ERP Enterprise Resource Planning

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1 Wissen Kompakt Zeitschrift für erfolgreiche Produktion ERP Enterprise Resource Planning CRM Customer Relationship Management Berichterstattung Fakten, Hintergründe, Trends Marktübersichten ERP/CRM Anbieter Im Portrait Hersteller und Produkte 2012 In Kooperation mit:

2 Ihr starker ERP-Partner Unser Wissen. Ihr Gewinn. Dokumenten Management System, Manufacturing Execution System, Business Intelligence und Systemtechnik. MODUS Consult AG James-Watt-Straße 6 D Gütersloh fon +49(0) fax +49(0) Gütersloh Erlangen Alzenau Stuttgart Kassel

3 ERP/CRM Wissen Kompakt Systeme im Wandel Internationalität entwickelt sich angesichts der globalisierten Wirtschaft vom Alleinstellungsmerkmal von Großkonzernen und gehobenem Mittelstand hin zum Pflichtfach für zahlreiche Unternehmen aller Größen. Das betrifft das Wahrnehmen von Marktchancen vor Ort genauso wie organisatorische Änderungen, etwa durch Kooperationen, Unternehmenszusammenschlüsse oder Übernahmen. Genauso wie die Anforderungen an Unternehmensstruktur und internationales Know-how steigen damit auch die Herausforderungen, denen sich die IT-Landschaft stellen muss (S.20). Industrieunternehmen, die sich derzeit zum Ablösen alter Systeme oder zum Abdecken neuer Anforderungen auf dem Markt umsehen, profitieren von einem breiten Angebot ausgereifter Lösungen. Sowohl im Bereich Enterprise Resource Planning als auch bei Systemen für das Customer Relationship Management steht leistungsfähige Software bereit, die die meisten Anforderungen an Unternehmenslösungen bereits im Standard gut abdecken kann (S.10). Schon seit einiger Zeit gehören etwa erweiterte Funktionen für Business Intelligence-Analysen oder Bedienoberflächen für den mobilen Einsatz zum Leistungsumfang zahlreicher Systeme. Dennoch stehen zahlreiche Anbieter noch vor der Herausforderung, sich den im Wandel befindlichen Nutzungsanforderungen der Anwender anzupassen. Das betrifft beispielsweise Sprach- und Compliance-Daten, um auf die steigende Nachfrage nach international einsetzbaren Lösungen zu reagieren (S.28). Zudem wurden die Anwendungsoberflächen der über lange Jahre ge- wachsene Systeme ursprünglich für wenige Bediener mit Expertenwissen erstellt; entsprechend erfüllen nicht alle der zunehmend integrierten Systeme die Erwartungshaltung der Generation ipad (S.14). Das kann den Einsatz abseits der angestammten Einsatzgebiete in der Verwaltung unnötig erschweren. Doch die Entwicklung hin zur nächsten Systemgeneration ist in vollem Gange erste Systeme mit modernen Oberflächen drängen auf den Markt, der Anteil der mobilen Anwendungen steigt, und auch das Angebot branchenspezifischer Funktionen entwickelt sich weiter. Diese Entwicklungen vollziehen sich bei umfangreichen Geschäftssystemen nicht über Nacht, aber die Weichen für den Weg hin zu integrierten und anwenderfreundlichen Systemen scheinen gestellt. Redakteur IT&Production 3

4 ERP/CRM Wissen Kompakt 2011/12 Nachhaltige Systemeinführung Kriterien für Zukunftsfähigkeit und Kosteneffizienz S.06 Software-Markt Gute Noten für aktuelle ERP-Systeme S.10 Seite 6 Lösungen für Enterprise Resource Planning sind ebenso langlebig wie strategisch bedeutsam. Entsprechend hohen Einfluss haben Entscheidungen für ein ERP-System auf den zukünftigen Erfolg von Unternehmen. Faktoren wie Zukunftsfähigkeit und Kosteneffizienz gehören zu den wesentlichen Kriterien. ERP im Wandel Auf dem Weg zur nächsten Software-Generation S.14 Mobile Computing Sicherer Mobilbetrieb für Geschäftssysteme S.18 Internationaler Einsatz Die Methodik macht s S.20 Marktübersicht ERP-Anbieter Systeme und Dienstleister im Überblick S.22 Steigende Anforderungen CRM-Systeme auf dem Prüfstand S.28 Seite 10 Marktgängige ERP-Software hat über die letzten Jahre einen hohen Reifegrad erreicht: Insgesamt geben Anwender ihren Software-Lieferanten derzeit Noten, die um ein Gut pendeln. Doch das große Feld der angebotenen Lösungen kann die Auswahl erschweren. Kundenpflege im Maschinen- und Anlagenbau Service als Umsatzmotor für Anlagenbauer S.32 Erfolgsfaktor Datenqualität Verlässliche Basis für die Kundenpflege S.34 Produktkonfiguration Wenn Individualität zum Standard wird S.36 Marktübersicht CRM-Anbieter Systeme und Dienstleister im Überblick S.38 CRM-Auswahlprojekte Erfolgsfaktoren für Fertigungsbetriebe S.42 Seite 42 Erfolgreiche Einführungsprojekte für Software zum Kundenbeziehungsmanagement schaffen schon frühzeitig die Grundlage für ein auch später gelebtes Customer Relationship Management im Unternehmen. Impressum S.74 4

5 Hersteller und Produkte ABAS Software AG 46 AIDA Geschäftsführungs-Organisations-Systeme GmbH 47 ALPHA Business Solutions AG 48 ams.solution AG 49 camos Software und Beratung GmbH 50 CAS Software AG 51 CDC Software 52 Seite 47 Cosmo Consult GmbH 53 CSB-System AG 54 Epicor Software 55 itelligence AG 56 KUMAVISION AG 57 MESONIC Software GmbH 58 ORBIS AG 59 Microsoft Deutschland GmbH 60 ORDAT GmbH & Co. KG 62 Seite 66 oxaion ag 63 Perspectix AG 64 proalpha Software AG 65 PSIPENTA Software Systems GmbH 66 SuperOffice GmbH 67 Sage Software GmbH 68 update software AG 70 untersee Unternehmensberatung GmbH 72 YAVEON AG 73 Seite 58 5

6 ERP/CRM Wissen Kompakt: Systemeinführung Kriterien für Zukunftsfähigkeit und Kosteneffizienz Lösungen für Enterprise Resource Planning sind ebenso langlebig wie strategisch bedeutsam. Entsprechend hohen Einfluss haben Entscheidungen für ein ERP-System auf den zukünftigen Erfolg von Unternehmen. Faktoren wie Zukunftsfähigkeit und Kosteneffizienz gehören daher zu den wesentlichen Kriterien von ERP-Projekten. Für ein kaufmännisches System bedeutet der BEgriff zukunftsfähig, dass die Software-Architektur einer Enterprise Resource Planning-Lösung (ERP) für innovative Technologien offen ist, Releasewechsel trotz individueller Anpassungen problemlos möglich sind und erweiterte Anforderungen einfach eingebunden werden können. Diese drei Aspekte beeinflussen direkt die Kosteneffizienz, bei deren Betrachtung nicht nur die Anschaffungskosten relevant sind. Was zählt ist der Gesamtaufwand für den Betrieb und Pflege der Lösung sowie der messbare strategische Mehrwert, den das ERP- System im Hinblick auf die Entwicklung des Unternehmens erzielt. ERP-Kosteneffizienz durch strategischen Mehrwert Bei der Wirtschaftlichkeitsberechnung eines ERP-Systems kommt häufig die zu erzielende Wertschöpfung zu kurz, obwohl sich gerade hier zeigen muss, ob und wie spürbar Wettbewerbsvorteile für ein Unternehmen zum Tragen kommen: Mit einem leistungsfähigen ERP hat das Management jederzeit den Finger am finanziellen und organisatorischen Puls des Unternehmens. Je schneller der Takt der geschäftlichen Transaktionen, desto schneller, präziser und flexibler muss sich das Unternehmen bewegen, um Reaktionszeiten zu verkürzen und seine finanzielle Leistungsfähigkeit zu steigern. Die dafür nötigen kritischen Kennzahlen dürfen auf keinem Fall in einem Datenmorast untergehen. Hilfreich ist hier ein im ERP integriertes Enterprise Performance Management (EPM) insbesondere dann, wenn für diese Aufgabe gewohnte Software-Werkzeuge genutzt werden können. Weitere zentrale Faktoren für die Effizienzbetrachtung sind eine intuitive Anwenderumgebung, nutzergetriebene Kennzahlen oder Key Performance Indicators (KPI) und unmittelbar einsatzbereite Analysefunktionen. Nützlich im Management-Alltag erweisen sich Dashboards und grafisch aufbereitete Kennzahlen im EPM: Entsprechende Übersichten sorgen auf allen Management-Ebenen für den Zugriff auf diejenigen strategischen Finanzdaten, die für fundierte kurzund langfristige Entscheidungen benötigt werden. Ziel der EPM-Funktionalität in der ERP-Umgebung ist eine ausnahmegesteuerte Unternehmensführung, die sich anstelle des Mikromanagements mit unzähligen Finanzvariablen und Routineaufgaben auf das Wesentliche konzentriert. Klassisch kommt EPM vor allem für Finanzwesen, Budgetierung, Planung und Forecasting zum Einsatz, aber auch vielfach für standortübergreifendes Management und Personalplanung. Wirtschaftlich durch Vereinfachung von Expansionsplänen Wachstum und Globalisierung eines Unternehmens haben oft zur Folge, dass bestehende Geschäftsanwendungen den Überblick über das gesamte Unternehmen nicht mehr gewährleisten können. Die Führung eines international agierenden Unternehmens wirft auch an das ERP-System ganz spezielle Fragen auf und erfordert eine übergreifende Datenkonsolidierung. Erst auf Basis zuverlässiger Informationen lassen sich die präzise Kontrolle und Senkung der Betriebskosten, Harmonisierung unternehmensweiter Prozesse, übergreifendes Lieferkettenmanagement oder finanzielle Konsolidierung per Software unterstützen. Für das Monitoring des Finanzstatus als Grundlage fundierter Ent- 6

7 Bild: Epicor Zu den wesentlichen Einsatzfeldern von kaufmännischen Systemen zählt das Enterprise Performance Management, um anhand von aussagekräftigen Analysen eine ausnahmegesteuerte Unternehmensführung zu unterstützen. scheidungen sollten die dafür zu analysierenden Unternehmensanwendungen auf einen einzigen, integrierten Datenpool zugreifen. Nur damit ist zeitnah ein genauer Überblick auch in Detailfragen möglich etwa ein 360-Grad-Panoramablick auf Kunden, kundenspezifische Bonitätsdaten bis hin zu einer konsolidierten Auftrags-, Fakturierungs- und Zahlungshistorie. Eine erweiterte ERP-Finanzlösung muss in der Lage sein, Prozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette zu steuern. Gelingt dies umfassend, kann eine solche Lösung in minimaler Amortisationszeit hohen Return-on-Investment (ROI) bieten, zum Beispiel durch Optimierungen in den Bereichen: Verbesserung der Cashflow-Performance Genauere Kostenkalkulation Schutz der Gewinnmargen Reduzierung der Lagerbestände Verkürzung der Produktlebenszyklen Vertiefung der Kundenloyalität durch schnellere und effektivere Reaktion Für die Unternehmensexpansion muss zudem gesichert sein, dass die Finanzanwendung im ERP vor Ort gemäß lokaler regulatorischer, finanzieller und steuerlicher Anforderungen konfiguriert, aber zentral über eine sogenanntes Master Data Deployment- Methode verwaltet werden kann. Die Konsequenz daraus: Die Unternehmensanwendung muss mehrländer- und mehrwährungsfähig sein, um sie überall mit hinnehmen zu können. Kosteneffizienz für Start, Betrieb und Pflege So wesentlich die strategische Wertschöpfung eines Geschäftssystems ist, so spielen dennoch neben den bedarfsorientierten Einstiegskosten auch Betriebs- und Folgekosten eine wichtige Rolle. Schnelle Implementierung, funktionale Erweiterung ohne Programmieraufwand sowie dadurch bedingte vereinfachte Wartung, Pflege und Release-Wechsel tragen entscheidend zur Senkung der Gesamtbetriebskosten bei. Relevant ist 7

