Funktionsbeschreibung mais WWS online

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1 Funktionsbeschreibung mais WWS online mais WWS online stellt folgende Funktionen zur Verfügung: 1 Pflege der Stammdaten 1.1 Warengruppen Anlegen und Bearbeiten von Warengruppen Die Warengruppen werden angezeigt. Sie können bearbeitet werden. Für das Anlegen neuer Warengruppen stehen Leerzeilen zur Verfügung. Warengruppen können nicht gelöscht werden. Es steht eine Funktion zum Deaktivieren zur Verfügung. 1.2 Artikel Anlegen und Bearbeiten von Artikeln Die Artikel werden angezeigt. Artikel können neu angelegt, bearbeitet und deaktiviert werden. Folgende Daten können zu einem Artikel erfasst werden: Artikelnummer Bezeichnung Warengruppe (Auswahlliste aus Warengruppenstamm) EAN-Code Mengeneinheit Preis Mehrwertsteuersatz (optional) Prüfsystem (optional) Zugeordnete Artikel Anlegen und Bearbeiten von Kombiartikeln Kombiartikel werden angelegt, indem einem Artikel ein oder mehrere andere Artikel aus dem Artikelstamm (Auswahlliste) zugeordnet werden. Sobald der Kombiartikel angelegt ist, wird der Preis des Kombiartikels als Summe der Einzelpreise der zugeordneten Artikel errechnet. Dieser Preis kann nicht editiert werden. 1.3 Kunden Folgende Stammdaten können zu einem Kunden erfasst und bearbeitet werden: Kundennummer Anrede Kundenname Namenszusatz Ansprechpartner Strasse PLZ Ort Telefon Fax Funktelefon Homepage Mitarbeiterzahl Bemerkung Standortnummer Steuernummer Unternehmensverbund Stammbetrieb/Betriebsstätte Optional werden Felder für die Erfassung weiterer Stammdaten bereitgestellt oder eine Schnittstelle zu kundeneigener Software, die Kundenstammdaten enthält, entwickelt. mais Mitteldeutsche Agentur für Informationsservice GmbH, Torgauer Str. 116, D Leipzig, - Seite 1 von 9

2 2 Anlegen und Bearbeiten von Angeboten 2.1 Angebot anlegen Auswahl des Kunden Kunden können über Teilzeichenketten in den Kundenstammdatenfeldern Kundenummer, Name, Ort und Name Unternehmensverbund gesucht werden. Neue Kunden können angelegt werden. Die Neukundendaten werden in die Kundenstammdaten übernommen Generierung der Angebotsnummer Die Angebotsnummer wird von der Software generiert. Sie ist vor dem ersten Speichern des Angebotes überschreibbar Erzeugung des Angebotsformulars Der Angebotskopf enthält folgende Angaben: Angebotsnummer Anschrift des Kunden (nicht überschreibbar), bestehend aus Unternehmensverbund, Name, Ansprechpartner, Strasse, Ort, PLZ Datum des Angebots (beim Anlegen des Angebotes von der Software definiert, nicht editierbar) Gültigkeitsdauer des Angebots (editierbar) Der Angebotsfuß enthält einen variablen, editierbaren Text, der auf der Druckliste Angebot ausgegeben wird Eingabefeld für interne Bemerkungen (wird nicht mit der Druckliste ausgegeben) den Gesamtpreis netto, (berechnet, nicht überschreibbar) die Summe MwSt. (berechnet, nicht überschreibbar) den Gesamtpreis brutto, (berechnet, nicht überschreibbar) die Schalter zum Aktualisieren, Speichern, Drucken (mit Speichern) des Angebotes Funktionen für das Einfügen von Angebotspositionen in das Angebot Einfügen von Artikeln aus dem Artikelkatalog Zum Einfügen von Artikeln wird der Dialog Artikel aus Warengruppen suchen aufgerufen. Artikel können ausgewählt und in das Angebot eingefügt werden. Einfügen von Angebotspositionen bestehender Angebote Zum Einfügen von Angebotspositionen bestehender Angebote wird der Dialog Angebot suchen (Beschreibung der Suchfunktion siehe Punkt 2.2 Angebot bearbeiten ) aufgerufen. Aus der Übersicht Angebote können diejenigen Angebote ausgewählt werden, aus denen Angebotspositionen übernommen werden sollen. mais Mitteldeutsche Agentur für Informationsservice GmbH, Torgauer Str. 116, D Leipzig, - Seite 2 von 9

3 2.1.5 Bearbeitung von Angebotspositionen Jede Angebotsposition enthält folgende Angaben: Zwischenüberschrift (wahlweise, editierbar) fortlaufende Nummer der Angebotsposition Anzahl des Artikels Bezeichnung des Artikels Preis je Mengeneinheit (überschreibbar) Mengeneinheit (aus Artikelstamm) Gesamtpreis der Angebotsposition, errechnet als Produkt der Anzahl und des Einzelpreises (nicht überschreibbar) Mehrwertsteuer (berechnet, nicht überschreibbar) Unter Verwendung des Schalters Bearbeiten können für jede Angebotsposition der Mehrwertsteuersatz die Auswahl des Artikels aus dem Artikelkatalog und das Anlegen einer Zwischenüberschrift bearbeitet werden. 2.2 Angebot bearbeiten Gespeicherte Angebote können bearbeitet werden Angebot suchen Im Dialog Angebot suchen stehen die Funktionen Suche nach dem Datum der Angebotserarbeitung für einen Zeitraum von bis der Angebotsnummer mittels Suche nach einer Teilzeichenkette dem Kunden mittels Suche nach einer Teilzeichenkette in den Stammdatenfeldern Kundennummer, Name, Ort, Unternehmensverbund im Angebot enthaltenen Artikeln mittels Suche in den Feldern Artikelnummer, Bezeichnung und EAN-Code Angebotstexten mittels Suche nach einer Teilzeichenkette zur Verfügung. Im Ergebnis werden alle Angebote angezeigt, die den Suchkriterien entsprechen Übersicht Angebote Die Übersicht Angebote wird ausgegeben nach der Suche nach Angeboten (siehe Punkt 2.2.1) dem Bearbeiten oder Neuanlegen und Speichern eines Angebotes zu einem Kunden Es werden alle Angebote an den Kunden angezeigt, deren Datum der Angebotserstellung in einem definierten Zeitraum von heute an zurück liegt (Standard: ein halbes Jahr). Der Datumsbereich, in dem gesucht wird, kann bearbeitet werden. Die Übersicht Angebote enthält den Kunden (Kundennummer, Adresse, Unternehmensverbund) die Angebotsnummer das Angebotsdatum die Anzahl Überarbeitungen (Bearbeitungsstände) die Anzahl Positionen (letzter Bearbeitungsstand bzw. bestätigtes Angebot) Gesamtwert des Angebotes (letzter Bearbeitungsstand bzw. bestätigtes Angebot) Statusinformationen Bestätigt ja / nein Kennzeichnung als Vertrag (bestätigtes Angebot) Datum letzte Bearbeitung bzw. bei bestätigten Angeboten Datum der Bestätigung mais Mitteldeutsche Agentur für Informationsservice GmbH, Torgauer Str. 116, D Leipzig, - Seite 3 von 9

4 die zuletzt bearbeitete Rechnung an den Kunden (Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag) Der letzte Bearbeitungsstand des Angebotes bzw. bei bestätigten Angeboten die bestätigte Fassung des Angebotes kann gedruckt werden (siehe Punkt 2.2.5). Angebote können mit allen Bearbeitungsständen gelöscht werden, sofern sie nicht bestätigt wurden. Angebote können bestätigt oder als Vertrag 1 gekennzeichnet werden. Ein direktes Wechseln zur Rechnungslegung ist möglich (siehe Punkt 2.2.4) Auswahl von Bearbeitungszuständen eines Angebotes zur Bearbeitung Nach Auswahl eines Angebotes in der Übersicht Angebote werden die verschiedenen Bearbeitungszustände des Angebotes angezeigt und können für die weitere Bearbeitung ausgewählt werden. Für Angebote, die noch nicht bestätigt wurden, kann ein Bearbeitungszustand ausgewählt und bestätigt werden Angebot bestätigen Diese Funktion steht in der Übersicht Angebote zur Verfügung. Folgende Arbeiten können vorgenommen werden: Bestätigen eines Angebotes Kennzeichnung von bestätigten Angeboten als Vertrag (siehe Punkt 2.2.2) Rechnung legen Für die Abrechnung bestätigter Angebote kann direkt in den Dialog Neue Rechnung anlegen (siehe Punkt 3.3) gewechselt und die Rechnung zum Angebot erstellt werden Angebot drucken (PDF) Diese Funktion steht in der Übersicht Angebote zur Verfügung. Angebote können als PDF ausgegeben werden (die mais GmbH kann für das Layout des PDF anwenderspezifische Anpassungen vornehmen, z.b. Position des Beginns der Textausgabe, verfügbarer Seitenbereich). Ausgegeben wird das bestätigte Angebot bzw. der letzte Bearbeitungsstand des Angebotes, wenn kein als bestätigt gekennzeichnetes Angebot vorhanden ist. 3 Rechnungslegung 3.1 Rechnungsjournal Im Rechnungsjournal wird für einen frei wählbaren Zeitraum eine Liste aller Rechnungen erzeugt und als Übersicht (siehe Punkt 3.4.2) ausgegeben. 3.2 Offene Posten Die Funktion Offene Posten erzeugt eine Liste aller Rechnungen im Zeitraum der letzten 5 Jahre, zu denen kein vollständiger Zahlungseingang erfasst ist bzw. die noch nicht als erledigt gekennzeichnet sind (siehe Punkt 3.4.2). 3.3 Neue Rechnung anlegen Auswahl Kunde Der Kunde, für den die neue Rechnung angelegt werden soll, kann mittels Teilzeichenketten in den Feldern Kundennummer, Name, Ort, Unternehmensverbund gesucht werden. 1 Angebote, die sich wiederholende Leistungen enthalten, können als Vertrag gekennzeichnet werden. Für diese als Vertrag gekennzeichneten Angebote wird ein Intervall für die Leistungserbringung und Rechnungslegung sowie eine Laufzeit definiert. mais Mitteldeutsche Agentur für Informationsservice GmbH, Torgauer Str. 116, D Leipzig, - Seite 4 von 9

5 3.3.2 Vergabe einer Rechnungsnummer Folgende Möglichkeiten der Vergabe einer Rechnungsnummer bestehen: Automatische Generierung der Rechnungsnummer Die automatisch generierte Rechnungsnummer ist nicht überschreibbar. Das automatische Generieren der Rechnungsnummer setzt voraus, dass alle Rechnungen des Anwenders unter Verwendung der Software mais WWS online erstellt werden. Manuelle Eingabe der Rechnungsnummer Rechnungsnummern, die in der Buchführungssoftware des Anwenders generiert wurden, können manuell eingegeben werden. Nach dem Anlegen und Speichern der Rechnung ist die Rechnungsnummer nicht mehr überschreibbar. Übernahme der Rechnungsnummer aus der Buchführungssoftware des Anwenders In der Buchführungssoftware des Anwenders generierte Rechnungsnummern werden über eine definierte Schnittstelle übernommen. Diese Funktion steht optional zur Verfügung Erzeugung des Rechnungsformulars Es wird eine leere Rechnungshülle generiert, in die die Rechnungspositionen eingefügt werden können. Der Rechnungskopf enthält: Rechnungsnummer (nicht überschreibbar) Anschrift des Kunden (nicht überschreibbar), bestehend aus Unternehmensverbund, Name, Ansprechpartner, Strasse, Ort, PLZ Steuernummer des Kunden (wahlweise) Rechnungsdatum (editierbar) Datum der Leistungserbringung (editierbar, kann auch leer gelassen werden) Der Rechnungsfuß enthält einen variablen, frei editierbaren Rechnungstext, der auf der Druckliste Rechnung ausgegeben wird den Gesamtpreis netto, (berechnet, nicht editierbar) die Summe MwSt. (berechnet, nicht editierbar) den Gesamtpreis brutto, (berechnet, nicht editierbar) Eingabefeld für Skonto in % Fälligkeitsdatum der Rechnung die Schalter für das Aktualisieren, Speichern, und den Druck (mit Speichern) der Rechnung Funktionen für das Einfügen von Rechnungspositionen Folgende Funktionen stehen für das Einfügen von Rechnungspositionen zur Verfügung: Einfügen von Artikeln aus dem Artikelkatalog Zum Einfügen von Artikeln wird der Dialog Artikel aus Warengruppen suchen aufgerufen. Einfügen von noch nicht abgerechneten Angebotspositionen aus bestätigten Angeboten Zum Einfügen von noch nicht abgerechneten Angebotspositionen wird der Dialog Angebot suchen aufgerufen. Es wird eine Übersicht der gefundenen Angebote ausgegeben, aus der ein Angebot ausgewählt werden kann. Die im ausgewählten Angebot enthaltenen noch nicht abgerechneten Angebotspositionen werden in die Rechnung übernommen und können bearbeitet werden. mais Mitteldeutsche Agentur für Informationsservice GmbH, Torgauer Str. 116, D Leipzig, - Seite 5 von 9

6 Einfügen von Angebotspositionen aus als Vertrag gekennzeichneten Angeboten Zum Einfügen von Angebotspositionen aus als Vertrag gekennzeichneten Angeboten wird der Dialog Angebot suchen aufgerufen. Es wird nach allen Kunden gesucht, die den Suchkriterien entsprechen und für die noch als Vertrag gekennzeichnete Angebote, vorliegen, deren Geltungsdauer noch nicht abgelaufen ist bzw. bei denen der Ablauf der Geltungsdauer nicht länger als 12 Monate zurückliegt. Die Angebotspositionen werden zur Auswahl angezeigt und können als Rechnungsposition in die Rechnung übernommen werden Bearbeitung von Rechnungspositionen Jede Rechnungsposition enthält Zwischenüberschrift (wahlweise, editierbar) fortlaufende Nummer der Rechnungsposition Anzahl des Artikels Bezeichnung des Artikels Preis je Mengeneinheit (überschreibbar) Mengeneinheit (aus Artikelstamm) Gesamtpreis der Rechnungsposition, errechnet als Produkt der Anzahl und des Einzelpreises (nicht überschreibbar) Mehrwertsteuer (berechnet, nicht überschreibbar) Unter Verwendung des Schalters Bearbeiten kann für jede Rechnungsposition der Mehrwertsteuersatz die Auswahl des Artikels aus dem Artikelkatalog und das Anlegen einer Zwischenüberschrift bearbeitet werden. Nach dem Speichern der Rechnung ist ein erneutes Editieren der Rechnung nicht mehr möglich. In die Rechnung übernommene Angebotspositionen werden als abgerechnet markiert. 