Oracle Enterprise Content Management 11g Der komplette Überblick. Markus Neubauer Silbury IT-Beratung GmbH 16. November 2010 / DOAG 2010

Transkript

1 Oracle Enterprise Content Management 11g Der komplette Überblick Markus Neubauer Silbury IT-Beratung GmbH 16. November 2010 / DOAG 2010

2 Einführung

3 Oracle Enterprise Content Management 11g Der komplette Überblick Was ist Enterprise Content Management? Welche ECM-Produkte liefert Oracle? Wie können diese Produkte eingesetzt werden, um typische ECM-Probleme zu lösen?

4 Über Silbury Oracle Gold Partner Sitz in Fürth Fokussiert auf Beratungen und Schulungen im Bereich Oracle ECM Oracle ECM Bootcamp Delivery Partner

5 Über den Referenten Seit über 12 Jahren Berater für Content Management Systeme und seit über 7 Jahren Berater für Oracle ECM / Stellent Trainer für Oracle ECM an der Oracle University Insgesamt über 40 ECM-Projekte und Trainingskurse Referent auf der Collaborate 09 und 10 sowie DOAG 2009

6 Enterprise Content Management

7 Warum Enterprise Content Management? Vermeidung von Daten- und Dokumenten-Redundanz Unterstützung der Zusammenarbeit an Informationen Bereitstellung einer einzigen aktuellen Version eines Inhalts oder Dokuments Einheitliche Verwaltung von Sicherheit, Speicherung und Lebenszyklen Zentrales Auffinden und Wiederverwendung von Inhalten und Dokumenten

8 Was ist also Enterprise Content Management? Ist Enterprise Content Management ein Produkt, dass man einfach installieren kann? Ist die Oracle ECM-Suite die Lösung für Enterprise Content Management? Ist damit mein Content-Problem gelöst? Ganz so einfach ist es nicht!

9 Definition Enterprise Content Management (ECM) sind die Strategien, Methoden und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten und Dokumenten, welche mit organisatorischen Prozessen verbunden sind. ECM-Werkzeuge und Strategien ermöglichen die Verwaltung der unstrukturierten Informationen einer Organisation, unabhängig davon, wo diese existieren. ECM-Definition der Association for Information and Image Management (AIIM)

10 Was? - Unstrukturierte Informationen Informationen können strukturiert oder unstrukturiert abgelegt werden Strukturierte Informationen Datenbank Unstrukturierte Informationen Inhalte, Dokumente Unstrukturierte Informationen haben spezielle Anforderungen Enterprise Content Management beschäftigt sich vorrangig mit unstrukturierten Informationen

11 Wann? - Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung Jede Information hat einen Lifecycle Enterprise Content Management sollte den gesamten Document Lifecycle umfassen Nicht jede Information besitzt zwingend denselben Lifecycle

12 Wo? - Unabhängig davon, wo diese existieren Erfassen von Inhalten und Dokumenten, wo diese anfallen Bereitstellen von relevanten Inhalten und Dokumenten, wann, wo und wie diese gebraucht werden Verwaltung und Speicherung an einer zentralen Stelle, nicht in verteilten Einzellösungen

13 Womit? - Strategien, Methoden und Werkzeuge Enterprise Content Management erfordert eine festgelegte und ausgearbeitete Strategie die richtigen Methoden, um diese umzusetzen mit den passenden Werkzeugen Ohne eine Strategie sind die Werkzeuge wertlos

14 Womit? - Strategien, Methoden und Werkzeuge Ohne die passenden Werkzeuge kann die beste Strategie nicht umgesetzt werden

15 Oracle ECM Suite

16 Oracle ECM Suite Verschiedene ECM-Produkte Ehemals Stellent und Captovation Werkzeuge zur Implementierung der ECM-Strategie Unterstützung für den gesamten Lifecycle Zuständig für spezifische, isolierte Aufgaben Integriert in eine Gesamtlösung

17 Oracle ECM Suite Teil der Oracle Fusion Middleware Betrieben auf WebLogic Server Strategisches Repository für unstrukturierte Inhalte

18 Produkte

19 Lifecycle!"#$%&&%'( 1%;*6"%'(!")*##%'( 98#,56%"'( +%"#,-',%"%'( 9"56,:,%"%'(.'/,0,%"%'( 748&,0,%"%'( 1%"%,',2%'( 34"56#456%'(

