Geschäftsdaten auswerten mit PowerPivot für Excel

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1 ANLEITUNG fotogestoeber - Fotolia.com Geschäftsdaten auswerten mit PowerPivot für Excel Installationsanleitung und Beispielanwendung

2 Träger Impressum Herausgeber ebusiness-lotse Oberschwaben-Ulm c/o Hochschule Ravensburg-Weingarten Doggenriedstraße Weingarten Telefon: +49 (0) Partner Verantwortlicher Redakteur Prof. Dr. Wolfram Höpken Lazarettstr Weingarten Telefon: +49 (0) info@eloum.net Autoren Bärbel Häußler Thomas Menner Abbildungen Wenn nicht anders angegeben, unterliegen alle Abbildungen dem Urheberrecht von Microsoft. Die Verwendung erfolgt in Übereinstimmung mit den Microsoft-Nutzungsvorgaben. Stand Februar

3 Inhalt Einführung... 4 Teil 1 Installation Voraussetzungen zur Installation Download starten Installation starten PowerPivot für Excel 2010 aufrufen...11 Teil 2 Bericht erstellen in PowerPivot für Excel Vorbemerkungen Benötigte Quelldaten Einlesen der Daten in PowerPivot Tabellen mit inhaltlichem Bezug verknüpfen Dashboard erstellen Fertigstellen des Berichts Abschließende Anmerkungen ebusiness-lotse Oberschwaben-Ulm

4 Einführung In der heutigen Zeit wird immer häufiger die Wichtigkeit von Informationen und Wissen sowohl für Privatpersonen als auch für Unternehmen hervorgehoben. Die Schlagwörter Informationsgesellschaft bzw. Wissensgesellschaft treten immer stärker in den Fokus von Studien und Fachzeitschriften. Die Frage, die sich hierbei vor allem kleinere Unternehmen stellen, ist die nach der Begründung. Warum sind Informationen und das daraus entstehende Wissen für ein Unternehmen so wertvoll und werden immer wertvoller? Warum lohnt es sich, Arbeits- und Zeitaufwand in die Informationsgewinnung zu stecken? Die Antwort auf diese Fragen ist in der stark veränderten Wettbewerbssituation zu sehen, ausgelöst durch den globalisierten Markt. Ermöglicht wurde diese Globalisierung durch das Internet, das ganz andere Voraussetzungen als noch vor zwanzig Jahren schafft. Der Markt ist durch die weitreichende Offenlegung von Informationen quasi transparent geworden. Produkte und Dienstleistungen können mit wenigen Mausklicks verglichen und Erfahrungen darüber ausgetauscht werden. Kunden sind demnach nicht mehr nur auf die Informationen des Herstellers angewiesen, sondern sie können auch auf unabhängige Erfahrungsberichte anderer Kunden zugreifen. Sagt dem Kunden ein Produkt nicht zu, ist der Weg zur Bestellung eines besser bewerteten Konkurrenzprodukts nicht weit. Spätestens wenn in der Folge die Verkaufszahlen und Umsätze niedriger ausfallen als erwartet und sich die Frage nach der Ursache stellt, wird deutlich, dass es heutzutage vielmehr die Hersteller und Dienstleister sind, die mehr denn je auf Informationen angewiesen sind. Dass viele dieser Fragen mithilfe von Daten und Informationen beantwortet werden können, die sich bereits im Unternehmen befinden, wird oft übersehen. Dabei zeigen vor allem frei zugängliche Analyse-Werkzeuge, dass eine solche Datenauswertung nicht einmal teuer sein muss und dennoch den Mehrwert birgt, über den Einkauf, die Produktion, den Vertrieb und die Kunden des eigenen Unternehmens genauer informiert zu sein und dadurch schnellere und bessere Entscheidungen möglich zu machen. Yabresse - Fotolia.com In diesem Dokument soll das Excel Add-In PowerPivot anhand des Einkaufs- und Produktionsprozesses einer fiktiven Molkerei vorgestellt werden. Die dafür notwendigen Schritte werden erläutert und sollen wichtige Funktionen von Excel PowerPivot demonstrieren. Der Leser soll dadurch in die Lage versetzt werden, selbstständig Reports und Analysen zu erstellen und so einen schnellen Überblick über betriebliche Zusammenhänge zu erhalten. Dieses Dokument ist als reine Kurzanleitung für Excel PowerPivot zu sehen. Für interessierte Leser, die ihre Kenntnisse im Bereich Business Intelligence erweitern möchten, bietet der ebusiness-lotse Oberschwaben-Ulm verschiedene Dokumente an. Neben einer allgemeinen Einführung in das Thema Business Intelligence und einem BI-Architekturüberblick steht auch eine Marktübersicht über verschiedene BI-Tools zum Download auf unserer Webseite bereit. Besuchen Sie dazu bitte unsere Webseite und klicken Sie im Menü Publikationen auf Leitfäden. 4

5 Teil 1: Installation PowerPivot für Excel Voraussetzungen zur Installation Microsoft Office 2010 muss installiert sein Arbeitsspeicher muss mindestens 1 GB RAM betragen (empfohlen sind 2 GB RAM) Unterstützte Betriebssysteme: - Windows Vista mit ServicePack 2 - Windows 7 - Windows 8 2. Download starten PowerPivot für Excel 2010 kann im Microsoft Download Center unter folgendem Link heruntergeladen werden: Herunterladen anklicken. 5 5

6 Installation - Download 2.2 Dateien auswählen 32-Bit-Version auswählen (für 64-Bit-Version die andere Datei anklicken). Evtl. ReadMe-PowerPivot -Datei anklicken (weitere Informationen zur Installation). Next klicken. 6

7 3. Installation starten 3.1 Dateien ausführen In den Download-Ordner wechseln und die Installationsdatei PowerPivot_for_Excel_x86.msi (bzw. PowerPivot_for_Excel_amd64.msi ) auswählen und anklicken. Bei Verwendung von Google Chrome kann die Installationsdatei PowerPivot_for_Excel_x86.msi (bzw. PowerPivot_for_Excel_amd64.msi ) direkt im Browser ausgewählt und angeklickt werden. Für weitere Informationen zur Installation kann die ReadMe-PowerPivot.htm Datei aufgerufen werden. 7

8 Installation 3.2 Ausführen anklicken. 3.3 Weiter anklicken. 8

9 Installation 3.4 Bei Einverständnis: den Bestimmungen des Lizenzvertrags zustimmen und auf Weiter klicken. 3.5 Installieren anklicken. 9

10 Installation 3.6 Fertig stellen anklicken, um die Installation zu beenden. 10

11 4. PowerPivot für Excel 2010 aufrufen Nachdem die Installation beendet ist, kann Excel 2010 aufgerufen werden. PowerPivot wird beim Aufruf von Excel automatisch geladen. Excel 2010 enthält nun den Tab PowerPivot. Zum Vergleich: Excel 2010 ohne PowerPivot Installation. 11

