Professionelles Dokumentenmanagement. Manfred Terzer Kendox AG, Geschäftsführer 20. Oktober 2015

Transkript

1 Professionelles Dokumentenmanagement Manfred Terzer Kendox AG, Geschäftsführer

2 Mehr raus holen mit professionellem Dokumentenmanagement Mit professionellem Dokumentenmanagement mehr aus der Organisation herausholen und einfach besser informiert sein! Höhere Effektivität durch dokumentenbasierte Geschäftsprozesse und elektronische Archivierung Geld sparen, Durchlauf verkürzen und Effizienz erhöhen durch digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen Überblick bewahren mit mehrdimensionalen, digitalen Kundenund Lieferantenakten und vorgangsbezogenen Ablagen Alle Informationen immer und überall verfügbar mit Tablets und Smartphones Zusammenspiel mit anderen Anwendungen über standardisierte Schnittstellen im Web

3 Informationen im Unternehmen ERP Enterprise Resource Management Ressourcenmanagement Material, Arbeit, Finanzen Informationsmanagement Wissensmanagement ECM Enterprise Content Management Finanzbuchhaltung Warenwirtschaft Verkauf Einkauf Logistik/Lager PPS ERP Systeme Warenwirtschaft, Buchhaltung Analyse, Vorausschau, Intervention Kommunikation , Collaboration, Enterprise Social Media DMS/CMS Informationssuche, Workflow etc. DMS Archiv Suche Digitale Akten Workflow Collaboration Strukturierte Informationen (Datenbanken, Dateien, usw.) Informationsbasis Unstrukturierte Informationen (Dokumente, s, News, usw.) Physikalische Welt des Unternehmens

4 Indizieren Katalogisieren Berechtigen Aufbewahren Beweiswert erhalten Löschen und Vernichten Nutzungsgrad ECM Content Lifecycle Erstellung Bearbeitung Bereitstellung Aufbewahrung Erfassen Erstellen Ablegen Indizieren Katalogisieren Editieren Versionieren Weiterleiten Genehmigen Wiedervorlegen Kommentieren Konvertieren Publizieren Suchen Integrieren Verdichten Auslagern Löschen Historisieren Dokumenten- und Geschäftsprozesse Informations-Architektur

5 Anwendungen Übernahme von ausgehenden Dokumenten, Verbinden von gescannten Belegen mit dem ERP, Zugriff aus ERP/FIBU/PPS/CRM. Integration mit MS SharePoint, CAD Tools, IBM i (AS/400) PC-Dokumente, s und andere elektronische Medien zuordnen, suchen, bearbeiten und zusammen mit strukturierten Daten in digitalen Akten organisieren. Dokumenten- und ereignisbezogene Bearbeitungsvorgänge digital entwerfen, ausführen, kontrollieren, dokumentieren und integrieren. Dokumentenprozesse wie digitale Eingangsrechnungsprüfung abbilden. Anwendungs- und Portalintegration Dokumentenmanagement, , Office, digitale Akten Vorgangsbearbeitung Geschäftsprozesse Scanning und Formulare Belegdatenextraktion Archivierung, Compliance und Langzeitaufbewahrung Mobiler Zugriff auf alle Informationen und Cloud Papierdokumente einzeln oder im Stapel zentral und dezentral scannen, Daten extrahieren, ablegen und zur Verarbeitung einreihen. Zentrale, unveränderbare, verfälschungssichere und nachvollziehbare Archivierung. Lebenszyklen und Signaturen, Langfristspeicherung sowie kontrollierte Vernichtung. Zugriff unabhängig vom Standort, über Internet und Data Center. Bereitstellung je nach Gerätetyp. Cloud Services bieten neue Möglichkeiten für Unternehmen von der privaten bis zur Public Cloud!

6 Fakten und Trends ECM/DMS Markt Quelle: ECM im Mittelstand, Frühjahr 2015, BITKOM

7 Was gehört für Sie zu "ECM"? Quelle: ECM im Mittelstand, Frühjahr 2015, BITKOM

8 Welche ECM Fachbegriffe kennen Sie? Quelle: ECM im Mittelstand, Frühjahr 2015, BITKOM

9 Nachfrage, Kaufmotive und wahrgenommener Nutzen Top 5 Wahrgenommener Nutzen von ECM-Lösungen Schneller Zugriff auf Informationen Sicherheit vor Daten-/Informationsverlust Aufwand & Kosten für die Handhabung von Dokumenten senken Ortsunabhängige Informationsverfügbarkeit Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien Quelle: ECM im Mittelstand, Frühjahr 2015, BITKOM

10 Marktbedürfnisse Digitale Akten Eingangsrechnungen - Ablage (Kendox 2015) Compliance Lösungen für KMU Mobile Lösungen Private Cloud Lösungen

11 DMS/ECM Anwendungen

12 Top 10 ECM Anwendungen #1 Archiv (Computeroutput) #2 Digitale Akte #3 -Ablage #4 Papierdokumente scannen #5 Rechnungseingang, Workflow #6 Office-Dokumente, Dateiablage #7 Mobiler Zugriff, Web-Portale, Cloud #8 Digitale Signatur #9 Gelenkte Dokumente (zum Beispiel QMS) #10 Engineering - CAD/PDM

13 ECM Anwendung: Elektronisches Archiv Probleme Keine zentrale Ablage Wildwuchs auf F:\ Digital entstandene Dokumente? Platzbedarf im Papierarchiv Zeitverlust / «Sucherei» Datenwachstum Standardisierte (Massen-)Daten-Verfahren Computeroutput, Scanning Langfristspeicherung, Compliance Web Nutzen Immer verfügbar Basis- «Infrastruktur» Ausbaufähig Geregelter Zugriff Wenig Papierarchive Berechtigungen Computer-Output Papierdokumente Archiv ERP

14 ECM Anwendung: Digitale Akte Probleme Medienbrüche Persönliche Ablagen -Verteilung Suchen u. «Fragen» Termine übersehen Vollständigkeit Nutzen Sachbezogen ordnen Mehrdimensional Übersichtlich Suchaufwand klein Vollständig informiert Berechtigungen Dokumente betrieblichen Vorgängen zuordnen Kunden/Lieferanten auskunftsfähig sein Verträge Fristen einhalten Projekte, Personal Übersicht bewahren Verkauf Dateiablage Aufträge Einkauf Dateiablage GL Produktion Dateiablage QM-Handbuch Finanz/Admin Dateiablage Kundenordner Lieferantenordner Vertragsordner Personal Dateiablage Personalakte Weisungen Aufträge Vertragsordner

15 ECM Anwendung: Ablage Probleme Eigenleben / unstrukturiert unwichtig, wichtig und sehr wichtig riesiges Postfach Unkontrollierte Datenvermehrung zentrales Element von Geschäftsprozessen aber wenig Kontext Anhänge, letzte Version, Auffindbarkeit Nutzen Alle wichtigen s sicher erfasst Einheitliche Behandlung von s, Office- und Papierdokumenten Keine ausufernden Postfächer Disziplin verbessert s Sehr wichtige, wichtige, unwichtige s Manuell zuordnen und/oder automatisiert ablegen Zuordnung zu Akten und Vorgängen Archiving Journaling Lifecycle Management Management

16 ECM Anwendung: Rechnungseingang Probleme Lange Durchlaufzeiten Teure und uneinheitliche Bearbeitung Auskunftsfähigkeit wo ist die Rechnung? Einhalten von Skontofristen Nutzen Kurze Durchlaufzeiten Vorgangskosten senken Hohe Auskunftsbereitschaft Volle Transparenz Rechtskonforme Archivierung Flexible Ablaufgestaltung Scanning und Capturing Kopfdaten, Positionsdaten, Workflow Eingangsrechnungen sofort bei Eingang digitalisieren und (revisionssicher) archivieren

17 ECM Anwendung: Mobiler Zugriff Probleme Mobiles Arbeiten ist "normale" Erwartungshaltung Wichtige Informationen nicht mobil verfügbar Geschlossene Systeme / Archive BYOD = erhöhte Erwartungshaltung Nutzen Zugriff unabhängig von Ort und Zeit Verbesserte Handlungsfähigkeit Erhöhte Auskunftsbereitschaft Basis für "neue Prozesse" "Moderne" Arbeitsumgebung Informationen immer im Zugriff Tablet, Smartphone, Offline HTML5/responsive und Native Apps Kamera für kommerzielle Zwecke einsetzen!

18 Strategien für die Auswahl eines DMS/ECM-Systems Anwendungsstrategie Nutzen stiften durch konkrete Dokumentenanwendungen Früher: stark auf kaufmännische Dokumente ausgerichtet Heute: Aktenmanagement z.b. Kunden-, Lieferanten-, Vertrags-, Speditions-, Personalakte etc. aber auch Technische Dokumente, Engineering Data Mgmt., etc. Prozessstrategie Verbesserung dokumentenbezogener Abläufe Auswahl nach Einsparungspotenzial und Effizienzsteigerung Prozessintegration und Prozessdigitalisierung vorantreiben Auswahl strategisches Workflow-Environment sinnvoll Informationsarchitektur Aufbau der unternehmensweiten Informationsarchitektur Web-Portale und Mobile Apps als neue Anwendungskategorie Informationsbereitstellung als Kernthema (Enterprise Search) Intelligente Informationsaufbereitung und Integration in Fachanwendungen ist entscheidend Plattformstrategie Unternehmensweite ECM Plattform Cloud oder nicht Cloud Integrationsmöglichkeiten auch in hybride Architekturen Teilprojekte, Ausbau in Schritten (Anwendungen) Infrastruktur aufbauen, langfristig mitwachsen / ausbauen

19 Kendox AG In aller Kürze

20 Kendox AG Übersicht Wir verbinden 20 Jahre Erfahrung mit Technologien von Morgen Kendox AG, Oberriet SG, gegründet 2004 Inhabergeführtes Unternehmen Softwarelösungen für Informationsmanagement Vertriebspartnernetz und eigene Niederlassungen Über 450 Kunden in D/A/CH Westheim Oberriet Kendox Standorte Wien Kendox Partner (Auswahl) Dokumentenmanagement / Archiv / Workflow Cloud Dienste, Online-Dokumentenarchive Engineering- und Technologie-Lösungen Moderne, langlebige Technologie (.NET, WEB) Niedere Betriebskosten, kurze Reaktionszeiten Systeme für einen bis mehrere tausend Nutzer

21 Kendox AG Leistungsportfolio DMS/ECM Archiv DMS/ECM/Archiv Elektronische Archivierung Scanning, Eingangspost Datenextraktion Digitale Akten, Workflow, Web, Office, ERP & SAP Integration u.v.m. Modern, flexibel, benutzerfreundlich Cloud Services (Cloud-DMS) Dokumente und Akten in der gesicherten Cloud rechtskonform aufbewahren Dokumentenprozesse Partnerlösungen Einfach, sicher, kostengünstig Engineering und Technologie Dokumentenbasierende Technologien Lösungen und Integrationen mit Microsoft SharePoint, SAP, IBM i (AS/400),.NET, Web, Mobile u.v.m. Innovation und Erfahrung

22 Kunden

23 Kunden Deutschland, Schweiz, Österreich (Auszug)

24 Vielen Dank. Manfred Terzer Kendox AG, Geschäftsführer

25 Kendox AG Hauptsitz Kendox AG Niederlassung Deutschland Kendox AG Niederlassung Österreich Bahnhof-Strasse Oberriet SG Schweiz Hohentrüdinger Straße Westheim Deutschland Währinger Straße Wien Österreich T +41 (71) F +41 (71) T +49 (9082) T +43 (1) info@kendox.com