Leistungsbeschreibung Zeiterfassung WinZeit i5

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1 Leistungsbeschreibung Z e i t i s t G e l d. So sollten Sie die Zeit auch behandeln.

2 Mit WinZeit i5 hat DELCO-Datentechnik ein völlig neues Konzept geschaffen, welches Zeit, genau wie Geld, in einer Finanzbuchhaltung führt - mit Konten, Buchungen je Konto und Journalen etc. Dieses neue Konzept entstand aus der jahrelangen Erfahrung der Firma DELCO-Datentechnik in der Entwicklung von Software sowohl für die Finanzbuchhaltung als auch für die Zeiterfassung. WinZeit i5 - Komplexe Zeitmodelle aus einfachen Bausteinen Die meisten Zeiterfassungssysteme auf dem Markt basieren auf einem festen Rechenschema, welches durch eine Vielzahl von Optionen in seiner Funktion beeinflusst und gesteuert wird. Wir haben gelernt, dass in der Praxis die meisten Kunden immer nur sehr wenige dieser Optionen tatsächlich benötigen. Dieser Umstand führt dazu, dass mit steigender Komplexität der Software die Probleme der Anwender wachsen. Der vollständige Zusammenhang der Funktionen ist nur noch schwer zu überblicken und die Ursache eventueller Fehlbuchungen nur mit erheblichem Aufwand nachzuvollziehen. WinZeit i5 hat diese Probleme nicht! Das neue Konzept von WinZeit i5 basiert auf vordefinierten Rechenbausteinen, die durch den Benutzer frei angeordnet werden können. Solche Rechenbausteine sind z.b.: Runden, Tagesplan, Zubuchen, Abbuchen, Vergleichen Diese Bausteine können abhängig von Bedingungen zu komplexen Berechnungsmodellen zusammengestellt werden. Auf diese Weise können sowohl einfache, als auch sehr komplexe Zeitberechnungsmodelle aufgebaut werden - immer je nach tatsächlichem Bedarf. Die Vorteile in der Praxis - Durch die extrem flexible Struktur von WinZeit i5 wird es möglich, das System auf Ihren ganz persönlichen Bedarf einzustellen. Die Funktionen, die Sie tatsächlich benötigen, werden exakt abgebildet. Funktionen, die Sie nicht benötigen, erscheinen nicht. Auf diese Weise wird das System optimal auf ihre Gegebenheiten eingestellt. Selbstverständlich können diese Einstellungen jederzeit geändert oder neu benötigte Funktionen nachträglich aktiviert werden. - Das Buchhaltungskonzept erleichtert wesentlich die Arbeit mit dem System bzw. die Suche nach den Ursachen von unklaren Buchungen. Für jede gebuchte Anwesenheit sind die ausgelösten Buchungen (z.b. Sollzeiten, Pausen und Überstunden) exakt nachvollziehbar. - WinZeit i5 kennt keine Grenzen im Bezug auf bestimmte Daten wie z. B. Anzahl der Pausen, Anzahl der Konten, oder Anzahl der verschiedenen Zeit- und Tagesarten. Auch die Art der Reihenfolge der durchgeführten Buchungen kann frei festgelegt werden. - Vielfältige Möglichkeiten bei der Wahl der Erfassungsmedien (stationäre Terminals, mobile Terminals, manuelle Direkterfassung, Telefon, Internet, ). - Offene Schnittstellen und diverse Kommunikationsprogramme erlauben es, verschiedene Datenquellen (Terminals, Erfassungsprogramme etc.) auch gemischt einzusetzen. - Für die Arbeit mit der zentralen Buchungsmaske stehen alle Funktionen übersichtlich zur Verfügung und können direkt aufgerufen werden (Übersicht der Buchungen, Personalinfo, Abwesenheitskalender, Aufruf der Auswertungen, ).

3 - Durch direkte Verbuchung der Werte auf die entsprechenden Zeitkonten wird eine ständige und schnelle Verfügbarkeit der Ergebnisse erreicht. Die Werte können auf Personengruppen summiert werden. Beispiel: Überstunden je Abteilung, geleistete Stunden je Filiale, etc. - Wahlweise kann ein Monatsabschluss durchgeführt werden, um auf diese Weise versehentliche Änderungen an den Daten vollständig verarbeiteter Personen zu unterbinden. - Die separate Speicherung der einzelnen Buchungen macht das System revisionsfähig. - WinZeit i5 ist branchenneutral einsetzbar in Industrie, Handel, Handwerk und Verwaltung, öffentl. Dienst, etc. - Sehr weitreichende Anpassungsmöglichkeiten an die individuellen Erfordernisse Ihres Betriebes ohne Änderungen an der Software. - Hohe Betriebssicherheit durch professionelle SQL-Datenbanken (Firebird, andere auf Anfrage) - Daten-Import aus diversen Datenformaten möglich - Exportschnittstellen zu diversen Programmen Die Funktion von WinZeit i5 Erfassung der Daten Der WinZeit-Software können die Stempeldaten der einzelnen Mitarbeiter auf verschiedenen Wegen zugeführt werden. Softwarelösung: Die einzelnen Kommt-/Geht Zeiten können über spezielle Erfassungsprogramme, so genannte virtuelle Terminals, eingegeben oder aus vorhandenen Systemen wie z.b. Registrierkassen übernommen werden. Hardware-Terminals: Die Anzahl der angeschlossenen Geräte ist nicht limitiert. Diese Geräte können je nach Typ auf verschiedene Weise mit dem PC kommunizieren: - Direkter Anschluss per Kabel. Je nach Anzahl, geforderter Übertragungsgeschwindigkeit und Leitungslänge stehen verschiedene Anschlusstechniken zur Verfügung (RS232/RS485) - Verbindung über ein Ethernet-Netzwerk (LAN-WAN-WLAN) - Verbindung über Analog-Modem, ISDN oder Datenfunk - Mobile Geräte mit Stationen zum Auslesen der Daten oder Übertragung via GPRS Alle Terminals sind offline-fähig, d. h. sie können auch autonom arbeiten, Buchungen entgegen nehmen und Steuerungsvorgänge auslösen. Die gespeicherten Buchungen bleiben bei Stromausfall im Datenspeicher erhalten. Die eigentliche Stempelung erfolgt berührungslos, über Chip-Karten oder über Barcode. Auch ein gemischter Betrieb mit virtuellen und Hardware-Terminals ist möglich.

4 Verarbeitung der Daten Aus den Eingangsdaten bildet das System die An /Abwesenheitszeiträume. Diese können manuell geändert oder ergänzt werden. Die Originalbuchungen bleiben hierbei immer erhalten. Die Anwesenheitszeiten werden automatisch mit Hilfe der definierten Bedingungen und Aktionen auf einzelne Zeitarten verteilt. Es kann jederzeit eine nachträgliche Änderung der Vorgaben mit anschließender Neuverteilung der Daten durchgeführt werden. Die abgelaufenen Werte der einzelnen Zeitarten können zu jeder Zeit mit Hilfe der einzelnen Buchungen nachvollzogen werden. Automatische Aktionen Nach vordefinierten Ablaufplänen können zu bestimmten Zeiten automatische Aktionen durchgeführt werden. Dies können Sollzeitvorgaben, Urlaubsbuchungen, Saldenermittlung etc. sein. Diese Aktionen können in bestimmten Intervallen wie etwa täglich, wöchentlich, monatlich usw. wiederholt werden. Allgemeine Leistungsmerkmale - Menügeführte, integrierte Online-Hilfe Definition der einzelnen Bediener mit individuellen Zugangsrechten Echtes 32-Bit-Design Hohe Datensicherheit durch SQL-Serverdatenbank Personaldaten - Freie Definition von Personengruppen (Verwaltung, Fertigung,...) - Zuordnung der Mitarbeiter zu beliebigen, verschiedenen Gruppen - Zuordnung der Stempelmedien pro Mitarbeiter - Flexible Zuweisung von individuellen Schichtvorgaben / Arbeitszeitmodellen - Mitarbeiterbezogene Festlegung diverser Vorgaben zur Ermittlung von Soll und Ist-Zeiten - Erfassung von Fehlzeiten (Urlaub, Krankheit, Sonstiges) im Voraus über Jahresplaner Buchungen / Zeitmodelle - Freie Definition beliebiger Zeitarten (Sollzeiten, Pausen, Überstunden, Urlaub,...) - Individuelle Festlegung von Systemkonstanten und Bedingungen - Manuelles Buchen auf freigegebene Zeitarten - Individuelle Rundungs- und Toleranzvorgaben - Feiertagskalender - Automatische Schichterkennung - Jahresschichtplan für Gruppen und einzelne Mitarbeiter - Vollständige Überarbeitungsmöglichkeit von Stempelzeiten bei vollem Erhalt der Originalbuchung - Erfassung von Kommt-/Geht-Buchungen über PC-Terminal (Optional) - Volle Rückrechenfähigkeit über den gesamten Speicherzeitraum

5 Anzeige des aktuellen Datenstatus - Buchung je Person - Salden je Person - Buchungen je Zeitart - Salden je Zeitart - Abruf der Informationen direkt am Buchungsterminal (abhängig von der Hardware) Vordefinierte Auswertungen für beliebige Zeiträume (Tage, Wochen, Monate, Von... Bis Datum etc.) - Nachweis der Stempelungen Journal der Buchungen Personallisten Fehlzeitstatistiken Saldenlisten mit diversen Verdichtungen Schutz der Daten Bei Mehrplatzsystemen ist zwar ein gemeinsamer Zugriff auf dieselben Stammdaten möglich, es sind jedoch Schutzmechanismen gegen gleichzeitiges Ändern der Daten durch verschiedene Benutzer implementiert. Einzelne Datenbestände können vor unberechtigtem Zugriff bestimmter Benutzer geschützt werden. Das Sperren für verschiedene Zugriffsarten ist möglich.

6 Stammdaten Der Zugang zu den Stammdaten, wie auch alle anderen Funktionen, kann für jeden Benutzer individuell freigegeben oder gesperrt werden. Es stehen diverse Listen zur Ausgabe der Daten am Bildschirm oder auf einem Drucker zur Verfügung. Personalstamm Innerhalb der Personalstammdaten können in den Bereichen - Grunddaten - Personaldaten - Zuordnungen - Kunden-spezifische Felder und Texte individuelle Einträge zu den Mitarbeitern vorgenommen werden. Diese Einträge steuern u.a. die Ermittlung der relevanten Daten innerhalb der Zeiterfassung. Abwesenheit Es können beliebig viele Abwesenheiten definiert werden. Abwesenheiten sind mittels Jahresplaner im Voraus zu erfassen. Geplante Abwesenheiten können automatisch gebucht werden. Auswertung der tatsächlichen Abwesenheit als Fehlzeitenstatistik.

7 Erfassungsgeräte Wir bieten Ihnen eine breite Palette von Erfassungsgeräten. Je nach Bedarf können Zeiten nicht nur einfach erfasst, sondern auch Aufträgen oder Projekten zugeordnet werden. Steuerung und Kontrolle des Zutritts ist auf Wunsch genauso möglich, wie das Ermitteln und Übertragen von Maschinendaten. PC-Terminal (optional) Das PC-Terminal (optional) ist als Alternative oder Ergänzung zum Hardware-Terminal nutzbar. Interessant ist sein attraktiver Preis im Vergleich zum Hardwareterminal. - Buchungen erfassen Sie direkt am PC. - Sichere Eingabe durch PIN-Nummer. - Anbindung an WinZeit i5 BDE, PROJEKT, etc. Die Tastenbelegung ist individuell mit entsprechender Funktionalität einstellbar. WEB-Terminal (optional) Als weitere preislich interessante Alternative bzw. Ergänzung zum Hardware- oder PC-Terminal ist das WEB-Terminal (optional) verfügbar. - Buchungen erfassen Sie via Internet. - Sichere Eingabe durch PIN-Nummer. - Anbindung an WinZeit i5 BDE, PROJEKT, etc. Die Tastenbelegung ist auch beim WEB-Terminal individuell mit entsprechender Funktionalität einstellbar.

8 Buchungsübersicht Hierbei handelt es sich um die zentrale Buchungs- und Übersichtsmaske für WinZeit i5. Diese stellt alle benötigten Informationen für die tägliche Arbeit mit unserem Personalzeiterfassungssystem zur Verfügung. Wichtige Funktionen sind unter anderem: - Die Maske ist durch den Benutzer individuell einstellbar! - Fehlbuchungen werden direkt angezeigt. - Durch die automatisierte Verarbeitung der Stempelungen entfällt eine manuelle Überprüfung. - Buchungen können bearbeitet werden. - Direkter Zugriff auf Abwesenheitskalender, Info, Auswertungen,... Informationen Zur Einsicht der personenbezogenen Daten steht ein Infoprogramm zur Verfügung. Hier können alle relevanten Daten der Zeiterfassung für jeden Mitarbeiter angezeigt werden. Diese sind zum Beispiel: - Resturlaub - Stempelungen - Salden der einzelnen Konten - Einzelbuchungen der Konten - Jahresübersicht der Zeitarten etc.

9 Anwesenheitstableau (optional) Ein PC-Anwesenheitstableau (optional) gibt jederzeit auf einen Blick Auskunft über den aktuellen Status ausgewählter Mitarbeitergruppen. Angezeigt werden: - An- und abwesende Mitarbeiter - Aktuell gebuchter Pausenstatus - Terminkalender wird berücksichtigt - Definition individueller Fehlgründe mit entsprechender Berücksichtigung Geplante Fehl - und Arbeitszeiten werden berücksichtigt. Personal-Einsatz-Planung (optional) Die Personal-Einsatz-Planung (optional) erleichtert es Ihnen, Schichtpläne für ihre Mitarbeiter zu erstellen und diese komfortabel zu bearbeiten. Die automatische Planungsfunktion berücksichtigt sowohl die Mitarbeiterqualifikation als auch die minimale, optimale und maximale Arbeitsplatzbelegung. Den entsprechenden Kriterien können unterschiedlichen Farben zugewiesen werden. Die Mitarbeiter können auch Gruppen für einzelne Produktionsabschnitte zugewiesen werden. Die geplanten Schichten können den Mitarbeitern in Form von Ausdrucken je Woche, Monat oder Quartal ausgehändigt werden. Die bereits eingetragenen Fehlzeiten werden entsprechend berücksichtigt. Durch manuelle Korrekturen kann die automatische Planung modifiziert werden.

10 Zutrittskontrolle (optional) Durch das Modul Zutrittskontrolle (optional) kann WinZeit auf einfache und kostengünstige Weise erweitert werden. In den Mitarbeiter-Stammdaten wird hinterlegt, wer in welchen Bereichen Zutritt hat. Das Programm-Modul ist auch als Stand-Alone-System erhältlich und zur ausschließlichen Kontrolle vollständig einsatzfähig. - Steuerung von Türen, Drehkreuzen und Schranken, Toren und Schleusen. - Alle gängigen Ausweissysteme, auch biometrische Erkennung. - Zuordnungen zu Zutrittsgruppen, Berechtigungsprofilen, etc. - Anbindung an Alarmsysteme möglich. - Universelle Auswertungen, u. a. über Manipulationsversuche. Beispiellösung für eine Tür mit abgesetztem Leser (z. B. im Außenbereich)

11 Lohn- / und Gehaltsschnittstelle (optional) In der Maske Lohnarten verwalten können die Zeitarten der WinZeit mit den Lohnarten eines Lohnabrechnungs-Programms verknüpft werden. Die durch den Monatsabschluss innerhalb von WinZeit ermittelten Zeitsummen, Fehltage, -Beträge, etc. können anschließend für den Export an ein Lohn- und Gehaltsprogramm, z. B. GDILine Lohn und Gehalt, übergeben werden. Damit die Daten korrekt erstellt werden können, muss im Vorfeld anhand der vorgegebenen Datensatzbeschreibung des L&GProgramm-Anbieters die erforderliche Formatierung der Daten eindeutig spezifiziert werden. Die nunmehr von WinZeit erstellte Übergabe-Datei kann jetzt über eine entsprechende Importfunktion innerhalb des Lohn- und Gehaltsprogramms übernommen werden. Grundsätzlich können auch die Personalstammdaten von WinZeit i5 übermittelt werden. Je nach Wunsch von WinZeit i5 an das Lohnprogramm oder auch umgekehrt. Nach dem Datenaustausch haben dann beide Systeme den gleichen Datenstand. In Sekundenschnelle übertragen Sie die Stundenzettel von WinZeit i5 in Ihre Lohn- /Gehaltssoftware und halten in beiden Programmen Ihre Mitarbeiter-Stammdaten auf dem neuesten Stand. Das spart nicht nur viel Zeit, sondern vermeidet auch Übertragungsfehler, die sich bei manueller Übertragung leicht einschleichen können.

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13 Weitere optionale Zusatzmodule - Anbindung von Aussen-/ Nebenstellen - Diverse Import- und Exportmodule wie z.b. Lohnschnittstellen, MS-EXCEL-Tabellen etc. - Mandantenverwaltung - Auftragszeiterfassung - Projektzeiterfassung - Fertigungssteuerung - Maschinendatenerfassung - Kostenstellenzeiterfassung Installationsvoraussetzungen für WinZeit i5 Rechnertyp: IBM kompatibler Rechner Prozessor: Pentium IV - 1 GHz oder höher Haupt -/ Arbeitsspeicher: 512 MB oder mehr Hauptspeicher. Grafiksystem: Mindestauflösung 800 X 600 Betriebssysteme: Windows 2000, Windows NT, Windows XP Festplattenkapazität: mind. 200MB frei Netzwerkinstallation: Aus Sicherheits- und Geschwindigkeitsgründen empfehlen wir die Installation der Datenbank auf einen speziellen Server. Datentransfer: 2 freie serielle Schnittstellen für den Datentransfer inkl. DFUE.

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