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1 Neuerungen Version Übersicht über die wichtigsten Änderungen und neuen Funktionen. Adressverwaltung...4 Doppelsuche Strasse, Weg, Gasse etc. optimiert...4 Auftragsbearbeitung...4 Vorauszahlung mit Steuercode inkl. Rückbuchung ergänzt...4 Vorauszahlung buchen...4 Sammelrechnungen auch mit negativen Lieferscheinen möglich...5 Dokumenttyp für negative Lieferscheine erstellen...5 Sammelgutschrift erstellen...5 Keine Sperre für Folgedokumente von Dokumenten mit Vorauszahlungen...6 Ausdruck Seriennummern auf Standarddokument...6 CRM...6 Kontakte von gelöschten Adressen werden nicht mehr angezeigt...6 Debitorenbuchhaltung...6 Steuercode bei Vorauszahlung inkl. Rückbuchung...6 Buchungsart Vorauszahlung anpassen...6 Vorauszahlung buchen...7 Rechnung und Vorauszahlung verrechnen...7 E-Banking...7 Schnittstelle Finnova 2.6 und Bank Linth...7 E-Rechnung PostFinance...7 Kundenregistrierung in PROFFIX einlesen...8 E-Rechnungsbestätigungen direkt abholen...8 Einkaufsverwaltung...8 Einstandspreis beim Wareneingang zum Artikel schreiben...8 Elektronische Dokumente...8 Stand Dezember / 26

2 e-dec... 8 Unterstützte Schnittstellen... 8 Bestellung bei Mercurio Technology GmbH... 8 Bestellung bei TransSoft GmbH... 8 Vorgehen in PROFFIX... 8 Zusatzfelder für Artikel definieren... 8 Zusatzfelder für Auftragsdokument... 9 Einstellungen Einstellungen für PowerSuite von Mercurio Technology GmbH Einstellungen für ExpoVit e-dec von TransSoft GmbH Lagerartikel mit Angaben für Zoll ergänzen und Auftragsdokument erstellen Daten für Zollanmeldung exportieren Elektronische Veranlagungsverfügung (evv) evv Kunden von TransSoft, Software ExpoVit e-dec evv Kunden von Mercurio, Software PowerSuite evv in PROFFIX einlesen für PowerSuite-Kunden DPD Etiketten Zusatzfelder auf Dokumentpositionen Einstellungen in PROFFIX für Schnittstelle zu DPD DELISprint Einstellungen in DPD DELISprint Export für Etiketten-Druck starten Paketnummern importieren Prefix SSCC Finanzbuchhaltung Konsolidierungsdefinitionen inaktiv setzen Subventionen, Kurtaxen etc Steuercodes erstellen Anpassungen an der Steuerabrechnung MWST-Abrechnung Abrechnungsperiode Halbjahr Saldosatzanzeige im MWST-Formular wählbar «Budget konsolidiert» ist optional einschaltbar Budgetbetrag auch bei 0 berechnen Budgetcode-Vorschlag optimiert Kreditorenbuchhaltung Standardmitteilung für Vergütungen Kundeninstallationsverwaltung Verfügbare Dokumente bei «Installation ab Dokument» Farbliche Darstellung der Serviceaufträge in der Installation Gruppierungsfeld für farbliche Gruppierung in der Tabellenansicht Gruppierungsfeld definieren Tabellenansicht Installationen innerhalb der Gruppe markieren Lagerverwaltung Überprüfung des Enddatum des Auftrags bei Lagerbuchung Leistungsverwaltung Korrektur Gruppenrechte Mitarbeiter Rapporte Lohnbuchhaltung Verbuchungsliste Lohn sortiert nach Lohnart Quellensteuerabrechnung Mitarbeiter mit Wegfall von Quellensteuer BUR für ELM nicht mehr zwingend Office Integration Outlook-Integration Gesendete Mails nach dem Senden speichern Serviceauftragsverwaltung Benutzerdefinierte Farben zwischenspeichern Spalten erweitert Stand Dezember / 26

3 Tabelle Servicepositionen Tabellen Serviceaufträge und Servicepositionen Telefonintegration Einsatz ohne Leistungsverwaltung möglich Webshop Preis auf Anfrage auch für Verkaufspreis Benutzerdefinierte Farben zwischenspeichern Linkbox um -Link (mailto:) ergänzt Unterschiedliche Dokumenttypen für Offerten, Bestellungen und Merklisten Suchresultate nur auf letzter Navigations-Ebene anzeigen Stand Dezember / 26

4 Adressverwaltung Doppelsuche Strasse, Weg, Gasse etc. optimiert Ist in den Einstellungen der Adressverwaltung die Doppelsuche aktiviert und definiert, prüft PROFFIX beim Erfassen einer neuen Adresse, ob diese Adresse bereits erfasst ist. So werden Doppelerfassungen vermieden. Zusätzlich können in der «Adressverwaltung» doppelt erfasste Adressen zusammengeführt werden («Extras» «doppelte Adressen suchen»). Die Doppelsuche wurde optimiert. Neu berücksichtigt PROFFIX Abkürzungen im Feld «Strasse». So wird beispielsweise «Hauptstrasse 35» und «Hauptstr. 35» als gleicher Eintrag erkannt. Auftragsbearbeitung Vorauszahlung mit Steuercode inkl. Rückbuchung ergänzt Auszug aus der MWST-Info 16 der Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV: «Bei Vorauszahlungen für nicht von der Steuer befreite Leistungen muss das Entgelt in der Abrechnungsperiode deklariert werden, in welcher das Entgelt vereinnahmt worden ist. Dasselbe gilt bei Leistungen ohne Rechnungsstellung.» Die bereits bestehende Möglichkeit Vorauszahlungen z.b. auf Auftragsbestätigungen zu buchen, wurde mit dem Feld «Steuercode» ergänzt. Bei der Umwandlung der Auftragsbestätigung in eine Rechnung wird die Vorauszahlung automatisch in Abzug gebracht. Vorauszahlung buchen 1. Auftragsbestätigung erstellen oder bestehende aufrufen 2. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Vorauszahlung definieren» (Ctrl + Umschalt + R) 3. Zahlungseingang definieren (Zahlungsdatum, Buchungsart, Konto, Betrag) 4. Unter «Vorauszahlung» Buchungsart «Vorauszahlung» wählen 5. Konto und Steuercode wählen (Falls das gewünschte Konto nicht zur Auswahl steht, müssen Sie dieses der Buchungsart zuweisen. Drücken Sie dazu im Feld «Buchungsart» die Befehlstaste F4 oder klicken Sie auf die Auswahlpunkte rechts neben der Buchungsart und klicken Sie im Menü «Bearbeiten» auf den Befehl «Buchungsart ändern». Fügen Sie das gewünschte Konto hinzu) Weitere Details finden Sie unter «Buchungsart Vorauszahlung anpassen» auf Seite 6. oder ein weiteres Beispiel: Bahnhofgasse und Bahnhofstrasse Es stehen nur Steuercodes mit aktivierter Option «inklusiv MWST» zur Auswahl. Stand Dezember / 26

