Outlook Tipps & Tricks Band 2

Transkript

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2 Outlook Tipps & Tricks Band 2

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4 Outlook noch mehr Tipps & Tricks Die besten Lösungen der Planet-Outlook-Profis OLAF VON HOFF

5 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. Die Informationen in diesem Produkt werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind Verlag und Herausgeber dankbar. Alle Rechte vorbehalten, auch die der fotomechanischen Wiedergabe und der Speicherung in elektronischen Medien. Die gewerbliche Nutzung der in diesem Produkt gezeigten Modelle und Arbeiten ist nicht zulässig. Fast alle Hardware- und Softwarebezeichnungen und weitere Stichworte und sonstige Angaben, die in diesem Buch verwendet werden, sind als eingetragene Marken geschützt. Da es nicht möglich ist, in allen Fällen zeitnah zu ermitteln, ob ein Markenschutz besteht, wird das -Symbol in diesem Buch nicht verwendet. Umwelthinweis: Dieses Buch wurde auf chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt. Um Rohstoffe zu sparen, haben wir auf Folienverpackung verzichtet ISBN by Markt+Technik Verlag, ein Imprint der Pearson Education Deutschland GmbH, Martin-Kollar-Straße 10 12, D München/Germany Alle Rechte vorbehalten Umschlaggestaltung: Thomas Arlt, tarlt@adesso21.net Outlook-Grafiken: Outlook-Zielichowski ( Lektorat: Jürgen Bergmoser, jbergmoser@pearson.de Herstellung: Elisabeth Prümm, epruemm@pearson.de Korrektorat: Sandra Gottmann Satz und Layout: mediaservice, Siegen ( Druck und Verarbeitung: Bercker, Kevelaer Printed in Germany

6 INHALTS- VERZEICHNIS

7 Inhaltsverzeichnis Vorwort 13 1 Vorbereitungen Outlook im Patchfieber Fehlerprävention Unterstützte Outlook-Versionen Ermittlung der Outlook-Version Die Registrierung Übersicht mit Ansichten Suchen gewusst wie! Neu! Outlook 2007 und die Office-Diagnose 29 2 Hosted Exchange der Praxischeck Anbietercheck 1& Einrichtung Outlook-Integration: Gemeinsame Nutzung Anbietercheck: Quality Hosting Einrichtung Outlook-Integration Anbieterfazit Anbietercheck: Arvato-Systems von Bertelsmann Einrichtung Outlook-Integration Anbieterfazit Anbietercheck: Skyfillers Einrichtung Outlook-Integration: Anbieterfazit Anbietercheck: Webmaxx Outlook-Integration Anbieterüberblick* MailXchange Hosted Service der Gesamtcheck Anschaffungskosten Betriebskosten Workflow-Kompatibilität 105 6

8 Inhaltsverzeichnis Technische Unterstützung Backup Sicherheit Immer schön synchron Datensynchronisation mit Outlook Syncing.net Outlook-Connector Der Aktenkoffer Google Calendar Sync Teamkalender mit Outlook Windows Live FolderShare Problemfall Exchange Server Outlook findet keinen Exchange Server Läuft der Dienst, der den Informationsspeicher, also die Exchange-Datenbank, verwaltet? Steht die Netzwerkverbindung zum Exchange Server? Klappt die Namensauflösung nicht? Ist die Protokollbindung o.k.? Verliert Outlook massiv an Performance? Der Cache-Modus und die Offline-Datei Stellen Sie fest, ob der Offline-Ordner synchronisiert wird Erneutes Synchronisieren der Ordner Ist die Offline-Datei beschädigt? Sind Ihre Exchange Server-Unterstützungsdateien beschädigt? Nach Einrichten eines Postfaches verschwinden alle Mails aus dem Posteingang Ist Ihr Postfach zu klein? Der Abwesenheits-Assistent funktioniert nicht Warum wird pro Absender nur eine Abwesenheitsnachricht versendet? Warum erscheint die Ordnerliste plötzlich in Englisch? Meine Outlook-Regel leitet keine Mails (automatisch) in das Internet weiter 170 7

9 Inhaltsverzeichnis 4.9 Exchange Server-Papierkorb (Dumpster) mit Outlook nutzen Ordnerberechtigungen setzen Probleme mit Regeln (beschädigte oder verborgene Postfachregeln) Neue Nachrichten werden erst nach Ordnerwechsel angezeigt Probleme und Lösungen Reloaded Quo vadis, Ordnerliste? Hilfe, ich bekomme Fehlermeldungen beim Outlook-Start! Der Outlook-Start verlangsamt sich extrem Hilfe, Junk- s werden nicht mehr gefiltert! Hilfe, mein Outlook ist so langsam! Neue Windows Desktop Search Hilfe, die Outlook-Suche funktioniert nicht richtig! Lookeen Xobni Hilfe, mein Outlook versucht immer wieder, unsichtbare Mails zu versenden! PSTWalker der Outlook-Röntgenapparat Hilfe, die Passwörter für die -Konten in Outlook werden nicht mehr gespeichert! Windows Vista und Outlook Hilfe, ich kann Besprechungsanfragen nicht automatisch akzeptieren! Hilfe, Zip-Dateien werden im Einfügen-Menü nicht angezeigt! Hilfe, Termine werden auf dem iphone falsch dargestellt! Hilfe, ich kann gespeicherte *msg-dateien nicht mehr öffnen! Hilfe, die Feiertage sind verschwunden! Hilfe, meine Hyperlinks sind blockiert! Hilfe, meine gesendeten s erreichen den Absender mit zusätzlichen Zeilenumbrüchen! Meine Regeln funktionieren nicht wie erwartet! Hilfe, die Erinnerungen funktionieren nicht mehr! Hilfe, ich erhalte seltsame Fehlermeldungen bei der Erstellung eines Termins! Hilfe, ich erhalte eine Fehlermeldung beim Anlegen eines IMAP-Kontos! Hilfe, ich bekomme animierte Grafiken nicht mehr angezeigt! 216 8

10 Inhaltsverzeichnis 5.20 Hilfe, Outlook 2007 stürzt nach dem Upgrade kommentarlos ab! Hilfe, im Datei-Menü existiert der Eintrag Importieren/ Exportieren nicht mehr! Hilfe, mein Kontakte-Ordner erscheint nicht im Adressbuch! Hilfe, alle Adressen erscheinen doppelt im Adressbuch! Hilfe, ich kann die Excel-Datei als Anhang nicht mehr öffnen! Outlook-Themen der Praxischeck Adressbuch-Sicherheit Zugriffe steuern Die Sache mit der Outlook-Datensicherung! Umtausch nicht ausgeschlossen der Ordnerwechsel Der Austausch ein Händchen für Auswechselungen Backup Memory wer gehört zu wem? Der Outlook-Spurenleser die Outlook-Dateipfade Persönlicher Ordner Symbolleisten Junk- -Einstellungen Regeln Konten Benutzerdefinierte Kategorien Benutzerdefinierte Felder Benutzerdefinierte Ansichten Optionseinstellungen Add-Ins Druckeinstellungen Navigationsleiste inkl. Verknüpfungen Übermittlungseinstellungen Signaturen RSS-Feeds Makros & VBA-Projekte Briefpapiere Vorlagen Wörterbuch Outlook-Leiste inklusive Verknüpfungen Filter Benutzerdefinierte Formulare Persönliches Adressbuch 264 9

11 Inhaltsverzeichnis Autovervollständigung Business Contact Manager Übertrag zwischen verschiedenen Outlook-Versionen Automatische Sicherungen Die Sache mit den Signaturen! Signatur einfügen via Senden an Die Signatur-Polizei Verhinderung lokaler Signaturen Die Sache mit den Hinweisdialogen Die Sache mit den Gruppenrichtlinien Download der Gruppenrichtlinien-Vorlagen Gruppenrichtlinien für Netzwerkumgebung Gruppenrichtlinien für den lokalen Computer Outlook FAQ Extra Large Thema: Update: Wie funktionieren die Autoeingabe-Features mit Outlook? Update: Wie kann ich mich über neu eintreffende s informieren lassen? Wie kann ich zum Löschen vorgesehene IMAP-Nachrichten ausblenden? Thema: Einstellungen Wie kann ich das Outlook 2007-Farbschema ändern? Warum gehen verknüpfte Kategorien beim Weiterleiten verloren? Wie kann ich ein Outlook-Profil umbenennen? Wie verhindere ich, dass Outlook schließt? Update: Warum synchronisiert ActiveSync nur Unterordner? Wie kann ich die Tastenkombination für den -Versand deaktivieren? Wie verändere ich die Schriftart bei einkommenden Mails? Wie ändere ich das Outlook 2007-Design in klassische Menüs?

