KOMPLETT PRAXISBUCH IN FARBE FÜR DIE VERSIONEN 2010 UND

Transkript

1 Grundlagen der Tabellenkalkulation Zahlenformate Bedingte Formatierung Seitenlayout & Design Formeln und Funktionen Matrixformeln Verknüpfungen und Datenimport Datenanalyse mit PivotTables Diagramme und Präsentation Sicherheit in der Cloud Makros programmieren mit VBA Tipps, Tricks und nützliche Tools KOMPLETT IN FARBE Große Funktionsübersicht ignatz SCHELS Excel PRAXISBUCH FÜR DIE VERSIONEN 2010 UND 2013 ZAHLEN KALKULIEREN, ANALYSIEREN UND PRÄSENTIEREN Im Internet: Zusatzmaterial zum Download

2 Inhalt Vorwort.... XXVII Ein Blick auf den Autor.... XXIX Teil 1: Der richtige Einstieg Microsoft Excel der Einstieg Excel installieren und einrichten Excel als Teil von Office Excel mit Office installieren Umsteigen auf Excel 2010 oder Nachinstallation Excel in der Cloud SkyDrive Office Die Excel-Web-App Excel-Umfragen Excel starten Start in Windows Start in Windows Excel-Dateien im Windows Explorer starten Startprobleme bereinigen mit Startoptionen Mehrere Tasks starten Der Excel-Startordner Der erste Blick Excel 2010 nach dem Start Excel 2013 nach dem Start Startbildschirm abschalten Das Microsoft-Konto Die Optionen Die wichtigsten Optionen Allgemein... 34

3 VI Inhalt Formeln Dokumentprüfung Speichern Sprache Erweitert Add-ins Menüband und Symbolleiste anpassen Menüband anpassen Menüband speichern Menübandänderungen zurücksetzen Die Symbolleiste für den Schnellzugriff Schnellzugriff-Symbolleiste platzieren Schnellzugriff-Leiste anpassen Symbole aus dem Menüband holen Speicherort für die Symbolleiste für den Schnellzugriff Die Excel-Oberfläche Das Excel-Fenster Fensterelemente Mehrere Fenster Fenster verwalten Fenster unterteilen Fenster anordnen Fenster aus- und einblenden Fenster teilen und fixieren Fenster fixieren/einfrieren Das Tabellenblatt Zellzeigeranimation ausschalten Tabellenblätter einfügen Navigieren in Tabellenblättern Das Menüband Office Fluent das flexible Menüband Menüband ein- und ausblenden Bedienung über Tastenkombinationen Die Live-Vorschau Dialogfelder Register Datei die Backstage-Ansicht Register Start Registerkarte Einfügen Registerkarte Seitenlayout Registerkarte Formeln Registerkarte Daten Registerkarte Überprüfen Registerkarte Ansicht Registerkarte Entwicklertools... 80

4 Inhalt VII Registerkarten Tool Mit Symbolen arbeiten Formatauswahlsymbole QuickInfos Kontextmenüs Aufgabenbereiche Zwischenablage ClipArts Dokumentprüfungen Signaturen Die Statusleiste Der Zoom Zoom an Markierung anpassen Zoomen mit dem Mausrad Ansichtssymbole Betriebs- und Eingabemodus Statusleiste anpassen Speicherort der Statusleiste Benutzerdefinierte Ansichten Neue Ansicht speichern Benutzerdefinierte Ansicht einstellen Benutzerdefinierte Ansichten in der Symbolleiste Praxisbeispiel: Dienstplan Dateien, Arbeitsmappen, Tabellenblätter Die Backstage-Ansicht (Datei-Menü) Eine neue Arbeitsmappe Pseudonamen in der Titelzeile Arbeitsmappe speichern XLS oder XLSX? Dateinamen Dateityp ändern Standardspeicherformat festlegen Kompatibilitätsprüfung Speichern im PDF- oder XPS-Format Speichern im XPS-Format Speichern und per senden In der Cloud speichern Arbeitsmappe speichern und freigeben In SharePoint speichern Excel 2013: Speichern in der Cloud Versionen speichern Arbeitsmappen öffnen Varianten zum Öffnen einer Mappe

5 VIII Inhalt Zuletzt verwendete Dateien Schnellzugriff für einzelne Dateien Mehrere Dateien öffnen Daten von Excel 2003/XP/ Kompatibilitätsmodus Ältere Dateien konvertieren Datei-Informationen Erweiterte Eigenschaften Arbeitsmappe schützen Als abgeschlossen kennzeichnen Mit Kennwort verschlüsseln Arbeitsmappenstruktur schützen Zugriff einschränken Digitale Signatur hinzufügen Auf Probleme überprüfen Dokument prüfen Barrierefreiheit prüfen Kompatibilität prüfen Mustervorlagen Eine neue Mustervorlage Mustervorlage verwenden Eine Mustervorlage für neue Mappen Vorlagen für neue Blätter Praxisbeispiel: Mustervorlage mit Firmenschrift und Dokumentenkennzeichnung Mit Tabellenblättern arbeiten Die Tabellensteuerung Tabellenblatt einfügen Tabellenblatt verschieben oder kopieren Neues Tabellenblatt anlegen Tabellenblatt löschen Tabellenblatt umbenennen Register einfärben Tabellenblätter ein- und ausblenden Gruppen bilden Zellen, Zeilen und Spalten Der Zellzeiger Zellen und Zellbereiche markieren Zellzeiger mit der Tastatur bewegen Optimale Zellzeigersprünge Mehrfachbereiche markieren Zeilen, Spalten und ganze Tabellenblätter markieren Spezialmarkierungen Direkt markieren mit Gehe zu