5 Sammelrechnungen auch mit negativen Lieferscheinen möglich Ab sofort können Sie mehrere negative Lieferscheine über die Funktion «Sammelrechnung» in eine Gutschrift zusammengefasst werden, wie dies bei Lieferscheinen in eine Rechnung bereits möglich war. Dokumenttyp für negative Lieferscheine erstellen 1. Klick auf Modul «Auftragsbearbeitung» 2. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Hilfstabellen» «Dokumenttypen verwalten» 3. Dokumenttyp «Lieferschein» kopieren 4. Option «Negativ» einschalten und mit «Ok» bestätigen Sammelgutschrift erstellen Vorarbeit: Auftragsdokumente des oben erstellen Dokumenttyps «Lieferschein Negativ» wurden erstellt 1. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Sammelrechnung» 2. Evtl. Suche eingrenzen mit Angabe von Datumsbereich oder Adresse 3. Bei Dokumenttyp «Lieferschein Negativ» auswählen. Beachten Sie, dass alle Dokumenttypen bei welchen die Option «Negativ» deaktiviert sind, nicht ausgewählt sind 4. Klick auf Schaltfläche «Suchen» 5. Evtl. Positionen mit Doppelklick auf Position von der Auswahl ausschliessen 6. Unter «Sammelrechnung» Dokumenttyp «Gutschrift (m. Lager)» auswählen 7. Evtl. weitere Angaben unter «Sammelrechnung» definieren 8. Klick auf Schaltfläche «Ok» um Sammelgutschrift erstellen zu lassen Alle Dokumente mit blauem Haken am Anfang der Zeile werden in der Gutschrift zusammengefasst. Stand Dezember / 26

6 Keine Sperre für Folgedokumente von Dokumenten mit Vorauszahlungen Bis anhin konnte, wenn eine Auftragsbestätigung mit Vorauszahlung in ein Folgedokument umgewandelt wurde (z.b. Rechnung), das Folgedokument nach dem Speichern nicht mehr verändert werden. Ab sofort werden Dokumente mit Vorauszahlungen nicht mehr gesperrt, solange die Vorauszahlung nicht den Totalbetrag der Rechnung ausmacht. Ausdruck Seriennummern auf Standarddokument Neu werden im Standarddokument der «Auftragsbearbeitung» die Seriennummern auch ausgedruckt. Falls mehrere vorhanden sind, werden diese mit Komma getrennt in einem Feld angezeigt. Um eigene Auftragsdokumente mit den Seriennummern zu ergänzen, können Sie in der Datenzeile «Artikel/Frei/Margen» im Feld mit den Bezeichnungen am Ende folgenden Befehl ergänzen: + If( AUF_DokumentPos.Serienummern <> "", Chr$( 13 ) + "Serie-Nr.: " + StrSubst$ ( AUF_DokumentPos.Serienummern, Chr$(13), ", "), "" ) Beachten Sie dass es für den Lieferschein eine separate Datenzeile «Artikel/Frei/Margen für LS» gibt. Nehmen Sie, falls gewünscht, die Anpassungen auch dort vor. CRM Kontakte von gelöschten Adressen werden nicht mehr angezeigt In einer Aktivität werden neu bei der Suche nach Kontakten, Kontakte einer gelöschten Adresse nicht mehr angezeigt. Um diese einzublenden deaktivieren Sie in der Suchmaske die Option «nur aktive Kontakte». Debitorenbuchhaltung Steuercode bei Vorauszahlung inkl. Rückbuchung Auszug aus der MWST-Info 16 der Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV: «Bei Vorauszahlungen für nicht von der Steuer befreite Leistungen muss das Entgelt in der Abrechnungsperiode deklariert werden, in welcher das Entgelt vereinnahmt worden ist. Dasselbe gilt bei Leistungen ohne Rechnungsstellung.» Buchungsart Vorauszahlung anpassen 1. Klick auf Modul «Debitorenbuchhaltung» 2. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Hilfstabellen» «Buchungsarten verwalten» 3. Buchungsart «Vorauszahlungen» mit Doppelklick bearbeiten 4. Klick auf Symbol «Neues Konto» rechts neben der Tabelle der definierten Konten 5. Gewünschtes Konto für Vorauszahlungen auswählen oder evtl. ein neues erstellen 6. Klick auf Schaltfläche «Ok» um Eingabe als zulässiges Konto der gewählten Buchungsart zu speichern 7. Klick auf Schaltfläche «Ok» um Buchungsart zu speichern Stand Dezember / 26

7 Vorauszahlung buchen 1. Klick im Menü «Bearbeiten» auf Befehl «Zahlung erfassen» (Ctrl + Z) 2. Adress-Nr. wählen und mit Enter bestätigen oder Klick auf «Suchen» 3. Keine Position markieren und Klick auf Schaltfläche «Ok» 4. Klick auf «Ja» 5. Zahlungsdatum eintragen 6. Buchungsart «Bank (ein)» 7. Soll-Konto kontrollieren 8. Betrag eingeben 9. Klick auf Schaltfläche «Einfügen» 10. Buchungsart «Vorauszahlung» wählen 11. Haben-Konto auswählen (z.b Anzahlungen von Kunden) 12. Klick auf Schaltfläche «Einfügen» 13. Klick auf Schaltfläche «Ok» um Buchung zu speichern Rechnung und Vorauszahlung verrechnen Wird später die Rechnung erstellt, können Sie in der «Debitorenbuchhaltung» die Vorauszahlung der Rechnung abziehen. Als Restguthaben wird ein Rechnungssaldo gebildet. 1. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Vorauszahlung verbuchen» (Ctrl + Umschalt + O) 2. Geben Sie die Suchkriterien ein (z.b. Adresse) 3. Aktivieren Sie die Option «Offene Posten auch anzeigen» 4. Klick auf Schaltfläche «Suchen» 5. Markieren Sie die Vorauszahlung und Rechnung, welche Sie miteinander verrechnen wollen (Doppelklick) 6. Definieren Sie unter «Buchung» die gewünschten Einstellungen 7. Klick auf Symbol «Rechnung», rechts neben der Tabelle (Ctrl + R) 8. Klick auf Schaltfläche «Ok» um die Verrechnung zu speichern E-Banking Schnittstelle Finnova 2.6 und 2.7 Neu mit URL-Encryption beim Login Bank Linth E-Banking-Lösung bietet neuen, verbesserten Authenticator-Service E-Rechnung PostFinance Neues Format «Yellowbill Invoice 2.0» für E-Rechnungen integriert Stand Dezember / 26

8 Kundenregistrierung in PROFFIX einlesen Neu kann die User-ID eines Kunden, der den E-Rechnung-Service der PostFinance oder von SIX Payment Service abonniert hat, direkt ins PROFFIX heruntergeladen und auf der entsprechenden Adresse abgelegt werden. E-Rechnungsbestätigungen direkt abholen Ab sofort können Bestätigungen zu versendeten E-Rechnungen in PROFFIX abgeholt und eingesehen werden. Wurde eine Rechnung abgelehnt, beispielsweise aufgrund einer falschen ESR-Referenznummer, wird die Rechnung von PROFFIX zur erneuten Bearbeitung freigegeben. Einkaufsverwaltung Einstandspreis beim Wareneingang zum Artikel schreiben Die bestehende Möglichkeit, Preise bei einem Wareneingang zum Artikel schreiben wurde erweitert. Bisher konnte entschieden werden, ob der Brutto oder Nettopreis ins Feld «Einkaufspreis» übernommen werden soll. Mit der neuen Option «Einstandspreis» wird zusätzlich zum Einkaufspreis auch der kalkulierte Einstandspreis auf den Artikel zurückgeschrieben. Elektronische Dokumente e-dec Ab dem 1. Januar 2013 wird die Eidgenössische Zollverwaltung (EZV) keine Einfuhr- und Ausfuhrzollmeldungen in Papierform mehr annehmen. Die Papier-Formulare (Einfuhr) und (Ausfuhr) werden nicht mehr akzeptiert. Die Zollanmeldungen sind elektronisch zu erfassen. Mit dem EDV-Verfahren «e-dec Export» der Eidgenössischen Zollverwaltung (EZV) wird die Verzollung vollständig automatisiert. Bestellung bei Mercurio Technology GmbH Informationen zu den verschiedenen Varianten von PowerSuite sind unter zu finden. Hier erhalten Sie auch Informationen zum Bestellvorgang. Bestellung bei TransSoft GmbH Die Vorgehensweise finden Sie unter: Schaltfläche «Demofilm» Vorgehen in PROFFIX Für die Übermittlung der Auftragsdaten an die Verzollungssoftware wird das Werkzeug «elektronische Dokumente» vorausgesetzt. Die Verzollungssoftware benötigt einige Zusatzinfos um eine elektronische Zollanmeldung erstellen zu können. Erstellen Sie dazu untenstehende Zusatzfelder auf dem Artikel und dem Auftragsdokument. Zusatzfelder für Artikel definieren 1. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Einstellungen» 2. Klick auf Register «Datenbank» 3. Klick auf Tabelle «Artikel» 4. Klick auf Schaltfläche «Zusatzfelder» 5. Klick auf Schaltfläche «Neues Zusatzfeld» 6. Erstellen Sie die Zusatzfelder «Zolldeklaration», «Tarifnummer» und «Tarifschlüssel» Definieren Sie die Feldlänge gemäss den Abbildungen. Diese wurden den Schnittstellen angepasst. Wenn der Inhalt länger sein sollte, werden nicht die ganzen Daten exportiert. Zolldeklaration Ein Artikel mit aktiviertem Zusatzfeld «Zolldeklaration» wird für die Zollanmeldung exportiert. Neu bietet PROFFIX Schnittstellen zu zwei verschiedenen Verzollungssoftwares. Damit werden Auftragsdaten der Verzollungssoftware übergeben und stehen dort für die einfache Erstellung der e-dec Zollanmeldung zur Verfügung. Dies spart Zeit und sorgt für nahtlose Logistik- und Verzollungsprozesse. Neben einem automatisierten Zollmeldeverfahren leisten diese Verzollungslösungen einen wichtigen Beitrag zur sicheren Archivierung der elektronischen Veranlagungsverfügung (evv), für die gesetzlich eine Aufbewahrungsdauer von zehn Jahren vorgeschrieben ist. Unterstützte Schnittstellen PowerSuite von Mercurio Technology GmbH (Schnittstelle mit Webservice) ExpoVit e-dec von TransSoft GmbH (Text-Schnittstelle) Stand Dezember / 26

9 Soll die Option «Zolldeklaration» mehrheitlich aktiviert sein, so tragen Sie im Feld «Vorgabewert» eine 1 ein. Falls Sie nur wenige Artikel exportieren, tragen Sie 0 ein. Tarifnummer Jede Ware wird im Gebrauchszolltarif (Tares) einer Tarifnummer zugeordnet. Diese Tarifnummer ist u.a. massgebend für die Abgabenberechnung bei der Importveranlagung, für allfällige Bewilligungspflichten oder zu beachtende nicht zollrechtliche Erlasse (NZE) bei der Import- bzw. Exportveranlagung und für die Erstellung der Aussenhandelsstatistik. Informationen und Übersicht über Tarifnummern erhalten Sie im Tares. Zusatzfelder für Auftragsdokument 1. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Einstellungen» 2. Klick auf Register «Datenbank» 3. Klick auf Tabelle «Dokumente Auftrag» 4. Klick auf Schaltfläche «Zusatzfelder» 5. Klick auf Schaltfläche «Neues Zusatzfeld» 6. Erstellen Sie die Zusatzfelder «Versender Referenz», «Empfänger Referenz» Definieren Sie die Feldlänge gemäss den Abbildungen. Diese wurden den Schnittstellen angepasst. Wenn der Inhalt länger sein sollte, werden nicht die ganzen Daten exportiert. Tarifschlüssel Statistischer Einfuhr- resp. Ausfuhrschlüssel (dreistelliger Schlüssel). Diesen finden Sie ebenfalls im Tares. Rufen Sie dazu die gewünschte Tarifnummer auf. Stand Dezember / 26

10 Um gleiche Angaben auf mehreren bereits erfassten Artikeln zu hinterlegen, verwenden Sie in der «Lagerverwaltung» im Menü «Extras» die Funktion «Massenmutation» Einstellungen In den Einstellungen der «elektronischen Dokumente» definieren Sie die Angaben zur Schnittstelle Einstellungen für PowerSuite von Mercurio Technology GmbH Wählen Sie die Option «mercurio PowerSuite e-dec» aus und definieren Sie die Angaben der in der Abbildung markierten Felder. Beachten Sie die Hinweise. Hinweise e-dec Datei Übermittlung Die Angaben für den Webservice welche Sie unter «e-dec Datei Übermittlung» eintragen müssen, erhalten Sie von der Firma Mercurio Technology GmbH e-dec Parameter Mandant und Passwort Ebenfalls erhalten Sie von der Firma Mercurio Technology GmbH die Angaben des Mandanten und das Passwort (siehe e-dec Parameter) Mail an, Mail CC an, Mail an (nur bei Fehler), Detaillevel für Mails Tragen Sie die Mail-Adressen ein, welche Bestätigungen oder Fehlermeldungen erhalten sollen und definieren Sie unter «Detaillevel für Mails» bei welchem Ereignis eine Meldung per erwünscht ist. Versender Referenz, Empfänger Referenz, Tarifnummer, Tarifschlüssel, Zolldeklaration Weisen Sie bei «Versender Referenz», «Empfänger Referenz», «Tarifnummer», «Tarifschlüssel» und «Zolldeklaration» die für e-dec erstellten Zusatzfelder zu (Erstellung der Zusatzfelder siehe Seite 8 9) Deklarant Haben Sie eine Deklaranten-Nr. eingetragen, wird diese aus PROFFIX an PowerSuite übergeben. Falls keine vorhanden ist, vergibt PowerSuite die Deklaranten-Nr. beim Erstellen der Zollanmeldung. Ergänzungsvorlagennummer Tragen Sie unter «Ergänzungsvorlagennummer» die Vorlagennummer aus PowerSuite ein. Diese Vorlage beinhaltet Vorgabewerte für die Zollanmeldung. Dokumenttyp Bestimmen Sie den Dokumenttyp, aus welchem die Auftragsdaten exportiert werden sollen Incoterms ab Lieferart Mit aktivierter Option «Incoterms ab Lieferart» wird als Incoterm-Code die Lieferart des Auftragsdokuments exportiert und übergibt die definierte Bezeichnung der Lieferart in der Sprache der Adresse des Auftragsdokuments. Gültige Incoterm-Codes Definieren Sie die gültigen Incoterm-Codes. Beim Exportieren des Incoterm-Codes überprüft PROFFIX den aus der Lieferart ausgelesenen Incoterm-Code mit den in den Einstellungen definierten gültigen Incoterm-Codes. Falls keine Übereinstimmung gefunden wurde, wird der Incoterm-Code nicht exportiert. Stand Dezember / 26

11 Einstellungen für ExpoVit e-dec von TransSoft GmbH Wählen Sie die Option «TransSoft ExpoVit e-dec» aus und definieren Sie die Angaben der in der Abbildung markierten Felder. Beachten Sie die Hinweise. Hinweise Verzeichnis Datenaustausch In der Software ExpoVit e-dec ist im Register «Import aus ERP» ein Pfad eingetragen. Tragen Sie diesen Pfad 1:1 im PROFFIX in das Feld «Verzeichnis Datenaustausch» ein. Versender Referenz, Empfänger Referenz, Tarifnummer, Tarifschlüssel, Zolldeklaration Weisen Sie bei «Versender Referenz», «Empfänger Referenz», «Tarifnummer», «Tarifschlüssel» und «Zolldeklaration» die für e-dec erstellten Zusatzfelder zu (Erstellung der Zusatzfelder siehe Seite 8 9) Deklarant Tragen Sie Ihre Deklaranten-Nr. ein. Diese wird aus PROFFIX an ExpoVit e-dec übergeben. Incoterms ab Lieferart Mit aktivierter Option «Incoterms ab Lieferart» wird als Incoterm-Code die Lieferart des Auftragsdokuments exportiert. Gültige Incoterm-Codes Definieren Sie die gültigen Incoterm-Codes. Beim Exportieren des Incoterm-Codes überprüft PROFFIX den aus der Lieferart ausgelesenen Incoterm-Code mit den definierten gültigen Incoterm-Codes. Falls keine Übereinstimmung gefunden wurde, wird der Incoterm-Code nicht exportiert. Stand Dezember / 26

12 Lagerartikel mit Angaben für Zoll ergänzen und Auftragsdokument erstellen Ergänzen Sie die Angaben in den Zusatzfeldern des Artikels Erstellen Sie ein Auftragsdokument des in den Einstellungen der elektronischen Dokumente definierten Dokumenttyps (z.b. Lieferschein) Ergänzen Sie die Angaben in den Zusatzfeldern des Auftragsdokumentes (Ctrl + Z) Daten für Zollanmeldung exportieren Haben Sie ein Auftragsdokument mit den Angaben für die Zollanmeldung wie Tarifnummer etc. erstellt, können Sie über das Werkzeug «elektronische Dokumente» die Auftragsdaten exportieren und mit diesen in der Software «PowerSuite» oder «ExpoVit e-dec» Zollanmeldungen erstellen. 1. Klick auf Werkzeug «elektronische Dokumente» 2. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Dokumente für e-dec exportieren» 3. Evtl. Suche eingrenzen 4. Klick auf Schaltfläche «Suchen» 5. Evtl. Positionen mit Klick auf Symbol «Dokument ändern», um Angaben der Zusatzfelder für e-dec zu ändern und mit «Ok» bestätigen 6. Doppelklick auf Positionen, welche vom Export ausgeschlossen werden sollen 7. Klick auf Schaltfläche «Ok» um den Export zu starten Alle Positionen mit blauem Haken am Anfang der Zeile werden exportiert. Elektronische Veranlagungsverfügung (evv) Der Schweizer Zoll erstellt für jede Ein- und Ausfuhrzollanmeldung eine Veranlagungsverfügung, welche als Nachweis für die Ein- oder Ausfuhr der Ware gilt. Neu wird diese Veranlagungsverfügung als elektronisches Dokument ausgestellt, welches über die Dauer von 10 Jahren archiviert werden muss. Elektronische Veranlagungsverfügungen (evv) werden von der Eidgenössischen Zollverwaltung (EZV) mit einer elektronischen Signatur versehen. evv Kunden von TransSoft, Software ExpoVit e-dec Die Software «ExpoVit e-dec» kümmert sich selbständig um den Download und die Archivierung der signierten elektronischen Veranlagungsverfügungen. EVV, Prüfungsprotokoll etc. werden in einem Unterverzeichnis des Ordners «Sending» automatisch abgelegt. evv Kunden von Mercurio, Software PowerSuite PowerSuite holt die elektronischen Veranlagungsverfügungen vollautomatisch ab und erstellt das Prüfprotokoll dazu. Die evv werden auf Wunsch direkt in der Software archiviert und mit einer Ampel visualisiert. Zusätzlich können evv für die Archivierung in PROFFIX auch per zugestellt und dort gemäss folgender Anleitung archiviert werden. Änderungen an «Tarifnummer» und «Tarifschlüssel» werden in der «Lagerverwaltung» zurückgeschrieben. So stehen Ihnen die aktuellen Angaben bei einer weiteren Verwendung zur Verfügung. Änderungen an der «Versender Referenz» und «Empfänger Referenz» werden automatisch im Auftragsdokument übernommen. Stand Dezember / 26

13 evv in PROFFIX einlesen für PowerSuite-Kunden 1. Die angehängte XML-Datei des s und muss gespeichert werden 2. Klick auf Werkzeug «elektronische Dokumente» 3. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Elektronische Veranlagungsverfügung evv einlesen» 4. Verzeichnis, in welchem die evv-dateien (XML) gespeichert sind, auswählen 5. Option «Dokument mit Adresse verknüpfen» aktivieren, um evv bei Adresse abzulegen 6. Option «Dokument mit Artikel verknüpfen», um evv in der «Lagerverwaltung» auf Artikel zu speichern 7. Klick auf Schaltfläche «Ok» DPD Etiketten Mit der Schnittstelle zu DPD DELISprint können Sie aufgrund eines Auftragsdokumentes DPD Etiketten drucken und die Paketnummern auf die Artikelpositionen des Auftragsdokumentes zurückschreiben. Zusatzfelder auf Dokumentpositionen Für die Schnittstelle müssen Sie mit den Angaben einer Auftragsposition bestimmte Zusatzinfos mitliefern. 1. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Einstellungen» 2. Klick auf Register «Datenbank» 3. Klick auf Tabelle «Dokumentpositionen Auftrag» 4. Klick auf Schaltfläche «Zusatzfelder» 5. Klick auf Schaltfläche «Neues Zusatzfeld» 6. Erstellen Sie die Zusatzfelder «Versandart», «Paketnummer» Hinweise Markieren Sie die gewünschte Position und klicken Sie auf das Symbol «Beleg anzeigen» (Ctrl + A) um die Verfügung anzeigen zu lassen. Mit aktivierten Optionen «Dokument mit Adresse verknüpfen» oder «Dokument mit Artikel verknüpfen» werden die Dokumente mit der Adresse und/oder mit dem Artikel verknüpft. Sie finden im Register «Dokumente» die Rubrik «Veranlagungsverfügung Ausfuhr» pro Adresse und/oder pro Artikel die eingelesene evv. Aufgrund der gewählten Versandart generiert DELISprint von DPD den dazugehörigen Servicecode Text Servicecode Beschreibung NP 101 Normales Paket >5kg KP 136 Kleines Paket <5kg NP,NN 109 Nachnahme NP,E8 350 Express 08:30 NP,E Express 10:00 NP,E Express 12:00 NP,GUA 155 Express 18:00 / Garantiepaket NP,EX 302 Express International CR 101 Rückholauftrag Stand Dezember / 26

14 Einstellungen in DPD DELISprint 1. Klick im Menü «Pakete» auf den Befehl «Pakete importieren» 2. Erstellen Sie eine neue Import-Definition mit Klick auf Schaltfläche «Neu» Berücksichtigen Sie bei der Definition der Feldlänge, dass pro Position mehrere Paketnummern vorhanden sein können. Einstellungen in PROFFIX für Schnittstelle zu DPD DELISprint 1. Klick auf Werkzeug «elektronische Dokumente» 2. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Einstellungen» 3. Weisen Sie bei «Versandart» und «Paketnummer» die erfassten Zusatzfelder zu 4. Wählen Sie unter Referenz 1 und Referenz 2 jene Felder, welche die Angaben für die Felder Referenz 1 und Referenz 2 für den Etikettenausdruck beinhalten 5. «Exportieren nach»: Definieren Sie den Speicherort für die Dateien, welche PROFFIX beim Export für den Etiketten-Druck erstellt. 6. «Importieren von»: Aus dem Programm DELISprint von DPD werden Paketnummern der importierten Lieferungen exportiert (csv-datei). Diese Informationen können im PROFFIX importiert werden. Die Angaben werden somit auf die Auftragspositionen von PROFFIX zurückgeschrieben. Wählen Sie den Speicherort für die csv-dateien. Stand Dezember / 26

15 Prefix SSCC Neu kann in den Einstellungen der «Elektronischen Dokumente» ein Prefix angegeben werden, der vor die SSCC-Nr. gesetzt wird. Ist kein Prefix definiert wird als Prefix wie bis anhin die 3 verwendet. 3. Definieren Sie das Dateiformat gemäss obenstehenden Abbildungen und bestätigen Sie mit «Ok» Export für Etiketten-Druck starten 1. Klick auf Werkzeug «elektronische Dokumente» 2. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Dokumente für DPD DELISprint exportieren» 3. Evtl. Suche eingrenzen 4. Klick auf Schaltfläche «Suchen» 5. Klick auf Schaltfläche «Ok» 6. Die Daten können nun in der Software DPD DELISprint importiert werden Wenn im Feld «Versandart» nichts definiert ist, wird standardmässig «NP» exportiert Paketnummern importieren Um Paketnummern zu der entsprechenden Auftragsposition zurückzuschreiben, können Sie die aus DELISprint exportierte csv-datei importieren. 1. Klick auf Werkzeug «elektronische Dokumente» 2. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Paketnummer von DPD DELISprint importieren» 3. Klick auf Schaltfläche «Ok» Stand Dezember / 26

16 Finanzbuchhaltung Konsolidierungsdefinitionen inaktiv setzen Sobald Buchungen konsolidiert wurden, können Konsolidierungs-Definitionen nicht mehr gelöscht werden. Ab sofort können bestehende Konsolidierungs-Definitionen inaktiv gesetzt werden. («Konsolidierung» «Konsolidierungs-Definition verwalten») Subventionen, Kurtaxen etc. Bei den Steuercodes steht neu die Option «Subventionen» zur Verfügung. Mit dieser Option können Vorsteuerkürzungen auf Mittelflüssen im Zusammenhang mit Nicht- Entgelten gemäss Art. 18 Abs. 2 MWSTG Bst. a-c (Subventionen, Kurtaxen etc.) vorgenommen werden. Details zu Subventionen finden Sie in der MWST-Info 05 auf Beispiel auf der MWST-Info 05 Ein Verkehrsverein, der nebst dem Hauptgeschäft ein Reisebüro führt, erhält vom Kanton Subventionen (Kurtaxen). Einzig der Tätigkeitsbereich des Verkehrsvereins ist von der Problematik der Vorsteuerkürzung betroffen. Steuercodes erstellen Steuercode für Nicht-Entgelte wie Subventionen, Kurtaxen etc. Nicht-Entgelte im Sinne von Art. 18 Abs. 2 MWSTG Bst. a-c wie Subventionen, Kurtaxen etc. sind in der Ziffer 200 bzw. 230 der MWST-Abrechnung nicht zu deklarieren, sondern müssen auf der Ziffer 900 ausgewiesen werden. Verwendungsbeispiel: Der Verkehrsverein erhält CHF Kurtaxen (Zahlungseingang) Prozent: 8% Zahl-Prozent: 0% Inklusiv MWSt Stand Dezember / 26

17 Vorsteuerkürzung Nicht-Entgelte wie Subventionen und Kurtaxen Die Vorsteuerzüge auf Objekten und Dienstleistungen, die mit Subventionen erworben wurden, sind verhältnismässig zu kürzen. Mehr Details dazu finden Sie in der MWST-Info 05 auf Die Vorsteuerkürzung ist auf Ziffer 420 der MWST- Abrechnung auszuweisen. Erstellen Sie die Steuercodes je nach Bedarf für Material und Dienstleistungen und/oder Investitionen und übriger Aufwand. Verwendungsbeispiel für Steuercode «Vorsteuerkürzung Nicht-Entgelte auf Investitionen»: Der Verkehrsverein kauft Sitzbänke für Aussichtspunkte auf den Wanderwegen. Vorsteuerkürzung Nicht-Entgelte auf Investitionen/übriger Aufwand Vorsteuerkürzung auf Investitionen und übriger Aufwand, die mit Subventionen, Kurtaxen, etc. (Nicht-Entgelte, Art. 33 Abs. 2 MWSTG) erworben wurden. Prozent: 8% Zahl-Prozent: 0% Inklusiv MWSt Option «Investition» aktivieren Option «Subventionen» aktivieren Vorsteuerkürzung Nicht-Entgelte auf Material- und Dienstleistungsaufwand Vorsteuerkürzung auf Material- und Dienstleistungen, die mit Subventionen, Kurtaxen, etc. (Nicht-Entgelte, Art. 33 Abs. 2 MWSTG Bst. a-c) erworben wurden. Prozent: 8% Zahl-Prozent: 0% Inklusiv MWSt Option «Subventionen» aktivieren Stand Dezember / 26

18 Anpassungen an der Steuerabrechnung 1. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Hilfstabellen» «Steuerabrechnung verwalten» 2. Auf Ziffer 400 Steuercode «VSt-Kürzung Nicht-Entgelte auf Waren» ergänzen (die errechnete Steuer wird dann auf Ziffer 420 automatisch abgezogen) 4. Auf Ziffer 900 Steuercode «Subventionen» zuweisen Nicht-Entgelte gemäss Art. 18 Abs. 2 MWSTG Bst. d-l sind auf der Ziffer 910 auszuweisen und haben keine Vorsteuerkürzung zur Folge. 3. Auf Ziffer 405 Steuercode «VSt-Kürzung Nicht-Entgelte auf Invest.» ergänzen (die errechnete Steuer wird dann auf Ziffer 420 automatisch abgezogen) Anwendungsbeispiel Eingang Subventionen von CHF Vorsteuerkürzung auf Investitionen (Gesamtbetrag der Rechnung: CHF , davon CHF 800. MWST) Beispiel Buchungen Stand Dezember / 26

19 MWST-Abrechnung Abrechnungsperiode Halbjahr Neu steht in den Einstellungen der Mehrwertsteuer die Option «Halbjahr» zur Verfügung. Diese Abrechnungsperiode kommt bei MWST-Pflichtigen mit Saldosteuersatz vor. Mit dieser Einstellung steuern Sie den Vorschlag des Datumsbereichs bei der Erstellung der MWST-Abrechnung. Wurde mit dem Steuercode Vorsteuerkürzung auf Waren gebucht, wird die Vorsteuer auf Ziffer 400 ausgewiesen und anlog dem obenstehendem Beispiel auf der Ziffer 420 korrigiert. Stand Dezember / 26

20 Saldosatzanzeige im MWST-Formular wählbar Die Formulare der MWST-Abrechnung mit Saldosteuersatz wurden um das Feld «Saldosatz drucken» ergänzt. Sie können nun wahlweise entscheiden, ob der Saldosteuersatz auf dem Formular gedruckt werden soll oder nicht. «Budget konsolidiert» ist optional einschaltbar Neu steht, falls Sie verschiedene Datenbanken konsolidieren, in den Einstellungen der «Finanzbuchhaltung» die Option «Budget konsolidieren» zur Verfügung. Aktivieren Sie diese Option nur im Konsolidierungs-Mandanten (Datenbank in welcher die Daten zusammengeführt werden). Ist die Option eingeschaltet, können in diesem Mandanten in der Budgetverwaltung die Budgetzahlen nur eingesehen, aber nicht verändert werden. 1. Öffnen Sie den Konsolidierungs-Mandanten («Datei» «Datenbank öffnen») 2. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Einstellungen» (Ctrl + E) 3. Klick auf Register «Finanzbuchhaltung» 4. Option «Budget konsolidieren» 5. Speichern Sie die Einstellungen (Ctrl + S) Im Modul «Finanzbuchhaltung» unter «Extras» «Budget verwalten» können Sie die Budgetzahlen nur noch einsehen. Stand Dezember / 26

21 Budgetbetrag auch bei 0 berechnen Neu wird in der Budgetverwaltung («Extras» «Budget verwalten») die Verteilung gemäss gewähltem «Budgetcode» auch berechnet, wenn bereits ein Budgetbetrag erfasst war und auf 0 geändert wird. Kreditorenbuchhaltung Standardmitteilung für Vergütungen Neu können Sie in den Einstellungen der «Kreditorenbuchhaltung» eine Standard Mitteilung erfassen. Bei allen Rechnungen welche keine Mitteilung enthalten und die Zahlungsart ein Mitteilungsfeld zulässt, wird der definierte Standard-Text übermittelt. So können Sie z.b. einen Werbetext als Mitteilung verwenden, welcher dem Kreditor auf dem Bankauszug ausgewiesen wird. Kundeninstallationsverwaltung Verfügbare Dokumente bei «Installation ab Dokument» In der «Kundeninstallationsverwaltung» können Installationen aufgrund eines Auftragsdokumentes hinzugefügt werden. Voraussetzungen sind: Beim Lagerartikel muss die Option «Basis installieren» aktiviert sein und der Typ des Auftragsdokumentes stimmt mit dem definierten «Dokumenttyp» in den Einstellungen der «Kundeninstallationsverwaltung» überein. Neu sind unter «Bearbeiten» «Installation aus Dokument» nur noch Dokumente ersichtlich, welche Artikel mit aktivierter Option «Basis installieren» beinhalten. Farbliche Darstellung der Serviceaufträge in der Installation Neu werden bei einer Installation in der «Kundeninstallationsverwaltung» im Register «Serviceaufträge» die Serviceaufträge in den Farben des Status analog der «Serviceauftragsverwaltung» angezeigt. Budgetcode-Vorschlag optimiert Der Budgetcode-Vorschlag in der Funktion «Extras» «Budget verwalten» wurde optimiert. Wurde für ein Konto noch nie ein Budget erfasst, wird der Budgetcode aus den Einstellungen der «Finanzbuchhaltung» vorgeschlagen. Falls bei der Erfassung des Budgets der Budgetcode verändert wurde, wird in Zukunft für dieses Konto der gewählte Budgetcode vorgeschlagen. Gesperrte Serviceaufträge werden standardmässig mit grauem Hintergrund und Eskalierte in Roter Schrift angezeigt. Stand Dezember / 26

22 Gruppierungsfeld für farbliche Gruppierung in der Tabellenansicht Wenn in PROFFIX in einer Tabelle ein Datensatz markiert wird, werden alle dazugehörigen Datensätze gelb markiert. Neu können Sie in der «Kundeninstallationsverwaltung» bestimmen, nach welchem Feld gruppiert werden soll. So lässt sich z.b. einstellen, dass wenn eine Installation markiert wird, sich alle Installationen mit dem gleichen Standort gelb einfärben. Gruppierungsfeld definieren 1. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Einstellungen» (Ctrl + E) 2. Definieren Sie im Feld «Gruppierungsfeld» welche Angabe eine Gruppe definieren soll 3. Speichern Sie die Einstellungen (Ctrl + S) 4. Öffnen Sie die Datenbank neu, um die Einstellungen neu zu laden («Datei» «Datenbank öffnen») Lagerverwaltung Überprüfung des Enddatum des Auftrags bei Lagerbuchung Neu wird bei Lagerbuchung (z.b Lagerein- und Lagerausgang) das Enddatum des Auftrags überprüft. Ist bei einem Auftrag ein Enddatum definiert und ist dieses abgelaufen, kann ab sofort auf diesen Auftrag keine Lagerbuchung mehr erfolgen. Tabellenansicht Installationen innerhalb der Gruppe markieren 1. Klick auf Modul «Kundeninstallationsverwaltung» 2. Lassen Sie alle Installationen anzeigen 3. Markieren Sie eine Installation. Falls in unserem Beispiel in der Tabelle noch mehrere Installationen des gleichen Standorts vorhanden sind, werden diese gelb markiert Stand Dezember / 26

23 Leistungsverwaltung Korrektur Gruppenrechte Mitarbeiter Rapporte Die Berechtigungen wurden angepasst, dass nun folgende Berechtigungen über Gruppen vergeben werden können: Einzelne Mitarbeiter sollen eigene Rapporte erfassen und ändern können. Zusätzlich sollen alle Mitarbeiter die Rapporte aller Mitarbeiter einsehen, aber fremde Rapporte nicht ändern können. Mindest-Berechtigungen auf Gruppe vergeben Leistungsverwaltung Schreibrechte für «Bearbeiten» Leistungsverwaltung Leserechte für «Rapporte Mitarbeiter» Hilfstabellen Leserechte für «Positionsarten», «Aufträge», «Projekte» Evtl. Lagerverwaltung Leserechte für «Bearbeiten» (Nur notwendig, wenn Lagerartikel über Leistungsverwaltung rapportiert werden) Lohnbuchhaltung Verbuchungsliste Lohn sortiert nach Lohnart Neu werden die Verbuchungslisten nach Lohnart sortiert. Folgende Listen wurden angepasst (siehe Listenart «Lohnbuchhaltung») Outlook-Integration Gesendete Mails nach dem Senden speichern Neu werden gesendete Mails erst nach dem Senden im CRM gespeichert. Damit ist gewährleistet, dass immer die gesendete Version des s abgelegt wird. Serviceauftragsverwaltung Benutzerdefinierte Farben zwischenspeichern Neu können benutzerdefinierte Farben zwischengespeichert werden. So können Sie beispielsweise bei der Definition der Farben pro Status Farben zwischenspeichern. Markieren Sie dazu ein Feld unter «Benutzerdefinierte Farben» und wählen Sie die gewünschte Farbe aus. Speichern Sie die ausgewählte Farbe in den Zwischenspeicher mit Klick auf die Schaltfläche «Farben hinzufügen» Diese stehen unter «Benutzerdefinierte Farben» zur Verfügung bis PROFFIX geschlossen wird. Lohnabrechnung Verbuchung Lohnabrechnung Verbuchung (quer) Diese Liste wurde mit dieser Version neu erstellt Lohnabrechnung Verbuchung Total Quellensteuerabrechnung Mitarbeiter mit Wegfall von Quellensteuer Die Quellensteuerabrechnung wurde so angepasst, dass Mitarbeiter, welche jetzt nicht mehr quellensteuerpflichtig sind, jedoch während des ausgewählten Zeitraums die Quellensteuerpflicht noch bestand und dem Lohn abgezogen wurden, trotzdem aufgeführt werden. BUR für ELM nicht mehr zwingend Im Feld BUR-Nummer ist neu die Eingabe nicht mehr zwingend. Office Integration Neues AddIn Word /64bit Neues AddIn Excel /64 bit Neues AddIn Outlook /64bit Neue Installation für Office 2013 erstellt Stand Dezember / 26

24 Spalten erweitert Verschiedene untenstehende Spalten können mit Rechtklick in der gewünschten Tabelle eingeblendet werden. Tabelle Servicepositionen nicht freigegebene Rapporte Tabellen Serviceaufträge und Servicepositionen Anzahl Rapporte Anzahl verrechnete Rapporte Anzahl nicht verrechnete Rapporte Telefonintegration Einsatz ohne Leistungsverwaltung möglich Wenn Sie die Telefonintegration nur für die Telefon-Erkennung einsetzen wollen und verhindern möchten, dass eine Lizenz für die Leistungserfassung blockiert wird, können Sie in den Einstellungen der Telefonintegration die Option «Einsatz ohne Leistungsverwaltung» aktivieren. Ist diese Option gewählt, werden alle Funktionen rund um die Leistungsverwaltung abgeschaltet. Sie können diese Option nur markieren, wenn Sie auch die Option Client-Lizenzen bevorzugen gewählt haben. Webshop Preis auf Anfrage auch für Verkaufspreis 1 5 In der «Lagerartikelverwaltung» kann pro Artikel im Register «Preise» mit der Aktivierung der Option «Preis auf Anfrage (Webshop)» Preise im Webshop ausblenden. Mit dieser Option wurde bis anhin der Verkaufspreis 1 berücksichtigt. Neu gilt diese Option für alle Verkaufspreise (VP 1 5). Stand Dezember / 26

25 Benutzerdefinierte Farben zwischenspeichern Neu können benutzerdefinierte Farben zwischengespeichert werden. Markieren Sie ein Feld unter «Benutzerdefinierte Farben» und wählen Sie die gewünschte Farbe aus. Speichern Sie die ausgewählte Farbe in den Zwischenspeicher mit Klick auf Schaltfläche «Farben hinzufügen» Diese stehen unter «Benutzerdefinierte Farben» zur Verfügung bis PROFFIX geschlossen wird. Linkbox um -Link (mailto:) ergänzt In der Linkbox können Sie nun auch Links auf -Adressen hinterlegen. 1. Klick auf Modul «Webshop» 2. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Hilfstabellen» «Linkbox verwalten» 3. Definieren Sie den gewünschten Link und geben Sie im Feld «Seite» die - Adresse ein. Bitte beachten Sie, dass Sie vor der -Adresse «mailto:» ergänzen müssen, damit der Link als -Link erkannt wird Unterschiedliche Dokumenttypen für Offerten, Bestellungen und Merklisten Neu müssen in den Einstellungen des Webshop unter der Schaltfläche «Adressen/Dokumente» unterschiedliche Dokumenttypen für Offerten, Bestellungen und Merklisten definiert sein. Stand Dezember / 26

26 Suchresultate nur auf letzter Navigations-Ebene anzeigen Neu können Sie bestimmten, ob die Suchresultat-Tabelle nur auf der letzten Navigations- Ebene angezeigt oder auf jeder Stufe angezeigt werden soll. 1. Klick im Menü «Extras» auf den Befehl «Einstellungen» (Ctrl + E) 2. Klick auf Schaltfläche «Artikel/Bilder» 3. Aktivieren Sie die Option «Suchresultat nur auf letzter Ebene», wenn Sie die Suchresultat-Tabelle nur auf der letzten Navigationsebene angezeigt werden soll Stand Dezember / 26

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