BeWoPlaner Kurzanleitung

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1 BeWoPlaner Kurzanleitung Hochstadenstr Köln fon fax Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis Installation des BeWoPlaners...3 Erster Start...3 Erste Schritte mit dem BeWoPlaner...5 Tutorial: Vom Anlegen eines Klienten bis zur ersten Zeiterfassung...7 Lektion 1 Anlegen eines neuen Mitarbeiters...7 Lektion 2 Anlegen eines neuen Kostenträgers...11 Lektion 3 Anlegen eines neuen Klienten...13 Lektion 4 Der Hilfeplan...14 Lektion 5 Die erste Zeiterfassung...16 Lektion 6 Modul Verwaltung...17 Systemvoraussetzungen...18 FAQs Frequently Asked Questions...19 Impressum...20 Seite 2

3 Installation des BeWoPlaners Der BeWoPlaner wird über Ihren Internet Explorer oder einem anderen Webbrowser aufgerufen. Eine klassische Installation ist deshalb nicht durchzuführen. Um den BeWoPlaner nutzen zu können, muss Ihr Betriebssystem auf dem neuesten Stand sein. Wir empfehlen diesbezüglich die Einstellungen zum Abruf der Windows-Updates im Windows Sicherheitscenter auf automatisch zu setzen. Sollte Ihr Betriebssystem nicht auf dem neuesten Stand sein, führen Sie bitte ein Windows-Update durch: - Rufen Sie die Webadresse auf. - Folgen Sie den Anweisungen Erster Start Rufen Sie mit Ihrem Webbrowser die Webseite auf (Testzugang). Klicken Sie jetzt auf BeWoPlaner starten. Sie gelangen nun zur Login-Maske. Geben Sie hier Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein.

4 Kein Passwort erhalten? Wenden Sie sich an unseren telefonischen Service: Seite 4

5 Nachdem Sie sich erfolgreich eingeloggt haben, gelangen Sie zum Startbildschirm: Erste Schritte mit dem BeWoPlaner Im unteren Bereich des Startbildschirms können Sie nun alle Module des BeWoPlaners erkennen. Seite 5

6 Sie rufen die Module auf, indem Sie auf die entsprechenden Symbole klicken. Sie können die Größe der Fenster durch das Maximieren- Symbol anpassen. Wenn Sie den BeWoPlaner im Vollbildmodus laufen lassen möchten, drücken Sie die Taste F11 auf Ihrer Tastatur. Drücken Sie die F11 Taste erneut, um den Vollbildmodus wieder zu verlassen. Erkunden Sie nun die Möglichkeiten des BeWoPlaners. Seite 6

7 Tutorial: Vom Anlegen eines Klienten bis zur ersten Zeiterfassung Diese Kurzanweisung soll Ihnen den Einstieg mit dem BeWoPlaner erleichtern. Die grundlegenden Schritte von dem Erfassen des ersten Mitarbeiters bis zur ersten Leistungsbuchung werden mit diesem Handbuch erklärt. Lektion 1 Anlegen eines neuen Mitarbeiters In Ihrer Datenbank, sind bereits so viele Mitarbeiter angelegt, wie Sie Lizenzen bestellt haben. Mit einem Doppelklick auf den Mitarbeiter, können Sie seine Daten bearbeiten. Seite 7

8 Es erscheint der Menüpunkt Mitarbeiterdetails. Geben Sie hier die persönlichen Daten Ihres Mitarbeiters ein. Füllen Sie die Felder aus, um Informationen zu Ihrem Mitarbeiter zu hinterlegen. Wenn Sie fertig sind klicken Sie auf die Auswahlbox Aktiv geschaltet. Seite 8

9 Klicken Sie nun auf Speichern. Im linken, oberen Bereich der Mitarbeiterverwaltung können Sie nun zum nächsten Punkt wechseln: Finanzen. Seite 9

10 Hier können Sie die Bankverbindung Ihres Mitarbeiters eingeben. Klicken Sie anschließend wieder auf Speichern. Versuchen Sie sich auch an den Punkten Qualifikationen und Dokumente. Beim Punkt Dokumente können Sie z.b. alle Dokumente ablegen, die mit Ihrem Mitarbeiter in Zusammenhang stehen. Ihr Vorteil: Ihre Dokumente sind online gespeichert und werden automatisch gesichert. Sie können auf die Dokumente von überall zugreifen. Um ein Dokument auszuwählen, dass sich auf Ihrem Computer befindet, klicken Sie auf rechts neben Datei. Es erscheint der Datei öffnen Dialog. Navigieren Sie nun zu dem gewünschten Dokument und wählen dieses aus. Der Name der Datei erscheint im Fenster. Seite 10

11 Klicken Sie nun auf Dokument hochladen, um das Dokument auf dem BeWoPlaner-Server zu speichern. Nach der erfolgreichen Speicherung erscheint Ihr Dokument in der Liste Gespeicherte Dokumente. Lektion 2 Anlegen eines neuen Kostenträgers Um einen Kostenträger anzulegen, klicken Sie auf den Punkt Organisationen. Klicken Sie nun auf Neu. Es erscheint die Maske zum Anlegen einer neuen Organisation. Sie können hier beliebig viele Organisationen und Kostenträger anlegen. Kostenträger werden im BeWoPlaner wie Organisationen behandelt. Grundlegender Unterschied ist nur, dass wenn eine Organisation ein Kostenträger ist, dieser noch weitere Informationen zugeordnet werden können. Setzen Sie hierfür ein Häkchen im Auswahlfeld Kostenträger. Die Maske ändert sich und weitere Informationen werden angezeigt: Seite 11

12 Unter Kostenträgerdetails können Sie nun Stundensatz, Rundungsintervall und den pauschalen Faktor angeben. Beispiel: Beim Kostenträger Landschaftsverband Rheinland würde sich dies wie folgt gestalten (Stand ): Stundensatz( ): 47,50 Rundungsintervall(min): 10 Pauschaler Faktor: 20 (%) Seite 12

13 Ergänzen Sie nun die weiteren Angaben zu Ihrem Kostenträger. Lektion 3 Anlegen eines neuen Klienten Um einen Klienten neu anzulegen, klicken Sie auf den Punkt Klienten -> Neu. Es erscheint die Maske zum Anlegen eines neuen Klienten. Seite 13

14 Hier können Sie Adressdaten sowie Kontaktinformationen und weitere Details über den Klienten erfassen. Klicken Sie nun links in der Navigation auf Kostenträger, um dem Klienten einen Kostenträger zuzuordnen. Natürlich können Sie dem Klienten auch mehrere Kostenträger zuweisen, allerdings müssen diese erst im Modul Organisationen angelegt werden. Klicken Sie sich durch die weiteren Punkte im linken Navigationsmenü, um weitere Einzelheiten über den Klienten zu erfassen. Wichtig: Ordnen Sie dem Klienten einen Mitarbeiter zu. Erst wenn dem Klient ein Mitarbeiter zugeordnet ist, wird dieser für den Mitarbeiter im Modul Zeiterfassung sichtbar. Bitte beachten Sie: Sie müssen definieren, welche Rolle der Mitarbeiter für den Klienten spielt. Wählen Sie bereits bestehende Rollen aus. Sie können natürlich auch selbst Rollen definieren. Dies wird im Modul Verwaltung organisiert. Näheres dazu später. Lektion 4 Der Hilfeplan Wählen Sie das Modul Hilfepläne und klicken Sie auf Neu. Es erscheint die Maske zum Anlegen eines neuen Hilfeplans. Wählen Sie zuerst Ihren bereits angelegten Klienten aus. Seite 14

15 Unter Kostenträger klicken Sie auf das Symbol um weitere Details zum Hilfeplan zu öffnen. Geben Sie hier die relevanten Daten für Ihren Hilfeplan ein. Bitte beachten Sie: Wenn Sie dem Klienten keinen Hilfeplan zuweisen, können Sie den Klienten zwar im Modul Zeiterfassung sehen, Ihre gebuchten Leistungen aber keinem Hilfeplan zuordnen! Nachdem Sie einen Hilfeplan angelegt haben, können Sie einzelne Parameter auch noch nachträglich verändern. Klicken Sie dafür einfach auf den Bereich, den Sie verändern möchten. Seite 15

16 Lektion 5 Die erste Zeiterfassung Wechseln Sie zum Modul Zeiterfassung. Sie sehen Ihren angelegten Klienten und können diesen Ihre Leistungen zuordnen. Klicken Sie dafür auf den Pfeil vor einem Namen. Sie erkennen nun den Hilfeplan des Klienten, falls dem Klient bereits ein Hilfeplan zugeordnet ist. Seite 16

17 Um dem oder den Kostenträger/n die entsprechenden Leistungen zuzuweißen, klicken Sie auf den Pfeil vor dem Hilfeplan. Nachdem Sie alle Leistungen zugeordnet haben und diese gespeichert sind, können Sie diese in der Übersicht einsehen. Beachten Sie auch die Gliederungsfunktionen in der Übersicht. Ziehen Sie per Drag and Drop eine Spalte auf den oberen Bereich, um danach zu gruppieren. Lektion 6 Modul Verwaltung Rufen Sie das Modul Verwaltung auf. Seite 17

18 Klicken Sie einfach durch die verschiedenen Kategorien und legen Sie z.b. Ihre Leistungskategorien an, die Abschlüsse Ihrer Mitarbeiter oder Ihre Ressourcenplanung. Systemvoraussetzungen Computer/Prozessor: Computer mit mindestens 400 MHz-Prozessor Betriebssystem: Windows XP Service Pack 2 (SP2) Windows XP Professional x64 Windows Vista Windows Vista x64 Speicher: Windows Vista 1024 MB RAM Windows XP 512 MB RAM Monitor: Super VGA-Monitor mit einer Auflösung von mindestens 800 x 600 und 256 Farben Internetverbindung: ISDN Verbindung oder DSL. Seite 18

19 FAQs Frequently Asked Questions Frage: Wenn ich den BeWoPlaner starte erscheint nicht der Startbildschirm. Anstatt dessen kommt eine Meldung ob ich eine Datei speichern möchte. Was kann ich tun? Antwort: Der BeWoPlaner funktioniert mit den beiden gängigsten Webbrowsern Internet Explorer und Firefox. Benutzen Sie bitte einen dieser beiden Browser. Sollte die Meldung immer noch erscheinen, installieren Sie bitte alle wichtigen Microsoft Updates und versuchen Sie es anschließend erneut. Frage: Meine Daten werden durch das Internet übertragen. Kann jemand unbefugt auf meine Daten zugreifen? Antwort: Nein. Ihre Daten werden über eine verschlüsselte Verbindung übertragen. Auf Ihre Daten kann somit niemand zugreifen. Frage: Wie werden meine Daten gesichert? Antwort: Ihre Daten werden in einem professionellen Rechenzentrum gesichert. Die Sicherung erfolgt automatisch. Sie müssen sich um nichts kümmern, können aber jederzeit auf Ihre Daten zugreifen. Seite 19

20 Impressum beyondsoft GmbH Hochstadenstr Köln Seite 20

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