Sicherheitsmaßnahmen bei modernen Multifunktionsgeräten (Drucker, Kopierer, Scanner, FAX)

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1 Sicherheitsmaßnahmen bei modernen Multifunktionsgeräten (Drucker, Kopierer, Scanner, FAX) Sommerakademie 2008 Internet Alles möglich, nichts privat?

2 Die Situation Multifunktionsgeräte (Drucker, Kopierer, Scanner, FAX) haben in den modernen Büroalltag Einzug gehalten. Sie sind mit ihren vielfältigen Funktionen und Diensten, wie z. B. das Kopieren von Dokumenten in unzähligen Varianten, das Drucken im Netzwerk, das Scannen von Dokumenten mit dem gleichzeitigen Versenden des gescannten Dokumentes als oder das Versenden von einem FAX direkt vom Arbeitsplatz nicht mehr aus den Arbeitsabläufen wegzudenken. Doch schon alleine die Bedienung der diversen Druckmenüs stellt den Anwender häufig vor eine große Herausforderung. Häufig wird jedoch vergessen, dass es sich bei Multifunktionsgeräten um leistungsfähige Server handelt. Das bedeutet, dass nicht nur die reinen Funktionen bedient werden wollen, sondern dass ein Multifunktionsgerät auch als Netzwerkgerät an sich berücksichtigt werden muss. Multifunktionsgeräte als Netzwerkgeräte Multifunktionsgeräte sind Rechner, die ihre Arbeit im Netzwerk verrichten. Sie sind u. a. mit einem Prozessor, mit Arbeitsspeicher, mit einer Festplatte, einer Netzwerkkarte und auch mit einem Betriebssystem ausgerüstet und sie stellen Dienste für die angeschlossenen Clients (z. B. Arbeitsplatz- PC) zur Verfügung. Aus diesen Gründen sind sie sicherheitstechnisch als Server zu bewerten. Dienste werden zur Bereitstellung der vielfältigen Funktionen benötigt und sind in Form von diversen Protokollen im Betriebssystem implementiert. Multifunktionsgeräte müssen daher genau wie Server sorgfältig geplant, installiert, konfiguriert, implementiert, gewartet und dokumentiert werden. Es sollte besonders darauf geachtet werden, dass sich ein Multifunktionsgerät in die bestehende Sicherheitskonzeption einfügt und nicht zu einem Sicherheitsrisiko wird.

3 Sicherheitsmaßnahmen beim Einsatz von Multifunktionsgeräten Auf Grund der großen Vielfalt von Gerätetypen und Herstellern, können in dieser Informationsschrift nur allgemeine Hinweise zu Sicherheitsmaßnahmen bei der Planung, Konfiguration und Dokumentation gegeben werden. Erstellen Sie vor der Anschaffung eines Multifunktionsgerätes eine Anforderungsanalyse (beziehen Sie dabei u. a. auch die nachfolgend aufgeführten Punkte mit ein). Berücksichtigen Sie nicht nur die technischen Daten für die bereitgestellten Funktionen (z. B. Druckgeschwindigkeit, Auflösung, Tonerverbrauch usw.) sondern auch die möglichen administrativen Konfigurationsmöglichkeiten und zusätzliche Sicherheitsoptionen (z. B. Festplattenverschlüsselung, Einstellungen für sicheres Löschen von Daten, Security Kits usw.). Wo soll das Multifunktionsgerät aufgestellt werden und wer hat physikalischen Zugang zum Gerät? Steht das Gerät in einem öffentlich zugänglichen Bereich, dann beachten Sie die Hinweise zum Netzwerkanschluss, zur Festplatte und zum Ausdruck nach PIN-Code-Eingabe. Multifunktionsgeräte können so konfiguriert werden, dass jedes Dokument auf der Festplatte gespeichert wird. Die meisten Geräte bieten in der Grundkonfiguration keine Festplattenverschlüsselung an und bei einigen Geräten kann die Festplatte im Gegensatz zu fest eingebauten Festplatten mit einem Handgriff aus dem Gerät gezogen werden. Somit können potentielle Angreifer schnell und unbemerkt Kenntnis von Ihren Daten erlangen. Das gilt vor allem dann, wenn sie physikalischen Zugang zum Gerät erlangen, sich die Festplatte mit einem Handgriff entfernen lässt und die Daten unverschlüsselt vorliegen. Auch Wartungstechniker und Werkstattmitarbeiter könnten prinzipiell Zugriff auf Ihre unverschlüsselten Daten nehmen. Beachten Sie diese Möglichkeiten vor dem Kauf eines Multifunktionsgerätes und prüfen Sie, inwieweit sich die Sicherheitsmöglichkeiten des geplanten Gerätes mit dem definierten Sicherheitsniveau Ihrer Organisation (festgelegt in der Sicherheitskonzeption) in Deckung bringen lassen. Achten Sie auf Ihren Netzwerkanschluss, vor allem, wenn Ihr Gerät an einem öffentlich zugänglichen Raum steht (z. B. im Flur)! Angriffsszenario: Der Angreifer zieht das Netzwerkkabel aus der Netzwerkdose, schließt sein Laptop an der Netzwerkdose an und bekommt womöglich noch eine IP-Adresse vom DHCP-Server zugewiesen. Der Angreifer hat nun physikalischen Zugriff zu Ihrem Netzwerk! Sie können sich vor diesem Angriffsszenario schützen, indem Sie den Standard 802.1x verwenden. Bei diesem Standard müssen sich die Geräte zunächst authentifizieren, bevor sie Zugang zum Netzwerk erhalten. Klären sie, welche Dienste das Multifunktionsgerät zur Verfügung stellt und welche Protokolle implementiert sind. Hinterfragen Sie, welche Dienste Sie im Hinblick auf Ihre Anforderungsanalyse und unter Berücksichtigung Ihrer Sicherheitskonzeption deaktivieren können. Erkundigen Sie sich, ob bestimmte Dienste für den Betrieb es Multifunktionsgerätes zwingend laufen müssen (eventuell benötigt die Kommunikation zwischen dem PC-Arbeitsplatz - oder Druckserver - und dem Multifunktionsgerät bestimmte Dienste). Prüfen Sie, ob sich die Verwendung bestimmter Dienste mit Ihrem definierten Sicherheitsniveau in Einklang bringen lässt.

4 Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen mit einem Sicherheits(Security)-Scan die Protokolle auf Aktualität und bekannte Sicherheitslücken. Stellen Sie sicher, dass der Hersteller oder Ihr Dienstleister Ihnen Updates für Ihr Multifunktionsgerät zur Verfügung stellt. Protokollieren Sie Ihre Auswertungen in der Systemakte (siehe nachfolgenden Hinweis). Dokumentieren Sie alle Einstellungen, die Sie in Verbindung mit dem Multifunktionsgerät vornehmen, in einer Systemakte. Dazu gehört auch die Konfiguration und Überprüfung der Protokolle. Berücksichtigen Sie auch die gesetzliche Dokumentationspflicht nach LDSG bzw. BDSG (IT-Konzept, Sicherheitskonzept usw.). Das beste Angriffsergebnis ist das Erlangen des Administratorpasswortes. Hier haben es Angreifer häufig sehr leicht. Jedes Multifunktionsgerät wird mit einem administrativen Standardpasswort ausgeliefert, das zudem in den Handbüchern abgedruckt ist. Ändern Sie daher sofort das Administratorpasswort in ein an Ihre Passwortrichtlinie angelehntes Passwort und hinterlegen es z. B. in einem Safe. Zusätzlich zu dem Administratorpasswort gibt es auch noch ein Masterpasswort für die Techniker, die das Gerät warten sollen. Mit diesem Masterpasswort können Techniker das Administratorpasswort zurücksetzen, wenn die Kunden ihr eigenes Passwort vergessen haben. Diese Masterpassworte sind relativ leicht im Internet recherchierbar. Klären Sie daher, ob für Ihr geplantes Gerät ein solches Masterpasswort existiert und ob die Verwendung des Masterpasswortes verhindert werden kann (z. B. durch die Verwendung eines Security Kits). Überprüfen Sie, ob für Ihr geplantes Gerät ein Security Kit existiert. Die meisten Hersteller bieten für ihre Geräte erweiterte Sicherheitsoptionen an, die in der Regel standardmäßig nicht enthalten sind, z. B. Verschlüsselung der Festplatte, sicheres Löschen von Daten usw.). Setzen Sie sich mit Ihrer netzwerkinternen Sicherheitsstruktur auseinander und überprüfen Sie, inwieweit Sie ein Security Kit zum Erreichen Ihres definierten Sicherheitsniveaus einsetzen sollten. Bei Multifunktionsgeräten lassen sich für die Mitarbeiter sogenannte Boxen Speicherbereiche für Dateien anlegen. In diese Boxen werden mitarbeiterbezogen Dokumente gespeichert, die z. B. durch den entsprechenden Mitarbeiter gescannt oder gedruckt wurden. Stellen Sie sicher, dass durch technische (Konfiguration der Boxen) oder organisatorische Maßnahmen (Kontrollen) die Daten auch wieder aus den Boxen gelöscht werden (Datensparsamkeit). Multifunktionsgeräte bieten die Option des vertraulichen Druckens. Dabei vergibt der Mitarbeiter beim Versenden des Dokumentes ein Passwort, dass der Empfänger wissen muss, damit der das Dokument, z. B. öffnen und drucken kann. Diese Option ist nicht so sicher wie sie scheint. Kommt es zu einem Angriff, bei dem die Angreifer den Netzwerkverkehr abhören, ist dieses Passwort wirkungslos. Die Option vertraulich ist nur sicher, wenn die übermittelten Daten auch verschlüsselt werden. Klären Sie, ob Sie die Option vertraulich im Zusammenhang mit Ihrem Sicherheitsniveau benötigen und ob sie nur mit einem Passwort oder mit einer Verschlüsselung arbeitet. Multifunktionsgeräte werden in der Regel mit einer Administrationsoberfläche angeboten, die sich über den Browser aufrufen lässt (Web-Frontend). Viele Optionen lassen sich über diese Oberfläche auch als normaler Benutzer verwalten (z. B. die Verwaltung der eigenen

5 Box). Mit der Authenifizierung und Autorisierung als Administrator erhalten Sie dann noch zusätzliche Einstellmöglichkeiten. Überprüfen Sie, welche Konfigurationseinstellungen über diese Administrationsoberfläche als Mitarbeiter und Administrator vorgenommen werden können und ob Ihre Mitarbeiter diese Einstellungen vornehmen dürfen (Sicherheitskonzeption). Beachten Sie auch, dass für die Benutzung dieser Oberfläche in der Regel ein Webserver-Dienst aktiviert wird. Normalerweise lässt sich das Multifunktionsgerät auch vollständig über das Display am Gerät selber administrieren. Steht das Multifunktionsgerät an einem öffentlich zugänglichen Bereich, dann empfiehlt sich folgendes Vorgehen: Dokumente können vom Arbeitsplatz abgeschickt werden und werden erst nach Eingabe eines PIN-Codes am Multifunktionsgerät selber ausgedrucken. Das verhindert, dass unbefugte Personen vergessene Dokumente mit möglicherweise personenbezogenen Daten einfach vom Drucker mitnehmen. Beachten Sie auch konventionelle Sicherheitsmaßnahmen! Stellen Sie einen Schredder in der Nähe des Multifunktionsgerätes auf, damit die Mitarbeiter Fehldrucke mit personenbezogenem Inhalt gleich vernichten können. Regeln Sie in einer Dienst/Betriebsanweisung den Umgang mit dem Multifunktionsgerät für die Mitarbeiter der Behörde/des Unternehmens (z. B. Druck der Dokumente erst nach Eingabe des PIN-Codes, Umgang mit Fehldrucken usw.). Definieren und dokumentieren Sie einen Prozess, welche Maßnahmen bei einer Wartung oder Reparatur zu treffen sind (z. B. Beaufsichtigung des Servicetechnikers). Angelika Martin beim ULD Tel.: 0431/ August 2008

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