Textbaustein-Verwaltung. Featurelist

Transkript

1 Textbaustein-Verwaltung Featurelist Stand Juli 2012

2 Inhalt 1 Kurzbeschreibung 3 2 Grundsätzliche Funktionen 4 3 Featurelist 4 4 Detailbeschreibung Allgemein Ablage von Grafiken Ablage inkl. Formatierungen Ablage mit Strukturierungsmerkmalen Verwaltung Strukturierte Verwaltung von Textbausteinen Verwaltung der Parameterlisten Erstellen von Bausteinen direkt aus Word Überarbeiten der Bausteine aus Word (Schnelländerung) Auswahl Textbausteine Filtermöglichkeit nach Parametern Filtermöglichkeit nach Bezeichnung Kapitelstrukturierung Mehrfachauswahl von Textbausteinen Suche In Word (siehe Auswahl Textbausteine ) In SharePoint Sonstiges SharePoint Berechtigungssystem Einsatz für Word und Outlook Parametrisierbare Anwendung Webfähige Anwendung Filtermöglichkeit nach unterschiedlichen Feldern Technische Voraussetzungen 2 Textbaustein-Verwaltung Featurelist Datum: /7

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4 1 Kurzbeschreibung Was bietet die Lösung? Die Anwendung unterstützt alle Word und Outlook User welche mit der Erstellung großer Dokumente und Mails befasst sind. Die strukturierte Verwaltung und Verwendung von Textbausteinen erleichtert dabei deren Arbeit. Der SharePoint Kernel Textbaustein-Verwaltung von KCS.net bietet die Möglichkeit der Verwaltung und optimierten Verwendung von Textbausteinen im Word und Outlook. Die jeweilige Oberfläche wird um das Erstellen, die strukturierte Verwaltung und die Suche von Textbausteinen erweitert. Die Lösung wird von KCS.net auf Basis SharePoint als offener SharePoint Kernel und einer Word Erweiterung ausgeliefert. Diese Variante bietet die Möglichkeit individueller Anpassungen im SharePoint durch den Kunden. Textbaustein-Verwaltung Featurelist Datum: /7

5 2 Grundsätzliche Funktionen Der SharePoint Kernel Textbaustein-Verwaltung, von KCS.net deckt wesentliche Funktionalitäten rund um den Einsatz von Textbausteinen aus Word und Outlook ab. Durch das Programm erscheint im Word (bzw. Outlook) eine zusätzliche Möglichkeit zentral verwaltete Textbausteine auszuwählen. Mit Auswahl dieses Buttons erscheint eine Seitenleiste welche Ihnen die Auswahl bzw. Verwaltung der Textbausteine ermöglicht. Es können die Textbausteine gefiltert und strukturiert angezeigt werden. Die gewünschten Bausteine werden ausgewählt und in den Text eingefügt. Neue Textbausteine können direkt aus Word heraus erstellt bzw. gewartet werden. Die nachträgliche Strukturierung der Textbausteine kann in einer SharePoint Anwendung jederzeit durchgeführt werden. 3 Featurelist Übersicht über die Funktionen der Anwendung: Allgemein Ablage von Grafiken Ablage inkl. Formatierungen Ablage mit Strukturierungsmerkmalen Verfügbare Sprachen: Deutsch und Englisch Verwaltung Strukturierte Verwaltung von Textbausteinen Kontextverwaltung Einsatzbereichsverwaltung Erstellen von Bausteinen direkt aus Word Abspeicherung im SharePoint Parametrisierung mit 5 frei definierbaren Feldern (z.b. Kontext, Thema, Sprache ) Überarbeiten der Bausteine aus Word (Schnelländerung) Auswahl Textbausteine Filtermöglichkeit nach Parametern Filtermöglichkeit nach Bezeichnung Kapitelstrukturierung Mehrfachauswahl von Textbausteinen Suche In Word Textbaustein-Verwaltung Featurelist Datum: /7

6 Kontextsuche Kapitelsuche Überschrifteninhalt In SharePoint Volltextsuche Kapitelsuche Filtermechanismen Sonstiges SharePoint Berechtigungssystem Einsatz für Word und Outlook Webfähige Anwendung Parametrisierbare Anwendung Kontext Filtermöglichkeit nach unterschiedlichen Feldern SharePoint Standardfilter Optional: Zusatzfilter mit erweiterten Möglichkeiten Textbaustein-Verwaltung Featurelist Datum: /7

