Ein PDF-Dokument möglichst sicher ins Internet oder Intranet stellen.

Transkript

1 Ein PDF-Dokument möglichst sicher ins Internet oder Intranet stellen. Als Vorrausetzung für die Dokumentenbearbeitung benötigen Sie das Programm AdobeAcrobat Pro ab Version 9 und Word ab der Version Word Ein paar Möglichkeiten zur Einstellung der Dokumenteigenschaften und sicherheit werden hier anhand eines Beispiels aufgezeigt. Beispiel: Sie möchten ein Worddokument in das PDF-Format wandeln und dieses PDF- Dokument möchten Sie mit spezifischen Eigenschaften zum Öffnen, zur Sicherheit und mit geschwärzten Textpassagen versehen. Öffnen Sie Ihre Worddatei mit dem Programm Word. Konvertieren Sie diese Datei in das PDF-Format über: Datei > Drucken > im Feld Drucker wählen Sie im Auswahlmenü Name: Adobe PDF und bestätigen Sie mit OK. Öffnen Sie dann das konvertierte PDF-Dokument mit dem Programm Adobe Acrobat Pro und erstellen Sie sich eine Sicherheitskopie unter einem anderen Dateinamen. Dieses ist sinnvoll, um bei evtl. Problemen oder späteren Veränderung an dem Dokument, immer eine leicht zu bearbeitende Originalversion zu haben. Öffnen Sie nun die Version des Dokuments, die Sie bearbeiten möchten. Zuerst sollen die Eigenschaft beim Öffnen des Dokuments eingestellte werden. Klicken Sie auf der Menü-Leiste des Programms auf Datei und wählen Sie aus dem Auswahlmenü den Punkt Eigenschaften. Wählen Sie aus dem Fenster Dokumenteigenschaften den Karteireiter Ansicht beim Öffnen. Legen Sie hier die entsprechenden Eigenschaften fest und bestätigen Sie diese mit OK. 1

2 Zur Sicherheit können Sie diese Bearbeitungsstufe auch wieder unter einem andern Dateinamen abspeichern. Sie sollten aber einmal diese Bearbeitungsstufe mit speichern sichern. Als Nächstes sollen Textstellen geschwärzt werden, damit bestimmte Passagen des Textes nicht gelesen werden können. Öffnen Sie wieder das Dokument und suchen Sie auf der Menüleiste den Programmpunkt Erweitert und aus dem Auswahlmenü den Punkt Schwärzung. Um die weitere Arbeit zu erleichtern, klicken Sie aus dem Menü Schwärzung die Option Werkzeugleiste Schwärzung einblenden. 2

3 Die gewählte Werkzeugleiste erscheint dann oben über Ihrem Dokument. Klicken Sie auf den Menüpunkt Zum Schwärzen markieren, damit aktivieren Sie das Werkzeug. Gehen Sie mit dem Cursor, der sich in dieses Zeichen wandelt, auf die Textpassage, die geschwärzt werden soll und ziehen mit gedrückter linker Maustaste mit dem Cursor über den Text. Mit der roten Umrandung wird der ausgewählte und zur Schwärzung anstehende Text markiert. Klicken Sie dann auf Schwärzung anwenden aus dem Menü Schwärzung. Zur Bestätigung des Schwärzungsvorgangs werden folgende Dinge abgefragt: Bestätigen Sie mit OK. 3

4 Die erfolgreiche Anwendung der Schwärzung wird bestätigt. Wenn Sie hier die aufgeführte Frage Möchten Sie das Dokument.? mit Ja beantworten wird dieses Fenster geöffnet: 4

5 Wenn Sie hier Entfernen anklicken, müssen Sie diesen Dialog mit OK bestätigen. Sollten Sie auf Abbrechen klicken, kommen Sie zurück auf die vorherige Ansicht. Zurück auf Seitenansicht geht es über die linke Iconleiste mit einem Klick auf das PDF-Seiten-Symbol mit der Lupe. Wenn Sie das Dokument nicht auf zusätzliche Dokumenteninformation überprüfen lassen wollen und den o.g. Dialog abbrechen oder gleich auf Nein geklickt haben, können Sie weitere Textstellen schwärzen, Ihr Dokument speichern oder erstellen sich wieder einen Sicherheitskopie. Nun ist das PDF-Dokument mit Eigenschaften beim Öffnen des Dokuments versehen und bestimmte Textpassagen sind endgültig geschwärzt. Im nächsten Schritt soll das PDF-Dokument vor Bearbeitung durch Unbefugte abgesichert werden. Über Datei > Eigenschaften oder mit der Tastenkombination Strg+D gelangen Sie wieder in das Menü Dokumenteigenschaften. Klicken Sie hier den Karteireiter Sicherheit an. Um Sicherheitseinstellungen vornehmen zu können, müssen Sie als Erstes im Feld Dokumentsicherheit bei Sicherheitssystem eine Auswahl der Sicherheitsstufe treffen. Unsere Bedingung soll sein: - Das Dokument soll nicht bearbeitet oder verändert werden können, - aber der Leser soll das Dokument zu öffnen, es auf seinem Rechner speichern und er soll es drucken können. Deshalb wurde für dieses Dokument der Punkt Kennwortschutz gewählt. Der Kennwortschutz bezeiht sich in der weiteren Bearbeitung auf den Schreibschutz des Dokuments. Nur wer das Kennwort zu diesem Dokument kennt, kann es bearbeiten. 5

6 Weiter geht es mit Einstellungen bearbeiten. 6

7 Als Erstes wird die Kompatilibität festgelegt. Damit ist gemeint, ab welcher Version des Acrobat Readers das Dokument geöffnet und gelesen werden kann. Der Acrobat Reader hat sich als Standardprogramm auf den PCs zum Öffnen und Lesen von PDF-Dokumenten durchgesetzt, aber nicht auf allen Rechner gibt es immer die neueste Version. Deshalb ist es hier sinnvoll eine ältere Version auszuwählen. In unserem Beispiel ab der Version Acrobat 5.0 und höher. Um für das Dokument die genannten Anforderungen zu erfüllen, müssen diese im Feld Berechtigungen festgelegt werden. Aktivieren Sie das Kontrollkästen vor Einschränkung für Bearbeitung und Drucken des Dokuments, Kennwort zum Ändern dieser Berechtigungseinstellungen erforderlich. Legen Sie ein Berechtigungskennwort zum Ändern und Bearbeiten dieses Dokuments fest. Um das Kennwort möglichst sicher zu machen, sollte es aus mindestens acht Zeichen bestehen, eine Mischung aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen. Beispiel: DonaLd$mOUse7 Im nächsten Schritt Zulässiges Drucken: legen Sie fest, ob und wie das Dokument ausgedruckt werden soll und kann. Hier könnten Sie auch den Ausdruck des Dokuments verbieten. Weil das Dokument nicht veränderbar sein soll, wird bei Zulässige Änderungen: Nicht zulässig eingestellt. Damit können ohne Kennwort keine Veränderungen an dem PDF-Dokument vorgenommen werden. Bestätigen Sie die Einstellungen und den weiteren Dialog mit OK. 7

8 Geben Sie hier noch einmal das Kennwort ein. Speichern Sie Ihr Dokument. Öffnen Sie erneut das PDF-Dokument und überprüfen Sie die Einstellungen. Datei > Einstellungen > Sicherheit > Dokumentensicherheit > Details anzeigen 8

9 Wenn ein Leser jetzt das Dokument öffnet und auf der linken Symbolleiste auf das Vorhängeschloss-Symbol klickt, wird folgendes angezeigt: 9

10 Zum Thema Barrierefreiheit von Webangeboten Weil die PDF-Dokumente auch im Internet/Intranet angeboten werden sollen, sollte man folgenden Hinweis in die Sicherheitsüberlegungen mit einbeziehen. >> Beachtung der Sicherheitseinstellungen des Dokumentes (alle Versionen) Bei der Erstellung von PDF-Dateien müssen Sie die Sicherheitseinstellungen des Dokumentes beachten. So kann der Ersteller des PDF's festlegen, ob ein Kopieren der Inhalte erlaubt ist oder nicht. Unter Dokument ->Sicherheit -> Einschränkungen und Sicherheit anzeigen... muss (s.u.) bei "Kopieren und Entnehmen von Inhalt" "zulässig" stehen. Ansonsten wird das Entnehmen von Inhalt auch durch einen Screenreader verhindert und der Inhalt ist somit nicht mehr zugänglich. Ab der Version Acrobat 7.0 Professional ist dies die Default-Einstellung.<< 10