12 Inhaltsverzeichnis 7.3 Thema: Kalender Wie blende ich Wochennummern in den Datumsnavigator ein? Thema: Drucken Wie drucke ich einzelne Bereiche einer mit Outlook 2007 aus? Thema: Exchange Server & Administration Warum kann ich den Persönlichen Ordner in einem Exchange-Profil nicht zum Standard machen? Wie kann ich die Erstellung von privaten -Konten verhindern? Thema Formulare Wie unterdrücke ich das Einfügen der Standardsignatur in benutzerdefinierten Formularen? Makros was nicht passt, wird passend gemacht Vorbereitungen Makrowarnung umgehen Digitales Zertifikat erstellen Makros samt Zertifikat in Outlook einfügen Makros in die Symbolleiste einfügen Eingebettete Grafiken ins Dateisystem speichern Ordnerinhalte bequem löschen Geänderte ohne Nachfrage löschen Anlagen mit Serienbrief Ordnerstruktur aufklappen Pfad ermitteln Nachverfolgung per Mausklick IMAP-Elemente automatisch löschen Datum in Betreff einfügen Betreff-Erinnerung Postausgang leeren 337 Stichwortverzeichnis

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14 Vorwort

15 Vorwort Outlook und sein Funktions-Füllhorn sind nicht in allen Teilen vergnügungssteuerpflichtig. Noch dazu kursiert in den diversen Communities eine Reihe von Halbwahrheiten und Lösungsplacebos, die von einem Help-Desk zum anderen vererbt werden. Leider trägt die Verbreitung dieser Outlook-Falschmeldungen nicht zur Wahrheitsfindung bei, hat jedoch leider direkte Auswirkung auf die Zeit, die Sie benötigen, um mit Outlook weiterzuarbeiten. Denn nicht jeder Outlook-Anwender hat die Zeit, stundenlang beim Troubleshooting Stille Post zu spielen. Ich möchte, dass Sie Spaß haben, mit Outlook zu arbeiten, und jeden Fehler als Chance begreifen, etwas mehr über Ihren - Client zu erfahren. Es gibt keinen Grund, sich mit blutdruckerhöhenden Programmunzulänglichkeiten abzufinden. Wandeln Sie den Frust über Outlook (und eigene Flüchtigkeitsfehler) in eine gesunde Neugierde auf Ursache und Wirkung im beliebtesten Personal-Information-Manager der Welt um. Denn dass eine Wechselwirkung zwischen schlechter Laune und PC-Malaise besteht, wird niemand bestreiten. Und dass alles mit allem zusammenhängt, ist gerade im Computerbereich schon längst keine Binsenweisheit mehr. Ich würde mich freuen, wenn Sie von meiner ganz persönlichen Outlook-Chaostheorie profitieren könnten und möchte Sie davon überzeugen, dass Outlook auch nur ein virtueller Organismus ist, mit Schwächen und Stärken. Mit dem zweiten Teil von Outlook Tipps & Tricks gebe ich Ihnen wieder den gewohnten Mix aus Direktlösungen und Hintergrundinformationen an die Hand damit Ihr Alltag mit Outlook problemfrei bleibt und so funktioniert wie ein Schiedsrichter, der immer dann gute Noten bekommt, wenn man sich nicht mit ihm beschäftigen muss. Und wenn Sie sich doch mal wieder in einer Outlook-Depression befinden, denken Sie an Ihren prominenten Leidensgenossen Jeff Raikes, seines Zeichens scheidender Office-Chefentwickler, der unumwunden zugab, glücklich damit zu sein, ein Unternehmen geleitet zu haben, dessen Produkte er selbst verwende. Immerhin ein kleiner Trost Ihr Autor Olaf v. Hoff 14

