Mit vernetztem Arbeiten zu mehr Produktivität!

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1 Mit vernetztem Arbeiten zu mehr Produktivität! Octopus Desk Unified Communications. Unified Communications Software.

2 Die modulare Komplettlösung für Ihre Festnetz- und Mobiltelefonie. Octopus Desk Unified Communications. Kurze Reaktionszeiten, optimale Erreichbarkeit, maximale Effizienz die Anforderungen an Ihre Mitarbeiter sind hoch. Mit Octopus Desk Unified Communications (UC) bewältigen Sie diese Herausforderungen effizient. Die modulare Komplettlösung integriert sich nahtlos in Ihre Infrastruktur sowie in Ihre Geschäftsprozesse. Darüber hinaus passt sie sich perfekt an Ihre individuellen Anforderungen an. So beschleunigen Sie Ihre Arbeitsabläufe und sparen Kosten! Nahtlose Integration Sämtliche Unified Communications Dienste werden mittels des Octopus Desk UC Servers lückenlos in Ihre Infrastruktur integriert. Das garantiert eine hohe Flexibilität bei maximaler Sicherheit. Datenbanken Anwendungen CRM ERP Branchenlösungen Groupware Microsoft Exchange Lotus Domino Management Active Directory CSV-Dateien Windows Authentifizierung Kontaktdaten Microsoft Outlook Lotus Notes ODBC LDAP Telefonbuch-CDs u. v. m. SMS UC Server Internet CTI, Presence CTI, Presence, Instant Messaging Faxversand/-empfang, Voic SSL Windows - und Web-Frontends

3 Ein Tool vielfältige Einsatzmöglichkeiten. Arbeitsabläufe effektiv organisieren. CTI. Ihre Kunden sind nur einen Klick entfernt. Die leistungsfähigen Telefonie-Funktionen erreichen Sie überall dort, wo Sie diese bei Ihrer täglichen Arbeit benötigen. Wie z. B. in Ihrem Groupware- Client, über den Sie Ihre gesamte Kommunikation abwickeln. In Ihrem CRM- oder ERP-System, das alle wichtigen Informationen für Ihre Arbeit enthält. Oder im Web-Browser Ihres Notebooks oder Smartphones, das Sie unterwegs nutzen. Kinderleicht wählen Sie Ihren Gesprächspartner an, finden Kontaktdaten, durchsuchen Ihr Anrufjournal nach Festnetz- und Mobiltelefonaten oder starten Audiokonferenzen. Die integrierten Workflows erleichtern Ihren Arbeitsalltag, z. B. mit Anrufnotizen, die Sie per oder SMS versenden, Anruflisten sowie Terminanrufen. Presence Management. Mit Octopus Desk UC sind Sie immer über den Status Ihrer Kollegen auf dem Laufenden. So sehen Sie z. B., wer gerade telefoniert, wer einen Termin hat oder wer nicht gestört werden möchte. Sparen Sie sich auf diese Weise vergebliche Anrufversuche sowie Ihren Kollegen unerwünschte Störungen. Und das bei minimalem Aufwand. Die moderne Kommunikationslösung koppelt sich an Ihren Outlook- oder Notes-Kalender, wodurch sich Ihr Status, Ihre Rufumleitung und sogar die Ansage Ihrer Voicebox automatisch aktualisieren. Für Sekretariat und Team-Assistenz. Die speziellen Chefsekretariatsfunktionen ermöglichen Ihnen die perfekte Balance zwischen maximaler Diskretion und optimaler Transparenz. Clevere Stellvertreterfunktionen sorgen jederzeit für bestmögliche Erreichbarkeit. Darüber hinaus eignet sich für alle Arbeitsplätze mit hohem Kommunikationsaufkommen das Team Panel besonders gut. Mit diesem Frontend sehen Sie auf einen Blick, welcher Kollege gerade erreichbar ist. Zudem profitieren Sie von speziellen Funktionen für die schnelle Weiterleitung und Übernahme von Anrufen. Einfach perfekt für Sekretariat und Telefonzentrale! Ihre Kunden werden es Ihnen danken. Sie profitieren von der einfachen Abstimmung und Ihren kurzen Reaktionszeiten. Octopus Desk Unified Communications auf einen Blick Modulare Komplettlösung aus einer Hand CTI, Presence, Instant Messaging, Fax, Voic und SMS alle Module beliebig kombinierbar Flexibel einsetzbar erweitert Microsoft Outlook, Lotus Notes, Tobit David und andere Clients Einbindung eines BlackBerry Smartphones und weiterer Mobiltelefone verschiedene Windows - und Web- Frontends für jede Arbeitssituation Nahtlose Integration in Ihre Infrastruktur unterstützt PBX-Netzwerke, Terminal Server, Virtualisierung offene Schnittstellen für die Integration in weitere Anwendungen Direktzugriff auf alle Adressbücher im Unternehmen und Telefonbuch-CDs Für Homeoffice und Mac. Auch Mitarbeiter im Homeoffice oder an Apple Mac-Arbeitsplätzen profitieren von den leistungsfähigen Kommunikationsfunktionen. Octopus Desk UC bietet eine Web-Oberfläche mit allen wichtigen CTI- und Presence-Funktionen, wie z. B. Anruferidentifizierung, Makeln, Konferenzen und Kontaktdatenzugriff! Für Festnetz- und Mobiltelefon. Ganz gleich, ob Sie mit dem Festnetz-Endgerät in Ihrem Büro telefonieren oder von unterwegs Ihr Smartphone nutzen mit Octopus Desk UC bleiben Sie flexibel. Die Kommunikationslösung unterstützt sowohl Festnetz- als auch Mobiltelefonie. Instant Messaging. Sie möchten sich mit Ihrem Kollegen während einer Telefonkonferenz unbemerkt absprechen? Oder ist der Geschäftsbesuch bereits da, der Chef telefoniert aber noch? Mit Instant Messaging stimmen Sie sich unbürokratisch mit Kollegen ab, ohne sie in ihrer Tätigkeit zu unterbrechen.

4 Zeit und Kosten sparen. Mit dem ganzen Potenzial moderner Kommunikation. Faxintegration. Octopus Desk UC integriert leistungsfähige Faxfunktionen in Ihren Client und viele weitere Anwendungen. So können Sie flexibel auf dringende Anfragen reagieren, denn neue Mitteilungen kommen ohne Verzögerung direkt in Ihren Posteingang. Genauso einfach verschicken Sie Faxe an Ihre Firmenkontakte und hängen beliebige Dateien einfach an. Selbst Rundsendungen, z. B. über die Microsoft Word Serienfaxfunktion, sind möglich! Dank der serverseitigen Faxkonvertierung können Sie sogar an eine gehängte Dokumente in ein Fax konvertieren und den Versand aus einer beliebigen zentralen Applikation starten. SMS. Schnell, kompakt, effizient. Die Octopus Desk UC SMS-Dienste informieren Sie über neue Faxmitteilungen und Sprachnachrichten in Ihrem Posteingang. Zudem werden Sie an verpasste Anrufe erinnert und Anrufnotizen informieren Sie über den Rückrufwunsch eines Kunden. Die SMS-Dienste können ganz einfach auch aus Ihrem Posteingang verschickt werden! Voic -Funktionen. Mit den Octopus Desk UC Voic -Diensten fühlen sich Ihre Kunden auch dann gut betreut, wenn Sie gerade nicht persönlich erreichbar sind. Ganz gleich, ob gerade ein Feiertag ist, Sie im Meeting sind oder der Anrufer aus dem Ausland anruft das ausgeklügelte System bietet für jeden Anlass die passende Ansage, ohne dass Sie sich selbst darum kümmern müssen. Neue Sprachnachrichten kommen als mit WAV-Anhang in Ihr Postfach und werden über den integrierten Voic -Player abgehört. Damit Sie sofort wissen, wer Sie zu erreichen versuchte, wird Ihnen der Absender der Nachricht gleich im Betreff angezeigt. Octopus Desk Unified Communications die Highlights Präsenzgesteuerte Ansagen. Automatische Aktivierung nach Präsenzstatus, automatische Ein-/Umschaltung, optionale Info zur voraussichtlichen Rückkehrzeit. Zeitgesteuerte Ansagen. Zum Beispiel firmenweit außerhalb der Geschäftszeiten, abhängig von der Tageszeit, zentrale Sonderansagen für Feiertage und andere Anlässe. Rufnummerngesteuerte Ansagen. Zum Beispiel abhängig von der Ländervorwahl des Anrufers. Einfachste Bedienung. Zentrale Steuerung für alle Mitarbeiter möglich, integrierter Ansagen-Recorder mit Testfunktion, Standardansagen bereits im Lieferumfang enthalten.

5 Bereit für eine mobile Zukunft! Lösungen für mobile Mitarbeiter und Endgeräte. Viele Mitarbeiter nutzen neben ihrem Bürotelefon auch ein BlackBerry Smartphone oder ein anderes Mobiltelefon für ihre Geschäftskommunikation. Das bedeutet nicht nur einen zusätzlichen Aufwand, z. B. durch doppelte Datenpflege, sondern auch die Abkopplung von vielen wichtigen Kommunikationsdiensten, die unterwegs nicht in Echtzeit verfügbar sind. Mit Octopus Desk UC bleiben Sie flexibel, denn die Lösung ist unabhängig vom Endgerät einsetzbar. Mobil? Aber sicher! Mit Octopus Desk UC müssen Ihre Mitarbeiter und Kollegen auch unterwegs nicht auf den gewohnten Komfort bei der Kommunikation, z. B. Präsenzfunktionen, verzichten. Sie greifen sicher auf aktuelle Firmenkontakte zu, bearbeiten Ihren Präsenzstatus sowie die Rufumleitung für Ihr Telefon am Arbeitsplatz und wissen jederzeit, welcher Kollege gerade erreichbar ist. Zugriff auf Kontaktdaten. Über das Web- Frontend Ihres Smartphones greifen Ihre Angestellten sowie Kollegen auf Ihre Firmenkontakte und persönlichen Outlook-Kontakte zu ohne Datenspeicherung auf dem Endgerät. So sind Ihre wertvollen Daten immer verfügbar, können aber nicht in unbefugte Hände geraten, z. B. bei Verlust des Mobiltelefons. Anrufer-Pop-up auf dem Handy-Display. Ein Pop-up auf dem Handy-Display zeigt alle wichtigen Anruferdaten an, ganz so, wie Sie es vom Bildschirm im Büro kennen! Dafür müssen die Daten nicht auf Ihrem Mobiltelefon gespeichert sein. Statusanzeige besetzt bei Handy-Telefonaten. Besetzt? Abgewiesen? Wer Kollegen auf dem Mobiltelefon kontaktieren will, muss sein Glück oft mehrfach versuchen. Binden Sie auch Mobiltelefone in Ihr Presence Management ein! Ob Ihr Kollege mit dem Bürotelefon oder Handy telefoniert, spielt dann keine Rolle mehr. Sie sehen in jedem Fall, dass er gerade nicht erreichbar ist. Presence Management. In Echtzeit rufen Sie den Präsenzstatus Ihrer Kollegen ab oder bearbeiten Ihren eigenen Status. Einheitliches Anrufjournal. Octopus Desk UC erfasst sämtliche Festnetz- und Mobiltelefonate für eine lückenlose Anrufhistorie! Das Journal lässt sich nach unterschiedlichen Kriterien einfach durchsuchen und archivieren. Wählen aus Outlook und Co. Arbeiten wie mit dem Festnetz mit einem Mausklick wählen Sie aus Microsoft Outlook, Lotus Notes, Tobit David, Microsoft Dynamics CRM/NAV und weiteren Anwendungen für Ihr Handy. Die perfekte Lösung, wenn Sie nicht an Ihrem Arbeitsplatz sitzen oder kein Bürotelefon haben. Parallel-Signalisierung. Anrufe für Ihr Mobiltelefon werden sowohl an Ihrem PC-Bildschirm angezeigt, als auch auf dem Handy-Display. Sie können das Telefonat per Mausklick annehmen. Freie Endgerätewahl. Sie sind gerade auf dem Sprung, als der wichtige Anruf kommt? Nehmen Sie einfach Festnetz-Anrufe mobil an. Je nach Situation können Sie entscheiden, ob Sie Ihr Festnetz- oder Mobiltelefon wählen. One-Number-Funktion für unterwegs. Sparen Sie Kosten und telefonieren Sie auch unterwegs kostengünstig über das TK-System Ihres Unternehmens! SMS-Info und Fernabfrage. Lassen Sie sich per SMS über ein neues Fax oder eine neue Sprachnachricht auf der Voicebox Ihres Bürotelefons informieren! Mittels der Absenderidentifizierung wissen Sie sofort, von wem die Nachricht kommt. Sprachnachrichten können Sie einfach und sicher per Fernabfrage abrufen.

6 Den Arbeitsalltag effektiver gestalten. Mit modernen Kommunikationslösungen. Für Ihre Firmenkontakte. Octopus Desk UC integriert Ihren gesamten Adressbestand und erlaubt den mobilen Zugriff auf zentrale und persönliche Kontaktdaten. Dafür müssen Sie die Daten nicht auf Ihrem Endgerät speichern, synchronisieren oder replizieren. Die Kommunikationslösung stellt Ihnen vielmehr auf verschiedene Adressbücher verteilte Kontaktdaten jederzeit auf Knopfdruck zur Verfügung. Selbst Telefonbuch- CDs lassen sich problemlos integrieren. Für Ihre Anwendungen. Unabhängig davon, ob Sie sich für Microsoft Outlook, Lotus Notes oder Tobit David entscheiden Octopus Desk UC ist garantiert die richtige Lösung und integriert sich nahtlos in Ihren Client. Ganz ohne Aufpreis, da die Integrationsschnittstellen Bestandteil des Lieferumfangs sind. Genauso einfach lassen sich Telefonie- Funktionen in Microsoft Dynamics CRM oder NAV integrieren. Auch aus anderen Anwendungen stehen Ihnen die leistungsfähigen Kommunikationsdienste zur Verfügung. Über Programmier- und Skripting-Schnittstellen binden Sie Ihre vorhandenen Anwendungen, z. B. Ihr CRM- oder ERP-System, einfach an, übergeben Anruferdaten an einen Web-Routenplaner oder lassen automatisch eine Webseite öffnen. Für Ihren Administrator. Octopus Desk UC ist nicht nur vielseitig und leistungsfähig, sondern lässt sich zudem auch komfortabel in Ihrem Unternehmen installieren sowie administrieren. Das Web-Frontend verwaltet Benutzer, Lizenzen und alle UC Dienste zentral über eine einzige Oberfläche. Viele Prozesse sind bereits automatisiert und unterstützen vorhandene Routinen. Für Ihre individuellen Anpassungen bleibt Ihnen dennoch ausreichend Freiraum. Der Aufwand für den Administrator ist daher selbst dann gering, wenn Sie mehrere Standorte anbinden. Für Ihre Mitarbeiter. Bereits vom ersten Tag an können Ihre Mitarbeiter mit Octopus Desk UC arbeiten und das volle Potenzial ausschöpfen. Die Anwendung ist intuitiv und einfach zu bedienen. Für Ihren ROI. Mit vielen Workflows und durchdachten Kommunikationsfunktionen vereinfacht Octopus Desk UC den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter und erhöht so die Produktivität des gesamten Unternehmens. Durch die Integration dieser leistungsfähigen Funktionen in Ihre schon vorhandenen Anwendungen erhört sich deren Wertschöpfung zusätzlich. Ein echter Pluspunkt für Ihre Bilanz!

7 Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick. Das leistet Octopus Desk Unified Communications für Sie. CTI Wählen, Annehmen, Auflegen, Abweisen Rückfrage, Makeln, Konferenzen, Verbinden, Weiterleiten Anklopfer/Zweitanruf, Rufumleitung bis zu 5 Leitungen/Telefone je User Chefsekretariatsfunktionen One-Number-Funktion Favoritenfunktion, Schnellwahltasten Kombi-Anrufjournal für Festnetz- und Mobiltelefon erfasst kommende/gehende/verpasste Anrufe Wiedervorlage, Terminanrufe mit Notiz Offline-Protokollierung Suchfunktion/Ausdruck/Archivierung in CSV-Datei Anruferidentifizierung Anrufer-Pop-up am PC-Monitor/ auf Handy-Display Kontaktdatensatz automatisch öffnen Anruferdaten beim Verbinden übergeben Integrierte Workflows bei Anruf in Abwesenheit Übernahme Kontaktdaten in MS-Office-Vorlagen Anrufnotiz als /SMS an Kollegen senden Integration CTI-Funktionen aus Outlook, Notes, David nutzen Kontaktdatenzugriff aus Client Präsenzstatus mit Kalender abgleichen Hotkey-Wahl aus Browser, Office- Anwendungen usw. Hotkeys: für Annehmen, Auflegen, Kontaktsuche