Die Auftragsvergabe und Kontrolle der geforderten Kriterien

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1 Die Kontrolle der Einhaltung der geforderten Kriterien ist wichtig, um die gewünschte Umweltwirkung auch real zu erreichen. Jedes der Umweltlabel hat eigene Schwerpunkte, Funktion und Notwendigkeit. Holz von Hier sieht sich hier solidarisch mit anderen Umweltlabeln, die eine echte Umweltwirkung erreichen wollen. Genannt seien hier z.b. die anerkannten weltweiten Label für nachhaltige Waldwirtschaft PEFC und FSC und das älteste Umweltlabel der Welt, der Blaue Engel. Jeder muss heute an seiner Stelle mit seinen Möglichkeiten zur Umsetzung von Klima- und Umweltschutz, Ressourcenschutz und Effizienz beitragen. (HOLZ VON HIER). Die Auftragsvergabe und Kontrolle der geforderten Kriterien Einleitung: reale Nachhaltigkeitswirkung braucht Kontrolle Die Auftragsvergabe sollte an die Kontrolle bzw. Kontrollmöglichkeit der geforderten Kriterien gebunden sein. Die Kontrolle darüber, ob die geforderten Nachhaltigkeits-Kriterien im Rahmen der Leistung von dem Bieter, der den Zuschlag erhalten hat, auch erbracht bzw. eingehalten worden sind, ist eine wichtige, aber oft vernachlässigte Komponente. Es ist im Sinne der Gleichbehandlung der Bieter auf einer Überprüfung der Einhaltung der geforderten Kriterien zu beharren. Ein Auftraggeber darf sich nicht bei dem einen Bieter mit einer Selbsterklärung begnügen, wo andere zuverlässige (und damit für ihn aufwändigere) Nachweise vorlegen. Dies entspräche einer Ungleichbehandlung der Bieter. Eine Überprüfung der Nachweise der Einhaltung von geforderten Kriterien ergibt sich aus EU-Recht auch insoweit indirekt, als nur solche Umweltkriterien in einer Ausschreibung gefordert werden dürfen, die vom Auftraggeber auch mit vertretbarem Aufwand überprüft werden können. Nur durch die entsprechende Kontrolle können auch dauerhafte Signale an die Marktteilnehmer gegeben werden, dass nachhaltige Produkte gewünscht und ein entsprechendes Handeln belohnt wird. Und nur so lässt sich das Ziel der Europäischen Union und lassen sich nationale Ziele nachhaltiger Entwicklung erreichen. Darüber hinaus hat der Auftraggeber nur durch die Kontrolle die Gewähr, dass die beabsichtigten Vorgaben auch wirklich umgesetzt werden. Umweltlabel dienen auch als Kontrolle vorgeschriebener Kriterien Zu wichtigen Nachhaltigkeitslabeln (mehr Infos im Bereich 2 dieses Leitfadens) im Bereich nachhaltiger Beschaffung im Bereich Holzprodukte und auch andere Produkte gehören z.b. (alphabetisch): Blauer Engel FSC HOLZ VON HIER Natureplus PEFC Im vorliegenden Teil des Leitfadens geht es um klima- und umweltfreundliches Holz der kurzen Wege, wie durch HOLZ VON HIER nachgewiesen. 13 Umsetzung

2 Auftragsvergabe & Kontrolle (1) Überprüfung der Aussagen zu Umweltkriterien der Angebote. (2) Herkunftsnachweis für transportarm hergestelltes Holz. (3) Holz von Hier als Nachweis für Holz aus nachhaltiger Waldwirtschaft im Stoffstrom Überprüfung der Aussagen zu Umweltkriterien in Angeboten Bevor einem Angebot eines Bieters der Zuschlag erteilt wird, muss in der Regel überprüft werden, ob die formulierten Umweltkriterien tatsächlich eingehalten werden können. Diese Kontrolle ist wichtig, um zu vermeiden, dass Scheinnachweise vorgelegt werden und die beabsichtigten Umweltwirkungen gar nicht erreicht werden. Wie eine Überprüfung der Angebote hinsichtlich der Einhaltung der geforderten Kriterien erfolgen kann, soll im Folgenden anhand häufiger gestellter Fragen beantwortet werden. Was ist, wenn ein Bieter noch nicht bei Holz von Hier registriert ist? Generell gilt grundsätzlich: Holz von Hier ist ein produktbezogener Nachweis und keine Zertifizierung eines Betriebes. Das heißt, potenzielle Bieter können für ein konkretes Bauvorhaben (oder Lieferleistung) das entsprechende Holzprodukt zertifizieren lassen, wenn die entsprechenden Anforderungen an das Produkt erfüllt sind. Generell gilt weiterhin: Holz von Hier ist ein offenes System und ist daher für jeden Betrieb zugänglich, der die Kriterien von Holz von Hier für bestimmte Produkte erfüllt. Für eine konkrete Ausschreibung muss daher noch nicht zwingend ein entsprechender Bieter, Lieferant oder Hersteller eines bestimmten Holzproduktes bei Holz von Hier registriert sein. Dies ist erst dann zwingend erforderlich, wenn er den Zuschlag erhält und die Leistung erbringen muss. Was ist, wenn ein Bieter bei Holz von Hier registriert ist, bedeutet das automatisch, dass er die geforderten Kriterien für die Ausschreibung erfüllt? Bei Holz von Hier gelistete Betriebe haben Holz von Hier bereits praktiziert. Sie dokumentieren damit, dass sie bestimmte Produkte mit Zertifikat nach Holz von Hier liefern können oder könnten. Hinweis: unter kann sich ein Planer oder Auftraggeber einen Überblick über die registrierten Unternehmen verschaffen. Alleine die Listung bei Holz von Hier oder das Führen des Logos ist jedoch selbst noch kein Nachweis für die Einhaltung der Kriterien für das spezifisch in der Ausschreibung geforderte Produkt. Hierfür muss ein Herkunftsnachweis ausgestellt werden (siehe unten), denn viele Unternehmen können einen Teil ihres Produktspektrums als zertifizierte Holzprodukte liefern, andere Produkte hingegen nicht. Anmerkung Auch für andere Umweltlabel, wie beispielsweise die Waldlabel FSC und PEFC, aber auch Blauer Engel und andere gilt, dass die bloße Registrierung als zertifizierter Betrieb nicht bedeutet, dass alle Produkte dieses Betriebes automatisch nach den Kriterien des jeweiligen Labels zertifiziert sind. Auch hier muss für die jeweilige Lieferung oder Produktcharge (z.b. Hygienepapier xyz der Fima xyz im Jahr xyz bei PEFC und FSC oder RAL Zeichen xyz beim Blauen Engel) ein konkreter Einzelnachweis erbracht werden (vgl. auch die Leitfäden und Dokumente der jeweiligen Label) Herkunftsnachweis für transportarm hergestelltes Holz Wie erkennt man, ob das gelieferte oder verwendete Holz tatsächlich den in der Ausschreibung geforderten Kriterien für klima- und umweltfreundliches Holz der kurzen Wege im gesamten Stoffstrom nach Holz von Hier bzw. transportarmer Produktion erfüllt sind? Hier kann ein Auftraggeber nicht auf Selbsterklärungen der Bieter bauen, da z.b. in vielen Fällen die Herkunft der Hölzer und damit ihr Transportrucksack bzw. Carbon footprint vielen Verarbeitern letztlich gar nicht bekannt ist. Selbst wenn ein Bieter vor Ort den Zuschlag erhielte, bedeutet dies noch nicht, dass das Holz deswegen transportarm und klimafreundlich produziert wurde. Es erfordert 14 Umsetzung

3 daher eine lückenlose Stoffflusskontrolle entlang der gesamten Verarbeitungskette vom Wald an. Im folgenden wird der korrekte Nachweis von Holz von Hier sowie zum Vergleich nicht ausreichende Nachweise vorgestellt. Korrekter Nachweis nach Holz von Hier Der eigentliche Nachweis im Rahmen des Controllingsystems von Holz von Hier entlang der gesamten Verarbeitungskette stellt ein Produkt- oder Objektbezogenes ausgedrucktes Zertifikat dar. Ein solches Zertifikat muss folgende Angaben zwingend enthalten: 1. Name und Anschrift des Bieters. 2. Name und Anschrift des Auftraggebers oder Bauherren. 3. Betreffendes Objekt oder Projekt 4. Für das jeweils eingesetzte Holzsortiment: Transportentfernung des Holzes vom unmittelbaren Lieferanten. Akkumulierte Transportentfernung ab Wald. Holzart und Menge 5. Erstellungsdatum 6. Produktbezogene ID-Nummer (nicht fortlaufende sondern per Zufallsgenerator generierte Zahlen- und Buchstabenkombination) - siehe unter umgesetzte Beispiele. In dieser Kombination ist das Zertifikat eindeutig und stellt einen objektbezogenen Nachweis dar. Zusätzlich kann, wenn gewünscht, die CO 2 -Einsparung durch das HOLZ-VON-HIER-Produkt im Vergleich zu Standardholzprodukten bzw. marktüblichen Vergleichsprodukten aus Holz oder alternativen bekannten Holzherkünften verglichen werden. Holz von Hier kann hierzu dem Auftraggeber, wenn gewünscht, einen Produktpass erstellen. Überprüfung des Nachweises nach Holz von Hier durch den Auftraggeber / Bauherren In Zeiten des Desktop-publishing und digitaler Medien ist theoretisch die Fälschung von Zertifikaten möglich. Um dies zu verhindern, führt jedes Holz von Hier Zertifikat die im voranstehenden Abschnitt erwähnte ID-Nummer. Das vorgelegte Zertifikat kann anhand dieser durch Auftraggeber oder Bauherren selbst in einfacher Art und Weise auf seine Richtigkeit bzw. Echtheit überprüft werden. Hierzu gibt der Auftraggeber einfach auf der Webseite die ID-Nummer der vorgelegten Urkunde im entsprechenden hierfür vorgesehenen Eingabefeld ein. Wenn darauf hin ein Link zu einem pdf-dokument erscheint, welches in allen Punkten identisch ist mit dem vorgelegten, so ist der Herkunftsnachweis echt. Wird kein pdf-dokument angezeigt, so wurde entweder die ID-Nummer falsch eingegeben oder das Dokument wurde gefälscht. Weist das geöffnete am Bildschirm angezeigte Dokument Abweichungen zu dem vorgelegten auf, so wurde das Dokument ebenfalls gefälscht und der Nachweis ist nicht erbracht. Eine Besonderheit bei Holz von Hier für den Auftraggeber ist: dass mit dem Herkunftsnachweis in Form der Urkunde die Überprüfung der Korrektheit bzw. Einhaltung der Kriterien für das konkrete Einzelprodukt bzw. die Produktcharge in Echtzeit möglich ist und nicht im Nachhinein als Sammelprüfung (z.b. in Form einer jährlichen Buchprüfung) erfolgen muss. dass der Auftraggeber selbst direkt die Echtheit der Urkunde für das konkrete Produkt als solches online überprüfen kann. dass die Überwachung der Einhaltung der Kriterien durch eine komplexes elektronisches Controlling- und Stoffflussmanagementsystem automatisch erfolgt und zwar bei jeder Produktcharge/Produkt und jedem Verarbeitungsschritt. In dem unabhängigen und unbestechlichen weil elektronischen System sind verschiedene Kontrollmechanismen auf unterschiedlichen Ebenen eingebaut. Die in dem System hinterlegten Kriterien sind Ergebnis eines Stakeholderprozesses und können nur durch einen solchen (Beschluss des nationalen Kuratoriums, der Fachbeiräte und Expertenpannel von Holz von Hier), geändert, ergänzt oder erweitert werden. Jede Änderung im System wird dabei zudem elektronisch erfasst und archiviert und wird einer externen Überwachung unterzogen. Das elektronische System selbst entspricht personifizierten Zertifizierern beispielsweise anderer Label. 15 Umsetzung

4 Unzureichende Nachweise: Verwendung eines Logos von Holz von Hier auf Geschäftspapieren oder am Produkt ist KEIN ausreichender Nachweis. Dies ist deshalb kein geeigneter Nachweis, da das Logo aus anderen Quellen kopiert worden sein könnte und der Bieter unter Umständen gar kein Netzwerkteilnehmer unter Holz von Hier ist. Das würde klar gegen Markennutzungsrecht verstoßen. Aber auch ein registrierter Nutzer des Systems Holz von Hier stellt in der Regel nicht ausschließlich Waren her, die den Kriterien von Holz von Hier entsprechen, auch wenn dies bei einigen Teilnehmern bei Holz von Hier, vor allem bei Betrieben der ersten Verarbeitungsstufe, der Fall sein kann. Holz von Hier zertifiziert nicht den Betrieb, wie viele andere Label, sondern das Produkt. Mehr über die Bestimmungen zur Logoverwendung und die Logotypisierungen finden sich unter Vorlage der betrieblichen Registrierung bei Holz von Hier in Form des betriebsspezifischen Holz von Hier Logos ist KEIN Nachweis. Jeder registrierte Betrieb im offenen Netzwerk Holz von Hier bekommt einen Registernummer, ähnlich wie beispielsweise bei FSC und PEFC. Diese Registernummer in Verbindung mit dem Holz von Hier Logo ist KEIN Nachweis oder Zertifikat (ähnlich wie bei den Waldlabeln). Hier gilt das gleiche, dass ein Betrieb nicht nur Holz von Hier zertifizierte Produkte herstellt, so dass die Registrierung alleine noch keinen Nachweis der Einhaltung der Kriterien für das konkrete Objekt darstellt. Vorlage eines Herkunftsnachweises (oder der Netzwerkregistrierung) des (Vor-)Lieferanten ist KEIN geeigneter Nachweis. Dies ist kein geeigneter Nachweis, da die Unterlagen auch mehrfach für diverse Vorhaben vorgelegt werden könnten. Hier ist kein Nachweis gegeben, dass die Menge des verwendeten Holzes tatsächlich entsprechend der Kriterien von Holz von Hier eingekauft worden ist. Ein Beispiel: es reicht bei Holz von Hier also nicht, dass z.b. der Zimmerer dem Architekten ein Dokument (z.b. Lieferschein) vorlegt, dass er ein bestimmtes Holzprodukt ihm benachbart oder innerhalb der zulässigen Grenzen bei Holz von Hier von einem Vorlieferanten gekauft hat. Erst wenn der Zimmerer selbst als registrierter Betrieb Teil der elektronischen Stoffflusskontrolle wird, ist über das auf den Zimmerer ausgestellte Zertifikat sichergestellt, dass die entsprechend dem Beleg eingekauften Rohstoffe auch für das Vorhaben zur Verfügung stehen. Eigenaussage oder -erklärung des Bieters ist natürlich KEIN geeigneter Nachweis. Eine externe Überprüfung der Warenströme ist in dem Fall nicht möglich. Daher stellt jede Form von Eigenaussage oder Zusicherung über die Holzherkunft keinen verlässlichen Nachweis dar. Auch nach der Zuschlagserteilung und bei der Auftragsausführung sollte unbedingt die korrekte Einhaltung der formulierten Kriterien nach dem oben beschriebenen Weg überprüft werden. Holz von Hier als Organisation kann keine Haftung für eventuelle Falschlieferungen oder Betrug übernehmen. Zudem kann nur so der Impuls und Anreiz für eine bewusst klimafreundlichere Produktion und Lieferkette wirksam werden. Jedem Verdacht auf Betrug, der an die Zentrale von Holz von Hier von einer Kommune oder einem Aufttraggeber weitergeleitet wird, wird unverzüglich nachgegangen. Bisher ist dies allerdings noch nicht vorgekommen Holz von Hier als Nachweis für nachhaltige Waldbewirtschaftung Wenn in einer Ausschreibung nachhaltige Waldbewirtschaftung gefordert wird, so kann ein Bieter dies auch mit einem Zertifikat nach Holz von Hier nachweisen (s.o). Ein Zertifikat nach Holz von Hier beinhaltet, neben den Kriterien der Klimafreundlichkeit und Transportarmut, als Kriterium auch die Einhaltung nachhaltiger Waldbewirtschaftung bei der Rohstoffgewinnung (s. Kriterien Holz von Hier S. 26, Teil 2 des Leitfadens; Wald-Forst-Kriterium bei Holz von Hier: nur Rundholz aus nachhaltig bewirtschafteten Forsten, nachgewisen durch ein FM-Zertifikat von PEFC oder FSC oder anderen geeigneten Nachweisen nachhaltiger Waldbewirtschaftung ). Dies wird in der gesamten Produktkette nachvollzogen, wie im Folgenden erläutert wird. Eingangsvoraussetzung für Rundholz, was in dieses elektronische System der Stoffflusskontrolle 16 Umsetzung

5 eingespeist wird, ist die Vorlage eines FM-Zertifikats nach PEFC, FSC oder anderen geeigneten Nachweisen nachhaltiger Waldbewirtschaftung. Innerhalb des Systems Holz von Hier können nur die entsprechenden eingespeisten Mengen an Rundholz über die Verarbeitungskette hinweg überhaupt als Holz von Hier gekennzeichnet werden. Einen entsprechenden Produktkettennachweis für Holz aus nachhaltiger Waldbewirtschaftung übernimmt bei Holz von Hier das elektronische Controllingsystem von Holz von Hier (neben anderen Holz von Hier spezifischen Kriterien wie der Transportarmut etc.). Das heißt, die Prüfung der Bewirtschaftung im Wald selbst erfolgt durch die Systeme PEFC, FSC oder andere vergleichbare Nachweise. Die Produktkettenprüfung von Holz von Hier erfolgt durch das elektronische Controllingsystem von Holz von Hier. Insofern liefert das Zertifikat nach Holz von Hier für entsprechend gekennzeichnete Produkte auch einen Nachweis nachhaltiger Waldbewirtschaftung, da nur solches überhaupt Eingang in das Holz von Hier Controllingsystem findet. Anmerkung: Zertifizierung bei FSC und PEFC. Der Nachweis dafür, dass eingeschlagenes Holz aus nachhaltiger Bewirtschaftung stammt, muss durch eine Prüfung und Zertifizierung des Waldbesitzers erbracht werden. Ein solcher Nachweis kann z.b. durch die anerkannten und weltweit agierenden Systeme PEFC und FSC in Form eines FM (Forest Management)-Zertifikats erbracht werden. Im Unterschied hierzu steht das c-o-c-produktkettenzertifikat von FSC und PEFC. Um Produkte unter dem Label FSC oder PEFC vermarkten zu dürfen, erfordert es von den Verarbeitern und Herstellern, einen Produktkettennachweis (c-o-c-nachweis), der überprüft und sicherstellt, dass nur so viel Holz unter dem Label (PEFC, FSC) vermarktet wird, wie auch für den Produktionsprozess eingekauft wurde. Die Inhalte eines c-o-c-nachweises von PEFC oder FSC sind daher andere, als die der entsprechenden Nachweise von PEFC und FSC für den Waldbesitzer. 17 Umsetzung