20 Oracle UCM Universal Content Management

21 Oracle UCM Zentraler Baustein der Oracle ECM Suite Die Bestandteile von Oracle UCM sind: Document Management Web Content Management Digital Asset Management

22 Document Management Content Server

23 Document Management Produkt: Oracle Content Server Dokumenten-Repository für alle Oracle ECM-Produkt und weitere Oracle Produkte Hauptaufgabe: Speicherung von unstrukturierten Daten jeglicher Art z.b. s, Berichte, Office-Dokumente und Bilder

24 Document Management Stellt die Content Management-Funktionen zur Verfügung: Versionierung Sicherheit und Protokollierung Tagging / Metadaten Konvertierung und Publizierung Integration mit Suchlösungen Workflows Benachrichtigungen Archivierung und Entfernung

25 Document Management Herausforderungen - Beispiel Desktop Integration Eine große Herausforderung in ECM-Projekten ist das Change Management Eine Vielzahl von Benutzern müssen das sich an neue Arbeitsweisen gewöhnen ECM-Projekte werden nur durch viele überzeugte Benutzer erfolgreich Folglich muss für die Benutzer die Umstellung möglichst einfach sein oder diese ihre Arbeit vereinfachen

26 Document Management Lösungen - Beispiel Desktop Integration Benutzer erhalten die Möglichkeit, ihre Arbeit mit gewohnten Werkzeugen fortzuführen Diese Werkzeuge enthalten neue Funktionen welche die Benutzer nicht mit übermäßigem Mehraufwand belasten in ihre Arbeitsweise unterstützen

27 Web Content Management Site Studio

28 Web Content Management Produkt: Oracle Site Studio Site Studio ist das Web Content Management Framework innerhalb der ECM Suite Vollständige Funktionalität zum Erstellen und Verwalten von Unternehmens-Webseiten Greift auf Dokumente zu, welche in Content Server gespeichert sind und stellt diese auf Webseiten dar

29 Web Content Management Dokumente können für verschiedene Zwecke wiederverwendet und automatisch publiziert werden Automatische Konvertierung nach HTML Site Studio sichert automatisch das Einhalten von Design-Vorgaben Zusätzliche Möglichkeit, Daten strukturiert zu speichern

30 Web Content Management Herausforderungen - Beispiel: Veröffentlichung Redakteure aus Fachabteilungen sollen Inhalte einer Website ändern können Die Redakteure verfügen meist nicht über technische Kenntnisse und kennen die Design-Vorgaben nicht Inhalte sollen direkt über die Website bearbeitet werden Bereits erstellte Inhalte sollen möglichst einfach wiederverwendbar sein

31 Web Content Management Lösungen - Beispiel: Veröffentlichung Webinhalte werden dezentral und ohne technische Kenntnisse bearbeitet Design-Vorgaben werden zentral definiert und automatisch eingehalten Benutzerinterface ermöglicht das Bearbeiten von Inhalten direkt auf der Website Direkte Verwendung von Dokumenten in Content Server

32 Digital Asset Management

33 Digital Asset Management Add-on für Content Server Verwaltung von digitalen Medien Automatische, regelbasierte Konvertierung von Bildern und Videos Vollständige Integration in DM und WCM

34 Digital Asset Management Herausforderungen - Beispiel: DAM und WCM Bilder für Websites werden von Grafikern erstellt oder kommen von Bildagenturen Diese Arbeiten häufig mit Dokumenten, welche nicht direkt im Web verwendet werden können Beim Erstellen der Grafik sind die genauen Verwendungszwecke eventuell noch nicht bekannt Grafiken müssen vom Ursprungsformat in ein Webformat konvertiert werden und die Größen angepasst werden

35 Digital Asset Management Lösungen - Beispiel: DAM und WCM Digital Asset Management erlaubt das verwenden von Standard-Bildverarbeitungsformaten Bilder werden automatisch in das Zielformat konvertiert Es können mehrere Zielformate definiert werden Bilder können automatisch nachbearbeitet werden Redakteure haben im WCM die Möglichkeit, ein gewünschtes Zielformat zu wählen

36 Oracle IPM Imaging and Process Management

37 Imaging and Process Management Bilder, wie z.b. gescannte Dokumente, können in wichtigen Geschäftsprozessen genutzt werden Arbeitet mit Oracle Document Capture für die Bilderfassung und Oracle Forms Recognition für intelligente Datenerkennung zusammen Unterstützt Anmerkungen und Auszeichnungen Automatisiert Weiterleitung und Genehmigungen Integration mit Oracle E-Business Suite, PeopleSoft Enterprise, and JD Edwards EnterpriseOne.

38 Imaging and Process Management Herausforderungen - Beispiel Rechnungseingang Eingang in Papierform oder elektronisch Eingabe in das Fakturierunssystem Zeitfaktor und Resourcenbindung Zusammenführen und Validieren der Informationen Freigabeworkflow Abgleich mit Auftrag, Freigabe, Zahlungsfreigabe

39 Imaging and Process Management Lösungen - Beispiel Rechnungseingang Automatisiertes Scannen Intelligente Datenextraktion Information wird z.b. an E-Business Suite weitergegeben Zentraler Ablageort für Rechnungen Genehmigungs-Workflow Unterstützt Ausnahmebehandlung, Delegation und Eskalation

40 Oracle IRM Information Rights Management

41 Information Rights Management Problem Dokumente sind nur sicher, solange sich diese im Document Management System befinden Nachdem ein Dokument aus dem System heruntergeladen wurde, besteht kein Schutz mehr Das Dokument kann (versehentlich oder bewusst) an eine nicht befugte Person weitergeben werden

42 Information Rights Management Produkt-Demo / Herausforderungen Dokumente sollen nur von Personen geöffnet werden können, welche die erforderliche Berechtigung haben, unabhängig vom Speicherplatz möglich sein Berechtigungen sollen zentral verwaltet werden und nachträglich geändert werden können Dokumente sollen ohne Netzanbindung verwendbar sein Unterschiedliche Berechtigungen, je nach Person Arbeitsabläufe sollen nicht gestört werden

43 Information Rights Management Produkt-Demo / Lösung Dokumente werden automatisch verschlüsselt Desktop-Client ermöglicht den Zugriff auf die Dokumente, ohne Benutzerinteraktion Berechtigungen werden mit dem Server synchronisiert Genaue Festlegung der Berechtigungen, je Benutzer und Dokument Bestehende Funktionen des Betriebssystems werden nicht geändert

44 Oracle URM Universal Records Management

45 Records Management Content Management beschäftigt sich mit Inhalten und Dokumenten, welche einen dynamischen Lebenszyklus haben Inhalte können bewusst in einem bestimmten Status gespeichert werden, so dass diese nicht mehr verändert werden können Diese werden daraufhin als Akten (Records) bezeichnet

46 Universal Records Management Einheitliche Plattform für die Verwaltung von physischen und elektronischen Akten im gesamten Unternehmen URM-Adapter zur Anbindung von weiteren Systemen (SharePoint, FileNet, File Server,...) Akten werden einem Aufbewahrungs-Prozess zugewiesen Aufbewahrungs-Prozesse können aus verschiedenen Schritten und unterschiedlichen Zeitspannen bestehen

47 Universal Records Management Einhaltung von behördlichen Vorgaben (Compliance) Verringern der Risiken, welche mit Gerichtsverfahren verbunden sind Schutz von wichtigen Unterlagen Systematische Beseitigung und Archivierung von Informationen

48 Oracle ECM - Adapter

49 Oracle ECM - Adapter Oracle ECM besitzt fertige Schnittstellen zu Oracle Applications: E-Business Suite Siebel PeopleSoft Repository für E2.0 / WebCenter Zukünftig weitere Schnittstellen, z.b. Fusion Applications

50 Zusammenfassung

51 Zusammenfassung Eine ECM-Initiative besteht aus Werkzeugen und Strategien Ohne die richtigen Werkzeuge ist die Strategie nicht umsetzbar

52 Zusammenfassung Die richtigen Werkzeuge unterstützen die ECM-Initiative ermöglichen es, den kompletten Lifecycle von Dokumenten zu verwalten besitzen die Schnittstellen für eine bestmögliche Integration All dies liefert die Oracle ECM-Suite

53 Vielen Dank! Bei weiteren Fragen senden Sie gerne eine oder besuchen Sie unsere Website: