OpenVoice. Outlook-Plug-In-Anleitung Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten.

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2 Inhalt Übersicht... 1 Systemanforderungen... 1 Unterstützte Desktopkonfigurationen... 1 Installieren des OpenVoice Outlook-Plug-Ins... 2 Installieren des Outlook Plug-Ins... 2 Konfigurieren des Outlook-Plug-Ins... 5 Konfigurieren des OpenVoice Outlook-Plug-Ins... 5 Planen von Konferenzen mit dem OpenVoice Outlook-Plug-In... 8 Planen von Konferenzen mit dem OpenVoice Outlook-Plug-In... 8 Deinstallieren des OpenVoice Outlook-Plug-Ins Deinstallieren des Outlook-Plug-Ins Problembehandlung Weitere Ressourcen Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. i

3 Übersicht Mit dem OpenVoice-Outlook-Plug-in können Sie OpenVoice-Sitzungen direkt über Outlook planen. Um diese Funktion zu aktivieren, müssen Sie lediglich das Plug-in herunterladen und Ihre OpenVoice-Anmeldeinformationen eingeben. Systemanforderungen Windows 8, 7, Windows Vista oder Windows XP (Service Pack 2) Microsoft Outlook 2003 oder höher Prozessor der Klasse Intel Core 2 Duo oder höher mit 2 GB RAM empfohlen.net Framework 4.0 oder höher Dedizierte Breitband-Internetverbindung mit HTTPS/SSL-Firewall für ausgehende Verbindungen empfohlen OpenVoice-Organisatorkonto Unterstützte Desktopkonfigurationen MSI-Dateien, die in erster Linie für Administratoren bestimmt sind, damit diese ihre eigenen Installationspakete erstellen können. EXE-Dateien, die für Benutzer bestimmt sind, die Administratoren ihrer eigenen Computer sind und sich nicht in einer kontrollierten Umgebung befinden Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 1

4 Installieren des OpenVoice Outlook-Plug-Ins Das Outlook-Plug-In kann auf der OpenVoice-Website und der OpenVoice-Supportwebsite heruntergeladen werden. Bevor Sie mit der Installation beginnen, vergewissern Sie sich, dass Sie keine frühere Version des Plug-Ins installiert haben. Wenn doch, lesen Sie bitte zunächst Deinstallieren des OpenVoice Outlook-Plug-Ins, um weitere Informationen zu erhalten. Hinweis: Möglicherweise müssen Sie über Administratorrechte zum Installieren oder Deinstallieren des Plug-Ins verfügen. Installieren des Outlook Plug-Ins 1. Melden Sie sich mithilfe Ihrer OpenVoice- Anmeldeinformationen bei an. 2. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Outlook Plug- In. - oder - Rufen Sie die OpenVoice-Supportwebsite auf, um das Outlook- Plug-In herunterzuladen. 3. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie dazu aufgefordert werden, um die ZIP-Datei OpenVoiceOutlookPluginSetup.zip herunterzuladen. Doppelklicken Sie auf die ZIP-Datei, um Sie zu öffnen. Im Setup-Ordner des OpenVoice Outlook-Plug-Ins werden Ihnen zwei Installationsprogrammpakete angezeigt. a. OpenVoiceOutlookPluginSetup.msi - Das Microsoft Windows Installationsprogrammpaket (MSI) ist für System- oder Domänenadministratoren, die OpenVoice auf mehreren Computern mit einer Netzwerkdomäne herunterladen, verwalten und entfernen können. b. Setup.exe - Die EXE-Datei wird einzelnen Organisatoren zur Verfügung gestellt, die das Plug-In in Ihr Outlook herunterladen, es verwalten oder entfernen möchten. Einzelne Organisatoren können auch mit der MSI-Datei das Plug-In installieren. 4. Doppelklicken Sie auf das gewünschte Installationsprogramm und wählen Sie Ausführen, Ja oder OK, wenn Sie dazu aufgefordert werden Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 2

5 5. Klicken Sie im Installationsassistenten für das OpenVoice-Plug-in auf Weiter, um mit der Installation zu beginnen. 6. Lassen Sie den Pfad für den Standardordner unverändert, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um den Ordner auszuwählen, in dem das Plug-In installiert werden soll. Klicken Sie auf Weiter Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 3

7 8. Nachdem das Installationsprogramm erfolgreich beendet wurde, klicken Sie auf Schließen. Konfigurieren des Outlook-Plug-Ins Bevor Sie Ihre Konferenzen direkt aus Outlook heraus verwalten können, müssen Sie das Plug-In mit Ihren OpenVoice-Anmeldeinformationen konfigurieren. Konfigurieren des OpenVoice Outlook-Plug-Ins 1. Öffnen Sie Microsoft Outlook. 2. Basierend auf Ihrer Version von Outlook, führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Einstellungen des Plug-Ins zu verwalten: Office 2003/2007: Klicken Sie auf das Dropdownmenü Manage OpenVoice Plugin (OpenVoice-Plug-in verwalten) und wählen Sie OpenVoice Plugin Settings (OpenVoice-Plug-in-Einstellungen). Office 2010: Klicken Sie auf das Dropdownmenü Manage OpenVoice Plugin (OpenVoice-Plug-in verwalten) (auf der Registerkarte "OpenVoice Outlook Plug-In" im Menüband) und wählen Sie OpenVoice Plugin Settings (OpenVoice-Plug-In- Einstellungen) Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 5

8 3. Im Fenster OpenVoice Plug-In-Einstellungen geben Sie die Ihre Organisator- -Adresse und das Ihnen von Ihrem Konto-Administrator zugewiesene Kennwort ein und klicken Sie auf Einwahlnummern herunterladen. 4. Microsoft Outlook ruft die Anmeldeinformationen für Ihr OpenVoice-Konto automatisch ab und fügt diese in das Fenster OpenVoice Plug-In-Einstellungen ein. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen, das den Erfolg anzeigt. 5. Konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen nach Wunsch: Invitation Preferences (Einladungseinstellungen): Wählen Sie eine Standardtelefonnummer, die im Veranstaltungsortsfeld in der Outlook-Einladung angezeigt werden soll. Geben Sie den Namen ein, der in der Outlook-Einladung angezeigt werden soll. Additional Numbers (Zusätzliche Einwahlnummern): Sie können zusätzliche gebührenpflichtige und/oder gebührenfreie Einwahlnummern im Text der Einladung einfügen. Hinweis: Wenn Sie nicht explizit zusätzliche Einwahlnummern wählen, werden Ihren Konferenzteilnehmern nur die 2013 Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 6

9 Standardeinwahlnummern in Ihrer Outlook-Einladung angezeigt. Proxy Configuration (Proxykonfiguration): Falls von der IT-Abteilung gefordert, geben Sie die Proxyserverinformationen ein, die für Internet-fähige Anwendungen erforderlich sind. Wenn Sie sich nicht sicher sind, sprechen Sie mit der IT-Abteilung. Sie können auch überprüfen, ob Sie einen Proxy benötigen, indem Sie die Option "Proxy verwenden aktivieren und auf die Schaltfläche Automatische Erkennung klicken. Wenn keine Proxy-Konfiguration erforderlich ist, wird ein Popupfenster Sie informieren, dass kein Proxy erkannt wurde. Hinweis: In den meisten Installationen sind Proxyserverinformationen nicht erforderlich. 6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Automatically check for updates to OpenVoice Plugin" (Automatische Überprüfung auf Aktualisierungen des OpenVoice-Plug-Ins), um benachrichtigt zu werden, wenn eine neuere Version des Plug-Ins verfügbar ist. 7. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern, die Sie an Ihren Einstellungen vorgenommen haben. Herzlichen Glückwunsch das OpenVoice-Outlook-Plug-In ist nun vollständig installiert Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 7

10 Planen von Konferenzen mit dem OpenVoice Outlook-Plug-In OpenVoice-Konferenzen können jetzt in Microsoft Outlook geplant werden. Planen von Konferenzen mit dem OpenVoice Outlook-Plug-In 1. Klicken Sie in der Symbolleiste von Outlook auf Schedule OpenVoice Conference (OpenVoice-Konferenz planen). Office 2003/2007 Office 2010/ Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit für die Konferenz, fügen Sie die -Adressen der Teilnehmer hinzu und ändern Sie ggf. die Betreffzeile der Einladung Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 8

12 Deinstallieren des OpenVoice Outlook-Plug-Ins Deinstallieren des Outlook-Plug-Ins 1. Schließen Sie alle geöffneten Microsoft Office-Anwendungen (d. h. Outlook, Word). 2. Öffnen Sie die Systemsteuerung. Windows XP: Start > Einstellungen > Systemsteuerung > Programme hinzufügen oder entfernen Windows Vista: Start > Programme und Funktionen Windows 7: Start > Systemsteuerung > Programme und Funktionen Windows 8: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Start > Systemsteuerung > alle Systemsteuerungselemente > Programme und Funktionen 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die OpenVoice Outlook Plug-In -Anwendung, und klicken Sie auf Deinstallieren. Klicken Sie auf Ja oder OK, wenn Sie dazu aufgefordert werden. 4. Das OpenVoice Outlook-Plug-In wird jetzt entfernt Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 10

13 Problembehandlung Nachfolgend finden Sie Lösungen zur Problembehandlung für allgemeine Probleme, die mit dem OpenVoice-Plug-In auftreten können. Problem 1 Ungültiger Benutzername oder ungültige Konferenznummer Problem 2 Microsoft Outlook wurde nicht gefunden Problem 3 Versionsabruf fehlgeschlagen Problem 4 Konferenznummer wird in anderen Kalendersystemen nicht angezeigt Problem 1 Ungültiger Benutzername oder ungültige Konferenznummer Wenn Sie Ihre Anmeldeinformationen nicht richtig eingegeben haben (siehe Konfigurieren des Outlook-Plug-Ins) und dann auf die Schaltfläche Schedule OpenVoice Conference (OpenVoice- Konferenz planen) klicken, wird die folgende Fehlermeldung angezeigt: Lösung: Führen Sie die Schritte in Integrieren von OpenVoice mit Outlook aus und überprüfen Sie, ob Ihre Anmeldeinformationen korrekt sind. Problem 2 Microsoft Outlook wurde nicht gefunden Während der Installation des OpenVoice-Outlook-Plug-Ins wird eine der folgenden Meldungen angezeigt: 2013 Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 11

14 This image cannot currently be displayed. OpenVoice-Outlook Plug-in-Anleitung Das bedeutet, dass das Installationsprogramm nicht in der Lage ist, die richtigen Informationen zur Überprüfung der Microsoft Office-Installation zu finden. Lösung: Installieren Sie Microsoft Office neu. Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung, um Ihre Microsoft Office Installation zu reparieren. Problem 3 Versionsabruf fehlgeschlagen Wenn Sie das OpenVoice-Outlook-Plug-In nicht mit den richtigen Proxyeinstellungen konfiguriert haben, wird möglicherweise die folgende Meldung angezeigt: Lösung: Führen Sie die Schritte in Integrieren von OpenVoice mit Outlook aus und überprüfen Sie, ob Ihre Anmeldeinformationen korrekt sind. Problem 4 Konferenznummer wird in anderen Kalendersystemen nicht angezeigt Mit anderen -Kalendersystemen als Outlook wird Benutzern die Konferenznummer im Betreff ihrer Konferenzeinladung nicht wie unten angezeigt: 2013 Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 12

15 Lösung: Wir empfehlen, dass Sie das Kontrollkästchen "Zusätzliche Einwahlnummern" aktivieren, um diese Konferenznummern im Textkörper der Konferenzeinladung anzuzeigen. Weitere Ressourcen Weitere Informationen oder technische Unterstützung erhalten Sie in unserem OpenVoice Supportcenter Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 13