Galileo Bookit Modul. Bookit Funktionsumfang. Bestellerfassung:

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1 Galileo Bookit Modul Bookit Funktionsumfang Bestellerfassung: 1 Notizzettel Bestellung aus bibwin Wenn Sie mehrere Titel gleichzeitig bestellen wollen, bibliografieren Sie diese im bibwin und verschieben Sie mit der Maus oder mit der Taste Insert in den Notizzettel. Im Notizzettel klicken Sie die rechte Maustaste und wählen im Kontextmenü Notizzettel bestellen aus. Der Notizzettel ist in zwei Ebenen unterteilt. In der oberen gelben Ansicht sind die Daten der bibliografierten Titel aus bibwin ersichtlich und der untere Teil wird für die Bestellangaben benötigt. Vor jeder Bestellung ist es sinnvoll eine Verfügbarkeitsabfrage der zu bestellenden Titel vorzunehmen. Klicken Sie dazu den Button sbzonline. In der Spalte SBZ sehen sie die sekundenaktuellen Lagerbestände (grün), Teilmengen (gelb) oder die Titel mit Melde-Nr. (rot). Q:\EDV Kundenberatung\Comelivres\Galileo\Bookit-Modul\Galileo Bookit Modul_Dokumentation.doc 1

2 Klicken Sie auf die Schaltfläche sbzonline-info um weitere Informationen zur Verfügbarkeitsabfrage zu erhalten. Z.B. wenn Ihnen die Melde-Nr. nicht bekannt ist, sehen Sie in den Infos den vollständigen Melde-Text zur Melde-Nr. Der untere graue Teil des Notizzettels ist durch den Besteller auszufüllen. Beim SKZ, SendeKennZeichen besteht nebst Senden und Parken, neu die Möglichkeit einen Bookit-Auftrag zu generieren. Senden ist in den Einstellungen als Standard-Vorgabe definiert und bedeutet, dass eine File-Bestellung bei der nächsten Übermittlung zum Lieferanten geschickt werden soll. Beim Parken wird eine Bestellung aufgenommen und in der Kartei Bestellungen gespeichert, ohne dass Sie bei der nächsten Übermittlung gesendet wird. Solange das SKZ einer Bestellung auf Nein (geparkt) ist, wird sie nicht zum Lieferant übermittelt. Bei jeder Bookit-Bestellung ist zwingend ein Kunde zu hinterlegen. Die anderen Felder sind je nach Bedarf auszufüllen. Unter der Schaltfläche Erweitert haben Sie die Möglichkeit weitere Einstellungen zu definieren. Hier können Sie bei Bookit-Bestellungen Rabatte, Aktionscodes und Verkäufercodes eingeben. Zusätzlich können Sie hier den Preis des BZ übernehmen oder bei nicht ladenpreisgebundenen Artikeln den Preis überschreiben. Q:\EDV Kundenberatung\Comelivres\Galileo\Bookit-Modul\Galileo Bookit Modul_Dokumentation.doc 2

3 Wenn Sie die Bestellmaske vollständig ausgefüllt haben, bestehen die folgenden Möglichkeiten: - Speichern Nun befindet sich die erfasste Bestellung im Galileo unter Datei Bestellungen zur Übermittlung bereit. - Bookit Hier können Sie Bookit-Auftragsdaten, wie Porto, Versandart, Zahlungskonditionen und Auftragstexte bearbeiten und anschliessend den Auftrag versenden. Versandart: Post Economy Inland Post Priority Ausland Post Priority Inland Swiss Express Post Economy Ausland RG./LS./Kredit-Karte: L Lieferschein R Rechnung K Kreditkarte Zahlungsziel: Tage netto Tage netto Tage netto 08 MR 15 Tage 09 MR 30 Tage 10 MR 45 Tage 11 MR 60 Tage Termin-Auftrag: Wird ein Lieferdatum angegeben welches weniger als 5 Tage in der Zukunft liegt, wird kein Terminauftrag erstellt. Das Auftrags- Datum entspricht dem Faktura-Datum im BZ! Text: zur Verfügung von freien Texten wie z.b. Werbung, Informationen, etc. Der eingegebene Text bezieht sich auf diesen Bookit-Auftrag. - Sof.-Best. Hier können Sie Bestellungen via sbzonline-api sofort übermitteln. Dies ist für eine normale BZ-File-Bestellung wie auch für eine Bookit- Bestellung möglich. 2 Galorder (aus bibwin mit Taste F7) Wenn Sie im bibwin einen Titel bibliografiert haben, können Sie mit der Taste F7 die Bestellmaske öffnen. Die Bestellmaske ist ebenfalls in zwei Teile unterteilt, analog des Bestellfensters aus dem Notizzettel. Einzig das Resultat der Verfügbarkeitsabfrage wird hier innerhalb des gelben oberen Teils angezeigt. Es ist also nicht zusätzlich auf eine Schaltfläche sbzonline-info zu klicken, um den Melde-Nr. Text zu lesen. Q:\EDV Kundenberatung\Comelivres\Galileo\Bookit-Modul\Galileo Bookit Modul_Dokumentation.doc 3