6 Inhalt IX 3.11 Zeilenhöhe und Spaltenbreite Spaltenbreite mit der Maus bestimmen Gleiche Breite für mehrere Spalten Optimale Breite für eine Spalte Zurück zur Standardbreite Nummernkreuzkette nach der Spaltengrößenänderung Die Zeilenhöhe Optimale Zeilenhöhe Zeilen- und Spaltengröße aus Registerkarte oder Kontextmenü Zeilenhöhe und Spaltenbreite in Zentimetern Zeilen und Spalten aus-/einblenden Über Zeilen-/Spaltenkopf Im Start-Register Ausgeblendete Elemente zurückholen Teil 2: Grundlagen der Tabellenkalkulation Mit Zellen arbeiten Die Bearbeitungsleiste Bearbeitungsleiste einschalten und anpassen Drei Symbole am linken Rand Arbeiten in der Bearbeitungsleiste Markierte Bereiche bearbeiten Markierten Bereich füllen Zahlen, Texte und andere Zellinhalte Zahlenformate das Prinzip Zahlen erfassen alle Regeln Text erfassen Zahlen als Texte eingeben Datumswerte erfassen Brüche eingeben Sonderzeichen und Symbole Mehrzeilig eingeben Fülltechniken für Zellen Zellen per Menü füllen Zellen füllen über mehrere Blätter Ausfüllen mit dem Füllkästchen Füllkästchenvarianten Füllreihen, Trend- und Prognosereihen Benutzerdefinierte Listen für AutoAusfüllen Benutzerdefinierte Liste anwenden AutoAusfüllen umkehren Leerzellen mit Füllkästchen erzeugen Auswahlliste und Blitzvorschau

7 X Inhalt Die Blitzvorschau Zellen verschieben und kopieren Ganze Zellen verschieben oder kopieren Kopieren oder Einfügen abschließen Der Zielbereich: eine Zelle Verschieben und Kopieren mit dem Kontextmenü Der schnellste Weg: Tastenkürzel Inhalte einfügen Einfügeoption nachträglich ändern Ausgeschnittene oder kopierte Zellen einfügen Drag&Drop: die Turbo-Verschiebung mit dem Mauszeiger Kein Ausschneiden bei Mehrfachbereichen Verschieben/Kopieren zwischen Tabellen und Mappen Zellen vertauschen Drag&Drop mit der rechten Maustaste Zellinhalte und Zellen löschen Ein flexibles Löschsymbol Alle Zellen der Tabelle löschen Tabellenblatt löschen Zellen löschen Zeilen/Spalten löschen Zellen, Zeilen und Spalten einfügen Ein flexibles Einfügesymbol Einfügen über das Kontextmenü Suchen und Ersetzen Suchen Suche starten Suchen und Ersetzen Kommentare Kommentar einfügen Kommentare anzeigen Kommentareinstellungen in den Optionen Probleme mit der Kommentaranzeige Kommentar bearbeiten Kommentare drucken Kommentar löschen Die Rechtschreibprüfung Optionen setzen Rechtschreibprüfung starten Zellen prüfen Formeln und Funktionen Das Formelprinzip Zelladressen (Bezüge) in Formeln verwenden

8 Inhalt XI Die Bestandteile einer Formel Relative und absolute Bezüge A1 und Z1S Der Schachbrett-Test Formeln kopieren Relative Bezüge kopieren Absolute Bezüge kopieren Bezüge umwandeln Formeln mit dem Füllkästchen kopieren Schnittmenge berechnen Beispiel: Umsatzliste Funktionen Neue Funktionen in Excel Analyse-Funktionen Neue Funktionen in Excel Das Funktionsprinzip Die Funktion SUMME() Mehrfachsummen Die Summe in der Statusleiste Weitere AutoFunktionen Die Funktionsbibliothek Funktionen eingeben Eingabehilfen für Formeln und Funktionen Klammerübereinstimmung QuickInfo mit Funktionsargumenten Farbmarkierung für abhängige Bereiche Fehler lokalisieren Teilberechnung Funktionshilfe Großschreibung bei korrekter Eingabe Fehlermeldungen und Fehlerüberprüfung Allgemeine Fehlermeldung Reparierbare Fehler Zirkelbezüge Fehlermeldungen in der Zelle Formelüberwachung Spur zum Vorgänger/Nachfolger Formeln anzeigen Fehlerüberprüfung Formelauswertung Überwachungsfenster Berechnungsoptionen Matrixformeln Das Prinzip

