Warszawa, im Januar 2015 Sambor Grucza Justyna Alnajjar

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2 Einleitung Eine erfolgreiche Arbeit entsteht heutzutage durch Interaktion. So baut man spezielle Fachgruppen sogenannte Projektteams, deren Aufgabe es ist, Projekte durchzuführen. Zwei Aspekte der modernen Projektarbeit sind von großer Relevanz. Zum einen werden Projekte heutzutage über die Grenzen hinweg mit Hilfe von modernen Technologien durchgeführt. Internationale Projektarbeit wird nicht nur aus Kostengründen injiziert, sondern auch wird sie mit dem Ziel aufgenommen, auf Grund der Diversität neue Ideen zu entwickeln und in die Tat umzusetzen. Zum zweiten stellen sich etliche Fragen nach der Kommunikation, die Projektteilnehmer führen. Wie läuft die Kommunikation in multikulturellen Projektteams ab? In welcher Sprache kommunizieren Projektteilnehmer? Wie wird diese Sprache von Multikulturalität und Diversität beeinflusst? Mit Hilfe von welchen Medien kommuniziert man? Welche Chancen und Risiken bringen die neuen Medien? Welche Faktoren sind wichtig, um bei der Projektdurchführung im internationalen Kontext erfolgreich zu sein? Wie kann Kommunikation in internationaler Umgebung gemanagt werden? Welche Methoden gibt es zur Verfügung? Den Anstoß, Fragen der Projektkommunikation, vor allem Fragen der interkulturellen Projektkommunikation näher nachzugehen, gaben die Ergebnisse zweier Studien, die in den Beirägen von S. Grucza und J. Alnajjar präsentiert werden. Die in dieser Publikation dargestellten Themen umfassen allgemeine Fragen der interkulturellen Projektkommunikation (S. Grucza), Kommunikationskompetenzen in internationaler Umgebung (J. Łompieś, M. Wilczewski), die Entwicklung und Rolle des Project Management Office (P. Wyrozębski), Kommunikation und ihre Facetten in verschiedenen Phasen des Projekts sowie unter unterschiedlichen Bedingungen (E. Sońta- Drączkowska), Kommunikationsverläufe im Rahmen des Alles- aus- einer- Hand- Prinzips (K.- H. Kiefer), Optimierungsmöglichkeiten der Projektkommunikation in internationalem Projektumfeld (K. Pelikan), die Bedeutung von Diversity Management für transkulturelle Projektteams (A. Koskensalo), die Zusammenhänge zwischen dem Kommunikationsaudit im transnationalen Projektteam und dem Kommunikationstraining für Projektteilnehmer (J. Alnajjar), Bedeutung der Geistes- Haltung und Transformation für die erfolgreiche Kommunikation und Durchführung von Projekten sowie ihre Anwendung im internationalen Kontext (R. Dannenhauer). In manchen Texten wird die besprochene Problematik anhand konkreter aus der Praxis erhobener Daten besprochen (S. Grucza, Simone Burel/Maria Becker/Laura Kleitsch).

3 8 Einleitung Das Buch soll dementsprechend die verschiedenen Blickwinkel auf die Kommunikation in multikulturellen Projektteams aufzeigen. Darüber hinaus schafft es die Basis für den Austausch und die interdisziplinäre Zusammenarbeit von Linguisten und Wirtschaftwissenschaftler an der Grenze zwischen Theorie und Praxis. Von dem Gegenstand und der Konzeption her schließen die vorliegenden Beiträge an den 2014 in dieser Reihe veröffentlichten Sammelband Polnischdeutsche Unternehmenskommunikation. Ansätze zu ihrer linguistischen Erforschung (hrsg. von S. Grucza et al.) an. Anders als in dem genannten Band, in dem auf allgemeine Fragen der Erforschung der polnisch- deutschen Unternehmenskommunikation eingegangen wurde, beschäftigen sich die Beiträge des vorliegenden Bandes vorwiegend mit spezifischen Fragen der Kommunikation in multikulturell besetzten Projektteams. Warszawa, im Januar 2015 Sambor Grucza Justyna Alnajjar

4 Kommunikation in multikulturellen Projektteams Sambor Grucza (Universität Warschau) Einleitung Ziel des vorliegenden Beitrags ist es, die ersten Forschungsergebnisse und Überlegungen zu Fragen der Kommunikation in multikulturell besetzten Projektteams darzustellen. Die Forschungsergebnisse wurden im Rahmen eines Projekts erzielt, das in Zusammenarbeit zwischen dem Research Center for Business Commmunication Audit der Universität Warschau und REC Global aus Wrocław/Breslau durchgeführt wird. Ziel dieses Forschungsprojekts ist das Erarbeiten von Richtlinien für Communication Best Practice für Projektkommunikation bei polnischen R&D Projektteams. Die ersten Projektergebnisse wurden bereits in den Beiträgen S. Grucza (2014a, 2014b), S. Grucza, J. Alnajjar und R. Grucza (2014), J. Alnajjar (2014a, 2014b, 2015) vorgestellt. Die grundlegende Frage, die dieses Projekt verfolgt, lautet: Schränkt, und wenn ja unter welchen Voraussetzungen und im welchem Umfang, die interkulturelle Zusammensetzung des Projektteams die Effizienz der Projektkommunikation ein? Den Ausgangspunkt der Untersuchungen bildeten folgende Beobachtungen: Die Projektkommunikation ist ein entscheidender Erfolgsfaktor. Die Projektkommunikation wird auf der strukturellen Ebene durch die Projektmethode, das Projektkooperationsmodell und die Zusammensetzung des Projektteams bestimmt. Entscheidend für potentielle Störungen des Kommunikationsablaufs ist die Zusammensetzung des Projektteams. Wenn Teammitglieder unterschiedlichen Sprachen und Kulturen angehören, tritt interkulturelle Projektkommunikation auf. Interkulturelle Projektkommunikation ist anspruchsvoller und komplexer als monokulturelle Kommunikation. Nichtsdestotrotz können multikulturell besetzte Projektteams effizienter und innovativer sein als monokulturelle Projektteams. Im Folgenden wird in Kapitel 1 die Auswertung zweier Studien zu polnischdeutscher Projektkommunikation dargestellt und kritisch erörtert. In Studie I

5 10 Sambor Grucza wurden Daten zu polnisch- deutscher Kommunikation bei R&D Projektteams ermittelt. In Studie II wurden Daten zu polnisch- deutscher Kommunikation innerhalb anderer Projekte in zwei weiteren Unternehmen erhoben. Die Ergebnisse der Studie I stehen im Vordergrund vorliegender Überlegungen, wohingegen die Ergebnisse der Studie II lediglich als Referenzdaten betrachtet werden sollen. Anschließend (Kapitel 2) wird eine Checkliste zur Optimierung der Projektkommunikation in multikulturellen Projektteams vorgeschlagen. 1. Datenauswertung 1.1. Studie I Die erste Studie wurde 2014 unter den Mitarbeitern der REC Global 1 in Wrocław/ Breslau durchgeführt. Die Studie basiert auf einer Umfrage, die durch Einzelgespräche mit der Leitung des Project Management Office (PMO) ergänzt wurde. Ziel der Umfrage war, Meinungen von Mitarbeitern zum Verlauf der R&D Projektkommunikation mit deutschen Partnern zu erfragen, um Aufschluss über konkrete Ursachen von Störungen in der polnisch- deutschen Projektkommunikation zu bekommen. Durch Einzelgespräche mit der PMO- Leitung sollte eine bessere Auswertung der ermittelten Daten erreicht werden. Die befragten REC Global Mitarbeiter sind Personen, die sich direkt mit der Produktentwicklung beschäftigen, dabei aber unterschiedliche Funktionen bekleiden. Den Fragebogen füllten nur polnische Mitarbeiter aus, die in der Projektabwicklung Kommunikationserfahrungen mit deutschen Partnern hatten. Daraus resultiert der relativ kleine Anteil an Befragten im Vergleich zur Gesamtzahl der Mitarbeiter (im Unternehmen arbeiten in der Projektabwicklung neben polnischen auch slowakische und kroatische Mitarbeiter, die Projektkontakte nicht nur zu Deutschland sondern auch zu anderen Ländern haben). Insgesamt haben 22 Mitarbeiter den Fragebogen ausgefüllt. Es waren (in Klammern die Anzahl der Befragten): Abteilungsleiter (1), Team Leader (2), Projektmanager (3) und Softwareingenieur (16). 1 REC Global ist eine polnische international und multinational agierende Unternehmensgruppe mit über 350 Mitarbeitern. Das Dienstleistungsangebot von REC Global beinhaltet im Kerngeschäft neben Software Design und Software Development auch Software Integration und Software Verifikation sowie Software Projekt Management. Die polnisch- deutschen Unternehmensaktivitäten stellen zurzeit den Löwenanteil von REC Global dar 70% der erbrachten Software und R&D Dienstleitungen werden in die DACH- Länder exportiert.

6 Kommunikation in multikulturellen Projektteams 11 Die Umfrage wurde auf Polnisch angefertigt und bestand aus neun Fragen (acht geschlossenen Fragen und einer halboffenen Frage), die thematisch geordnet waren. Gefragt wurde nach: (1) Funktion im Unternehmen, (2) Erfahrung mit Projektmethoden, (3) Einzelbewertungen des Schwierigkeitsgrades der Projektkommunikation in den jeweiligen Projektkonfigurationen, (4) prozentuellem Anteil der Projektkommunikation mit deutschen Partnern an der Gesamtprojektkommunikation, (5) prozentuellem Anteil der Medien an der Projektkommunikation mit deutschen Partnern, (6) prozentuellem Anteil der Projektkommunikation auf Englisch an der Gesamtprojektkommunikation, (7) prozentuellem Anteil der Projektkommunikation auf Deutsch an der Gesamtprojektkommunikation, (8) Bewertung der Effektivität der Projektkommunikation mit deutschen Partnern, (9) Ursachen für mangelnde Effektivität der Projektkommunikation mit deutschen Partnern. Die letzte Frage wurde als offene Frage gestaltet. Damit sollte eine Einflussnahme auf die Antworten vermieden werden. Mit der ersten Frage wurde die Aufgabenstellung in der Projektabwicklung ermittelt. Frage zwei nach der Erfahrung mit Projektmethoden und Frage drei nach den Einzelbewertungen des Schwierigkeitsgrades der Projektkommunikation in den jeweiligen Projektkonfigurationen, stehen zunächst in keinem direkten Zusammenhang mit der Ermittlung der Ursachen mangelnder Effizienz der Projektkommunikation mit deutschen Partnern. Die Auswertung der hierzu erhobenen Daten zu einem späteren Zeitpunkt soll Aufschluss über den Zusammenhang zwischen dem Schwierigkeitsgrad der Projektmethode und der Effizienz der in ihrem Rahmen verlaufenden Projektkommunikation geben. Diese Fragestellung wird hier jedoch nicht weiterverfolgt. An dieser Stelle soll nur gesagt werden, dass der Großteil der Befragten die meiste Erfahrung mit SCRUM hatte, und dass der Anteil der anderen Projektmethoden eher gering war (s. Tabelle 1). Tabelle 1: Erfahrung mit Projektmethoden. XP 1 PRINCE2 RUP 3 3 V-Model 5 SCRUM 20