Drei Argumente für ein Upgrade auf Exchange 2013

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1 eguide Upgrade auf, warum Unternehmen mit der Migration zögern und Dateien verhindern VEGE/FOTOLIA

2 Upgrade auf zögern Um eine praktisch unbegrenzte Speicher- Kapazität zu erreichen, müssen Unternehmen einige Hürden überwinden und oft werden Kompromisse geschlossen. Lesen Sie in diesem eguide, warum sich Ihr Unternehmen für ein Upgrade auf entscheiden sollte, sowie auch die und wie Sie häufige Dateien vermeiden können. Warum zögern viele Unternehmen noch mit der Migration? Upgrade auf Von Steve Goodman Wenn Sie aktuell darüber nachdenken, ob Sie Office 365 verwenden möchten, sprechen mehrere Argumente dafür: Anwender erhalten praktisch unbegrenzte Speicherkapazitäten, während sie gleichzeitig immer auf dem Laufenden bleiben. Allerdings muss man einige Hürden überwinden, um dies zu realisieren. Das umfasst beispielsweise, dass sie Risiken bei der Datenhoheit beseitigen müssen, da die NSA eventuell auf s zugreifen kann. Zudem haben Sie keine Kontrolle über die Upgrade- Geschwindigkeit, müssen Kompromisse bei der Kompatibilität von Geschäftsanwendungen in Kauf nehmen oder verlieren unter Umständen die Möglichkeit auf Serviceanfragen direkt zu reagieren, da Sie auf externe Dienstleister angewiesen sind. Egal, ob Sie auf absehbare Zeit bei einer On-Premise Exchange-Umgebung bleiben oder darauf warten, dass Exchange Online ihren Bedürfnissen gerecht wird, ein Update auf macht Sinn. Hier sind drei Gründe, die dafür spreche. 1. Sie können die Exchange-Infrastruktur vereinfachen Mit einem Upgrade auf erhalten Sie die Gelegenheit, die Belastung in Exchange zu reduzieren. Die Anzahl der zu installierenden Seite 1 von 16

3 Upgrade auf Rollen ist in geringer geworden. Microsoft empfiehlt, Exchange mit mehrere Serverrollen zu installieren. zögern Wenn Ihre Exchange 2010 Infrastruktur dedizierte Server für Unified Messaging (UM) beinhaltet oder wenn Sie Clientzugriffs- und Hub-Transport- Rollen vom Postfach-Server getrennt haben, können Sie nun die Zahl der verwendeten Server konsolidieren. Dies umfasst auch Unternehmensbereiche, die auf Basis einer virtuellen Infrastruktur mit kombinierten Clientzugriffs- und Hub-Transport-Server arbeiten. Eine Data Availibility Group mit zwei Knoten und ein oder mehrere UM-Server ersetzen sechs oder mehr Exchange-2010-Server durch zwei Exchange--Server. Für Multisite-Installationen lässt sich außerdem die Infrastruktur vereinfachen. Ein typisches Szenario ist zum Beispiel eine zweiseitige Installation mit einer primären und einer Disaster-Recovery- (DR-) Site. In Exchange 2010 bedeuten mehrere Clientzugriffs-Arrays, primäre und sekundäre HTTPS Namensräume und Ausfallsicherung, dass der Disaster- Recovery-Plan (DRP) kompliziert wird. Nach einem muss man sich keine Sorgen über einen DRP für Clientzugriffs-Arrays machen, da sich ein einziger HTTPS Namensraum verwenden lässt und die Ausfallsicherung einfacher gestaltet ist. Die Arbeit wird zudem einfacher, wenn man eine Lastenverteilung für Exchange einrichtet. Dank der Unterstützung von Layer-4-Lastenverteilung, benötigt man keinen teure oder leistungsstarke Lösung für. Wenn sie mit dem Netzwerklastenausgleich von Microsoft hadern, bietet sich nun die Gelegenheit, den Service Ihrer Wahl zu nutzen. 2. Ein Upgrade auf hilft beim effizienteren Einsatz vorhandener Hardware Eines der Hauptargumente für Exchange 2010 war die geringe Anforderung an den Festplattendurchsatz, so dass Exchange auch auf langsamen SATA- Festplatten arbeitet. Die geringeren Durchsatzanforderungen macht die Verwendung einer virtuellen Umgebung leichter, da das Postfach den Storage weniger als frühere Versionen belastet. Seite 2 von 16

4 Upgrade auf zögern Wenn Sie Ihre vorhandene Infrastruktur noch ein paar Jahre einsetzen möchten, kann ein Upgrade auf Ihre verwendete Storage- Infrastruktur noch besser ausreizen. Es gibt wenig Exchange Umgebungen, die JBOD für den Betrieb von Exchange ohne RAID-Storage verwenden, da es eine komplexe Verwaltung erfordert. hat neue Automatic-Reseed-Funktion, was den Austausch von Festplatten fast so einfach macht wie die Nutzung von RAID-Storage. Das bedeutet, dass man die Anzahl seiner Festplatten halbieren und mehr Storage für die virtuelle Infrastruktur bereitstellen oder das Postfach- Kontingent erhöhen kann. Wenn Sie einer der ersten Anwender von Exchange 2010 waren, nähert sich Ihre Hardware langsam der Fünf-Jahres-Marke. Anstatt noch mehr Storage oder virtuelle Ressourcen zu nutzen, lassen sich die Kosten durch den Einsatz billiger Server mit einer kleineren Anzahl großer Festplatten reduzieren. Damit ersetzen Sie große, energiehungrige Einheiten mit kleineren Rack-Servern, die weniger Festplatten benötigen, um die gleiche Anzahl an Nutzern zu versorgen. 3. Die Verwendung von Managed Availibility verringert die Sorgen Die meisten Exchange-Umgebungen laufen mit minimalen Eingriffen. Doch alles was dabei hilft, Exchange sorgenfrei zu gestalten, ist ein Plus. Es ist im eigenen Interesse von Microsoft, wenn Exchange Online so wartungsfrei wie möglich arbeitet. Von den Vorteilen der Cloud profitieren auch Exchange- -Installationen. Verantwortlich dafür ist in erster Linie die Funktion Managed Availibility. bietet damit eine eingebaute Funktion, die sich um die Überwachung der Umgebung und das Ausführen von Korrekturen, wie zum Beispiel den Neustart abgestürzter Services oder die Bereitsstellung von Ressource für kritische Anwendungen, kümmert. Wenn etwas nicht funktioniert, unterstützt Managed Availibility Sie bei der Suche nach dem Absturzgrund. Auf diese Weise stellt man sicher, dass Anwender nicht vom Fehler betroffen sind. Seite 3 von 16

5 Upgrade auf zögern Schließlich erhalten Microsoft-Operation-Manager-Admins (System Center Operations Manager, SCOM) einen doppelten Nutzen. Die von SCOM erzeugte Warnung wird in einer oberen Schicht und nicht durch einen SCOM-Agenten generiert, so dass sich die Warnung konkret auf ein Problem bezieht und damit weniger Ressource benötigt. Von Steve Goodman Im ersten Teil dieser Artikelserie nannte ich drei Argumente, die für ein Uprade auf sprechen. Dabei ging es vor allem um die Infrastruktur und integrierte Funktionen. Wir erläuterten, wie Unternehmen helfen kann, ihre Infrastruktur zu vereinfachen und deren Lebensdauer zu verlängern. Zudem berichteten wir von neuen, die automatisch Aufgaben abarbeiten und Exchange am Laufen halten. In diesem Teil nennen wir weitere Feature, die man durch den Einsatz von gewinnt inklusive Cloud-Funktionen, der Möglichkeit auf Drittanbieter-Software zu verzichten und sich speziell auf Endanwender zu konzentrieren. Mit profitieren Anwender von neuen Funktionen Wir bewegen uns auf eine Bring-your-own-Device- (BYOD-) Welt zu, in der Anwender bestimmen, welche Funktionen und Kompatibilitäten für die wachsende Zahl an Geräten vorhanden sein müssen. Der Umzug in die Cloud bedeutet, dass Sie vorbereit sein müssen. Mit der gleichen Code- Basis, die Sie in einer On-Premise-Umgebung von verwenden, werden sie auch die Vorteile nach der Einführung von Office 365 genießen können. Mit sind mehrere neue Feature für Endanwender auf den Markt gekommen. Dazu gehört beispielsweise eine deutlich verbesserte Outlook Web App (OWA), die zahlreiche Funtionen, darunter Offline-Zugang und OWA for Devices, unterstützt. Wenn die Verwendung von Tablets auf Seite 4 von 16

6 Upgrade auf zögern ihrer Agenda steht, kümmert sich um die meisten Aufgaben, so dass man nicht auf die Inkonsistenzen von Exchange ActiveSync angewiesen ist. Funktionen, wie zum Beispiel Apps für Outlook und OWA, gestalten Anwendern zudem die Arbeit effektiver, ob es sich um Vorschläge für Aufgaben oder praktische Tipps für Meetings handelt. Für Unternehmen mit Entwicklungsressourcen bietet es die Möglichkeit, branchenspezifische Anwendungen zu integrieren und Apps für beliebige Mobilgeräte zu nutzen. beseitigt die Abhängigkeit von Drittanbieter-Software Viele Unternehmen haben komplexe Anforderungen, so dass eine unendliche Anzahl von zusätzlichen Anwendungen für Exchange erforderlich sind. Gleichzeitig erfüllen nur einige Drittanbieter-Programme die Anforderungen, die zum Beispiel an Compliance-, Backup- und Antivirus- Software für die Bearbeitung von s auf Endgeräten gestellt werden. Wenn Sie als Komplettpaket verwenden, können Sie auf einige zusätzliche Anwendungen verzichten. Die meisten Add-ons waren bisher nicht für Office 365 erhältlich. Viele Unternehmen stellen allerdings fest, dass sie diese Add-ons nach dem Umzug auf Exchange Online auch nicht benötigen, da die Funktionen schon bietet. Das Compliance-Archiv (In-Place Hold) ist das neue Compliance-Feature in, das einige Anwender bereits in ähnlicher Form aus Exchange 2010 (Legal Hold) kennen. Mit In-Place Hold können sie sicherstellen, dass mehrere Postfächer sowie ihr so lange wie nötig aufbewahrt werden. Wie bei Legal Hold werden gelöschte oder veränderte Nachrichten in einen Bereich des Postfachs kopiert, auf den Endanwender keinen Zugriff haben. Sollten man diese Nachrichten zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigen, lassen sie sich über das Exchange Admin Center (Exchange-Verwaltungskonsole) oder das e-discovery-feature innerhalb von SharePoint extrahieren. Damit werden Unternehmen unabhängiger von Drittanbieter-Software, senken die Storage-Kosten und erhalten die Fähigkeit, dass die Nachrichten nicht verändert werden. Seite 5 von 16

7 Upgrade auf zögern Ein Grund, warum Unternehmen verstärkt die Cloud nutzen, sind Backups. Die Kombination aus In-Place Hold, mehrere Kopien zusammen mit geringeren Storage-Kosten und die verbesserte Zuverlässigkeit von schaffen die Voraussetzung, um zu prüfen, ob sie traditionelle Exchange Postfächer-Backups noch benötigen. Die Verringerung der Abhängigkeit von Backup-Infrastruktur kann die Kosten für ein Exchange Upgrade rechtfertigen und Betriebskosten senken. Ein Fluch von Administratoren sind Antimalware-Programme für die Überprüfung des s-Verkehr zwischen Anwendern. Wenn Sie implementieren, ist diese Funktion bereits enthalten und standardmäßig aktiviert. Microsoft hat die bisher genutzte Forefront Protection durch Antimalwaresoftware ersetzt. Betrachten Sie es als eine Lösung, die bestehende Anti-Spam- und Antimalwaresoftware ergänzt. Es existieren weitere Exchange--Funktionen, um die Abhängigkeit von anderen Produkten zu verringern und die Mobilität zu verbessern. Der BlackBerry Enterprise Server (BES) war für viele Jahre das vorherrschende Add-on für die Kommunikation mit mobilen Geräten. Die Verwendung von BES ist dank ActiveSync deutlich gesunken, allerdings hat auch ActiveSync einige Probleme. Wenn Ihr Unternehmen ActiveSync durch eine anderes Produkt ersetzt hat, bietet OWA for Devices eine integrierte Alternative. Wenn Sie ActiveSync vermeiden, da ActiveSync-Clients Schaden an Exchange Servern verursachen können, lassen sich mit den integrierten Funktionen verschiedene Bedrohungen abmildern, da es infizierte Geräte blockiert. bereitet auf die Cloud vor Kein Exchange Admin kann die Cloud ignorieren. Ist man für künftige cloudbasierte Funktionen gerüstet, lassen sich die Anforderungen eines Unternehmens besser bedienen. Das Verschieben von Daten in ein Data Center von Microsoft ist nicht für jedes Unternehmen eine Option. Doch dies kann sich ändern, so dass Sie schnell darauf reagieren müssen. Zum Beispiel ist eine verbesserte On-Premise-Version von Exchange eine relativ günstige Option, da man für mehr als fünf Jahre keine Änderungen Seite 6 von 16