12 Teil 2: Bericht erstellen in PowerPivot für Excel 2010 Vorbemerkungen Voraussetzungen Um PowerPivot anwenden zu können, muss lediglich Excel in der Version 2010 installiert sein. Wie PowerPivot in Excel integriert wird, wird im ersten Teil dieser Kurzanleitung (Kurzanleitung Teil 1: Installation) Schritt für Schritt erläutert. Ist PowerPivot für Excel installiert, kann mit der Bearbeitung des Beispiels begonnen werden. Einführung und Problemstellung Die Bedienung von PowerPivot für Excel wird nun anhand des Einkaufs- und Produktionsprozesses einer fiktiven Molkerei erlernt. Konkret sollen die Daten, die bislang in diesen Prozessen angefallen sind, grafisch aufbereitet und miteinander in Verbindung gebracht werden. Das Ziel dieser Kurzanleitung besteht darin, die beiden Prozesse mithilfe eines Dashboards so darzustellen, dass sie aus mehreren Blickwin- keln heraus betrachtet und untersucht werden können. Die unten stehende Abbildung zeigt, wie das fertige Dashboard aussehen sollte. Demnach soll ein Bericht mit zwei Diagrammen erstellt werden: Ein Diagramm soll zeigen, wie viele Liter Milch pro Region an einem bestimmten Tag angeliefert wurden (1). Das andere Diagramm (2) soll darstellen, wie viel Milch an einem bestimmten Tag an die Produktionsabteilungen abgegeben wurde. Zusätzlich soll die Zeit als Dimension dienen, aus der die Diagramme betrachtet werden können. Diese soll vom Nutzer über Schaltflächen (Tag, Monat, Jahr) flexibel gewechselt werden können (3). Beim Auswählen eines Datums sollen beide Diagramme entsprechend dem gewählten Datum aktualisiert werden. Abbildung 1: Darstellung des fertigen Dashboards 12

13 1. Benötigte Quelldaten Für die Erstellung jedes einzelnen Diagramms wird eine Datenbasis benötigt, die durch das Diagramm grafi sch visualisiert werden soll. Für die Diagramme in diesem Molkerei-Beispiel werden die folgenden drei Quelldateien benötigt, die im Ordner Quelldateien dieser Anleitung zur Verfügung gestellt werden: Datei Milchanlieferung : Wie viele Liter Milch liefert ein Kunde einer bestimmten Region an einem bestimmten Tag an? aufgeführten Daten jeweils durch ein Semikolon getrennt werden. 1.2 Datei AbgabeAnAbteilung Eine Textdatei, die das Datum, die Milchmenge in Litern und die Abteilung, welche die angelieferte Milch verarbeitet, enthält. Auch hier handelt es sich um eine CSV-Datei, weshalb auch diese Attribute durch ein Semikolon getrennt sind. Datei AbgabeAnAbteilung : Wie viele Liter Milch werden an die Produktionsabteilungen übergeben? Datei kalendertabelle : Alle wichtigen Informationen rund um das Datum, die später grafi sch aufbereitet und ausgewertet werden können. 1.1 Datei Milchanlieferung Diese Datei enthält das Datum, den Kunden, die Tour und Anzahl der angelieferten Liter Milch als Attribute. Bei einer solchen CSV-Datei handelt es sich um eine Textdatei, in der die Abbildung 1.2: Datei AbgabeAnAbteilung 1.3 Datei kalendertabelle Diese Excel-Datei enthält eine Tabelle mit allen wichtigen Datumsinformationen, anhand derer die Milchanlieferung und -verarbeitung am Ende analysiert werden kann. So kann mit dem fertigen Dashboard beispielsweise die Menge an angelieferter Milch an einem bestimmten Tag, in einer bestimmten Woche, in einem bestimmten Monat oder in einem bestimmten Jahr angezeigt werden. Abbildung 1.1: Datei Milchanlieferung Abbildung 1.3: kalendertabelle 13

14 2. Einlesen der Daten in PowerPivot Um die Quelldateien in PowerPivot verarbeiten zu können, müssen diese zunächst in das Tool geladen werden. Je nachdem, in welchem Dateiformat die jeweilige Quelldatei vorliegt, müssen beim Einspielen unter Umständen ein paar Faktoren berücksichtigt werden. Liegt beispielsweise eine CSV-Datei vor, so muss zwin- gend die Einstellung Semikolon als Spaltentrennzeichen aktiviert werden, sodass Power- Pivot die Struktur der beinhaltenden Daten richtig erkennt. Nachfolgend werden diese Schritte für die drei Molkerei-Dateien genauer erläutert. 2.1 Klick auf den Reiter PowerPivot, woraufhin folgendes Menüband erscheint: 2.2 Im Menüband PowerPivot-Fenster anklicken. 2.3 Nach einer kurzen Wartezeit erscheint das sog. PowerPivot-Fenster. Hier können u.a. die Quelldaten geladen oder Tabellen und Grafiken erstellt werden. Im Tab Home unter Menübandpunkt Externe Daten abrufen und Externe Daten aus anderen Quellen können Quelldaten geladen werden. 14

15 Einlesen der Daten in PowerPivot 2.4 Im Fenster Tabellenimport-Assistent - nach unten scrollen, Textdatei auswählen und auf Weiter klicken. 2.5 Aus der Dropdown-Liste Durch Trennzeichen getrennte Dateien (.csv) auswählen und den Dateipfad für die erste Quelldatei (Milchanlieferung.csv) angeben. Anschließend als Spaltentrennzeichen Semikolon auswählen und sicherstellen, dass Erste Zeile als Spaltenüberschriften verwenden angeklickt ist. Anschließend auf Fertig stellen klicken. 15

16 Einlesen der Daten in PowerPivot 2.6 Bei erfolgreichem Import wird die Anzahl der übernommenen Zeilen angezeigt. Danach auf Schließen klicken. 16

17 Einlesen der Daten in PowerPivot Die Daten sind nun in PowerPivot geladen und stehen zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung. 17

18 Einlesen der Daten in PowerPivot 2.7 Die zweite Datei ( AbgabeAnAbteilung.csv ) wie oben beschrieben importieren. 2.8 Die Datei kalendertabelle.xlsx im Tabellenimport-Assistenten Excel-Datei auswählen und auf Weiter klicken. 2.9 Den Dateipfad für die Datei kalendertabelle.xlsx auswählen. Sicherstellen, dass Erste Zeile als Spaltenüberschriften verwenden angeklickt ist. Auf Weiter klicken. 18

19 Einlesen der Daten in PowerPivot 2.10 Die Datei kalendertabelle.xlsx enthält nur eine Tabelle. Deshalb Tabelle1 auswählen und auf Fertig stellen klicken Bei erfolgreichem Import wird die Anzahl der übernommenen Zeilen angezeigt. Danach auf Schließen klicken. 19

20 Einlesen der Daten in PowerPivot Die Daten sind nun in PowerPivot geladen und stehen zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung. 20

21 3. Tabellen mit inhaltlichem Bezug verknüpfen Die drei Tabellen aus den Quelldateien sind nun in PowerPivot integriert. Bereits zu diesem Zeitpunkt könnten nun Diagramme anhand dieser Tabellen erstellt werden. Allerdings wären diese noch gänzlich voneinander unabhängig, sodass beispielsweise die Auswahl eines Datums keinerlei Auswirkungen auf die anderen Dia- gramme hätte. Die drei Tabellen besitzen jedoch sehr wohl einen inhaltlichen Bezug zueinander. Dieser muss in PowerPivot lediglich noch eingestellt werden. Hierzu müssen die nachfolgenden Schritte befolgt werden. 3.1 Diagrammsicht anklicken. Alle drei Tabellen sind noch unabhängig voneinander. 21

22 Tabellen mit inhaltlichem Bezug verknüpfen 3.2 In Tabelle Milchanlieferung auf Datum klicken und mit gedrückter linker Maustaste zu Datum in kalendertabelle bewegen und die linke Maustaste loslassen. 3.3 In Tabelle AbgabeAnAbteilung auf Datum klicken und mit gedrückter linker Maustaste zu Datum in kalendertabelle bewegen und die linke Maustaste loslassen. 22

23 Tabellen mit inhaltlichem Bezug verknüpfen Evtl. die Tabellen mit der Maus per Drag & Drop anders anordnen, damit die Verbindung zwischen den Tabellen besser dargestellt wird. Damit sind die notwendigen Verbindungen zwischen den Tabellen erstellt. Der nächster Schritt ist die Erstellung des Dashboards. 23

24 4. Dashboard erstellen 4.1 Im PowerPivot-Fenster zum Icon Datensicht wechseln. Den Tab Milchanlieferung auswählen und unter Menübandpunkt PivotTable PivotChart auswählen. 4.2 Neues Arbeitsblatt auswählen und auf OK klicken. 24

25 Dashboard erstellen 4.3 Es wird ein neues Arbeitsblatt mit einem Diagramm-Template erstellt. Außerdem wird die PowerPivot-Feldliste angezeigt. Diese Feldliste enthält alle Tabellen und Attribute, die für die Erstellung von Diagrammen zur Verfügung stehen. 25

26 Dashboard erstellen 4.4 Innerhalb der PowerPivot-Feldliste auf Milchanlieferung klicken. Anschließend Attribut AnzahlLiter und Tour anklicken. Beide Attribute werden in das Diagramm übernommen. 4.5 Wieder zurück zum PowerPivot-Fenster wechseln. Auf den Tab AbgabeAnAbteilung klicken und unter Menübandpunkt PivotTable PivotChart auswählen. 26

27 Dashboard erstellen 4.6 Vorhandenes Arbeitsblatt auswählen und OK klicken. 4.7 In der PowerPivot-Feldliste unter AbgabeAnAbteilung die Attribute LiterMilch und ÜbergabeAnAbteilung anklicken. Danach wird das Chart automatisch erstellt. 27

28 Dashboard erstellen 4.8 Größe der Charts anpassen und mit der Maus per Drag & Drop positionieren. 4.9 Das Chart AbgabeAnAbteilung auswählen. Den Tab Entwurf anklicken und im Menüband Diagrammtyp ändern auswählen. 28

29 Dashboard erstellen 4.10 Anschließend folgendes Kreisdiagramm auswählen: 4.11 Diagrammformatvorlagen und Diagrammlayouts ändern. 29

30 Dashboard erstellen 4.12 Zur besseren Übersicht können die Tabs mit individuellen Namen versehen werden. So kann beispielsweise der Tab mit den erstellten Diagrammen in Dashboard umbenannt werden. Für beide Grafiken wurde jeweils automatisch eine PivotTabelle auf einem separaten Arbeitsblatt erstellt. 30

31 Dashboard erstellen Auf das Arbeitsblatt mit der PivotTabelle für die Abteilungssummen wechseln (hier im Beispiel Tabelle6 ). Danach das Arbeitsblatt auf AbgabeAnAbteilung umbenennen. 31

32 Dashboard erstellen Anschließend auf das Arbeitsblatt mit der Pivot-Tabelle für die Milchmengen wechseln (hier im Beispiel Daten für Tabelle4 Diagramm ). Danach das Arbeitsblatt auf Milchanlieferung umbenennen. 32

33 Dashboard erstellen 4.13 Pivot-Tabellen umbenennen In das Arbeitsblatt AbgabeAnAbteilung wechseln. Auf Tab Optionen klicken und unter PivotTable-Name AbgabeAnAbteilung eintragen. In das Arbeitsblatt Milchanlieferung wechseln. Auf Tab Optionen klicken und unter PivotTable-Name Milchanlieferung eintragen. 33

34 Dashboard erstellen 4.14 Wieder in das Arbeitsblatt Dashboard wechseln Datum einfügen: In der PowerPivot-Feldliste unter kalendertabelle die Attribute Jahr, Monat und Tag auswählen. 34

35 Dashboard erstellen 4.16 Die Attribute sind nun eingefügt. Jetzt müssen sie noch an die richtige Stelle verschoben werden. Dazu Summe Jahr und Summe Tag mit der Maus in Slicer horizontal auf der rechten Seite verschieben. Ebenso Monat mit der Maus in Slicer horizontal verschieben. Durch Ändern des Datums wird im Moment nur das Chart Milchanlieferung verändert. Damit auch die Daten in Chart AbgabeAnAbteilung entsprechend dem ausgewählten Datum aktualisiert werden, müssen die Datumsattribute mit dem Chart verbunden werden. 35

36 Dashboard erstellen 4.17 Im Tab Dashboard den Slicer Jahr mit der rechten Maustaste anklicken und PivotTable-Verbindungen auswählen. 36