4 Das weitere Vorgehen ist identisch mit demjenigen unter Notizzettel Bestellungen aus bibwin beschrieben. 3 Bestellung im Galileo erfassen Bestellungen erfassen über die Buttons Neu Beim SKZ, Sendekennzeichen können Sie bereits definieren, ob dies ein Bookit-Auftrag ist oder eine normale File- Bestellung. Bei einer Bookit-Bestellung ist es zwingend, dass Sie diesem Auftrag ein Kunde hinterlegen. Schnellerfassung In der Schnellerfassung lesen Sie wie bis anhin die Etikette mit dem EAN- Strichcode ein. Wenn Sie daraus eine Bookit- Bestellung machen möchten, müssen Sie unter der Bestellkartei das SKZ nachträglich auf Bookit- Bestellung ändern. Q:\EDV Kundenberatung\Comelivres\Galileo\Bookit-Modul\Galileo Bookit Modul_Dokumentation.doc 4

5 Code128 Beim Einlesen von Etiketten mit dem Code 128 gehen Sie wie bis anhin vor. Wenn Sie daraus eine Bookit- der Bestellkartei das SKZ nachträglich auf Bookit- Bestellung machen möchten, müssen Sie unter Bestellung ändern. Bestellungen / Bestell-Kartei Wie bis anhin können Sie in der Kartei Bestellungen sämtliche Positionen ändern, löschen und bearbeiten. Unter dem Button Bookit sind folgende Funktionen verfügbar: - Bookit-Aufträge Hier sind sämtliche Bookit-Aufträge ersichtlich, die in der Bestell-Kartei vorhanden sind. Diese können direkt aus dieser Kartei versendet, gelöscht oder geändert werden. - Alle BZ-Kundenbestellungen in Bookit-Bestellungen wandeln Sämtliche Bestellungen die mit einem Kunden erfasst sind, werden in Bookitbestellungen umgewandelt, die anschliessend nochmals bearbeitet oder verändert werden können. - Bookit-Auftrag bearbeiten Markieren Sie eine Bookit-Bestellungen, um die Bookit-Auftragsdaten, wie Porto, Versandart, Zahlungsziel, Auftragstext, etc. zu ändern. Q:\EDV Kundenberatung\Comelivres\Galileo\Bookit-Modul\Galileo Bookit Modul_Dokumentation.doc 5

6 Bookit-Aufträge umwandeln Sie können jede Bookit- Bestellungen auch wieder auf eine BZ-Bestellungen zurücksetzen, indem Sie das Sendekennzeichen auf Senden zurückstellen. BZ-Bestell-Art Reservieren Reservieren können Sie nur Artikel mit Bestand. Über die Verfügbarkeitsabfrage sind Sie auf dem aktuellsten Stand. Eine Reservation bewirkt, dass Ihnen die gewünschte Menge reserviert wird, ohne dass Sie die Bestellung bereits abschicken müssen. Eine reservierte Position können Sie nicht mehr rückgängig machen. Verfügbarkeitsabfragen Wie schon bei der Bestellerfassung mehrfach hingewiesen, nutzen Sie die hervorragende Möglichkeit der Verfügbarkeitsabfrage. Sie können aus sämtlichen Bestell-Karteien die Abfrage über den sekundenaktuellen Bestand abfragen. Dies ist sicher ein entscheidendes Hilfsmittel, ob Sie nun eine Sofortbestellung oder ein File-Bestellung aus dieser Position machen. Starten Sie also so oft wie Sie wollen die Verfügbarkeitsabfrage. Bestell-Kartei in der in der Zwischenzeit weitere Bestellpositionen gespeichert, jedoch die Verfügbarkeitsabfrage noch nicht ausgeführt wurden. Q:\EDV Kundenberatung\Comelivres\Galileo\Bookit-Modul\Galileo Bookit Modul_Dokumentation.doc 6

7 Bestell-Kartei nach Ausführen der Verfügbarkeitsabfrage. Klicken Sie dazu auf den Button sbzonline. Q:\EDV Kundenberatung\Comelivres\Galileo\Bookit-Modul\Galileo Bookit Modul_Dokumentation.doc 7

8 Bookit-Einstellungen Bitte nehmen Sie an diesen Einstellungen keine Änderungen vor ohne direkte Anweisungen vom BZ oder der Comelivres AG. Kommunikation Bookit-Bestellungen senden über das Menü Kommunikation. Bei diesem Vorgang der Bestellübermittlung holt das Programm sämtliche Bookit-Aufträge aus der Kartei Bestellungen und erstellt ein Bestellfile, das dann via ftp-account des BZ an die Bookit gesandt wird. Q:\EDV Kundenberatung\Comelivres\Galileo\Bookit-Modul\Galileo Bookit Modul_Dokumentation.doc 8

9 Rückmeldungen holen und verarbeiten. Hier holt das Programm auf Ihrem ftp-account die elektronischen Lieferscheine von Bookit. Klicken Sie auf den Button Start um die Verbindung zu Ihrem ftp-account herzustellen. Es werden die provisorischen und definitiven Rückmeldungen abgeholt und ein Protokoll erstellt. Um dieses Protokoll anzusehen und auszudrucken klicken Sie auf die Schaltfläche Ja. Auf diesem Protokoll ist das Erstellungsdatum ( ), der Dateiname (BK_RMAIL_044917_ RCK), Auftrags-Nummern (z.b. 352), Kundendetails, Lieferschein- oder Rechnungsangaben sowie gelieferte und gemeldete Titel ersichtlich. Q:\EDV Kundenberatung\Comelivres\Galileo\Bookit-Modul\Galileo Bookit Modul_Dokumentation.doc 9

10 Über das Menü Datei - Drucken können Sie dieses Bookitprotokoll (bookprot.txt) auf Papier ausdrucken. Schliessen Sie nach dem Ausdruck die Textdatei und klicken dann auf die Schaltfläche OK um den Vorgang zu beenden. Im elektronischen Lieferschein werden sämtliche Informationen zu den Bookit-Aufträgen zurückgeliefert. Beim Verarbeiten der Bookit-Rückmeldungen wird automatisch der Wareneingang im Galileo für Sie erledigt. Anschliessend können Sie die Kunden-Kartei öffnen und den ersten Kunden auswählen für den Sie einen Bookit-Auftrag gemacht haben. Q:\EDV Kundenberatung\Comelivres\Galileo\Bookit-Modul\Galileo Bookit Modul_Dokumentation.doc 10

11 Klicken Sie nun auf den Button RG./LS. und wählen anschliessend Rechnung oder Lieferschein aus. Dies ist abhängig ob Sie die Variante Lieferschein oder Rechnung in Ihren Bookit-Einstellungen hinterlegt haben. Nun können Sie die einzelnen Lieferscheine anwählen und daraus direkt Fakturen erstellen und drucken. Wählen Sie vorher anstatt Lieferscheine, die Kartei Rechnungen aus, können Sie dort Fakturen anschauen oder nachdrucken. Q:\EDV Kundenberatung\Comelivres\Galileo\Bookit-Modul\Galileo Bookit Modul_Dokumentation.doc 11