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Kasimir Holzmann
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2014 Mag. Johannes Ernst PEP-Institut für Beratung und Training GmbH Puchsbaumgasse 25-27 1100 Wien 28.06.

1 Steigern Sie mit PEP die Wertschöpfung im Office. Herzlich Willkommen! Effizient als Führungskraft Gewinnen Sie 6 Stunden Zeit pro Woche! Österreichischer Dentalverband, Mag. Johannes Ernst PEP-Institut für Beratung und Training GmbH Puchsbaumgasse Wien Unsere heutigen Themen Effiziente -Bearbeitung nach dem Sofort-Prinzip Arbeitsbündelung Dringlichkeit und Wichtigkeit Persönliches Zeitmanagement und Kapazitätenplanung Kalender- und Task-Management Vermeidung von Arbeitsstörungen und -unterbrechungen Effiziente und effektive Besprechungen Delegieren mit elektronischen Aufgaben! 1

2 Richtige -Bearbeitung Der PEP Ansatz Arbeitsverhalten Zeitplanung Arbeitsplatzorganisation 2

3 Arbeiten mit s Outlook ist das Transportmedium von Informationen Zwischenablage wenige Unterordner anlegen Täglich Zeit blocken für die Bearbeitung Abarbeiten nach dem Sofort!-Prinzip Geeigneten Zeitpunkt für die Bearbeitung wählen Störungen durch eingehende s wegschalten Max. 15 s im Posteingang am Ende des Arbeitstages Arbeiten mit s Kurz fassen aussagekräftiger Betreff Nur eine Nachricht pro An: to do, Handlungsbedarf cc: zur Info, kein Handlungsbedarf Zur Nachverfolgung verschieben in: - Unterordner, z.b. Rücksprache N.N / Rückantwort / Kurzfristige Projekte weitere OL-Elemente nutzen: - Aufgaben / Kalender / Kontakte / Notizen 3

15 E-Mails im Posteingang am Ende des Arbeitstages Arbeiten mit E-Mails Kurz fassen aussagekräftiger Betreff Nur eine Nachricht pro E-Mail An: to do, Handlungsbedarf

So arbeiten Sie nach dem SOFORT-Prinzip SOFORT entscheiden! Was? Wer? Bis wann? Wie lange? Wann beginnen? Wo? SOFORT zu Ende bearbeiten! SOFORT Einplanen und / oder zuordnen!

4 So arbeiten Sie nach dem SOFORT-Prinzip SOFORT entscheiden! Was? Wer? Bis wann? Wie lange? Wann beginnen? Wo? SOFORT zu Ende bearbeiten! SOFORT Einplanen und / oder zuordnen! SOFORT wegwerfen / löschen! Ihr Nutzen durch das SOFORT-Prinzip 1. Dinge nur einmal tun! 2. Konzentration erhöhen! 3. Störungen reduzieren! 4. Probleme früh lösen! 5. Stress abbauen! 4

SOFORT wegwerfen / löschen! Ihr Nutzen durch das SOFORT-Prinzip 1. Dinge nur einmal tun!

5 Beispiele zu -Bearbeitung Tipps und Tricks 1. -Policy: max. 15 im Posteingang An/CC Regel 2. Nachrichteneingang: Popup deaktivieren 3. Ansicht mit Lesebereich optimieren 4. -Ablage im Windows-Explorer: Zentrale Ablage v. /Datei mit Dokumentencharakter Dateiformat (*.msg) & Dateibenennung (JJJJ-MM-DD_Betreff_Absender.msg) Nutzung von Favoriten im Explorer & PEP Mail 5. -Ablage im Outlook-Unterordner Kurzfristige Zwischenablagen für Projekte, Rücksprachen & Wiedervorlagen Aufgabenbündelung 5

Email/Datei mit Dokumentencharakter Dateiformat (*.msg) & Dateibenennung (JJJJ-MM-DD_Betreff_Absender.

6 Gewinnen Sie Zeit durch Aufgabenbündelung. Ungebündelt Routineaufgaben s Telefonate Postbearbeitung Gewinnen Sie Zeit durch Aufgabenbündelung. Gebündelt Routineaufgaben s Telefonate ZEITGEWINN Postbearbeitung 6

Postbearbeitung Gebündelt Routineaufgaben E-Mails

7 Diese gleichartigen, wiederkehrenden Aufgaben lassen sich gut bündeln. Postbearbeitung, -Bearbeitung Systemeingaben, Korrespondenz Telefonate laut Anrufliste Sachprüfungen oder Freigaben Regelkommunikation Jour fixe (Team/Abteilung) Einzel-Rücksprachen Sammeln Sie alle Unterlagen für eine Tätigkeit an einem Ort. Blocken Sie eine Bearbeitungszeit im Kalender. Wählen sie die richtige Tageszeit für die Bearbeitung. Dringlichkeit - Wichtigkeit 7

Freigaben Regelkommunikation Jour fixe (Team/Abteilung) Einzel-Rücksprachen Sammeln Sie alle Unterlagen für eine

WICHTIG 30.06.2014 Prioritäten. Aufgabenliste Prioritäten setzen Tages-/ Wochenplanung Prioritäten setzen.

8 WICHTIG Prioritäten. Aufgabenliste Prioritäten setzen Tages-/ Wochenplanung Prioritäten setzen. wichtig nicht dringend B-Priorität Qualität wichtig dringend A-Priorität Notwendig Einplanen! Sofort erledigen! nicht wichtig nicht dringend D-Priorität Verschwendung Papierkorb! nicht wichtig dringend C-Priorität Illusion Delegieren! Hinterfragen! NEIN Sagen! DRINGEND 8

wichtig nicht dringend B-Priorität Qualität wichtig dringend A-Priorität Notwendig Einplanen!

9 Best Practice Prioritätensetzung Oberster Grundsatz für das persönliche Zeitmanagement: Es gibt keine Zeitprobleme, nur Prioritätenprobleme. A-Priorität: Lassen Sie Pufferzeiten für Unvorhersehbares. B-Priorität: Gehen Sie wichtige Themen frühzeitig an, damit sie nicht plötzlich dringend und wichtig werden. Persönliches Zeitmanagement und Kapazitätenplanung 9

A-Priorität: Lassen Sie Pufferzeiten für Unvorhersehbares.

10 100% Ein Modell für individuelles Zeitmanagement. Planbare Arbeiten (z.b. Projektarbeit, komplexe Themen,...) (z.b. Projektarbeit, komplexe Themen,...) ungeplante ungeplante Aktivitäten Aktivitäten Routine Arbeiten Routine Arbeiten Planungsbasis: Tag oder Woche Zeitmanagement die Kunst sich selbst zu führen. Legen Sie täglich fest, wann Sie bestimmte Routinen erledigen wollen. Bestimmen Sie, wann Sie gestört werden können und wann nicht. Berücksichtigen Sie Ihren Bioryhthmus, wenn Sie kreativ arbeiten wollen. Sie müssen sich davor schützen, dass andere über Ihre Zeit verfügen! 10

..) ungeplante ungeplante Aktivitäten Aktivitäten Routine Arbeiten Routine Arbeiten Planungsbasis: Tag oder Woche Zeitmanagement die Kunst sich

11 Der schriftliche Wochen- und Tagesplan Aktivitäten Prioritäten Tages/Wochenplanung Vereinbaren Sie Termine mit sich selbst -> eintragen!!! Während Sie planen, durchdenken Sie alles ausführlich Kalender als proaktives Planungsinstrument einsetzen Guter Überblick über Ihre Arbeit -> Ansicht Arbeitswoche 60/40-Regel einhalten (60% verplant, 40% frei) Planen Sie am Besten am Ende des Tages / der Woche Aufgaben, die länger als 30 min dauern, als Termine eintragen! Richtige Kalenderführung Aufgaben 11

!! Während Sie planen, durchdenken Sie alles ausführlich Kalender als proaktives Planungsinstrument einsetzen Guter

Der perfekte Wochenkalender Delegation von Aufgaben per E-Mail Delegierte Aufgaben per Mail: Genaue Aufgabenbeschreibung mit Erledigungsdatum Gesendetes E-Mail: in Rücksprache NN -Ordner ziehen oder

12 Der perfekte Wochenkalender Delegation von Aufgaben per Delegierte Aufgaben per Mail: Genaue Aufgabenbeschreibung mit Erledigungsdatum Gesendetes in Rücksprache NN -Ordner ziehen oder in den Kalender ziehen -> 1 Tag nach geplanter Erledigung (kopieren, verschieben ) in eine Aufgabe umwandeln (kopieren, verschieben ), in den Aufgaben verwalten - nach Kategorien ( delegierte Aufgaben ) Aufgabenfunktion: Aufgabe zuordnen : Einbahnstrasse -> Aufgabe kann nicht beeinflusst werden Absender hat keinen Zugriff mehr Verwendung der Aufgaben im Team klären Spielregeln 12

in eine Aufgabe umwandeln (kopieren, verschieben ), in den Aufgaben verwalten - nach Kategorien ( delegierte Aufgaben ) Aufgabenfunktion: Aufgabe

13 LEISTUNG Es wird zu viel in Büros gestört. 2 Stunden pro Woche und Mitarbeiter! 100 Mitarbeiter => Stunden pro Jahr => pro Jahr oder 5 Mannjahre Basis: 40.- interne Kosten pro Mannstunde Konzentriertes Arbeiten. Der Sägeblatteffekt. 100% 75% 50% 25% ZEIT alle Minuten Minuten Minuten 13

000 Stunden pro Jahr => 320.000 pro Jahr oder 5 Mannjahre Basis: 40.

14 Konzentriertes Arbeiten.. Viele Arbeitsunterbrechungen sind eigenverursacht! Stellen Sie zuerst Arbeitsunterbrechungen ab, die Sie selbst verursachen oder selbst beeinflussen können! Besprechungen sind ineffizient und ineffektiv. 1,5 Stunden pro Woche und Mitarbeiter! 100 Mitarbeiter => Stunden pro Jahr => pro Jahr oder 3,5 Mannjahre Basis: 40.- interne Kosten pro Mannstunde 14

können! Besprechungen sind ineffizient und ineffektiv. 1,5 Stunden pro Woche und Mitarbeiter!

15 Vor- und Ablauf der Besprechung. Besprechungs(un)wesen: 10% 10% So sollten Sie Ihre Besprechungen planen: 30% 30% Vorbereitung Nachbereitung Besprechung 80% Vorbereitung Nachbereitung Besprechung 40% Vorbereitung: Das ist organisatorisch zu tun. Tagesordnungspunkte festlegen. Bei Bedarf Themen von Teilnehmern ergänzen lassen. Erstellen einer Agenda: Tagesordnungspunkte mit Zeitangabe Beginn, Ende und Pausen Versendetermin mindestens eine Woche vorher Raum und Medien buchen. Bewirtung nach Bedarf organisieren. 15

Vorbereitung Nachbereitung Besprechung 40% Vorbereitung: Das ist organisatorisch zu tun. Tagesordnungspunkte festlegen.

16 Durchführung: So leiten Sie die Gruppe durch ein effizientes Meeting. Beginnen und enden Sie pünktlich, halten Sie Pausen ein Benennen Sie Verantwortliche für Protokoll und Diskussionsleitung sowie einen Zeitwächter. Einstieg: Ergebnisprotokoll der vorangegangenen Besprechung Halten Sie die Ergebnisse in einem Protokoll fest (was, wer, bis wann). Durchführung: So leiten Sie die Gruppe durch ein effizientes Meeting. Greifen Sie bei Monologen und Fachsimpelei steuernd ein. Bestimmen Sie Zeitleisten und Verantwortliche für die umzusetzenden Aufgaben. Verlagern Sie Spezialthemen in gesonderte Meetings. Legen Sie das Datum für das nächste Meeting fest. 16

Einstieg: Ergebnisprotokoll der vorangegangenen Besprechung Halten Sie die Ergebnisse in einem Protokoll fest (was, wer, bis wann).

17 Nachbereitung: Das ist nach der Besprechung zu tun. Übertragen Sie vertagte Themen in die nächste Besprechung. Notieren Sie die Abgabetermine für delegierte Aufgaben. Schätzen Sie die Zeit für Ihre eigene Aufgaben. Planen Sie diese sofort in Ihren Kalender / Ihre Aufgaben ein. Erledigen Sie diese Aufgaben termingerecht. Tipps: Versenden Sie das Protokoll zeitnah nach der Besprechung oder Führen Sie das Protokoll online mit Beamer Tagesordnung und Ergebnisprotokoll. 17

Planen Sie diese sofort in Ihren Kalender / Ihre Aufgaben ein. Erledigen Sie diese Aufgaben termingerecht.

18 PEP - die Optimierungsfelder Optimierungsfeld Verringerung von Suchzeiten pro Woche und Mitarbeiter durch optimierte Ablage Verringerung von Arbeitsunterbrechungen und Störungen Einsparungspotenzial pro Woche und Teilnehmer 1,5-2,5 Stunden 1,5-2,5 Stunden Effektive Besprechungen 1,5-2 Stunden Reduktion von s 0,5-1,5 Stunden Effiziente Kalenderplanung im Team 0,5-1 Stunde Gesamtes Einsparungspotenzial 6-9 Stunden Amortisationszeit für unsere Maßnahmen: ca. 15 bis 20 Wochen Berechnungsbasis: Zeiteinsparung 2,5 Stunden pro Woche und Mitarbeiter Die 10 besten Zeitspar-Tipps. 01 Finden statt Suchen durch strukturierte Ablage 02 Sofort!-Prinzip: kleine Dinge tun, große einplanen! 03 Routineaufgaben bündeln 04 Störungen vermeiden konzentriertes Arbeiten 05 Termine mit sich selbst vereinbaren Zeit blocken 06 Verbindlichkeit durch schriftliche Planung 07 Delegieren von Dringendem, nicht Wichtigem! 08 Regelkommunikation statt Spontanmeetings 09 Besprechungsdauer maximal 90 Minuten 10 Besprechungen nur mit Agenda und Protokoll 18

Einsparungspotenzial 6-9 Stunden Amortisationszeit für unsere Maßnahmen: ca. 15 bis 20 Wochen Berechnungsbasis: Zeiteinsparung 2,5 Stunden pro Woche und Mitarbeiter Die 10 besten Zeitspar-Tipps.

Sprachen jetzt auch als Hörbuch: office@pep-coaching.com Vielen Dank.» www.

19 Unser Know How: Mit PEP an die Arbeit / Mehr PEP im Team. Wird seit 1996 jedes Jahr neu aufgelegt über eine Million Exemplare in 17 Sprachen jetzt auch als Hörbuch: office@pep-coaching.com Vielen Dank.» OPX:» / Produkte & Services / OPX Thema uaredisch 24 19

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