9 XII Inhalt Matrix kopieren mit Matrixformel Matrizen multiplizieren Matrixkonstanten Beispiel: Absatzkalkulation Mit Bereichsnamen arbeiten Namen definieren Die schnelle Variante: das Namensfeld Regeln für Bereichsnamen Der Namens-Manager Namen übernehmen Namen aus Auswahl erstellen Namen in Formeln verwenden Namen als Konstanten Bereichsnamen anwenden Mit Funktionen zaubern Funktion SVERWEIS Alternative zum SVERWEIS: INDEX und VERGLEICH Mit IST-Funktionen Fehlermeldungen beseitigen Mit der Zeilen-/Spaltennummer arbeiten Tabellenblattname in der Formel Textkosmetik Teilenummern in Teilzeichenketten aufteilen Texte in Spalten aufteilen Statistikbeispiel Korrelationskoeffizient Dynamische Bereiche mit BEREICH.VERSCHIEBEN() Mit Datum und Zeit rechnen Der Excel-Kalender Datums- und Zeitfunktionen Datum und Zeit aktuell Zahlenformate für Datum und Zeit Ein ausführliches Datum Wochentag ermitteln Datumswerte addieren Datumsdifferenzen mit DATEDIF() Alter berechnen Kalenderwochen nach DIN Feiertage berechnen Nettoarbeitstage Rechnen mit Zeitwerten Verknüpfung und Gliederung Die Verknüpfung Verknüpfungen aktualisieren und speichern Praxisbeispiel: Online-Shop Pfadnamen in Verknüpfungen

10 Inhalt XIII Sicherheitseinstellungen für Verknüpfungen Verknüpfungen löschen Bestätigung beim Start Der 3D-Bezug Hyperlinks (Links) Hyperlink einfügen Hyperlink bearbeiten Hyperlinks mit Formeln erstellen Gliedern und Gruppieren Gliederungsformen Automatisch gliedern Gruppierungseinstellungen Gliederung entfernen Manuell gliedern Gliederung anzeigen, ein- und ausblenden Gliederungssymbole ausblenden Gliederungsebenen formatieren Teilergebnisse Liste sortieren Teilergebnisse berechnen Teil 3: Richtig formatieren und drucken Zahlenformate Zahlenformatierung das Prinzip Sicher formatieren mit Dialogfeld Gültigkeitsbereich der Zahlenformate Mit Zahlenformaten runden Windows liefert die Vorgaben Zahlenformate zuweisen Die Zahlenformatliste Das Währungssymbol Das Prozentsymbol Das Symbol 1.000er-Trennzeichen Zahlenformate codieren Vier Sektionen für eine Zahl Platzhalterzeichen für Zahlen- und Währungsformate Platzhalterzeichen für Datums- und Zeitformate Farbcodes im Zahlenformat Übersicht über die Zahlenformate Kategorie Standard Zahlenformate löschen Spezialtechniken mit Zahlenformaten Bedingungen Text und Sonderzeichen im Zahlenformat

11 XIV Inhalt 8 Schrift, Rahmen, Farben, Hintergrund Alles über die Schrift Calibri ist Standard Die Standardschrift Das Schriftenangebot Schriftart und Schriftformate zuordnen Die Schriftausrichtung Ausrichten über Symbole Ausrichten per Menü Rahmen zuweisen und zeichnen Das Rahmensymbol Rahmenlinien und Rahmenraster zeichnen Rahmen aus dem Dialogfeld zuweisen Die Füllfarbe Das Symbol Füllfarbe Farben und Muster aus dem Dialogfeld zuweisen Zellenformatvorlagen Zellenformatvorlagen zuweisen Zellenformatvorlagen ändern Zellenformatvorlage neu erstellen Zellenformatvorlagen löschen Formatvorlagen zusammenführen Zellen schützen Bedingte Formatierung Bedingte Formatierung zuweisen Regeln aufstellen für Bedingungsformate Bedingte Formatierung löschen Zellen mit bedingter Formatierung markieren Formeln im Bedingungsformat Layout, Design und Druck Drucker einrichten Maßgeblich: Der Windows-Drucker ist maßgeblich Drucker bestimmen und einrichten Seite einrichten Seitenränder setzen Das Papierformat (Orientierung) Größe (Format) Druckbereich Seitenumbrüche Hintergrund Drucktitel An Format anpassen Blattoptionen

12 Inhalt XV 9.3 Kopf- und Fußzeilen Gestaltung mit Registerkarte und Codes Kopf- und Fußzeilentools Ansichten Arbeitsmappenansichten Die Ansicht Seitenlayout Die Umbruchvorschau Ganzer Bildschirm Die Seitenansicht Seitenansicht zoomen Ränder und Spaltentrennlinien einblenden Drucken Druckeinstellungen Seite einrichten in der Seitenansicht Der Windows-Druck-Manager Fehler beim Druck Ausdruck an OneNote senden Das Design Zeit für CI Design zuweisen Ein neues Design Design löschen Design für neue Arbeitsmappen festlegen Teil 4: Datenmengen aufbereiten und präsentieren Listen, Tabellen, Datenbanken Mit Tabellen arbeiten Listen für Tabellen vorbereiten Tabelle erstellen Tabelle benennen Tabelle formatieren Optionen für den Tabellenentwurf Tabellenbereich ändern Die Ergebniszeile Duplikate entfernen Datenschnitt einfügen Tabelle in Bereich konvertieren Strukturierte Verweise Richtig sortieren Richtig markieren Die Sortierreihenfolge Sortieren über das Filtermenü Sortieren mit Sortierbefehlen Sortieren mit Sortieren-Dialog

