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Transkript

1 Anmeldung Über folgenden Link gelangen Sie auf die Anmeldeseite: In diesen Feldern tragen Sie die Zugangsdaten ein, die Ihnen via übermittelt wurden. Im Feld Organisation tragen Sie bitte immer nbg ein.

2 Passwort änder/passwort vergessen Ändern Sie bitte als erstes das Ihnen übermittelte Initialpasswort in ein persönliches Passwort um. Ihr neues Passwort muss mindesten 6 Zeichen lang sein und sollte mindestens 1 Sonderzeichen enthalten. Die Passwörter für das Portal gelten für einen Zeitraum von 90 Tagen. Danach vergeben Sie bitte ein neues Passwort, das mit den letzten 3 verwendeten nicht übereinstimmen darf. Sollten Sie ihr Passwort einmal vergessen haben, so können Sie sich über die Funktion Passwort vergessen ein neues Initialpasswort zusenden lassen.

3 Startseite Nach der Anmeldung gelangen Sie direkt zur Startseite des Portals. Über die oben markierten Schaltflächen haben Sie die Möglichkeit, in die jeweils genannten Bereiche des Portals zu gelangen.

4 Suchfunktion Mit Hilfe des Suchfeldes können Sie die im Portal hinterlegten Kataloge nach den von Ihnen gewünschten Artikel durchsuchen. Beachten Sie dazu auch die Suchtipps. Die besten Ergebnisse erhalten Sie, wenn Sie das gesuchte Schlagwort in Anführungszeichen setzen.

5 Die erzielten Suchergebnisse können Sie nun noch nach diversen Kriterien filtern lassen. Durch das markieren der links aufgeführten Schaltflächen, werden Ihnen dann nur noch die Artikel angezeigt, auf die das gewählte Kriterium zutrifft.

6 Artikel in den Warenkorb legen Habe Sie den gewünschten Artikel gefunden, so können Sie ihn über die oben gezeigte Schaltfläche ihrem Warenkorb hinzufügen. Neben der Schaltfläche für den Warenkorb sehen Sie die Anzahl der im Warenkorb enthaltenen Artikel.

7 Katalogübersicht Über die Schaltfläche Kataloge erhalten Sie eine Übersicht über alle auf der Plattform eingestellten Kataloge, geordnet nach den verschiedenen Lieferanten. Klicken Sich auf den gewünschten Katalog, um sich die enthaltenen Artikel anzeigen zu lassen.

8 Produktklassen Alle Artikel auf dieser Plattform sind nach dem sogenannten E-Class Klassifikationssystem in verschieden Produktgruppen aufgeteilt. In der Katalogübersicht können Sie sich diese über das entsprechende Auswahlfeld anzeigen lassen.

9 Warenkorb In Ihrem Warenkorb werden alle die von Ihnen ausgewählten Artikel für den folgenden Bestellvorgang abgelegt.

10 Bestellmengen ändern Um die Bestellmenge eines Artikels zu ändern tragen Sie die entsprechende Stückzahl in das Mengenfeld ein und speichern Ihre Eingabe über das entsprechende Symbol oben rechts.

11 Artikel aus Warenkorb löschen Um einen Artikel aus Ihrem Warenkorb zu entfernen, markieren sie diesen und löschen ihn anschließend über die Schaltfläche oben rechts.

12 Bestellungen absenden Über das Auswahlfenster wählen Sie bitte zuerst den von Ihnen gewünschten Kontierungstyp für diese Bestellung aus. Danach öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie das entsprechende Kontierungsobjekt auswählen können. Diese Einstellungen werden für den gesamten Warenkorb übernommen. Sollen bestimmte Artikel auf ein anderes Kontierungsobjekt gebucht werden, so können Sie dieses über die Schaltfläche Positionskontierung ändern vornehmen. Sollen gleiche Artikel im Warenkorb auf mehrere z.b. Kostenstellen kontiert werden (weil 3 Stück des Artikels für Kostenstelle A sind und 2 für Kostenstelle B), legen Sie den Artikel entsprechend oft in den Warenkorb und änder jeweils wie oben beschrieben die Positionskontierung. Über die Schalfläche Schritt vor gelangen Sie zur nächsten Eingabemaske.

13 In diesem Bereich haben Sie die Möglichkeit, die Rechnungs-/Lieferadresse für diese Bestellung abzuändern. Beachten Sie bitte, das in den Adressfeldern keine manuelle Eingabe möglich ist. Sie haben nur die Möglichkeit, aus den für Sie hinterlegten Adressen auszuwählen. Im Bereich Zusatzinformationen haben Sie die Möglichkeit, den Lieferanten weitere Details mitzuteilen. Warenempfänger - Geben Sie in diesem Feld den genauen Anlieferungsort (z.b. Stockwerk/Zimmernummer etc.) an. Zusatzinformationen Nr.1-3 -In diesen Feldern können Sie Informationen wie z.b. Öffnungszeiten, Telefonnummer etc. an die Lieferanten übermitteln. Beachten Sie bitte die die maximale Länge Ihrer Eingabe von 72 Zeichen pro Feld. Der Inhalt dieser Felder wird an alle im Warenkorb enthaltenen Lieferanten übermittelt! Für Informationen, die nur einen Lieferanten betreffen, erstellen Sie bitte einen gesonderten Warenkorb. Zusatzinformation Nr.4 -Dieses Feld können Sie für interne Anmerkungen verwenden. Der Inhalt dieses Feldes wird nicht an die Lieferanten übermittelt! Das das Feld Wunschlieferdatum kann aus technischen Gründen nicht an den Lieferanten übergeben werde kann. Um den Lieferanten ein Wunschlieferdatum mitzuteilen, benutzen Sie bitte die Felder Zusatzinformationen 1-3.

14 Über die Schaltfläche Schritt vor gelangen Sie zur Bestellübersicht. Hier haben Sie noch einmal die Möglichkeit, Ihre Bestellung abschließend zu kontrollieren. Über die Schaltfläche Bestellen können Sie die Bestellung nun Absenden. Ihr Warenkorb wird nun an das SAP System übergeben. Von dort aus werden nun die Bestellungen via an die jeweiligen Lieferanten verschickt. Von jeder dieser Bestellungen erhalten Sie eine Kopie an Ihre Mail- Adresse. Desweiteren bildet SAP die jeweiligen Obligobuchungen auf den von Ihnen ausgewählten Kontierungsobjekten.

15 Freitextbestellungen Falls ein von Ihnen gewünschter Artikel von keinem Lieferanten angeboten wird, können Sie diesen mit Hilfe einer Freitextbestellung beschaffen. Diese Freitextbestellungen werden anschließend von den jeweils zuständigen Facheinkäufer-/innen weiterbearbeitet. Zur Freitextbestellung gelangen Sie über die oben gezeigte Schaltfläche in Ihrem Warenkorb.

16 Lieferant: In diesem Feld geben Sie, falls bekannt, den Lieferanten des Artikels ein. Wenn Ihnen der Lieferant nicht bekannt ist, tragen Sie bitte unbekannt ein. Bezeichnung: Hier tragen Sie bitte die Kurzbezeichnung des Artikels ein. Beschreibung: In diesem Feld haben Sie Möglichkeit, den gewünschten Artikel genauer zu beschreiben. Tragen Sie bitte alle relevanten Daten so weit wie möglich ein um Nachfragen zu vermeiden. Bestellmenge: Geben Sie hier die gewünschte Einheit und die jeweilige Anzahl an. Preis: Falls bekannt, tragen Sie hier den Einzelpreis pro Bestelleinheit ein. Falls Ihnen dieser nicht bekannt sein sollte, geben Sie bitte eine möglichst realistische Schätzung des Preises ab. Dieser ist auch für ein eventuelles, nachfolgendes Vergabeverfahren wichtig. Warengruppe: Wählen Sie hier die für den Artikel betreffende Warengruppe aus. Anhand dieser Warengruppe wird das betreffende Sachkonto ausgewählt und der jeweils zuständige Facheinkaufsbereich bestimmt. Speicher Sie abschließend Ihre Bestellung über das Diskettensymbol oben rechts. Anschließend gelangen Sie in Ihren Warenkorb, wo Sie die Bestellung wie üblich absenden können.

17 Unternehmenseinkaufslisten In den sog. Unternehmenseinkaufslisten haben wir für Sie eine Auswahl an Standard- und Ausschreibungsprodukten zusammengestellt. Hier finden Sie z.b. Toilettenpapier, Kopierpapier, Büroartikel und Tonerpatronen.

18 Rufen Sie die entsprechende Einkaufsliste auf, um sich die dort hinterlegten Artikel anzeigen zu lassen.

19 Um den gewünschten Artikel in Ihren Warenkorb zu legen, setzen Sie zuerst den Haken in dem rechts neben dem Artikel angezeigten Kästchen und betätigen anschließend die Schaltfläche Markierte Artikel in den Warenkorb legen. In Ihrem Warenkorb können Sie nun die Bestellmengen anpassen und die Bestellung wie üblich absenden.