Veränderungen im IMDS Release (einschließlich der Releases 1.7.1, und 1.8.1)

Transkript

1 Veränderungen im IMDS Release (einschließlich der Releases 1.7.1, und 1.8.1) Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG 2 2 NEUER EINGANGSBILDSCHIRM 2 3 HIERARCHISCHE STRUKTUR DURCH ORGANISATIONSEINHEITEN Erstellung und Zuordnung von Organisationseinheiten in einem Unternehmen Anwender zu einer Organisationseinheit zuordnen MDBs Organisationseinheiten zuordnen Bericht Organisationseinheiten ohne Anwender MDB-Zuliefererdaten erstellen MDB Empfänger-Daten erstellen Status Empfangene/Gesendete MDBs 8 4 MDB- UND MODULSUCHE 9 5 ANDERE MDB-BEZOGENE VERÄNDERUNGEN 10 6 AKTUELLE NACHRICHTEN 10 7 PASSWORT-ERNEUERUNG 10 8 BEHANDLUNG VERTRAULICHER REINSTOFFE 11 Seite 1 von 11

2 1 Einleitung Mit dem Release 1.7.x wurde im IMDS die Option eingeführt, Materialdatenblätter (MDBs) verschiedenen Organisationseinheiten zuzuordnen. Die dem Release vorangegangenen enthielten Verwaltungsmasken, um Organisationseinheiten für eine Firma anzulegen und die Anwender zu verwalten. Diese Masken sind nur den Kundenmanagern eines Unternehmens zugänglich. Mit dem Release können im IMDS erstmalig MDBs direkt an eine Organisationseinheit eines Unternehmens geschickt werden. Diese Funktion ist jedoch optional. MDBs können immer noch an ein Unternehmen verschickt werden. Der Hauptgrund für diese Verbesserung war es, die MDBerhaltenden Unternehmen besser strukturieren zu können und Informationen direkt an Organisationseinheiten zu kanalisieren. Darüber hinaus enthält dieses Release Verbesserungen, die von der IMDS-Anwendergemeinschaft im Zuge der Fragebogen-Aktion vorgeschlagen wurden. Dies beinhaltet z.b. Such-Optionen, Zurück-zur- Ergebnisliste -Möglichkeiten und eine bessere Zugangskontrolle zum IMDS. Im folgenden finden Sie genauere Beschreibungen der IMDS Release und Verbesserungen. 2 Neuer Eingangsbildschirm Wahrscheinlich haben Sie bereits festgestellt, dass die Homepage ein verändertes Design erhalten hat alle im IMDS vertretenen Automobilhersteller sind jetzt mit ihren Logos vertreten. Zusätzlich gibt es auf dem Anmelde-Bildschirm direkte Links zu den Häufig gestellten Fragen (FAQ) und zur Seite Aktuelles. Diese beiden Bereiche enthalten nützliche Informationen für Ihre Arbeit im IMDS. Bildschirm 1 - Eingangsbildschirm Seite 2 von 11

3 3 Hierarchische Struktur durch Organisationseinheiten Um die Unternehmen besser strukturieren zu können und ein genaueres Senden der MDBs zu ermöglichen, wurde im IMDS das Konzept der Organisationseinheiten ungesetzt. Unternehmen können von den Kundenmanagern in Organisationseinheiten eingeteilt werden. Benutzer können einer oder mehreren dieser Organisationseinheiten zugeordnet werden und MDBs können einer Organisationseinheit anstelle eines ganzen Unternehmens gesendet erden. Um Organisationseinheiten anzulegen und zu verwalten, gibt es für Kundenmanager neue Menüpunkte und Bildschrime sowie neue Bildschirme für Anwender, um MDBs direct an Organisationseinheiten zu schicken. 3.1 Erstellung und Zuordnung von Organisationseinheiten in einem Unternehmen Bildschirm 2 Verwaltung Firma anlegen Seit dem Release 1.7 kann ein Kundenmanager Organisationseinheiten erstellen. Die Benutzung dieses Bildschirms ist vergleichbar mit der Material-Baum-Ansicht eines MDB in Kapitel 1. Ein Kundenmanager muss diese Möglichkeit jedoch nicht nutzen, wenn es für den internen Prozessablauf keinen Nutzen bringt Das Hauptaugenmerk liegt auf dem Prozess, mit welchem die Erstellung, das Senden und das Erhalten von MDBs in Ihrem Unternehmen erfolgt. Die Strukturierung kann nach Produktlinien, Abteilungen oder Standorten vorgenommen werden. Dennoch sei erneut darauf hingewiesen, dass dies unter Umständen für Sie nur interessant ist, wenn Sie ähnliche Prozesse über alle diesen Organisationseinheiten hinweg haben. Rechtlich können Sie ein Unternehmen sein, wenn jedoch Ihre Tochterfirmen oder verschiedenen Standorte keine ähnlichen Prozesse haben, kann es für Sie besser sein, als verschiedene Unternehmen im IMDS zu agieren. Wenn eine Organisationseinheit entfernt wird, müssen die zugeordneten MDBs manuell anderen Organisationseinheiten zugewiesen werden (siehe unten: MDB-Verwaltungsbildschirm). Seite 3 von 11

4 3.2 Anwender zu einer Organisationseinheit zuordnen Bildschirm 3 Verwaltung Anwendersuche Mit Release kann der Kundenmanager Anwender den vorher angelegten Organisationseinheiten seines Unternehmens zuordnen. Außerdem kann der Kundenmanager die Möglichkeit, Telefonnummern, Faxnummern und -adressen von Anwendern in seinem Unternehmen zu ändern. Die Erstregistrierung eines Unternehmens und seiner Anwender bleibt jedoch den IMDS-Service- Centern vorbehalten. 3.3 MDBs Organisationseinheiten zuordnen Bildschirm 4 Verwaltung MDB-Verschieben Seite 4 von 11

5 Im Menü Verwaltung MDB Admin hat der Kundenmanager die Möglichkeit, MDBs zu Organisationseinheiten seines Unternehmens zuzuordnen. Über die Auswahl empfangene oder eigene MDBs bekommt der Kundenmanager verschiedene Suchmasken, um MDBs hinzuzufügen. Normalerweise ist die Suche auf die Org.-Einheiten beschränkt, die unbearbeitete MDBs enthalten (siehe Org.-Einheiten-Bericht). Wenn der Kundenmanager eine Liste von MDBs erhält, kann er/sie mehrere MDBs auswählen und die ausgewählten MDBs vom Suchbildschirm übernehmen. In der MDB-Liste können einzelne MDBs entfernt oder hinzugefügt werden. Der Kundenmanager wählt dann eine neue Org.-Einheit für diese MDBs aus. Nach dem Speichern bekommt der Anwender eine Bestätigungsmeldung. Zusätzlich bekommt der Empfänger des MDBs eine Nachricht, dass diese MDBs verändert wurden, für den Fall, dass diese MDBs bereits verschickt wurden. 3.4 Bericht Organisationseinheiten ohne Anwender Bildschirm 5 Verwaltung Bericht Org.-Einheiten Dies ist der Berichts-Bildschirm, auf dem alle Organisationseinheiten ohne zugeordnete Anwender erscheinen, denen jedoch erstellte oder erhaltene MDBs zugeordnet wurden. Dieser Bericht kann benutzt werden, um zu überprüfen, ob es Organisationseinheiten gibt, denen noch keine Anwender zugeordnet worden sind. Der Kundenmanager muß diesen Bericht regelmäßig überprüfen, um unbearbeitete MDBs anderen Organisationseinheiten zuzuordnen. Wenn es nötig ist, kann dieser Bericht ausgedruckt werden. Der Kundenmanager hat auch die Möglichkeit, diesen Organisationseinheiten nachträglich Anwender unter dem Menüpunkt Verwaltung Anwender zuzuweisen. Seite 5 von 11

6 3.5 MDB-Zuliefererdaten erstellen Bildschirm 6 MDB-Zulieferer-Daten mit Org.-Einheiten anlegen Wird ein MDB generiert, kann der Ersteller entscheiden, zu welcher Organisationseinheit das neue MDB zugeordnet sein soll. Dies wird in Kapitel 3 der MDB-Erstellung vermerkt, wo auch die Kontaktperson für dieses MDB ausgewählt wird. Eine Kontaktperson ist immer noch dem Unternehmen zugeordnet, d.h. Kontaktpersonen werden nicht zu Organisationseinheiten zugeordnet. Der Anwender kann aus der Auswahl alle Org.-Einheiten auswählen, zu denen er gehört und auch das Gesamtunternehmen. Davon hängt ab, welche Anwender den Status des MDBs im Gesendete -Bildschirm sehen können. Generell werden in den Suchmasken MDBs über alle Organisationseinheiten innerhalb eines Unternehmens angezeigt. Seite 6 von 11

