Mitarbeitergespräch und Zielfindung

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1 Mitarbeitergespräch und Zielfindung - Aktivierendes Führen - Seminar der Führungskräfte Altenzentrum St. Josef März 2015 Brigitte Seidler Personal- und OrganisationsEntwicklungsManagement Die Flaschenhals-Funktion der Kommunikation organisieren delegieren überzeugen informieren Kompetenzen beurteilen regeln anleiten Konflikte loben lösen motivieren schlichten anordnen Stimmung erzeugen etwas durchsetzen Fürsorge ausdrücken kritisieren bewerten kontrollieren Interessen balancieren Wesentliche Führungsaufgaben können Sie nur erfüllen, wenn Sie kommunikationsbereit und -fähig sind. Die Kommunikation ist der Flaschenhals für Ihre Führungsarbeit. 1

2 Vom Vorgesetzten zum Führenden Informationen, die jeder MA laufend braucht: Was erwartet mein Chef von mir? Erfülle ich seine Erwartungen? Wie zufrieden ist er mit meiner Leistung? Woran misst mein Chef die Qualität meiner Arbeit? Wie wichtig ist meine Arbeit für seinen Erfolg? Welche Bedeutung hat meine Arbeit für den Erfolg der Organisation? Welche Bedeutung habe ich für meinen Chef? Wie schätzt mein Chef meine Potenziale ein was traut er mir zu? Aktivieren durch Mitarbeitergespräche (MAG) Das Mitarbeitergespräch ist die beste Gelegenheit zu gemeinsamer wertschätzend-kritischer Beleuchtung der Arbeitssituation, der Erwartungen, der Arbeitsergebnisse, der Zusammenarbeit, des eigenen Führungsverhaltens und des Mitarbeiterverhaltens. Nutzen Sie die Chance! Augenhöhe Im MAG besteht keine Hierarchie; der Mitarbeiter wird auf gleicher Ebene angenommen und ernst genommen. Das muss er spüren! Seine Perspektive ist wichtig Seine Gedanken sind wertvoll Seine Fragen sind klärend Seine Zweifel sind veranlasst Seine Wahrnehmung ist seine Wahrheit Seine Ideen sind willkommen Seine Vorschläge sind Angebote Seine Person ist von größtem Interesse Seine Überzeugungen verdienen Respekt 2

3 Das Mitarbeitergespräch - Kerninstrument der LOB Basis der Zielvereinbarung Offen vertraulich unter 4 Augen in Ruhe hierarchiefrei kritikbereit zugewandt Gesprächsleitfaden für Führungskraft und Mitarbeiter Grundlagen der Zielvereinbarung Besprechen und aufschreiben: (- paritätisch auf Augenhöhe ehrlich -) Mitarbeitergespräch Zielfindung 1.Wo stehen wir? 2.Was wollen wir erreichen? Zielvereinbarung LOB-Punkte / Meilensteine 3.Was werden wir tun, um es zu erreichen? Was genau wird der Mitarbeiter dazu tun? 4.Wie viel davon bietet der Mitarbeiter an? Welche Beiträge kann ich von ihm erwarten? Was traue ich ihm zu? Was handele ich mit ihm aus? 3

4 Grundlagen der Zielvereinbarung Die Zielbewertung Messbarkeit über Meilensteine Schon in der Zielvereinbarung wird festgelegt, welcher Meilenstein wie viel % Zielerreichung bringt. Der Grad der Zielerreichung ist auf diese Weise objektiv feststellbar. Der Mitarbeiter kann selbst seine Zielerreichung messen. Die Zielbewertung Meilensteine erreicht Ziel verfehlt? Das kann der Mitarbeiter nicht mehr (alleine) beeinflussen! Er hat seinen Meilenstein-Job gemacht, und dafür bekommt er seine Punkte. Vielleicht waren es die falschen Meilensteine? Sie haben nicht zum Ziel geführt? Dann haben wir im nächsten Jahr und im nächsten Mitarbeitergespräch eine neue Chance. Aber dafür dürfen wir den Mitarbeiter nicht mit Punktabzug bestrafen! 4

5 Wo ist mein Ziel??? Markieren Sie Ihren Standort, dann bieten sich geeignete Ziele automatisch an! Ziele finden Beispiel live : Möglichkeit der Zielfindung im Team Das virtuelle Benchmarking Funktioniert nach dem gleichen Prinzip auch unter vier Augen bzw. im Mitarbeitergespräch 5

6 Sammlung einzelner Qualitätskriterien Bewertung der Kriterien: In der Gruppe verdeckt, im Vier-Augen-Gespräch (hoffentlich!) offen und unbefangen Welche der gesammelten Kriterien sind bei uns zufriedenstellend gegeben: bei uns eher verbesserungswürdig: bei uns dringend verbesserungswürdig: bei uns leider überhaupt nicht vorhanden: Bitte kreuzen Sie die oben gesammelten Kriterien jeweils in dem Feld an, das Ihrer persönlichen Empfindung nach zutrifft. 6

7 Das Mitarbeitergespräch als Basis der Leistungsbewertung Bevor wir über Ziele nachdenken, brauchen wir einen offenen und freien Blick auf die Ausgangssituation. Wo stehen wir? Erst wenn das in allen Details geklärt ist, können wir darüber beratschlagen, wo wir hinwollen. Deshalb ist das Mitarbeitergespräch der erste und wichtigste Schritt zum Arbeiten mit Zielen. Das MAG ist eine ausführliche, vertrauliche Aussprache zwischen Führungskraft und Mitarbeiter in gleichberechtigtem Dialog. Das MAG ist das Gespräch des Mitarbeiters! Im Mittelpunkt des Gespräches steht der Mitarbeiter und dessen Arbeitssituation! Der Führende führt das Gespräch (Leitfaden vorbereiten) Den Mitarbeiter ausreichend zu Wort kommen lassen Wortkarge Mitarbeiter durch offene Fragen ermutigen Eigene Redezeit diszipliniert begrenzen Pausen zulassen, Schweigen aushalten Es ist bewusst nicht geregelt, wer das Protokoll ausfüllt gleichberechtigter Dialog : Stellen Sie frei, wer am Ende den Protokollbogen ausfüllt 7

8 Das MAG ist das Gespräch des Mitarbeiters! Fordern Sie Ihre Mitarbeiter auf, sich anhand des Leitfadens auf das Gespräch vorzubereiten! Aufgabenkritik Zusammenarbeit Zufriedenheiten und Unzufriedenheiten Zielgruppengerechtigkeit Führung Arbeitsumfeld, Struktur, Organisation Erfolge und Probleme Empfehlungen des Vorgesetzten? Verbesserungsvorschläge? Machen Sie sich Notizen. Nehmen Sie den Leitfaden und die Notizen mit zum Gespräch. Grundsätzliches zum MAG Der Gesprächsleitfaden Organisatorische Hinweise Vorbereitung Ablauf 8

9 Grundsätzliches zum MAG Das MAG hat zum Ziel, zwischen Führungskräften und Mitarbeitern Zufriedenheiten und Unzufriedenheiten zu erkennen gegenseitige Erwartungen abzugleichen Verbesserungspotenziale zu entdecken die bisherige Zusammenarbeit zu klären die Kommunikation zu verstärken Das MAG wird von der Führungskraft mit unmittelbarer Personalverantwortung geführt. Wünschenswert ist, die MAG-Verantwortung so weit wie möglich in die Ebenen zu delegieren. Miteinander reden sollen die, die miteinander arbeiten. Die jeweilige Führungskraft ist für das Zustandekommen des Gesprächs verantwortlich. (Initiative, Terminvereinbarung) Der Termin sollte mindestens 5 Arbeitstage im Voraus vereinbart werden, damit auch der Mitarbeiter ausreichend Zeit hat, sich auf das Gespräch vorzubereiten. MAG werden störungsfrei und an einem neutralen Ort geführt. Büro der Führungskraft scheidet aus Zeitbedarf: ca. eine Stunde, beim ersten MAG kann es auch länger dauern. Grundsätzliches zum MAG Das MAG ist ein 4-Augengespräch. Einschränkung: Die Hinzuziehung eines Mitgliedes der Interessenvertretungen (PR, Gleichstellungsbeauftragte, Schwerbehindertenvertreter etc.) darf dem Mitarbeiter nicht verwehrt werden. Die Rolle der Interessenvertretung ist als Beobachter, allenfalls als Mittler anzusehen. Nach Möglichkeit jedoch sollte das MAG ein 4-Augengespräch bleiben! Das MAG ist vertraulich. Der Grundsatz der Vertraulichkeit ist von Führungskräften und Mitarbeitern strikt einzuhalten! Einschränkung: Bestimmte Themen können in beiderseitigem Einvernehmen von der vertraulichen Behandlung ausgenommen werden. Das kann sinnvoll sein, wenn z.b. ein Veränderungswunsch des Mitarbeiters von der Führungskraft allein nicht bearbeitet werden kann. Das MAG kann/sollte in Stichworten protokolliert werden. Je eine Ausfertigung für Führungskraft und Mitarbeiter, keine Weitergabe an Dritte. Das Protokoll dient lediglich dazu, nach einem Jahr wieder anknüpfen zu können. Danach wird es vernichtet. 9

10 Grundsätzliches zum MAG Das MAG ist kein Beurteilungsgespräch! MAG, Zielvereinbarungs- und Zielerreichungs-/Bewertungsgespräch können in einem Termin geführt werden, sind aber inhaltlich klar gegeneinander abzugrenzen. MAG-Inhalte bleiben immer vertraulich. Zielvereinbarung und Zielerreichung bzw. Leistungsbewertung können nicht vertraulich sein ( Berechnung/Auszahlung des Leistungsentgelts, Leistungsvermerk in der Personalakte) Für alle Ämter/Stellen gelten zur Führung des MAG die gleichen Regeln und Inhalte. Ein Gesprächsleitfaden für Alle; Gesprächsleitfaden als Standard in der gesamten Organisation betrachten. 10

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