Verhaltenskodex für Lieferanten Grundsätze und Standards für Geschäftstätigkeiten mit QuintilesIMS

Transkript

1 Verhaltenskodex für Lieferanten Grundsätze und Standards für Geschäftstätigkeiten mit QuintilesIMS

2 Grundsätze und Standards für Geschäftstätigkeiten mit QuintilesIMS QuintilesIMS verpflichtet sich zu nachhaltigen Geschäftspraktiken. Auf der Grundlage international anerkannter Standards soll dieser Supplier Code of Conduct ( Code ) dazu beitragen, soziale Verantwortung und Umweltbewusstsein zu stärken. 2

3 Ethik und Compliance Arbeit und Menschenrechte Umwelt Gesundheit und Sicherheit Managementsysteme Zusammenarbeit mit QuintilesIMS

4 Ethik und Compliance Lieferanten müssen integer handeln und für alle Geschäftspraktiken die strengsten ethischen Verhaltensstandards anlegen. Rechtliche Compliance Lieferanten müssen alle geltenden Gesetze und Vorschriften der Länder befolgen, in denen sie tätig sind. Antikorruptionsrichtlinien Lieferanten ist jede Form von Bestechung, Korruption, Erpressung oder Veruntreuung untersagt. Lieferanten müssen alle geltenden Gesetze oder Vorschriften zur Korruptionsbekämpfung einhalten. Lieferanten ist das Annehmen oder Akzeptieren von Bestechungsgeld, Schmiergeld oder die Beteiligung an sonstigen illegalen Aktivitäten zur Verkaufsförderung im Rahmen von geschäftlichen oder behördlichen Beziehungen untersagt. Faire Geschäftspraktiken Lieferanten müssen im Vertrieb und in der Werbung faire Geschäftsstandards einhalten. Lieferanten müssen ihr Geschäft in Übereinstimmung mit den für einen fairen Wettbewerb geltenden Gesetzen und dem Kartellrecht führen. Die Einhaltung der QuintilesIMS Standards und der rechtlichen Anforderungen, denen unsere Geschäftstätigkeit unterliegt, ist entscheidend für unseren Erfolg. Offenlegen von Informationen Lieferanten müssen Informationen über ihre geschäftlichen Aktivitäten, finanzielle Situation und Leistung den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechend korrekt dokumentieren und offenlegen. Lieferanten müssen für ihre Buchführung die geltenden rechtlichen, regulatorischen und steuerrechtlichen Anforderungen erfüllen und die allgemein anerkannten Buchführungspraktiken befolgen. Datenschutz und geistiges Eigentum Lieferanten müssen die rechtlich geschützte Privatsphäre der Beschäftigten und soweit es das Lieferantengeschäft betrifft der Patienten schützen. Lieferanten müssen das Recht an geistigem Eigentum respektieren und vertrauliche Kundeninformationen schützen. 4

5 Ethik und Compliance Tierschutz Soweit es auf ihr Geschäft zutrifft, müssen Lieferanten Tiere human behandeln, einschließlich der Minimierung von Schmerzen und Stress. Tierversuche sollten minimiert und möglichst durch entsprechende Alternativen ersetzt werden. Geschenke und Einladungen Lieferanten müssen die Richtlinien für Geschenke und Einladungen sowie für Interessenkonflikte von QuintilesIMS respektieren, wenn sie mit Vertretern von QuintilesIMS interagieren. Verfahren zur Berichterstattung Lieferanten müssen für ihre Beschäftigten Möglichkeiten bereitstellen, um Bedenken oder illegale Aktivitäten ohne Vergeltungsmaßnahmen oder Repressalien melden zu können. Lieferanten müssen entsprechende Berichte untersuchen und die erforderlichen Korrekturmaßnahmen einleiten.. Mithilfe unserer Verhaltensstandards im Unternehmen sorgen wir für Patientensicherheit und stärken unsere Reputation als integres Unternehmen. 5

6 Arbeit und Menschenrechte Lieferanten müssen sich gegenüber ihren Beschäftigten verpflichten, die Menschenrechte einzuhalten und ihre Mitarbeiter achten und respektieren. Antidiskriminierung und faire Behandlung Lieferanten müssen für eine Arbeitsumgebung sorgen, die frei von illegaler Diskriminierung und Mobbing ist. Lieferanten ist die unmenschliche Behandlung ihrer Mitarbeiter untersagt, wie beispielsweise sexuelle Belästigung oder körperliche Züchtigung. Entlohnung, Zusatzleistungen und Arbeitszeit Lieferanten sind dazu verpflichtet, ihren Mitarbeitern zumindest den gesetzlich oder per Vorschrift festgelegten Mindestlohn sowie alle vorgeschriebenen Zusatzleistungen zu zahlen. Beschäftigten müssen Überstunden entsprechend den geltenden Gesetzen oder Vorschriften bezahlt werden. Lieferanten müssen ihre Beschäftigten zeitgerecht bezahlen und eindeutig darlegen, auf welcher Basis die Beschäftigten bezahlt werden. Die Arbeitszeit der Mitarbeiter darf die per Gesetz oder Vorschrift festgelegte Höchstarbeitszeit nicht überschreiten. Frei gewählte Beschäftigung Lieferanten ist es untersagt, Sklaven- oder Zwangsarbeit beziehungsweise sonstige Formen von unfreiwilliger Arbeit zu nutzen, einschließlich unfreiwilliger Gefangenenarbeit. Kinderarbeit Lieferanten ist der Einsatz von Kinderarbeit untersagt. Beschäftigte unter 18 Jahren dürfen nur für gesundheitlich unbedenkliche Tätigkeiten eingesetzt werden, wobei die folgenden Bedingungen erfüllt sein müssen: 1) das Mindestalter für Beschäftigung in dem Land muss erreicht sein oder 2) das schulpflichtige Alter muss überschritten sein (wobei jeweils das höhere Alter gilt). Vereinigungsfreiheit Lieferanten müssen die folgenden Rechte ihrer Beschäftigten respektieren: Vereinigungsfreiheit, Mitgliedschaft in Gewerkschaften, Betriebsratszugehörigkeit beziehungsweise das Recht auf Kollektivverhandlungen, soweit die lokalen Gesetze hierbei erfüllt werden. Lieferanten ist es untersagt, Mitarbeiter zu benachteiligen, die an entsprechenden Aktivitäten teilnehmen oder als Arbeitnehmervertreter fungieren. 6

7 Umwelt Lieferanten müssen auf umweltfreundliche Weise operieren und sich dazu verpflichten, die Auswirkung ihrer Geschäftstätigkeit auf die Umwelt zu reduzieren. Nachhaltigkeit Lieferanten müssen sich bemühen, die natürlichen Ressourcen zu erhalten, einschließlich Wasser, Energie und Rohstoffe. Lieferanten müssen sich soweit zutreffend bemühen, aus Feststoffen bestehenden Sondermüll, Abwasser und Luftemissionen zu verringern oder zu beseitigen, indem sie geeignete Schutzmaßnahmen in ihre Produktions- und Anlagenprozesse einbinden. Lieferanten müssen sich bemühen, derartige Materialien zu recyceln oder wiederzuverwenden. Lieferanten müssen sich bemühen, klimafreundliche Produkte und Prozesse zu entwickeln, um den Energieverbrauch und den Ausstoß von Treibhausgasen zu senken. Abfallwirtschaft Lieferanten müssen soweit zutreffend Systeme implementieren, die sicherstellen, dass die Sicherheit bei der Handhabung, dem Transport, der Lagerung, dem Recycling, der Wiederverwendung sowie dem Management von Abfall, Luftemissionen und Abwassereinleitungen gewährleistet ist. Risikomanagement Lieferanten müssen Systeme implementieren, die unbeabsichtigtes Auslaufen und Freisetzungen in die Umgebung verhindern beziehungsweise eindämmen. Umweltgenehmigungen und Berichterstattung Lieferanten müssen über alle erforderlichen Umweltgenehmigungen, Lizenzen und Zulassungen verfügen, diese pflegen und auf dem aktuellen Stand halten und alle Vorgaben erfüllen, die sich daraus für die Berichterstattung und die Betriebsabläufe ergeben. 7

8 Gesundheit und Sicherheit Lieferanten müssen für eine sichere und gesundheitlich unbedenkliche Arbeitsumgebung sorgen, einschließlich der vom Lieferanten bereitgestellten Unterbringungsmöglichkeiten. Arbeitsschutz Lieferanten müssen ihre Beschäftigten vor chemischen, biologischen und physikalischen Risiken schützen. Lieferanten müssen entsprechende Kontrollen, Verfahren und Schulungsmaßnahmen bereitstellen, um gesundheitliche Gefahren und Sicherheitsrisiken am Arbeitsplatz einzudämmen, einschließlich soweit möglich von Entlüftungsmaßnahmen, sowie einer angemessenen persönlichen Schutzausrüstung und der erforderlichen Schulung. Eine angemessene persönliche Schutzausrüstung und Schulung müssen den Beschäftigten kostenlos zur Verfügung gestellt werden. Es müssen Sicherheitshinweise zu Gefahrstoffen verfügbar sein, um die Beschäftigten in Bezug auf die betreffenden Risiken zu schulen und sie davor zu schützen; diese müssen in einer Sprache verfasst sein, die die Beschäftigten verstehen. Sicherheitsverfahren und -systeme Lieferanten müssen Verfahren und Systeme bereitstellen, um Arbeitsunfälle und Krankheiten zu managen, zu verfolgen und zu berichten. Die betreffenden Verfahren und Systeme müssen die Beschäftigten zur Berichterstattung ermutigen und die erforderliche medizinische Behandlung sowie entsprechende Korrekturmaßnahmen vorsehen, um die Ursachenbekämpfung zu ermöglichen. Die erforderliche medizinische Behandlung für Verletzungen und Krankheiten, die mit der Arbeitstätigkeit zusammenhängen, muss den Beschäftigten kostenlos gewährt werden. Die Verhängung von Disziplinarmaßnahmen oder eine anderweitige Benachteiligung von Beschäftigten, die Sicherheitsbedenken äußern, ist untersagt. Notfallprävention, Vorbereitung und Reaktion auf Notfälle Lieferanten müssen wahrscheinliche und potenzielle Notfallsituationen innerhalb der Arbeitsumgebung identifizieren und beurteilen; sie müssen außerdem die Auswirkung minimieren, indem sie Notfallpläne und -maßnahmen implementieren. Zu den betreffenden Maßnahmen gehören in jedem Fall Mitarbeiterschulungen und -training, eine angemessene Erste-Hilfe-Ausrüstung, die erforderlichen Brandschutz- und Brandbekämpfungsausrüstung sowie adäquate Notausgänge. 8

9 Managementsysteme Lieferanten müssen Managementsysteme implementieren, um die Einhaltung der geltenden Gesetze und der in diesem Code festgelegten Anforderungen zu ermöglichen. Diese Systeme umfassen die folgenden Elemente: Verpflichtung und kontinuierliche Verbesserung Lieferanten müssen sich zur Einhaltung der Prinzipien dieses Codes verpflichten, indem sie eine Erklärung zu ihrer Sozial- und Umweltverantwortung abgeben beziehungsweise eine entsprechende Richtlinie erstellen und indem sie die erforderlichen Ressourcen bereitstellen. Von Lieferanten wird erwartet, dass sie ihre Nachhaltigkeitsleistung kontinuierlich verbessern, indem sie entsprechende Maßnahmen einführen, wie beispielsweise die Festlegung von Leistungszielen und die Umsetzung von Implementierungsplänen. Risikoeindämmung Lieferanten müssen Verfahren implementieren, um die Risiken hinsichtlich der in diesem Code angesprochenen Bereiche und der geltenden gesetzlichen Vorschriften zu identifizieren und zu managen. Lieferanten müssen einen Business-Continuity-Plan implementieren, um sicherzustellen, dass sie ihre Geschäftstätigkeiten auch im Katastrophenfall ohne wesentliche Unterbrechungen fortsetzen können. Audits, Beurteilungen und Korrekturmaßnahmen Lieferanten müssen in regelmäßigen Abständen Selbstbewertungen vornehmen, um ihre Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften sowie der Prinzipien dieses Codes sicherzustellen. Lieferanten müssen über einen Prozess zur zeitgerechten Korrektur aller Mängel verfügen, die im Rahmen von internen oder externen Audits, Beurteilungen oder Inspektionen festgestellt wurden. 9

10 Managementsysteme Dokumentation Lieferanten müssen eine adäquate Dokumentation pflegen, um die Einhaltung der geltenden gesetzlichen Vorschriften und der in diesem Code festgelegten Prinzipien nachzuweisen. Diese Dokumentation kann von QuintilesIMS nach gegenseitiger Absprache überprüft werden. Lieferkette Lieferanten müssen ihre Lieferkette über die in diesem Code festgelegten Prinzipien informieren und ihre Lieferkette in regelmäßigen Abständen im Hinblick auf ihre Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften sowie dieser Prinzipien beurteilen. Schulung und Kommunikation Lieferanten müssen Programme einführen, die sicherstellen, dass die Beschäftigten über die in diesem Code festgelegten Prinzipien informiert sind. Lieferanten sind dazu angehalten, die Öffentlichkeit eindeutig und genau über die auf ihrer unternehmerischen Verantwortung beruhenden Praktiken und Leistungen zu informieren. Berichterstattung Lieferanten sollten alle mutmaßlichen Compliance- oder Ethik-Verstöße melden, die Dienstleistungen für QuintilesIMS betreffen, indem sie sich mit der QuintilesIMS Business Ethics HelpLine unter oder per Internet unter in Verbindung setzen. 10

11 Zusammenarbeit mit QuintilesIMS Aufträge Aufträge werden von QuintilesIMS zumeist vor der Durchführung der Tätigkeiten erteilt. Aufträge enthalten einen Gesamtbetrag, der nicht überschritten werden darf sowie eine kurze Beschreibung des Postens oder der Dienstleistung, die bestellt wird. In Aufträgen ist die Adresse angegeben, an die die Rechnungen versendet werden sollen. Wenn Lieferanten von einem Mitarbeiter von QuintilesIMS um die Ausführung einer Tätigkeit gebeten werden, sind sie dazu angehalten, gleichzeitig nach einer Auftragsnummer zu fragen. Rechnungen Lieferanten müssen ihre Rechnungen an die Adresse senden, die im Auftrag von QuintilesIMS angegeben ist. Um die ordnungsgemäße und zeitgerechte Bearbeitung von Rechnungen zu gewährleisten, sollte in den Rechnungen stets die Auftragsnummer von QuintilesIMS aufgeführt sein. Soweit keine anderweitigen Vereinbarungen getroffen wurden beziehungsweise es im Auftrag nicht anders vermerkt ist, gelten 60 Tage Netto Kasse als Standardzahlungsziel von QuintilesIMS für korrekt eingegangene, adäquate Rechnungen. 11

12 Kontaktieren Sie uns unter Setzen Sie sich mit der Unternehmensethik-HelpLine in Verbindung: Copyright 2016 QuintilesIMS. Okt Ver. 1.