Risiken bei der ERP-/PPS-Softwareauswahl minimieren

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1 Risiken bei der ERP-/PPS-Softwareauswahl minimieren Das 3PhasenKonzept als Framework für die unternehmensspezifische ERP-/PPS-Softwareauswahl Die eines passenden ERP-/PPS-Systems für das eigene Unternehmen ist mit einer großen Anzahl von Risiken verbunden. Diese gilt es durch eine individuell adaptierte Vorgehensweise zu minimieren. Das Forschungsinstitut für Rationalisierung (FIR) unterstützt Unternehmen mit dem am Institut entwickelten und in zahlreichen Projekten bewährten 3PhasenKonzept bei der unternehmensindividuellen eines passenden Systems. Weil ERP-/PPS-Systeme für einen Zeitraum von bis zu 10 Jahren ausgewählt werden und eine entsprechende Problematik somit nicht alltäglich ist, findet man in Unternehmen häufig eine mangelnde Erfahrung mit der Thematik der Softwareauswahl vor. Des Weiteren ist der Softwaremarkt sehr schnelllebig und intransparent, so dass, verstärkt durch die mangelnde Erfahrung mit der ERP-/PPS- Systemauswahl, ein umfassender Marktüberblick i. d. R. nicht vorhanden ist. Die Softwareentscheidung hat sich in den letzten Jahren von einer rein funktionalen zu einer Betrachtung vieler, sehr unterschiedlicher Dimension gewandelt. Neben der reinen Funktionserfüllung spielen zunehmend auch strategische Aspekte der in Frage kommenden Systeme eine große Rolle. Exemplarisch seien hier die Modernität Unter dem Motto "Best Practice ERP - effizient, produktiv, innovativ" bieten die Aachener PPS- Tage in einer Kombination aus Fachtagung und Fachmesse Raum für intensive Wissensvermittlung und lebendigen Erfahrungsaustausch zu den Themen ERP/PPS, SCM, CRM, E-Business und Warenwirtschaft. Die Fachtagung ist mit zahlreichen interessanten Vorträgen aus Industrie und Wissenschaft die Informations- Plattform für IT-Entscheider. Practice Beispiele vermitteln den Tagungsteilnehmern wertvolle Informationen und Erfahrungen aus aktuellen Projekten. Auf der begleitenden Fachausstellung präsentieren mehr als 45 namhafte Anbieter ihre innovativen Software-Lösungen. der Systemtechnologie, die Passung der Systemphilosophie, Installationszahlen etc. genannt. Eine weitere Entscheidungsdimension stellt die des passenden Systemanbieters dar. In dieser Dimension müssen bspw. Aspekte der Strategie, der Marktstellung und Größe des Anbieters oder Verfügbarkeit von qualifizierten Beratern betrachtet werden. Diese verschiedenen Dimensionen mit den sehr unterschiedlichen Aspekten lassen die ERP-/PPS- Systemauswahl sehr komplex werden. Diese Komplexität wird durch die unterschiedliche Gewichtung der einzelnen Aspekte in auswählenden Unternehmen zusätzlich erhöht, weil somit auch ein prozess individuell gestaltet werden muss, um den unternehmensabhängigen Anforderungen und Gewichtungen bestmöglich gerecht zu werden. Zur Unterstützung bei der Systemauswahl bieten inzwischen eine Vielzahl von Beratern, Instituten und auch Softwareherstellern ihre Unterstützung an. Dabei ziehen die unterschied-

2 lichen Berater verschiedene Methoden und Konzepte zur Unterstützung des prozesses heran. Diese unterschiedlichen Ansätze und Vorgehensweisen können grundsätzlich acht verschiedenen Gruppen zugeordnet werden (s. Abb. 1). Dabei ist zu beachten, dass hier "Reinformen" von vorgehensweisen vorgestellt werden. Die Konzepte der Berater stellen häufig Mischformen aus i. d. R. zwei bis drei dieser Vorgehensweisen dar. Funktionsorientierte Strategieorientierte Nutzenorientierte Vorabeingeschränkte - + A B Prozessorientierte Anbieterorientierte Interne Irrationale Abbildung 1: Grundsätzliche Vorgehensweisen der Softwareauswahl Bei der Internen wird die entscheidung intern ohne externe Beratungsuntertützung getroffen. Dies kann sich bspw. durch den Anschluss an eine Konzernlösung ergeben. Die oben erläuterte Komplexität in einem üblichen projekt macht unseres Erachtens eine Unterstützung eines Projektteams durch Experten erforderlich. Die Erfahrung zeigt, dass projekte, die allein auf Grund von Messebesuchen, intern erstellten Pflichtenheften und Marktstudien durchgeführt wurden, eine erheblich geringere Erfolgsquote haben als solche mit einer begleitenden Unterstützung. Die Irrationale beschreibt die nach dem Image eines Anbieters oder einer persönlicher Empfehlung, entbehrt also einer strukturierten Vorgehensweise. Diese beiden vorgehensweisen werden daher im Folgenden nicht weiter betrachtet. Die Funktionsorientierte fokussiert die funktionale Erfüllung von Systemen im Vergleich zu den Anforderungen eines Unternehmens. Dabei wird basierend auf Funktionsund Anforderungskatalogen sondiert, welche Systeme funktional für ein Unternehmen in Frage kommen. Durch eine rein funktionale Betrachtung läuft man jedoch Gefahr, dass zum einen strategische Aspekte außer Acht gelassen werden und man bei der Einführung der Software die Unternehmensprozesse sehr aufwändig an die Softwareprozesse anpassen und abändern muss ("Structure follows Software"). Die Prozessorientierte hingegen analysiert und optimiert die Unternehmensprozesse, um dann ein auf die Software zugeschnittenes Softwarepaket auszuwählen. Bei einer rigiden Verfolgung dieses Ansatzes tappen die Unternehmen häufig in eine Kostenfalle, weil

3 die Systeme entsprechend aufwändig den Unternehmensstrukturen angepasst werden müssen und man somit bei einer Individuallösung landen kann ("Software follows Structure"), bei der eine Releasefähigkeit nicht mehr gewährleistet ist. In der Strategieorientierten wird die Systemauswahl in Abhängigkeit der Unternehmensstrategie durchgeführt. Dafür muss die Unternehmensstrategie durch Prozessdefinition und die Vorgabe von Produktionszielen operationalisiert werden. Diese Prozesse und Produktionsziele dienen dann der eines passenden Softwaresystems. Die Anbieterorientierte fokussiert die strategischen aspekte hinsichtlich des Anbieters (sog. Soft Facts). Es wird die strategische Kompatibilität von Anbieter und Anwender überprüft, wobei die Beschaffung valider Informationen schwierig sein kann. Die Nutzenorientierte verfolgt den Ansatz, entstehenden Nutzen und Aufwand zu quantifizieren und so einander gegenüber stellen zu können, um so die wirtschaftliche Rentabilität zu beziffern. Die Kosten- und Nutzenanteile, die nicht quantifiziert werden können, werden argumentativ abgeschätzt. Durch die häufig sehr hohen Nutzenanteile, die sich nicht quantifizieren lassen, kommt die qualitative Abschätzung häufig einem "Glaskugelgucken" gleich. Bei der Vorab-eingeschränkten werden nur ein bis zwei Systeme im detaillierten prozess betrachtet. Diese primäre Einschränkung kann durchaus sinnvoll sein, wenn sich schnell z. B. wegen besonderer Branchenspezifika oder der Unternehmensstrategie/-größe ein bis zwei Systeme herauskristallisieren. Es wird allerdings auf eine umfassende Sichtung des Marktes verzichtet. Zwischenfazit Es gibt sechs verschiedene vorgehensmodelle, die isoliert betrachtet durch die eingeschränkte Betrachtungsweise jeweils Nachteile mit sich bringen, aber insbesondere jeweils Stärken und Vorteile bieten, die sich in den anderen Vorgehensweisen nicht wieder finden oder sogar deren Schwächen kompensieren. Somit hat jede der vorgestellten Vorgehensweisen seine Berechtigung. In der Praxis entsprechen angewandte Methoden meist ein bis zwei der vorgestellten Vorgehensweisen, ohne jedoch offen zu sein für Elemente der anderen Vorgehensweisen. Somit hat die Entscheidung für eine vorgehensweise einen starken Einfluss auf den prozess und auch bereits auf das ergebnis genommen, weil so gewisse parameter fokussiert werden und andere teils gänzlich ausgeblendet bleiben. Das am FIR entwickelte und in zahlreichen projekten bewährte 3PhasenKonzept kombiniert mittels einer individuellen Konfiguration und Gewichtung die Elemente und Vorteile der unterschiedlichen vorgestellten Vorgehensweisen (s. Abb. 2). Es wird keine strikte Reihenfolge vorgegeben, nach der der prozess durchgeführt werden muss, vielmehr können die Elemente unternehmensspezifisch gewichtet und zusammengestellt werden. Durch die Benutzung unterschiedlicher Methoden und Vorgehensweisen finden alle wesentlichen dimensionen Beachtung und ein geeigneter Mittelweg aus "Structure follows Software" und "Software follows Structure" kann erzielt werden. Dies ermöglicht eine unternehmensindividuelle Softwareauswahl, die gewährleistet, dass die Unternehmensspezi-

4 fika und Alleinstellungsmerkmale im auszuwählenden System abgedeckt werden können, ohne jedoch zu hohe Anpassungsaufwände und damit verbundene Kosten zu generieren. PhasenKonzept Organisationsanalyse Vorauswahl Projekteinrichtung Prozess- und Strukturanalyse Prozess- und Strukturreorganisation Endauswahl Analyse des Marktangebotes Ermittlung und Gewichtung der Anforderungen Evaluierung der Anforderungserfüllung Erstellung von Testfahrplänen Durchführung von Systemtests Erarbeitung der Entscheidungsvorlage 1 FIR Abbildung 2: Das 3PhasenKonzept zur von ERP-/PPS-Systemen Durch die individuelle Konfiguration und Gewichtung der einzelnen parameter unterscheidet sich das 3PhasenKonzept von anderen Vorgehensweisen zur von ERP-/PPS-Systemen, die i. d. R. starr sind und keine Gewichtung der parameter zulassen, sondern eine starre Vorgehensweise und somit auch Betrachtung von parametern vorgeben. Das 3PhasenKonzept unterscheidet die Phasen der Reorganisation, der Systemauswahl und der Realisierrung mit jeweils entsprechenden Arbeitsblöcken. In den einzelnen Phasen finden sich Elemente der vorgestellten vorgehensweisen wieder: In der Prozess- und Strukturanalyse werden die aktuellen Unternehmensprozesse aufgenommen sowie Schachstellen identifiziert und deren Verbesserungspotenzial beschrieben. In der anschließenden Prozess- und Strukturoptimierung wird nach der Behebung der Schwachstellen ein Sollzustand der Unternehmensprozesse abgeleitet sowie weitere Reorganisationsmaßnahmen definiert und ggf. durchgeführt. Diese beiden Schritte umfassen demnach Elemente der Prozess-, der Strategie- und Nutzenorientierten. In der Vorauswahl wird der Anbietermarkt sondiert und von ca. 130 am Markt verfügbaren Systemen eine Favoritengruppe von ca. drei Systemen identifiziert. Durch die starke Funktionsorientierung entspricht die Vorauswahl in wesentlichen Elementen der Funktions-

5 orientierten. Neben Elementen der Anbieterorientierten ("strategischer Fit" von Anbieter und Anwender) finden sich auch Elemente, die der Prozessorientierten zugerechnet werden können, weil schon in diesem Stadium gespiegelt wird, ob ein System grundsätzlich die unternehmensspezifischen Prozesse abbilden kann. Die Endauswahl beinhaltet v. a. Elemente der Prozessorientierten, weil in diesem Schritt einzelne Systeme auf ihre Eignung hin überprüft werden, ob sie die detaillierten Unternehmensprozesse abbilden können. Des Weiteren werden Elemente der Anbieter-, Strategie- und Nutzenorientierten betrachtet. Fazit Das 3PhasenKonzept kombiniert mittels einer individuellen Konfiguration und Gewichtung die Elemente und Vorteile der unterschiedlichen vorgestellten Vorgehensweisen. Es wird keine strikte Reihenfolge vorgegeben, nach der der prozess durchgeführt werden muss, vielmehr können die Elemente unternehmensspezifisch gewichtet und zusammengestellt werden. Durch die Benutzung unterschiedlicher Methoden und Vorgehensweisen finden alle wesentlichen dimensionen Beachtung und ein geeigneter Mittelweg aus "Structure follows Software" und "Software follows Structure" kann erzielt werden. Dies ermöglicht eine unternehmensindividuelle Softwareauswahl, die gewährleistet, dass die Unternehmensspezifika und Alleinstellungsmerkmale im auszuwählenden System abgedeckt werden können, ohne jedoch zu hohe Anpassungsaufwände und damit verbundene Kosten zu generieren. von Robert Roesgen, Projektleiter am Forschungsinstitut für Rationalisierung (FIR)