Ausgabe 8 - Januar 2014

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1 Ausgabe 8 - Januar 2014

2 Das ist in und um VETERA.net Bye, Bye Windows XP Der Support für dieses Betriebssystem wird eingestellt Die Firma Microsoft beendet den Support für das Betriebssystem Microsoft Windows XP am 08. April Da alle Produkte der VETERA.net Familie jeweils mit den aktuellsten Werkzeugen der Firma Microsoft erstellt werden, bedürfen unsere Programme auch stets die aktuellsten Microsoft Windows Updates und Service Packs. Ab dem 08. April 2014 ist eine solche Aktualisierung und Pflege für das Betriebssystem Microsoft Windows XP nicht mehr gegeben. Ab diesem Zeitpunkt können wir dieses Betriebssystem nicht mehr in den Anforderungen an unsere Software auflisten. Wir empfehlen daher allen Kunden, dies bei einem evtl. Hardwaretausch zu berücksichtigen. Auch die volle Funktionsgarantie für VETERA.net kann bei Verwendung des Betriebssystems Microsoft Windows XP nach dem 08. April 2014 nicht mehr gegeben werden. Gerne beraten wir Sie hierzu. Weitere Informationen zum Ende des Supports für Windows XP seitens der Firma Microsoft entnehmen Sie bitte folgendem Link: 2

3 SEPA-Umstellung für Lastschriften Allgemeine Informationen zu SEPA Ab dem 1. Februar 2014 soll SEPA den bargeldlosen Zahlungsverkehr europaweit erleichtern. SEPA steht für Single Euro Payments Area (einheitlicher Euro-Zahlungsverkehr) und löst die zahlreichen unterschiedlichen nationalen Zahlungsformate ab, die den grenzüberschreitenden Handel erschwert haben. Ab dem genannten Termin gelten damit neue verbindliche Standards für Überweisungen und Lastschriften in Euro. Für Überweisungen und Lastschriften werden nur noch die internationale Bankkonto-nummer (IBAN - International Bank Account Number) und die internationale Bank-leitzahl (BIC Business Identifier Code) eingesetzt. Sie ersetzen damit die bisher eingesetzten Kontonummern und Bankleitzahlen. In Vetera.net löst das SEPA Verfahren den jetzigen Bankeinzug ab. Nur bei Ihren Bankeinzugskunden ist diese Umstellung nötig. Um Ihnen hier die Arbeit zu erleichtern, haben wir einen Automaten im Programm integriert, der Ihnen ermöglicht bei allen Kunden, die die Kategorie Bankeinzug haben, in einem Schritt IBAN und BIC zu generieren. Diese beiden neuen Nummern finden Sie bereits heute auf Ihrem Kontoauszug. Die IBAN hat je nach Land eine fixe Länge und kann bis zu 34 Stellen lang sein. In Deutschland ist die IBAN 22 Stellen lang. Wer ist betroffen? Nur, wenn Sie Kunden haben, bei denen Sie einen Bankeinzug durchführen, müssen Sie die Umstellung des Bankeinzugsverfahrens in VETERA.net durchführen. Für alle VETERA.net Anwender gültig ist, dass Sie Ihre IBAN und BIC auf dem Briefpapier hinzufügen müssen. Dies ist nachfolgend beschrieben. Wenn Sie keine Bankeinzüge bei Ihren Kunden durchführen, ist die Umstellung auf SEPA bereits mit diesem Schritt vollendet. Wenn Sie jedoch Bankeinzugskunden haben, müssen Sie weitere Schritte für die komplette Umstellung auf SEPA vornehmen. Der erste Schritt für die Umstellung von Bankeinzug auf SEPA Lastschriften ist, eine Gläubiger Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank anzufordern. Dieser Schritt wird auf Seite 5 dieses Newsletters erklärt und erfordert eine Kontaktaufnahme ihrerseits mit der Deutschen Bundesbank ( Glaeubiger_Identifikationsnummer/glaeubiger_identifikationsnummer.html). Sobald Sie diese Gläubiger Identifikationsnummer von der Deutschen Bundesbank erhalten haben, können Sie diese in VETERA.net eingeben ebenfalls ab Seite 5 beschrieben. 3

4 IBAN und BIC auf dem Briefpapier hinzufügen Auf Ihrem Briefpapier müssten diese, falls noch nicht geschehen, integriert werden. Sie haben die Möglichkeit die Kontonummer und Bankleitzahl durch IBAN und BIC zu ersetzen. Wir würden Ihnen aber empfehlen übergangsweise die IBAN und BIC zusätzlich einzutragen. Rufen Sie sich hierzu bitte über Extras / Einstellungen / Allgemeine / Firmenverwaltung die Registerkarte Finanzen auf. Wählen Sie bitte als Erstes im unteren Bereich (1) Ihre Bankverbindung. Danach erfassen Sie bitte in den Feldern (2) Ihre IBAN und (3) die BIC. Zusätzlich müssen Sie auch in dem Feld Bankverbindung (4) die IBAN und BIC hinterlegen. Diese Zeile ist für die Rechnung bzw. Mahnungen maßgeblich. Wenn Sie die IBAN und BIC in eine zweite Zeile schreiben wollen, können Sie dies mit einem Umbruchzeichen ( ). Drücken Sie hierzu bitte die Tastenkombination ALT Alles was nach diesem Zeichen kommt wird in eine neue Zeile geschrieben. Wenn Sie hierzu Fragen haben wenden Sie sich am besten an unsere Hotline

5 Anlegen der Gläubiger-Identifikationsnummer Bevor Sie mit SEPA starten können, müssen Sie allerdings bei der Deutschen Bundesbank eine Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen. Gerne können Sie dazu den folgenden Link nutzen. laeubiger_identifikationsnummer/glaeubiger_identifikationsnummer.html Die Gläubiger-Identifikationsnummer ist die kontounabhängige und eindeutige Kennung mit EU-weiter Gültigkeit. Sie identifiziert den Zahlungsempfänger als Lastschrift-Einreicher. Wenn Sie Ihre ID Nummer zu Hand haben, müssten Sie diese bitte unter Extras / Einstellungen / Allgemeine / Firmenverwaltung und der Registerkarte Finanzen erfassen. Dies ist wichtig, weil man ohne Gläubiger- ID kein Lastschriftmandat anlegen kann. 5

6 IBAN und BIC beim Kunden generieren Sie können bei Ihren Kunden die IBAN und BIC einzeln generieren oder Sie nutzen ganz bequem unseren Automaten, der alles für Sie erledigt. Hierbei werden bei allen bestehenden Bankeinzugskunden die IBAN und BIC angelegt. Außerdem wird ein Basis Lastschriftmandat angelegt. Sie können diese aber auch bei einzelnen Kunden bzw. neuen Kunden generieren. Dazu rufen Sie bitte den Kunden in der Behandlungskartei auf und wählen dort das Register Kategorien / Bank. Tragen Sie dort ggf. die Bankverbindung ein. Danach wählen Sie bitte IBAN + BIC generieren. In dem darauf folgenden Fenster wird Ihnen die generierte IBAN und BIC angezeigt. Wenn Sie diese übernehmen möchten, wählen Sie bitte Generierte BIC und IBAN in Kundendaten übernehmen. Diese werden dann in die vorgesehenen Felder übernommen. Im nächsten Schritt müsste man ein Lastschriftsmandat erstellen. 6

7 Lastschriftmandat erstellen Das neue SEPA-Lastschriftmandat ersetzt die bisherige Einzugsermächtigung. Sie erhalten damit die Erlaubnis von Ihren Kunden einmalig oder wiederkehrend Geld von deren Konto einzuziehen gleichgültig von welchem SEPA Land aus. Es umfasst sowohl die Zustimmung des Zahlers zum Einzug der Zahlung, als auch den Auftrag an den eigenen Zahlungsdienstleister zur Einlösung der Zahlung. Um in VETERA.net ein Lastschriftmandat zu hinterlegen, wählen Sie bitte bei dem betreffenden Kunden in dessen Kartei das Register Kategorien / Bank und klicken dort auf SEPA-Lastschriftmandate verwalten. Im darauf folgenden Fenster haben Sie nun die Möglichkeit ein neues Mandat anzulegen. Wählen Sie bitte die Schaltfläche NEU. Hier können Sie nun das Mandat anlegen. Beim (1) Status haben Sie die folgenden Möglichkeiten: Inaktiv = Das Mandat liegt vor wird aber erst später aktiv Angelegt = Wenn Sie das Mandat verschickt haben aber noch keine Unterschrift vorliegt. Aktiv = Sie haben das unterschriebene Mandat vor sich liegen. 7

8 Wiederrufen = Ein Kunde hat der SEPA Lastschrift widersprochen. Somit ist das Mandat nicht mehr aktiv. Bei der (2) Lastschriftart wird unterschieden zwischen: Basislastschrift = Das SEPA-Basislastschriftverfahren steht Verbrauchern und Unternehmen offen und enthält vom deutschen Einzugsermächtigungslastschriftverfahren zahlreiche bekannte Elemente. Eine SEPA-Basislastschrift kann - wie die Einzugsermächtigungslastschrift - innerhalb von acht Wochen nach Belastung an den Einreicher zurückgegeben werden. Ein Lastschrift-einzug ohne Mandat, d.h. eine unautorisierte Lastschrift, kann vom Zahler innerhalb von 13 Monaten nach der Kontobelastung zurückgegeben werden. SEPA-Lastschriften müssen eine bestimmte Zeit vor Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen. Bei SEPA-Basislastschriften sind dies bei Erst-und Einmallastschriften fünf, bei Folgelastschriften zwei Interbankengeschäftstage. Firmenlastschrift = Die SEPA-Firmenlastschrift ist ausschließlich im Verkehr mit Unternehmen möglich und ähnelt dem heutigen Abbuchungsauftragsverfahren. Bei der SEPA-Firmenlastschrift besteht keine Möglichkeit der Rückgabe der Lastschrift. Die Zahlstelle ist verpflichtet, die Mandatsdaten bereits vor der Belastung auf Übereinstimmung mit der vorliegenden Zahlung zu prüfen. SEPA-Firmenlastschriften müssen der Zahlstelle einen Geschäftstag vor dem Fälligkeitstag vorliegen. Die Mandatsreferenznummer ist ein vom Zahlungsempfänger individuell vergebenes Kennzeichen eines Mandats. Die Mandatsreferenz darf bis zu 35 alphanumerische Stellen lang sein und dient in Kombination mit der Gläubiger-ID der eindeutigen Identifizierung des dem Lastschrifteinzug zugrunde liegenden Mandats. Eine Mandatsreferenznummer sollte immer nur einmal vergeben werden, da die Geschäftsbereichskennung der Gläubiger-Identifikationsnummer nicht als Unterscheidungsmerkmal herangezogen werden kann. In VETERA.net ist die Kundennummer in der Referenznummer enthalten. Sie brauchen hier nichts zu unternehmen, die Nummer wird automatisch generiert. Im nächsten Schritt wählen Sie bitte die (3) Ausführungsvariante. Hier wird zwischen der einmaligen und wiederkehrenden Lastschrift unterschieden. Wählen Sie bitte nun noch ein Datum ab wann das Mandat gültig ist und ggf. bis wann es verwendbar ist. Falls Sie beim Status Widerrufen gewählt haben, sollten Sie bitte ein Datum bei Widerrufen am erfassen. Wenn Sie mit Ihren Einstellungen fertig sind, wählen Sie bitte Speichern. Ab jetzt haben Sie die Möglichkeit bei dem Kunden einen SEPA Einzug durchzuführen. 8

9 Automatische Erzeugung von IBAN und BIC Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben wir einen Automaten entwickelt, der bei allen Kunden die in den Stammdaten Kontonummer und Bankleitzahl hinterlegt haben, in einem Rutsch die IBAN und BIC generiert. Gehen Sie hierzu bitte im Menü auf Programme / Buchhaltung und dort BIC und IBAN generieren. Der Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch das Generieren. Lesen Sie sich bitte den Text aufmerksam durch und klicken dann auf Weiter. Danach lesen Sie sich bitte die Nutzungsbedingungen und setzen das Häkchen bei Nutzungsbedingungen akzeptieren und klicken dann auf Generieren. 9

10 In dem darauf folgenden Fenster werden Ihnen nun alle zu generierenden Bankverbindungen angezeigt. Wählen Sie bitte die Schaltfläche Alles auswählen. Mit dem Knopf Übernehmen werden alle IBAN und BIC Nummern generiert und beim Kunden in den Stammdaten abgelegt. Im darauf folgenden Fenster bekommen Sie die Kunden angezeigt, bei denen kein automatisches Generieren möglich ist. Hier haben Sie die Möglichkeit die BLZ, Konto-Nr, BIC und IBAN zu bearbeiten. Die Änderungen können dann mit dem Diskettensymbol gespeichert werden. Wenn Sie die richtigen Daten nicht vorliegen haben, können Sie diese Liste jederzeit wieder aufrufen. Danach klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Weiter. Zum Abschluss bekommen Sie noch eine Auswertung, wie viele Bankverbindungen generiert werden konnten und bei wie vielen die Bankverbindungen unvollständig sind. Mit der Schaltfläche Fertig schließen Sie die Umwandlung ab. Die generierten Daten werden nun in die Kundenstammdaten übernommen. 10

11 Umstellung der bisher gültigen Einzugsermächtigung auf das SEPA Mandat Die SEPA Mandate können Sie auch alle in einem Rutsch anlegen. Hierzu gehen Sie bitte über das Menü Programme / Buchhaltung / Umstellung Einzugsermächtigung auf SEPA Mandat. In dem sich darauf öffnenden Fenster werden Ihnen alle Kunden angezeigt, die in den Stammdaten eine Bankverbindung (inkl. IBAN und BIC) hinterlegt haben. 11

12 Unter dem Punkt (1) Firma können Sie die Firma wählen, für die Sie die Lastschrift-mandate anlegen möchten. Bei (2) Anzeige bekommen Sie standardmäßig die Kunden ohne Mandat angezeigt. Sie haben aber auch die Möglichkeit, Alle oder die die schon ein Mandat haben anzusehen. Klicken Sie dann bitte wenn Sie bei der Firma oder der Anzeige etwas verändert haben auf (3) Ansicht aktualisieren. Wählen Sie bitte dann die Schaltfläche (4) Alles auswählen und danach entweder (5) SEPA Mandate anlegen oder SEPA Mandate anlegen und drucken. Danach bekommen Sie die Meldung, dass alle Mandate angelegt wurden. SEPA Lastschrift über die Automatische Fakturierung Die Einzugsrechnungen schreiben Sie wie gewohnt in der Automatischen Fakturierung. Das einzige was sich hier geändert hat, ist das Sie jetzt bitte Ihr Häkchen bei Nur mit Bankeinzug und bei SEPA Lastschrift setzen. Das Fälligkeitsdatum wird automatisch errechnet (Heutiger Tag + die festgelegte Vorlauffrist). Danach fahren Sie bitte wie gewohnt mit der Fakturierung fort. 12

13 Folgende Angaben müssen nun auf der Rechnung enthalten sein: - Mandatsreferenznummer - Gläubiger-ID - Höhe der Belastung - Belastungskonto - Fälligkeitsdatum SEPA Lastschrift in der Kasse Die SEPA Lastschrift löst natürlich auch den Bankeinzug in unserer Kasse ab. Sie rufen wie gewohnt die Kasse auf. Falls Sie für den zu kassierenden Kunden noch keine IBAN und BIC generiert haben, klicken Sie bitte auf den (1) Pfeil zwischen KontoNr. und IBAN. Die Daten werden automatisch erstellt und in die Stammdaten übernommen. Danach setzen Sie bitte das Häkchen bei (2) SEPA Lastschrift. Fall Sie für den Kunden noch kein Lastschriftsmandat angelegt haben, können Sie dies über die Schaltfläche (3) Fehlende Mandate erzeugen tun. Es wird ein einmaliges Mandat bei dem Kunden hinterlegt. (Bei Firmentrennung werden beide Mandate angelegt) 13

14 Wenn schon ein Mandat existiert erscheint die Mandatsreferenznummer statt der Schaltfläche Mandate erzeugen. Nun können Sie wie gewohnt mit Ihrem Kassiervorgang fortfahren. SEPA Export Den SEPA Export finden Sie unter Programme / Buchhaltung / SEPA Lastschrift Export. m ersten Schritt wählen Sie bitte die entsprechende (1) Firma, für die Sie jetzt einen Export durchführen möchten. Als nächstes wählen Sie bitte das (2) Fälligkeitsdatum. Achten Sie bitte darauf dass es sich hierbei nicht um das Rechnungsdatum handelt, sondern das Zahlungsdatum das sich aus dem Rechnungsdatum + die festgelegte Vorlauffrist errechnet. 14

15 Wenn Sie nur nach einer bestimmten Mandatsreferenznummer suchen möchten, können Sie diese in das Feld (3) Mandatsref. eintragen. Danach klicken Sie bitte auf (4) Suchen. Alle fälligen Kunden werden Ihnen nun in der Liste angezeigt. Über die Häkchen können Sie wie gewohnt wählen welche Kunden Sie exportieren möchten. Wählen Sie dann bitte, falls nötig, den (5) Exportpfad. Hier wird dann in Zukunft die Exportdatei abgelegt. Zum Abschluss klicken Sie bitte auf (6) Export. Nun können Sie wie bisher die Exportdatei in Ihr Homebanking-Programm importieren. Hinweise zur Installation: Sehr geehrte Damen und Herren, mit dieser CD erhalten Sie die neueste Programmaktualisierung Ihrer Praxissoftware VETERA.net. Das Dialogfenster zum Update startet vollautomatisch nach Einlegen der CD. Sollte der Autostart von Dateien externer Medien einstellungsbedingt auf Ihrem Rechner deaktiviert sein, können Sie das Update auch durch Doppelklick auf die VETERA SP.exe starten. Das Update kann von Ihnen selbständig durchgeführt werden, wenn Ihre jetzt verwendet Programmversion nicht älter ist als vom Jahr Ist die letzte Aktualisierung von VETERA.net länger her oder Sie diesbezüglich unsicher sind, rufen Sie uns bitte an. Wo finde ich das aktuelle Versionsdatum? Klicken auf? -> Info-> Für die Durchführung von VETERA.net sollten Sie bitte zunächst eine korrekte Datensicherung in VETERA.net durchführen. Die Aktualisierung von VETERA.net kann von jeder VETERA.net Arbeitsstation durchgeführt werden. An allen Arbeitsstationen muss VETERA.net während der Aktualisierung beendet werden. Anschließend kann das Update von einem beliebigen VETERA.net Arbeitsplatz gestartet werden. Wenn der Autostart von Dateien an Ihrem Arbeitsplatz erlaubt wird, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Aktualisierung starten können. Wird ein Autostart aufgrund lokaler Einstellungen Ihres Rechners unterbunden, können Sie das VETERA.net Update durch das Öffnen der Datei Vetera SP.exe starten. Der Vorgang der Aktualisierung beginnt durch Klick auf Update starten. 15

16 Die Aktualisierung der Datenbank und des Programms kann einige Minuten in Anspruch nehmen. Abhängig von der Hardware sowie der Zeitspanne, die seit der letzten Aktualisierung vergangen ist, müssen Sie mit einer Dauer von Minuten rechnen. Während dieser Zeit kann nicht mit VETERA.net gearbeitet werden. Nach Abschluss des Updates bekommen Sie eine Meldung, dass der Aktualisierungsvorgang abgeschlossen ist. Nun können Sie VETERA.net an den einzelnen Arbeitsplätzen starten. Beim Start des Programms erkennt VETERA.net, dass eine neue Datenbankversion vorliegt und bittet, auch das Programm am jeweiligen Rechner aktualisieren zu dürfen. Dies bestätigen Sie bitte. Nach diesem Arbeitsschritt startet VETERA.net automatisch. Brechen Sie die Aktualisierung nicht ab. Im Falle von Mobilstationen werden Sie spätestens beim nächsten Start von VETERA.net oder bei der Synchronisation aufgefordert, die lokale Datenbank und das Programm auf dem Laptop zu aktualisieren. Lassen Sie diesen Prozess bitte zu und brechen Sie ihn nicht ab. Diese Aktualisierung ist nur in Verbindung mit Ihrer lizensierten Vollversion von VETERA.net funktionell. Die Installation dieses Update bei einer nicht lizensierten VETERA.net Version führt dazu, dass VETERA.net nicht ohne einen gültigen Lizenzschlüssel weiterverwendet werden kann. Diese CD und deren Inhalt ist ausschließlich für Sie und darf nicht an dritte Personen weitergegeben werden. Die nicht genehmigte Weitergabe an Dritte entspricht einer Verletzung des Urheberrechts. Gerne stehen wir Ihnen wie gewohnt auch telefonisch zur Seite. Ihr Team von GP. Software GP. Software Große Hub Eltville Deutschland Tel: + 49 (0) Fax: + 49 (0) office@gp-software.de Web: 16

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