16 Vorbereitungen KAPITEL 1

17 Kapitel 1 Vorbereitungen 1.1 Outlook im Patchfieber Fehlerprävention Den einen oder anderen Anwender mag es nicht unbedingt überraschen: Innerhalb des letzten Jahres ist Outlook nicht zum Sieger im Contest Deutschland sucht die Super- Software geworden. Im Gegenteil: Die Redmonder Software-Schmiede möchte Sie auch weiterhin nicht in Ruhe arbeiten lassen und ignoriert deshalb den ganzjährig gültigen Technik-Sinnspruch Never change a running system nach Leibeskräften. Im Namen der Sicherheit feuert der größte Software-Hersteller der Welt weiterhin fröhlich Service Packs, Hotfixes und Patches ins Programm-Nirwana ohne Rücksicht auf Anwenderverluste. Aber gerade in Sachen Sicherheit übersteuert Microsoft deutlich vielleicht auch ein Tribut an den vor allem von der einschlägigen Fachpresse kreierten Sicherheits-Hype. In gefühltem Stundenabstand werden Patch-Days ausgerufen, um vermeintliche Sicherheitslücken zu stopfen, die dann von der einschlägigen PC-Presse mit dicken Schlagzeilen zur letzten Rettung vor dem PC-Armageddon hochstilisiert werden. Von diesem künstlich erschaffenen Angstszenario profitieren aber auch und vor allem die Hersteller von Antiviren-Software. Die Legende von der großen Hacker- Verschwörung lässt die Kassen bei Symantec & Co. ordentlich klingeln. Allein 2006 wurden im Bereich Systemsicherheit über 4 Milliarden US-Dollar umgesetzt. 1 Dabei begreift kaum noch jemand, welcher vermeintlichen Gefahr er durch das erneute Update denn jetzt schon wieder entronnen ist und ob diese Gefahr tatsächlich realistischerweise bestand. Und die Beschreibungen der Angriffsschnittstelle hören sich oft so an, als müsse der potenzielle Angreifer digitaler Mentalist sein, um einen realen Schaden für Outlook entstehen zu lassen. Die Wahrheit ist: Selbst Update-Totalverweigerer leben nicht wesentlich gefährlicher als brave Update-Sammler. Denn: Wer Ihnen und Ihrem PC persönlich schaden möchte, wird das immer und überall tun können. Trotz Antiviren-Software, Sicherheitspatches, Benutzerkontensteuerung und Systemdateischutz. Immer öfter sind Patches oder Updates Ursache von Outlook-Problemen. Beispiele gefällig? Das Security Update KB KB (siehe Kapitel 5, Abschnitt 5.4, Hilfe, mein Outlook ist so langsam! ) vom März 2008, das selbst die interne Verlinkung und Verknüpfung in Outlook mit Sicherheitsabfragen belegte, führte zu massiven Funktionseinschränkungen bei installierten Add-Ins und beeinträchtigte die Outlook- Performance beim Programmstart (schon ab Werk nicht gerade das hervorstechendste Merkmal dieser Outlook-Version) erheblich. Das Service Pack 3 für Office 2003 setzte die Rechtschreibprüfung in Outlook außer Gefecht und musste mit einem eilig

18 1.1 Outlook im Patchfieber Fehlerprävention nachgeschobenen Hotfix ( korrigiert werden. Der Knackpunkt: Mit der aktivierten, automatischen Update-Funktion für Windows bzw. Office fällt es schwer, einzelne Updates als Problemverursacher herauszufiltern. Deshalb mein Rat: Deaktivieren Sie die automatische Update-Funktion. In der Regel dauert es drei bis vier Wochen, bis sich erste Fehler und Schwierigkeiten mit Patches manifestieren. Sollten auch nach dieser Karenzfrist keine Probleme auftauchen, können Sie einzelne, wichtige Updates immer noch manuell über das zentrale Office-Update-Portal herunterladen und installieren. Abbildung 1.1: Automatisches Update 17

