HRM2 Workshop 2. Internes Kontrollsystem (IKS) was heisst das für meine Gemeinde? HRM2-Workshop IKS

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1 Amt für Gemeinden Gemeindefinanzen HRM2 Workshop 2 Internes Kontrollsystem (IKS) was heisst das für meine Gemeinde? HRM2-Workshop IKS 1

2 Agenda Workshop Zielsetzung Workshop Ausgangslage IKS IKS und Gemeinden Präsentation Ansatz Strub und Partner, Lenzburg Brainstorming mit Gemeindevertreter Fazit 2

3 Zielsetzung Workshop Vorstellung IKS / Theorie Vorschläge für die Umsetzung des IKS bei den Gemeinden Thematischer Austausch mit Gemeinden Ideen für Ausführungsbestimmung einholen Werkstatt-Workshops: Keine fertige Lösung! 3

4 Ausgangslage IKS (1) Warum braucht es IKS? - Schlagzeilen «Gemeindeangestellter steckte Franken in eigene Tasche» (Badener Tagblatt ) «Bremgarten muss offene Jugendarbeit nochmals ausschreiben.» Aargauer Zeitung, ) «Eggersrieder Gemeindekassier unterschlägt 2.16 Millionen» (St. Galler Tagblatt ) 4

5 Ausgangslage IKS (2) welche Zielsetzungen sollen mit dem IKS erreicht werden? Ein IKS soll Risiken minimieren Schäden verhindern Glaubwürdigkeit und Transparenz gegen- über allen Anspruchsgruppen (Einwohner, GR, Mitarbeiter) stärken 5

6 Ausgangslage IKS (3) was versteht man unter IKS allgemein? Ein Internes Kontrollsystem (IKS) besteht aus systematisch gestalteten technischen und organisatorischen Regeln des methodischen Steuerns und von Kontrollen im Unternehmen zum Einhalten von Richtlinien und zur Abwehr von Schäden, die durch das eigene Personal oder böswillige Dritte verursacht werden können. 6

7 Ausgangslage IKS (4) IKS im Überblick Risikobeurteilung: Erkennen von Schwachstellen Ablauforganisation (Prozesse): Definition und Dokumentation der Geschäftsprozesse Richtlinien und Arbeitsanweisungen Implementierung und Dokumentation von Kontrollen Aufbauorganisation: Definition und Aktualisierung der Aufbauorganisation Trennung von Funktionen Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten Kontrollmassnahmen und - aktivitäten durch Gemeinderat, Rechnungsprüfungsorgan, Verwaltungsleitung, Vorgesetzte etc. 7

8 IKS und Gemeinden (1) Gemeindegesetz (GG) 135 bis 3. Internes Kontrollsystem 1 Das interne Kontrollsystem umfasst regulatorische, organisatorische und technische Massnahmen. 2 Der Gemeinderat trifft die notwendigen Massnahmen, um das Vermögen zu schützen, die zweckmässige Verwendung der Mittel sicherzustellen, Fehler und Unregelmässigkeiten bei der Buchführung zu verhindern sowie die Ordnungsmässigkeit der Rechnungslegung und die verlässliche Berichterstattung zu gewährleisten. 3 Er berücksichtigt dabei die Risikolage, das Kosten-/Nutzenverhältnis und die Gemeindegrösse. 8

9 IKS und Gemeinden (2) Ziele der Gesetzesbestimmung Massnahmen zu bestimmen oder zu ergreifen um Fehler/Unregelmässigkeiten zu vermeiden Schutz des Vermögens Sinnvolles Einsetzen der vorhandenen Mittel Sicherheit zu gewinnen, dass die Prozesse innerhalb der Gemeinde zweckmässig und effizient sind 9

10 IKS und Gemeinden (3) Zuständigkeit / Verantwortung nach GG Der Gemeinderat legt die zu treffenden Massnahmen fest um die gesetzlichen Zielvorgaben zu erfüllen Über die getroffenen Massnahmen ist periodisch Bericht (an GR, RPO) zu erstatten Der Gemeinderat trägt die Verantwortung für die Umsetzung und Einhaltung der Massnahmen 10

11 IKS und Gemeinden (4) Kriterien Umsetzung nach GG Die allgemeine Risikolage der Gemeinde Die Verhältnismässigkeit der Massnahmen, d.h. Kosten-/Nutzen je nach Gemeindegrösse unterschiedlich 11

12 IKS und Gemeinden (5) was gibt es bereits? Handbuch 3 Revisionsmodell, Ziffer 10 und Kontrollfragen Ziffer

13 IKS und Gemeinden (6) was sind mögliche Schwachstellen heute? Milizsystem und Chargiertenwechsel (Kleine) 1-Personen Verwaltungen (Funktionstrennung wie?) Systematik, keine wiederkehrenden Kontrollen Dokumentation der Geschäftsprozesse fehlt Bewusstsein der Risiken nicht vorhanden Fehlendes Wissen über bestehende Reglemente, Gesetze 13