37 Dashboard erstellen 4.18 Im erscheinenden Fenster PivotTableverbindungen (Jahr) AbgabeAnAbteilung auswählen und OK klicken Anschließend mit Monat und Tag gleich verfahren. 37

38 5. Fertigstellen des Berichts Der Bericht ist nun schon voll funktionsfähig. Zur besser Übersicht sollte er jetzt allerdings noch angepasst und formatiert werden. 5.1 Einfügen einer Überschrift: Unter dem Tab Einfügen kann unter dem Menübandpunkt Einfügen Textfeld ein Textfeld erstellt werden, das als Überschrift dient. 38

39 Fertigstellen des Berichts 5.2 Text Übersicht Milchanlieferung und Milchverarbeitung auf täglicher Basis eingeben und Textfeld nach Wunsch in Größe und Schriftart formatieren. Alle Elemente auf dem Tab Dashboard anordnen und evtl. Größe und Positionen anpassen. 39

40 Fertigstellen des Berichts 5.3 Das Chart Milchanlieferung anklicken und unter dem Tab Entwurf im Bereich Diagrammlayout ein entsprechendes Layout auswählen. 5.4 Überschrift im Chart Milchanlieferung anpassen. 40

41 Fertigstellen des Berichts 5.5 Überschrift im Chart AbgabeAnAbteilung anpassen. 41

42 Fertigstellen des Berichts 5.6 Zum Schluss unter Tab Ansicht und Menübandpunkt Anzeigen das Häkchen bei Gitternetzlinien entfernen. Damit ist das Beispiel erstellt. Jetzt können durch Klicken auf ein bestimmtes Datum die jeweiligen Informationen dieses Datums angezeigt werden. 42

43 Fertigstellen des Berichts Beispiel: Datum Beispiel: Alle im Januar

44 6. Abschließende Anmerkungen Betrachtet man die relativ große Anzahl an Datensätzen in den drei Quelldateien und wie einfach sich das Navigieren durch diese mithilfe des Dashboards nun gestaltet, lässt sich der Mehrwert einer solchen Datenaufbereitung schnell erkennen. Die Erstellung eines Dashboards bedeutet für den Anwender zwar zunächst Aufwand, aufgrund der schnellen und einfachen Integration und Aktualisierung der Daten wird dieser aber vom Langzeitnutzen überwogen. Auch eine Erweiterung oder Änderung des Dashboards ist nach Belieben möglich und in relativ kurzer Zeit umsetzbar. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass neben Excel keine anderen Anwendungen und technischen Komponenten benötigt werden. Betrachtet man also den Nutzen in Form von Wissen und Übersicht über die eigenen Prozesse und stellt diesem die marginalen Kosten für den Aufwand gegenüber, so ist die Kosten-Nutzen-Bilanz mehr als positiv. PowerPivot für Excel bietet demnach viel für wenig und ist durchaus einen Test wert. ebusiness-lotse Oberschwaben-Ulm Der ebusiness-lotse Oberschwaben-Ulm ist Teil der Förderinitiative ekompetenz-netzwerk für Unternehmen, die im Rahmen des Förderschwerpunkts Mittelstand-Digital IKT-Anwendungen in der Wirtschaft vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) gefördert wird. Der Förderschwerpunkt unterstützt gezielt kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie das Handwerk bei der Entwicklung und Nutzung moderner Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT). Mittelstand-Digital setzt sich zusammen aus den Förderinitiativen ekompetenz-netzwerk für Unternehmen mit 38 ebusiness-lotsen, estandards: Geschäftsprozesse standardisieren, Erfolg sichern mit derzeit 16 Förderprojekten, und Einfach intuitiv Usability für den Mittelstand mit zurzeit 14 Förderprojekten. Für mehr Informationen besuchen Sie bitte Weitere interessante Praxisbeispiele und Leitfäden finden Sie auf den Seiten des ebusiness- Lotsen Oberschwaben-Ulm unter im Menü Publikationen. 44