URL-Schnittstelle zum Wählen aus Intranet Oberflächenintegration MS Dynamics CRM und NAV ereignisgesteuerter Aktions-Manager Programmierschnittstellen: TAPI, COM, DDE, Web-Services Presence und Instant Messaging Anzeige Gesprächs-/Präsenzstatus Unterscheidung internes/externes Gespräch Rufumleitung und Team-Infos präsenzgesteuert ein/aus Präsenzvorlagen bearbeiten/neu anlegen Signal, wenn Kollege wieder erreichbar Status/Info/Rufumleitung von Kollegen ändern Instant Messaging, , SMS mit Kollegen optional: Terminliste von Kollegen sehen Signal, wenn Kollege Anruf nicht annimmt zusätzliches Frontend für Sekretariat/ Telefonzentrale Datenbankanbindung client- und serverseitige Anbindung unterstützt fast alle Rufnummernformate Microsoft Outlook/Exchange Lotus Notes/Domino Tobit David ODBC, LDAP/MAPI Microsoft Access Microsoft Dynamics CRM 3/4 und NAV 4/5 Telefonbuch-CDs Deutschland, Schweiz Faxempfang persönliche Faxdurchwahl, Empfang im Posteingang serverseitige Absenderidentifizierung integrierter Fax-Viewer mit Faxvorschau Weiterleitung als mit Anhang, automatischer Ausdruck serverseitiger Spam-Faxfilter Faxformat: TIFF/PDF zentrale Archivierung im Dateisystem Faxversand Versand aus Client mit WYSIWYG- Faxvorschau Faxdruckertreiber mit Steuerzeichenerkennung Serienfax aus Microsoft Word -Anhänge serverseitig in Fax konvertieren Sammelfax aus Einzeldokumenten Empfänger aus Exchange-/Domino- Adressbuch, weiteren Adressbüchern oder persönlichen Kontakten Empfänger aus weiteren Datenbanken gemischte Empfänger (Fax/ ) Faxrundsendung zentrale Deckblattvorlagen, Deckblatteditor für MS Word zeitversetzter Faxversand, automatische Wahlwiederholung Sendebericht mit Dokumentkopie/ automatischer Ausdruck Auflösung normal/hoch Faxabruf-Dienst/Fax on Demand Octopus Desk UC SMS SMS-Zugriff aus allen Octopus Desk UC-Diensten Senden (160 Zeichen), mehrere Empfänger gleichzeitig Rundsendung an Adressverteiler Versandbestätigung SMS bei neuem Fax/neuer Voic Voic Empfang als mit WAV-Anhang Briefkasten-LED am Systemtelefon (MWI) integrierter Voic -Player für PC/Telefon/ Abspielen über Windows Media Player persönliche/zentrale Ansagen Aufzeichnung per Telefon/Web-Recorder Ansagen-Upload und -Download (WAV-Format) Optionen: keine Nachricht hinterlassen/ Nachricht aufzeichnen Verbinden mit Mobilfunk oder Stellvertreter DTMF-Auswertung mit Anruf-Routing unternehmensweite Sonderansagen zeit-/präsenzgesteuerte Begrüßungen automatische Aktivierung für alle Benutzer Ansagensimulator zum Testen Voice-Menü mit DTMF-Steuerung Fernabfrage mit/ohne PIN-Zugriffschutz Webseite für UM-Einstellungen Single Message Store für UM-Nachrichten zentrale Konfiguration/Gruppeneinstellungen

8 Systemvoraussetzungen. So können Sie die moderne Kommunikationstechnik nutzen. Stand 09/2010 Änderungen und Irrtum vorbehalten Vbm Octopus Desk UC Server V4 Windows XP Professional/Windows 7 Workstation oder Windows Server 2003/2008 (32/64 bit) mindestens Internet Explorer 7/Firefox 3/Safari 3.1 für Web-Frontend Octopus Desk UC 2011 Clients Windows XP Professional/Vista /Windows 7 Microsoft Word für Deckblatt-/Messaging-Funktion (ab Version 2003, nur 32 bit) Microsoft Outlook (ab Version 2003, nur 32 bit)/lotus Notes (ab Version 6) Internet-Zugriff/aktueller Web-Browser für Web-Zugriff geeignete PBX/geeignetes Smartphone Kontakt persönlicher Kundenberater freecall Herausgeber: Telekom Deutschland GmbH Geschäftskunden Landgrabenweg Bonn