WhitePAPER. Archivierung unter Microsoft Exchange 2010 Weshalb die Bordmittel der IT Abteilung keine Vorteile verschaffen

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1 WhitePAPER Archivierung unter Microsoft Exchange 2010 Weshalb die Bordmittel der IT Abteilung keine Vorteile verschaffen

2 Inhalt 1. Vorwort Andreas Dannenberg, Geschäftsführer REDDOXX GmbH 2. REDDOXX Ihr kompetenter Partner für -Archivierung und -Management 3. Verlockende Möglichkeiten 4. Im Praxistest: Archivierung mit Exchange Grundsätzliche Probleme 6. Alternativen 7. Fazit Archivierung unter Microsoft Exchange 2010: Weshalb die Bordmittel der IT Abteilung keine Vorteile verschaffen Liebe Leserin, lieber Leser, Microsoft Exchange Server 2010 ist das wohl bekannteste und am weitesten verbreitete -System in deutschen Unternehmen und Institutionen. Darüber hinaus zeigen wir Ihnen mögliche Alternativen für die langfristige, rechtlich einwandfreie Archivierung Ihrer geschäftlichen -Kommunikation auf. Die aktuelle Version bietet eine Reihe von Funktionen, um eine Archivierung von s direkt innerhalb des Systems einzurichten. Natürlich klingt es äußerst verlockend, das oft ungeliebte (und in vielen Unternehmen ja auch noch ungelöste) Thema -Archivierung gewissermaßen nebenbei und innerhalb der ohnehin eingesetzten -Lösung abzudecken. Doch ist dies für Unternehmen auf lange Sicht wirklich so vorteilhaft, wie es zunächst erscheint? Eine informative und interessante Lektüre wünscht Ihnen Ihr Andreas Dannenberg Geschäftsführer REDDOXX GmbH P.S.: -Management endet nicht beim Thema Archivierung. Gerne informieren wir Sie darüber, wie Sie mit REDDOXX-Lösungen auch der leidigen Spam-Thematik ein Ende bereiten oder auf einfache Weise für eine sichere -Verschlüsselung sorgen. Im vorliegenden Whitepaper gehen wir der Frage nach, was sich mit Exchange-Bordmitteln in Bezug auf die -Archivierung erreichen lässt. Erfahren Sie, welche Herausforderungen bestehen, was es zu beachten gilt und wo möglicherweise die Grenzen einer internen Lösung liegen. REDDOXX / 2

3 REDDOXX Ihr kompetenter Partner für -Archivierung und -Management Die deutsche REDDOXX GmbH ist einer der führenden Anbieter von Lösungen für die sichere, an den geltenden gesetzlichen Bestimmungen orientierte -Archivierung. Der Hersteller beschäftigt sich bereits seit Jahren ausschließlich mit den Themen Daten- und Informationsmanagement im Bereich der -Kommunikation. Zu den bislang über Kunden in Deutschland zählen namhafte Unternehmen unterschiedlicher Größe, Konzerne, Organisationen und öffentliche Institutionen wie Gemeindeverwaltungen, Kommunen und Stadtwerke. Verlockende Möglichkeiten Exchange Server 2010 Das Groupware- und Messaging-System Exchange Server 2010 von Microsoft zählt zu den am häufigsten eingesetzten Lösungen für die -Kommunikation in Unternehmen. Studien gehen von einem Marktanteil von rund zwei Drittel aus. Für die Zukunft wird mit einem weiteren Anstieg dieses Vorsprungs gegenüber den Wettbewerbern gerechnet. Knackpunkt -Archivierung Die rechtssichere -Archivierung ist seit Jahren eine der dringlichsten Herausforderungen für Unternehmen. Alle Lösungen von REDDOXX sind so aufgebaut, dass sie eine einfache, schnelle Integration in bestehende IT-Infrastrukturen ermöglichen. Sie tragen somit sofort nach der Installation dazu bei, Mehrwerte zu erzeugen und Prozesse zu vereinfachen. Alle gängigen Mailserver und Storage-Technologien werden problemlos unterstützt. REDDOXX verzichtet ganz bewusst auf proprietäre Formate und Systeme und erzeugt dadurch keine künstlichen Abhängigkeiten. Anwender können zwischen klassischen Hardware- Appliances und virtuellen Maschinen für verschiedene virtualisierte Umgebungen wählen. Neben der -Archivierung bietet das Produktportfolio weitere Module für die Schwerpunkte Anti-Spam und Verschlüsselung/digitale Signatur von -Nachrichten. REDDOXX- Kunden haben so die Möglichkeit, sich eine individuell passende Lösung für ihre konkreten Anforderung im Bereich - und Informations-Management zusammenzustellen. Als inhabergeführtes, mittelständisches Technologieunternehmen mit Sitz in Baden-Württemberg legt REDDOXX großen Wert auf eine konsequente Weiterentwicklung der Produkte, die komplett vor Ort in Deutschland erfolgt. REDDOXX im Überblick Spezialist für -Archivierung und -Management Flexibel nutzbare, zukunftssichere Lösungen Module für Archivierung, Anti-Spam und Verschlüsselung/digitale Signatur TÜV-Siegel Geprüfte Archivierung Wahlweise als Hardwarelösung oder virtuelle Appliance einsetzbar Hierbei gilt es zum einen, die vielfältigen und anspruchsvollen Vorgaben der Gesetzgebung zu erfüllen, die unter anderem auf steuerrechtlichen Vorschriften und Richtlinien basieren. Neben dieser Pflichtaufgabe erkennen Unternehmen aber vermehrt auch, welche Vorteile eine gut integrierte Archivierungslösung ihnen darüber hinaus bringt: So können beispielsweise die bestehenden IT-Systeme oft erheblich entlastet und viele Arbeitsprozesse deutlich vereinfacht und beschleunigt werden. -Archivierung mit Exchange-Bordmitteln? Angesichts eines steigenden Kostendrucks erscheint es gerade kleineren Unternehmen und Organisationen verständlicherweise sehr reizvoll, bei der -Archivierung auf die bestehenden Funktionen von Exchange 2010 zurückzugreifen. Im Praxistest: Archivierung mit Exchange 2010 Doch welche Möglichkeiten bietet Exchange 2010 im Einsatz unter Praxisbedingungen tatsächlich? Grundsätzlich stellt Exchange die Option bereit, für jedes Postfach beziehungsweise für jeden Mitarbeiter zusätzlich ein (untergeordnetes) Archiv-Postfach einzurichten. s beziehungsweise PST-Daten aus dem regulären Postfach können dann in dieses Archiv verschoben werden. Dies kann der Mitarbeiter entweder manuell und je nach Bedarf vornehmen, beispielsweise dann, wenn seine Inbox eine kritische Größe erreicht oder überschritten hat. Gerade diese Abhängigkeit vom individuellen Verhalten des Anwenders jedoch sollte speziell bei unternehmenskritischen und rechtlich relevanten Prozessen wie der -Archivierung möglichst vermieden werden. REDDOXX / 3

4 Uneinheitliches Archiv In der Praxis würde diese Variante durch unterschiedlich ausgeprägte Akzeptanz wohl schnell zu sehr unterschiedlichen Archiv-Zuständen innerhalb eines Unternehmens führen. Während besonders gewissenhafte Mitarbeiter ihr Archiv regelmäßig bedienen, bestünde bei anderen die Gefahr der Vernachlässigung dieser Aufgabe. Dies steht klar im Widerspruch zur Prämisse, ein umfassendes, einheitliches, stets aktuelles und übersichtliches -Archiv-System im Unternehmen aufzubauen. Neben der manuellen Verschiebung von s erlaubt Exchange 2010 allerdings auch ein automatisiertes, serverseitiges Vorgehen: Per Voreinstellung werden s aus dem regulären Postfach dann zum Beispiel nach Ablauf bestimmter Fristen automatisch in das Archiv-Postfach verschoben. Die automatisierte Verschiebung von s in das Archiv- Postfach hat den Vorteil, dass der Archivierungs-Prozess vom individuellen Verhalten des Anwenders losgelöst wird und somit zuverlässiger und weniger fehleranfällig ist. Entsprechend korrekte Einstellungen und die Definition von Aufbewahrungsregeln vorausgesetzt, lässt sich auf diese Weise eine -Archivierung realisieren, die den üblichen Anforderungen relativ nahe kommt. Grundsätzliche Probleme Bei näherer Betrachtung zeigen sich jedoch auch bei einer automatischen Verschiebung der s einige gravierende Nachteile eines solchen Szenarios, die sich vor allem mittelbis langfristig negativ auswirken können. Exorbitante Datenmengen Exchange 2010 unterstützt keine Single-Instance-Archivierung. Das bedeutet, dass identische s und Dateianhänge (Attachments), die mehrere Mitarbeiter im Unternehmen erhalten oder verschickt haben, vom System auch entsprechend oft archiviert werden. Angesichts des gerade in vielen Projektgruppen und Abteilungen üblichen Vorgehens, Kollegen und Vorgesetzte bei s auf cc zu setzen, führt dies zu einem erheblichen Anwachsen der zu archivierenden Datenmenge. Kommen dann noch Anhänge mit großen Dateien hinzu, steigt der Speicherbedarf rapide an und belastet die Storage-Systeme massiv. Auswirkungen auf Performance und Budget Dabei handelt es sich auch, aber nicht nur um ein Kostenproblem durch die zusätzlich benötigten Storage-Kapazitäten: Ebenfalls schwer wiegt die in der Regel beeinträchtigte Performance der Systeme, wenn sehr große Datenmengen verwaltet werden müssen. In letzter Konsequenz führt dies oft zu weiteren Investitionen. Auch die Backup- und Recovery-Strategie des Unternehmens wird davon betroffen, da wesentlich größere Datenmengen anfallen als bislang. Nachteilig wirkt sich zudem aus, dass es sich bei der Archivierung hier im Grunde nur um ein zweites beziehungsweise doppeltes Postfach handelt, das dadurch auch demselben Aufbau und denselben Einschränkungen unterliegt. Alle Daten verbleiben innerhalb der Exchange-Infrastruktur. Eine echte Auslagerung auf ein separates, externes Archiv und damit die Möglichkeit, speziell für ältere Daten, die nur noch selten benötigt werden, kostengünstige Speichermedien zu nutzen findet nicht statt. Gleichzeitig wird eine isolierte Speziallösung aufgebaut, was bei einem eventuellen Wechsel des -Servers problematisch sein kann. Spezielle IT-Anforderungen Unternehmen müssen bei der Planung einer Archivierung zudem berücksichtigen, dass für eine -Archivierung mit Exchange-Bordmitteln bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden müssen. So sind beispielsweise normale Standard- Exchange Lizenzen nicht ausreichend. Benötigt werden stattdessen Enterprise Client-Access-Lizenzen (CALs). Alternativen Zusammenfassend kann also festgehalten werden, dass durch die Archivierungs-Funktionen in Exchange 2010 der Aufbau einer rudimentären -Archivierung möglich ist. Aufgrund der technischen Einschränkungen laufen Unternehmen und Organisationen allerdings Gefahr, eine Lösung aufzubauen, die sich mittel- bis langfristig als teurer und aufwändiger herausstellt, als die Implementierung eines externen Archivsystems. Was sind die Alternativen? Da die rechtssichere Archivierung der geschäftlichen - Kommunikation zweifelsfrei ein Muss ist, stellt sich die Frage nach sinnvollen Alternativen. Der Markt bietet eine Vielzahl an externen -Archivierungslösungen von Drittanbietern, die entweder als reine Software oder, wie REDDOXX MailDepot, als Appliance (wahlweise Hardware oder virtuelle Maschine) aufgebaut sind. Letzteres hat für die meisten Anwendungs-Szenarien einige Vorteile: REDDOXX / 4

