Aus dem Kopf in den Kopf Wissen über Geschäftsprozesse erheben und digital bereitstellen

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1 IfG.CC The Potsdam egovernment Competence Center Aus dem Kopf in den Kopf Wissen über Geschäftsprozesse erheben und digital bereitstellen Mittelstand-Digital-Kongressmesse bei der Mobikon 2015 Friederike Thessel

2 Institute for egovernment (IfG.CC), Potsdam Kurzvorstellung Gegründet: 2001 an der Universität Potsdam Aufgabe: Entwicklung und Erforschung neuer Organisationsmodelle und Governance-Formen auf IT-Basis in verschiedenen Politikfeldern Geschäftsführer: Prof. Dr. Tino Schuppan und Dr. Manfred J. Suhr 12 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den Fachbereichen Verwaltungs-, Sozial-, Politikwissenschaft, Informatik Forschungs- und Beratungsfelder (u.a.) Neue IT-basierte Organisationsmodelle/ vernetztes E-Government Change, Kompetenz- und Implementationsmanagement Geschäftsprozessmanagement Internationales E-Government/Internationaler Vergleich IT-basiertes Public Management Durchführung von über 60 Projekten (International, EU-Ebene, Bund, Länder, Kommunen) und Erarbeitung von Studien und Gutachten (Auswahl): Bereitstellung öffentlicher Leistungen im ländlichen Raum mit E-Government Westmecklenburg Kompetenzen für E-Government Neuorganisation der Leistungserbringung mit E-Government Stein-Hardenberg 2.0 Zukunft der Verwaltung One Stop Government in Europa (Vergleich) Prozessketten zwischen Wirtschaft und Verwaltung Bürokratieabbau mit E-Government

3 Agenda I. Warum Wissen über Geschäftsprozesse sichern? II. Wie können Arbeitsabläufe erhoben und dargestellt werden? III.Wie kann Wissen über Arbeitsabläufe den anderen Mitarbeitern im Unternehmen zugänglich gemacht werden?

4 Warum Arbeitsabläufe dokumentieren? Arbeitsabläufe sichtbar machen Wissen ist auf diese Weise für Mitarbeiter einfacher zu nutzen Informationen werden schneller aufgenommen und bleiben länger im Gedächtnis Dadurch auch möglich: QS, Standardisierung (alle arbeiten nach dem gleichen Schema ) Neues Wissen entsteht bei der Visualisierung und lässt sich gezielt erarbeiten Informationen sind leichter zu bewerten Visualisierung hilft, auch implizites Wissen zu teilen

5 I. WAS IST FIRMENWISSEN?

6 Firmenwissen ist die Gesamtheit aller Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen in einem Betrieb wird zur Lösung von Problemen eingesetzt basiert auf Daten und Informationen ist immer an eine Person gebunden

7 In welchen Wissensgebieten kennt sich ein Mitarbeiter aus? Wissen über Normen, Gesetze, Patente Fach- und Methodenwissen Wissen über Kunden, Lieferanten, Märkte Wissen über Produkte, Fertigungstechnologien Arbeitsabläufe Wissen über die eigene Organisation

8 II. WIE KANN FIRMENWISSEN ERHOBEN UND DARGESTELLT WERDEN?

9 Methoden zur Erhebung und Erfassung von Prozesswissen (1/2) Methodenvielfalt es gibt nicht DIE EINE Methode meistens Methodenmix 1) Selbstaufschreibung: Arbeitsplatzbezogene Erfassung von Aufgaben, Arbeitsabläufen, Zeiten für Arbeitsvorgänge, der verwendeten Informationen und Sachmittel durch den Mitarbeiter selbst 2) Befragung: Erfassung von Arbeitsabläufen und Rahmeninformationen im Gespräch/Interview mit den Beschäftigten

10 Methode 3: Erhebung mit IfG-Bildkarten Ziel Vorgehensweise Vorteile Erfassung von Arbeitsschritten mit Hilfe vordefinierter Bausteine (Bildkarten) 1. Erfassung der Arbeitsschritte in einem Workshop 2. Legen der Arbeitsabläufe mit den Bildkarten 3. Übertragung des Modells auf dem Tisch in eine Software Bereits bei der Erhebung Prozesse sichtbar und begreifbar machen Grafisches Ablaufmodell als Ergebnis Entscheidungsalternativen können nachvollziehbar abgebildet werden Zusatzinformationen (z.b. zu Ressourcen) können mit erfasst werden Informelles Wissen kann erfasst werden Intensiver Beteiligung an der Prozesserhebung als Teil des Changemanagement

11 III. WIE KANN DAS FIRMENWISSEN DEN MITARBEITERN IM UNTERNEHMEN ZUGÄNGLICH GEMACHT WERDEN?

12 Wissenslandkarte

13 Unternehmens-Wiki Webseite, bei dem die Benutzer gleichzeitig über Lese- und Schreibrechte verfügen Kann im Internet oder Intranet eingesetzt werden Im Vordergrund: Inhalte sollen schnell und einfach eingestellt und gepflegt werden können Zweck: Erstellen eines Netzwerkes mit Teilnehmern des gleichen Interessengebietes Wissen bzw. Verlinkungen zu Wissen Aktualisierung in Echtzeit Optimierung der Wissenssuche Hierarchische Strukturierung von Wissensobjekten Aktuelle Informationen kommunizieren

14 Firmenwissen verfügbar machen: Der IfG-Geschäftsprozessmanager Funktionalitäten: Arbeitsabläufe sind grafisch dargestellt Zusatzinformationen zu den einzelnen Arbeitsschritten sind hinterlegt Einordnung der Arbeitsabläufe in die Unternehmensstruktur ist nachvollziehbar Leichte Handhabung, z.b. zur Einarbeitung in neue Aufgabenbereiche

15 Zusammenfassung Lebendiges Firmenwissen ist ein wichtiger Bestandteil eines Unternehmens Firmenwissen kann auch ohne komplexe technische Systeme erfasst und weitergegeben werden um anzufangen, reichen oftmals schon Checklisten oder Handreichungen Dokumentationen (egal, ob auf Papier oder elektronisch) müssen aktuell gehalten werden Wissenssicherung ist ein ständiger Prozess Einfach ANFANGEN ist das Motto

16 Friederike Thessel IfG.CC The Potsdam egovernment Competence Center Am Neuen Markt, Potsdam Web: