahrzeug zur Verfügung, das zum Selbststeuern nicht geeignet ist, wird ein Zuschlag für den Fahrer nicht vorgenommen. 8.5 Kein Abzug des Rabattfreibetrags von möglich Den Rabattfreibetrag in Höhe von jährlich können Sie nur dann vom geldwerten Vorteil abziehen, wenn es sich um Waren und Dienstleistungen handelt, mit denen Sie selbst Handel treiben, die Sie also nicht überwiegend für den Bedarf Ihrer Arbeitnehmer herstellen oder erbringen. Diese Voraussetzung ist nur in wenigen Fällen erfüllt. Es kann z.b. dann möglich sein, wenn Sie geschäftsmäßig Fahrzeuge verleihen. 9. Barlohnumwandlung

20 9.1 Firmenwagen und 1 %-Regelung bei Gehaltsverzicht Vereinbaren Sie mit Ihren Arbeitnehmern unter rechtswirksamem Verzicht auf einen Teil des Barlohns die unentgeltliche Überlassung eines (Leasing-)Fahrzeugs, kann der sich hieraus ergebende geldwerte Vorteil trotzdem nach der 1%-Regelung berechnet werden. 9.2 Schriftliche Änderungen des Arbeits- oder Anstellungsvertrags Für die Dauer der Nutzungsüberlassung verzichtet insofern Ihr Arbeitnehmer auf einen Teil der ihm zustehenden Sonderzuwendungen bzw. des Weihnachtsgelds. Die Höhe des Gehaltsverzichts ermitteln Sie dann wie folgt: Leasingrate brutto zzgl. Benzinkosten für private Fahrten abzgl. Erstattung für dienstliche Fahrten Der Lohnsteuer müssen Sie den tatsächlich ausgezahlten Barlohn zzgl. geldwertem Vorteil der privaten Fahrzeugnutzung unterwerfen. Denn Bemessungsgrundlage für die Lohnsteuer ist der tatsächlich ausgezahlte Bruttoarbeitslohn (nach 38 a EStG). Dazu gehören neben Gehältern, Löhnen, Gratifikationen usw. auch andere Bezüge und Vorteile (nach 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG). Dabei sind Einnahmen, die nicht in Geld bestehen, nach 8 Abs. 2 EStG zu bewerten. 9.3 Ändern Sie den Anstellungsvertrag auf verminderten Barlohn Nach Änderung des Anstellungsvertrags hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch mehr auf seinen ursprünglich vereinbarten Barlohn. Es steht ihm vielmehr nur noch der verminderte Barlohn zu. 10. Besondere Vereinbarungen 10.1 Verbot der privaten Nutzung eines Dienstwagens Nutzen Arbeitnehmer Dienstwagen zu privaten Zwecken oder besteht allein nur die Möglichkeit der privaten Nutzung, ist ein geldwerter Vorteil zu erfassen. Sie können mit Ihren Arbeitnehmern aber auch vereinbaren, dass das Fahrzeug außer für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nicht weiter privat genutzt werden darf. Diese Vereinbarung auch wenn sie schriftlich abgefasst ist genügt allein nicht, einen geldwerten Vorteil für sonstige private Fahrten auszuschließen. Sie müssen vielmehr weitere Vorkehrungen treffen, dass das Fahrzeug auch tatsächlich nicht derartig genutzt werden kann Überwachen Sie das Nutzungsverbot zu Ihrem Schutz Sie müssen dieses Verbot auch überwachen oder die weitere private Nutzung muss so gut wie ausgeschlossen sein. Dies kann dadurch geschehen, dass der Arbeitnehmer das Fahrzeug nach Dienstschluss, an Wochenenden und während des Urlaubs auf dem Betriebsgelände abstellt und die Schlüssel abgibt

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