13 XVI Inhalt 10.3 Listen und Tabellen filtern Richtig markieren AutoFilter setzen Spezialfilter Tabelle oder Bereich Datenbankfunktionen Der Funktionsaufbau DB-Funktionen für statistische Auswertungen PivotTables und PivotCharts Das PivotTable-Prinzip Was ist ein PivotTable-Bericht? Voraussetzungen für PivotTable-Berichte Der PivotTable-Assistent Klassisches Pivot-Layout Ein neuer PivotTable-Bericht Tabelle oder Liste als Basis Dynamische Liste als Pivot-Basis PivotTable-Bericht anlegen Die Feldliste Empfohlene PivotTables Das PivotTable-Berichtslayout Wertfeld: Summe oder Anzahl automatisch? Die Wertfeldeinstellungen Felder verschieben und löschen Layout nicht aktualisieren Feldkopfzeilen umbenennen Elemente ein-/ausblenden PivotTable aktualisieren Datenquelle ändern PivotTable-Element auswählen PivotTable verschieben PivotTable löschen Drilldown (Details anzeigen) Filtern und Sortieren Einzelne Elemente verwenden oder ausblenden Zeilen und Spalten sortieren Elemente filtern Datenschnitte Ein neuer Datenschnitt Mehrere Datenschnitte Datenschnitte formatieren Datenschnitt beschriften Datenschnitte anordnen Datenschnitteinstellungen

14 Inhalt XVII Datenschnittverbindungen Die Zeitachse Eine neue Zeitachse Zeitachse bedienen PivotTable-Bericht formatieren PivotTable-Formate Neue PivotTable-Formatvorlagen Zahlenformate Bedingte Formatierung Optionen für PivotTable-Formate Layout PivotTable-Optionen Optionen für die PivotTable allgemein Optionen für Zeilen-/Spaltenfelder Optionen für Wertfelder Feldelemente gruppieren Gruppe für ein Textfeld erzeugen Gruppe für ein Wertfeld bilden Datumsfelder gruppieren Berechnete Felder und Elemente Praxis: Provision für Verkaufsberater Berechnete Elemente Mehrere Konsolidierungsbereiche Praxisbeispiel: Stundenliste Konsolidierungsbereiche ändern Externe Daten in PivotTable-Berichten Eine PivotTable mit ODBC Beziehungen verwalten PivotCharts Das Prinzip Ein neues PivotChart PivotChart-Tools Feldliste und Filter PivotChart anpassen und formatieren Praxisbeispiel: Auftragsreichweite Auftragsliste und Auftragsvolumen Auftragsreichweite berechnen Die Matrixfunktion PIVOTDATENZUORDNEN Diagramme und Diagrammtechniken Das Excel-Diagramm ein Standard Neu in Excel Sparklines Das Prinzip

15 XVIII Inhalt Sparklines erstellen Neues Register Sparkline-Tools Daten bearbeiten Datentyp Anzeigen von Linienpunkten oder farbigen Säulen Sparklines formatieren Achsen Sparklines gruppieren Sparklines beschriften Das Diagrammprinzip Für Könner: DATENREIHE() Die Zahlenmatrix Die Grundelemente eines Diagramms Diagramm erstellen Zahlen bereitstellen Schnellanalyse Diagramme Empfohlene Diagramme Auswahl des Diagrammtyps Diagrammtypen im Dialogfeld Der Diagrammentwurf Diagrammtyp ändern Formatvorlage zuweisen Diagrammlayouts/Schnelllayouts Die Datenverbindung zum Diagramm Zeile/Spalte wechseln Diagramm als Vorlage speichern Diagrammobjekt und Diagrammblatt Diagrammobjekt bearbeiten Diagramm drucken Diagrammobjekt in ein Blatt verschieben Das Diagrammlayout Die Elementauswahl Übersicht über die Diagrammelemente Achsen im Diagramm Gitternetze im Diagramm Diagrammbeschriftungen Datenreihen bearbeiten Die Funktion DATENREIHE() Diagramme aus Mehrfachbereichen Diagrammtypen Der richtige Diagrammtyp Säulendiagramme, Zylinder und Kegel Liniendiagramme Kreis- und Ringdiagramme Balkendiagramme

16 Inhalt XIX Flächendiagramme Punkt- und Blasendiagramme Kursdiagramme Oberflächendiagramme Netzdiagramme Verbunddiagramme Diagramme formatieren Die Diagrammgröße Die Auswahl formatieren Datenreihen und Datenpunkte Kreissegmente Formenarten Grafikobjekte auf Datenreihen abbilden WordArt-Formate Objekte anordnen und sichtbar machen Spannweiten und Trendlinien Bezugs- und Spannweitenlinien Trendlinien Fehlerindikatoren Freie Elemente im Diagramm Textfelder Zeichnungsobjekte im Diagramm D-Diagramme Moderne Diagrammtechniken Edward R. Tufte Wie aus Zahlen Bilder werden Gene Zelazny Die SUCCESS-Methode von Prof. Dr. Rolf Hichert VBA: Diagramme löschen Grafische Objekte und Apps Formen Übersicht über die Formenbibliothek Zeichentechniken Auf den Gitternetzlinien zeichnen Proportional zeichnen Zeichentools nutzen Objekte bearbeiten Richtig markieren Objekte umformen Objekt verschieben Objekt kopieren Objekt benennen Objekt vergrößern und verkleinern Objekteigenschaften Objekt löschen

17 XX Inhalt Form Punkt für Punkt bearbeiten Objekte anordnen Verbindungen Textfelder Objekte formatieren Design ändern Formenarten WordArt-Formate SmartArts SmartArt einfügen Der Textbereich SmartArt-Grafik formatieren SmartArt-Diagrammtypen und Layouts Layout zuweisen Grafiken in SmartArts ClipArts und Online-Grafiken Onlinegrafiken (ClipArts) suchen Screenshots Screenshots mit Windows Screenshots mit Excel Bilder und Grafiken Grafikdatei einlesen Bilder über Zwischenablage Grafiken bearbeiten mit Bildtools Bildgröße und Zuschnitt Bilder komprimieren Bildformatvorlagen Videos Videoformate Videodateien Hyperlinks auf Dateien YouTube-Videos einbinden Objekte Formeln Formeltools Die Kamera Praxisbeispiel: Bilanzdaten Regeln für Kamerakopien Apps für Office Apps-Typen Wer schreibt Apps für Office? Apps installieren Apps anwenden

18 Inhalt XXI Teil 5: Datenanalyse, externe Daten und Makro programmierung Externe Daten Externe Daten abrufen Textdaten Die Textstandards ASCII, ANSI und Unicode Symbol einfügen Textdaten konvertieren Text in Spalten trennen Tipps zur Konvertierung Access-Datenbanken Access-Daten aktualisieren Access-Datenbank öffnen Access-Export Daten aus dem Web Daten aus anderen Quellen MS-Query-Abfragen ODBC MS Query starten Keine sichtbaren Tabellen Tabellen und Spalten zusammenstellen Tabellen verknüpfen Abfragen im Query-Fenster bearbeiten Mit externen Daten arbeiten Externe Verbindungen verwalten Externe Dateneigenschaften Automatische Verbindungen Definition der Verbindung Verbindungsnamen Verknüpfungen aufheben Datenmodelle Regeln für Datenmodelle Tabellen mit Beziehungen einlesen PowerPivot Das Prinzip Voraussetzungen PowerPivot installieren PowerPivot starten Speichern im Backstage Externe Daten abrufen Aus Datenbank Aus Bericht Von Azure DataMarket Aus anderen Quellen

19 XXII Inhalt 15.4 Daten aus der Zwischenablage Mit Access-Datenbank verbinden Externe Daten bearbeiten Formatierungen Sortieren und Filtern Spalten verschieben und Spaltenbreite Zeilen und Spalten einfrieren Tabelleneigenschaften Datenimport entwerfen Beziehungen erstellen Praxisbeispiel: Hersteller und Preisliste verknüpfen Die PowerPivot-Formelsprache DAX Spalten berechnen PivotTables und PivotCharts Datentools Die Datenüberprüfung Das Prinzip Eingabe- und Fehlermeldungen Datenüberprüfungen anzeigen Benutzerdefinierte Datenüberprüfungen Auswahllisten aus Datenüberprüfungen Dynamische Datenüberprüfungslisten Konsolidieren Das Prinzip Die Konsolidierungsfunktionen Zeilen- und Spaltenwerte konsolidieren Konsolidieren mit Verknüpfung mit Quelldaten Bereichsnamen und Tabellen verwenden Was-wäre-wenn-Analysen Szenarien Planen und Annähern Zielwertsuche Praxis: Stückpreis im Angebot kalkulieren (Target Costing) Zielwertsuche starten Der Solver Solver installieren Ein einfaches Solver-Beispiel Solver-Optionen Solver-Meldungen Datentabelle (Mehrfachoperation) Das Prinzip Praxis: Regelmäßige Zahlungen

20 Inhalt XXIII 17 Sicherheit und Schutz Virenschutz für Excel? Datensicherheit AutoWiederherstellen Dateien schützen Kennwortschutz bei Speichern unter Das Schreibschutzkennwort Kennwortschutz im Backstage Mappe als abgeschlossen kennzeichnen Digitale Signaturen Dateischutz unter Windows Blattschutz und Arbeitsmappenschutz Das Prinzip Zellen mit Zellschutz formatieren Tabellenblatt schützen Arbeitsmappe schützen Blattschutz oder Arbeitsmappenschutz aufheben Benutzerbereiche freigeben Arbeitsmappen freigeben Was kann geändert werden? Freigeben einer Arbeitsmappe Benutzer entfernen Konflikte löschen Änderungen nachverfolgen Änderungen annehmen oder ablehnen Freigabe der Arbeitsmappe aufheben Das Trust Center (Sicherheitscenter) Einstellungen Datenschutzoptionen VBA: Zellschutz sichtbar machen Zellschutz per Makros sichtbar machen Excel in der Office-Familie OLE der Begriff Word und Excel Tabelle nach Word kopieren Diagramme kopieren OLE-Objekte bearbeiten Excel-Tabelle in Dokument einfügen Excel-Tabellen im Word-Serienbrief Excel und PowerPoint Excel-Tabellen und Diagrammobjekte Verknüpfte Excel-Daten Diagramme nachbearbeiten

