Wertorientierte IT-Transformation durch Bebauungsplanung

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1 Wertorientierte IT-Transformation durch Bebauungsplanung Komplexe, historisch gewachsene IT-Landschaften sind oft wenig strategiekonform und zu inflexibel für das Umsetzen neuer Geschäftsanforderungen. Eine IT- Transformation auf Basis einer Bebauungsplanung kann Unternehmen helfen, ihre IT wertorientiert auszurichten und strukturelle Effizienzgrenzen zu überwinden. In diesem Beitrag erfahren Sie: was die Kernelemente einer werthaltigen IT-Transformation sind, wie IT-Bebauungsplanung und Architekturmanagement zur Wertsteigerung beitragen, wie eine IT-Bebauungsplanung Strukturprobleme in IT-Landschaften löst und Flexibilität schafft. Kathleen Biedermann, Michael Lüttich, Alexander Scherdin Symposion Publishing Unternehmen im Spannungsfeld von Geschäftsanforderungen und IT-Strukturproblemen Aktuelle Wachstumstreiber und Markttrends stellen Unternehmen immer wieder vor die Herausforderung, neue und erweiterte Geschäftsfertigkeiten schnell und flexibel umzusetzen. Dem stehen jedoch häufig tiefgreifende Strukturprobleme in der IT-Landschaft entgegen, welche die Flexibilität und Leistungsfähigkeit der Organisation bei der Umsetzung neuer Anforderungen einschränken. Insbesondere die (durch eine hohe IT-Komplexität bedingte) Trägheit gegenüber fachlichen und technischen Änderungen behindert Unternehmen, Innovationen schnell durch IT zu unterstützen. In der Folge lassen sich Anforderungen des Marktes, Erwartungen der Kunden und Ideen der Fachabteilungen des Unternehmens nicht im gewünschten Maß erfüllen. Die Wettbewerbsfähigkeit leidet unter den langen Implemen-

2 tierungszeiten und hohen Kosten bei der Einführung neuer Produkte und Dienstleistungen. Die in der Praxis beobachteten strukturellen Schwachstellen in IT- Landschaften lassen sich auf typische, wiederkehrende Problemmuster zurückführen, wie sie in Abbildung 1 zusammengefasst sind. Es handelt sich um Lücken in der IT-Unterstützung, ein fehlendes übergreifendes Prozessmanagement, funktionale Redundanzen oder Fragmentierung, aber auch Datenkommunikationsprobleme oder veraltete und inkompatible Technologien. Lücken in der IT-Unterstützung Fehlende Abdeckung elementarer Geschäftsfertigkeiten/ Business Capabilities Unvollständige Erfassung relevanter Geschäftsdaten Typische IT-Strukturprobleme Fehlendes übergreifendes Prozess-Mgmt. Redundanz und Fragmentierung Datenkommunikationsprobleme Veraltete oder inkompatible Technologien Keine kanal- und produktübergreifend konsistente End-to-End- Prozesslogik (verteilt über mehrere IT-Systeme) Hartverdrahtete Prozesse in der IT Fehlende Funktionalität für Prozesssteuerung und -monitoring Kanal-, produkt-, kundenspezifische Anwendungsfunktionalität Fehlende Modularisierung ( Monolithen ), starke inhärente Verflechtung Fragmentierte Datenhaltung (keine integrierte Kundensicht etc.) Heterogene, verteilte, teil-redundante Datenhaltung durch siloartige IT-Bestandssysteme oder unklare Datenhoheit Viele Punkt-zu-Punkt-Schnittstellen Unsichere Datentransfers (FTP etc.) Auslaufender Support für Applikationen/Technologien (End-of-Lifecycle) Vielzahl parallel eingesetzter Infrastruktur- und Softwaretechnologien Abb. 1: Zusammenfassung branchenübergreifender IT-Strukturprobleme Häufig ist zunächst nicht offensichtlich, dass IT-Strukturprobleme vorliegen die fachlichen Symptome sind dennoch evident. So können z. B. eine lange Time-to-Market für neue Produkte, eine lange Aufschaltdauer für neue Kunden und Partner, fehlende Prozesstransparenz, manuelle Dateneingaben oder -korrekturen sowie hohe IT-Betriebsund Wartungskosten darauf hindeuten, dass tiefergehende strukturelle Schwächen der IT-Landschaft vorliegen.

3 Anhand von Beispielen aus der Logistik-, Bank- und Automobilbranche wird im Folgenden verdeutlicht, in welchem Spannungsverhältnis sich fachliche Anforderungen und IT-Unterstützung in vielen Unternehmen befinden. Geschäftsanforderungen und IT-Strukturprobleme in der Logistikbranche In der Logistikbranche führen eine zunehmende Globalisierung sowie der Drang zu mehr Diversifikation verstärkt zu wertschöpfungsübergreifenden Produktions- und Kooperationsmodellen, die eine schnelle Anbindung neuer Kunden und Logistikpartner an eigene Auftragsund Produktionssysteme erfordern. Der entstehende grenzüberschreitende Sendungsverkehr bedarf zudem der Unterstützung allgemein gültiger und lesbarer Labels (Multilabelfähigkeit) sowie einer übergreifenden Verwaltung und Bereitstellung nationaler und internationaler Sendungsdaten. Das Produktangebot wird durch neue privatkundenund empfängerorientierte Services, wie z. B. kurzfristiges Re-Routing oder Zustellfenster, erweitert. Diese neuen Produkte erfordern die Fähigkeit, Sendungsdaten echtzeitnah zu verarbeiten (Real-time oder Near-time) und Daten zu Privat- und Empfängerkunden (z. B. Empfängerprofil inklusive Zustellpräferenzen) zentral verfügbar zu halten. Darüber hinaus führt ein starker Ausbau elektronischer Kanäle durch z. B. vollautomatisierte Self-Service-Abgabe- und -Abholstationen, Onlineangebote wie etwa Online-Frankierung, E-Postbrief oder gar hybride Services zu neuen Anforderungen hinsichtlich einer konsistenten kanalübergreifenden Kundeninteraktion. Diese Trends und Geschäftsanforderungen in der Logistikbranche (hier mit Schwerpunkt Kurier Express Paket/KEP) sind in Abbildung 2 zusammenfassend dargestellt.

4 Neue Geschäftsanforderungen/Capabilities Globalisierung Kooperation, Diversifikation Direktversand E-/M-Commerce Empfängerbezug Flexible Produktions- & Kooperationsmodelle Übergreifende Verwaltung und Abwicklung nationaler und internationaler Sendungen Schnelle Kunden- und Partneraufschaltung Schnelle Produkteinführung Konsistente, kanalübergreifende Kundeninteraktion Real-time Track & Trace Privatkunden- und empfängerorientierte Services Abb. 2: Aktuelle Geschäftstreiber und -anforderungen in der Logistikbranche Betrachtet man die Leistungsfähigkeit der IT-Landschaft von Logistikunternehmen vor dem Hintergrund der soeben beschriebenen Geschäftsanforderungen, so stößt man in der Praxis häufig auf eine Reihe typischer IT-Strukturprobleme (siehe Abb. 3). Eine typische strukturelle Schwachstelle von IT-Landschaften bei Logistik-Dienstleistern sind kanal-, produkt- und kundenspezifische Anwendungs-Silos. Fachübergreifende und kanalspezifische Funktionalitäten sind dabei nicht von fachlichen Backoffice-Funktionen getrennt, sondern in entsprechenden Kanalsilos redundant realisiert. So implementieren typischerweise Auftrags-, Vertriebs- und Kundenservicesysteme die immer gleichen ein- und ausgehenden Kommunikationskanäle ( , SMS, Fax, Brief, Web). In diesem Zusammenhang mangelt es meist auch an einer übergreifenden Kontakthistorie und einem einheitlichen Single Sign-on für Geschäftspartner. Die Folgen sind eine ineffektive und kanalspezifische Auftragsabwicklung sowie eine uneinheitliche Außendarstellung gegenüber dem Kunden. Fest implementierte, produktspezifische Fachlogik in Anwendungen sowie eine fehlende zentrale Produktdatenverwaltung erschweren zudem häufig eine flexible und schnelle Einführung und

5 Kaufmännische Abwicklung Marketing/ Vertrieb 1 2 Kanal-, produkt- und kundenspezifische Anwendungs-Silos Fragmentierte, redundante Kundenverwaltung Auftragsmanagement 3 4 Keine zentrale Produktdatenhaltung/-konfiguration Unzureichende Auftragssicht über mehre Produkte Abrechnung Abholung/ Einlieferung Transport Zustellung Physische Leistungserbringung 5 Lange Eventlaufzeiten für Sendungsbeauskunftung 6 Unvollständige Erfassung abrechnungsrelevanter Sendungsdaten Sendungsbeauskunftung 7 Schwierige Partnerintegration aufgrund stark verflochtener Produktionssysteme 8 Keine Berücksichtigung von Empfängerpräferenzen bei der Zustellung von Produkten Abb. 3: Typische IT-Strukturprobleme in Logistikunternehmen Bereitstellung neuer Produkte und erfordern einen langwierigen und kostenintensiven Aus- und Umbau der betroffenen IT-Systeme. Im Bereich der physischen Leistungsabwicklung dagegen haben Logistikdienstleister oft aufgrund wenig skalierbarer, stark verflochtener und überwiegend lokal ausgerichteter Produktionssysteme Schwierigkeiten mit der Anbindung neuer Partner sowie einer grenzüberschreitenden Produktion. Eine fehlende zentrale Sendungsdatenverwaltung sowie veraltete»store-and-forward-architekturen«führen überdies zu langen Laufzeiten von Sendungsdaten/-ereignissen und schränken die Echtzeitfähigkeit für transaktionsbasierte Services ein.

6 Geschäftsanforderungen und IT-Strukturprobleme in der Finanzbranche Auch bei Finanzdienstleistern trifft man immer wieder auf heterogene IT-Landschaften mit ausgeprägten Silostrukturen. Eine kanalübergreifende Beratung und Betreuung der Kunden ist somit nur begrenzt möglich. Front-End-Systeme in Callcenter, Internet und Filiale sind häufig monolithisch und heterogen gewachsen. Auch mangelt es an einer durchgängigen Automatisierung der Geschäftsprozesse bis ins Back-Office (das sogenannte»straight-through-processing«). Trends wie z. B. Aufbau und rasche Verbreitung von Multikanal-Banking erfordern jedoch eine kanalübergreifend konsistente Bereitstellung von Geschäftsdaten sowie einen vollständig transparenten Kanalwechsel für den Kunden. Die Herstellung einer kundenbezogenen Gesamtsicht für den Vertriebsmitarbeiter oder den Kunden im Self-Service scheitert teilweise sogar am fehlenden Kundenbezug. So werden in mancher Banken-IT immer noch Konten statt Kunden verwaltet und verschiedene kundenführende Systeme verwenden unterschiedliche Identifikationsmerkmale. Im Rahmen von Post-Merger-Situationen bei Banken können strukturelle Barrieren auch eine Zusammenlegung bestehender Systemlandschaften erschweren. Monolithische, inflexible Kernbankensysteme, ein Wildwuchs an Schnittstellen und eine große Technologievielfalt erfordern eine intensive strukturelle Analyse und architektonische Optimierung. Geschäftsanforderungen und IT-Strukturprobleme in der Automobilbranche Automobilhersteller kämpfen dagegen mit immer kürzer werdenden Innovationszyklen bei gleichzeitig steigender Modell- und Variantenvielfalt, die sich insbesondere durch stetig verändernde Kundenbedürfnisse und neue Umweltschutzauflagen ergeben. Eine zunehmende

7 Verlagerung der Wertschöpfungstiefe von Hersteller auf Zulieferer erfordert darüber hinaus die Bildung langfristig strategisch ausgerichteter Partnerschaften. Der Einfluss starker Systemzulieferer auf das Endprodukt steigt somit. Von zentraler Bedeutung ist hier vor allem eine übergreifende Transparenz und Steuerung des Produktlebenszyklus und eine frühzeitige Absicherung der Produktqualität. Defizite in der Dokumentationsfähigkeit und Qualitätssicherung entlang der Supply Chain erschweren jedoch eine lückenlose Nachvollziehbarkeit der Produktion. Eine global vernetzte Zusammenarbeit mit Wertschöpfungspartnern wird zudem häufig durch eine unzureichende Flexibilität bei Auswahl und Wechsel von Lieferanten und Drittherstellern erschwert. Eine Vielzahl von fallspezifischen Lieferantenanbindungen sowie fehlende plattformunabhängige Integrationspunkte zur Anbindung neuer Partner verursachen wiederholt hohe Projekt- und Wartungsaufwände. Mit der Zunahme des Anteils der Elektronik im Auto spielt auch die Beherrschung der»mechanik-elektronik/elektronik-software«-integration eine große Rolle. Produktionsstätten wandeln sich mehr und mehr zu einer digitalen Fabrik, in der verschiedene Entwicklungsdisziplinen wie Mechanik, Elektrik, Elektronik und Softwaretechnik miteinander verschmelzen. Viele Automobilhersteller verfügen allerdings aufgrund der bisherigen Trennung der Entwicklungsdisziplinen nicht über eine übergreifend konsistente und integrierte Engineering-Plattform. Eine Vielzahl dezentral verantworteter Datenbestände mit z. T. inkonsistenter Datendefinition und -interpretation erschwert somit oft die Sicherstellung einer übergreifenden Stammdatenqualität und -transparenz. Übergreifende Wertorientierung der IT durch ganzheitlichen Lösungsansatz Die dargestellten typischen Probleme großer IT-Landschaften lassen sich nur begrenzt durch konventionelle Lösungsansätze beheben. Einzelprojekte können zwar auf Ebene einzelner Anwendungen Verbesserungen herbeiführen, erzeugen jedoch oft nur lokale Optimierungen. Oftmals unabgestimmte Einzelvorhaben können die genannten

8 grundlegenden Strukturprobleme und damit die Komplexität in der IT-Landschaft nicht wirksam adressieren. Im Gegenteil: Durch eine starke Konzentration auf Einzelprojekte oder Bestandssysteme besteht sogar die Gefahr, dass konfliktbehaftete oder zumindest redundante Lösungen erstellt werden. Eine stark funktionale Sicht und die fehlende ganzheitliche Sichtweise und Steuerung führen häufig dazu, dass Querschnittsthemen nicht übergreifend adressiert oder aufgrund eines zu geringen Einzelnutzens gar nicht realisiert werden. Eine übergreifende Optimierung der IT-Landschaft benötigt deshalb einen ganzheitlichen Lösungsansatz in Form einer IT-Transformation. Deren Ziel ist es, die Zeit- und Kosteneffizienz der Umsetzung neuer fachlicher Anforderungen deutlich zu verbessern. Ein entsprechendes Transformationsvorhaben zielt dabei auf eine grundlegende, strategische Neuausrichtung der gesamten IT-Landschaft (oder eines größeren Teils der IT-Landschaft) und grenzt sich hierdurch von Einzelprojekten ab. Es ist durch ebenso tiefgreifende Veränderungen im Geschäft initiiert oder begleitet und hat einen mittel- bis langfristigen Zeithorizont. Eine IT-Transformation kann im Rahmen eines umfassenden, zeitlich begrenzten IT-Transformationsprogrammes oder auch langfristig als Kernaufgabe einer IT-Architekturabteilung umgesetzt werden. Auch wenn der programm-basierte Transformationsansatz typischerweise fokussierter und schneller als ein föderaler, durch eine IT-Architekturabteilung getriebener Ansatz ist, sind beides mehrjährige Vorhaben. Dem Vorteil der Zeitersparnis und Fokussierung eines zentralen Programms steht bei einer architektur-getriebenen Transformation die relative Eigenständigkeit, mit der dezentrale IT-Bereiche agieren können, entgegen. Prinzipiell lassen sich aber bei beiden Ansätzen folgende drei Kernelemente einer IT-Transformation festhalten (siehe auch Abb. 4): ð architektonische Strukturoptimierung auf der Grundlage eines stabilen Strukturrahmens (Zielarchitektur), ð pragmatisches Vorgehen zur IT-Bebauungsplanung und Etablierung geeigneter Governance-Strukturen,

9 ð klare Ausrichtung der Architektur- und Transformationsmaßnahmen auf einen geschäftlichen Nutzen-/Wertbeitrag. PROZESSE & GOVERNANCE Zielführendes, pragmatisches Vorgehen Masterplan/Roadmap Architektur-Richtlinien STRUKTUR Architektonische Strukturoptimierung Analyse & Bewertung der Strukturprobleme Ausrichtung an Referenzarchitektur IT-Bebauungsplanung NUTZENORIEN- TIERUNG Nutzenframework für Architektur Spezifische Nutzenanalyse und -quantifizierung Entscheidungsorientierung und Stakeholderausrichtung Abb. 4: Elemente einer IT-Transformation Diese drei Kernelemente einer IT-Transformation werden in den folgenden Abschnitten weiter ausgeführt und anhand praktischer Beispiele und Handlungsempfehlungen veranschaulicht. Auch wenn der Fokus dabei auf dem föderalen, durch eine zentrale IT-Architekturabteilung koordinierten Transformationsansatz liegt, gelten die Ausführungen im Wesentlichen ebenso für IT-Transformationsprogramme. IT-Bebauungsplanung als Kernprozess der Architekturfunktion Vorgehen der IT-Bebauungsplanung Die IT-Bebauungsplanung ist ein wesentlicher Kernprozess der Architekturfunktion eines Unternehmens. Er steuert die fachlich-orientierte Transformation der IT-Landschaft als Ganzes oder in Teilen von ihrem Ist-Zustand hin zu einer definierten Zielbebauung. Er bildet somit die Grundlage für die Übersetzung der Geschäftsstrategie in entsprechende IT-Maßnahmen und schafft die Voraussetzungen, dass die IT-Landschaft schnell und flexibel auf veränderte oder neue Geschäftsanforderungen reagieren kann.

10 Im Rahmen der Bebauungsplanung wird zunächst die Zielbebauung festgelegt: IT-Systeme/-Anwendungen, ihre funktionale Abdeckung und technischen Zielplattformen. Anschließend erfolgen die Planung der Umsetzung in überschaubaren Zwischenschritten sowie die Operationalisierung durch Definition neuer Projekte bzw. Berücksichtigung und Beeinflussung aktueller Projektvorhaben. Für die IT-Bebauungsplanung hat sich in der Praxis das in Abbildung 5 dargestellte Vorgehen bewährt. 1 Strategische Anforderungs- u. Systemanalyse 2 Definition logische Zielarchitektur 3 Bewertung Ist-Bebauung (Gap-Analyse) 4 Bestimmung Ziel-Bebauung 5 Erstellung Roadmap und Migrationsplan Strategische fachliche Anforderungen System- und Schnittstellenübersicht Fachlichorientierter Grobentwurf der logischen Zielstruktur der Systemlandschaft (Domänen, Fachkomponenten, Beziehungen) Heatmap: Mapping Ist-Landschaft auf Zielarchitektur, Verortung Schwachstellen Handlungsfelder Bewertete Lösungsoptionen für Handlungsfelder Zielbebauung Handlungsfelder und IT-Maßnahmen Gesamt- Zielbebauung Bewertete Migrationsalternativen Architektonische Abhängigkeiten Roadmap (Migrationsstufen) Abb. 5: Schritte der IT-Bebauungsplanung und deren Ergebnisse Strategische Anforderungs- und Systemanalyse Im ersten Schritt der Bebauungsplanung werden ausgehend von der Unternehmensstrategie zunächst die strategischen Geschäftsanforderungen analysiert. Durch einen intensiven Dialog mit der Fachseite lassen sich erforderliche neue oder erweiterte Geschäftsfertigkeiten identifizieren und deren Auswirkungen auf die zukünftig benötigte IT- Unterstützung bewerten. Die daraus resultierenden notwendigen IT- Fertigkeiten stellen wesentliche Leitplanken für die Bebauungsplanung der IT-Landschaft dar. Ebenso relevant ist die strategische Ausrichtung der IT durch Vorgaben für die Standardisierung von Anwendungen und Plattformen oder Integrationsrichtlinien. Neben dieser strategischen Perspektive ist auch die Transparenz über vorhandene IT-Assets und IT-Projekte eine wesentliche Voraussetzung, um Änderungsbe- 10

11 darfe und Auswirkungen von Maßnahmen bewerten zu können. Die Bestandsaufnahme der aktuellen System- und Schnittstellenlandschaft bildet deshalb eine wesentliche Planungsgrundlage. Während einige Unternehmen bereits über entsprechende Anwendungs-Inventare verfügen, ist bei anderen oftmals eine aufwändige Initialerfassung durch Analyse vorhandener, verteilter Datenquellen und Dokumentationen erforderlich. Ziel dieser Transparenzschaffung ist es, dass alle bestehenden und geplanten IT-Systeme, ihre Schnittstellen und die ihnen zugrunde liegenden Technologie-Plattformen erfasst sind. Für die visuelle Dokumentation der Ergebnisse von System- und Schnittstellenanalysen haben sich vor allem Architekturkarten (Software-Kartographie, vgl. [1]) als hilfreich erwiesen. Der fachlich-logische Strukturrahmen kann hierbei soweit bereits vorhanden als Kartengrund dienen, auf dem die Elemente dann entsprechend positioniert werden (vgl. [2], S. 115 ff.; [3], S. 40). In der Praxis kommen häufig repository-gestützte Enterprise Architecture Tools wie z. B. planningit oder ARIS IT Architect zum Einsatz, die eine teilautomatisierte Erstellung der Karten ermöglichen. Definition der logischen Zielarchitektur Im zweiten Schritt der Bebauungsplanung wird die logische Zielarchitektur, d. h. eine ideale Referenzarchitektur für die zukünftige IT-Landschaft definiert. Hierzu werden ein fachlich orientierter Strukturrahmen bestehend aus Domänen, Fachkomponenten, Geschäftsobjekten und Liefer- und Leistungsbeziehungen entwickelt sowie wesentliche Bebauungsprinzipien und Architekturmuster festgelegt. Die Entwicklung eines solchen Strukturrahmens wird weiter unten beschrieben. Bewertung der Ist-Bebauung (Schwachstellenanalyse) Aufbauend auf den ersten beiden Schritten erfolgt die fachlich-architektonische Bewertung der Ist-Bebauung. Hierfür wird die Ist-Landschaft zunächst auf die logische Zielarchitektur abgebildet, d. h., existierende IT-Systeme, Anwendungen, Plattformen werden in dem Strukturrahmen gemäß ihrer fachlichen Abdeckung und ihres fachlichen Schnitts 11

12 verortet (Anwendungen implementieren bestimmte fachliche Komponenten). Anhand definierter Strukturkriterien wird anschließend beurteilt, wie gut die derzeitige IT-Landschaft die Geschäftsanforderungen und die von der Architektur formulierten Strukturziele erfüllt (siehe Abb. 6). Bewertungsdimension Bewertungskriterien Heatmap- Symbole Prozessqualität Fachliche Bewertung Nutzenorientierte Kriterien Qualität und Verfügbarkeit von Informationen Kosteneffizienz Konsolidierungsgrad Architekturbewertung Architekturqualitätskriterien Modularisierungsgrad IT-Lebenszyklus Abb. 6: Bewertungskriterien für die IT-Bebauung 12

13 Die fachliche Bewertung der IT-Landschaft erfolgt dabei primär geschäftsgetrieben unter Berücksichtigung fachlicher Ziele und Anforderungen. Hier kommen beispielsweise folgende nutzenorientierte Kriterien zur Anwendung: ð Prozessqualität und -effizienz: hohe Prozessintegration und -automatisierung, Skalierbarkeit der Prozesse, kurze Produktentwicklungs- und -einführungszeiten, ð Qualität und Verfügbarkeit von Informationen: Verfügbarkeit relevanter und aktueller Informationen zum richtigen Zeitpunkt, Informationsweitergabe ohne Medienbrüche, ð IT-Kosteneffizienz (Entwicklungs-, Betriebs- und Wartungskosten). Die architektonische Bewertung erfolgt im Hinblick auf die logische Zielarchitektur. Dies führt zu folgenden Architekturqualitätskriterien: ð Konsolidierungsgrad: Konsolidierung der IT-Landschaft, Vermeidung von Redundanz, Wiederverwendung von Services, ð Modularisierungsgrad: Modularisierung der Anwendungen gemäß des Schnitts der fachlichen Komponenten, Vermeidung von Monolithen, ð Position im IT-Lebenszyklus: Software mit Einstufung»End-of-Lifecycle«, veraltete/abgängige Hardware. Die Anwendung dieser Kriterien auf die Ist-Bebauung zeigt strukturelle Schwachstellen und Lücken auf, die sich am besten mit Hilfe einer sogenannten»heatmap«visualisieren lassen (siehe Abb. 7). Standardisierte Piktogramme, z. B. für Architekturschwachstellen, und eine farbliche Kodierung der Geschäftskritikalität schaffen insbesondere für 13

14 fachliche Stakeholder und IT-Manager schnelle Orientierung. Eine solche Heatmap kann sowohl bei der Identifikation von Abweichungen der Ist-Bebauung gegenüber der Referenzarchitektur/Zielstruktur als auch bei der Ableitung und Priorisierung von Handlungs-/Veränderungsbedarfen mit Fachbereichsvertretern unterstützen. Im Rahmen einer IT-Transformation bei einem international agierenden Logistikdienstleister wurde eine solche Heatmap genutzt, um fachliche und technische Schwachstellen aufzudecken. Ein vereinfachtes und verfremdetes Praxisbeispiel ist in Abbildung 7 dargestellt. In der Domäne»Produktmanagement«ist die fehlende durchgängige IT-Unterstützung der Produktentwicklung erkennbar. Der Produktentwicklungsprozess im betreffenden Unternehmen wurde vor allem durch die verteilte Erarbeitung und den Austausch von Einzeldokumenten abgebildet. Es fehlte an einer systematischen und spezifischen IT-Unterstützung, was sich durch Ineffizienzen im Prozess und eine zu lange Produktentwicklungsdauer auswirkte. Zudem wurden die Produktstammdaten in verschiedenen Anwendungen redundant vorgehalten und verwaltet. Hierbei gab es auf IT-Ebene für die Produktstammdaten keinen sogenannten»single-point-of-truth«, also keinen zentralen, konsistenten, vollständigen und aktuellen Datenbestand. Mechanismen für die Datensynchronisation zwischen diesen verteilten Produktdatenbeständen fehlten oder basierten auf Batchverarbeitung mit zu langen Zyklen. In der Folge standen Produktdaten in den betroffenen Systemen teilweise nicht aktuell und nicht vollständig zur Verfügung und mussten mehrfach manuell nachgepflegt werden. Zur Behebung dieser Schwachstellen wurde das Handlungsfeld»Konsolidierung Produktdatenmanagement und Einführung PLM«(Product Lifecycle Management) festgelegt. 14

15 Kundeninteraktion eshop 2.1 Siebel Service Liferay OrMa ipr Portal Salesforce Scan- Station Siebel Service OrMa Liferay ipr Portal Kampa Siebel Service CCH 3.2 mycrm Marketing & Vertrieb Service Kampa SAS Sales- Lead- Mgmt. Angebotsmanagement Vertriebsunterstützung Kundenanliegenabwicklg. Kampagnenmgmt. mycrm 2005 SAP SD 4.70 Siebel Service Kundensegmentierung Kundenprofiling Salesforce Infor PLM SAP SD 4.70 mycrm 2005 eshop 2.1 Geschäftspartnermanagement eshop 2.1 Kundenstammdatenmgmt. PK SAP SD 4.70 Automaten Backend eshop 2.1 SAP SD 4.70 Auftragsmanagement Produktentwicklung Produktdatenverwaltung Kundenstammdatenmgmt. GK KDB GK mycrm 2005 SAS Produktmanagement Legende: Domäne Fachliche Komponente IT-System Fachliche Pain Points Geringe Prozesseffizienz/-qualität Inkonsistente und/ oder fehlende Informationen Hohe IT-Kosten Avaya IC Inbound- Kontaktverarbeitg. Authentifizierung Interaktionshistorie eshop 2.1 Auftragsdatenverwaltung Auftragsklärung OrMa Architektur Pain Points Redundanz / fehlende Konsolidierung Unzureichende Modularisierung End-of-Lifecycle Geschäftskritikalität Geschäfts-/ Anforderungskritisch Mittlere Abweichung von Anforderungen Abb. 7: Beispiel für eine Heatmap Bestimmung der Zielbebauung Aus den in der Heatmap aufgezeigten Schwachstellen lassen sich im vierten Schritt der Bebauungsplanung Verbesserungsmaßnahmen ableiten und die übergreifende Zielbebauung zur Ausrichtung der IT- Landschaft definieren. Hierfür werden für die fachlich orientierten 15

16 Handlungsfelder entsprechende Lösungsoptionen identifiziert und untersucht. Dies umfasst die detaillierte Beschreibung der Ist- und Zielbebauung für den relevanten Ausschnitt, die Beschreibung des konkreten Handlungsbedarfs in Form von IT-Maßnahmen wie z. B. Neu- oder Rückbau sowie eine Schätzung hinsichtlich des erzielbaren Nutzens und der anfallenden Kosten (zur Quantifizierung siehe die Abschnitte unten zur Nutzenargumentation). Auf dieser Informationsbasis werden aus der Menge der bewerteten Lösungsoptionen Zielszenarien für die Handlungsfelder ausgewählt. Durch die Synthese der verschiedenen Zielszenarien entsteht letztendlich die sogenannte Gesamtziel-/Planbebauung (siehe Abb. 8). Kundeninteraktion eshop 2.1 MCP-IDeMa Authentifizierung Scan- Station Liferay 7.3 CCH 4.2 Avaya IC Inbound- Kontaktverarbeitg. Interaktionshistorie 2015 MCP Marketing & Vertrieb Service Kampa SAS Vertriebsunterstützung Sales- Lead- Mgmt. Angebotsmanagement Kundensegmentierung Kundenprofiling Kampagnenmgmt. SAP CRM 8.0 Sales SAP CRM 8.0 Service Kundenanliegenabwicklg. Salesforce Produktmanagement Infor PLM Produktentwicklung eshop 2.1 Geschäftspartnermanagement SAP ERP 7.0 EHP1 Kundenstammdatenmgmt. PK Automaten Backend Salesforce Produktdatenverwaltung Kundenstammdatenmgmt. GK SAP ERP 7.0 EHP1 Auftragsmanagement Abb. 8: eshop 2.1 Auftragsd t Zielbebauung Auftrags- OrMa 16

17 Für das Handlungsfeld»Konsolidierung Produktdatenmanagement und Einführung PLM«hat sich das Unternehmen beispielsweise für die Business-Software Infor PLM als Zielplattform entschieden. In der Zielbebauung unterstützt Infor PLM deshalb sowohl die Produktdatenverwaltung als auch die Produktentwicklung. Die redundante Verwaltung von Produktdaten in den Systemen SAP R/3 SD und mycrm soll durch eine Integration der ERP- und CRM-Anwendung mit Infor PLM aufgelöst werden. Für die Shop-Anwendung eshop war aus technischen und Kostengründen eine analoge Lösung nicht möglich, sodass hier in gewissem Umfang weiterhin eine redundante Datenpflege erforderlich ist. Diese soll jedoch langfristig mit der geplanten Ablösung von eshop beseitigt werden. Erstellung Roadmap und Migrations-/Masterplan Der letzte Schritt im Rahmen der Bebauungsplanung widmet sich der Erstellung der Roadmap und Migrationsplanung zur Operationalisierung und Umsetzung der definierten Zielbebauung. Den Schwerpunkt bildet hierbei die Identifikation architektonischer Abhängigkeiten zwischen den erforderlichen IT-Maßnahmen, die Erarbeitung und Bewertung übergreifender Migrationsalternativen sowie die Abgrenzung grober Migrationsstufen. Wesentliche Voraussetzung einer validen Migrationsplanung ist die Erhebung der aktuellen Release-Planungen der betroffenen Anwendungen und eine anschließende Synchronisation mit den grob definierten Migrationsstufen. Die entsprechende Transformations-Roadmap (siehe Abb. 9) schafft einen Überblick über die zeitliche Planung der Projekte und Maßnahmen, welche die definierte Zielbebauung umsetzen und die IT-Landschaft über die Zeit in Richtung Zielarchitektur weiterentwickeln. Bestandteile sind Projekte, deren bebauungsrelevante Meilensteine und übergreifende Abhängigkeiten. 17

18 Modernisierung Neue Geschäftsfertigkeiten Stable Operations Programm / Projekt Portal2012 Upgrade Liferay auf 7.3, Rückbau IDM Migration ipr auf Liferay, Abschaltung ipr IDeMa Einführung IDeMa (Sun LDAP) Rückbau und Anbindung OrMa Kampa 11 Rollout SAS-Erweiterung, Rückbau Kundenstamm Erweiterung Kampa, Rückbau Historie & Anbindg. CCH CustFocus 1 Upgrade SAP R/3 SD auf SAP ERP 7.0 Upgrade EHP 1, Anbindung PDM, Rückbau Produkt CustFocus 2.1 Upgrade mycrm auf SAP CRM 8.0 Sales Rückbau CRM und Anbindung PDM, ERP, CCH CustFocus 2.2 Einführung SAP CRM 8.0 Service, Stabilisierung Migration und Abschaltung Siebel I Migration und Abschaltung Siebel II (Kern) CustFocus 3 Migration KDB GK (Abschaltung) und eshop (Anbindg.) Anbindung CRM an CCH; Rückbau Interaktionshistorie Anbindung CRM an MCP; Rückbau CRM-Verteiler PDM-XP Erweiterung PDM (Datenmodell, Services) Einführung PLM-Funktionen, Stabilisierung MuCh I - CCH Serviceausbau CCH MuCh II - MCP Neubau Multi-Channel-Platform Migration CRM, Service Migration und Rückbau OrMa Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Abb. 9: Roadmap für die IT-Transformation Für die Umsetzung der im Handlungsfeld»Konsolidierung Produktdatenmanagement und Einführung PLM«definierten Zielbebauung wird der bereits erwähnte Logistikdienstleister das Projekt PDM-XP über eine Dauer von zwei Jahren durchführen. In einem ersten Teilprojekt in 2011 wird zunächst das bestehende Produktdatenmanagement weiter ausgebaut. Dies schafft die Voraussetzungen, um im Projekt CustFocus 2.1 in Verbindung mit der Einführung von SAP CRM Ende 2012 die entsprechenden Funktionen zurückzubauen und durch eine Integration zu ersetzen. In einem zweiten Teilprojekt sollen dann im Jahr 2012 die Produktentwicklungsfunktionen und -workflows von Infor PLM eingeführt werden. Der geplante Übergang von der Ist- zur Zielbebauung wird in der Regel über die Abfolge mehrerer Bebauungspläne visualisiert, welche die IT-Bebauung zu jeweils definierten Zeitpunkten, z. B. in Jahresscheiben, abbilden (siehe Abb. 10). 18

19 IST-Landschaft (2010) Ziel-Landschaft (2015+) Abb. 10: Legende: Unverändertes IT-System Neubau / Einführung Migrationspfad als Abfolge mehrerer IT-Bebauungspläne Abschaltung Erweiterung / Upgrade Funktionaler Rückbau Wertorientierte IT-Transformation durch Bebauungsplanung

20 Ein solcher Bebauungsplan stellt geplante Änderungen und notwendige migrationsrelevante Informationen dar. Der Bebauungsplan in Abb. 11 zeigt beispielhaft, welche Veränderungen in der Anwendungslandschaft des Logistikdienstleisters im Jahr 2012 geplant sind. Für das Handlungsfeld»Konsolidierung Produktdatenmanagement und Einführung PLM«steht in 2012 zum einen die Erweiterung der Anwendung Infor PLM in Richtung Produktentwicklung an. Außerdem werden im Rahmen des Upgrades von mycrm auf SAP CRM 8.0 die Produktdatenverwaltungsfunktionen in der CRM-Anwendung nicht Kundeninteraktion eshop 2.1 Siebel Service Liferay Authentifizierung OrMa Avaya IC Inbound- Kontaktverarbeitg. MCP- IDeMa ipr Portal Scan- Station Siebel Service OrMa Liferay ipr Portal Siebel Service CCH 3.2 Interaktionshistorie mycrm Marketing & Vertrieb Service Kampa SAS Vertriebsunterstützung Sales- Lead- Mgmt. Angebotsmanagement Kundenanliegenabwicklg. Kampagnenmgmt. mycrm 2005 SAP ERP 7.0 Siebel Service Kundensegmentierung Kundenprofiling Salesforce Infor PLM SAP ERP 7.0 Produktentwicklung Produktdatenverwaltung mycrm 2005 eshop 2.1 Geschäftspartnermanagement eshop 2.1 Kundenstammdatenmgmt. PK SAP ERP 7.0 Automaten Backend eshop 2.1 SAP ERP 7.0 Auftragsmanagement Salesforce Kundenstammdatenmgmt. GK mycrm 2005 KDB GK Produktmanagement Legende: Unverändertes IT-System Neubau / Einführung eshop 2.1 Auftragsdatenverwaltung Auftragsklärung OrMa Abschaltung Erweiterung / Upgrade Funktionaler Rückbau Abb. 11: Bebauungsplan 20

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