Unternehmensportale auf Basis des Microsoft SharePoint Portal Servers

Transkript

1 Agiles Business in einer mobilen Welt Unternehmensportale auf Basis des Microsoft SharePoint Portal Servers Präsentation Autor Version Datum Ralph Menn Final Data one Agiles Business in einer mobilen Welt

2 Agenda Wirtschaftliche und individuelle Motivation Microsoft SharePoint Portal Server Integration ins Unternehmen Amortisation Diskussion

3 Agenda Wirtschaftliche und individuelle Motivation Aufbau der klassischen IT-Landschaft im Unternehmen Herausforderungen Anforderungen an Unternehmensportale Microsoft SharePoint Portal Server Integration ins Unternehmen Amortisation Diskussion

4 Wirtschaftliche und individuelle Motivation In der heutigen Zeit führt kaum ein Unternehmen eine neue Technologie ein, ohne daß ein triftiger wirtschaftlicher Grund dafür besteht.

5 Wirtschaftliche und individuelle Motivation Kostenoptimierung durch IT-Leiter oder CIO Kostensenkung vs. IT-Qualität und Service-Level ist kritisch Effizienz der Anwender im Umgang mit Informationssystemen steigern Effizienzsteigerung bei der Zusammenarbeit von Projektteams Verringerung des Frustfaktors (Stichwort: Change-Management) Investitionssicherheit

6 Organisationsstruktur eines Unternehmens Dokument V4 Dokumente Vorlage B Mitarbeiter QMB Dokumente Mitarbeiter Dokument V3 Vorlage A QM-Handbuch Mitarbeiter Server Dokument V1 Dokumente Mitarbeiter

7 Aufbau der klassischen IT-Landschaft im Unternehmen Im Unternehmen verbringen die Mitarbeiter immer noch sehr viel Zeit mit Arbeiten, die direkt oder indirekt mit dem Dateisystem zu tun haben. Dateiablage Probleme mit der Versionierung File-Austausch per Organisatorische Abstimmung durch -Ketten Suche

8 Herausforderungen Was ist die -Kette? A hat ein Problem und stellt B und C eine Frage B fragt bei D und E nach D und E antworten B B und C antworten A unterschiedliche Kommunikationsarten unterschiedliche Dokumentenversionen unterschiedliche Informationsstände unstrukturierte Informationsflut

9 Herausforderungen Workflow verbessern: Die Benutzer sollen von einer zentralen Stelle ihrer Arbeitsumgebung Zugang zu möglichst vielen Informationen erhalten. Die Sicherheit des Gesamtsystems darf nicht gefährdet werden, sie soll im Gegenteil verbessert werden. Der Administrations- und Supportaufwand muß gering sein. Benutzerumgebung verbessern: Der Benutzer soll eine zentrale Arbeitsumgebung erhalten, in der er möglichst viele seiner Aufgaben abarbeiten oder zumindest deren Abarbeitung initiieren kann. Die Arbeitsumgebung soll für die Zusammenarbeit in Teams (innerhalb von Abteilungen oder übergreifende Projektteams) optimiert sein. Es bringt nichts, eine Umgebung zu schaffen, in der der Benutzer sich weiterhin auf einer Insel befindet.

10 Herausforderungen Userunterstützung verbessern Ein optimierter Prozeß ist erst spät im Umsatz darstell- und identifizierbar, da die Durchlaufzeit durch das Unternehmen u.u. recht hoch ist. Besser ist es, auf den Teil der Balanced Scorecard einzuwirken, in dem die Mitarbeiter in Ihrer Lern/Entwicklungsphase abgebildet werden. Somit kann der Einsatz eines Portals auch unter dem Gesichtspunkt eines internen Sponsoring betrachtet werden, wobei dem einzelnen Mitarbeiter das Gefühl vermittelt werden soll, daß er aktiv auf die Veränderung einwirken kann, statt einer Entscheidung aus dem Management passiv ausgeliefert zu sein. Die Mitarbeiter Awareness muß geweckt werden!

11 Herausforderungen Finanzielle Perspektive Umsatz / Gewinn Kundentreue Kundenperspektive Pünktliche Lieferung Interne (Geschäftsprozess-) Perspektive Prozessqualität Prozessdurchlaufzeit Lern- und Entwicklungsperspektive Fachwissen der Mitarbeiter

12 Anforderungen an Unternehmensportale Einfache Bedienbarkeit Einheitliche Anwenderoberfläche über heterogene Systeme Einsatz gewohnter Anwendungen (Browser, Office, ) Windows Explorer Portalzugriff Portalzugriff

13 Anforderungen an Unternehmensportale Integration

14 Agenda Wirtschaftliche und individuelle Motivation Microsoft SharePoint Portal Server Integration ins Unternehmen Amortisation Diskussion

15 SharePoint Portal Server Zunächst einmal ist SharePoint nur eine Webanwendung Hauptkomponenten von SharePoint sind: Webinterface: primäre Nutzung geschieht über Browser das Herzstück von SharePoint sind die Softwarekomponenten, in denen die verarbeitenden Funktionen abgebildet sind z.b. Zugriff auf Listen und Dokumente, Benachrichtigung von Benutzern, Dokumentenmanagement, Teamseiten Datenbank: Konfigurationsdaten UND Nutzdaten des Benutzers werden abgespeichert. Die Datenbank muß eine MS SQL Server 2000 sein. ALLE DOKUMENTE LIEGEN IN DER DATENBANK!

16 SharePoint Portal Server Funktionen: Suchdienst, Single-Sign-On, Inhalte an Benutzergruppen zuweisen, I-Filter (Fremdformate wie CAD, ZIP, PDF etc.), persönliche Websites etc. Personalisierung von Information (individuelle Navigation, Informationszugriff) Content kann mehrfach dargestellt werden (Urlaubsantrag z.b. in der Personal- UND der Fachabteilung) Webparts sind frei positionierbare und frei definierbare Elemente, die externe Daten anzeigen oder Eingaben annehmen können Vorteil: Kein Navigieren zur entsprechenden Stelle Kein Funktionsaufruf Kein Zeitverlust!

17 SharePoint Portal Server - Struktur Themen - einzelne Bereiche des Portals, zu denen navigiert wird Drei übergeordnete Bereiche: Themen, News, Website Meine Website Aktionen Webparts

18 SharePoint Portal Server - Teamsites Teamsites sind Arbeitsmittelpunkt und Informationsdrehscheibe zu einem Arbeitspunkt (Arbeitsgebiet, Projekt) Links zu den Elementen der Teamseite: Themen Aktionen

19 SharePoint Portal Server - Dokumentenbibliothek

20 SharePoint Portal Server - Dokumentenmanagement SharePoint unterstützt direkt Dokumentenmanagement durch Versionierung Dokumentenlenkung (Dokumentenfreigabe) Check-In / Check-Out Funktionalitäten Genehmigungsprozesse Integration strukturierter und unstrukturierter Informationen Kategorisierung von Inhalten

21 SharePoint Portal Server - Dokumentenlenkung

22 SharePoint Portal Server - Organisationsstruktur Dokument V4 Dokumente Vorlage B Mitarbeiter Mitarbeiter QMB Dokumente QMB Mitarbeiter Mitarbeiter Dokument V3 QM-Handbuch Vorlage A Mitarbeiter Projektplan Server Dokument V1 Dokument V4 Vorlagen Mitarbeiter Dokumente QM-Handbuch SharePoint Server Mitarbeiter Mitarbeiter

23 SharePoint Portal Server - Zusammenfassung Ein Portal bietet jedem Benutzer die einfachste Bedienmöglichkeit und verhindert, daß er die Bedienung eines komplexen Systems erst erlernen muß.

24 Agenda Wirtschaftliche und individuelle Motivation Microsoft SharePoint Portal Server Integration ins Unternehmen Amortisation Diskussion

25 SharePoint Portal Server - Integration ins Unternehmen Ein wesentlicher Grund für die Einführung von SharePoint- Technologie ist die Schaffung einer einfach zu beherrschenden integrierten Arbeitsumgebung für die Benutzer.

26 SharePoint Portal Server - Integration ins Unternehmen Integrierte Arbeitsumgebung bedeutet, daß der Benutzer alle benötigten Informationen (oder zumindest den größten Teil) aus einer einheitlichen Umgebung, der SharePoint Welt, abrufen kann. Office-Dateiablage: Dokumente, an denen gearbeitet wird, sind in den SharePoint Dokumentenbibliotheken gespeichert.

27 SharePoint Portal Server - Integration ins Unternehmen Lesender Zugriff auf Unternehmensinformationen z.b. durch Zugriff auf DB, Schnittstelle auf SAP System oder Zugriff auf Webserver möglich Schreibender Zugriff auf Unternehmensdaten: ein Webpart muß hierzu in der Lage sein, schreibend auf die Datenbank zuzugreifen oder entsprechende Funktionen einer Unternehmenssoftware via API-Call aufzurufen. Standardisierte Schnittstellen:.net, Webservices, XML (also ist z.b. auch Map&Guide, ein nicht Microsoft Produkt, darstellbar) Alle Serverprodukte ab Server 2003 werden auf SharePoint aufbauen

28 Agenda Wirtschaftliche und individuelle Motivation Microsoft SharePoint Portal Server Integration ins Unternehmen Amortisation Diskussion

29 Amortisation Qualitative Aspekte Bessere Qualität der Einzelinformation Schnelleres Informationsretrieval Höhere Datenkonsolidierung Data-Warehousing, Data-Intelligence möglich Business Intelligence möglich

30 Amortisation Finanzieller Aspekt Wenn bei 100 PC-Anwendern im Unternehmen jeder dieser Benutzer nur 15 Minuten tägliche Arbeitszeit einspart, gewinnt die Firma 25 Stunden Arbeitszeit, oder etwa 3 Manntage. Eine finanzielle Bewertung dieser Maßnahme ist nicht ohne weiteres möglich, zu vielfältig kann man diese Zahlen interpretieren. Mitarbeiter einsparen ist bisweilen politisch heikel. Deshalb anders herum argumentiert: bei 220 Arbeitstagen kann ein Arbeitnehmer bei 15 Minuten Arbeitszeitreduktion immerhin 55 Stunden erwirtschaften, das ist mehr als eine durchschnittliche Arbeitswoche!

31 Amortisation Würde es einem Unternehmen nützen, wenn jeder Mitarbeiter im Jahr eine Woche kostenlos für das Unternehmen arbeiten würde?

32 Agenda Wirtschaftliche und individuelle Motivation Microsoft SharePoint Portal Server Integration ins Unternehmen Amortisation Diskussion

33 Agiles Business in einer mobilen Welt