7 4 Detailbeschreibung 4.1 Allgemein Ablage von Grafiken Es können Textbausteine abgelegt werden, welche auch unterschiedliche Grafiken enthalten. Diese Blöcke werden samt Ihrer Formatierung abgespeichert Ablage inkl. Formatierungen Die Formatierungen des Textbausteines werden mit abgespeichert und stehen nach dem Einfügen wieder zur Verfügung. Dadurch können nicht nur Formatierungen (fett, kursiv, ) mit übernommen werden, sondern auch vorgesehene Gliederungsstufen mitgegeben werden Ablage mit Strukturierungsmerkmalen Bei der Ablage der Textbausteine werden Strukturierungsmerkmale mitgespeichert. Auf Basis dieser kann beim Einfügen eine gezielte Suche bzw. Eingrenzungen vorgenommen werden. Verfügbare Sprachen: Deutsch und Englisch Die Oberfläche der Textbausteinverwaltung steht in deutscher und englischer Sprache zur Verfügung und kann zur Laufzeit umgestellt werden. 4.2 Verwaltung Strukturierte Verwaltung von Textbausteinen Das Produkt bietet die Möglichkeit, die die im Word erstellten Textbausteine strukturiert abzulegen. Es können neben der Bezeichnung noch Kapitel und Nebenkapitel sowie 5 weitere Parameter vergeben werden. Beim Textbaustein kann definiert werden, in welchem Kontext (z.b. Produkte, Fachbereiche, ) dieser verwendet werden kann und damit auch in der Auswahl aller Dokumente des Kontext erscheint. Es können ein oder auch mehrere Kontexte gewählt werden. Als weitere Möglichkeit steht die Zuordnung eines oder mehrerer Einsatzbereiche zur Verfügung. Damit können Bausteine verschiedenen Anwendungsbereichen zugeordnet werden (z.b. Angebot, Konzept, Protokoll, ). Es können ein oder auch mehrere Einsatzbereiche zugeordnet werden. Insgesamt können bis zu 5 Parameter genutzt werden, nach welchen die Textbausteine gefiltert werden können (z.b. Sprache, Produkt, Abteilung). So lassen sich individuelle Zuordnungen und Gliederungen der Bausteine umsetzen Verwaltung der Parameterlisten Die zur Strukturierung verwalteten Parameterlisten (Kontexte, Einsatzbereiche, Sprache, ) werden in einer SharePoint Anwendung verwaltet und können von berechtigten Personen jederzeit auch komfortabel aus der Textbausteinverwaltung ergänzt werden Erstellen von Bausteinen direkt aus Word Die Textbausteine werden direkt auf aus Word erstellt. Es wird der Block markiert und der Erstellen Textbaustein Knopf angeklickt. Es erscheint ein Fenster welches zur Benennung und Parametrisierung auffordert. Anschließend erfolgt die Abspeicherung des Bausteins am SharePoint Überarbeiten der Bausteine aus Word (Schnelländerung) Bestehende Bausteine können durch einfaches Markieren und wieder abspeichern von Word aus schnell geändert werden. Textbaustein-Verwaltung Featurelist Datum: /7

8 4.3 Auswahl Textbausteine Filtermöglichkeit nach Parametern Beim Suchen eines Textbausteines kann nach den definierten Parametern (Thema, Bezeichnung, Sprache, ) gefiltert werden. Es erscheinen nur mehr die Bausteine, welche den entsprechenden Parametern zugeordnet sind Filtermöglichkeit nach Bezeichnung Auf die Bezeichnung des Textbausteins kann mit Teilen der Bezeichnung gesucht werden (z.b. alle Bezeichnungen welche den gesuchten Begriff Einleitung enthalten) Kapitelstrukturierung Zur weiteren Strukturierung stehen dem Anwender zwei Kategorisierungsstufen zur Verfügung. Mit dieser Variante können die Textbausteine mit Kapitel und Unterkapitel weiter strukturiert werden Mehrfachauswahl von Textbausteinen Beim Erstellen von Dokumenten können gleichzeitig mehrere Bausteine ausgewählt werden, welche dann in der entsprechenden Sortierreihenfolge ins Dokument eingefügt werden. Das Einfügen von Bausteinen beginnt immer an der Stelle, an welcher der Cursor steht. 4.4 Suche In Word (siehe Auswahl Textbausteine ) Kontextsuche Kapitelsuche Überschrifteninhalt In SharePoint Volltextsuche Kapitelsuche Filtermechanismen Textbaustein-Verwaltung Featurelist Datum: /7

9 4.5 Sonstiges SharePoint Berechtigungssystem Das System verfügt über ein standardnahes Berechtigungssystem Einsatz für Word und Outlook Das Textbaustein System kann aus zwei verschiedenen Anwendungen (Word und Outlook) heraus genutzt werden. Die Zusatzmechanismen stehen in beiden Anwendungen mit gleichen Ausprägungen zur Verfügung und nutzen die gleichen Bausteine. Damit ist eine breite Verwendung der Textblöcke garantiert Parametrisierbare Anwendung Die Anwendung ist in den wesentlichen Punkten Parametrisierbar. Dies betrifft einen großen Teil der in der Applikation verwendeten Auswahlfelder. Die Rechte diese Parameter zu pflegen werden in der Berechtigungsverwaltung vergeben Webfähige Anwendung Die Anwendung kann bei aktiver Internetverbindung auch außerhalb des Unternehmens angewendet werden Filtermöglichkeit nach unterschiedlichen Feldern In der Pflegeoberfläche gelten alle Standardmechanismen von SharePoint. SharePoint Standardfilter Optional: Zusatzfilter mit erweiterten Möglichkeiten Textbaustein-Verwaltung Featurelist Datum: /1

10 5 Technische Voraussetzungen Das Produkt basiert OBA Technologie und Microsoft SharePoint Server 2007 oder 2010 bzw. SharePoint Foundation. Ein Word bzw. Outlook Add On werden am Client installiert. Voraussetzungen Microsoft SharePoint Server 2007 oder 2010 Auch auf SharePoint Fundation einsetzbar Clientbetriebssysteme: Windows XP, Vista und Windows 7 (32 oder 64 bit) Office / Word ab Version 2007 (32 bit).net Framework 3.5 WEB Verbindung zur Aktivierung Das Freischalten der Anwendung erfolgt über eine Lizenzierung auf Clientbasis. Bei der Aktivierung der SW muss eine WEB Verbindung bestehen.