3.4 Rechnung bearbeiten Für die Bearbeitung von Rechnungen stehen die Funktionen Zahlungseingang erfassen, Rechnung drucken (PDF) und Rechnung stornieren zur Verfügung Rechnung suchen Zu bearbeitende Rechnungen können mit Hilfe eines Dialoges gesucht werden. Nach folgenden Kriterien kann gesucht werden: Rechnungsdatum (vor Tag x, nach Tag x, im Zeitraum von bis) Rechnungsnummer (mittels Teilzeichenkette) Kunde (Kundennummer, Name, Ort, Unternehmensverbund) Kennzeichnung der Rechnung abgerechnet als Vertrag Übersicht Rechnungen Als Ergebnis der Suche wird die Übersicht Rechnungen ausgegeben. Sie enthält für alle Rechnungen, die den Suchkriterien entsprechen, folgende Angaben: Rechnungsnummer Kundennummer Name Unternehmen Ort Unternehmen Anzahl Rechnungspositionen Gesamtpreis netto in Euro Gesamtbetrag MwSt. in Euro Gesamtpreis brutto in Euro Datum Rechnungslegung Datum Fälligkeit mais Mitteldeutsche Agentur für Informationsservice GmbH, Torgauer Str. 116, D Leipzig, - Seite 6 von 9

7 Zahlungseingang vollständig erfolgt (ja/nein) Die Liste enthält für die folgenden Angaben am Ende der Tabelle eine Summe: Anzahl Rechnungen Gesamtpreis netto in Euro Gesamtbetrag MwSt. in Euro Gesamtpreis brutto in Euro Zahlungseingang erfassen Für alle Rechnungen, die noch nicht als vollständig eingegangen erfasst oder als erledigt gekennzeichnet sind, kann der Dialog zur Erfassung des Zahlungseingangs aufgerufen werden. Für den Zahlungseingang werden erfasst: Zahlungsart eingegangener Betrag Markierung als erledigt, wenn der Rechnungsbetrag vom Zahlungsbetrag abweicht (z.b. bei Anwendung von Skonto) Rechnungsdruck Die Druckliste enthält folgende Angaben: Adresse (max. 6 Zeilen) Rechnungskopf (Nummer, Datumsangaben, Datum Leistungserbringung) Angebotspositionen (lfd. Nummer, Zwischenüberschrift, Stück, Bezeichnung, Mengeneinheit, Einzelpreis, Gesamtpreis, MwSt.) Rechnungstext Gesamtpreis netto in Euro Gesamtbetrag MwSt. in Euro Gesamtpreis brutto in Euro Skonto in % Fälligkeitsdatum Rechnung stornieren Es werden nur komplette Rechnungen mit allen darin enthaltenen Rechnungspositionen storniert. Bereits als abgerechnet gekennzeichnete Angebotspositionen werden wieder frei gegeben. 4 Schnittstelle mais WWS online und mais COP Cert OS Werden die Softwarelösungen mais WWS online und mais COP Cert OS gemeinsam genutzt, werden folgende Funktionen zusätzlich bereitgestellt: 4.1 Pflege der Stammdaten Warengruppen Es wird automatisch eine Warengruppe Prüfsysteme eingerichtet Artikel Im mais COP Cert OS eingerichtete Prüfsysteme werden in der Software mais WWS online als Artikel im Artikelstamm der Warengruppe Prüfsysteme ohne Preis- und Mehrwertsteuerangaben angelegt und können bearbeitet werden. Sind im mais COP Cert OS für Prüfsysteme in Abhängigkeit von Mitarbeiterzahl des Unternehmens unterschiedliche Auditumfänge angelegt, wird je Prüfsystem und zugeordnetem Auditumfang ein gesonderter Artikel angelegt. Werden in der Software mais WWS online neue Artikel in der Warengruppe Prüfsysteme angelegt, so können sie optional automatisch als Prüfsysteme in mais COP Cert OS übernommen werden. Zur Aktivierung dieser Option steht ein Schalter zur Verfügung. Im mais COP Cert OS sind zu den neu angelegten Prüfsystemen die weiteren Einrichtungsarbeiten vorzunehmen. mais Mitteldeutsche Agentur für Informationsservice GmbH, Torgauer Str. 116, D Leipzig, - Seite 7 von 9

8 4.1.3 Kunden Die Softwarelösungen mais WWS online und mais COP Cert OS verwenden dieselben Kundenstammdaten. Kundenstammdaten können in beiden Softwarelösungen bearbeitet werden. Die Kundenstammdaten enthalten folgende zusätzliche Angaben: Mitarbeiterzahl nach Kategorien Prüfsysteme Branche/Scopes zum Prüfsystem Mitgliedsnummer im Prüfsystem Status im Prüfsystem History zum Prüfsystem (durchgeführte Audits mit Angaben zu den Auditoren, Datum Betriebsbesuch, Auditergebnis, Auditgültigkeit, Zertifikatsgültigkeit) Erstellen und Bearbeiten von Angeboten Die Funktion Angebot bestätigen in der Übersicht Angebote wird um die Möglichkeit erweitert, aus bestätigten Angeboten automatisch Prüfaufträge im COP Cert OS anzulegen. Es werden Prüfaufträge für das erste bis letzte im Angebot enthaltene Prüfsystem angelegt. Für jedes Prüfsystem kann ein Termin für den voraussichtlichen Betriebsbesuch eingegeben werden. Die Prüfaufträge werden mit der Angebotsnummer versehen und können im COP Cert OS bearbeitet werden. Aufträge können nur für Prüfsysteme angelegt werden, die im mais COP Cert OS eingerichtet sind. Sind im Angebot Artikel zu Prüfsystemen enthalten, die nicht im mais COP Cert OS eingerichtet sind, erfolgt eine Abfrage, ob dieses Prüfsystem jetzt eingerichtet werden soll Neue Rechnung Die Funktion Neue Rechnung wird um die Möglichkeit erweitert, noch nicht abgerechnete Leistungen und Kosten aus der Durchführung von Audits, die mit der Software mais COP Cert OS dokumentiert wurden, einzufügen. Dazu werden abgeschlossene Prüfaufträge mit den ihnen zugeordneten Daten Kundennummer Prüfsystem Datum Betriebsbesuch Auditumfang Auditoren erfasste Kosten (Arbeitszeit des Auditors, Fahrtkosten des Auditors) Angebotsnummer (wenn vorhanden) aus der Software mais COP Cert OS an die Software mais WWS online übergeben. Im mais WWS online wird eine Übersicht Offene Posten Leistungen aus COP Cert OS bereitgestellt. Sie enthält alle noch nicht abgerechneten Leistungen und Kosten, die aus der Software mais COP Cert OS übergeben wurden. Werden offene Leistungspositionen in die Rechnung übernommen, werden diese in der Übersicht Offene Posten Leistungen aus COP Cert OS als abgerechnet gekennzeichnet und beim nächsten Aufruf der Übersicht nicht mehr angezeigt. Nicht vollständig abgerechnete Leistungspositionen können als erledigt gekennzeichnet werden. Sofern den Prüfaufträgen Angebotsnummern zugeordnet waren, wird automatisch die den Prüfauftrag betreffende Angebotsposition ebenfalls als abgerechnet/erledigt markiert. In der betreffenden Angebotsposition enthaltene finanzielle Angaben werden automatisch als Vorlage in die Rechnung übernommen. Optional können die Daten der Rechnungsposition dem jeweiligen Auditor zugeordnet und an das mais COP Cert OS übergeben werden. mais Mitteldeutsche Agentur für Informationsservice GmbH, Torgauer Str. 116, D Leipzig, - Seite 8 von 9

9 Nutzerinterfaces: Buchhaltung: Sachbearbeitung: Verkauf: alle Menüs nur Menü Pflege der Stammdaten nur Menü Erstellen und Bearbeiten von Angeboten, ggf. nur die selbst angelegten Angebote zum Bearbeiten mais Mitteldeutsche Agentur für Informationsservice GmbH, Torgauer Str. 116, D Leipzig, - Seite 9 von 9

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