DasoffizieleBenutzerhandbuch

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1 DasoffizieleBenutzerhandbuch InstalationundKonfiguration GrundlagenderBedienung,ProgrammaufbauundFunktionsweisen FunktionenundAbläufeim Detailerklärt DasoptimaleNachschlagewerkauchfürerfahreneNutzer

2 1. Auflage 2009 Herausgeber codegarden software (Frank Fink und Salvatore Fonti GbR) Kölner-Str. 244, Bergneustadt Autoren Umschlag/Satz Lektorat Frank Fink, Salvatore Fonti, Frank Wenzl, Torsten Risse Frank Wenzl Cornelia Heinz Copyright 2009 codegarden software (Frank Fink und Salvatore Fonti GbR) Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten, insbesondere das Recht der Übersetzung, des Nachdrucks, des Vortrages, der Entnahme von Abbildungen und Tabellen, der Reproduktion oder Vervielfältigung auf anderen Wegen und der Speicherung in elektronischen Medien. Ungeachtet der Sorgfalt, die auf die Erstellung von Texten, Abbildungen und anderer Inhalte verwendet wurden, können weder der Verlag noch die Autoren oder Übersetzer für mögliche Fehler und deren Folgen eine juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung übernehmen. Die in diesem Werk wiedergegebenen Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen, usw. können auch ohne besondere Kennzeichnung Marken sein und als solche den gesetzlichen Bestimmungen unterliegen. Sämtliche in diesem Werk abgedruckten Bildschirmabzüge unterliegen dem Urheberrecht von codegarden software (Frank Fink und Salvatore Fonti GbR).

3 Inhaltsverzeichnis Einleitung... 1 Was ist Kontor.NET?... 1 Warum Kontor.NET?... 1 Vorteile... 2 Über dieses Handbuch... 3 Editionen... 4 Lizenzierungsmodell... 5 Modularten... 6 Mietlizenzen... 6 Installation... 7 Vorbereiten der Installation... 7 Kontor.NET Installations-Szenarien... 7 Systemvoraussetzungen... 7 Zusätzliche Software und Updates... 9 Installationsvorgang Der erste Programmstart Registrierung Anmelden Konfiguration/Firmeneinstellungen Benutzerkonten Benutzer-Sicherheitseinstellungen Systemeinstellungen Datenbank-Logbuch Benutzereinstellungen... 52

4 Grundlagen, Aufbau und Funktionsweisen...56 Was sind Kontor.NET Module? Programmaufbau Grundlagen der Bedienung von Modulen Aufgaben...76 Manuelles Erstellen von Aufgaben Automatische Aufgabenerstellung Aufgabenordner Aufbau der Aufgabenliste Bearbeiten von Aufgaben Wiedervorlagen Abschließen von Aufgaben Administrator-Funktionen Verkauf...86 Kontakte Ansprechpartner Kunden Artikel Verkaufspreise Aufträge Rückstände Angebote Disposition

5 CRM Kampagnen Leads Verkaufschancen Supportfälle Integration Telefonnotizen/Memos Kundenvorgangshistorie Einkauf Lieferanten Einkaufspreise Bestellung Eingangsrechnungen Bestellplanung Lager Wareneingänge buchen Bestandsbuchung Warenbewegungen Inventur Buchhaltung Mahnwesen Archiv Dokumentenmanagement (DMS) Schnittstellen Datenimport Glossar

6

7 Kontor.NET 2010 Einleitung Einleitung Was ist Kontor.NET? Kontor.NET von codegarden software ist ein Warenwirtschafts-/ERP-System für kleine und mittelständische Unternehmen, das dank Microsofts moderner.net Technologie und dem Microsoft SQL-Server als Basis, extrem leistungsstark, zukunftssicher und flexibel ist. Kontor.NET ist für folgende Aufgabengebiete konzipiert: - Auftragsabwicklung - Artikelverwaltung - Bestellwesen - Disposition - Kunden- und Kontaktverwaltung - Onlinehandel über verschiedene Plattformen sowie für sämtliche mit diesen Schwerpunkten in Zusammenhang stehenden Themen. Warum Kontor.NET? Bei der Suche nach einem geeigneten Anbieter von ERP-Software, merken Sie schnell, dass kein System zu 100% auf Ihr Unternehmen passt. Je nach Tätigkeitsbereich Ihres Unternehmens kommen außerdem nur teure Branchenlösungen überhaupt in Frage. Wir von codegarden software kennen dieses Problem und haben deshalb mit Kontor.NET eine eigene sehr flexible Lösung entwickelt. Mit Kontor.NET passt sich die Software Ihrem Unternehmen an und nicht umgekehrt. Durch den integrierten Programmdesigner sind mit Kontor.NET releasefähige Programmanpassungen möglich. Wir verbinden damit die Vorteile einer Standard- und einer Individualsoftware in einem Produkt. Auch als out of the box Businessplattform ist Kontor.NET nicht nur einfach und intuitiv zu bedienen, sondern auch in kürzester Zeit zu installieren und umfangreich anpassbar. 1

8 Einleitung Kontor.NET 2010 Vorteile Starke Features Kontor.NET unterstützt beliebig viele Währungen und Sprachen, verschiedene Preismodelle, Chargen, Varianten, Bilder, bietet CRM, Dokumentenmanagement, eine DATEV FiBu- Schnittstelle, Datenauswertung und -analyse (OLAP), automatisierten Zahlungsabgleich, Schnittstellen zu verschiedenen Versanddienstleistern (DHL, DPD, UPS), eine direkte ebay Anbindung, xt:commerce Schnittstelle und vieles, vieles mehr. Funktionalitäten, die nicht im Standardumfang von Kontor.NET enthalten sind, können individuell ergänzt werden. Sie können sogar selbst Programmanpassungen mit dem (kostenpflichtigen) Erweiterungsmodul Programmdesigner durchführen oder von uns durchführen lassen. Optimiert für den Online-Handel Das Programmmodul Synchronisationscenter ermöglicht den einfachen Datenabgleich mit einem oder mehreren xt:commerce Shops und den Diensten Yatego und ebay. Der Austausch von Artikel-Stammdaten, Beständen, Bildern, Kategorien, Kundendaten und Auftragsdaten erfolgt einfach und transparent manuell per Mausklick oder vollautomatisch per Timer. Die Schaltzentrale für all Ihre Online Verkaufsaktivitäten ist Kontor.NET. Die Bearbeitungszeit für die Datenpflege und Auftragsabwicklung reduziert sich spürbar im Vergleich mit anderen Systemen. Durch Kontor.NET als zentrale Datenverwaltung bleiben Ihre Onlineplattformen immer topaktuell! Stabile Plattform Kaum ein technisches Feature einer Warenwirtschafts-Software ist von so weitreichender Bedeutung wie die verwendete Basistechnologie. Kontor.NET basiert auf der SQL-Server Datenbank und der.net Technologie von Microsoft. Diese Komponenten ermöglichen eine optimale, stabile Performance im Netzwerk, gerade auch dann, wenn Sie in einem VPN über das Internet verbunden sind. Kontor.NET ist gut skalierbar, d. h. auch große Datenmengen (z. B Artikel- oder Adresseinträge) stellen kein Performance-Problem dar. Flexibel und anpassbar Kontor.NET passt sich an Ihr Unternehmen an, nicht umgekehrt! Wir wissen aus unserer Projekterfahrung, wie wichtig es ist, dass Sie als Anwender mit einfachen, nicht überfrachteten und in Ihrer firmenspezifischen Terminologie gehaltenen Bildschirmmasken arbeiten können. 2

9 Kontor.NET 2010 Einleitung Der in Kontor.NET integrierte Programmdesigner, ermöglicht es Ihre individuellen Anforderungen in Funktion, Workflow und Benennungen schnell und einfach bis ins kleinste Detail umzusetzen. Mit dem als Erweiterungsmodul erhältlichen Programmdesigner steht Ihnen ein extrem leistungsfähiges Werkzeug zur Verfügung mit dem Sie Kontor.NET selbst für Ihr Unternehmen anpassen können. Natürlich übernehmen wir oder einer unserer Partner diese Aufgabe gern für Sie! Eine oder ein Anruf genügt und Sie erhalten kostenlos ein Angebot. Über dieses Handbuch Das nachfolgende Handbuch soll Sie mit der Bedienung von Kontor.NET vertraut machen und Sie in die Arbeit mit den wichtigsten Programm-Modulen einführen. Für die Erweiterungsmodule, die für Kontor.NET erhältlich sind und die nicht in diesem Handbuch erwähnt werden, ist in der Regel eine gesonderte Dokumentation erhältlich. Dieses Handbuch stellt viele Beispiele dar, die Sie am besten direkt in der Kontor.NET Demofirma nachvollziehen sollten. So können Sie die praktische Anwendung von Kontor.NET am effektivsten erlernen. Bitte lassen Sie sich dabei nicht von der Tatsache irritieren, dass einige Bildschirmmasken der Demofirma, bedingt durch technische Verbesserungen, von den Abbildungen in diesem Handbuch leicht abweichen können. Für Programmentwickler, die Kontor.NET für einen spezifischen Einsatzzweck anpassen möchten, bietet Kontor.NET eine Fülle von Möglichkeiten, die bestehende Programmversion zu erweitern bzw. zu modifizieren und zu einer individuellen Software auszubauen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit Kontor.NET! 3

10 Einleitung Kontor.NET 2010 Editionen Wir bieten Kontor.NET in drei verschiedenen Editionen an. Diese sind auf unterschiedliche Kundengruppen zugeschnitten und unterscheiden sich im Leistungsumfang, sowie in der Erweiterbarkeit und natürlich im Preis (aktuelle Preise finden Sie auf unserer Website). STARTER-Edition Wenn Sie Kontor.NET von unserer Website herunterladen und sich anschließend bei uns registrieren, erhalten Sie die STARTER-Edition. Diese ist kostenlos und alle BASIC-Module sind auf einem Arbeitsplatz uneingeschränkt nutzbar. Wir bieten für diese Ausführung von Kontor.NET keinen telefonischen Support oder Programmanpassungen an. Wenn Sie Hilfe brauchen oder Fragen haben, steht Ihnen jedoch unser Internet-Supportforum kostenfrei zu Verfügung. EXTENDED-Module können zu den Konditionen der Lizensierung der STANDARD-Edition hinzugekauft werden. Diese Version ist für kleine Unternehmen und Startups gedacht, die eine schnell verfügbare und kostengünstige ERP-Lösung benötigen, die bei Bedarf mit dem Unternehmen wachsen kann. Es besteht jederzeit die Möglichkeit nahtlos auf eine andere Edition von Kontor.NET zu wechseln, z. B. wenn mehr Arbeitsplätze benötigt werden. STANDARD-Edition Diese Edition von Kontor.NET ist auf den Bedarf kleiner Unternehmen mit bis zu maximal 5 Arbeitsplätzen ausgerichtet. Neben unserem Internet-Supportforum können Sie auch unseren telefonischen Support nutzen. Wenn Sie einen Supportvertrag abschließen, ist dieser sogar kostenlos. Die STANDARD-Edition kann mit EXTENDED-Modulen erweitert werden. Programmanpassungen bieten wir für diese Edition nicht an. PROFESSIONAL-Edition Die PROFESSIONAL-Edition von Kontor.NET deckt den Bedarf von kleinen und kleinen mittelständischen Unternehmen (KMUs) ab. Sie können beliebig viele Arbeitsplätze in Ihrem Unternehmen einrichten und lizensieren Kontor.NET nach dem günstigen concurrent user Modell. Aufsetzend auf der STANDARD-Edition ist zusätzlich ein leistungsfähiges CRM (Customer Relationship Mangement) und DMS (Dokumentenmanagement System) enthalten. Das Programm kann von uns nahezu unbegrenzt angepasst werden. Das Erweiterungsmodul Programmdesigner, mit dem Sie selbst Programmanpassungen vornehmen können, steht exklusiv in der PROFESSIONAL-Edition zur Verfügung. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen über entsprechendes technisches Know-How verfügen und den Programmdesigner erwerben, können Sie Ihr Kontor.NET selbst verändern und anpassen. 4

11 Kontor.NET 2010 Einleitung Lizenzierungsmodell Wir setzen bei Kontor.NET gleichzeitig auf zwei unterschiedliche Lizenzierungsmodelle, je nachdem, ob es sich um das Hauptprogramm (BASIC-Module) oder um Erweiterungsmodule (EXTENDED-Module) handelt. BASIC-Module Für das Hauptprogramm Kontor.NET benötigen Sie eine Lizenz pro gleichzeitig im Kontor angemeldeten Benutzer (engl. concurrent user ). Ein Beispiel der Lizenzierung des Hauptprogramms: Wenn Sie also 10 Arbeitsplätze haben, aber nur an jeweils 6 gleichzeitig mit Kontor.NET gearbeitet werden soll, reicht es, wenn Sie 6 Lizenzen kaufen. Sie dürfen Kontor auf beliebig vielen Rechner in Ihrem Unternehmen installieren, aber nur 6 Mitarbeiter können Kontor.NET gleichzeitig nutzen. EXTENDED-Module Die Erweiterungsmodule (EXTENDED-Module) zu Kontor.NET werden jeweils einmal pro Firma, bzw. einmal pro Online-Verkaufsplattform lizensiert. Ein Beispiel der Lizenzierung von Erweiterungsmodulen: Wenn Sie in Ihrer Firma die Erweiterungsmodule Versandschnittstelle und FiBu Schnittstelle benötigen, müssen Sie für jedes dieser beiden Module eine Lizenz erwerben. Dies ist unabhängig davon, auf wie vielen Arbeitsplätzen Kontor.NET installiert ist. Wenn Sie zusätzlich noch zwei xt:commerce Webshops und ein ebay-konto anbinden möchten, müssen Sie insgesamt noch drei Lizenzen erwerben. Jeweils eine pro angebundener Online-Verkaufsplattform. 5

12 Einleitung Kontor.NET 2010 Modularten BASIC-Module Die Standardfunktionalität von Kontor.NET bezeichnen wir als BASIC-Module. Diese sind in allen Editionen von Kontor.NET enthalten. Es ist keine zusätzliche Lizenz nötig, um die BASIC-Module zu nutzen. EXTENDED-Module Die EXTENDED-Module sind kostenpflichtige Erweiterungen, die neue Funktionalitäten zu Kontor.NET hinzufügen. Beispiele für EXTENDED-Module sind das Barverkaufsmodul oder die xt:commerce Onlineanbindung. Alle Verkaufsplattformen des Moduls Synchronisationscenter werden pro Verkaufsplattform lizensiert. Wenn Sie drei xt:commerce Shops und zwei ebay Konten mit Kontor.NET betreiben wollen benötigen Sie 5 Verkaufsplattform-Lizenzen. Alle anderen Module werden einmal pro Unternehmensstandort fällig. Es dürfen zwar beliebig viele Firmen/Mandanten in Kontor angelegt werden, aber es darf nur ein Kontor.NET Anwendungsserver pro Lizenznehmer betrieben werden. Mietlizenzen Wir bieten auch alle Kontor.NET Lizenzen zur Miete an. Wenn Sie an einer Mietlösung interessiert sind, kontaktieren Sie uns bitte per oder Telefon. 6

13 Kontor.NET 2010 Installation Installation Vorbereiten der Installation Bevor Sie Kontor.NET installieren, lesen Sie bitte das nachfolgende Kapitel gründlich durch und schaffen Sie die nötigen Voraussetzungen, um Kontor.NET zu betreiben. Kontor.NET Installations-Szenarien Sie können mit Kontor.NET die folgenden zwei Szenarien betreiben: Einzelplatzsystem Für eine einzelne Arbeitsstation wird die Datenbank und das Kontor.NET Programm auf demselben Rechner installiert. Hierzu müssen Sie eine Vollinstallation durchführen. Arbeitsstation(en) plus Server Für mehrere Arbeitsstationen wird das Kontor.NET Programm und die Datenbank auf einem Server installiert. Die Arbeitsstationen greifen über das Netzwerk auf eine gemeinsam genutzte Kontor.NET Installation und Datenbank zu. Auf dem Server muss eine Vollinstallation von Kontor.NET plus Microsoft SQL Datenbank erfolgen. Auf den einzelnen Arbeitsplätzen muss dann nur eine Arbeitsplatzinstallation ausgeführt werden. Systemvoraussetzungen Unterstützte Betriebssysteme (jeweils die deutschen Sprachversionen in 32 oder 64Bit Technologie) Windows XP Windows Vista Windows 7 Windows Server 2003/2008 Vollinstallation Minimale Systemausstattung Intel/AMD Prozessor ab 1500Mhz 1 GB Arbeitsspeicher (RAM) Bildschirmauflösung von min x 786 Pixel Windows XP Internet Explorer 7.0 oder höher Microsoft.net Framework 3.5 oder höher Microsoft SQL Server 2005/2008 alle Editionen (Microsoft SQL Server 2005/2008 Express nur bei max. 5 Arbeitsplätzen möglich) 7

14 Installation Kontor.NET 2010 Empfohlene Systemausstattung Intel/AMD Prozessor ab 2000Mhz 2 GB Arbeitsspeicher (RAM) Bildschirmauflösung von min x 1024 Pixel Windows Server 2008/Vista Internet Explorer 8 oder höher Microsoft.net Framework 3.5 oder höher Microsoft SQL Server 2008 (alle Editionen) (Microsoft SQL Server 2008 Express nur bei bis zu 5 Arbeitsplätzen möglich) Arbeitsplatzinstallationen (erfordert zusätzlichen Server mit Vollinstallation) Minimale Systemausstattung Intel/AMD Prozessor ab 1500Mhz 1 GB Arbeitsspeicher (RAM) Bildschirmauflösung von min x 786 Pixel Windows XP Microsoft Internet Explorer 7.0 oder höher Microsoft.net Framework 3.5 oder höher Empfohlene Systemausstattung Intel/AMD Prozessor ab 2000Mhz 2 GB Arbeitsspeicher (RAM) Bildschirmauflösung von min x 1024 Pixel Windows Vista Internet Explorer 8 oder höher Microsoft.net Framework 3.5 oder höher Hinweis: Bei Nutzung einer Arbeitsstation zusätzlich als Datenbank Server In kleinen Netzwerkinstallationen ist oft kein eigener Netzwerkserver vorhanden. In solchen Fällen können Sie die Datenbank von Kontor.NET auf einem vorhandenen Arbeitsplatz installieren. Sie sollten nur beachten, dass die Datenbank zusätzlich Systemressourcen beansprucht und die Arbeitsstation entsprechend gut ausgestattet sein sollte. Stellen Sie bitte Sicher das die PCs auf denen Kontor.NET installiert werden soll, die Mindestvoraussetzungen erfüllen und wenn ein Netzwerk zum Einsatz kommt, das die Netzwerkverbindungen einwandfrei funktionieren. 8

15 Kontor.NET 2010 Installation Zusätzliche Software und Updates Folgende zusätzliche Software muss auf Ihrem System installiert sein, um alle Funktionen von Kontor nutzen zu können. Wir empfehlen zusätzliche immer die aktuellsten Versionen zu verwenden und gegebenenfalls Updates zu installieren. Wie prüfen regelmäßig die Kompatibilität von Kontor.NET mit den aktuellen Softwareversionen und neusten Sicherheitsupdates. Sollte eine Inkompatibilität festgestellt werden, werden wir Sie auf unserer Website darüber informieren. Windows Stellen Sie sicher, dass Sie die neuesten Servicepacks und Updates zu Ihrem Windows Betriebssystem installiert haben. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie alle aktuellen Updates installiert haben, besuchen Sie bitte die Website: Microsoft.NET Framework Jeder PC, auf dem Kontor.NET 2010 eingesetzt werden soll, benötigt das Microsoft.NET Framework Version 3.5 oder höher. Diese Komponente ist auf vielen neueren Computern bereits serienmäßig vorinstalliert und bei Windows 7 ein integraler Systembestandteil. Sollte das Microsoft.NET Framework auf Ihrem PC nicht installiert sein, wird es das Kontor.NET Installationsprogramm automatisch nachinstallieren. SQL-Server Datenbank Kontor.NET benötigt für die Datenbankverwaltung einen so genannten Datenbank-Server (Microsoft SQL Server 200x Express). Der SQL Server 2005 Express wird, falls erwünscht, von dem Kontor.NET Installationsprogramm installiert. Wenn Sie den SQL Server Express nicht als Server für die Kontor.NET 2010 Datenbank einsetzen wollen, müssen Sie eine andere Edition des SQL Servers vor der Kontor.NET Installation installieren und konfigurieren. Die Express Edition können Sie auch separat bei Microsoft erhalten: Adobe Reader Archivierte Dokumente werden in Kontor.NET im so genannten PDF Format gespeichert. Mit Hilfe des kostenlosen Programms Adobe Reader können Sie sich diese Dokumente auf dem Bildschirm ausgeben lassen. Um diese Funktion zu nutzen, stellen Sie sicher, dass der Adobe Reader auf jeder Arbeitsstation installiert ist. Diesen erhalten Sie bei Adobe: 9

16 Installation Kontor.NET 2010 Adobe Flash Player Um die in das Programm integrierten Hilfe-Videos anzeigen zu können benötigen Sie den Adobe Flash Player. Diesen erhalten Sie bei Adobe: Programm Aus Kontor.NET können Sie mit Hilfe einer hinterlegten -Adresse einem Kunden E- Mails schreiben. Auch können Sie im Formular-Druck, z. B. ein Angebot, direkt per versenden. Microsoft Excel für den integrierten Excel Export Die in Kontor.NET integrierte Excel-Exportfunktion setzt ein installiertes Microsoft Excel 2003 oder höher voraus. Wenn Sie diese Funktionalität benutzen möchten, installieren Sie bitte Excel. OpenOffice oder ähnliche Programme werden nicht unterstützt, da Kontor.NET direkt auf ein Add-In von Microsoft Excel zurückgreift. 10

17 Kontor.NET 2010 Installation Installationsvorgang Nach dem Start des Setup-Programms müssen Sie zunächst Standard-Dialoge durchlaufen, wie z. B. die Bestätigung des Lizenzvertrages, bis Sie zwischen einer der beiden grundsätzlichen Installationsarten wählen müssen: Abb. 1 Registrierungsart wählen 11

18 Installation Kontor.NET 2010 Vollinstallation Diese Installationsart sollten Sie wählen, wenn Sie Kontor.NET zum ersten Mal installieren. Das komplette Programm samt den Beispieldaten wird dann installiert. Besonderheiten der Vollinstallation Die SQL-Server Datenbank (Microsoft SQL Server 2005 Express-Edition) wird bei diesem Schritt normalerweise mit installiert. Sie können diesen zusätzlichen Schritt jedoch überspringen, wenn auf Ihrem System bereits eine Microsoft SQL-Server Datenbank existiert, die Sie für Kontor.NET verwenden wollen. Arbeitsplatzinstallationen Diese Installationsart sollten Sie wählen, wenn Kontor.NET bereits auf einem Server installiert ist und Sie eine zusätzliche Arbeitsstation installieren wollen. Besonderheiten der Arbeitsplatzinstallationen Sie werden dazu aufgefordert, den Pfad des Kontor.NET Installationsverzeichnisses auf dem Server anzugeben. Das freigegebene Netzwerkverzeichnis (Lese- und Schreibrechte erforderlich), das die Kontor.NET Installation und die Unterverzeichnisse prog20 und config enthält. Kontor.NET wird automatisch mitsamt allen benötigten Komponenten installiert. Nach erfolgreichem Abschluss der Installation ist Kontor.NET 2010 vollständig auf dem System installiert und kann über das Programm-Symbol auf Ihrem Desktop oder über das Windows Startmenü gestartet werden. 12

19 Kontor.NET 2010 Der erste Programmstart Der erste Programmstart Nachdem Sie Kontor.NET installiert haben, müssen Sie das Programm starten, um die Einrichtung der Datenbank und die Registrierung durchzuführen. Ein betriebsbereiter Datenbank-Server ist für diesen Schritt Voraussetzung. Ist noch keine Installation des Datenbank-Servers erfolgt, installieren Sie jetzt bitte einen Datenbankserver oder wiederholen Sie die Installation, um den Standard-Datenbankserver von unserem Setup-Programm installieren zu lassen. Nach dem ersten Programmstart erscheint der Installations-Assistent für die Kontor- Datenbank. Folgen Sie dem Assistenten und klicken Sie auf Weiter. Im ersten Schritt fordert der Assistent Sie zur Eingabe der noch benötigten Informationen auf. Als erstes tragen Sie den SQL-Server-Namen ein. Wenn Sie den SQL-Server 200X Express aus der Kontor.NET 2010 Installation installiert haben, heißt der SQL-Server normalerweise COMPUTERNAME\KONTOR_NET. Ersetzen Sie COMPUTERNAME durch den Namen Ihres Computers oder wählen Sie Ihn einfach aus der Dropdownliste. Sollten Sie eine andere SQL-Server Installation haben, setzt sich der Name folgend zusammen: COMPUTERNAME\INSTANZNAME Ersetzen Sie COMPUTER- NAME mit dem Namen Ihres Computers und INSTANZNAME mit dem bei der Installation angegebenen Instanznamen. Sollten Sie keinen Instanznamen angegeben haben, tragen Sie nur den Computernamen ein. Standardmäßig meldet sich Kontor.NET mit integrierte Sicherheit beim SQL-Server an. Loginname und Passwort für den SQL-Server werden dabei nicht benötigt, der SQL-Server greift dann auf die Windows-Rechte des angemeldeten Benutzers zurück. In speziellen Fällen kann es nötig sein, dass Sie sich mit der normalen SQL-Server Anmeldung anmelden müssen. Wenn Ihnen die Anmeldedaten des verwendeten SQL-Servers nicht bekannt sind und Sie mit Kontor.NET den Standard SQL-Server verwenden, erfragen Sie die Anmeldedaten bitte beim Support. Ist ihre Arbeitsstation nicht gleichzeitig ihr Datenbankserver, wählen Sie ein Netzwerkverzeichnis auf Ihren Datenbankserver aus, in dieses Netzwerkverzeichnis wird die Datenbank- Installationsdatei kopiert. Die Datenbankinstallation wird danach durchgeführt und es werden zwei Datenbanken auf Ihrem SQL-Server installieren: - Demofirma (enthält Demodaten der fiktiven Firma xtreme bikes ) - Standardfirma (verwenden Sie diese Firma für Ihre Daten) 13

20 Der erste Programmstart Kontor.NET 2010 Registrierung Nach der Datenbankinstallation muss das Programm registriert werden, wofür eine Internetverbindung vorhanden sein muss. Die Registrierung ist erforderlich, um eine Lizenz für Kontor.NET zu erhalten und das Programm zu aktivieren. Nach dem Programmstart erscheint der Registrierungs-Assistent, der Ihnen bei der Registrierung und beim Freischalten der Module behilflich ist. Abb. 2 Registrierungsassistent Folgen Sie dem Assistenten und klicken Sie auf Weiter. Im ersten Schritt fordert der Assistent Sie auf Ihre Benutzerdaten einzugeben, dies sind gewöhnlich die Firmendaten. Die Angaben zum Firmennamen, der Kontaktperson und die Adresse sind obligatorisch einzutragen. 14

21 Kontor.NET 2010 Der erste Programmstart Abb. 3 Registrierung Schritt 1 Der Firmenname (erstes Feld Firma ) wird für die Registrierung als Referenz verwendet. Bitte wählen Sie diesen Namen nicht zu kompliziert oder zu lang und verwenden Sie gegebenenfalls eine Kurzform Ihres Firmennamens. Wenn Sie eine Lizenz bereits erworben und von codegarden software oder einem Systempartner erhalten haben (reginfo.txt), muss der Firmennamen dem in der zweiten Zeile der reginfo.txt vermerkten Firmennamen entsprechen. # Kontor.NET Registrierung Professional/3 MeineFirma KON-BASIS; 9AG Schließen Sie diesen Schritt ab, indem Sie auf Weiter klicken. 15

22 Der erste Programmstart Kontor.NET 2010 Abb. 4 Registrierung Schritt 2 Klicken Sie im nächsten Bild an, ob Sie für die STARTER-Edition eine Freischaltdatei benötigen oder ob Sie bereits über eine Freischaltdatei verfügen. Klicken Sie dann auf Weiter. Wenn Sie eine Freischaltdatei für die STARTER-Edition angefordert haben, erhalten Sie diese automatisch an die im vorherigen Schritt angegebene Adresse. Öffnen Sie die und speichern Sie die Anlage ( reginfo.txt ) an einem beliebigen Speicherort, beispielsweise auf Ihrem Desktop. 16

23 Kontor.NET 2010 Der erste Programmstart Abb. 5 Registrierung Schritt 3 Wechseln Sie Sie zurück in den Registrierungs-Assistenten. Tragen Sie den Speicherort der Freischaltdatei ein. Die Funktion Suchen unterstützt Sie dabei. Klicken Sie auf Suchen und klicken Sie auf die Datei reginfo.txt und auf öffnen. Die Datei erscheint dann automatisch im Fenster. Klicken Sie auf Weiter/Fertigstellen und die Registrierung ist abgeschlossen. Kontor.NET ist nun vollständig installiert und bereit für den Einsatz. Achtung: In seltenen Fällen, verhindern Firewall-Einstellungen oder Virenwächter die Verbindung zu unserem Registrierungsserver. In diesem Fall fordern Sie bitte Ihre Registrierungsdaten, per an. 17

24 Der erste Programmstart Kontor.NET 2010 Anmelden Starten Sie Kontor.NET mit einem Doppelklick auf das Kontor.NET Programmsymbol. Abb. 6 Kontor.Net Programmsymbol Hinweis: Sollte anstatt dieses Symbols, ein weißer Kasten angezeigt werden, ist Ihre Kontor.NET Installation wahrscheinlich fehlerhaft. Es erscheint der Anmelde-Dialog: Abb. 7 Anmelde-Dialog Hier müssen Sie sich mit Benutzernamen und Passwort legitimieren. Nach der Erstinstallation sind folgende Benutzerdaten voreingestellt: Benutzername: CG (großgeschrieben) Passwort: cg (kleingeschrieben) 18

25 Kontor.NET 2010 Der erste Programmstart Bitte beachten Sie außerdem, dass Sie in der Auswahlliste Mandant zwischen zwei verschiedenen Firmen (die Begriffe Firma und Mandant werden synonym verwendet) wählen können: XTreme Bikes (Demofirma v.2010) Dies ist eine fiktive Firma, mit deren Beispieldaten Sie alle Übungen in diesem Handbuch durchführen können. Standardfirma Hier handelt es sich um die Daten Ihres eigenen Unternehmens. Diese Firma muss also von Ihnen nach der Installation konfiguriert und mit Daten gefüllt werden. Kontor.NET merkt sich beim Verlassen des Programms immer die Firma, mit der Sie zuletzt gearbeitet haben und schlägt diese dann beim nächsten Programmstart erneut vor. Mit diesen Zugangsdaten wird nun das Kontor.NET Startfenster geöffnet: Abb. 8 Kontor.NET Startfenster 19

26 Konfiguration/Firmeneinstellungen Kontor.NET 2010 Konfiguration/Firmeneinstellungen Nach der Installation von Kontor.NET, bevor andere Daten oder Vorgänge erfasst werden, ist es notwendig, Ihren Mandanten zu konfigurieren. Erst durch die korrekte Konfiguration der Firmenstammdaten ist Kontor.NET in der Lage nach Ihren Wünschen zu funktionieren. Aus diesem Grund sollte diese Aufgabe mit größtmöglicher Sorgfalt und so vollständig wie möglich durchgeführt werden. Sind alle Angaben einmal gemacht, ist im laufenden Betrieb normalerweise keine Änderung der Firmenkonfiguration mehr nötig. Hinweis: Wenn Sie mit Kontor.NET mehrere Firmen (Mandanten) verwalten, müssen Sie die Firmenkonfiguration für jeden Mandanten separat vornehmen. Schnellübersicht über die Funktionen - Konfiguration der Firmenstammdaten - Konfiguration Standardmodule - Konfiguration Erweiterungsmodule - Formularkonfiguration Abb. 9 Startfenster mit Administrations-Menü 20

27 Kontor.NET 2010 Konfiguration/Firmeneinstellungen Sie starten die Firmenkonfiguration über das Administrationsmenü des Kontor.NET Startfensters. Zum Aufruf dieses Menüpunkts benötigen Sie Administrationsrechte. Wählen Sie aus dem Administrationsmenü den Eintrag Firmeneinstellungen. Es öffnet sich nun das Konfigurationsfenster, in dem Sie alle grundlegenden Firmenstammdaten eintragen können. Wenn alle Daten korrekt eingegeben sind, wählen Sie bitte die Schaltfläche Speichern, um die Daten zu speichern. Konfigurationsfensters sind unterschiedliche Bereiche zu sehen, die jeweils auf eigenen Registerkarten zu finden sind: a) Stammdaten b) Grundeinstellungen c) EXTENDED-Module d) Formulare e) System a) Stammdaten Abb. 10 Firmeneinstellung Registerkarte Stammdaten 21

28 Konfiguration/Firmeneinstellungen Kontor.NET 2010 Die Eingaben in diesem Bereich bedürfen keiner besonderen Erklärung. Es handelt sich im Wesentlichen um Anschrift und Kontaktdaten Ihres Unternehmens. b) Grundeinstellungen Abb. 11 Grundeinstellungen Diese Registerkarte ist recht umfangreich und umfasst einige sehr wichtige Einstellungen: Nummernkreise In diesem Bereich können Sie die Nummernkreise für eine Vielzahl von Kontor.NET Vorgängen (Angebot, Rechnung, Lieferschein, usw.) einrichten. Kontor.NET verwendet die eingestellte Nummer des jeweiligen Nummernkreises, um daraus eine Vorgangsnummer zu erstellen. Nach Vergabe der Vorgangsnummer wird der jeweilige Nummernkreis inkrementiert, so dass auf diese Weise fortlaufende Vorgangsnummern generiert werden. Bei der ersten Konfiguration der Nummernkreiseinstellungen sollten Sie beachten, ausreichend große Anfangswerte einzustellen (z. B. 6-stellig), um einen Überlauf der Werte zu vermeiden und eine einheitliche Sortierung der Vorgangsnummern zu gewährleisten. Die Einstellungen der Nummernkreise sind eng verbunden mit den Einstellungen der Auftragsarten (s. u.). 22

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