Noteneingabecheckliste

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1 Noteneingabecheckliste Informationen für Prüferinnen und Prüfer Oktober ) Ausgangssituation Die VZPA-Prüferfunktion ermöglicht Inhaberinnen und Inhabern der Rolle Prüfer die Noteneingabe über die Plattform des CAMPUS-Informationssystems in das Prüfungsverwaltungssystem HIS-POS. Das HIS-POS-System generiert eine große Anzahl unterschiedlicher Listen für die Noteneingabe, da studiengangs- und terminbezogen jeweils eine eigene Liste erstellt wird. Durch die Vielzahl der Listen ist es für Inhaberinnen und Inhaber der Rolle Prüfer, die die Noten eingeben, schwierig zu erkennen, welche Prüfung bereits vollständig eingegeben wurde und in welchen noch Angaben gemacht werden müssen. Das kann dazu führen, dass einzelne Leistungen vergessen werden. Die Noteneingabe im VZPA wird oft nicht von der Prüferin oder dem Prüfer selbst vorgenommen, die bzw. der für die Veranstaltung verantwortlich ist. Die Prüferin bzw. der Prüfer, in deren bzw. dessen Namen die Eingabe geschieht, ist nicht über den Stand der Noteneingabe informiert. Bislang sind die Fristen für die Noteneingabe lediglich in den Prüfungsordnungen festgehalten. Nur bei der Semesterumschaltung von HIS-POS in das Folgesemester erhalten Prüferinnen und Prüfer, für deren Prüfungen die Noteneingabe noch nicht vollständig ist, ein Schreiben des Prorektors für Lehre. Eine automatische systemseitige Unterstützung existiert nicht, da diese Fristen nicht im System hinterlegt sind. Eine verspätete Noteneingabe kann dazu führen, dass Folgeprozesse im ZPA nicht oder nur fehlerhaft bzw. verspätet ablaufen. Der Abschluss der Noteneingabe ist Voraussetzung für weitere Prozesse wie die Zeugniserstellung oder Schreiben zu endgültig nicht bestandenen Prüfungen. Ebenso kann eine Fristüberschreitung die individuelle Studienplanung von Studierenden beeinträchtigen. Bisher war nach der Eingabe aller Ergebnisse eine Mitteilung an die zuständige Sachbearbeiterin bzw. den zuständigen Sachbearbeiter im ZPA nötig damit Folgeprozesse ablaufen können. Ohne diese Mitteilung war die ordnungsgemäße Durchführung der Folgeprozesse (s.o.) nicht möglich. 2) Neuerung: Die Noteneingabecheckliste Im Rahmen der Interimslösungen haben das ZPA und das CAMPUS-Team das Arbeitspaket Noteneingabecheckliste gemeinsam in Abstimmung mit Vertreterinnen und Vertretern aus den Fakultäten definiert und umgesetzt. Die Noteneingabecheckliste informiert Prüfungsverantwortliche ebenso wie Inhaberinnen und Inhaber der Rolle Prüfer, Fachstudienberaterinnen und Fachstudienberater sowie das ZPA über den aktuellen Status der Noteneingabe. Die einheitliche Information aller Beteiligten soll den komplexen und zeitkritischen Prozess der Noteneingabe transparenter machen und beschleunigen. 1

2 Die Noteneingabecheckliste für Prüfungsverantwortliche sowie die Rolle Noteneingabe beinhaltet folgende Informationen: Aktive Benachrichtigungen über den Stand der Noteneingabe, d.h. Prüfungsverantwortliche erhalten Übersichten für welche Prüfungen noch Noten einzugeben sind und für welche die Eingabe bereits erfolgt ist (s. Punkt 3). Inhaberinnen und Inhaber der Rolle Prüfer können die Statusanzeigen zum aktuellen Stand der Noteneingabe direkt in den Prüfungslisten einsehen (s. Punkt 4). Unter Berücksichtigung der in den Übergreifenden Prüfungsordnungen für Bachelorund Master-Studiengänge definierten Bewertungszeiträume 1 wird für jede Prüfungsveranstaltung eine Frist für die Noteneingabe angezeigt. 3) Aktive Benachrichtigungen Als Prüferin bzw. Prüfer erhalten Sie für alle Prüfungen, für die Sie verantwortlich sind, folgende Benachrichtigungen per Wochenübersicht: Aus dieser Übersicht geht der Status der Noteneingabe für jede Prüfung, für die Sie in diesem Semester als Prüferin oder Prüfer eingetragen sind, hervor. Sie erhalten die Wochenübersicht 3 Wochen vor Ihrer ersten Prüfung bzw. 2 Wochen vor Vorlesungsende, falls für keine Ihrer Prüfungen ein konkretes Datum existiert. Diese Benachrichtigung wird in der Nacht von Sonntag auf Montag erstellt und zugesendet. Abbildung 1: Auszug aus einer Wochenübersicht Tagesmeldungen: Diese Liste enthält alle Prüfungen, für die an diesem Tag die Noteneingabe fällig oder überfällig wird. Das bedeutet, dass Tagesmeldungen nur versendet werden, wenn tatsächlich Informationen vorliegen: an Tagen an denen 1 10 Abs. 8 ÜPO bzw. 13 Abs. 7 ÜPO-L Bachelor bzw. 14 Abs. 7 ÜPO-L Master 2