8 ERP/CRM Wissen Kompakt: Systemeinführung dabei zu Beginn eines ERP-Projekts die Möglichkeit, den bestehenden Datenpool zu Lieferanten, Kunden, Fertigungsressourcen und Mitarbeitern weitgehend automatisiert übernehmen zu können. Integrierte Dienstprogramme können hier eine störungsarme Übergangsphase unterstützen, sofern die Software wenig Datenbank- und Programmierkenntnisse erfordert, die konvertierten Daten prüft und ihre Integrität sicherstellt, bevor das neue System live geschaltet wird. Change Management für höhere Anwenderakzeptanz Seitens des Software-Anbieters kann neben Branchenerfahrung vor allem der Einsatz einer bewährten Methodologie helfen, über einen Change-Management- Prozess eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern zu erreichen. Denn auch neue Prozesse und Technologien schöpfen erst dann ihr volles Produktivitätspotenzial aus, wenn die Nutzer die IT-Lösung stringent einsetzen. Schließlich wirft jede ERP-Implementierung ob Neueinführung oder Ersatz-System ganz eigene Anforderungen auf: Koordination der verschiedenen Datenbanken, Umarbeitung von Organisationsmodellen, Umstellung von manuellen Prozessen und Daten sowie die Konvertierung kleiner und großer Datenbanken gehören zu den zahlreichen Aufgaben, die es zu bewältigen gilt. Im Vorfeld von ERP-Projekten geben die Urteile von Anwendern, die das Geschäftssystem bereits implementiert haben, den besten Eindruck vom Ansatz und der Performance der Software. Moderne Systeme können heutzutage innerhalb von sechs Monaten implementiert werden, manche auch innerhalb von vier Monaten. Die rasche und reibungslose Umsetzung einer IT- Lösung, die den gewünschten Return on Investment erzielt, erfordert allerdings eine durchdachte Vorgehensweise, die gemeinsam vom ERP-Anbieter und Unternehmen getragen werden muss. Zu den wesentlichen Bausteinen einer solchen Systemeinführung zählen die folgenden neun Elemente: Herausforderung Systemintegration: In zahlreichen Einfürhungsprojekten verursacht die Übernahme bestehender Datenbestände hohe Aufwände. Der Einsatz automatisierter Migrationssoftware kann helfen, an dieser Stelle Zeit und Geld zu sparen. Der automatisierten Prüfung der Datenintegrität kommt dabei eine Schlüsselrolle zu. Recherche: Vor der Auswahl hilft die intensive Auseinandersetzung mit Referenzunternehmen, welche die infrage kommende Lösung bereits einsetzen, bei der Entscheidung, wo die eigenen Schwerpunkte des ERP-Projekts liegen sollen und welcher Partner diese am besten umsetzen kann. Vorbereitung: Auf Grundlage der Informationen, die während der Vorbereitung gesammelt wurden, lassen sich ein vorläufiger Projektplan und eine Leistungsbeschreibung erstellen. Letztere definiert den Umfang der Leistungen, den Zeitplan und den Ressourcenbedarf für die Integration. Strategie: Ein Projektmanager ermittelt die Auswirkungen der Veränderungen auf die verschiedenen Bereiche im Unternehmen und hilft den Verantwortlichen, eine passende Change-Management- Strategie zu entwickeln. Geschäftsanalyse: In dieser Phase werden die Rollen und Verantwortlichkeiten definiert, bei Bedarf die Ziele neu formuliert und der endgültige Projektplan verabschiedet. Bild: Epicor Engagement: Die Rückendeckung der Unternehmensführung sorgt dafür, dass die Implementierung der Software im Unternehmen Top- Priorität genießt, aktiv mit einem klaren Fokus vorangetrieben wird und die definierten Erfolgsfaktoren erfüllt. Schulung: Zielgerichtete Trainings, die auf die Unternehmenskultur, Größe und Ziele des Unternehmens abgestimmt sind, erhöhen die Akzeptanz und verringern die Zeit, in der die gesetzten Ziele im Hinblick auf verbesserte Produktivität erreicht werden. 8

9 Anwendungskonfiguration: Dabei wird unter anderem die Installationsstrategie überprüft, funktionale Spezifikationen werden entwickelt sowie Testskripte für die Konversionstests erstellt. Menüs, Bildschirme und benutzerdefinierte Felder und Workflows werden in diesem Arbeitsschritt ebenfalls spezifisch angepasst und getestet. zufügen und mit geringem Kostenaufwand und wenig Störungen des Betriebs Workflows neu konfigurieren. Flexible Integration zusätzlicher Software-Systeme Vorbereitung der Inbetriebnahme: Anforderungen, Verfahren und der Datenkonversionsprozess werden in dieser Phase endgültig festgelegt. Ein letzter, integrierter Systemtest erfolgt und es wird geprüft, ob die Anwender für die Arbeit mit dem neuen System vorbereitset sind, und ob die Software allgemein live geschaltet werden kann. Inbetriebnahme: Die Datenkonversion wird abgeschlossen und das System wird dem gesamten Unternehmen zur Verfügung gestellt ein Prozess, der von den Beratern und dem Implementierungsteam des Systemanbieters eng begleitet wird. Skalierbarkeit durch serviceorientierte System-Architektur Agile Unternehmen benötigen eine ebenso bewegliche ERP-Lösung, die Veränderungen nicht nur folgt, sondern diese aktiv unterstützt. Aus technischer Sicht ist die Zukunftsfähigkeit eines kaufmännischen Systems daher definiert durch die Software-Architektur im Hinblick auf ihre Erweiterungsmöglichkeiten und Skalierbarkeit. Anwendungen, die auf einer serviceorientierten Architektur (SOA) basieren, bieten aufgrund eines modularen Ansatzes Flexibilität in Management, Entwicklung und Nutzung. So kann zum Beispiel ein Fertigungsbetrieb den Einkaufsabteilungen seiner Kunden technischen Zugriff auf sein internes System gewähren die Komponenten funktionieren aufgrund der SOA wie ein einziges System. Eine moderne Geschäftsarchitektur kann also auch die Beziehungen zwischen Geschäftspartnern verändern und in enge Echtzeitverbindungen verwandeln. Über serviceorienterte Ansätze lassen sich zudem einfacher und bedarfsorientiert als in herkömmlichen Systemstrukturen neue, granulare Funktionalitäten hin- Kommt zudem eine XML-fähige Middleware zum Einsatz, erlaubt dies die Anbindung von Drittsystemen. Das erleichtert dem Anwender den Zugriff auf Funktionalitäten, die er über die Geschäftssoftware nicht abdecken kann oder möchte. Die SOA-Architektur schafft in der Folge einen hohen Freiraum für zukünftige Enwticklungen und gestattet bereits bei der Systemeinführung eine präzise am Bedarf orientierte Installation. Wenn das Unternehmen wächst und expandiert, wächst und expandiert das ERP-System mit ihm. Zu den Vorteilen von SOA zählt zudem, dass Services als eigenständige Module der Geschäftslogik je nach Bedarf miteinander kombiniert werden können. Sie sind plattformunabhängig, können dynamisch platziert, aufgerufen und genutzt werden. Auf diese Art lassen sich Prozesse konfigurieren und rekonfigurieren und die Integration der Anwendungen wird verbessert. So wird es beispielsweise möglich, über eine einheitliche ERP-Lösung strategische Beschaffung ebenso abzubilden wie die Bereiche Produktlebenszyklusmanagement, schlanke Fertigung, Lieferkettenmanagement und Logistikoptimierung oder Enterprise Performance Management. Die Flexibilisierung der Architektur bedingt direkt die Offenheit des Unternehmens für Technologien zur Optimierung der Produktivität. Aktuelle Beispiele sind die Einbindung mobiler Endgeräte in Geschäftsprozesse sowie die Realisierung kollaborativer Web 2.0-Konzepte. Dadurch wird ERP zu einer beweglichen, anpassungsfähigen Ressource, die sich verzögerungsfrei mit dem Unternehmen, dem Markt und modernen Industriestandards entwickelt. Autor Marcus Martenstein arbeitet als Strategic Accounts Director Europe bei Epicor Software Deutschland. 9

10 ERP/CRM Wissen Kompakt: Marktentwicklung Software-Markt: Gute Noten für aktuelle Systeme Die Auswahl von Enterprise Resource Planning-Software ist zugleich einfacher und komplizierter geworden. Einfacher, weil die marktgängigen Systeme über die letzten Jahre einen Reifegrad erreicht haben, der eine Falschauswahl deutlich erschwert. Komplizierter, weil die Auswahl an potenziell passenden Systemen nicht geringer geworden ist. Insgesamt geben Anwender ihren Software-Lieferanten derzeit Noten, die um ein Gut pendeln große Ausreißer gibt es weder in die eine noch in die andere Richtung. Grundsätzlich ist Zufriedenheit eine subjektive Größe, die aus der Perspektive des Befragten entschieden wird. Auf der anderen Seite ist es gerade diese Zufriedenheit, die eine erfolgreiche Enterprise Resource Planning-Installation (ERP) ausmacht. In diesem Sinne sind die Ergebnisse auch umfassender Befragungen zwar wichtig für Entscheider und Entwickler, sie sind jedoch nicht das Maß aller Dinge. Die praktische Anwendung der seit dem Jahr 2003 durch das Zürcher Analysten- und Beratungshaus I2S erstellten Zufriedenheitsstudien in verschiedensten Projekten hat gezeigt, dass die Ergebnisse solcher Untersuchungen wie ein Barometer verwendet werden können: Die Informationen erlauben zwar noch keine abschließende und verbindliche Wettervorhersage, geben aber Hinweise, wie sich der Markt entwickeln könnte. Gleiches gilt auch für die verschiedenen Zufriedenheitsaspekte: Sie geben dem Anwender einen Hinweis, in welchen Bereichen mit Problemen zu rechnen ist und erlaubt so eine bessere Planung. Als ausschließliches Auswahlinstrument ist ein solches Zufriedenheitsbarometer jedoch ungeeignet. Auch bei der insgesamt achten Durchführung kommen Anbieter, die eher kleinere Anwenderunternehmen mit weniger komplexen Installationen betreuen, bessere Noten als die Softwaresysteme, die erfahrungsgemäß bei internationalen und allein dadurch schon deutlich komplexeren Installationen eingesetzt werden. Insgesamt haben Anwenderunternehmen aus der Fertigungsindustrie im Sommer 2011 eine gültige Bewertung ihres Systems abgegeben und einen Einblick in ihren Auswahlentscheid und den Alltagsbetrieb gewährt. Funktionalität und Branchenkenntnis entscheiden Bei der Systemauswahl spielt die Funktionalität immer noch eine zentrale Rolle, auch wenn die reine Leistungsfähigkeit als Auswahlkriterium im Vergleich mit den letzten Erhebungen an Bedeutung verloren hat. Denn wenn eine Lösung den spezifischen funktionalen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens nicht gerecht wird, kommen die vorhandenen Stärken des ERP-Systems nicht zum Tragen. Über die Jahre sind sich die führenden Systeme im Funktionsumfang immer ähnlicher geworden; ein Sieger-System, das alle anderen Lösungen mit seinem Funktionsumfang überragt, gibt es daher nicht. Viel entscheidender sind das Zusammenspiel von Mensch und Technologie: Der Implementierungspartner muss die Bedürfnisse des Anwenders und seiner Branche verstehen, erfahrene Berater einsetzen und sich am Software-Standard orientieren und so die Aufwands- und Fehlerquellen Change Request und Zusatzprogrammierung möglichst gering halten. Entsprechend geben 56 Prozent der Befragten an, dass die Anpassbarkeit ihrer Software ein wichtiges Auswahlkriterium für sie gewesen ist. Zulegen im Vergleich zu den letzten Jahren konnte der Punkt Ergonomie: Das Anwendern unter anderem von Apple-Produkten vertraute 10

11 Zeit für den Wechsel: Industrielle Anwender, die über die Einführung eines neuen Enterprise Resource Planning- Systems nachdenken, geben als Grund sowohl funktionale Defizite als auch geänderte Unternehmensprozesse an. Bedienkonzept, möglichst intuitiv die Arbeit erledigen zu können, gewinnt auch im geschäftlichen Umfeld. Dementsprechend haben die Anbieter in den letzten Jahren die Benutzeroberflächen ihrer Software überarbeitet. Zahlreiche bestehende Installationen werden abgelöst Befragt nach den Auslösern für eine Neueinführung eines ERP-Systems geben fast zwei Drittel der Befragten an, ein veraltetes System ersetzen zu wollen. 43 Prozent sehen sich nicht in der Lage, mit vorhandenen System ihre geänderten Prozesse adäquat abbilden zu können, 40 Prozent sehen funktionale Defizite. Ein Drittel der Unternehmen gibt als Grund für einen Systemwechsel Unzufriedenheit mit der Altlösung an. Zwei Trends bestimmen dabei aktuell die Diskussion um den Einsatz von ERP-Software in weltweit agierenden Unternehmen: Expansion und Standardisierung. Denn der arbeitsteiligen Wirtschaft können sich auch Mittelständler immer weniger entziehen und expandieren ihre Produktionskapazitäten und Verkaufsaktivitäten in immer mehr Länder. Entsprechend steigen die Anforderungen an die IT-Systeme. Nicht nur unterschiedliche Sprachen, sondern fast noch wichtiger, länderbezogene Vorschriften und Normen müssen im System abgebildet werden. Gleichzeitig stehen IT-Verantwortliche vor der Herausforderung, ihre unterschiedlichen ERP-Systeme zu vereinheitlichen, um Kosten zu senken und Prozesse zu beschleunigen. Die Beratungspraxis zeigt, dass immer weniger Anwender Stückwerk akzeptieren: Ein einheitliches ERP-System für die wichtigsten Länder wird zunehmend gefordert. Dahinter verbergen sich die Wünsche nach sinkenden IT-Kosten genauso wie nach beschleunigten Abläufen innerhalb des weltweit agierenden Unternehmens. Entsprechend lauten auch die formulierten Ziele der Anwender: Dreiviertel der Befragten wollen Prozesse vereinfachen, zwei Drittel wünschen sich schnelleren Informationszugriff und 63 Prozent bessere Informationen. Insbesondere Fertigungsunternehmen benöti- 11

12 ERP/CRM Wissen Kompakt: Marktentwicklung gen die Vorteile einer Single Instance -ERP- Installation: Den weltweit einheitlichen Überblick über das Zahlenwerk, die Nachfrage und die Produktionskapazitäten. Spagat zwischen Standardisierung und Flexibilität Gleichzeitig besteht aber durch zu hohe Standardisierung die Gefahr, funktionale Kompromisse und unnötig komplexe Prozesse in Kauf nehmen zu müssen, etwa um lokale Regulierungsvorschriften erfüllen zu können. Zusätzlich geben die Landesgesellschaften ein Stück Autonomie und Reaktionsgeschwindigkeit auf, wenn Upgrades zentral und damit unter Umständen langwieriger durchgeführt werden. Anwender stehen damit vor der Herausforderung, den Wunsch nach Standardisierung und Flexibilität auszubalancieren. Dabei kann es hilfreich sein, sich auf eine Hub-and-Spoke -Strategie einzulassen: Standardisierung erfolgt in der Zentrale im transaktionalen Bereich wie Buchhaltung, vor Ort werden die Landesgesellschaften mit einem System ausgestattet, dass sowohl die lokalen Anforderungen bezügliche Gesetzgebung und Produktion als auch die Schnittstelle in die Buchhaltungs- und Controlling-Module des ERP-Systems der Zentrale unterstützt. Fallstricke für Projekte: Enge Zeitpläne und Migrationsprobleme Auf die Frage nach den Hauptproblemen während der Einführung eines neuen ERP-Systems, gibt nahezu jeder dritte Anwender Probleme mit der Datenaufbereitung beziehungsweise der Migration an. 22 Prozent der Anwenderunternehmen bemängeln einen engen Zeitplan, 21 Prozent, dass ihnen intern zu wenig Mitarbeiter und Ressourcen zur Verfügung stehen. Hier liegen durchaus die Fallstricke für nicht erfolgreiche Projekte. Wenn Anwenderunternehmen zu ambitioniert an das Projekt herangehen und sich zu viel in zu kurzer Zeit zumuten, hinterlässt das Projekt unzufriedene Mitarbeitende auf allen Seiten - sowohl beim Anwender als auch beim Einführungspartner. Auswahlgründe für ERP-Systeme: Neben dem Funktionsumfang gewinnt die Kompetenz des Anbieters an Bedeutung. Lange Zeit waren spezialiserte Softwarehäuser klar im Vorteil, doch auch Konzerne haben den Bedarf erkannt. 12

13 Geschäftssysteme bestimmen Anwendungsstrategien ERP-Systeme wurden ursprünglich für Industrieunternehmen entwickelt. Heute bilden die Lösungen das Fundament von Applikationsstrategien für die meisten Unternehmen, egal welcher Branche. Die Anwendungen sind häufig das transaktionale Rückgrat einer Organisation, und umfassen Bereiche wie Buchhaltung, Beschaffung, Lager-Management, Auftragsbearbeitung, und Personal. Im Laufe des letzten Jahrzehnts haben sich diese Applikations-Suites in Breite und Tiefe entwickelt, um mehr Anwendungsfälle und Industrien zu unterstützen. Hinzu kamen Anwendungen wie Business Intelligence (BI) und Service oriented architecture -basierte Middleware (SOA), um Integration und Expansion der Anwendungslandschaft zu unterstützen. Zudem halten aktuell in vielen Unternehmen vermehrt Business Process Management Systeme (BPM) mit firmenübergreifenden Workflows Einzug. Die großen ERP-Anbieter kaufen fehlendes Wissen oder mangelnde Präsenz und erweitern auf diese Weise ihr Angebot. Zuletzt hat Infor den Anbieter Lawson übernommen. Auch SAP zeigte in den letzten Jahren durch kleinere oder größere Käufe wie Sybase oder Business Objects, dass sich Technologie und Funktionalität auf dem Wege der Akquisition erweitern lassen. Mit der Anwenderzahl steigt der Bedarf nach einfacher Bedienung ERP-Systeme sind historisch bedingt eher schwer zu verwenden gewesen und wurden normalerweise nur einer beschränkten Anzahl von Kernbenutzern zur Verfügung gestellt, die täglich Daten eingeben und verarbeiten. Alternative Benutzeroberflächen einschließlich web-basierten Self-Service-Anwendungen, Adobe Forms, Microsoft Office-Integration und anderen Technologien dienen zunehmend dazu, bestimmte ERP- Funktionalitäten einem breiten Mitarbeiterkreis zur Verfügung zu stellen. Moderne, auf die Rolle des Nutzers zugeschnittene Benutzeroberflächen sowie deutlich verbesserte BI-Fähigkeiten werden Standard. Für die Anwender ergeben sich zudem neue Potenziale zur Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse, da Medienoder Systembrüche entfallen. Umgekehrt ergeben sich für die IT-Governance neue Aufgaben, da sich um neue Bereiche gekümmert werden muss, die früher weniger im Fokus standen, wie beispielsweise Verkauf oder Marketing. Kundennähe und Globalisierung im Fokus der Systemanbieter ERP-Systeme haben eine Reife in den letzten Jahren gewonnen, die echte Fehlentscheidungen schwer machen. Wichtig sind die Auswahl des branchenerfahrenen Partners und eine eingängige Benutzerführung in Kombination mit einer nicht-proprietären Technologie, die sich in vorhandene und geplante IT- Infrastruktur einpasst. Auf dem Markt zeigt sich derweil die Entwicklung, dass sich die Kompetenzen der Softwarehäuser annähren: Die großen, global agierenden Anbieter haben erkannt, dass Kundennähe sich auszahlt. Dazu wird unter anderem in die Ausbildung der Partner investiert. Lokale Anbietern hingegen stehen vor der Herausforderung, ihre Branchenerfahrung und Kundennähe in einer zunehmend global agierenden Welt zu behaupten. Dafür bietet sich neben dem Ausbau der eigenen Geschäftstätigkeit auch die Option an, sich einem größeren Anbieter-Unternehmen anzuschließen. Autor Frank Naujoks ist Director Research & Market Intelligence bei der i2s GmbH in Zürich. 13

14 ERP/CRM Wissen Kompakt: Systemleistung Auf dem Weg zur nächsten Software-Generation Geschäftssysteme gehören seit Jahren zu den Standardwerkzeugen von Industrieunternehmen. Fast alle Betriebe setzen derartige Lösungen ein, viele schon in der zweiten oder dritten Systemgeneration. Die typische Nutzungsdauer beträgt dabei zwischen zehn und fünfzehn Jahren, so dass sich nach dieser Zeit immer wieder die Frage nach einer neuen Lösung stellt. Für Unternehmen lohnt sich daher der regelmäßige Blick auf aktuelle Trends, die sich in der Entwicklung der Softwarewerkzeuge abzeichnen. Seit den 80er-Jahren des vergangenen Jahrhunderts finden IT-unterstützte Unternehmenssoftwarelösungen breite Anwendung in Industrieunternehmen. Zunächst stehen diese Lösungen lokal auf proprietären Hostsystemen mit zentraler Datenhaltung und -verarbeitung zur Verfügung. Als Frontends kommen Bildschirme zur Anzeige von ASCII-Zeichen zum Einsatz, der Anwender gibt über einfache Eingabeformulare Daten in Dateisysteme oder später auch Datenbanken ein, um die Informationen dann zu verarbeiten und weiter zu nutzen. Die einzelnen Aufgabenbereiche sind zunächst nicht vernetzt, so dass Finanzbuchhaltungssysteme, Warenwirtschaftssysteme und Produktionsplanungssysteme isoliert voneinander zur Anwendung kommen. Der Transfer der Information zwischen den Anwendungen wird durch manuelle Eingaben der Anwender organisiert. Ein erster großer Entwicklungsschritt ergab sich durch den Erfolg multitaskingfähiger Windows-Technologie und kurz darauf der erfolgreichen Einführung von Client-Server-Architekturen, zusammen mit dem Siegeszug relationaler Datenbanksysteme. Nun wurde es möglich, die Datenhaltung in der relationalen Datenbank auf dem Server und die Informationsverarbeitung auf dem lokalen Client voneinander zu trennen. Am Arbeitsplatz ermöglichten leistungsfähigere Rechner die parallele Bearbeitung mehrerer Vorgänge auf dem gleichen Frontend. Die ehedem voneinander unabhängigen Softwarelösungen für Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft und Produktion wurden auf nun leistungsfähigeren Datenbanken zusammengeführt und logisch miteinander vernetzt. Auf dieser Grundlage entstanden funktional immer mächtigere, hoch integrierte betriebswirtschaftliche Lösungen, die ihr Portfolio mit einer großen Anzahl weiterer Module wie Customer Relationship Management, Supply Chain Magement, Advanced Planning and Scheduling oder Dokumentenmanagment erweitert haben. Treiber für Veränderungen Die immer höhere Komplexität von Enterprise Resource Planning-Lösungen ist jedoch gleichzeitig der Treiber für notwendige Veränderungen in zukünftigen Softwaresystemen. Die logische Vernetzung der unterschiedlichen ERP-Module bedingt immer starrere Regeln zur fehlerfreien Nutzung dieser Lösungen. So sind seitens des Anwenders ein immer höheres Fachwissen und ein immer besseres Verständnis von Zusammenhängen zum optimalen Betrieb erforderlich. Gleichzeitig muss der Nutzer jedoch vielfach mit tabellenartigen, funktional überladenen Bedienmasken umgehen, die umständlich zu bedienen und häufig schwierig zu lesen und zu interpretieren sind. Hier stoßen aktuelle ERP-Lösungen nicht nur auf Akzeptanzprobleme bei älteren Benutzern mit nachlassender Sehstärke. Auch junge Mitarbeiter die digital natives haben eine völlig andere Vorstellung von der Kommunikation mit IT Systemen als der, die sie bei marktgängiger ERP-Software vorfinden. Zudem entstehen in einer globalisierten und sich ständig und schnell verändernden Welt neue An- 14

15 Bild: Fotolia - Petya Petrova forderungen an die globale Vernetzung und Einsetzbarkeit von Unternehmenssoftwarelösungen. Hier steht die rasche und problemlose Einbindung weltweiter Organisationsstrukturen ebenso auf der Agenda, wie der Bedarf nach agilen, handlichen und spezialisierten Lösungen, die vor allem der kostengünstigen Lösung spezifischer Problemstellungen genügen müssen, ohne dabei ihre Kommunikationsfähigkeit mit anderen Teilnehmern des Wertschöpfungsnetzwerks einzubüßen. Dabei hängt die Effizienz von Systemen nicht unbedingt vom Umfang der eingesetzten Lösung ab, vielmehr spielt die Anpassungsfähigkeit der Software eine zentrale Rolle. Und damit wächst der Bedarf zum Einsatz von best of breed -Lösungen, die in ihrer Leistungsfähigkeit stärker ausgeprägt sind als die universellen Lösungsansätze der meisten monolithischen Systeme. Nachdem sich Unternehmen immer weniger durch ihre Produkte im Markt differenzieren können, müssen sie versuchen sich über ihre Wertschöpfungsmethodik vom Mitbewerb abzusetzen. Je besser sie diese Stärken in Unternehmenssoftwarelösungen abbilden können, desto erfolgreicher sind sie. Ergonomie im Fokus Seit vielen Jahren sind die ergonomischen Anforderungen an Bedienoberflächen erforscht und bekannt. Doch bei dem Versuch, möglichst alle betriebswirtschaftlichen Probleme in einer einzigen Client-Server- Applikation zu lösen, haben die meisten ERP-Anbieter bedienerfreundliche Benutzeroberfläche vernachlässigt. Bereits bei grundlegenden Anforderungen an der Schnittstelle zwischen System und Anwender lassen sich vielfach Defizite ausmachen: Die Bedienoberflächen sind in den wenigsten Fällen selbsterklärend, so dass bezüglich der Erwartung des Anwenders auf den Effekt seiner Bedienaktion und der tatsächlichen Auswirkung derselben häufig erhebliche Diskrepanzen bestehen. In einigen Fällen stellen die Systeme zwar eine Online-Hilfe bereit, die Lösungen sind aber meist weit davon entfernt, den Benutzer tatsächlich zu führen, ihm Vorschläge für nachfolgende Bedienoptionen zu machen, so wie dies zum Beispiel bei modernen Bankautomaten der der Fall ist. Eine intuitive Bedienbarkeit kaufmännischer Systeme im Sinne einer echten Führung des Benutzers, die ihm hilft die ablaufenden Prozessschritte zu interpretieren und die Auswirkungen der unterschiedlichen Handlungsoptionen vorauszusehen, würde nicht nur die Benutzerakzeptanz deutlich erhöhen. Der Einsatz beispielsweise geeigneter Prozessvisualisierungen würde insgesamt zur Bediensicherheit beitragen, um schnell das Richtige zu tun, die Komplexität beherrschbar zu machen und die Einarbeitungszeit für neue Benutzer deutlich zu verkürzen. Aktuelle Technologie gestattet zudem die Einbindung von Sensorik und Bildverarbeitungstechnik. So kann eine Interaktion mit allen Sinnen von Gestik über 15

16 ERP/CRM Wissen Kompakt: Systemleistung Haptik bis zu Akustik geschaffen werden, die sich unmittelbar am alltäglichen Wahrnehmungsgewohnheiten der Benutzer orientiert, und so die Schnittstelle zwischen Mensch und IT-Lösung maßgeblich erweitert. Ein anschauliches Beispiel für diese Entwicklung zeigt sich in den Möglichkeiten moderner, interaktiver Computerspiele. Gesellschaft im Wandel Die strukturellen Anforderungen an eine technische Weiterentwicklung von ERP-Lösungen ergeben sich im Wesentlichen aus zwei Aspekten. Einerseits spielt die einfache und schnelle internationale Verfügbarkeit von ERP-Lösungen eine immer wichtigere Rolle. Schnell in neuen Märkten Fuß zu fassen und die Leistungsfähigkeit des Unternehmens dort zu etablieren, ist in volatilen Märkten ein Erfolgskriterium. Langatmige Roll-out -Projekte lokaler Lösungen sind keine Antwort auf aktuelle organisatorische Herausforderungen. Zudem wird am internationalen Standort nur ein Bruchteil der Funktionalität benötigt, die das zentrale System bereit stellt. Aus diesem Grunde wird die Software mühsam auf Templates zurückgeschnitten, die dann an diesen Standorten unisono eingeführt werden vielfach ohne auf die Besonderheiten der Außenstellen einzugehen. Dabei ist es naheliegend, dass ein brasilianischer Kollege ein völlig anderes Arbeitsverhalten zeigt als Mitarbeiter in China. Hier könnte der Einsatz lokalisierter Applets, anpassbarer Kleinanwendungen, die auf eine zentrale Recheninstanz zugreifen, dazu dienen ein optimiertes Leistungsangebot zur Verfügung zu stellen. Andererseits bestimmen der demographische Wandel sowie eine Ressourcen schonende Wirtschaftsweise maßgeblich die veränderten technischen Anforderungen an ERP. Nicht erst seit kurzem wird in Wirtschaft und Politik die Vereinbarkeit von Familie und Beruf diskutiert, um gut ausgebildete Frauen im Berufsleben zu halten. Dabei spielt das flexible Ausüben der Berufstätigkeit von zu Hause aus eine wesentliche Rolle. Weiterhin ist sicherlich auch in Frage zu stellen, wie sinnvoll es ist, dass ein kaufmännischer Sachbearbeiter täglich viele Kilometer für eine Arbeit zurücklegt, die er bei passender Infrastruktur auch von daheim aus bewältigen könnte. Bei einem angenommenen Kraftstoffverbrauch von fünf Litern täglich wären so pro Mitarbeiter Liter pro Jahr einzusparen, hinzu kommen die entsprechenden Emissionen. Vorteile durch Spezialisierung Um die Akzeptanz bei Benutzern zu erhöhen, sind in Zukunft Systeme erforderlich, die über ergonomische Benutzeroberflächen eine schnelle, sichere, unmittelbare und interaktive Kommunikation zulassen. Dabei werden Lösungen ihre Vorteile ausspielen, die sich hoch spezifiziert an die individuellen Anforderungen und Prozesse von Unternehmen anpassen lassen. Weiterhin ist die weltweite Verfügbarkeit lokalisierter Lösungen erforderlich, die sich genau auf den benötigten Leistungsumfang anpassen lassen. Schließlich sind Mobilität und ständige externe Verfügbarkeit von Unternehmenssoftware ein wichtiger Faktor, um im Wettbewerb um Personalressourcen nicht ins Hintertreffen zu geraten. Angesichts der aktuellen Lösungsansätze, die in anderen Bereichen der IT bereits in den Markt drängen, fehlt es nicht an tragfähigen Lösungsansätzen. Entscheidend ist der Transfer dieser Technologie in eine neue Generation von ERP-Systemen. Autor Volker Schnittler ist Fachreferent für kaufmännische Unternehmenssoftwarelösungen beim Verband deutscher Maschinen- und Anlagenbau (VDMA) in Frankfurt. 16

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18 ERP/CRM Wissen Kompakt: Mobile Computing Sicherer Mobilbetrieb Bild: IAS Der weltweite Siegeszug von Notebooks, Smartphones und Tablets macht auch vor fertigenden Unternehmen nicht Halt. Dabei verspricht der mobile Zugriff auf das Geschäftssystem Mehrwert durch flexible Handhabung. Gleichzeitig müssen solche Lösungen aber auch durch Sicherheit überzeugen. Das typische Szenario der Nutzung von Geschäftssystemen verändert sich aktuell spürbar. Vorbei sind die Zeiten, in denen Mitarbeiter nur an stationären Plattformen im Unternehmen mit der betriebswirtschaftlichen Software arbeiteten. Auf dem Weg zu Kundenterminen ist heute auch das Enterprise Resource Planning (ERP) mit der Verbreitung performanter mobiler Endgeräte reisetauglich geworden. Die Argumente für den Einsatz des ERP im Mobilbetrieb liegen auf der Hand: Wer standortübergreifend und in Echtzeit seine Daten zugänglich hat, macht sich im Zeitalter der Globalisierung langfristig zukunftsfähig. Ein Quäntchen Skepsis verbleibt jedoch auf Seite der Entscheider, sobald die Begriffe Web und ERP im Zusammenhang auftreten. Die Frage nach der Sicherheit empfindlicher Unternehmensdaten beschäftigt im Kontext von Cloud Computing und Software-as-a-Service-Mietsystemen (Saas) bereits seit geraumer Zeit die Gemüter in mittelständischen Produktionsbetrieben. Ähnliches gilt für mobile Anwendungen von ERP-Systemen. Auch wenn die Daten die Räumlichkeiten eines Unternehmens verlassen, wollen die Verantwortlichen berechtigterweise jederzeit Herr der Lage sein. ERP-Anbieter haben zwar den Trend im Markt erkannt und investieren in die Mobilität der eigenen Software. Damit einhergehend stehen sie aber vor der Herausforderung, nachhaltig schützende Sicherheitskonzepte für ihre Anwender finden zu müssen. Eine derart sensible Thematik verlangt nach überzeugenden Lösungen, die keinen Spielraum für Eventualitäten lassen. Mobilität erfordert Unabhängigkeit Ein grundlegendes Problem bei dem Weg auf das mobile Endgerät liegt in der Architektur der meisten Geschäftssysteme. Proprietär arbeitende Plattformen sind den verschiedenen Anforderungsprofilen für unterschiedliche Mobilgeräte in der Regel nicht gewachsen. Von den Anbietern nachträglich programmierte Clients also die Software, die auf dem Mobilgerät läuft umfassen oftmals nicht den vollen Funktionsumfang der ERP-Software, sondern beschränken sich zum Beispiel auf ein Customer Relationship Management (CRM). Andere wichtige Unternehmensbereiche wie etwa Warenwirtschaft und Logistik bleiben dabei vielfach außen vor. Mit der sich abzeichnenden weiteren Diversifizierung der Betriebssysteme für Notebooks, Smartphones, Tablets und PDAs wird dieses Problem in naher Zukunft nicht kleiner werden. Um die passenden Rahmenbedingungen für den mobilen Systemeinsatz zu schaffen, sollten System-Anbieter diesen Fallstrick bereits im Vorfeld umgehen, indem sie eine weitgehend technologieunabhängige Umgebung zur Verfügung stellen. Vor dem Blick auf das Sicherheitskonzept sollten Unternehmen daher vorab prüfen, ob sich die ERP-Lösung für den breiten Einsatz als Mobile Solution eignet. Diese Unabhängigkeit spielt später aber auch für die Sicherheit des mobil genutzten Geschäftssystems eine erhebliche Rolle. 18