7 3.6 MDB Empfänger-Daten erstellen Bildschirm 7 - MDB Empfänger-Daten erstellen mit Zuordnung zu einer Organisationseinheit Im nächsten Schritt, beim Senden eines MDBs, kann der Anwender eine Organisationseinheit innerhalb des adressierten Unternehmens auswählen oder wie bisher - das gesamte Unternehmen. Das hat Auswirkungen auf den Anwenderkreis im Empfängerunternehmen, der dieses MDB sehen, ablehnen oder akzeptieren kann. Wenn eine Org.-Einheit ein MDB geschickt bekommt, können nur Anwender, die auch dieser Org.-Einheit zugeordnet sind, dieses MDB ansehen, akzeptieren oder ablehnen. Wird ein MDB an das gesamte Unternehmen gesendet, kann jeder Anwender des Unternehmens das MDB im Empfangene -Bildschirm entsprechend ansehen bzw. akzeptieren oder ablehnen. Diese Änderung hat Auswirkungen auf Kapitel 4. Der Suchbildschirm für Unternehmen ist verändert, so dass Unternehmen und deren Org.-Einheiten gesucht und ausgewählt werden können. Wenn ein Zulieferer ein MDB an einen Kunden sendet, dessen Unternehmen Organisationseinheiten ohne zugeordnete Anwender enthält, wird das MDB nicht bearbeitet. Wenn dies der Fall ist, muss der Kundenmanager entweder einer solchen leeren Org.-Einheit Anwender zuweisen oder das MDB in eine andere Org.-Einheit verschieben- Ein MDB kann nur an eine Org.-Einheit eines Unternehmens oder das gesamte Unternehmen verschickt werden. Seite 7 von 11

8 3.7 Status Empfangene/Gesendete MDBs Bildschirm 8 Status Empfangene MDBs einer Org.-Einheit Größere Änderungen gibt es in den Bildschirmen Status Gesendete und Status Empfangene, um die neue Organisationsstruktur integrieren zu können. Im Unterschied zu dem alten Suchbildschirm gibt es viel mehr Suchkriterien, die eine wesentlich detailliertere Suche gestatten. Anstelle MDBs der letzten Tage suchen zu können, kann jetzt ein Zeitraum angegeben werden. Alternativ zu der offene MDBs -Option kann ein konkreter MDB-Status ausgewählt werden. Die offene MDBs -Option hat Priorität über den Status, wenn beide ausgewählt sind. Zusätzlich können Org.-Einheiten für Sender- und Empfänger-Unternehmen ausgewählt werden, was die Suchresultate einschränkt. Beide Bildschirme ( Gesendete und Empfangene ) stellen die gleiche Suchoptionen zur Verfügung und haben ein einheitliches Design. Im Release ist die Ergebnisliste nach Übermittlungsdatum in chronologischer Abfolge sortiert, d.h. kürzlich gesendete oder empfangene MDBs befinden sich am Anfang der Liste. Zur besseren Identifikation einzelner MDBs wurden die Teilenummer und ein Symbol für den MDB-Typ (Teil, Halbzeug, Werkstoff) hinzugefügt. Aufgrund des begrenzten Platzes, wurde das Status-Änderungsdatum in die Status-Spalte verschoben und erscheint, wenn man den Mauszeiger länger auf den drei Punkten 1. 1 Generell gilt: wenn ein Ergebnis in einer Liste nicht vollständig erscheint, z.b. Schrau, wird der gesamte Text in einem sog. Tooltip angezeigt, wenn der Mauszeiger auf den Punkten verweilt. Seite 8 von 11

9 Bildschirm 9 Anzeige der vollständigen Listeninformationen Nach der Anzeige von MDB Details ist es jetzt möglich, zur Ergebnisliste zurückzukehren. Wenn sich der MDB Status ändert, und der neue Status nicht Teil der ursprünglichen Suchoptionen war, erscheint das betreffende MDB nicht mehr in der Ergebnisliste. Im Bildschirm Empfangene kann ein Anwender nur MDBs sehen und bearbeiten, die explizit an die Org.-Einheit geschickt wurden, zu denen der Anwender gehört. 4 MDB- und Modulsuche Bildschirm 10 MDB- und Modulsuche mit neuen Suchoptionen Suchoption Release Date from to Suche nach allen MDBs, die zwischen den vorgegebenen Daten Von und Bis erstellt bzw. empfangen wurden Das Feld Herkunft muss auf akzeptiert gesetzt werden. Seite 9 von 11

10 Suchoption Org.-Einheit Die vorhandenen Suchoption Zulieferer wurde um die Org.-Einheit erweitert Suche nach allen/akzeptierten/veröffentlichten MDBs des ausgewählten Zulieferers/ der ausgewählten Org.-Einheit Wenn nach einer Org.-Einheit gesucht wird, wird das Unternehmen (zu dem die Org.- Einheit gehört) automatisch ergänzt. Das Haupt-Unternehmen kann an einer Namensgleichheit in den Feldern Unternehmen und Org.-Einheit identifiziert werden. Das Feld Herkunft muss auf alle, akzeptierte oder veröffentlichte gesetzt werden. Suchoption eigene Org.-Einheit Mit dieser Option ist es möglich, MDBs, die von der eigenen Org.-Einheit des eigenen Unternehmens erstellt wurden, zu suchen.. Das Feld Herkunft muss auf eigene gesetzt werden. 5 Andere MDB-bezogene Veränderungen Einige andere Änderungen wurden eingeführt, was das Kopieren eines MDBs betrifft: In dem Fall, dass ein MDB kopiert wird (nicht als eine neue Version sondern als echte Kopie) wird der Name des neuen MDBs automatisch mit Kopie_<Name des kopierten MDBs> ausgefüllt. Wenn eine Kopie eines MDBs erstellt wird, das Verweise auf öffentliche MDBs enthält (Teile, Halbzeuge, Werkstoffe), bleiben diese Verweise in der Kopie des MDB erhalten. In dem Fall, dass die referenzierten MDBs/Module vom Sender erstellt und intern freigegeben wurden, werden automatisch Module für diese Verweise generiert. Das kann man an der Namensgebung Kopie_<Name des MDBs/Moduls>. Gemessenes Gewicht für Teile ist nun ein Muss-Feld. Reinstoff-Joker können nicht mehr als Vertraulich markiert werden. MDBs können nicht mehr an die eigene IMDS-Firma 2 gesendet werden. Für Inhouse-Teile kann hierfür das interne Freigeben genutzt werden. 6 Aktuelle Nachrichten Eine Auswahl des Nachrichtenempfängers unter Verwendung der Suche nach Firma / Org.- Einheit ist möglich. Die sendende Org.-Einheit kann angezeigt werden. Nachrichten über empfangene MDBs enthalten zusätzlich die Teilenummer. 7 Passwort-Erneuerung Nach 90 Tagen oder nach einem Zurücksetzen des Passwortes durch das Service Center, muss der Anwender sein Passwort aus Sicherheitsgründen ändern. Das Passwort muss anders als das vorherige sein und zwischen 6 und 10 Zeichen enthalten (Groß- oder Kleinschreibung) sowie mindestens eine Nummer enthalten (Sonderzeichen wie z.b. & etc. sind nicht erlaubt). Ist keine Anmeldung innerhalb von 120 Tagen erfolgt, so wird das Passwort automatisch gesperrt. 2 D.h. MDB erstellende Firma im IMDS sendet an die gleiche IMDS-Firma, so dass der Empfänger dem Absender entspricht. Seite 10 von 11

11 8 Behandlung Vertraulicher Reinstoffe Mit Release kann durch den Kundenmanager Sichtbarkeit auf vertrauliche Reinstoffe in eigenen MDBs für Anwender einer anderen Firma vergeben werden. Hiermit kann dieser berechtigte Anwender alle vertraulichen Reinstoffe in empfangene/vorgeschlagene/publizierte MDBs dieser Firma einsehen. Außerhalb IMDS können die Geschäftspartner (Firmen) ein Vertraulichkeitsabkommen abschließen mit namentlich genannten IMDS-Anwendern, die Einsicht in vertrauliche Reinstoffe der erhaltenen MDBs bekommen sollen. Unter Administration kann dann der Kundenmanager diesen Anwendern den Zugriff vergeben (oder auch ggf. wegnehmen). Sollten Sie keinem Anwender dieses Recht vergeben, so verhält sich IMDS wie heute, d.h. außerhalb Ihres Unternehmens können die vertraulichen Reinstoffe Ihrer MDBs nicht eingesehen werden. Folgendes Szenario soll das Verhalten über die Lieferantenkette bezüglich vertraulicher Reinstoffe darstellen: Referenziert nun ein Anwender von tier1 ein empfangenes MDB von tier2, so kann er nicht die vertraulichen Reinstoffe im MDB von tier2 einsehen, da er keine Berechtigung hierzu bekommen hat. Nachdem tier0 das MDB von tier1 mit der Referenz auf das MDB von tier2 erhalten hat, so kann dieser Anwender die dort vertraulich markierten Substanzen einsehen, vorausgesetzt er hat als IMDS-Anwender das Recht von tier2 bekommen. Zusammengefasst kann man sagen, sobald der Kundenmanager einem Anwender einer anderen Firma die Sichtbarkeit vertraulicher Reinstoffe gewährt hat, kann dieser Anwender in allen empfangenen/vorgeschlagenen MDBs die vertraulichen Reinstoffe einsehen, auch dann, wenn diese MDBs als Referenz in anderen enthalten sind. Dies gilt auch für publizierte MDBs. Das oben dargestellte Szenario kann irgendwo in der Lieferantenkette hinweg, also auch über mehrere Geschäftspartner entstehen. Wichtig ist: Sie entscheiden auf IMDS-Anwender-Ebene, wem Sie die Sichtbarkeit Ihrer vertraulichen Reinstoffe in Ihren MDBs gewähren. Seite 11 von 11