Das Wichtigste in Kürze. Liebe Leserin, lieber Leser,

Transkript

1 Das Wichtigste in Kürze Liebe Leserin, lieber Leser, das BMF hat den vorläufigen Entwurf eines Einführungsschreibens zum erstmaligen Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) und Anwendungsgrundsätze für den Lohnsteuerabzug im Kalenderjahr 2013 veröffentlicht. Damit werden die Rahmenbedingungen für die gestreckte Einführung des ELStAM-Verfahrens festgelegt. Arbeitgeber können sich bereits ab dem in der ELStAM-Datenbank anmelden und die abgerufenen ELStAM bereits ab dem der Lohnabrechnung zugrunde legen. Sie können aber auch zu einem späteren Zeitpunkt im Jahr 2013 mit dem Datenabruf beginnen und die abgerufenen Daten ab dem Zeitpunkt des Abrufs verwenden. Eine Rückrechnung der Lohnabrechnung auf den ist nicht erforderlich. In den ersten 6 Monaten nach dem erstmaligen Datenabruf kann mit Zustimmung des Mitarbeiters weiterhin das Papierverfahren angewendet und der 6 Monats-Zeitraum dazu genutzt werden, die Funktionsfähigkeit der eingesetzten Lohnabrechnungsprogramme zu testen und den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, die Richtigkeit der abgerufenen ELStAM vor ihrem Einsatz zu überprüfen. Die Mitarbeiter werden von der Finanzverwaltung nicht gesondert über die derzeit gespeicherten ELStAM informiert. Solange der Arbeitgeber das bisherige Papierverfahren einsetzt, gelten die bislang eingetragenen Freibeträge (z.b. für Werbungskosten) weiter. Bei Einsatz des neuen Abrufverfahrens werden aber nur die in der ELStAM-Datenbank eingetragenen Freibeträge berücksichtigt. Die bisher gültigen Freibeträge sind dort nicht gespeichert. Die Mitarbeiter müssen daher Freibeträge für 2013 rechtzeitig beim Finanzamt neu beantragen, damit diese auch bei Einsatz des neuen Verfahrens in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden können. Für Rückfragen steht Ihnen das WTS Lohnsteuer-Team gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen WTS Steuerberatungsgesellschaft mbh Susanne Weber Steuerberaterin Kersten Weißig Steuerberater Seite 1 von13

2 Inhalt 1. Allgemeines 3 2. Starttermin und Einführungszeitraum für das ELStAM-Verfahren 3 3. Papierverfahren im Einführungszeitraum 3 4. ELStAM - Verfahren 5 5. Unzutreffende ELStAM 8 6. ELStAM bei verschiedenen Arten von Arbeitslohn Beendigung des Dienstverhältnisses bei Anwendung des ELStAM- Verfahrens Entgegennahme und Aufbewahrung der Lohnsteuerkarte 2010/ der Papierbescheinigung(en) Härtefallregelung Freibetrag und Änderung der Steuerklasse/Zahl der Kinderfreibeträge 11 Seite 2 von13

3 1. Allgemeines Bei dem veröffentlichten Schreiben handelt es sich um einen vorläufigen Entwurf des vorgesehenen Startschreibens. Da die bisherigen Übergangsregelungen zur Einführung der elektronischen Lohnsteuerkarte durch das Beitreibungsrichtlinienumsetzungsgesetz (BeitrRLUmsG) vom (BGBl I 2011 S. 2592) zum aufgehoben worden waren, muss für die gestreckte Einführung des erstmaligen Abrufs der ELStAM eine gesetzliche Grundlage geschaffen werden. Dies soll erst im Rahmen des Jahressteuergesetzes 2013 (JStG 2013) durch einen neu gefassten 52b EStG erfolgen. 2. Starttermin und Einführungszeitraum für das ELStAM-Verfahren Der Arbeitgeber muss das ELStAM-Verfahren grundsätzlich für laufenden Arbeitslohn, der für einen nach dem endenden Lohnzahlungszeitraum gezahlt wird, und für sonstige Bezüge, die nach dem zufließen, anwenden. Als Starttermin für das ELStAM-Verfahren wird der festgelegt. Ab diesem Zeitpunkt können die Arbeitgeber die ELStAM der Mitarbeiter mit Wirkung ab dem abrufen. Das Kalenderjahr 2013 wird als Einführungszeitraum bestimmt. Der Arbeitgeber muss die ELStAM spätestens für den letzten im Kalenderjahr 2013 endenden Lohnzahlungszeitraum abrufen und anwenden. Ein Abruf mit Wirkung ab 2014 wäre verspätet. Im Einführungszeitraum kann das Lohnsteuerabzugsverfahren nach den Regelungen für das "Papierverfahren" oder für das ELStAM-Verfahren durchgeführt werden. 3. Papierverfahren im Einführungszeitraum 3.1. Papierbescheinigungen Solange der Arbeitgeber im Einführungszeitraum das ELStAM-Verfahren nicht anwendet, sind für den Lohnsteuerabzug folgende Papierbescheinigungen zugrunde zu legen: Lohnsteuerkarte 2010 oder vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2011, 2012 oder 2013 (Ersatzbescheinigung 2011, 2012, 2013) Bescheinigungen bei Änderung der in den Papierbescheinigungen eingetragenen Steuerabzugsmerkmale Haben sich die in den unter Tz genannten Bescheinigungen eingetragenen Lohnsteuerabzugsmerkmale geändert, kann sie der Mitarbeiter anhand folgender amtlicher Bescheinigungen nachweisen: Mitteilungsschreiben des Finanzamts zur "Information über die erstmals elektronisch gespeicherten Daten für den Lohnsteuerabzug (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale)", das die Mitarbeiter im Herbst 2011 erhalten hatten. Seite 3 von13

4 Diese Bescheinigung darf der Arbeitgeber nur dem Lohnsteuerabzug zugrunde legen, wenn ihm gleichzeitig die Lohnsteuerkarte 2010 oder die Ersatzbescheinigung 2011 mit einer der Steuerklassen I bis V (erstes Dienstverhältnis) vorliegt Ausdruck oder sonstige Papierbescheinigung des Finanzamts mit den ab dem oder zu einem späteren Zeitpunkt gültigen ELStAM. Diese Bescheinigung darf der Arbeitgeber nur dem Lohnsteuerabzug zugrunde legen, wenn ihm gleichzeitig die Lohnsteuerkarte 2010 oder die Ersatzbescheinigung 2011, 2012 oder 2013 mit einer der Steuerklassen I bis V (erstes Dienstverhältnis) vorliegt Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aufgrund abweichender Meldedaten (vgl. Tz. 5.1.). Diese Bescheinigung darf der Arbeitgeber nur bis zur Bereitstellung der ELStAM nach Aufhebung der Abrufsperre, längstens bis zum Ablauf der Gültigkeit dem Lohnsteuerabzug zugrunde legen und nur dann, wenn ihm die Lohnsteuerkarte 2010 oder eine Ersatzbescheinigung 2011, 2012 oder 2013 mit einer der Steuerklassen I bis V (erstes Dienstverhältnis) vorliegt Gültigkeit der in den Papierbescheinigungen eingetragenen Steuerabzugsmerkmale Die in den vor dem 1. Januar 2013 ausgestellten Ausdrucken oder sonstigen Papierbescheinigungen eingetragenen Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Freibetrag, Hinzurechnungsbetrag, Kirchensteuerabzugsmerkmal, Faktor) bleiben weiterhin gültig und sind dem Lohnsteuerabzug im Einführungszeitraum zugrunde zu legen. Solange der Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug nach dem "Papierverfahren" durchführt, müssen die Mitarbeiter diese nicht neu beantragen. Die in den Papierbescheinigungen ausgewiesenen Lohnsteuerabzugsmerkmale sind unabhängig von der eingetragenen Gültigkeit auf der zuletzt ausgestellten amtlichen Bescheinigung maßgebend. Der Arbeitgeber braucht nicht zu prüfen, ob die Voraussetzungen für die einzelnen Lohnsteuerabzugsmerkmale dem Grunde bzw. der Höhe nach noch vorliegen. Die gilt auch dann, wenn der Mitarbeiter im Kalenderjahr 2013 in ein neues erstes Dienstverhältnis wechselt Sonderfälle LSt-Bescheinigung wurde auf der Lohnsteuerkarte 2010 bereits erteilt Wenn auf der Lohnsteuerkarte 2010 eine Lohnsteuerbescheinigung erteilt worden war und die Lohnsteuerkarte 2010 aus diesem Grund an den Mitarbeiter herausgegeben werden musste, kann der Arbeitgeber bei fortbestehendem Dienstverhältnis die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Lohnsteuerkarte 2010 im Einführungszeitraum 2013 weiter anwenden. Der Mitarbeiter muss in diesem Fall schriftlich bestätigen, dass die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Lohnsteuerkarte 2010 auch weiterhin für den Lohnsteuerabzug im Einführungszeitraum 2013 zutreffend sind. Eine formlose Erklärung des Mitarbeiters reicht als Nachweis aus. Diese ist als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen. Seite 4 von13

5 Sonderregelung für Auszubildende auch im Jahr 2013 Für unbeschränkt einkommensteuerpflichtige ledige Mitarbeiter, die im Kalenderjahr 2013 während des Einführungszeitraums ein Ausbildungsverhältnis als erstes Dienstverhältnis beginnen, kann der Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug ohne Vorlage einer Lohnsteuerkarte 2010 oder Ersatzbescheinigung 2011, 2012, 2013 nach der Steuerklasse I vornehmen. Dazu muss der Auszubildende seinem Arbeitgeber die Identifikationsnummer, den Tag der Geburt und ggf. die rechtliche Zugehörigkeit zu einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft mitteilen und schriftlich bestätigen, dass es sich um ein erstes Dienstverhältnis handelt. Wurde diese Vereinfachungsregelung bereits im Kalenderjahr 2011 oder 2012 in Anspruch genommen, kann die Lohnsteuer auch im Einführungszeitraum 2013 nach der Steuerklasse I ermittelt werden, wenn der Auszubildende schriftlich bestätigt, dass es sich weiterhin um sein erstes Dienstverhältnis handelt. 4. ELStAM - Verfahren 4.1. Erstmaliger Einsatz des ELStAM-Verfahrens nach dem Starttermin Der Arbeitgeber oder sein Vertreter muss die beschäftigten Mitarbeiter in der ELStAM- Datenbank anmelden. Hinweis: Voraussetzung für einen Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale ist die Registrierung (Elster-Authentifizierung) bei Elster-online. Das Zertifikat dürfte meist bereits vorhanden sein, da es schon seit 2009 zur Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen vorgeschrieben ist. Ab ist die Authentifizierung auch für die Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Lohnsteuer-Anmeldungen erforderlich. Der Arbeitgeber soll grundsätzlich alle Mitarbeiter einer lohnsteuerlichen Betriebsstätte zeitgleich in das ELStAM-Verfahren einbeziehen. Er kann die Mitarbeiter aber auch stufenweise (zu verschiedenen Zeitpunkten) in das ELStAM-Verfahren überführen. Wählt der Arbeitgeber diese Möglichkeit, muss er für den Lohnsteuerabzug sowohl die Regelungen für das Papierverfahren als auch für das ELStAM-Verfahren beachten. Der Arbeitgeber soll dem Mitarbeiter den Zeitpunkt für die erstmalige Anwendung der ELStAM zeitnah mitteilen (vgl. Tz. 4.4.). Gegenüber dem Betriebsstättenfinanzamt ist eine Mitteilung des erstmaligen Abrufs der ELStAM nicht erforderlich Anmeldung des Mitarbeiters Für die Anmeldung in der Datenbank ist die steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.) des Mitarbeiters erforderlich (vgl. Lohnsteuer-Infoletter 03/2012 vom ). Wenn der Mitarbeiter seine IdNr. nicht mitteilen möchte, muss der Arbeitgeber die Steuerklasse VI anwenden. Bei der Anmeldung in der ELStAM-Datenbank muss der Arbeitgeber angeben, ob es sich um ein erstes oder ein weiteres Dienstverhältnis des Mitarbeiters handelt. Diese Angabe ist für die programmgesteuerte Bildung der Lohnsteuerklasse erforderlich. Seite 5 von13

6 Ein erstes Dienstverhältnis darf der Arbeitgeber während des Einführungszeitraums nur anmelden, wenn ihm für den betreffenden Mitarbeiter die Lohnsteuerkarte 2010 oder eine vom Finanzamt ausgestellte Ersatzbescheinigung 2011, 2012 oder 2013 mit einer der Steuerklassen I bis V vorliegt oder wenn er nach einer der in Tz 3.4. genannten Sonderfälle (Lohnsteuerkarte 2010 musste an den Mitarbeiter zurückgegeben werden und Sonderregelung für Auszubildende) von einem ersten Dienstverhältnis ausgehen kann. Diese Grundsätze gelten grundsätzlich auch bei Begründung eines neuen Dienstverhältnisses im Einführungszeitraum. Wenn allerdings ein früherer Arbeitgeber auf der Lohnsteuerkarte 2010 eine Lohnsteuerbescheinigung ausgestellt hatte (vgl. Tz ), muss der Mitarbeiter dem neuen Arbeitgeber explizit erklären, ob es sich um ein erstes oder ein weiteres Dienstverhältnis handelt. Beispiel: Dem Mitarbeiter war auf der Lohnsteuerkarte 2010 von Arbeitgeber A eine Lohnsteuerbescheinigung erteilt worden und die Lohnsteuerkarte nach Ablauf des Jahres 2010 an den Mitarbeiter zurückgegeben worden. In den Jahren 2011 und 2012 konnte Arbeitgeber A die bisherigen Steuerabzugsmerkmale beibehalten, da der Mitarbeiter schriftlich (formlos) bestätigte, dass die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Lohnsteuerkarte 2010 auch weiterhin zutreffend sind. Im Kalenderjahr 2013 wechselt der Mitarbeiter zum Arbeitgeber B, der bereits das ELStAM-Verfahren anwendet. Der Mitarbeiter muss dem Arbeitgeber B schriftlich bestätigen, ob das erste oder ein weiteres Beschäftigungsverhältnis vorliegt, bzw. eine Ersatzbescheinigung (vgl. Tz. 3.1.) vorlegen, damit sich Arbeitgeber B als Hauptarbeitgeber in der ELStAM-Datenbank anmelden darf Anwendung der abgerufenen ELStAM Nach erfolgreichem Abruf der ELStAM muss der Arbeitgeber für die angemeldeten Mitarbeiter die abgerufenen ELStAM grundsätzlich für die nächste auf den Abrufzeitpunkt folgende Lohnabrechnung anwenden. Eine erneute Anwendung der Lohnsteuerabzugsmerkmale nach der Lohnsteuerkarte 2010 und den vom Finanzamt ausgestellten Papierbescheinigungen für den Lohnsteuerabzug ist grundsätzlich nicht mehr möglich. Dies gilt auch dann, wenn ein späterer Abruf oder eine spätere Anwendung der ELStAM aufgrund technischer Störungen nicht möglich ist. In diesen Fällen sind die Regelungen des 39c EStG (Einbehaltung der Lohnsteuer ohne Lohnsteuerabzugsmerkmale) anzuwenden. Scheitert allerdings der erstmalige Abruf der ELStAM während des Einführungszeitraums aufgrund technischer Probleme, kann der Arbeitgeber bis zum vorletzten Lohnzahlungszeitraum des Einführungszeitraums weiterhin das Papierverfahren anwenden. Weichen die erstmals abgerufenen ELStAM von den auf den Papierbescheinigungen eingetragenen bzw. im Lohnkonto aufgezeichneten Lohnsteuerabzugsmerkmalen ab, besteht für den Arbeitgeber weder eine Pflicht zur Korrektur des Lohnsteuerabzugs noch eine Verpflichtung, eine Anzeige nach 41c EStG an das Betriebsstättenfinanzamt zu Seite 6 von13

7 übersenden, da er bei Berücksichtigung der vom Mitarbeiter vorgelegten Lohnsteuerkarte 2010/Papierbescheinigung(en) vorschriftsmäßig gehandelt hat. Abweichungen können z. B. dann auftreten, wenn der Mitarbeiter seiner Anzeigeverpflichtung bei Änderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale zu seinen Ungunsten nicht nachgekommen ist (vgl. Tz ) oder einen Freibetrag noch nicht neu beantragt hat. Beispiel Die Ehegatten leben seit 2011 dauernd getrennt. Die auf der Lohnsteuerkarte 2010 eingetragene Steuerklasse III war ab 2012 in die Steuerklasse I zu ändern. Beispiel Der Ehepartner einer Mitarbeiterin ist im Jahr 2009 verstorben. Für das Jahr 2010 wurde in der Lohnsteuerkarte noch die Steuerklasse III eingetragen ( 38b Abs. 1 Nr. 3b EStG). Ab 2011 war diese auf der Lohnsteuerkarte 2010 in die Steuerklasse I (oder ggf. Steuerklasse II) zu ändern Verzicht auf sofortige Anwendung der abgerufenen ELStAM In folgenden Fällen kann der Arbeitgeber mit Zustimmung des Mitarbeiters für die Dauer von 6 Monaten nach dem erstmaligen Abruf der ELStAM den Lohnsteuerabzug weiter nach den Merkmalen der Lohnsteuerkarte 2010/den Papierbescheinigungen (vgl. Tz und 3.2.) vornehmen. Der 6-Monats-Zeitraum gilt auch dann, wenn dieser über das Ende des Einführungszeitraums ( ) hinausreicht. Hinweis Wenn der Arbeitgeber trotz Datenabruf zunächst die Lohnsteuerkarte 2010/die Papierbescheinigung(en) verwendet, werden ggf. nicht die aktuellsten Steuerabzugsmerkmale dem Lohnsteuerabzug zugrunde gelegt. Da der Arbeitgeber bei erst späterer Anwendung der abgerufenen ELStAM keine Rückrechnungen vornehmen muss, kann es zu Nachzahlungen im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung kommen, selbst wenn der Mitarbeiter in der ELStAM-Datenbank die aktuellsten Steuerabzugsmerkmale hat hinterlegen lassen. Daher ist für den Verzicht auf die sofortige Anwendung der abgerufenen ELStAM grundsätzlich die Zustimmung des Mitarbeiters erforderlich. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, solch eine betriebsinterne Abstimmung lohnsteuerlich zu dokumentieren; es sind keine Aufzeichnungen im Lohnkonto erforderlich. In der Kommunikation an die Mitarbeiter sollte u.e. sehr deutlich gemacht werden, ab wann der Arbeitgeber die ELStAM abrufen wird und ab wann er die abgerufenen Daten für die Lohnabrechnung verwenden wird, so dass die Mitarbeiter ggf. den Ausdruck der aktuellsten gespeicherten ELStAM zur Berücksichtigung in der Lohnabrechnung (Papierverfahren) vorlegen können (vgl. Tz ) Einmaliger Verzicht auf die Anwendung der erstmals abgerufenen ELStAM (verzögerte Anwendung) Der Arbeitgeber kann einmalig auf die sofortige Verwendung der abgerufenen ELStAM verzichten und in dem 6-Monats-Zeitraum die Funktionsfähigkeit der eingesetzten Loh- Seite 7 von13

8 nabrechnungsprogramme testen und/oder die abgerufenen ELStAM dem Mitarbeiter zur Überprüfung vorab mitteilen. Von der Finanzverwaltung werden die Mitarbeiter über die aktuell gespeicherten ELStAM nicht gesondert informiert. Für die Überprüfung durch die Mitarbeiter soll jedoch ein Vordruck Bescheinigung zur Überprüfung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)" zur Verfügung gestellt werden Nichtanwendung der erstmals abgerufenen ELStAM nach erstmaligem Lohnsteuerabzug Wenn die erstmalige Anwendung der im Einführungszeitraum erstmals abgerufenen ELStAM zu einem vom bisherigen Verfahren abweichenden Lohnsteuerabzug führt, kann der Arbeitgeber auf freiwilliger Basis und mit Zustimmung des Mitarbeiters für die Dauer von bis zu 6 Kalendermonaten den Lohnsteuerabzug nach den Merkmalen der Lohnsteuerkarte 2010/den Papierbescheinigungen durchführen. In diesem Zeitraum kann der Mitarbeiter mit dem Finanzamt die Abweichungen der ELStAM von den vorliegenden Papierbescheinigungen aufklären. Auch hierzu kann der Arbeitgeber dem Mitarbeiter die Abweichungen zwischen den im Lohnkonto aufgezeichneten Lohnsteuerabzugsmerkmalen und den ELStAM durch den Vordruck Bescheinigung zur Überprüfung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) mitteilen Lohnsteuerabzug nach Korrektur der ELStAM bzw. nach Ablauf des 6-Monats-Zeitraums Wenn der Mitarbeiter im 6-Monats-Zeitraum eine "Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug" (vgl. Tz ) vorlegt, darf der Arbeitgeber diese für den angegebenen Zeitraum anwenden. Werden dem Arbeitgeber über die monatliche abzurufende Änderungsliste geänderte ELStAM des Mitarbeiters mitgeteilt oder legt der Mitarbeiter dem Arbeitgeber einen Ausdruck der aktuellen ELStAM vor (vgl. Tz ) kann der Arbeitgeber diese ab dem Zeitpunkt der Änderung dem Lohnsteuerabzug zugrunde legen. Spätestens nach Ablauf des 6-Monats-Zeitraums muss der Arbeitgeber die (erstmals) abgerufenen ELStAM anwenden, wenn der Mitarbeiter keine "Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug" vorgelegt hat oder keine sog. Änderungsmitteilung zum Abruf der vom Finanzamt korrigierten ELStAM eingeht, z. B. weil die (erstmals) bereitgestellten ELStAM zutreffend sind. Es besteht weder eine Rückrechnungs-/Korrekturpflicht noch eine Anzeigeverpflichtung für den 6-Monats-Zeitraum bzw. auf den Unzutreffende ELStAM Werden dem Arbeitgeber ELStAM bereitgestellt, die nach Auffassung des Mitarbeiters unzutreffend sind, muss das Wohnsitzfinanzamt auf Antrag des Mitarbeiters die gebildeten ELStAM prüfen und ggf. ändern. Zur Erleichterung der Kommunikation zwischen Mitarbeiter und Finanzamt kann der Mitarbeiter den Vordruck Antrag auf Korrektur der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) verwenden. Seite 8 von13

9 5.1. Unzutreffende ELStAM aufgrund abweichender Meldedaten Da die Finanzämter die in der ELStAM-Datenbank gespeicherten Meldedaten nicht ändern dürfen, kann nicht ausgeschlossen werden, dass die Finanzverwaltung für den Mitarbeiter aufgrund fehlerhafter Meldedaten unzutreffende ELStAM bereitstellt. In diesen Fällen muss das Finanzamt auf Antrag des Mitarbeiters eine "Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug" (vgl. Tz ) ausstellen und den Arbeitgeberabruf zunächst für den in der Bescheinigung angegebenen Zeitraum (Kalenderjahr 2013 und ggf. 2014) sperren. Meldet der Arbeitgeber den Mitarbeiter trotz erfolgter Sperrung an, erhält er die Mitteilung Keine Anmeldeberechtigung. Der Arbeitgeber braucht in diesem Fall die Steuerklasse VI nicht anwenden, wenn der Mitarbeiter dem Arbeitgeber die "Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug" vorgelegt hat. Diese "Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug" kann für das Kalenderjahr 2013 und 2014 ausgestellt werden, wobei der Faktor ( 39f EStG) sowie Freibeträge (z.b. für Werbungskosten) immer nur bezogen auf ein Kalenderjahr eingetragen werden. Nach Korrektur der Unstimmigkeiten bzw. Fehler in der ELStAM-Datenbank hebt das Finanzamt die Sperrung auf Sperrung vor erstmaligem Abruf Erfolgt die Sperrung der ELStAM vor dem erstmaligen Abruf durch den Arbeitgeber, muss der Mitarbeiter (und nicht das Finanzamt) dem Arbeitgeber die Aufhebung der Sperrung mitteilen. Dazu muss er dem Arbeitgeber das Informationsschreiben seines Wohnsitzfinanzamts über die Aufhebung der Sperrung aushändigen. Aufgrund dieser Mitteilung muss der Arbeitgeber den Mitarbeiter erstmalig in der ELStAM-Datenbank anmelden und die entsprechenden ELStAM abrufen. Dies gilt auch bei einem Arbeitgeberwechsel während der Dauer der Sperrung Sperrung nach erstmaligem Abruf Hat das Finanzamt die ELStAM nach ihrem erstmaligen Abruf gesperrt, wird dem Arbeitgeber die Aufhebung der Sperrung durch Bereitstellung sog. Änderungslisten automatisch mitgeteilt. Daraufhin muss der Arbeitgeber die bereitgestellten ELStAM abrufen und ab der dem Abruf folgenden Lohnabrechnung anwenden Unzutreffende ELStAM aus anderen Gründen Betreffen die für den Mitarbeiter bereitgestellten unzutreffenden ELStAM vom Finanzamt zu bildende Merkmale (z. B. Freibetrag aus dem Lohnsteuerermäßigungsverfahren, Steuerklassenkombination bei Ehegatten, Beantragung der Steuerklasse II), korrigiert das Finanzamt auf Veranlassung des Mitarbeiters die ELStAM in der Datenbank, die daraufhin dem Arbeitgeber elektronisch zum Abruf bereitgestellt werden. Seite 9 von13

10 Korrektur vor erstmaligem Abruf Nimmt das Finanzamt die Korrektur vor dem erstmaligen Abruf vor (z. B. wenn der Fehler im Rahmen des Lohnsteuerermäßigungsverfahrens festgestellt wird), werden dem Arbeitgeber beim erstmaligen Abruf die zutreffenden ELStAM bereitgestellt. Dem Mitarbeiter ist vom Finanzamt stets ein Ausdruck der ELStAM (ggf. mit Freibetrag) zur Vorlage beim Arbeitgeber auszuhändigen (vgl. Tz ). Nimmt der Arbeitgeber noch nicht am ELStAM-Verfahren teil, muss er diesen Ausdruck für den Lohnsteuerabzug berücksichtigen Korrektur nach erstmaligem Abruf Nimmt das Finanzamt die Korrektur nach dem erstmaligen Abruf vor, werden dem Arbeitgeber die zutreffenden ELStAM bereitgestellt (sog. Änderungsmitteilung), die rückwirkend auf den Zeitpunkt des erstmaligen Abrufs angewendet werden können. Zur Beschleunigung der Korrektur eines unzutreffenden Lohnsteuerabzugs kann der Arbeitgeber bereits vor dem Abruf der korrigierten ELStAM den vom Finanzamt ausgestellten Ausdruck der ELStAM dem Lohnsteuerabzug zugrunde legen. 6. ELStAM bei verschiedenen Arten von Arbeitslohn Auch wenn der Arbeitgeber verschiedenartige Bezüge zahlt, sind diese aufgrund des Grundsatzes eines einheitlichen Dienstverhältnisses zu einem Arbeitgeber zusammenzurechnen. Der Abruf von ELStAM für ein zweites Dienstverhältnis des Mitarbeiters durch denselben Arbeitgeber ist nicht möglich. In den folgenden Fällen handelt es sich um z.b. ein einheitliches Dienstverhältnis, so dass die Lohnsteuer für die Bezüge einheitlich und nach denselben ELStAM zu erheben ist. Ein Mitarbeiter erhält vom Arbeitgeber neben einer Betriebsrente noch Arbeitslohn für ein aktives Dienstverhältnis; die Lohnsteuer wird nicht pauschal erhoben. Ein Mitarbeiter erhält vom Arbeitgeber Hinterbliebenenbezüge und eigene Versorgungsbezüge oder Arbeitslohn für ein aktives Dienstverhältnis. Ein Mitarbeiter ist in Elternzeit und arbeitet gleichwohl beim selben Arbeitgeber weiter. Rechnet der Arbeitgeber solche Bezüge getrennt ab (z.b. in unterschiedlichen Lohnabrechnungssystemen), sind im Einführungszeitraum die vom Arbeitgeber abgerufenen ELStAM für einen der gezahlten Bezüge anzuwenden. Für den jeweils anderen Bezug ist die Steuerklasse VI ohne weiteren Abruf von ELStAM für ein zweites Dienstverhältnis zu Grunde zu legen. Die Lohnsteuerbescheinigung ist entsprechend den getrennt abgerechneten Bezügen auszustellen und an die Finanzverwaltung zu übermitteln. 7. Beendigung des Dienstverhältnisses bei Anwendung des ELStAM-Verfahrens Hat der Arbeitgeber die ELStAM des Mitarbeiters bereits angewendet, muss er den Tag der Beendigung des Dienstverhältnisses der Finanzverwaltung unverzüglich mitteilen. Dies gilt auch dann, wenn das Finanzamt den Arbeitgeberabruf gesperrt hat (vgl. Tz. 5.1.). Seite 10 von13

11 8. Entgegennahme und Aufbewahrung der Lohnsteuerkarte 2010/ der Papierbescheinigung(en) Der Arbeitgeber muss auch im Einführungszeitraum die Lohnsteuerkarte 2010 und die Papierbescheinigungen entgegennehmen, aufbewahren sowie die darauf eingetragenen Lohnsteuerabzugsmerkmale in das Lohnkonto übernehmen. Die so aufgezeichneten Lohnsteuerabzugsmerkmale sind dem Lohnsteuerabzug im Einführungszeitraum bis zur erstmaligen Anwendung der ELStAM für den jeweiligen Mitarbeiter zugrunde zu legen. Auf Anforderung muss der Arbeitgeber dem Mitarbeiter im Einführungszeitraum die vorgelegten Bescheinigungen zur Änderung nicht mehr zutreffender Lohnsteuerabzugsmerkmale durch das Finanzamt oder bei Beendigung des Dienstverhältnisses vor Ablauf des Kalenderjahres 2014 innerhalb einer angemessenen Frist aushändigen. Wechselt der Mitarbeiter im Einführungszeitraum seinen Arbeitgeber, muss er sich die Lohnsteuerkarte 2010 oder die Ersatzbescheinigung 2011, 2012 oder 2013, die Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug sowie ggf. einen vom Finanzamt ausgestellten Ausdruck oder eine sonstige Papierbescheinigung vom bisherigen Arbeitgeber aushändigen lassen und dem neuen Arbeitgeber vorlegen. Die Lohnsteuerkarte 2010 und die Papierbescheinigungen dürfen erst nach Ablauf des Kalenderjahres 2014 vernichtet werden. 9. Härtefallregelung Nach 39e Abs. 7 EStG kann das Betriebsstättenfinanzamt auf Antrag des Arbeitgebers zur Vermeidung unbilliger Härten zulassen, dass er nicht am Abrufverfahren teilnimmt. Dies gilt z.b. für Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung, die ausschließlich Mitarbeiter im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung im Privathaushalt beschäftigen. Der Antrag ist jährlich zu stellen. Weil der Einführungszeitraum zum 31. Dezember 2013 endet, können Härtefallanträge auf Nichtteilnahme am ELStAM-Verfahren für das Kalenderjahr 2013 frühestens mit Wirkung ab dem letzten Lohnzahlungszeitraum in 2013 gestellt werden. Bis zu diesem Zeitpunkt steht das Papierverfahren ohnehin zur Verfügung. 10. Freibetrag und Änderung der Steuerklasse/Zahl der Kinderfreibeträge Freibetrag beim Lohnsteuerabzug Solange der Arbeitgeber das ELStAM-Verfahren nicht anwendet, können die in früheren Jahren in die Lohnsteuerkarte 2010/Papierbescheinigungen eingetragenen Freibeträge weiterhin berücksichtigt werden (vgl. Tz. 3.2.). Da die für 2012 oder früher beantragten Freibeträge (z.b. für Werbungskosten) nach dem Einsatz des ELStAM-Verfahrens durch den Arbeitgeber grundsätzlich ihre Gültigkeit verlieren, müssen sie für 2013 neu beantragt werden. Entsprechendes gilt für das Faktorverfahren ( 39f EStG), die Steuerklasse II bei volljährigen Kindern sowie für antragsgebundene Kinderzähler, sofern nicht bereits für das Kalenderjahr 2012 eine mehrjährige Berücksichtigung des Kindes beantragt worden ist. Lediglich Pauschbeträge für Seite 11 von13

12 behinderte Menschen und Hinterbliebene, die bereits über das Jahr 2012 hinaus gewährt wurden, behalten ihre Gültigkeit. Die für das Kalenderjahr 2013 zu berücksichtigenden Freibeträge und Steuerabzugsmerkmale speichert das Finanzamt in der ELStAM - Datenbank und stellt dem Mitarbeiter einen Ausdruck der ELStAM mit den ab 2013 geltenden Merkmalen zur Vorlage beim Arbeitgeber aus (vgl. Tz ). Gleiches gilt, wenn der Mitarbeiter für das Kalenderjahr 2013 die Berücksichtigung eines Kinderzählers, der Steuerklasse II, eines Faktors oder einer anderen Steuerklassenkombination bei Ehegatten beantragt hat. Entspricht ein für das Kalenderjahr 2010, 2011 oder 2012 eingetragener Freibetrag im Kalenderjahr 2013 nicht mehr den tatsächlichen Verhältnissen, z. B. Minderung des Freibetrags aufgrund geringerer Fahrtkosten für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte als Werbungskosten, ist der Mitarbeiter zwar nicht verpflichtet, die Anpassung des Freibetrags auf den dem Arbeitgeber vorliegenden Bescheinigungen zu veranlassen. Unterbleibt jedoch ein Antrag auf Herabsetzung des Freibetrags, kann dies zu Nachzahlungen im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung führen Änderungen der Steuerklasse/Zahl der Kinderfreibeträge Weicht die Eintragung der Steuerklasse oder die Zahl der Kinderfreibeträge auf der Lohnsteuerkarte 2010 oder der Ersatzbescheinigung 2011 oder 2012 von den Verhältnissen zu Beginn des Kalenderjahres 2013 zu Gunsten des Mitarbeiters ab oder ist die Steuerklasse II bescheinigt und entfallen die Voraussetzungen für die Berücksichtigung des Entlastungsbetrags für Alleinerziehende ( 24b EStG) im Laufe des Kalenderjahres 2013, besteht auch im Jahr wie bisher - eine Anzeigepflicht des Mitarbeiters gegenüber dem Finanzamt. Seite 12 von13

13 Herausgeber WTS Steuerberatungsgesellschaft mbh Redaktion Susanne Weber Thomas-Wimmer-Ring München T +49(0) F +49 (0) Susanne.Weber@wts.de Kersten Weißig Thomas-Wimmer-Ring München T +49(0) F +49 (0) Kersten.Weissig@wts.de München Thomas-Wimmer-Ring München T +49(0) F +49 (0) Düsseldorf Peter-Müller-Straße Düsseldorf T +49 (0) F +49 (0) Erlangen Allee am Rötelheimpark Erlangen T +49 (0) F +49 (0) Frankfurt Taunusanlage Frankfurt/Main T +49 (0) F +49 (0) Hamburg Neuer Wall Hamburg T +49 (0) F +49 (0) Raubling Rosenheimer Straße Raubling T +49 (0) F +49 (0) Diese WTS-Information stellt keine Beratung dar und verfolgt ausschließlich den Zweck, ausgewählte Themen allgemein darzustellen. Die hierin enthaltenen Ausführungen und Darstellungen erheben daher weder einen Anspruch auf Vollständigkeit noch sind sie geeignet, eine Beratung im Einzelfall zu ersetzen. Für die Richtigkeit der Inhalte wird keine Gewähr übernommen. Im Falle von Fragen zu den hierin aufgegriffenen oder anderen fachlichen Themen wenden Sie sich bitte an Ihren WTS- Ansprechpartner oder an einen der oben genannten Kontakte. Seite 13 von13