5 Vorteile der REDDOXX Appliance MailDepot Sicheres, in sich geschlossenes Konzept Exakt aufeinander abgestimmte Komponenten für zuverlässigen Betrieb Schnelle Anbindung an bestehende Netzwerke Manipulationssicherheit Qualitativ hochwertige Hardware-Komponenten TÜV-zertifiziertes Compliance-Produkt REDDOXX MailDepot wird im Netzwerk in der Regel zwischen Mailserver und Firewall installiert. Alle ein- und ausgehenden s werden vollautomatisch außerhalb des Mailservers archiviert. Mit leistungsstarken Such- und Recherchefunktionen (Volltext-Indizierung) können archivierte Mails jederzeit gefunden werden. Dabei kann jegliche Form von Storagemedien verwendet werden. In Verbindung mit einem hierarchischen Speichermanagement (HSM), das von REDDOXX MailDepot unterstützt wird, lässt sich auf diese Weise ein besonders ökonomisches und effizientes Storage-Konzept einrichten. Auch ein späterer Wechsel des Mailservers stellt kein Problem dar, da REDDOXX mit verschiedensten Lösungen zusammenarbeiten kann. Das bietet ein hohes Maß an Zukunftssicherheit und Investitionsschutz. Das Fazit Unternehmen und Organisationen, die eine rechtssichere und performante -Archivierung aufbauen möchten, kommen am Einsatz einer externen Lösung nicht vorbei. Die Vorteile liegen auf der Hand: Durch ein dediziertes Archivsystem werden nicht nur alle rechtlichen Vorgaben einwandfrei erfüllt, sondern gleichzeitig auch die IT-Ressourcen massiv entlastet. Hinzu kommen Features wie die schnelle und komfortable Recherche und Wiederherstellung archivierter s. Mit der -Archivierung von REDDOXX erhalten Kunden ein System, das sich bereits in vielen Projekten in Deutschland bewährt hat. Das von REDDOXX entwickelte Compliance-Framework sorgt für Revisionssicherheit und automatische Einhaltung der rechtlichen Regelungen. Zusätzliche Sicherheit bietet das TÜV-Siegel Geprüfte Archivierung. Die flexible Ergänzung durch die Module Anti-Spam und Verschlüsselung/digitale Signatur erlaubt den jederzeitigen Ausbau zum umfassenden -Managementsystem. Überzeugen Sie sich am besten selbst davon, was REDDOXX- Lösungen für Sie leisten können. Egal, ob Sie REDDOXX in einem kleinen, mittleren oder großen Unternehmen einsetzen möchten und ob Sie eine Hardware- Appliance oder eine virtuelle Maschine bevorzugen: Wir haben die passende Lösung für Ihre Anforderungen. Laden Sie jetzt eine kostenlose Testversion unserer Virtual Appliance herunter: (http://www.reddoxx.com/downloads/) oder fordern Sie weitere Informationen an. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme! Headquarter Deutschland REDDOXX GmbH. Neue Weilheimer Str Kirchheim. GERMANY Tel +49 (0) Fax +49 (0) Web REDDOXX / 5

6 Disclaimer Die Inhalte dieses Whitepapers wurden mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt. Die REDDOXX übernimmt jedoch keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereitgestellten Informationen. Die Nutzung der Inhalte erfolgt auf eigene Gefahr des Nutzers. Alle Inhalte unterliegen dem deutschen Urheberund Leistungsschutzrecht. Jede Verwertung bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung durch REDDOXX. Die unerlaubte Vervielfältigung oder Weitergabe einzelner oder kompletter Inhalte ist nicht gestattet. Änderungen, auch ohne vorherige Bekanntgabe, vorbehalten. REDDOXX GmbH REDDOXX / 6

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