19 Geräteverlust wird zum Risikofall Die typischen Sicherheitsrisiken beim Einsatz einer mobilen Anbindung an das ERP-System zeigen sich vielfach erst auf den zweiten Blick. Denn die Kommunikation der Anwendungen im Web erfolgt in der Regel SSL-verschlüsselt oder bedient sich sogar Virtual Private Network -Tunnel (VPN). Durch diesen bewährten Ansatz lassen sich Fremdzugriffe im Datenverkehr nahezu ausschließen. Ein Beispiel für einen möglichen Problemfall hat mit der typischen Vorstellung zielgerichteter Wirtschaftskriminalität wenig gemein. Gleichzeitig veranschaulicht es aber, wie real und alltagsnah das Risiko ist. So kann etwa ein Außendienstmitarbeiter sein ipad auf einer turbulenten Zugfahrt verlieren. Der materielle Verlust des Gerätes ist dabei weit weniger heikel als die Tatsache, dass der Zugang zu Unternehmensdaten in fremden Händen liegt. Der Zugriff auf die ERP-Daten über das Endgerät muss also in höchstem Maße gesichert sein. Hier zeigt sich ein weiterer Vorteil eines komplett browserbasierten ERP-Systems: Sollte es zum Geräteverlust kommen, befinden sich anders als bei offline genutzten Lösungen keine Informationen aus Daten-Synchronisationsfunktionen direkt auf dem mobilen Endgerät. Trotz dieses Vorteils sind weitere Schutzmechanismen zwingend notwendig, um dem unautorisierten Zugriff auf die Geschäftssoftware über den Browser vorzubeugen. Im Idealfall wird eine digitale Zertifizierung eingesetzt, die über statischen Passwortschutz hinausgeht. Erst die Kombination aus digitalen Zertifikaten und Einmalpasswörtern, die nach ihrer Nutzung unbrauchbar werden, ermöglicht maximale Flexibilität und Sicherheit für mobile Anwender. Königsweg Doppel-Authentifizierung Um einen Sicherheitsstandard zu erreichen, der selbst dem des Online-Bankings mindestens ebenbürtig ist, kann zudem zum Beispiel auf einem Notebook eine Lösung zum Einsatz kommen, welche den Prozess der Authentifizierung als Hardlock über ein zweites portables Gerät neben dem eigentlichen Mobilsystem abwickelt. Dieser Lösungsansatz ist nicht nur sicher, sondern auch unkompliziert für den Anwender praktikabel: Ein mit Flash-Speicher ausgestatteter Smart-Card-Reader in Form eines USB-Sticks enthält alle für den Login auf die ERP-Anwendung relevanten Daten. Der Anwender benötigt für seinen Remote-Zugriff lediglich eine PIN sowie den Smart-Card-Reader. Ohne diese Nummer ist der Smart-Card-Reader wertlos und im umgekehrten Fall die PIN-Nummer ohne den Reader unbrauchbar. Erst wenn das Wissen um die PIN und der Besitz des USB-Sticks gegeben sind, wird der mobile Zugriff auf das System ermöglicht. Das Risiko eines unrechtmäßigen Logins auf die ERP-Software wird somit erheblich gemindert. Auch in diesem Fall bieten ERP-Lösungen mit plattformunabhängiger Architektur einen entscheidenden Vorteil, da Kompatibilitätsprobleme entfallen. Die für das System relevanten Programmkomponenten wie Java Runtime Environment und Login befinden sich direkt auf dem Stick und ermöglichen durch das USB-Interface den Zugriff über praktisch jedes Betriebssystem. Zusätzlich entstehen durch die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten des Smart-Card-Readers weitere Mehrwerte für Unternehmen und Mitarbeiter. Beispielsweise können s verschlüsselt und digital signiert werden, oder die Smart-Card als multifunktionale Schlüsselkarte Verwendung finden. So lassen sich etwa Zutrittskontrollen, Zeiterfassungen oder auch das Bezahlen in der Kantine mit dem Mechanismus abwickeln, der auch den mobilen Zugriff auf die Unternehmensdaten sichert. Die angeführten Punkte verdeutlichen, wie sehr die Grundarchitektur des ERP-Systems letztlich auch die Sicherheitsaspekte mitbestimmt: Je offener das System in seinem Kern ist, desto eher wird es den Ansprüchen standortunabhängigen Arbeitens gerecht. Auf der anderen Seite unterstützt dieser Ansatz das Unterbinden unautorisierter Fremdzugriffe auf die Informationen des Unternehmens. Autor Tobias Zirzow arbeitet im Bereich Presales & Produktmanagement bei der Industrial Application Software GmbH. 19

20 ERP/CRM Wissen Kompakt: Kulturelle Kompetenz Internationale Systemeinführung Die Methodik macht s Bild: Fotolia - tom Um ein Enterprise Resource Planning-System an mehreren Standorten und in mehreren Ländern zu implementieren, bedarf es einer Methodik, die neben technisch funktionalen Aspekten auch kulturelle Unterschiede miteinbezieht. Für einen erfolgreichen Rollout der Software über Ländergrenzen hinweg spielt zudem der passende Kompetenzmix eine ebenso wichtige Rolle wie durchdachte Projektorganisation. Praktische Erfahrungen aus Einführungsprojekten für Enterprise Resource Planning-Software (ERP) zeigen: Heute gibt es kaum ein Projekt, das keine globale Komponente hat. Drei von fünf Neu-Installationen erfolgen über Ländergrenzen hinweg. Daher zahlt es sich für den Anwender aus, wenn das mit der Einführung betraute Softwarehaus seine Methodik ständig weiterentwickelt und verbessert. Denn um hohe Qualität in länderübergreifenden Projekten sicherzustellen, sollten ERP-Lösungen in jedem Land einheitlich eingeführt werden. Voraussetzung hierfür ist ein weltweit identischer Wissensstand der Implementierungspartner in Bezug auf das ERP-System und die Implementierungsmethode. Dazu bietet es sich an, allen Partnern passende Templates und Projektstatusdokumente über eine Kollaborationsplattform zur Verfügung zu stellen. Umfassende Zertifizierungen können dabei den gleichen Wissenstand sichern. Eine Frage der Unternehmenskultur Kommt es zu einem internationalen ERP-Projekt, sollte es im Vorfeld gründlich analysiert werden. Die erste Frage gilt der Unternehmenskultur: Sind die Standorte bezüglich der Branche identisch mit der Zentrale, wie groß sind die einzelnen Unternehmen, handelt es sich um zentrale oder dezentrale Niederlassungen? Auch in welchen Ländern die Software eingesetzt werden soll, und die Anzahl der User pro Niederlassung muss festgelegt werden. Nach Beantwortung dieser Fragen geht es an das Erstellen der Projektanforderungen. Hier gilt es zu klären, warum das ERP-System in einer Niederlassung eingeführt werden soll, welche besonderen Spezifikationen wie beispielsweise Multisite oder Intercompany-Abstimmung umzusetzen sind. Auch technische Gegebenheiten sind zu klären. Soll das ERP- System dezentral auf einem Server am jeweiligen Standort oder zentral über die Unternehmenszentrale bezogen werden? Eventuell ist auch eine Lösung über Application Service Providing (ASP) angedacht. Die Strategie bestimmt den Weg Anschließend ist es an der Zeit, die Implementierungsstrategie zu hinterfragen. Eine Möglichkeit wäre, das ERP-System von der Unternehmenszen- 20

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