serienpost 8 Benutzerhandbuch

Transkript

1 serienpost 8 Benutzerhandbuch Sylvain Coiplet Stand: 9. September 2006 Copyright 2006, Sylvain Coiplet

2 Inhaltsverzeichnis Benutzerhandbuch 3 Die drei Bereiche von serienpost Befehlbereich Listenbereich Formularbereich Adressen auswählen Markierte anzeigen Gruppe anzeigen Doubletten anzeigen Suche Adressen sortieren Adressen exportieren Etikette formatieren Absender formatieren Serienbrief ausdrucken Neuen Serienbrief anlegen, anpassen und ausdrucken Vorhandenen Serienbrief anpassen Verfügbare Platzhalter Serienmail schreiben Wahl zwischen den s eines Kontaktes Serienmail verschicken Export - Import von Datensätzen 18 Export von Datensätzen Import von Datensätzen Installation - Deinstallation 23 Kontakt 24 2

3 Benutzerhandbuch serienpost ist als Ersatz für Apples Adressbuch konzipiert worden. Es versucht einerseits die einfache Bedienung von Apples Adressbuch zu behalten und es andererseits um einige Funktionen zu erweitern, die für den Einsatz in Vereinen oder Unternehmen unabdingbar sind. Durch die Anbindung von serienpost an Apples Adressbuch können Sie trotzdem Ihre Adressen weiteren Programmen zur Verfügung stellen. Einige Vorzüge von serienpost gegenüber Apples Adressbuch Serienbrief-Funktion über frei editierbare Layouts Individuelle Markierung von Adressen zur flexibler Auswahl Anzeige von Doubletten Anzeige von Absenderinformationen Individuelle Auswahl der -adresse für Serienmail Ein weiterer Vorteil ist, daß sich serienpost durch seine Filemaker-Basis leicht an die individuellen Bedürfnisse und Arbeitsgewohnheiten anpassen läßt. Sie können entweder selber Hand anlegen, oder mich - wie schon einige Unternehmen - mit einer Individualisierung beauftragen. Es kann dabei von einigen Zusatzfeldern mit entsprechender Anpassung der Etiketten bis zur Entwicklung völlig neuer Module gehen. 3

4 Benutzerhandbuch Die drei Bereiche von serienpost serienpost gibt die Möglichkeit, gleichzeitig eine einzelne Adresse zu editieren und den Überblick über die aktuell gewählten Adressen zu behalten. Durch das Zusammenführen von Liste und Formular läßt sich besonders bequem arbeiten. Befehlbereich Über den Befehlbereich lassen sich die Adressen auswählen und exportieren, sowie die Serienbrief-Funktion aufrufen. Listenbereich Der Listenbereich zeigt tabellarisch die aktuell ausgewählten Adressen. Eine blaue Scrollleiste rechts bedeutet, daß nicht alle Adressen auf einmal angezeigt werden können. Alle Felder des Listenbereichs lassen sich direkt editieren. 4

5 Die drei Bereiche von serienpost Formularbereich Einen Überblick über die aktuelle Auswahl geben die Zahlen in der Navigationsleiste des Formularbereichs. Angegeben wird: welche Adresse gerade im Formular editiert werden kann (linke Zahl) wieviele Adressen in der Liste angezeigt werden (mittlere Zahl) wieviele Adressen in der Datenbank vorhanden sind (rechte Zahl) Durch die Pfeile in der Navigationsliste läßt sich die aktuelle Adresse wechseln. Durch die Minus-Taste läßt sich die aktuelle Adresse nach einer Warnung löschen. Durch die Plus-Taste läßt sich eine neue Adresse anlegen. Im Formularbereich wird der Feldname bei bestimmten nicht ausgefüllten Feldern weiß angezeigt. Die Voransicht der Etikette läßt sich im Unterschied zu den anderen Feldern nicht editieren, sondern nur indirekt beeinflussen (siehe Kapitel Etikette formatieren auf Seite 10). 5

6 Benutzerhandbuch Adressen auswählen Um Adressen auszuwählen, bietet serienpost vielfältige Wege, die sich durch die Suchfunktion auch kombinieren lassen. Um eine Auswahl aufzuheben und wieder alle Adressen angezeigt zu bekommen, muß man nur auf den Button Alle anzeigen klicken. Markierte anzeigen Markierungen werden im Listenbereich, links von der Adresse gesetzt. Markierte Adressen lassen sich dann ganz einfach mit einem Klick auf den Button Markierte anzeigen auswählen. Um alle Markierungen auf einen Schlag zu beseitigen, reicht ein Klick auf den Button Markierungen löschen. Wichtiger Hinweis! Dieser Befehl bezieht sich nicht nur auf die ausgewählten Adressen, sondern auf alle Adressen in der Datenbank! Gruppe anzeigen Jede Adresse läßt sich verschiedenen Gruppen zuordnen und die Adressen der Datenbank anschliessend nach Gruppen auswählen. Gruppenzuordnung Die Gruppenzuordnung erfolgt im Formularbereich. 6

7 Adressen auswählen Eine Adresse läßt sich auch gleichzeitig mehreren Gruppen zuordnen, indem bei der Auswahl der Gruppen auf die Befehl-Taste gedrückt wird. Über die Option Bearbeiten... lassen sich neue Gruppen anlegen und alte Gruppen löschen. Durch einen Minus-Zeichen läßt sich die Gruppenliste optisch gliedern. Eine leere Zeile am Anfang der Liste macht es leichter, die Zuordnung zu einer Gruppen aufzuheben. Gruppenauswahl Sind die einzelnen Adressen im Formularbereich den jeweiligen Gruppen zugeordnet, lassen sich alle Adressen, die einer bestimmten Gruppe angehören, auswählen, indem im Befehlbereich die jeweilige Gruppe im Einblendmenü gewählt wird und dann der Button Gruppe anzeigen gedrückt wird. Doubletten anzeigen Mehrfach vorhandene Datensätze mit denselben Adressdaten lassen sich durch die Funktion Doubletten anzeigen im Menü Scripts anzeigen und anschliessend verarbeiten. 1. Funktion Doubletten anzeigen im Menü Scripts anwählen. 7

8 Benutzerhandbuch 2. Die eventuell nur einmal vorhandenen Informationen auf die Datensätze übertragen, die Sie behalten wollen. 3. Die vervollständigten Datensätze einzeln über Datensätze / Datensatz ausschliessen ( Befehl + T ) einzeln ausblenden. 4. Die übrigen Datensätze über Datensätze / Alle aufgerufenen Datensätze löschen... auf einmal löschen. Suche Durch den Button Suche lassen sich die vorigen Auswahlmöglichkeiten beliebig kombinieren und erweitern. 1. Button Suche anklicken. Die Felder im Listen- und im Formularbereich verwandeln sich dadurch in Suchfeldern. 2. Die Suchfelder nach Bedarf ausfühlen. Es gelten die für Filemaker üblichen Symbole wie *, >, <, usw. 3. Die Suche durch Anklicken des Buttons Fortsetzen links im eingeblendeten Statusbereich bestätigen. 8

9 Adressen sortieren Adressen sortieren Ein Klick auf einen Spaltennamen sortiert die Adressen nach der jeweiligen Spalte. Komplexere Sortierungen lassen sich über den Menüpunkt Datensätze / Datensätze sortieren... (Befehl + S) definieren. 9

10 Benutzerhandbuch Adressen exportieren Adressen lassen sich in Apples Adressbuch exportieren über den Menüpunkt Scripts / Aktuelle Adresse bzw. Alle Adressen in Apples Adressbuch exportieren. Die Exportfunktion schafft nur 20 Adressen pro Minute. Wichtige Hinweise! 1. Vor jedem Export sollten Sie aus Sicherheitsgründen eine Sicherungskopie von Apples Adressbuch anlegen. Das machen Sie in Apples Adressbuch selber über den Menüpunkt Ablage / Sicherungskopie des Adressbuchs Während der ganzen Dauer des Exports sollten Sie auf keinen Fall das Programm serienpost verlassen, weil es sonst zu Fehlern kommen kann. 3. Werden Adressen nach ihrem Export aus serienpost innerhalb von Apples Adressbuch verändert, werden diese Änderungen beim nächsten Export aus serienpost überschrieben. Exportierte Adressen enthalten daher den Hinweis, sie nur in serienpost zu bearbeiten. 4. Die Exportfunktion ist zur Zeit nicht netzwerkfähig. Nach dem Export finden sie die Adressen in Apples Adressbuch in der Gruppe SerienPost. Adressen, die schon einmal in Apples Adressbuch exportiert worden sind, werden bei einem neuen Export nur aktualisiert. Sollte es beim Export zu Fehlern gekommen sein, ist es die beste Lösung in Apples Adressbuch in der Gruppe SerienPost alle Adressen zu löschen und die Adressen aus SerienPost nochmal zu exportieren. Besteht das Problem weiter, Bitte mit mir Kontakt aufnehmen. Beim Export werden alle Felder berücksichtigt, außer: Kontaktpersonen Bankverbindung Gruppenzuordnung 10

11 Etikette formatieren Etikette formatieren Bei der Etikette läßt sich die Reihenfolge der Felder beeinflussen. Wird im Formularbereich der Kasten vor dem Feld Firma nicht angekreuzt, kommt die eventuelle Person bei der Etikette auf die erste Stelle und erst an zweiter Stelle der eventuelle Firmenname. Wird der Kasten vor dem Feld Firma angekreuzt, kommt der eventuelle Firmenname bei der Etikette auf die erste Stelle und erst an zweiter Stelle die eventuelle Person mit dem Präfix z.h. Absender formatieren Beim Klicken auf das Symbol neben dem Absenderfeld im Formularbereich können Sie die Absenderdaten anpassen und mit einem zweiten Klick auf das Symbol bestätigen. Es gelten dieselben Regel wie bei der Formatierung der Etikette (siehe Seite 10). Die entsprechenden Daten werden bei den Etiketten und bei den Serienbriefen übernommen. 11

12 Benutzerhandbuch Serienbrief ausdrucken Die Serienbrief-Funktion von serienpost ist zwar aufwändig, aber durch die freie Gestaltung des Drucklayouts auch sehr flexibel. Neuen Serienbrief anlegen, anpassen und ausdrucken Eventuell auf den Button Zur Liste wechseln drücken, wenn Sie sich gerade in einem anderen Layout befinden. 1. Entsprechende Adressen wählen (siehe das Kapitel Adressen auswählen auf Seite 6) 2. Button Serienbrief bearbeiten im Befehlbereich anklicken 3. Menü Ansicht / Layout anwählen ( Befehl+L ) 4. Menü Layout / Layout duplizieren anwählen 12

13 Serienbrief ausdrucken 5. Menü Layout / Layouteinstellung anwählen 6. Layoutname eingeben und mit OK bestätigen Das neue Layout ist nun in Zukunft direkt erreichbar und kann jederzeit weiter verarbeitet werden (siehe den Abschnitt Vorhandenen Serienbrief anpassen auf Seite 14) 7. Das Layout an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Um individualisierte Daten aus den einzelnen Feldern von serienpost einzufügen, wählen Sie das entsprechende Feld über den Menüpunkt Einfügen / Platzhalter... / Aktuelle Tabelle Kontakte Die Liste der verfügbaren Platzhalter finden Sie auf Seite Menü Ansicht / Blättern anwählen ( Befehl+B ) 13

14 Benutzerhandbuch 9. Button Serienbrief drucken anklicken 10. Im unteren Pupop-Menü des Drucken-Dialoges den Menüpunkt File- Maker Pro bzw. FileMaker Pro Advanced anwählen 11. Bei Druck die Option Alle aufgerufenen Datensätze anwählen 12. Dann den Button Drucken anklicken oder stattdessen sicherheitshalber den Button Als PDF sichern um eine PDF-Datei herzustellen, wodurch die Adressatenliste und das Layout vor dem Drucken ein letztes Mal auf ihre Richtigkeit geprüft werden können. Vorhandenen Serienbrief anpassen 1. Menü Ansicht / Layout anwählen ( Befehl+L ) 2. Menü Ansicht / Gehe zu Layout / Ihr Layout anwählen 14

15 Serienbrief ausdrucken 3. Das Layout an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Um individualisierte Daten aus den einzelnen Feldern von serienpost einzufügen, wählen Sie das entsprechende Feld über den Menüpunkt Einfügen / Platzhalter... / Aktuelle Tabelle Kontakte Die Liste der verfügbaren Platzhalter finden Sie auf Seite Menü Ansicht / Blättern anwählen ( Befehl+B ) 5. Den Button Zur Liste wechseln klicken, um zur Adressliste zurückzukehren Verfügbare Platzhalter Um Platzhalter im Layoutmodus einzufügen, wählen Sie den Menüpunkt Einfügen / Platzhalter... / Aktuelle Tabelle Kontakte Folgende Platzhalter stehen Ihnen zur Verfügung: Platzhalter Anrede Platzhalter Anrede Nachname Platzhalter Etikette Platzhalter Platzhalter Absender Einzeiler Platzhalter Absender Etikette Platzhalter Absender Platzhalter Absender Privat Tel Platzhalter Absender Arbeit Tel Platzhalter Absender Privat Fax Platzhalter Absender Arbeit Fax Platzhalter Absender Mobiltelefon Platzhalter Absender Homepage 15

16 Benutzerhandbuch Serienmail schreiben Wahl zwischen den s eines Kontaktes Falls Sie in serienpost sowohl eine Privat- als eine Arbeit- angegeben haben, können Sie durch das Optionsfeld wählen, welche von beiden für Serienmails verwendet werden soll. Falls Sie nur eine -adresse angegeben haben, wird diese für Serienmails benutzt, ungeachtet von dem Optionsfeld. Serienmail verschicken Eventuell auf den Button Zur Liste wechseln drücken, wenn Sie sich gerade in einem anderen Layout befinden. 1. Entsprechende Adressen wählen (siehe das Kapitel Adressen auswählen auf Seite 6) 2. Button s exportieren anklicken 3. Im Standard-Mailprogramm angelegte editieren und verschicken 16

17 Serienmail schreiben Wichtiger Hinweis! serienpost setzt die ausgewählten Adressen standardmäßig in das Blindkopie- Adressfeld. Dadurch wird gewährleistet, daß die einzelnen Adressaten die Liste aller Angeschriebenen nicht bekommen. Das können Sie natürlich im Mailprogramm ändern, wenn alle Angeschriebenen die Weitergabe ihrer Adresse erlaubt haben. 17

18 Export - Import von Datensätzen Es können zur Zeit noch nicht alle Informationen aus serienpost exportiert bzw. in serienpost importiert werden, sondern nur folgende Datenfelder: Platzhalter Anrede Vorname Nachname Firma Straße Land Postleitzahl Stadt Tel Privat Tel Arbeit Privat Arbeit Fax Arbeit Fax Privat Mobiltelefon Homepage Notizen Gruppen Bankleitzahl Kontonummer Kontoinhaber Bank Bankadresse Account Number BIC Code 18

19 Export von Datensätzen Export von Datensätzen Datensätze können Sie exportieren, um sie dann in eine neue Version von serienpost oder in eine andere Anwendung zu importieren. 1. Button Alle anzeigen anklicken 2. Menü Ablage / Datensätze exportieren... anwählen 3. Speicherort, Speichernamen und die Option Typ Filemaker Pro oder - wie hier - Excel wählen. Bei der Wahl von Excel als Exportformat wird zusätzlich gefragt, ob die Feldnamen als Spaltennamen in der ersten Zeile verwendet werden sollen. Diese Option erleichtert den späteren Import. 4. Aktuelle Tabelle ( Kontakte ), Alle Löschen klicken, die gewünschten Datenfelder in die rechte Spalte kopieren und den Button Exportieren anklicken 19

20 Export - Import von Datensätzen Import von Datensätzen Sie können die bisher von Ihnen in einer Excel-Tabelle (oder in einer früheren Version von serienpost) verwalteten Adressen in serienpost importieren. 1. Menü Ablage / Datensätze importieren / Datei... anwählen 2. Die Excel- oder Filemaker-Datei auswählen und öffnen 20

21 Import von Datensätzen 3. Folgende Optionen festlegen: Ziel: Aktuelle Tabelle ( Kontakte ) Importaktion: Neue Datensätze hinzufügen Anzeige: Passende Namen Der erste Datensatz sollte nicht importiert werden, wenn er nur die Feldernamen enthält. Quellfelder müssen dem entsprechenden Zielfeld in serienpost gegenüberstehen. Sie müssen bei Excel-Dateien eventuell die Reihenfolge der Zielfelder auf der rechten Seite anpassen, damit die Datei richtig importiert werden kann. Bei Filemaker-Dateien sollte die Reihenfolge von vornherein stimmen. 21

22 Export - Import von Datensätzen Wichtiger Hinweis! Rechts von den Quellfeldern, die importiert werden sollen, muß sich ein Pfeil befinden. Bei allen anderen Zielfeldern darf es kein Pfeil geben, sonst werden wichtige Zielfelder in serienpost überschrieben. 4. Den Button Importieren anklicken 5. Automatische Eingabeoptionen durchführen muß angekreuzt werden, damit die richtigen Standardwerte (z.b. Markierungen, Reihenfolge bei der Etikette,... ) in serienpost eingesetzt werden. Dann noch einmal den Button Importieren anklicken. Der Import müßte dann fehlerlos vonstatten gehen. 22

23 Installation - Deinstallation Bei der Installation von serienpost werden folgende Dateien bzw. Ordner angelegt: /Programme/SerienPost8/SerienPost8.fp7 /Programme/SerienPost8/Dokumentation/ Sie brauchen nur noch die Datei SerienPost8.fp7 doppelzuklicken um serienpost zu starten. Im Ordner Dokumentation befinden sich nur Verweise auf die Dokumentation. Die eigentlichen Dateien werden bei der Installation anderswo abgelegt, nämlich unter: /Library/Documentation/Coiplet/SerienPost8/Bitte lesen.rtf /Library/Documentation/Coiplet/SerienPost8/Handbuch.pdf /Library/Documentation/Coiplet/SerienPost8/Lizenzvertrag.rtf /Library/Documentation/Coiplet/SerienPost8/Versionshinweise.rtf Diese Dateien müssen dort bleiben, um von serienpost aus im Menü Scripts auf die Dokumentation zugreifen zu können. Um serienpost zu deinstallieren, reicht es, diese Dateien und Ordner zu löschen. Sie brauchen dazu, wie bei der Installation, Administratorrechte. 23

24 Kontakt Sylvain Coiplet Mac Service & Support Berlin Fehrbelliner Strasse 6 D Berlin Tel Handy mac at coiplet punkt de 24