Minijobs korrekt abrechnen

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1 Axel-Friedrich Foerster Minijobs korrekt abrechnen Rechtliche Grundlagen und Gestaltungsmöglichkeiten Kompaktwissen Lohn 2. Auflage

2 DATEV eg, Nürnberg Alle Rechte, insbesondere das Verlagsrecht, allein beim Herausgeber. Dieses Buch und alle in ihm enthaltenen Beiträge und Abbildungen sind urheberrechtlich geschützt. Mit Ausnahme der gesetzlich zugelassenen Fälle ist die Verwertung ohne Einwilligung der DATEV eg unzulässig. Redaktion und Herstellung: DATEV eg Printed in Germany Angaben ohne Gewähr Stand: Juli 2010 DATEV-Artikelnummer:

3 Editorial Geringfügig Beschäftigte werden mittlerweile in Unternehmen jeder Größenordnung und Branche beschäftigt. Sie können zeitlich flexibel und gezielt zur Überbrückung von Arbeitsspitzen eingesetzt werden. Es verwundert deshalb nicht, dass auch Anfang 2010 die Zahl der Aushilfsbeschäftigungen trotz oder möglicherweise auch wegen der Wirtschaftskrise weiter geringfügig gestiegen ist. Allerdings sind bei der Beschäftigung von Minijobbern zahlreiche Besonderheiten zu beachten, die insbesondere bei den regelmäßig stattfindenden Lohnsteueraußen- und Sozialversicherungsprüfungen einer intensiven Prüfung unterzogen werden. Neben gesetzlichen Vorschriften haben die Sozialversicherungsträger am ihre Geringfügigkeits-Richtlinien neu gefasst. Auf Grund der Vielzahl von gesetzlichen Änderungen war eine Überarbeitung der bisherigen Richtlinien vom notwendig geworden. Eingearbeitet wurden beispielsweise das neue Recht zur Einführung flexibler Arbeitszeitregelungen und die Pflicht zur Abführung der Insolvenzgeldumlage. Anpassungen ergaben sich zudem durch die Erweiterung des DEÜV-Meldeverfahrens um die relevanten Daten zur Unfallversicherung und die Wiedereinführung der Sofortmeldung für bestimmte Wirtschaftsbranchen. Darüber hinaus haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung einige allgemeine Klarstellungen vorgenommen. Die vorliegende Kompaktwissen-Ausgabe liefert einen schnellen Überblick über die aktuellen sozialversicherungs- und lohnsteuerrechtlichen Regelungen. Der Fokus der Ausführungen liegt dabei auf den rechtlichen Neuerungen. Zahlreiche Praxishinweise und aktuelle Berechnungsbeispiele erleichtern die Umsetzung in die Lohnabrechnungspraxis und machen auf bestehende Besonderheiten und mögliche Fehlerquellen aufmerksam. Nürnberg, im Juli 2010 Axel-Friedrich Foerster 1

4 Der Inhalt im Überblick 1 Entwicklung der Minijobs Allgemein Zahl der Minijobs 7 2 Aktuelle Änderungen im Überblick Allgemein Erweiterung des DEÜV-Meldeverfahrens Neuer Personengruppenschlüssel ELENA-Verfahren Insolvenzgeldumlage Annahme einer einheitlichen Beschäftigung Sofortmeldung Rückwirkende Versicherungspflicht möglich Flexible Arbeitszeitregelungen Kein Umlageverfahren für Saisonarbeitnehmer Haushaltsscheck online 18 3

5 2.12 Maschinelle Übermittlung von Erstattungsanträgen Minijob und Kurzarbeit Abgaben für gewerbliche und private Minijobs Meldungen für geringfügig Beschäftigte Allgemein Personengruppenschlüssel Beitragsgruppenschlüssel Kurzfristige Beschäftigungen Eigenständiges Meldeverfahren für geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten Das Haushaltsscheckverfahren Fälligkeit der Beiträge im Haushaltscheckverfahren Entgeltunterlagen für geringfügige Beschäftigungen 26 4 Ermittlung des regelmäßigen Arbeitsentgelts beim 400-Euro-Minijob Das regelmäßige Arbeitsentgelt Überschreiten der 400-Euro-Grenze Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt Schwankendes Arbeitsentgelt 32 4

6 4.5 Verstetigtes Arbeitsentgelt Mehrere geringfügig entlohnte Beschäftigungen Geringfügig entlohnte Beschäftigungen neben einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung Beginn der Versicherungspflicht bei Mehrfachbeschäf tigungen 37 5 Flexible Arbeitszeitregelungen Grundsätzliche Formen Sonstige flexible Arbeitszeitregelungen Wertguthabenvereinbarungen 42 6 Verzicht auf die Renteversicherungsfreiheit Allgemein Wirkung des Verzichts auf die Rentenversiche rungsfreiheit Mehrere geringfügig entlohnte Beschäftigungen Mindestbeitragsbemessungsgrundlage 48 7 Kurzfristige Beschäftigungen Allgemein Befristung durch Rahmenarbeitsvertrag 50 5

7 7.3 Prüfung der Berufsmäßigkeit Meldungen 52 8 Bemessungsgrundlage für die Insolvenzgeld umlage Aktueller Umlagesatz Maßgebendes Arbeitsentgelt Einzug und Nachweis der Insolvenzgeldumlage 54 9 Geringfügige Beschäftigungen im Lohnsteuer recht Grundsätzliche Besteuerungsmöglichkeiten Besteuerung nach der Lohnsteuerkarte Lohnsteuerkarte 2010 letztmals in Papierform Lohnsteuerpauschalierung Geringfügig entlohnte Beschäftigungen Kurzfristige Beschäftigung Steuerfreie Vergütungsbestandteile Steuerermäßigung für haushaltsnahe Beschäftigungen 67 6

8 1 Entwicklung der Minijobs 1.1 Allgemein Geringfügig Beschäftigte sind in das allgemeine Meldeverfahren für versicherungspflichtige Arbeitgeber integriert. Für gewerbliche Minijobber sind deshalb grundsätzlich die gleichen Meldungen zu erstatten, die auch für versicherungspflichtige Arbeitnehmer einzureichen sind. D. h. neben An- und Abmeldungen müssen auch Jahresmeldungen und Unterbrechungsmeldungen abgegeben werden. Für die Meldungen geringfügig Beschäftigter ist ausschließlich die Minijob-Zentrale zuständig. Ausgenommen von dem allgemeinen Meldeverfahren sind lediglich die Meldungen für geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten. Hier ist das besondere Haushaltsscheckverfahren anzuwenden. Die Bundesagentur für Arbeit ermittelt vierteljährlich den Bestand an geringfügig Beschäftigten auf der Basis von Daten aus dem Meldeverfahren zur Sozialversicherung. In der Statistik der geringfügig Beschäftigten werden hierbei Personen gezählt, die nur eine oder mehrere geringfügige Beschäftigungen ausüben, die sich auch bei einer Zusammenrechnung in den Grenzen des 8 Abs. 1 SGB IV bewegen. Mehrfachbeschäftigte, die gleichzeitig zwei oder mehr versicherungspflichtigen Beschäftigungen nachgehen, werden nur nach den Merkmalen der zuletzt aufgenommenen Beschäftigung erfasst. 1.2 Zahl der Minijobs Für den zuletzt statistisch ausgewerteten Monat Februar 2010 hat die Bundesagentur für Arbeit insgesamt 7,13 Mio. geringfügig entlohnte Beschäftigungsverhältnisse festgestellt. Ohne Berücksichtigung von Mehrfachbeschäftigungen gehen rund 6,9 Mio. Bundesbürger einem Minijob nach. Damit bleibt die Zahl der Minijobber in Deutschland trotz Wirtschaftskrise Anfang 2010 weitestgehend konstant. 7

9 1. Entwicklung der Minijobs Entwicklung der geringfügig entlohnten Beschäftigungsverhältnisse Feb Feb Feb Feb Gestiegen ist erneut die Zahl von in Privathaushalten durchgeführten Minijobs. Anfang 2010 gab es rund 14 % mehr private Minijobs als im Vorjahreszeitraum. Gegenüber dem Jahr 2003 hat sich die Zahl der privaten Minijobs sogar mehr als versechsfacht. Insgesamt sind zu Beginn des Jahres 2010 rund Minijobber in Privathaushalten beschäftigt. Derzeit bestehen bundesweit rund 6,9 Mio. geringfügig entlohnte Beschäftigungsverhältnisse im gewerblichen Bereich. Während der Frauenanteil bei privaten Minijobs mit rund 92 % extrem hoch ist, beträgt er im gewerblichen Bereich rund 63 %. Die Dauer der Beschäftigungen von 400-Euro-Minijobs beträgt bei der Hälfte der Arbeitsverhältnisse maximal 1,5 Jahre. Immerhin rund ein Viertel aller geringfügig entlohnten Beschäftigungen werden als Dauerbeschäftigungen durchgeführt und dauern hierbei länger als 3,5 Jahre. 8

10 2 Aktuelle Änderungen im Überblick 2.1 Allgemein Auch der Personenkreis der geringfügig Beschäftigten ist, bis auf wenige Ausnahmen, von den zahlreichen Gesetzesänderungen im Sozialversicherungsrecht betroffen. Zu nennen sind hier z. B. die Übermittlung der erforderlichen Daten im Rahmen des neuen ELENA-Verfahrens für gewerbliche Minijobs, die deutlich erweiterten Meldepflichten zur gesetzlichen Unfallversicherung sowie die monatliche Erhebung und Abführung der Insolvenzgeldumlage. Zudem bestehen für geringfügig Beschäftigte oftmals Sonderregelungen, die in der Abrechnungspraxis zeitnah beachtet und korrekt umgesetzt werden müssen, um die Versicherungsfreiheit nicht zu gefährden. Die Beurteilung der Versicherungsfreiheit hat dabei unter Berücksichtigung der aktuellen Gesetzeslage und der neuesten Rundschreiben und Besprechungsergebnisse der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung zu erfolgen. Auf Grund der zahlreichen gesetzlichen Änderungen, die Auswirkungen auf die versicherungsrechtliche Beurteilung von geringfügigen Beschäftigungen haben, wurden die Geringfügigkeits-Richtlinien von den Spitzenverbänden der Sozialversicherung umfangreich überarbeitet und am veröffentlicht; sie lösen die Geringfügigkeits-Richtlinien vom ab. In diesem Zusammenhang wurden auch einige Klarstellungen vorgenommen, die Arbeitgebern die Ermittlung des regelmäßigen Arbeitsentgelts für die Prüfung des Vorliegens einer geringfügig entlohnten Beschäftigung erleichtern sollen: Beginnt oder endet eine regelmäßige Beschäftigung im Laufe eines Kalendermonats, gilt für diesen Kalendermonat ebenfalls die Arbeitsentgeltgrenze von 400 Euro. 9

11 2. Aktuelle Änderungen im Überblick Das regelmäßige Arbeitsentgelt kann stets zu Beginn eines jeden Kalenderjahres neu ermittelt werden, damit der Zeitraum aus der für 12 Monate anzustellenden vorausschauenden Jahresbetrachtung dem abrechnungstechnisch relevanten Kalenderjahr entspricht. 2.2 Erweiterung des DEÜV-Meldeverfahrens Bereits mit Wirkung zum wurden durch das Gesetz zur Modernisierung der gesetzlichen Unfallversicherung zahlreiche neue Vorschriften zur Erweiterung des bestehenden DEÜV-Meldeverfahrens eingeführt. Das Meldeverfahren zur Sozialversicherung wurde hierbei um die prüfrelevanten Informationen zur Unfallversicherung ergänzt. Die zusätzlichen Angaben sind sowohl für geringfügig entlohnte als auch für kurzfristig Beschäftigte zu melden. Deshalb ist bereits seit 2009 eine Jahresentgeltmeldung für kurzfristig Beschäftigte erforderlich. Für kurzfristig Beschäftigte ist das Arbeitsentgelt dabei mit Entgelt zu schlüsseln, da es in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung nicht beitragspflichtig ist. Für Meldezeiträume ab gilt es zu beachten, dass die geleisteten Arbeitsstunden zwingend anzugeben sind. Î Hinweis Den Arbeitgebern war es bis freigestellt, die Arbeitsstunden ihrer Beschäftigten und Minijobbern an die Unfallversicherung zu melden. Ab sind diese Daten zwingend mitzumelden. 2.3 Neuer Personengruppenschlüssel Bislang waren Beschäftigungsverhältnisse, die ausschließlich in der gesetzlichen Unfallversicherung pflichtversichert sind, nicht meldepflichtig zur Sozialversicherung. Durch das Zweite Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze wurde in 28a Abs. 12 SGB IV geregelt, dass Arbeitgeber auch für diese Be- 10

12 2. Aktuelle Änderungen im Überblick schäftigungsverhältnisse Entgeltmeldungen zu erstatten haben. Seit dem sind daher auch für Beschäftigte, die ausschließlich in der gesetzlichen Unfallversicherung pflichtversichert sind, Meldungen zur Sozialversicherung inklusive des Datenbausteins Unfallversicherung zu erstatten. Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Durchführung des Meldeverfahrens ist die Anmeldung dieser sozialversicherungsfreien Arbeitnehmer mit dem neuen Personengruppenschlüssel 190 und der Beitragsgruppe 0000 zur Sozialversicherung. Weitere Meldungen (z. B. Jahresmeldungen) sind dann ebenfalls mit der Personengruppe 190 und dem Beitragsgruppenschlüssel 0000 zu erstatten. 2.4 ELENA-Verfahren Seit sind alle Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, monatlich gleichzeitig mit der Entgeltabrechnung die Entgeltdaten ihrer Beschäftigten im Rahmen des ELENA-Verfahrens an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) zu übermitteln. Die monatliche Übermittlung der Daten erfolgt mit dem Multifunktionalen Verdienstdatensatz (MVDS), der sich aus verschiedenen Datenbausteinen zusammensetzt. Das grundsätzliche DEÜV-Meldeverfahren wird durch ELENA allerdings nicht verändert. Geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer sind deshalb auch weiterhin an die Minijob-Zentrale zu melden. Î Hinweis Für geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten sind keine Meldungen im Rahmen des ELENA-Verfahrens zu erstatten. Im Rahmen des ELENA-Verfahrens ist ab auch ein zusätzlicher Kündigungsbaustein (DBKE) zu melden, wenn ein Arbeitsverhältnis durch Kündigung, Entlassung oder Ablauf der Befristung endet. Die Spitzenverbände haben in ihren Gemeinsamen Grundsätzen für die Erstattung der Meldungen im Rahmen des ELENA-Verfahrens geregelt, dass bei geringfügiger Beschäftigung (Personengruppen 109 und 110), 11