ANREGUNGEN ZUR PROJEKTUMSETZUNG

Transkript

1 ANREGUNGEN ZUR PROJEKTUMSETZUNG

2 Anregungen zur Umsetzung von Projekten (Aktionen, Initiativen ): Generell unterstützt Sie die Koordinationsperson als AnsprechpartnerIn bei der Suche nach Ehrenamtlichen und bei der Schaffung und Organisation der Rahmenbedingungen (z.b. Räumlichkeiten) sowie im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit Ihres Projekts. Im Folgenden finden Sie weitere Impulse und Anregungen für die Planung und Umsetzung von Projekten. Dabei wird kein Anspruch auf Vollständigkeit erhoben. Es gilt das Kafka-Zitat: Wege entstehen dadurch, dass man sie geht. Start Projektumsetzung Ist die Koordinationsperson über das Projekt informiert? Wurde ihr das Datenblatt zur Projektanmeldung übermittelt? (siehe Dokument Projektanmeldung ) Termine 1 Ist der Termin einer Aktion/ Veranstaltung festgelegt und mit der Koordinationsperson abgesprochen? Ist der Termin möglichst rasch an andere involvierte Personen, Gruppen und Vereine kommuniziert worden, um Kollisionen mit anderen Veranstaltungen zu vermeiden? Der Zeitpunkt sollte gut gewählt sein: Auf andere Veranstaltungen sollte geachtet werden. Sind passende Räumlichkeiten zu dem gewünschten Termin verfügbar? Termine möglichst rasch veröffentlichen. Ein perfekter Termin ohne Kollisionen ist selten. Unterschiedliche Projektpartner haben unterschiedliche Bedürfnisse und Rahmenbedingungen. So sollte im Falle einer beteiligten Schule z.b. auf Ferien- und längere Vorlaufzeiten geachtet werden. Der Umfang einer Aktion oder Veranstaltung sollte gut überlegt sein. Abhängig von der Veranstaltungszeit ist auch ein mögliches Verpflegungsangebot. Falls sich die Veranstaltung z.b. über die Mittagszeit zieht, sollte ein Mittagessen angeboten werden. Bei einer Nachmittagsveranstaltung kann die Verpflegung kleiner ausfallen. Es sollten auch andere Kulturen und religiöse Traditionen einbezogen und im Auge behalten werden, wie beispielsweise der Fastenmonat Ramadan oder das Opferfest. Kontakt Koordinationsperson: 1

3 Raum & Ausstattung Wurde ein Veranstaltungsort festgelegt? Welche Ausstattung ist notwendig? Welche bereits vorhanden? (z.b. Bestuhlung, Technik, Beleuchtung, Verdunkelung, Mikrofon, Stehtische, Rednerpult, Podest, Leinwand, etc. Ist eine Dekoration der Räume notwendig? (z.b. Blumen, Tischschmuck, etc.) Sind Vorkehrungen zur Orientierung vor Ort (z.b. Ausschilderungen) notwendig? Sind die Räumlichkeiten barrierefrei? Sind sie problemlos zu erreichen? Personeller Bedarf & Zeitplan Wer ist bei der Planung und Durchführung des Projektes involviert oder noch notwendig? Wer kann was gut? Wer könnte noch mithelfen oder unterstützen? Wer macht WAS bis WANN, WIE und WO? Bei umfangreicheren Projekten, bei denen mehr als zwei Personen in der Planung und Umsetzung beteiligt sind, kann es wichtig sein, festzuhalten, WER WAS bis WANN macht. Bei der Aufgabenverteilung sollten auch die Qualifikationen und Kompetenzen der einzelnen Mitarbeitenden berücksichtigt werden. Hierfür kann ein strukturierter Termin- und Aufgabenplan dienen. Im Folgenden ist ein Beispiel angeführt. Aufgabe Verantwortung Bis wann? Erledigt Ideen sammeln und Beteiligte von alle außen einbinden Ideen strukturieren, Termin alle, gemeinsames festlegen und Ablauf planen Treffen Plakat Erstellen Maria Plakat Druck Adem Werbematerialien verteilen Maria und Adem Einzelpersonen einladen Elisabeth Dekoration für Veranstaltung Daniel besorgen Aufbau und Vorbereitung vor Ort alle Aufgaben während der Veranstaltung (z.b. wer fotografiert, wer moderiert) usw. Kontakt Koordinationsperson: 2

4 Vernetzung & Kooperationen zur Unterstützung Wurden für das Projekt relevante MultiplikatorInnen aus Vereinen, Einrichtungen, Gemeinde, sonstige informiert? Und in welcher Art und Weise können diese das Projekt unterstützen? Weitere Einzelpersonen oder Personengruppen? Finanzen Welche Kosten fallen an? Wie wird das Projekt finanziert? Welche potentiellen Sponsoren gibt es vor Ort / in der Region? Gibt es die Möglichkeit durch Einnahmen aus dem Verkauf (z.b. von eigenen hergestellten Produkten) oder Eintritten Geld zu lukrieren? Etc. Öffentlichkeitsarbeit (mit der Koordinationsperson abgestimmt!) Wie können die Zielgruppen am besten erreicht werden? Wie erfolgt die Bekanntmachung des Projektes, der Aktion oder Initiative: Plakate, Flyer, Info für Schaukästen, Anschlagtafeln, zur Auflage in Geschäften und Verteilung bei Veranstaltungen Internetauftritt (Gemeindehomepage, Homepages von Vereinen und Einrichtungen, Facebook, etc. ) Newsletter von Gemeinde, Vereinen, Organisationen Artikel/ Ankündigung in Gemeinde-/Stadtblatt, Firmen-, Vereinsund Organisationszeitschrift usw. Persönliche Einladung, Mund-Propaganda Presse-Aussendung für Printmedien, Radio und Fernsehen Wer soll über die Zielgruppen hinaus eingeladen werden? der/die Projektverantwortliche der Gemeinde/ das Gemeinde- Team weitere Personengruppen oder Einzelpersonen JournalistInnen Soll eine Nachberichterstattung in der Gemeindezeitung oder auf der Gemeindehomepage stattfinden? Sind dafür druckfähige Fotos vorhanden? Wurde das MITEINAND-Logo angegeben? Kontakt Koordinationsperson: 3

5 Nachhaltigkeit Werden regionale und FairTrade-Produkte verwendet? Welchen Stellenwert hat Abfallvermeidung? Glas statt Plastik? Wie kann das Projekt in der Zukunft weitergeführt werden? Um nachhaltig wirken zu können, ist eine Einbindung in lokale Strukturen und die Zusammenarbeit mit Organisationen vor Ort empfehlenswert. Nacharbeit Nachbericht anhand des Formulars Projektbericht erstellen und an die Koordinationsperson inkl. Fotos und Belegexemplaren von Werbemitteln übermitteln 3 Gemeinsam den Erfolg gebührend feiern und eventuelle Projektvorstellung bei der MITEINAND-Firstfeier Bitte bedenken Sie, dass Sie einen Nachbericht anhand des Formulars Schlussbericht erstellen und an die Koordinationsperson inkl. Fotos und Belegexemplaren von Werbemitteln übermitteln müssen. Dabei wird unter anderem die Anzahl der durch das Projekt, Aktion oder Initiative erreichten Personen abgefragt. Daher zählen Sie bitte die Personen, die bei Aktionen oder Veranstaltungen mit dabei sind. Um den Projektbericht im Nachhinein vollständig ausfüllen zu können, wird empfohlen diesen bereits bei Projektstart durchzulesen. Kontakt Koordinationsperson: 4