19 Kapitel 1 Vorbereitungen Achtung Verstehen Sie mich nicht falsch: Auch wenn Sie die automatische Update- Funktion deaktiviert haben, ist es grundsätzlich ratsam, zumindest mit den wichtigen ServicePacks in Outlook versorgt zu sein und sich diese manuell zu installieren. Jedoch existiert kein vernünftiger Grund, die Selbstbestimmung für Ihren Rechner völlig aufzugeben und ihn ungefiltert mit allen Microsoft- Updates zu konfrontieren. Und so deaktivieren Sie die automatische Update-Funktion Windows XP: Abbildung 1.2: Automatische Updates deaktivieren (Windows XP) 1. Wechseln Sie über den Start-Button und Einstellungen in die Systemsteuerung. 2. Doppelklicken Sie den Punkt Automatische Updates. 3. Markieren Sie die Option Automatische Updates deaktivieren. 18

20 1.1 Outlook im Patchfieber Fehlerprävention Windows Vista: Abbildung 1.3: Automatische Updates deaktivieren (Windows Vista) 1. Wechseln Sie über den Start-Button in die Systemsteuerung. 2. Doppelklicken Sie den Eintrag Windows Update. 3. Klicken Sie auf Einstellungen ändern. 4. Markieren Sie die Option Nie nach Updates suchen. Hinweis Nach der Deaktivierung der automatischen Update-Funktion beschwert sich das System sofort in Form einer Sicherheitswarnung in Gestalt eines roten Icons im Systray, die Sie eigentlich getrost ignorieren können. Wenn Sie die Chance dazu hätten: Denn bei jedem Neustart fordert Sie die Windows- Sicherheitswarnung erneut auf, Ihr schändliches Tun zu überdenken. Das nervt und kann deaktiviert werden: 19

21 Kapitel 1 Vorbereitungen Windows XP: 1. Klicken Sie auf den Start-Button, Einstellungen und Systemsteuerung. Abbildung 1.4: Das Windows XP-Sicherheitscenter 2. Doppelklicken Sie den Eintrag Sicherheitscenter. 3. Wählen Sie den Punkt Warnungseinstellungen des Sicherheitscenters ändern. 4. Deaktivieren Sie die Checkbox Automatische Updates und bestätigen mit OK. 20

22 1.1 Outlook im Patchfieber Fehlerprävention Abbildung 1.5: Warnungen deaktivieren Windows Vista: 1. Klicken Sie auf den Start-Button, Einstellungen und Systemsteuerung. Abbildung 1.6: Warnungen ausschalten 21

23 Kapitel 1 Vorbereitungen 2. Doppelklicken Sie den Eintrag Sicherheitscenter. 3. Wählen Sie den Punkt Die Sicherheitscenter-Benachrichtigungsmethode ändern. Abbildung 1.7: Systray-Symbol und Benachrichtigung deaktivieren 4. Wählen Sie den Punkt Keine Benachrichtigung senden und das Symbol nicht anzeigen. 1.2 Unterstützte Outlook-Versionen Das Outlook-Lösungsbuch beschäftigt sich mit Outlook 2000, Outlook 2002, Outlook 2003 und Outlook Ermittlung der Outlook-Version Bitte ermitteln Sie über das Fragezeichen in der Symbolleiste und Info (oder Info über Outlook) Ihre Outlook-Version. Im umrahmten Fenster sehen Sie zuerst die Outlook-Version, in Klammern die Versionsnummer und als Abschluss den Update-Stand. Ist nach der Versionsnummer nichts vermerkt, ist kein Office-Update eingespielt. 22

24 1.3 Die Registrierung Abbildung 1.8: Ermittlung der Outlook-Version 1.3 Die Registrierung Viele Lösungsbeschreibungen führen Sie in die Windows-Registrierungsdatenbank. Bei der Registrierung handelt es sich quasi um die Windows-Bürokratie, sprich den theoretischen Unterbau der grafisch aufbereiteten Programmoberfläche. Es existieren fünf Hauptbereiche, auch Schlüssel genannt. Schlüsselnamen Abkürzung Beschreibung HKEY_CLASSES_ROOT HKCR Hier werden u.a. Dateiverknüpfungen gespeichert. HKEY_CURRET_USER HKCU Hier werden alle Informationen des aktuell angemeldeten Windows-Benutzers gespeichert. HKEY_LOCAL_MACHINE HKLM Hier werden die Informationen gespeichert, die benutzerübergreifend für den gesamten Rechner gültig sind. 23

25 Kapitel 1 Vorbereitungen Schlüsselnamen Abkürzung Beschreibung HKEY_USERS HKU Die Hauptverwaltung für alle benutzerspezifischen Einstellungen und Informationen HKEY_CURRENT_CONFIG HKCC Hier werden die Referenzen auf die Hardwareprofile gespeichert. Tabelle 1.1: Bereiche der Registrierung Achtung Der zweite Teil des Outlook-Lösungsbuches führt Sie nur in die Bereiche von HKEY_CURRENT_USER und HKEY_LOCAL_MACHINE. Die Baumstruktur der Registrierung ähnelt der des Windows-Explorers und ist alphabetisch geordnet. Viele Einträge in Sachen Outlook sind in Bereichen zu finden, die mit der Outlook-Versionsnummer gekennzeichnet sind. Die nachfolgende Tabelle zeigt Ihnen, welche Versionsnummer welcher Outlook-Generation zugeordnet ist. Registrierungsnummer Outlook-Version 9.0 Outlook Outlook Outlook Outlook 2007 Tabelle 1.2: Zuordnung der Outlook-Versionsnummern Hinweis Wie aus gut unterrichteten Kreisen zu erfahren war, überspringen die Redmonder für das Office 2010 die Versionsnummer 13.0 aus Angst, das Projekt könnte mit dieser Versionsnummer unter einem schlechten Stern stehen. 24

26 1.4 Übersicht mit Ansichten 1.4 Übersicht mit Ansichten Arbeiten Sie im Zusammenhang mit dem zweiten Teil von Outlook Tipps & Tricks in Outlook grundsätzlich nur mit der Ordnerliste. Diese Darstellungsform ist die einzige, die Ihnen den vollen Überblick über Ihre Outlook-Elemente verschafft. Sie blenden diese in Outlook 2000 und Outlook 2002 über Ansicht und Ordnerliste ein. In Outlook 2003 sowie 2007 klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Button in der Navigationsleiste und wählen den Eintrag Navigationsbereichsoptionen. Aktivieren Sie hier die Checkbox vor Ordnerliste. Abbildung 1.9: Die Ordnerliste in Outlook 2003 & Outlook

27 Kapitel 1 Vorbereitungen 1.5 Suchen gewusst wie! Nehmen Sie zuerst alle erforderlichen Sucheinstellungen vor: Viele Dateien und Ordner werden von den Suchfiltern ab Werk nicht erfasst, weil sie entweder vom System versteckt oder ausgeblendet werden. Da viele Lösungsszenarien das Suchen und vor allem Finden solcher Dateien voraussetzen, ist es besonders wichtig, Ihr Betriebssystem so zu präparieren, dass Sie möglichst präzise Ergebnisse erhalten. Windows XP: 1. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Start-Button und auf Explorer. Im Windows-Explorer wählen Sie im Menü Extras und Ordneroptionen. Wechseln Sie auf die Registerkarte Ansicht und aktivieren in der Liste unter Erweiterte Einstellungen die Optionen Alle Dateien und Ordner anzeigen (siehe Abbildung 1.10). Abbildung 1.10: Einblenden versteckter Dateien 26

28 1.5 Suchen gewusst wie! 2. Deaktivieren Sie anschließend die Optionen Geschützte Systemdateien ausblenden (empfohlen) und Erweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden. 3. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf den Start-Button, und wählen Suchen. Aktivieren Sie die folgenden Checkboxen im Suchfenster (siehe Abbildung 1.11) unter Weitere Optionen: Systemordner durchsuchen, Versteckte Elemente durchsuchen und Unterordner durchsuchen. Wählen Sie unter Suchen in den Eintrag Lokale Festplatten und geben den Suchbegriff in das Eingabefeld unter Gesamter oder Teil des Dateinamens ein. Klicken Sie abschließend auf den Button Suchen. Abbildung 1.11: Sucheinstellungen unter Windows XP 27

29 Kapitel 1 Vorbereitungen Windows Vista: 1. Da die Wahrscheinlichkeit in Windows Vista hoch ist, dass nicht alle Dateien durch die indizierte Suche erfasst werden, überlisten Sie die indizierte Suche einfach. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Start-Button und wählen Suchen. Klappen Sie den Drop-down-Pfeil neben Erweiterte Suche auf. Wählen Sie als Ort Lokale Festplatten und geben unter Name den Suchbegriff ein. Aktivieren Sie außerdem unbedingt die Checkbox Nicht indizierte, versteckte und Systemdateien einbeziehen (evtl. langsam). Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Suchen. Abbildung 1.12: Die erweiterte Suche in Windows Vista 28