14 IKS und Gemeinden (7) Anforderungen IKS 1. bewusster Umgang mit (Finanz) Risiken 2. anwenden von Kontrollmassnahmen zur Risiko- Minimierung und Schadensabwendung 3. unterstützend zur Verbesserung der Arbeitsabläufe 4. systematische Überprüfung der Wirksamkeit der Kontrollmassnahmen 5. dokumentieren, bewerten von vorhanden Kontrollmassnahmen 6. Kosten-/Nutzen muss stimmen 7. Umfang ist abhängig von Gemeindegrösse 8. Berichterstattung gegenüber Rechnungsprüfungsorgan und Gemeinderat 14

15 STE3 IKS und Gemeinden (8) IKS nach «Kleidergrösse» Konzeptidee AGEM: Pflicht zum IKS wird nach Gemeindegrösse bezüglich Ausgestaltung abgestuft IKS soll auch «einfach» und wirkungsvoll sein Fokussierung auf betrieblichen Nutzen wenig zusätzlicher administrativer Aufwand «So schlank und rank wie möglich, so detailliert wie nötig» 15

16 Folie 15 STE3 ausführen, was genau unter L S und M verstanden wird. nämlich, Gemeindegrössen, Tiefe der Kontrollen, Umfang der Prozesse, Kosten-/Nutzenverhältnisse Steiner Thomas;

17 STE7 IKS und Gemeinden (9) IKS nach «Kleidergrösse» Mindestanforderungen für Zentrale Geschäftsprozesse und Verantwortlichkeiten identifizieren und Risiken benennen Systematische Kontrollmechanismen einführen Berichtsform einführen Beispiele wichtige Geschäftsprozesse Finanz- und Steuerwesen: Bezug, Betreibung, Bewirtschaftung Debitoren, Verlustscheine Bauwesen: Vergabe Bauaufträge (Submission), Inkasso Erschliessungs- und Anschlussgebühren Lohnwesen: Löhne, Entschädigungen, Versicherungswesen Schulwesen: 16

18 Folie 16 STE7 ausführen, was genau unter L S und M verstanden wird. nämlich, Gemeindegrössen, Tiefe der Kontrollen, Umfang der Prozesse, Kosten-/Nutzenverhältnisse Steiner Thomas;

19 STE4 IKS und Gemeinden (10) IKS nach «Kleidergrösse» Ausgestaltung IKS nach Gemeindegrösse Mögliche Aufteilung: S (small) = Gemeinden bis Einwohner (68) M (medium) = Gemeinden bis 5000 Einwohner (29) L (large) = Gemeinden ab Einwohner (12) Je grösser die Gemeinde desto tiefer ist das IKS auszugestalten Anzahl der zur regelnden IKS-Prozesse Grad der Berichterstattung Institutionalisierung: gemeinsamer Aufgabe Gemeinderat, RPK-Aufgabe, IKS-Beauftragter etc. 17

20 Folie 17 STE4 ausführen, was genau unter L S und M verstanden wird. nämlich, Gemeindegrössen, Tiefe der Kontrollen, Umfang der Prozesse, Kosten-/Nutzenverhältnisse Steiner Thomas;

21 STE8 IKS und Gemeinden (11) IKS nach «Kleidergrösse», Beispiele Kategorie Prozesse S M L Steuerinkasso a) a) a) Anschlussgebühren b) a) a) Personal/Löhne b) b) a) Legende: a) zwingend notwendig b) fakultativ 18

22 Folie 18 STE8 ausführen, was genau unter L S und M verstanden wird. nämlich, Gemeindegrössen, Tiefe der Kontrollen, Umfang der Prozesse, Kosten-/Nutzenverhältnisse Steiner Thomas;

23 Präsentation IKS-Prozess Ansatz Strub und Partner IKS-Geschäftsprozess-Plattform Prozesse: «Steuerbezug» am Beispiel der zwei solothurnischen Gemeinden Olten ( EW) und Buchegg (2 500 EW) 19

24 Brainstorming mit Gemeindevertreter Ideensammlung zu folgenden Fragen Zielkonflikt: Sicherung der Prozesse /Bürokratie? Wo ist IKS in der Gemeinde zweckmässig? Wo gibt es Unterschiede zwischen kleinen und grossen Gemeinden? IKS = Prozess- oder auch Organkontrolle? 2 Gruppen im Workshop 20 Zusammenzug im Plenum 20

25 Weiteres Vorgehen AGEM Kantonale Ausführungsbestimmungen HBO 25 «IKS» bis Ende 2017 Bereitschaft zur Pilotierung? Aufnahme IKS-Bestimmung in Gemeindeordnung vgl. Musterreglement Internet Einführung bei EG ab 2018 (Ressourcenschonung) 21

26 Fazit 22