3 keine Prüfungen fällig werden oder neu überfällig geworden sind, werden keine Tagesmeldung versendet. Diese Benachrichtigung wird täglich in der Nacht erstellt und zugesendet. Abbildung 2: Auszug aus einer Tagesmeldung Die Benachrichtigungen werden automatisch an Ihre im CAMPUS-Organisationsverzeichnis hinterlegte -Adresse versendet. Die Wochen- und Tagesübersichten enthalten folgende Informationen zu Ihren Prüfungen: Prüfungsnummer ( P.Nr. ), Name der Prüfung ( Prf.-Text ), Prüfungstermin ( P.Tr., also ob es sich um den 1. Termin oder den 2. Termin innerhalb des Semesters handelt), Prüfungsdatum ( Prf.- Datum ), Studiengang, Abschluss, Prüfungsordnungsversion ( PO- Vers. ) und die Anzahl der fehlenden Noten. Folgende Statusangaben helfen Ihnen, sich schnell zu informieren: Statusangabe Bedeutung Symbol* erwartet Für diese Prüfung werden Ergebnisse erwartet. fällig überfällig Für diese Prüfung werden Ergebnisse erwartet, die heute fällig werden. Für diese Prüfung werden Ergebnisse erwartet. Diese sind überfällig. vollständig Die Noteneingabe ist vollständig. Es können noch Änderungen vorgenommen werden. ODER Zurzeit ist keine Noteneingabe notwendig, da keine Anmeldungen offen sind. Ggf. folgen noch Anmeldungen, z.b. bei Wiederholungsterminen. * Die Symbole werden nur in der Wochenübersicht und der VZPA-Prüferfunktion angezeigt. 3

4 Noteneingabefrist Die für eine Prüfung angegebene Frist für die Noteneingabe orientiert sich an folgenden Terminen und Fristen: Die Bewertungszeiträume von 6 Wochen, die in den Übergreifenden Prüfungsordnungen für Bachelor- bzw. Master-Studiengänge definiert sind 2. Andere Fristen, die in einigen Fällen vorgesehen sind, können hier nicht berücksichtigt werden. Das Datum der Wiederholungsprüfung im selben Semester. Dies ist nötig, damit Studierende sich zur Wiederholungsprüfung anmelden können. Die Noteneingabe muss spätestens zehn Tage vor einer Wiederholungsprüfung erfolgt sein. Studierende, die im ersten Termin des Semesters nicht bestanden haben, können sich dann noch bis sieben Tage vor der Wiederholungsprüfung dazu anmelden. 4) Ansicht der Rolle Prüfer im VZPA Für Inhaberinnen und Inhaber der Rolle Prüfer werden die Fristen und die Zahl der noch einzugebenden Noten direkt in der Liste für die Noteneingabe angezeigt. Dort wird angezeigt, wie viele Studierende für eine Prüfung angemeldet wurden ( Meldungen ), bei wie vielen eine Noteneingabe ggf. nicht nötig ist ( Eingabe hinfällig, z.b. weil ein Rücktritt eingereicht wurde) und für wie viele noch Noten einzugeben sind ( Einzugeben ). Außerdem wird hier ebenfalls die Frist für die Noteneingabe angezeigt. Bewegt man den Mauszeiger über die Statusangabe einer Prüfung, werden nochmals Informationen zur Prüfung eingeblendet. Abbildung 3: Screenshot der Ansicht in der VZPA-Prüferfunktion 2 10 Abs. 8 ÜPO bzw. 13 Abs. 7 ÜPO-L Bachelor bzw. 14 Abs. 7 ÜPO-L Master 4

5 5) Noteneingabecheckliste für Fachstudienberaterinnen bzw. Fachstudienberater Neben den Übersichten für Prüferinnen und Prüfer werden auch Noteneingabechecklisten für die Fachstudienberaterinnen und Fachstudienberater erstellt.! Eine Mitteilung an die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter des ZPA darüber, dass Sie die Noten vollständig eingegeben haben, ist durch die Noteneingabecheckliste hinfällig geworden. Mit der Noteneingabecheckliste für Fachstudienberaterinnen und Fachstudienberater sind diese informiert, wenn es im von ihnen betreuten Studiengang zu Verzögerungen bei der Noteneingabe kommt. Entsprechend der Noteneingabecheckliste für Prüferinnen und Prüfer erhalten Fachstudienberaterinnen und Fachstudienberater eine Wochenübersicht sowie etwaige Tagesmeldungen über Prüfungen, für die die Noteneingabe überfällig ist. 6) Ansprechpartner Die Noteneingabecheckliste ist ein Gemeinschaftsprojekt der Fakultäten, des Rechen- und Kommunikationszentrums sowie des Zentralen Prüfungsamtes der RWTH Aachen. Bei Fragen oder Anmerkungen wenden Sie sich bitte an: 5