ARBEITEN IN DER»CLOUD«MIT MICROSOFT OFFICE 365 BUSINESS BREAKFAST ALLIANZ ARENA // 27. OKTOBER 2011

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1 ARBEITEN IN DER»CLOUD«MIT MICROSOFT OFFICE 365 BUSINESS BREAKFAST ALLIANZ ARENA // 27. OKTOBER 2011 Gerald Hutter // Senior Consultant AGENDA ARBEITEN IN DER»CLOUD«MIT MICROSOFT OFFICE 365 //1 Überblick Office 365 //2 Pakete / Lizensierung //3 TCO-Betrachtungen //4 Projektvorgehen //5 Next Steps 2 1

2 AGENDA ARBEITEN IN DER»CLOUD«MIT MICROSOFT OFFICE 365 //1 Überblick Office 365 //2 Pakete / Lizensierung //3 TCO-Betrachtungen //4 Projektvorgehen //5 Next Steps 3 KÜNFTIGE TENDENZEN IM BEREICH PRODUKTIVITÄT Verbraucherorientiert Generationsübergreifend Infrastrukturerweiternd»Wir haben ganz vorsichtig geschätzt, wie viele Mitarbeiter ein neues Tool begrüßen würden und fanden heraus, dass 80 Prozent unserer Anwender die Microsoft-Plattform bevorzugen und auch zuhause einsetzen.«23 27 Jahre alte Anwender bearbeiten durchschnittlich 6,8 Stunden pro Woche beruflich s. Jüngere Anwender bearbeiten 4,2 Stunden pro Woche ihre s, aber dafür 3 Stunden Textnachrichten oder 3,2 Stunden Sofortnachrichten.»Die Nutzung der Microsoft Online Services senkt die Betriebskosten um geschätzte 30 Prozent. Sie bieten ein variables Kostenmodell, das künftig noch flexibler sein wird.«john Kalka, Vice President Ingersoll Rand Accenture, Januar 2010 Ingo Elfering, Vice President GlaxoSmithKline Jederzeit, überall Die Cloud kommt. Weltweit wird der Anteil mobiler Anwender in diesem Jahr die Grenze von 1 Milliarde überschreiten. Bis 2013 wird diese Zahl auf 1,2 Milliarden steigen mehr als einem Drittel der weltweit verfügbaren Arbeitskräfte.»Bis zum Jahr 2012 werden 20 Prozent der Unternehmen keinen IT- Bestand mehr besitzen.«idc, Februar 2010 Gartner, Januar

3 SOFTLINE BUSINESS BREAKFAST IN DER ALLIANZ ARENA MAXIMALE PRODUKTIVITÄT NUTZEN VON MICROSOFT OFFICE 365 Geben Sie Dokumente, Aufgabenlisten und Terminpläne frei, um Arbeitsgruppen jederzeitsie mitbehalten den TeamAufgaben stets Websites zu synchronisieren. ortsunabhängig den Überblick Garantiert: lösen 99,9 Prozent Onlinebesprechung mit Präsentationen sowie Audio- und Videonutzung von PC zu PC Aufzeichnen Freigabe von Arbeitsplatz, Anwendung und virtuellem Whiteboard Instant Messaging * Der Zugang mit mobilen Endgeräten hängt von der Qualität und Verfügbarkeit der Verbindung ab. ** Sichere Verbindung bedeutet nicht eine zu 100 Prozent sichere Verbindung. 5 NUTZEN VON MICROSOFT OFFICE 365 Aufgaben ortsunabhängig lösen Garantiert: 99,9 Prozent Sie behalten stets den Überblick * Der Zugang mit mobilen Endgeräten hängt von der Qualität und Verfügbarkeit der Verbindung ab. ** Sichere Verbindung bedeutet nicht eine zu 100 Prozent sichere Verbindung. 6 3

4 NUTZEN VON MICROSOFT OFFICE 365 Aufgaben ortsunabhängig lösen * Der Zugang mit mobilen Endgeräten hängt von der Qualität und Verfügbarkeit der Verbindung ab. ** Sichere Verbindung bedeutet nicht eine zu 100 Prozent sichere Verbindung. 7 NUTZEN VON MICROSOFT OFFICE 365 Aufgaben ortsunabhängig lösen Garantiert: 99,9 Prozent Sie behalten stets den Überblick 8 * Der Zugang mit mobilen Endgeräten hängt von der Qualität und Verfügbarkeit der Verbindung ab. ** Sichere Verbindung bedeutet nicht eine zu 100 Prozent sichere Verbindung. 4

5 NUTZEN VON MICROSOFT OFFICE 365 Aufgaben ortsunabhängig lösen Garantiert: 99,9 Prozent Sie behalten stets den Überblick 9 * Der Zugang mit mobilen Endgeräten hängt von der Qualität und Verfügbarkeit der Verbindung ab. ** Sichere Verbindung bedeutet nicht eine zu 100 Prozent sichere Verbindung. DAS IST MICROSOFT OFFICE 365 PRODUKTÜBERSICHT Office 365 kombiniert die Cloud-Versionen der bewährten Microsoft Produkte für die Kommunikation und Zusammenarbeit mit der jüngsten Office-Version. Office 365 eignet sich für Unternehmen jeglicher Größe. 10 5

6 OFFICE 365 UMFASST Flexibles Dienstangebot, Zahlweise nach Nutzung, pro Benutzerlizenz Alle Office-Funktionen und Dienstintegration mit Microsoft Office 365 Vereinfachtes Anlegen von Benutzern zur Vorkonfiguration von Diensten Stets aktuelle OfficeApps inklusive der Office WebApps Vertraute Office-Funktionen für die Verwendung der Dienste My Sites zur Verwaltung und Freigabe von Dokumenten Verbesserte Team- und Projekt-Sites Berechtigungen auf Dokumentebene zum Schutz vertraulicher Inhalte Sichere Freigabe von Dokumenten mit Extranet-Sites Übergreifende Websitesammlungssuche 25 GB-Postfach Outlook und Outlook WebApp Anti-Virus / Anti-Spam Freigabe von Kalender, Kontakten und Aufgaben -Zugang mit mobilen Endgeräten wie BlackBerry-, iphone-, Nokiaund Windows Phone-Mobiltelefonen -Archivierung und Einhaltung von Richtlinien Sofortnachrichten und Präsenzinformationen Audio- und Videoanrufe von PC zu PC Per Klick kommunizieren mit Outlook, SharePoint und anderen Office- Anwendungen Onlinebesprechungen mit PC-Audio, Videokonferenzen und Bildschirmfreigabe Mit Outlook Besprechungen beginnen und daran teilnehmen Kalenderintegration in Outlook und Exchange KONTROLLE UND EFFIZIENZ 11 WAS IST NEU BEI OFFICE 365 (VGL. ZU BPOS) Flexibles Dienstangebot, mit dem Sie nur die Lizenzen zahlen, die Sie tatsächlich nutzen Vollständige Office- Umgebung mit in Office 365 integrierten Diensten Immer aktuelle Versionen der Office- Anwendungen, und der Office WebApps Vertraute Office- Benutzeroberfläche Voic mit Unified Messaging Integriertes persönliches Archiv Aufbewahrungsrichtlinien und gesetzliche Vorgaben Exchange- Systemsteuerung Frei/Besetzt-Anzeige Standortübergreifende Verwaltung My Sites zum Verwalten und Freigeben von Dokumenten Offlinezugriff auf Dokumente Verbesserte Team- und Projektwebsites Dokumentenabhängige Berechtigungen schützen sensible Inhalte Sichere Freigabe von Dokumenten mit Extranet-Websites Websiteübergreifende Suche Sofortnachrichten und Präsenzinformationen über Firewalls hinweg GAL-/Fertigkeiten- Suche mit SharePoint Onlinebesprechung mit Freigabe des Arbeitsplatzes Aktivitätsanzeige Fotos der Kontaktpersonen Kommunizieren durch Klicken auf Office- Visitenkarten Windows Live- Integration Plattform- Funktionen Neue Benutzeroberfläche Rollenbasierter Zugang Identitätsverbund (kein Anmeldeclient) Mehrfache Authentifizierungsunterstützung Keine Skalierungsbegrenzung 12 6

7 ERSTKLASSIGE RECHENZENTREN Mehr als 2,3 Milliarden US-Dollar Investition in die Cloud-Infrastruktur Weltweit verteilte Rechenzentren Standorte in Nordamerika, Europa und Asien für optimale Leistung Zu 99,9 Prozent garantierte Verfügbarkeit (aktuell 99,95 Prozent) Sichere Infrastruktur zertifiziert nach ISO und SAS 70 Von Grund auf nachhaltig umweltfreundlich 13 DEMO 7

8 PAKETE / LIZENSIERUNG AGENDA ARBEITEN IN DER»CLOUD«MIT MICROSOFT OFFICE 365 //1 Überblick Office 365 //2 Pakete / Lizensierung //3 TCO-Betrachtungen //4 Projektvorgehen //5 Next Steps 15 PAKETE / LIZENSIERUNG EIN OFFICE 365 FÜR ALLE MICROSOFT OFFICE 365 EIGNET SICH FÜR JEDES UNTERNEHMEN Für Kleinunternehmen Keine IT oder IT-Berater Niedriger monatlicher Preis Fokus auf einfache Nutzung wichtiger Funktionen Community-Unterstützung Für Unternehmen Interne IT oder IT-Partner erforderlich Alle Funktionen, Skriptnutzung, kundenspezifische Anpassung Abgestimmt auf die Nutzungsart Telefonischer 24x7- Support Für Lehre und Forschung Auch für Bildungseinrichtungen Interne IT oder IT-Partner erforderlich Alle Funktionen, Skriptnutzung, kundenspezifische Anpassung Telefonischer 24x7- Support 99,9%ige, finanziell gesicherte Verfügbarkeit per SLA wie bei Office 365 für Unternehmen 16 8

9 PAKETE / LIZENSIERUNG MICROSOFT OFFICE 365 FÜR UNTERNEHMEN ANWENDERSEGMENTE: FÜR JEDEN ANWENDER DIE BENÖTIGTEN FUNKTIONEN Kiosk Worker Information Worker Preisgünstiges Angebot für Anwender, die keine Funktionen für Kommunikation und Zusammenarbeit einsetzen Umfangreiches Angebot mit allen Funktionen für ausgefeilte Kommunikation und Zusammenarbeit 500 MB-Postfach Angebot für das Anwendersegment: Plan K-Familie Keine SharePoint-Speicherzuweisung Outlook Web Access (keine abgespeckte, sondern eine Version mit allen Funktionen) POP-Support Messaging, Kalender, Kontakte Anti-Virus / Anti-Spam Website-Suchfunktion Office WebApps GB-Postfach Angebot für das Anwendersegment: Plan E-Familie 500 MB SharePoint-Speicherplatz Vollständige Clientanbindung (MAPI/IMAP) Mobile Nutzung Lync (Kommunikation in Echtzeit) Erweiterte Exchange- und SharePoint-Funktionen Office Professional Plus Lokale Zugriffsrechte PAKETE / LIZENSIERUNG FÜR JEDES UNTERNEHMEN DER PASSENDE TARIF K-Tarife E-Tarife 18 9

10 PAKETE / LIZENSIERUNG ENTWICKLUNG DES ENTERPRISE AGREEMENT FLEXIBILITÄT Das aktualisierte Enterprise Agreement (EA) bietet während der Übergangsphase Anwendern eine neue Flexibilität online mit einer Einzelvereinbarung. Übergang zu den Online Services so schnell, wie Sie es wünschen Keine Kosten im Übergangsjahr Anwender wechseln zwischen lokal und online angebotenen Diensten Anpassung des Dienstangebots entsprechend den Anforderungen der Anwender Schnelle Reaktion auf veränderte Anwenderzahlen Eine Einzelvereinbarung für lokal und online genutzte Dienste 19 AGENDA ARBEITEN IN DER»CLOUD«MIT MICROSOFT OFFICE 365 //1 Überblick Office 365 //2 Pakete / Lizensierung //3 TCO-Betrachtungen //4 Projektvorgehen //5 Next Steps 20 10

11 TCO-BETRACHTUNGEN OFFICE 365 BUSINESS VALUE VORTEILE FÜR DIE PRODUKTIVITÄT BEI REDUZIERTEN KOSTEN Office 365 kann dabei unterstützen, die Produktivität zu steigern und IT-Kosten zu reduzieren Reduzierter Hardware- & Wartungsbedarf Automatische Migration neuer Versionen Forrester TEI - Office 365 provides significant benefits*: Values based on Forrester TEI research; estimates based on a composite organization moving to Office 365 based on interviews with organizations on Office 365. Anpassung an sich ändernde Mitarbeiterzahlen Verminderte Anforderungen an die Infrastruktur Zusätzliche IT-Leistungen Geo-redundante Rechenzentren 24x7 IT Professional-Telefon-Support 99,9% finanziell unterstützte SLA 21 TCO-BETRACHTUNGEN POTENTIELLE KOSTENEINSPARUNGEN MIT OFFICE 365 Beispiel für einen Kosten- Vergleich von Office 365 vs. On-Premise für ein Unternehmen mit Mitarbeitern Ergebnisse basiert auf Office 365 TCO- Tool, je nach Umgebung variabel Cost Comparison On-premises Office Cumulative Costs Over 6 Years Onpremises Office Kosten-Bereiche 3-Year TCO 6-Year TCO Hardware Software Betrieb Deployment Deployment Operations Software Hardware Deployment Operations Software Hardware On-premises Office On-premises Office 365 Annual Averages 22 11

12 TCO-BETRACHTUNGEN BEISPIEL 250 USER / LIZENSIERUNG: SELECT / PLAN: E TCO-BETRACHTUNGEN EINFLUSSFAKTOREN Hardware Alter Auslastung Erweiterungsmöglichkeiten 64 Bit-fähig Storagekapazitäten Software Eingesetzte Versionen (z.b. Exchange 2003) Wann wurde das letzte Mal Software gekauft? Existierende Verträge (Select, EA, SA, etc.) Administration / Verwaltung Existierende Wartungs-Verträge IT-Personal Features / Funktionen Derzeitige Deployment-Zyklen Innovations-Wunsch bzw. -Fähigkeit der Firma / der Mitarbeiter 24 12

13 AGENDA ARBEITEN IN DER»CLOUD«MIT MICROSOFT OFFICE 365 //1 Überblick Office 365 //2 Pakete / Lizensierung //3 TCO-Betrachtungen //4 Projektvorgehen //5 Next Steps 25 PROJEKTVORGEHEN OFFICE 365 DECISION FRAMEWORK SUMMARY [ 1-3 steps] 26 13

14 TECHNISCHES PROJEKTVORGEHEN Mögliche Ausgangssituation(en) Internet DMZ LAN Proxy / VPN / Portal OCS / Lync Exchange SharePoint Blackberry Mobile Client Exchange Edge SQL Active Directory File & Print Monitoring (z.b. SCOM / Nagios) Lync Edge ERP / CRM Management (z.b. SCCM / WSUS / WDS / AV) Office Client Media-Gateway Telefonanlage

15 MIGRATION NACH OFFICE Internet DMZ LAN Mobile Client Proxy / VPN / Portal OCS / Lync Exchange SharePoint Blackberry evtl. Gateway Server (für Koexistenz) Exchange Edge SQL Active Directory File & Print Monitoring (z.b. SCOM / Nagios) ERP / CRM Management (z.b. SCCM / WSUS / WDS / AV) Lync Edge Mgmt. mit CRM Online Windows Intune Media-Gateway Telefonanlage Office Client 15

16 PROJEKTVORGEHEN DEPLOYMENT FLEXIBILITY RICH COEXISTENCE WITH EXCHANGE SERVER Setzen Sie einen Exchange 2010 Server in Ihrer On-Premise-Umgebung ein, um fortgeschrittene Koexistenz Funktionen freizuschalten. Austausch von Frei / Gebucht-Daten zwischen Cloud- und On-Premise-Nutzern Migrieren von Benutzern in die Cloud mit nativen Exchange-Tools Beibehalten des Outlook-Profils nach Migration (keine OST re-sync) Einfaches Verschieben von Postfächern zurück in die On-Premise-Umgebung 31 PROJEKTVORGEHEN RICH COEXISTENCE SIMPLE VS. RICH COEXISTENCE FEATURE-SET Feature Simple Rich* Mail routing between on-prem and cloud (recipients on either side) Mail routing with shared namespace (if desired) on both sides Unified GAL Free/Busy and calendar sharing cross-prem Out of Office understands that cross-prem is Internal to the organization Mailtips, messaging tracking, and mailbox search work cross-prem OWA Redirection cross-premise (single OWA URL for both on-prem and cloud) Preserve Auth header (ensure internal is not marked as spam, resolve against GAL, etc) EMC GUI tool (on-prem) used to manage cross-prem mailbox migrations Mailbox moves support both onboarding and offboarding No outlook reconfiguration or OST resync required after mailbox migration * Rich Coexistence feature-set requires Exchange 2010 SP1 Hub+CAS on-prem and requires supplemental configuration steps (both on-prem and in the cloud) 32 16

17 AGENDA ARBEITEN IN DER»CLOUD«MIT MICROSOFT OFFICE 365 //1 Überblick Office 365 //2 Pakete / Lizensierung //3 TCO-Betrachtungen //4 Projektvorgehen //5 Next Steps 33 NEXT STEPS UND WAS KÖNNEN WIR FÜR SIE TUN? NEXT STEPS Consulting Cloud-Readiness Workshop TCO/ROI-Betrachtungen, Machbarkeitsanalysen Migrations- / Betriebskonzept Multivendor Premier Support Administration der kompletten Office 365 Umgebung Support im Client-Bereich (Windows, Office, Outlook, SharePoint) Migration Einrichten der Koexistenz Verschieben der Benutzer / Daten / Funktionen Client Anpassungen / Office-Rollout Lizenzberatung / SAM z.b. Koexistenz mit EA s neue Wege der Inventarisierung Schulungen MS Cloud Academy

18 FRAGEN & ANTWORTEN 35 VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT. Gerald Hutter // Senior Consultant PHONE // FAX // // SOFTLINE SOLUTIONS GMBH GUTENBERG-GALERIE GUTENBERGPLATZ LEIPZIG PHONE // , FAX // , // LEIPZIG@SOFTLINE-GROUP.COM 18