21 XXIV Inhalt 18.4 Excel und Outlook Adressen (Kontakte) nach Excel exportieren Termine exportieren Kontakte importieren Makroprogrammierung mit VBA Makros das Prinzip Excel und VBA Makros in der Praxis Makrogrundlagen Die Entwicklertools Der Makrorecorder Makro ausführen Aufgezeichnetes Makro bearbeiten Was tun bei Fehlern? Makros speichern Die persönliche Makroarbeitsmappe Makro als Add-in speichern Der Visual-Basic-Editor Menüs und Symbolleisten Fenster verankern Der Projekt-Explorer Das Eigenschaften-Fenster Module Optionen im Extras-Menü Makros codieren Prozeduren und Funktionen anlegen Die Schreibweisen im Makrocode Hilfe! VBA lernen mit der Entwicklerreferenz Makros testen Beispiel: Alter berechnen Schrittweise testen Haltepunkte Das Direktfenster Das Lokal-Fenster Das Überwachungsfenster Makros kompilieren Makro abbrechen Auffangbare Fehler Makros entwickeln Makro starten über Steuerelemente ActiveX-Steuerelemente Tastenschlüssel für Makros Praxisbeispiel: Rechnungsschreibung

22 Inhalt XXV 19.7 VBA die Programmiersprache Das Objektmodell Der Objektkatalog Das Objektmodell Programmieren mit Objekten, Eigenschaften und Methoden Listenobjekte Ereignisse programmieren VBA-Programmiertechniken Eingabe und Ausgabe Variablen und Konstanten Datentypen für Variablen Konstanten Datenfelder Kontrollstrukturen: Bedingungen Kontrollstrukturen: Schleifen Dialogprogrammierung mit UserForms UserForm einfügen und löschen UserForm und Codeblatt UserForm gestalten, Steuerelemente einfügen Praxisbeispiel Inventarverwaltung Schaltfläche programmieren Tabellendaten in die UserForm übernehmen Das Change-Ereignis UserForm aus UserForm aufrufen VBA-Funktionen Benutzerdefinierte Tabellenfunktionen Funktionen und Prozeduren VBA-Beispiele Allgemeine Datei- und Tabellenmakros UserForm-Beispiele Spaß mit Excel Makros zertifizieren Office-Programm für Zertifikate Zertifikat erstellen Digitale Signatur erstellen Echte Zertifizierung Makros in Symbolleiste und Menüband Makros in der Symbolleiste für den Schnellzugriff Makros im Menüband platzieren Menüband (RibbonX) programmieren XLSX ist ZIP Custom UI Editor Die Office Icon Gallery RibbonX-Grundlagen

23 XXVI Inhalt Das Onload-Ereignis Beispiel: neues Menüband mit Schaltfläche Workshop Anhänge Anhang A: Die Optionen des VBA-Editors A.1 Editor A.2 Editorformat A.3 Allgemein A.4 Verankern Anhang B: Tastenkombinationen Anhang C: Funktionsübersicht C.1 Übersicht über die Tabellenfunktionen C.2 Kompatible Funktionen Index

24 1 Microsoft Excel der Einstieg In diesem Teil lernen Sie den richtigen Einstieg in das Tabellenkalkulationsprogramm Excel für die Versionen 2010 und 2013 kennen. Kapitel 1.1 zeigt Ihnen, wie Sie Excel als Teil des Microsoft-Office-Pakets installieren und einrichten. Das nächste Kapitel 1.2 führt Sie in die Cloud. Lernen Sie SkyDrive und die Excel-Web-App kennen und erstellen Sie Online-Umfragen. Kapitel 1.3 zeigt Ihnen, wie vielfältig Excel gestartet werden kann, und leistet Hilfestellung bei Startproblemen. In Kapitel 1.4 werfen Sie einen ersten Blick auf das Programm, lernen die Excel-Tour und die Vorlagen kennen und verwalten Ihr Microsoft-Konto. Optionen sind Voreinstellungen für das Programm, aktive Arbeitsmappen und Tabellenblätter. Eine Übersicht über alle Optionen erhalten Sie im Kapitel 1.5. Kapitel 1.6 zeigt, wie das Menüband und die Symbolleiste für den Schnellzugriff angepasst werden. 1.1 Excel installieren und einrichten Software muss auf Hardware installiert sein. Diesen Grundsatz werden Sie, ob Einsteiger oder fortgeschrittener Anwender, sicher kennen. Aber so ganz richtig ist das nicht mehr. Software besteht in der Regel aus vielen einzelnen Dateien und diese wurden zu Beginn der Personalcomputerära auf Disketten geliefert. Die CD/DVD löste die Diskette als mobilen Datenträger ab und mit dem Internet kam die Download-Version. Heute werden die meisten Softwarepakete in digitaler Form ausgeliefert. Mittlerweile bieten die Hersteller Software aber auch online zur Nutzung an, die Cloud ist in aller Munde und wird angesichts Datenschutz und Privatsphäre heftig diskutiert.