30 1.6 Neu! Outlook 2007 und die Office-Diagnose 2. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Start-Button und auf Explorer. Im Windows-Explorer rufen Sie über (Alt) das Explorer-Menü auf und wählen Extras und Ordneroptionen. Wechseln Sie auf die Registerkarte Ansicht und aktivieren in der Liste unter Erweiterte Einstellungen die Optionen Alle Dateien und Ordner anzeigen. 3. Deaktivieren Sie anschließend die Optionen Geschützte Systemdateien ausblenden (empfohlen) und Erweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden 1.6 Neu! Outlook 2007 und die Office-Diagnose Unter Outlook 2007 wurde die Funktion Erkennen und Reparieren innerhalb des Programms durch die Office-Diagnose ersetzt. Abbildung 1.13: Die Office-Diagnose Achtung Um mit der Office-Diagnose zu sinnvollen Ergebnissen zu kommen, sollten Sie unter Extras, Vertrauensstellungscenter und Datenschutz die Checkbox Datei in bestimmten Abständen herunterladen, mit der Systemprobleme bestimmt werden können aktivieren (siehe Abbildung 1.14). Bitte halten Sie außerdem den Office 2007-Datenträger bereit! 29

31 Kapitel 1 Vorbereitungen Abbildung 1.14: Diagnosedatei regelmäßig erneuern Die Diagnosebereiche im Überblick Diagnosebereich Installationsdiagnose Datenträgerdiagnose Arbeitsspeicherdiagnose Funktion Hier wird überprüft, ob Dateien und Registrierungseinstellungen in der Office 2007-Installation beschädigt sind. Hier handelt es sich um die Erkennen und Reparieren-Funktion früherer Office-Versionen. Hier wird die Festplatte auf potenzielle Fehler überprüft. Außerdem wertet die Office Diagnose das Windowseigene Ereignisprotokoll aus. Hier wird die Integrität bzw. Funktionalität des eingebauten Arbeitsspeichers (RAM) überprüft. 30

32 1.6 Neu! Outlook 2007 und die Office-Diagnose Diagnosebereich Updatediagnose Kompatibilitätsdiagnose Auf bekannte Lösungen überprüfen Funktion Hier wird überprüft, ob Sie mit Outlook (Office) 2007 auf dem neuesten Service-Pack-(Update-)Stand sind. Mit diesem Test wird ermittelt, ob sich verschiedene Office- Versionen auf Ihrem Rechner befinden, die zu Inkompatibilitäten und Problemen führen können. Die Office-Diagnose wertet hier die Informationen der Programmabstürze aus und präsentiert Ihnen Online- Lösungen im Microsoft Support Center. Tabelle 1.3: Diagnosebereiche Und so führen Sie die Office-Diagnose aus: 1. Klicken Sie auf das Fragezeichen am rechten Rand der Menüleiste und wählen anschließend den Punkt Office-Diagnose. Abbildung 1.15: Erster Schritt der Office-Diagnose 31

33 Kapitel 1 Vorbereitungen 2. Wählen Sie im ersten Dialogfenster Weiter. Abbildung 1.16: Zweiter Schritt der Office-Diagnose: Diagnosebereiche 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Diagnose ausführen. Abbildung 1.17: Dritter Schritt der Office-Diagnose: Diagnoseverlauf 32

34 1.6 Neu! Outlook 2007 und die Office-Diagnose 4. Nach Abschluss der Diagnose klicken Sie auf Weiter. Abbildung 1.18: Vierter Schritt der Office-Diagnose: Ergebnisübersicht Über Detaillierte Ergebnisse können Sie Ihre Outlook-(Office-)Problemzonen auswerten. 33

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36 Hosted Exchange der Praxischeck KAPITEL 2

37 Kapitel 2 Hosted Exchange der Praxischeck Outlook im Team über Intra- bzw. Internet nutzen grundsätzlich eine gute und sinnvolle Idee. Kamen technische Entscheider noch vor ein paar Jahren am Software- Monolithen Exchange Server nicht vorbei, hat sich das Angebot für die Teamarbeit in Sachen Outlook explosionsartig vergrößert. Aus fast jeder Ecke des World Wide Web strömen Lösungen auf den Anwender ein. Diese Vielfalt ist oft mehr Fluch als Segen. Denn welches Unternehmen verfügt schon über die Zeit und die Ressourcen, wirklich alle infrage kommenden Lösungen auf Herz und Nieren zu testen? Es existiert kaum ein Bereich innerhalb der IT-Branche, in dem sich eingekaufte Outlook-Lösungen so oft als Fehlschlag erweisen und das IT-Budget unnötig belasten. Aber warum eine bestimmte Lösung gleich kaufen und sich damit auf Gedeih und Verderb diesem einen, festgeschraubten IT-Szenario ausliefern? Da erscheint der Trend zur Mietlösung (z.b. Hosted Exchange) in vielerlei Hinsicht der optimale Weg aus der Budgetfalle zu sein. SaaS ist das Schlagwort der Stunde, und bedeutet nicht, dass Ihr PC von einer virtuellen Mutation der Vogelgrippe befallen wird, sondern meint schlicht Software As A Service, d.h., Ihre Outlook-Lösung samt Hard- und Software wird nur abonniert und online genutzt, nicht gekauft. Auch Microsoft hat diese Entwicklung erkannt und wird ab 2009 voraussichtlich eigene Hosted Exchange-Lösungen anbieten. Aber reicht die Tatsache, dass Hosted Exchange die Angst vor der komplexen Exchange-Technologie abgebaut hat und zum Massenphänomen avanciert, auch in puncto Outlook-Teamarbeit für gute Noten? Outlook Tipps & Tricks 2 hat Hosted-Lösungen unter die Lupe genommen: Abbildung 2.1: Virtuelle Software vs. Datenträger 36

38 2.1 Anbietercheck 1&1 2.1 Anbietercheck 1&1 1&1 ist ohne Zweifel der Pionier in Sachen Exchange Hosting. Seit dem Jahr 2000 und als erster europäischer Microsoft-Partner für Hosted-Lösungen bietet der Konzern mit Stammsitz in Montabaur Mietpostfächer an- und betreut mittlerweile über Kunden. Um die Postfächer zu aktivieren und zu konfigurieren, steht jedem Kunden ein Webportal zur Verfügung, dem man es anmerkt, dass hier Experten in Sachen Benutzerführung am Werk waren Einrichtung Hinweis Hosted Exchange-Services können Sie nur mit Outlook 2003 oder Outlook 2007 nutzen, da nur diese Outlook-Versionen über die benötigte RPC over HTTP-Technologie verfügen. Die Mindestvoraussetzung für Ihr Betriebssystem: Windows XP inklusive Service Pack 1. Sollten Sie Outlook 2003 noch nicht auf den aktuellen Service-Pack-Stand gebracht haben (derzeit: Service Pack 3), ist dieser Patch zu installieren: Und so konfigurieren Sie das Hosted Exchange-Postfach: 1. Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten in das Webportal ein Abbildung 2.2: Einloggen ins Konfigurationsportal 37

39 Kapitel 2 Hosted Exchange der Praxischeck 2. Klicken Sie auf den Eintrag Exchange-Postfach/OWA. Abbildung 2.3: Postfacheintrag 3. Betätigen Sie den Button Einrichten neben dem entsprechenden Postfach. 4. Wählen Sie aus, ob Sie eine bestehende -Adresse als Weiterleitung nutzen möchten oder die vom System generierte. Wenn es Ihnen jedoch darauf ankommt, dass Ihre Absenderadresse mit dem Postfach verbunden wird, empfiehlt sich Ersteres oder Sie aktivieren über den Menüpunkt Domains die Inklusiv-Domäne. Abbildung 2.4: -Adresse einrichten 5. Die Aktivierung des Postfachs ist abgeschlossen Outlook-Integration: Outlook 2003: 1. Klicken Sie auf den Start-Button und wechseln in die Systemsteuerung. 2. Wählen Sie den Eintrag Mail und klicken auf den Button Profile anzeigen. 3. Erstellen Sie über Hinzufügen ein neues Profil und bestätigen mit OK. 38