KURZBERICHT Einführung... 1

Transkript

1 Mahnungen

2 Inhaltsverzeichnis KURZBERICHT Einführung Prozessbeschreibung Datum und Voraussetzungen Das Buchhaltungsprogramm BUSPRO Abbuchungen Mahnlauf Mahnliste Gutschriften Mahnungen sortieren Einzahlungsscheine Schulen anrufen Offene Gutschriften abklären Ende? Schlusswort... 4 FLUSSDIAGRAMM... 5 MUSTER Muster einer Mahnung Muster Mahnliste... 10

3 Kurzbericht 1.1. Einführung In meiner Ausbildungszeit beim KLV Verlag habe ich verschiedene Tätigkeiten ausüben dürfen und in viele Prozesse der Unternehmung einen Einblick erhalten. Seit August 2015 arbeite ich meist im Vertrieb des Verlags. Zum Vertrieb gehören das Ausführen von Bestellungen, das Weiterleiten der Bestellungen an unsere Vertriebspartner, das Ausstellen und der Versand der Rechnungen, der -Verkehr mit den Kunden und die Kundenberatung. Seit August 2015 gehören auch Mahnungen und Betreibungen zu meinem Verantwortungsbereich. Unter der Leitung meiner Ansprechperson konnte ich viele Erfahrungen sammeln und meine Leistung intensiv verbessern. Auch habe ich gelernt in vielen Fällen fehlerfrei und selbstständig zu arbeiten Prozessbeschreibung Gerne möchte ich, mittels Kurzbericht und Flussdiagramm den Prozess des Mahnwesens in unserem Verlag veranschaulichen und erklären. Da ich mich im eigentlichen Prozess vor allem mit dem Ausstellen der Mahnung beschäftigen werde, möchte ich den Ablauf von der Bestellung bis zur Betreibung kurz erläutern, um dann die Funktion des Mahnwesens und ihren Platz im Zahlungsablauf zu erklären. Zu meinen täglichen Tätigkeiten gehört es, die Bestellungen entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Nach dem Eingang einer Bestellung wird diese in unserem Buchhaltungssystem BUSPRO eingetragen. Die Bestellung wird danach in eine Excel-Tabelle kopiert, welche zum Versand an unsere Vertriebspartner weitergeleitet wird. Die Bestellung im BUSPRO wird verbucht und fakturiert. Die Rechnung wird unseren Kunden per Post zugeschickt. Der Kunde hat nun 20 Tage Zeit, die Rechnung zu bezahlen. Leider kommt es vor, dass die Debitoren ihre Rechnungen nicht begleichen. Teils handelt es sich bei den Zahlungsverzögerungen um vergessen gegangene Rechnungen, teils sind die Kunden bei Fälligkeit der Rechnung aus finanziellen Gründen nicht im Stande zu bezahlen. Die erste Mahnung fungiert als Zahlungserinnerung, welche den Kunden auf seine offene Rechnung hinweist. Wird diese nicht beglichen, erfolgt im nächsten Mahnlauf die zweite Mahnung, für welche eine Mahngebühr von zehn Franken an den Kunden weiterverrechnet wird. Die Zahlungsfrist der ersten und der zweiten Mahnung beträgt wiederum 10 Tage. Reagiert der Kunde auch auf die zweite Mahnung nicht, versuchen wir telefonisch oder via Mail Kontakt aufzunehmen. Dem Kunden wird eine neue Frist von ca. drei bis fünf Tagen gegeben, um den offenen Betrag zu begleichen. Auch wird der Kunde gebeten, uns eine Zahlungsbestätigung zu übermitteln, falls der Betrag durch Banküberweisung nicht am Stichtag bei uns eingeht. Falls am angegebenen Stichtag die Zahlung nicht überwiesen ist und wir keine Zahlungsbestätigung des Kunden erhalten haben, leiten wir letztendlich die Betreibung ein. Mariam Bouzaidi PE 2 Dezember

4 1.2.1 Datum und Voraussetzungen Die Mahnungen werden einmal im Monat verschickt. Damit die Mahnungen nicht willkürlich erfolgen, müssen sie zwischen dem 13. und dem 16. des Monats bearbeitet werden. Als Hauptverantwortliche muss ich somit darauf achten, dass ich in dieser Zeit im Betrieb anwesend bin und keine Ferien, Freitage oder Schule habe. Ansonsten muss eine Info an meine Ansprechperson, sowie auch meine Vertretung erfolgen Das Buchhaltungsprogramm BUSPRO Das wichtigste Programm im Vertrieb ist das Buchhaltungsprogramm BUSPRO. Mithilfe dieses Programmes werden Rechnungen ausgestellt, die Debitoren verwaltet und die Zahlungseingänge überprüft. Auch können Verkaufsstatistiken und verschiedene Verkaufsumsätze eingesehen werden Abbuchungen Am Tag der Mahnungen öffne ich als erstes das Buchhaltungsprogramm und logge mich über eine direkte Verlinkung im BUSPRO in unseren Bankaccount ein. Dort lade ich die aktuellen Zahlungseingänge herunter. Da unser Buchhaltungsprogramm die Mahngebühr den offenen Rechnungen nicht automatisch anrechnet, werden Mahnbeträge über ein anderes Bankkonto gebucht. Auf dieses zweite Bankkonto hat nur der Verlagsleiter Zugriff. Am Tag vor den Mahnungen informiere ich den Verlagsleiter und bitte um die Zustellung aller Abbuchungen am Morgen des Mahntages. Werden nicht alle Zahlungseingänge vor dem Mahnen verbucht, werden die Rechnungen, welche am selben Tag bezahlt wurden auch in den Mahnlauf gezogen Mahnlauf Die Zahlungsfälligkeiten im BUSPRO werden vom jeweiligen Mahntag aus berechnet. Vom Mahntag aus werden 35 Tage zurückgezählt. Dies ist der Stichtag für die Mahnfrist. Das heisst, dass alle Beträge welche seit diesem Stichtag noch offen sind, im Mahnlauf inbegriffen sind. Nun werden alle Mahnungen im BUSPRO ausgedruckt. Nach erfolgreichem Drucken der Mahnungen erscheint ein Fragefeld, bei welchem man anwählen kann, ob die Mahnstufe erhöht werden soll. Dort Ja anwählen, falls die Mahnungen problemlos ausgedruckt wurden. Die Kunden, welche bei diesem Mahnlauf die erste Mahnung erhalten haben, erhalten beim nächsten Mahnlauf automatisch die zweite Mahnung Mahnliste Nachdem ich die Mahnungen gedruckt und die Mahnstufe erhöht habe, kann die Mahnliste gedruckt werden. Die Mahnliste dient zur Übersicht und wird bei jedem Mahnlauf ausgedruckt. Auf der Liste sind alle Debitoren aufgelistet, welche in den Mahnungen enthalten sind. Die Mahnliste wird mit den gleichen Vorgaben wie die Mahnungen gedruckt, das heisst vom gleichen Stichtag aus. Auf der Mahnliste wird nun anhand der Liste des letzten Monats farblich gekennzeichnet, in welcher Mahnstufe sich der jeweilige Debitor befindet. Rot steht für bereits Betriebene, gelb für die 2. Mahnung und grün für die 1. Mahnung.

5 1.2.6 Gutschriften Mit den Mahnungen werden auch offene Gutschriften ausgedruckt. Für die offenen Gutschriften gibt es keinen Stichtag, das heisst, die Gutschriften werden über den Stichtag hinaus miteinbezogen. Dies ist sehr nützlich, da eine Gutschrift auch nach dem Ausstellen einer Rechnung erstellt werden kann. Somit wird durch das Einbeziehen der Gutschriften verhindert, dass wir Kunden auf einen grösseren Betrag mahnen als sie uns schulden Mahnungen sortieren Nun werden die Mahnungen sortiert und gleichzeitig auf der Liste abgehakt. Aussortiert werden folgende Mahnungen: Bereits betriebene Kunden: Kunden, welche bereits betrieben wurden, fallen in unserem System immer noch in den Mahnlauf, solange der geschuldete Betrag nicht gutgeschrieben wurde. Der Betrag aus einer Betreibung wird bei uns erst bei Eingang der Zahlung oder nach Erhalt eines Verlustscheins abgeschrieben. Deshalb befinden sich einige Betriebene noch immer im Mahnlauf, obwohl sie keine Mahnung erhalten. Schulen: Schulen erhalten keine schriftliche Mahnung, sondern werden durch mich telefonisch um Zahlung gebeten. Spezialfälle: Spezialfälle sind besondere Fälle, wie beispielsweise Kunden mit Rechnungen über besonders grosse Beträge, welche unbedingt persönlich kontaktiert werden müssen. Auch Kunden, welche sich melden und um eine längere Zahlfrist bitten, zählen zu den Spezialfällen Einzahlungsscheine Wie in Punkt angedeutet, werden bei den Mahnungen spezielle Einzahlungsscheine verwendet. Der Betrag der jeweiligen Mahnung wird von Hand auf dem Einzahlungsschein eingetragen. Die Mahnung wird dann gefaltet und zusammen mit dem Einzahlungsschein an den Kunden verschickt Schulen anrufen Wie oben bereits erwähnt, werden Schulen bei uns nicht schriftlich gemahnt, sondern telefonisch gebeten zu bezahlen. Dies kann sich durchaus über den eigentlichen Hauptprozess der Mahnungen hinausziehen. Beispielsweise sind die meisten Schulen während den Ferien nicht oder nur teilweise erreichbar Offene Gutschriften abklären Da beim Mahnlauf auch alle Gutschriften aufgelistet werden, ist der Mahntag die ideale Gelegenheit das Buchhaltungssystem zu bereinigen. Da vorwiegend die Lehrlinge für den Vertrieb zuständig sind, ist diese Bereinigung notwendig. Nicht verbuchte Gutschriften können nachträglich ausgebucht werden und Doppelzahlungen werden an den Verlagsleiter weitergeleitet.

6 Ende? Da sich die Mahnungen durch die verschiedenen Nebenprozesse beinahe fliessend in die Betreibungsandrohungen und schliesslich in die Betreibungen hineinbewegen, ist es schwierig den Mahnprozess auf die Tätigkeiten am eigentlichen Mahntag einzuschränken. Auch gibt es Fälle, die in unserem System vermerkt sind und eine kürzere Zahlungsfrist haben, da die Zahlungen schon einige Male ausgeblieben sind Schlusswort Ich hoffe Ihnen mit meiner Beschreibung den Prozess des Mahnwesens einfach und verständlich erläutert zu haben. Der Ablauf dieses Prozesses ist im Grunde immer der gleiche, jedoch ändern sich die Details mit jedem Mal. Mit der Zeit habe ich gelernt, mich den verschiedenen Begebenheiten des Prozesses anzupassen und die entstandenen Folgen schnell und sauber zu bearbeiten. Ich fand es schwierig, mich nur auf die Mahnungen zu begrenzen, da die Mahnungen nur ein Teil des Zahlungsprozesses sind und die einzelnen Teilschritte an andere Prozesse angrenzen können.

7 Flussdiagramm

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11 Muster 3.1. Muster einer Mahnung

12 3.2. Muster Mahnliste