25 6 1 Mit visionärer Kraft zur rechnerintegrierten Produktion Excel als Teil von Office Excel ist für sich selbst keine eigenständige Software, sondern Teil des Office-Pakets (auch Office-Suite genannt) zusammen mit Word, PowerPoint, Outlook und anderen Programmen. Office 2010 wird in diesen Versionen angeboten: Home and Student: Enthält neben Excel auch PowerPoint, Word und OneNote. Home and Business: Diese Version, die meist als OEM-Version auf neuen Computern installiert ist, enthält zusätzlich noch das Mailprogramm Outlook. Office Professional: Die vollständigste Office-Version, für Firmenlizenzen und Entwickler auch als Plus-Version erhältlich, enthält das Datenbankprogramm Access. Bei Office 2013 gibt es zwei Welten: Die Office-2013-Welt, in der sich der Anwender eine Dauerlizenz der Software besorgt und diese auf seinen Computern installiert. Hier stellt Microsoft verschiedene Lizenzierungsmodelle zur Auswahl: Office Home and Student 2013, Office Home and Business 2013 oder Office Professional 2013 Office for Mac Home and Student 2011 und Office for Mac Home and Business (Software für Apple-Rechner unter dem Betriebssystem OS) Die Online-Service-Variante, die der Anwender vom Cloud-Dienstanbieter Microsoft mietet. Hier muss nichts installiert werden, die Einrichtung eines Online-Accounts über Sky- Drive genügt. Diese Modelle stehen zur Auswahl: Office 365 Home Premium Office 365 University Office 365 Small Business Premium Wenn Sie einen PC oder ein Notebook mit vorinstalliertem Office 2013 kaufen, ist meist die Home and Business-Version als OEM-Version installiert (OEM = Official Equipment Manufacturer). Sie enthält neben der Tabellenkalkulation Excel die Textverarbeitung Word, das Präsentationsprogramm PowerPoint, die Mail- und Kommunikationssoftware Outlook und OneNote, eine Art elektronischer Notizblock. Office Professional beinhaltet noch das Datenbankentwicklungssystem Access und in der Plus-Version ist noch InfoPath enthalten, ein XML-Formulargenerator Excel mit Office installieren Der Installationsvorgang für Office ist einfach, die Installation dauert je nach Hardwareausstattung weniger als eine halbe Stunde. Installieren Sie Office von einer DVD, legen Sie diese in das CD/DVD-Laufwerk ein. Das Setup-Programm startet automatisch. Falls nicht, schalten Sie im Windows-Explorer-Fenster auf das Laufwerk um und suchen Sie nach der Datei SETUP.EXE. Haben Sie Office als Installationsdatei erhalten, zum Beispiel per Download? Die Datei mit der Endung ISO ist ein Container, der alle Installationsdateien enthält und je nach Betriebssystem unterschiedlich installiert wird:

26 1.1 Excel installieren und einrichten 7 In Windows 7 klicken Sie doppelt auf die Datei, damit startet automatisch das dem Dateityp zugeordnete Brennprogramm. Die Installationsdateien von Office werden auf die DVD gebrannt und von dieser können Sie die Installation anschließend starten. Windows 8 bietet die Möglichkeit, ISO-Dateien direkt zu installieren. Klicken Sie die Datei mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Bereitstellen. Die ISO-Datei wird wie ein Ordner geöffnet, Sie können das Setup-Programm per Doppelklick starten Bit oder 64 Bit Microsoft bietet seine Office-Pakete wahlweise als 32-Bit- oder 64-Bit-Varianten an, empfiehlt aber selbst, die 32-Bit-Variante zu installieren, auch wenn das Betriebssystem (Windows 7 oder Windows 8) 64 Bit unterstützt. Der Grund dafür: Die 64-Bit-Versionen haben Probleme mit der Kompatibilität zu anderen, für 32 Bit ausgelegte Programmen. Abgesehen von einigen Spezialbibliotheken für Entwickler bringt die 64-Bit-Version von Office auch keine Vorteile, weshalb Sie den Rat befolgen sollten Benutzerdefiniert installieren Während der Installation fordert der Installationsassistent einige Informationen an. Werden Sie nach der Art der Installation gefragt, wählen Sie sicherheitshalber die Variante Benutzerdefiniert (Anpassen in Office 2013), mit dieser haben Sie Einfluss darauf, was installiert wird. Im nächsten Schritt wählen Sie dann gezielt die Programme aus, die Sie installieren wollen, bestimmen den Speicherort und geben Ihre Benutzerinformationen ein. Achten Sie immer auch auf die Information über den verfügbaren Speicherplatz. Nach dem letzten Schritt sollten Sie Windows neu starten und anschließend stehen die einzelnen Office-Programme je nach Betriebssystem im Startmenü (Windows 7) oder auf dem Startbildschirm (Windows 8) zur Verfügung. BILD 1.1 Startsymbole für Office-Programme nach der Installation

27 8 1 Mit visionärer Kraft zur rechnerintegrierten Produktion Umsteigen auf Excel 2010 oder 2013 Bis zu Version 2007 waren Updates von Microsoft Office nicht mit großem Aufwand für den Anwender verbunden. Word, Excel, Access und Co. wurden zwar stetig verbessert, die Benutzeroberfläche bekam aber meist nur kosmetische Operationen verpasst. Das uralte Prinzip der Menüs am oberen Bildschirmrand, kombiniert mit einer (wachsenden) Zahl an Symbolleisten, blieb bis zur Version 2003 erhalten. Mit Office 2007 machte Microsoft einen radikalen Schnitt. Symbolleisten und Menüs wurden abgeschafft, die Multifunktionsleiste mit Registern und Registergruppen hatte Premiere. Auch das uralte, längst überfällige binäre Dateiformat hatte ausgedient, ab Office 2007 werden Dateien als XML-Archive abgelegt, neue Dateiendungen wie DOCX (Word) oder XLSX und XLSM (Excel) kennzeichnen diese deutlich. Wer von Office 2007 auf die Version 2010 oder 2013 umsteigt, wird die wenigsten Probleme haben. Bis auf die Backstage, den Bereich, in dem alle Funktionen rund um Dateien und Dateiausgabe untergebracht sind, sind die Programme nur in kleinen Details abgeändert worden. Mit Office 2007 probierte Microsoft ein Office-Menü, aber der große Punkt links oben in der Ecke war scheinbar doch nicht groß genug und die Anwender fanden ihre Optionen für Speichern, Druckvorschau und Drucken nicht mehr. Mit Office 2010 kehrte Microsoft wieder zurück zum alten, wohlbekannten Datei-Menü. Excel 2013 überrascht zwar mit einem neuen Look, im Vergleich zur 2007er- oder 2010er- Version hat sich oberflächlich aber nur wenig geändert. Die Register sind nicht mehr bunt und dreidimensional, die Oberfläche ist optisch ruhiger geworden. Wer aber von 2003, XP, 2000 oder gar Office 97 umsteigt, muss mit viel Suchaufwand rechnen. Menüs gibt es nicht mehr, das Haupt-Bedienungselement heißt jetzt Menüband mit einer wechselnden Anzahl von Registern. Von den vielen Symbolleisten ist nur eine übrig- BILD 1.2 Neuer Look ab Version 2007: die Excel-Oberfläche

28 1.1 Excel installieren und einrichten 9 geblieben, die Symbolleiste für den Schnellzugriff. Alle Symbole von früher sind zwar noch da, aber eben woanders als im alten Office. Menüband und Symbolleiste für den Schnellzugriff lassen sich vom Benutzer frei gestalten, aber bevor es so weit ist, muss der leidgeplagte Umsteiger erst einmal die neue Benutzeroberfläche kennenlernen. HINWEIS: Hilfe kommt vom Hersteller: Das Interaktive Referenzhandbuch ist eine Flash-Animation, in der die alte Oberfläche von Excel (oder Word...) zu sehen ist. Für die Suche nach einer Programmfunktion in der neuen Version klicken Sie einfach auf das Symbol. Die Animation schaltet um auf die neue Oberfläche und präsentiert das passende Symbol. Die Flash-Animation befindet sich auf den Seiten von office.microsoft.com. Googeln Sie nach dem Begriff Office 2010 interaktives Referenzhandbuch Ältere Versionen Ältere Office-Versionen können Sie behalten und weiterhin nutzen, wenn Sie bei der Installation von Office 2013 angeben, dass Sie die installierten Programme nicht überschreiben möchten. Die Versionen 2007, 2010 und 2013 nutzen dieselben Dateiformate. Die Versionen bis 2003 arbeiten mit einem älteren Dateiformat. Office 2013 kann die Dateien aus älteren Ver sionen problemlos lesen, umgekehrt wird eine ältere Version aber mit den Dateien von Office 2013 nicht zurechtkommen. Die Office-Programme bieten zwar die Möglichkeit, die Dateien im älteren Format zu speichern, dabei kommt es aber zu Funktionalitätsverlusten, zum Beispiel bei Excel-Funktionen, die in der älteren Ver sion noch nicht verfügbar waren. Problematisch ist die gemeinsame Nutzung von System- und Programmdateien, zum Beispiel der persönlichen Makrodateien. Das neue Office wird zwar in einem eigenen Ordner hinterlegt, benutzt aber einige Dateien aus dem alten System. Aktivieren Sie Office-Programme wie Excel wahlweise in der alten und in der neueren Version, wird das jeweils aktivierte Excel nach dem Start neu konfiguriert, was im ungünstigsten Fall einige Minuten dauern kann. Eine sinnvolle Alternative zur Installation mehrerer Office-Versionen auf einem Datenträger ist die virtuelle Maschine. Programme wie VMWare, Oracle VirtualBox oder der Hyper-V- Manager von Microsoft, der zum Liefer umfang von Windows 8 gehört, erzeugen einen virtuellen Bereich, der mit einem eigenen Betriebssystem ausgestattet wird. In dieser virtuellen Maschine, die wie ein Computer im Computer funktioniert, können Sie Ihre ältere (oder neuere) Office-Version installieren, ohne Kollisionen von Programmdateien fürchten zu müssen. Für die Kommunikation zwischen dem Hauptbetriebssystem und der virtuellen Maschine richten Sie eine gemeinsame Nutzung des Netzwerks ein. Unter Windows 7 können Sie den Windows-XP-Modus installieren, um die älteren Versionen bis Versionsnummer 2003 weiter nutzen zu können. Das ist eine virtuelle Maschine, auf der das Betriebssystem Windows XP vor installiert ist: