Der effektive Projektmanager

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1 Der effektive Projektmanager Die persönliche Komponente im Projektmanagement von Manfred Noe

2 Inhaltsverzeichnis 1 Projektmanagement - Kunst oder Handwerk? 13 2 Das Projekt aus der Sicht des Projektmanagers Pfojektbegriff Die Merkmale eines Projekts Arten von Projekten Projektmanagementbegriff Wer braucht Projekte? 27 3 Erfolgsgeheimnis 1: Die Effektivität Bedeutung und Abgrenzung von Effektivität Effektivitätsbereiche des Projektmanagers Der spezifische Effektivitätsbereich Die allgemeinen Effektivitätsbereiche Der persönliche Effektivitätsbereich 40 4 Erfolgsgeheimnis 2: Eigenschaften und Verhalten Unternehmerisches Denken und Handeln Eine gesunde Portion Selbstvertrauen und Selbstbewusstsein Stärken entwickeln Beherrschung und Überwindung von Angst Gutes Urteilsvermögen 72 Urteil 1: Was ist der Umfang des Projekts? 74 Urteil 2: Was muss alles geplant werden? 75 Urteil 3: Welche Elemente des Projektmanagementprozesses gelten und welche sind zu ignorieren? 77 Urteil 4: Wann muss etwas eskaliert werden? 78 Urteil 5: Wann sollte man ins Detail gehen und wann überfliegen?. 78 Urteil 6: Wann sollte man es selber tun und wann es delegieren?.. 79 Urteil 7: Wem kann man im Projektteam vertrauen? 79 Urteil 8: Was ist eine annehmbare Risikoebene? 80 8 Inhaltsverzeichnis

3 Urteil 9: Was ist ein akzeptables Niveau paralleler Aktivitäten? Urteil 10: Was ist eine akzeptable Anzahl von Änderungen? 82 Urteil 11: Wann sollten Sie den Änderungsmanagementprozess durchführen?..'. 84 Urteil 12: Wann ist es sinnvoll, eine Aktivität durchzuführen, die auf einer Annahme basiert? 86 Urteil 13: Wie viele Ebenen der Projektorganisation braucht man?. 87 Urteil 14: Wann muss man den Schwerpunkt auf die Stakeholder legen? 88 Urteil 15: Wann ist ein Projekt vollständig? Kreative Energie " Die Kreativität des Projektmanagers 96 5 Erfolgsgeheimnis 3: Führungsstile Zu vermeidende Stile 102 Klischee 1: Der Diktator 102 Klischee 2: Der Macho : 104 Klischee 3: Der Sachverwalter 105 Klischee 4: Der Perfektionist 108 Klischee 5: Der Kneifer 110 Klischee 6: Der Gefälligkeitsapostel Management und Führung (Leadership) Zu fördernde Führungsstile Allgemeines zum Führungsstil Den Integrationsstil beherrschen Zu fördernde Stilmerkmale 120 Merkmal 1: Stilflexibilität 121 Merkmal 2: Sich unterschiedlichen Situationen anpassen können. 122 Merkmal 3: Dynamischer Stil und positives Denken 124 Merkmal 4: Belastung beherrschen können 124 Merkmal 5: Respekt vor Menschen haben 126 Merkmal 6: Vertrauen und Glaubwürdigkeit erzeugen 126 Merkmal 7: Sinn für Humor 129 Merkmal 8: Feinfühligkeit im eigenen Umfeld 130 Merkmal 9: Einfühlungsvermögen (Empathie) für den Kunden Merkmal 10: Politisches Gespür 135 Merkmal 11: Konfliktfähigkeit 136 Merkmal 12: Teamführung in Krisensituationen beherrschen Merkmal 13: Die Integration von Menschen und Aufgaben erreichen 140 Inhaltsverzeichnis 9

4 Merkmal 14: Sinnvermittlung des Projekts und der Projektaufgabe durchführen 141 Merkmal 15: Das Wir-Gefühl" entwickeln 142 Merkmal 16: Vernetzen können 143 Merkmal 17: Präsentieren können Erfolgsgeheimnis 4: Kommunikation Die Kommunikationspartner Personen, die direkt am Projekt beteiligt sind Kunden des Projekts Die Stakeholder Zuhören und verstehen 160 Regel 1: Aktiv Zuhören 160 Regel 2: Lernen Sie zu verstehen, was der Kunde will 162 Regel 3: Legen Sie die Anforderungen/Erwartungen fest 164 Regel 4: Legen Sie die Annahmen ausdrücklich fest 167 Regel 5: Verstehen Sie den Zweck des Projekts 168 Regel 6: Verstehen Sie die Kundenanforderungen 169 Regel 7: Überprüfen Sie alle weiteren Dinge 171 Regel 8: Ermitteln Sie den gesamten Kundenbedarf 172 Regel 9: Bedenken Sie immer, dass es nicht Ihr Projekt ist Mit den Projektbeteiligten und-betroffenen kommunizieren Planung und Kommunikationsansätze 176 Regel 1: Planen Sie Ihren Kommunikationsprozess 176 Regel 2: Akzeptieren Sie die reguläre Berichterstattung als einen Teil Ihrer Aufgaben 177 Regel 3: Benutzen Sie formale Präsentationen, soweit erforderlich. 179 Regel 4: Benutzen Sie die inoffizielle Kommunikation spontan und kontinuierlich Stil und Methode der Kommunikation 182 Regel 1: Sprechen Sie die gleiche Sprache wie Ihre Partner 182 Regel 2: Vermeiden Sie zu viele Projektmanagementausdrücke Regel 3: Erklären Sie die Risiken 184 Regel 4: Präsentieren Sie komplexe Dinge gut verständlich 184 Regel 5: Stimmen Sie die Kommunikation auf die Bedürfnisse der jeweiligen Gruppen ab 185 A Regel 6: Führen Sie eine wirksame Kommunikation mit dem /. "' Lenkungsausschuss 187 Regel 7: Verlassen Sie sich nicht auf s 190 Regel 8: Seien Sie eindeutig in Ihren Aussagen 191 Regel 9: Präsentieren Sie an den Meilensteinterminen faktische Schlüsselinformation Inhaltsverzeichnis

5 6.3.3 Regeln, um alle Kommunikationstechniken zu untermauern Regel 1: Die Wahrheit sagen 193 Regel 2: Daran denken, dass es nur eine Version der Wahrheit geben darf ". 194 Regel 3: Erwartungen bewältigen wollen 195 Regel 4: Feedback geben 197 Regel 5: Bedenken, dass Kommunikation kein Ersatz für die Lieferung ist Erfolgsgeheimnis 5: Das Projektteam Das Beste vom Projektteam erreichen Erkennen und zuordnen 201 Aufgabe 1: Ordnung in das Projekt bringen 201 Aufgabe 2: Die richtigen Fähigkeiten identifizieren 202 Aufgabe 3: Für Qualität entscheiden statt für Quantität 204 Aufgabe 4: Klare Rollen und definierte Ziele zuweisen 205 Aufgabe 5: Ein Gespür dafür entwickeln, wann man sich von jemandem trennen muss Das Projektteam zusammenstellen und motivieren 208 Aufgabe 1: Ziele festlegen und Motivation erreichen 208 Aufgabe 2: Das Team aufbauen 214 Aufgabe 3: Stellen Sie sicher, dass es eine persönliche Entwicklung für die Teammitglieder gibt 218 Aufgabe 4: Die Rückkehr der Teammitglieder in die Linienorganisation absichern 219 Aufgabe 5: Sich der Teamdynamik und -politik bewusst sein Herausforderungen an die Teamführung 222 Aufgabe 1: Nähe und Kommunikation suchen 222 Aufgabe 2: Ein geographisch verteiltes und isoliertes Projektteam (virtuelles Team) fuhren 224 Aufgabe 3: Die Teilzeitkräfte managen 225 Aufgabe 4: Die höheren Führungskräfte managen 226 Aufgabe 5: Nicht fest zugeordnete Experten führen 227 Aufgabe 6: Das Projektteam auflösen Erfolgsgeheimnis 6: Das Projekt effektiv managen Was müssen Sie managen? Wie sollten Sie managen? Wie führen Sie die Managementaufgaben durch? Komplexität vermeiden und Einfachheit erreichen 239 Inhaltsverzeichnis 11

6 8.5 Managen von Änderungen Managen von Risiken Entscheidungen treffen Nein" sagen Erfolgsgeheimnis 7: Seine eigenen Grenzen kennen Generalist versus Experte Was Sie als Projektmanager nicht tun sollten Expertenfähigkeiten im Projekt 266 Expertenfähigkeit 1: Geschäftsanalyse und Anforderungserfassung 267 Expertenfähigkeit 2: Änderungsmanagement 267 Expertenfähigkeit 3: Systemintegration und -test 269 Expertenfähigkeit 4: Verhandlungen mit Lieferanten 270 Expertenfähigkeit 5: Vertrags-und Rechtsfragen 271 Expertenfähigkeit 6: Claim Management 272 Expertenfähigkeit 7: Projektbüro 273 Expertenfähigkeit 8: Projektbegleitendes Qualitätsmanagement Expertenfähigkeit 9: Public Relations für das Projekt (Projekt-PR) Schlussgedanken 279 Literaturhinweise 282 Stichwortverzeichnis Inhaltsverzeichnis