8 Upgrade auf vornehmen muss. Dabei könnten Sie auch feststellen, dass Ihnen die SLAs die Nutzung von Funktionen wie die Exchange Onlinearchivierung einräumt. zögern Eine Unternehmensfusion, Akquisition oder Expansion kann bedeuten, dass der Umzug auf eine hybride Umgebung Sinn macht. Derzeit ist Exchange 2010 mit Office 365 kompatibel und wird es auf absehbare Zukunft auch bleiben. Doch das kann sich in einigen Jahren ändern. bietet letztlich die nötigen Tools für die Implementierung und Umstellung auf eine Cloud-Umgebung. zögern Von Michael Van Horenbeeck Microsoft bietet mit eine Menge Verbesserungen im Vergleich zu den Vorgängern Exchange 2007/2010. Vor allem im Bereich der Sicherheit bietet die neue Version Neuerungen, beispielsweise den integrierten Virenschutz. Obwohl bereits seit über einem Jahr verfügbar ist, haben erst sehr wenige Unternehmen zur aktuellen Version gewechselt. Die generelle Akzeptanz der neuen Version ist also überaus niedrig. Nach einer Umfrage von TechTarget haben nur 5 Prozent der Unternehmen bereits auf gewechselt, 50 Prozent planen Exchange 2010 zu behalten und im nächsten Jahr nicht zu verwenden. Es sieht also nicht sehr rosig aus mit. Warum halten sich so viele Unternehmen zurück, wenn es um die Aktualisierung zu geht? Im Internet und der Exchange-Community ist viel über die wohl mangelnde Qualität von zu lesen. Seit der Veröffentlichung von im letzten Jahr haben viele Exchange-Administratoren lautstark von Problemen mit der neuen Version berichtet. Generell scheint es daher Schwierigkeiten mit der Gesamtqualität der neuen Exchange-Version zu geben. In dieser Hinsicht ist auch ein Artikel des Exchange MVP Michael B. Smiths interessant. Im Artikel zeigt der Exchange-Spezialist einige Fallstricke bezüglich der Installation und des Betriebs von. Seite 7 von 16

9 Upgrade auf zögern Aktuell gibt es bereits mehrere kumulative Updates für, die allerdings nichts zur Verbesserung der Gesamtqualität beigetragen haben. Im Gegenteil: die zweite Aktualisierung musste nach kurzer Zeit wieder vom Markt genommen werden, da diese sogar zusätzliche Fehler in Exchange integriert hatte. Der unfertige Zustand der RTM-Version, und die sehr schlechte Qualität der Updates erinnerten stark an Probleme mit Updates, die Microsoft bereits mit Exchange 2010 hatte. Microsoft hat auf die Problematik reagiert und angekündigt, bei zusätzlichen Updates genauer auf die Qualität zu achten und zusätzliche Tests zum Sichern der Qualität zu integrieren. Kein Mehrwehrt in? Wenn Unternehmen neue Versionen von Anwendungen oder Serversystemen kaufen und einbinden, müssen diese natürlich einen entsprechenden Mehrwehrt für das Geschäft liefern. Das ist bei Exchange anscheinend nicht der Fall. Zwar gibt es durchaus technologische Verbesserungen, allerdings lassen sich mit diesen keine kaufmännischen Argumente ersetzen und schon gar nicht Geschäftsführer oder IT- Verantwortliche überzeugen. IT-Entscheider und CEOs achten eher auf Argumente wie mehr Produktivität, niedrigere Kosten und höhere Benutzerakzeptanz. Eine Ausnahme davon ist, wenn ein Upgrade aufgrund von einheitlichen Benutzerschnittstellen erfolgen muss. Allerdings reichen die wenigen Verbesserungen der Kombination /Outlook keineswegs aus, um ein Upgrade zu rechtfertigen. Bezüglich der Kosten lässt sich bei einem Upgrade auf durchaus sparen, auch im Vergleich zu Exchange 2010 und Exchange Dazu müssten Sie Exchange aber auf Basis von JBOD (Just a Bunch of Disks) setzen. Haben Unternehmen eine solche Konfiguration bereits mit Exchange 2010 umgesetzt, was sie zu einem Pionier machen würde, halten sich die Kosteneinsparungen weiter in Grenzen. Dazu kommen dann noch die zusätzlichen Kosten für die Migration zu. Diese Kosten fallen natürlich nicht an, wenn Unternehmen auf der Vorgängerversion verbleiben. Dieses Geld müsste dann zusätzlich noch einsparen können. Davon sind derzeit eher weniger Budget-Verantwortliche überzeugt. Seite 8 von 16

10 Upgrade auf zögern Ein weiterer Grund für die Zurückhaltung bei der Migration auf Exchange ist die erst vor kurzem erfolgte Einführung von Exchange Liegt hier die Migration nicht ausreichend lange zurück, sind die Kosten für diese Umstellung unter Umständen noch nicht abgeschrieben. Unternehmen in dieser Situation sind eher noch zurückhaltender was eine weitere Exchange- Migration betrifft. Dazu kommt die schlechte Wirtschaftssituation in vielen Ländern, die Unternehmen davon abhält neue Investitionen zu tätigen. Was gibt es nicht mehr in? Outlook 2003 und verknüpfte Connectors sind in nicht mehr verfügbar. Diese lassen sich daher natürlich auch nicht mehr nutzen. Bei einer solchen Verknüpfung sendet Exchange alle s, die über einen bestimmten Empfangs-Connector eingehen, unabhängig von anderen Regeln über den verknüpften Sende-Connector. Eine solche Verknüpfung hat immer Vorrang. Sie erfolgt in Exchange 2010 über die Exchange- Verwaltungsshell. Für verknüpfte Connectors werden andere Connectors und Regeln immer deaktiviert. Vor dem Einsatz von müssen Unternehmen diese Connectors daher auflösen. Aktuell gibt es für noch keine Edge-Transport-Rolle für die Anbindung des -Systems direkt an das Internet. Unternehmen können zwar problemlos Edge-Transport-Server auf Basis von Exchange 2010 auch in -Infrastrukturen anbinden, allerdings sind dann mehrere Exchange-Versionen im produktiven Einsatz. Das wollen viele Unternehmen vermeiden. Die verwalteten Ordner sind nicht mehr verfügbar. Deren Funktionen sind jetzt in den Aufbewahrungsrichtlinien (Retention Policies) integriert. Aktivieren Administratoren die Antispamfilter auf Postfachservern, lassen sich diese nur noch in der Exchange-Verwaltungs-Shell verwalten. Die Hub- Transport- und Unfied-Messaging-Serverrollen sind nicht mehr verfügbar. Die Funktion dieser Server übernehmen Postfachserver und Clientzugriffsserver. Die MMC-basierte Verwaltungskonsole gehört der Vergangenheit an. Die Verwaltung findet entweder über die Exchange- Verwaltungs-Shell oder die webbasierte Exchange-Verwaltungskonsole statt. Seite 9 von 16

11 Upgrade auf zögern Die Verwaltung der Datenbanken, der angebundenen Smartphones/Tablet- PCs und der Grenzwerte für Postfächer hat Microsoft allerdings vereinfacht. Es gibt weniger Menüs und keine verschachtelten Strukturen mehr. unterstützt keinen Zugriff mehr auf freigegebene Postfächer anderer Benutzer, die Moderation von Verteilerlisten, S/MIME und Anpassungen des Lesebereichs in Outlook Web App. Außerdem hat Microsoft viele Tools wie den Best Practices Analyzer entfernt. Diese Tools unterstützen nur noch Exchange Neben diesen Werkzeugen hat Microsoft auch die Protokollanzeige und andere Anwendungen aus der Toolbox entfernt. Das alles kommt bei vielen Verantwortlichen nicht gut an. Migration von Vor-Vorgängerversionen lässt sich zwar generell in bestehende Organisationen mit Exchange 2007/2010 installieren. Dazu ist aber das SP3 für Exchange 2010 notwendig, sowie das Update-Rollup 10 für Exchange 2007 SP3. Ältere Versionen wie Exchange 2000/2003 lassen sich nicht mit betreiben. Optimal arbeitet dagegen mit den verschiedenen Windows Azure-Diensten sowie mit Office 365 zusammen. Viele Unternehmen setzen noch auf Exchange Da sich diese alte Version nicht direkt auf aktualisieren lässt, müssen sie teilweise erst auf Exchange 2007/2010 und dann zu migrieren. Das erhöht noch einmal die Kosten für die neue Serverversion bei überschaubaren Vorteilen. Auch das hält viele Unternehmen davon ab zu Exchange 2003 zu migrieren. Dazu kommt, dass bei solchen Migrationsszenarien die Unternehmen dann oft auf der Zwischenversion bleiben, also bei Exchange 2007/2010, und den letzten Schritt zur Migration auf scheuen. Bei zwei Migrationen hintereinander steigen nicht nur die Kosten, sondern auch die Belastung der Anwender, sowie die Aufgaben der Administration. Dieser Schritt lässt sich schlecht verkaufen, selbst wenn ein Unternehmen mit dem Gedanken spielt auf zu aktualisieren. Der zweite Weg, eine solche Migration durchzuführen, wäre der Aufbau einer komplett getrennten Exchange-Umgebung in einer neuen Active Directory- Seite 10 von 16

12 Upgrade auf zögern Gesamtstruktur. Aber auch hier entstehen sehr viele weitere Kosten. Einen solchen Schritt wagen nur Unternehmen, die fusioniert haben oder eine Umstrukturierung ihres Netzwerks planen. Alte Outlook-Versionen und Anwendungen verhindern oft die Aktualisierung auf Es ist auch nicht ungewöhnlich, dass die Benutzer im Unternehmen der Faktor sind, die den Umstieg auf verhindern. Viele Anwender setzen noch auf Outlook XP oder Outlook Alte Outlook-Versionen arbeiten gar nicht, oder nur eingeschränkt mit zusammen. Erst ab Outlook 2007 lassen sich Outlook-Clients eingeschränkt mit anbinden. Dazu kommt, dass viele Unternehmen Anwendungen einsetzen, die speziell für Outlook entwickelt, aber nie mehr aktualisiert wurden. Steht jetzt eine Migration auf an, müssen auch die entsprechenden Anwendungen berücksichtigt werden. Teilweise geht das gar nicht mehr, weil es den Entwickler nicht mehr gibt. Oft lohnt sich ein Update nicht oder steht in keinem Verhältnis zum geringen Mehrwert der neuen Exchange-Version. Generell gilt, dass bei einem Update der Exchange-Version auch immer die entsprechende Outlook-Version eingesetzt werden sollte. arbeitet optimal nur mit Outlook zusammen. Die Oberfläche und Bedienung von Outlook hat sich allerdings teilweise erheblich verändert. Das heißt, Anwender müssen geschult werden und arbeiten zu Beginn mit dem neuen Outlook noch nicht so produktiv wie mit der alten Version. Das kostet das Unternehmen Geld und Produktivität. Auch wenn Microsoft seine Kunden pusht, auf Office und Cloud-Dienste wie Office 365 zu setzen. Viele Unternehmen sind noch nicht so weit und haben oft auch keine so moderne Infrastruktur im Einsatz, um die damit einhergehenden Voraussetzungen für den Betrieb der neuen Versionen zu schaffen. Was wird die Zukunft bringen? Viele IT-Spezialisten gehen davon aus, dass das Service Pack 1 für Exchange Server einen großen Teil der Probleme des Servers beheben wird und auch die Qualität steigt. Allerdings ist noch nicht klar, wann diese Version erscheinen wird. Außerdem wird erwartet, dass bei Seite 11 von 16

13 Upgrade auf zögern Erscheinen von SP1 für weitaus mehr Unternehmen mit arbeiten und die Akzeptanz des Produkts deutlich steigen wird. Außerdem werden bis dahin viele Unternehmen ihre alten Investitionen abgeschrieben haben und dann zur neuen Version wechseln wollen. Von Brien Posey Exchange-Administratoren kennen das Problem mit Personal-Store- (PST-) Dateien und den vielfältigen Fehlern, die entstehen, wenn Anwender selbst PST-Dateien erstellen dürfen. Seit mehr als einem Jahrzehnt lassen sich in Outlook diese Dateien erstellen und wichtige Daten darin speichern. Allerdings eignen sich Exchange-Server wesentlich besser, um wichtige Benutzerdaten zu speichern. Was können Administratoren dagegen tun, dass Anwender wichtige Daten in PST-Dateien auslagern? Leider sind auch in Outlook PST-Dateien verfügbar und lassen sich verwenden. Das heißt, eine Aktualisierung zur neuen Outlook-Version kann das Problem nicht lösen. Allerdings hat Microsoft zwei Änderungen in Outlook vorgenommen, mit denen sich PST-Dateien stabiler verwenden lassen. PST- Zum einen existieren in Outlook keine ANSI-basierten PST-Dateien. ANSI war der Standard bei der Erstellung von PST-Dateien bis Outlook XP. Da ANSI-PST-Dateien eine maximale Größe von zwei Gigabyte erreichen dürfen, hat Microsoft in Outlook das Format gewechselt. Auch das Problem mit korrupten Dateien gehört in Outlook der Vergangenheit an. Durch das neue Format sollen PST-Dateien wesentlich stabiler sein, so dass sich die Gefahr von Datenverlust verringert. Exchange-Server können in Outlook keine Daten mehr direkt in PST- Dateien liefern. Stattdessen arbeitet Outlook mit OST-Dateien. Auch hierbei handelt es sich eigentlich um PST-Dateien. Der Unterschied besteht darin, dass es keine aktiv gesteuerte Dateien sind, sondern ein Zwischenspeicher, den Outlook steuert. Auf OST-Datei kann der Anwender auch dann zugreifen, wenn Outlook nicht mit dem Exchange-Server Seite 12 von 16

14 Upgrade auf zögern verbunden ist. Neu ist in Outlook darüber hinaus, s aus einem Zeitraum in der OST-Datei zu speichern. Geht die Datei verloren, überträgt Outlook die Daten wieder auf den Client. Die Daten gehen nicht verloren. PST-Dateien und OST-Dateien in der Praxis Die Zwischenspeicherung in OST-Dateien beschleunigt die Arbeit mit Outlook. Außerdem müssen sich technisch weniger versierte Anwender nicht damit auseinandersetzen, da der Vorgang automatisiert abläuft. Natürlich besteht weiterhin die Möglichkeit, dass Anwender manuell oder mit Regeln s und andere Objekte in PST-Dateien verschieben. Dazu ist aber einiges Outlook-Wissen notwendig. Gruppenrichtlinien verwenden Microsoft erlaubt mit Outlook auch die Steuerung von PST-Dateien über Gruppenrichtlinien. Dazu gibt es Steuerungsmöglichkeiten auf Basis von administrativen Vorlagen, die man herunterladen und in die Infrastruktur einbinden muss. Generell unterscheiden sich die Einstellungen nicht stark von Outlook Wichtige Konfigurationen zur Steuerung von PST- Dateien sind bereits in Vorgängerversionen über Gruppenrichtlinien ansteuerbar. Administratoren finden die Einstellungen über Benutzerkonfiguration \ Administrative Vorlagen \ Microsoft Outlook \ Verschiedenes \ PST-Einstellungen. Damit die Einstellungen verfügbar sind, müssen Administratoren die ADMX- Dateien mit den Einstellungen aus dem Download-Archiv in das Verzeichnis C:\Windows\PolicyDefinitions des Domänencontrollers kopieren. Zudem muss er Sprachdateien in das Unterverzeichnis, zum Beispiel in C:\Windows\PolicyDefinitions\de-DE für deutsche Sprachdateien (ADML) kopieren. Auch die Steuerung über lokale Richtlinien ist möglich. In diesem Fall müssen Administratoren die Dateien auf den entsprechenden lokalen Rechner kopieren. Über die entsprechenden Einstellungen können Administratoren den Speicherort der PST-Dateien und die maximale Größe festlegen sowie PST-Dateien schreibschützen. Die Steuerung von PST-Dateien über Gruppenrichtlinien ist nur ein Weg, um mit dem Problem fertig zu werden. Besser ist es, wenn Anwender keine PST- Seite 13 von 16

15 Upgrade auf zögern Dateien mehr verwenden. Hilfreich ist in diesem Zusammenhang das Erstellen eines Archiv-Postfachs auf dem Exchange-Server, indem Anwender Daten außerhalb Ihres Postfaches ablegen. Microsoft Exchange PST Capture 2.0 Neben der Möglichkeit über die PowerShell.pst-Dateien in Exchange zu importieren, bietet Microsoft auch ein neues Tool, welches.pst-dateien importieren kann. Das Tool finden Administratoren im Download-Center von Microsoft. PST Capture 2.0 kann nicht nur.pst-dateien in Exchange 2010/, sondern auch.pst-dateien von Clients einlesen und in Office 365-Postfächer importieren. Microsoft Exchange PST Capture kann über spezielle Agents auf den Clientcomputern.pst-Dateien von Outlook-Clients einlesen und in Exchange-Postfächer importieren. Das Tool scannt nicht nur einmalig.pst- Dateien auf den Arbeitsstationen in der Domäne ein, sondern kann angebundene Clientcomputer überwachen und neu erstellte.pst-dateien über die Verwaltungskonsole des Tools auf dem Server zentral einlesen. Seite 14 von 16

16 Upgrade auf zögern Kostenlose Onlineressourcen für IT-Experten TechTarget publiziert qualifizierte Medieninhalte im IT-Bereich, die Ihren Informationsbedarf bei der Suche nach neuen IT-Produkten und Technologien decken und Ihr Unternehmen somit gezielt in der Strategieentwicklung unterstützen. Es ist unser Ziel, Ihnen durch die Bereitstellung von Onlineressourcen zu den aktuellsten Themen der IT- Branche die Kaufentscheidungen für IT-Produkte zu erleichtern und kostengünstiger zu gestalten. Unser Netzwerk an technologiespezifischen Webseiten erlaubt es Ihnen, auf eine der weltweit größten Onlinebibliotheken zum Thema IT zuzugreifen und anhand von unabhängigen Expertenmeinungen und Analysen, zahlreichen Whitepapern, Webcasts, Podcasts, Videos, virtuellen Messen und Forschungsberichten zu ausgewogeneren Kaufentscheidungen zu gelangen. Unsere Onlineressourcen berufen sich auf die umfangreichen Forschungsund Entwicklungskompetenzen führender Technologieanbieter und ermöglichen es Ihnen somit, Ihr Unternehmen für künftige Marktentwicklungen und herausforderungen zu rüsten. Unsere Live- Informationsveranstaltungen und virtuellen Seminare geben Ihnen die Möglichkeit, Ihre täglichen individuellen Herausforderungen im Bereich IT mit herstellerunabhängigen Experten zu diskutieren. Desweiteren können Sie in unserem Social Network, dem IT Knowledge Exchange, praxisnahe Erfahrungsberichte mit Fachkollegen und Experten in Echtzeit austauschen. Was macht TechTarget so einzigartig? Bei TechTarget steht die Unternehmens-IT im Mittelpunkt. Unser Redaktions- und Autorenteam und unser breites Netzwerk an Industrieexperten bietet Ihnen Zugriff auf die neuesten Entwicklungen und relevantesten Themen der Branche. Seite 15 von 16

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