fast, secure and simple communication between company, board and shareholders empowering board & shareholders

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1 fast, secure and simple communication between company, board and shareholders empowering board & shareholders

2 for BoARD and Shareholders Süha DEmokan, Head Investor Relations, Nobel Biocare Wir haben mit Sherpany sehr gute Erfahrungen gemacht. Unsere Aktionäre schätzen die neue, attraktive Möglichkeit, einfach und umweltfreundlich ihre Mitwirkungsrechte weltweit wahrnehmen zu können. Positiv überrascht hat mich zudem die einfache und sanfte Einführung. An meinen Abläufen hat sich fast nichts geändert. Customer Statement We have made a very positive experience with Sherpany. Our shareholders appreciate the new, attractive, and environmentally friendly way to exercise their participation rights from anywhere in the world. Particularly, I was pleased by the simple and low key introduction. It hardly changed anything at my workflow. 2 SHERPANY

3 Die Zahl der Verwaltungsräte und Aktionäre, die online und mobil sind, nimmt rasant zu bleiben Sie dran mit Sherpany. ) Erfahren Sie mehr über online Abstimmen sowie die Chancen einer aktiven, ganzjährigen und elektronischen Aktionärspflege. ) Lernen Sie die einfachste Art und Weise für eine effiziente, sichere und weltweite Kommunikation mit Ihrem Verwaltungsrat kennen. ) Verkürzen Sie Interaktionszeiten durch den Einsatz einer zentralen Kommunikations-Plattform. Sie profitieren von einer praxiserprobten Lösung, die von Aktionären und Verwaltungsräten geschätzt wird und bei Unternehmen wie Nobel Biocare oder Ascom Mehrwert schafft. Today s board members and shareholders are plugged in, online and mobile. Connect them with Sherpany. ) Learn about online voting and the benefits of active, online shareholder relations 24/7, 365 days including Christmas. ) Find out the most efficient and secure channels to communicate with your board around the world. ) Shorten and streamline interactions using a central communication platform. Join companies like Nobel Biocare and Ascom whose shareholders and board members profit every day from Sherpany. SHERPANY 3

4 Sherpany for ShareholderS Sherpany for ShareholderS Digitale Shareholder Relations Mit Sherpany for Shareholders erreichen Sie eine hohe Governance Reputation, eine grössere Zustimmung bei allen Aktionärsgruppen und eine breitere Stimmbasis. Ihre Aktionäre werden es Ihnen danken. Die zunehmende Anzahl institutioneller und internationaler Anleger sowie der steigende Einfluss einer guten Corporate Governance auf die Performance eines Unternehmens verlangen nach neuen und attraktiven Lösungen in der Kommunikation mit Ihren Aktionären. Durch den Einsatz einer elektronischen Kommunikation, geführter Interaktion (Q&A) und einer elektronischen Stimmabgabe (Proxy Voting) sowie der Einbindung von Audio und Video bedienen Sie alle ihre Aktionäre gleicher massen unabhängig von Zeit und Ort. Sie sichern sich dadurch sowohl eine effiziente Aktionärspflege als auch eine Einflussnahme in der entscheidenden Phase vor der GV. Digital Shareholder Relations Gain a higher approval from all your shareholder groups as well as a broader voting base with Sherpany for Shareholders. Your Shareholders will appreciate it. The rise in institutional and international investors together with the call for more corporate governance demands improved communication with shareholders for a better performance. Sherpany takes advantage of all the modern, electronic communication tools with guided Q&A, electronic voting (proxy voting) as well as audio and video casts. All of this will allow you to serve your shareholders in such a way as to ensure that everyone is on the same page when it comes to that critical period before AGM. 4 SHERPANY

5 Classical Sherpany Post Digital Shareholder letter Reports AGM Invitation Interaction Online Voting Company Registration Shareholder Voting Shareholder Voting Interaction Shareholder Voting Information Communication Interaction Admission Card Annual General Meeting SHERPANY 5

6 U Sherpany for ShareholderS Aktionärsvorteile Shareholder Benefits Näher an IhreM Unternehmen Closer to your Company Einfach Simple Mit wenigen Klicks findet der Aktionär die für ihn relevanten Informationen, kann mit seinem Unternehmen interagieren, sich seine Meinung bilden und seine Stimmen abgeben. With just a few clicks, every shareholder will be able to find the relevant information, initiate an exchange with your company, make a bestinformed decision and place his or her votes online. Zentral Central Mit einem einzigen Account kann der Aktionär seine Informations- und Stimmrechte wahrnehmen. Ohne sich an 100 Passwörter erinnern zu müssen, ohne sich ständig in einer neuen Navigationsstruktur zurechtzufinden und ohne Papier. Nur noch: From the comfort of a single account, shareholders can keep themselves informed and exercise their voting rights without having to remember multiple passwords or adjusting to new and different accounts. And all this without one printed sheet of paper. Just Global Global Egal ob mit PC oder Mac, mit Smartphone oder ipad: Dank der hochverfügbaren Multiplattform-Architektur ist der Aktionär jederzeit mit seinem Unternehmen online verbunden. Whether on Mac or PC, smartphone or an ipad, thanks to its versatile, mobile architecture, shareholders can keep themselves connected whenever, wherever. 6 SHERPANY

7 Unternehmensvorteile Company Benefits Näher bei Ihren Aktionären Closer to your Shareholders Effizient Efficient Dank Sherpany sind Sie jederzeit mit Ihren Aktionären online verbunden und können nach Ihrem Ermessen mit ihnen kommunizieren. Zudem entlastet Sherpany die papier- und arbeitslastige Administration. Thanks to Sherpany, you are always connected to your shareholders online and you can communicate at your discretion. Moreover, Sherpany reduces administrative work and paper handling. Medienbruchfrei No media disruption Ob Financial Webcast, CEO oder CFO Präsentationen, HTML Geschäftsberichte oder animierte Investoren-Präsentationen: Mit Sherpany kommunizieren Sie persönlich, direkt und medienbruchfrei, weltweit und in Echtzeit. Take advantage of financial webcasts or CEO/CFO presentations, HTML annual reports and animated investor presentations: Sherpany allows you to communicate worldwide in real time, one-on-one, direct and without media disruptions. Erhöhte Zustimmungsraten Increased approval rates Erfahren Sie frühzeitig, was Ihre Aktionäre denken, fordern Sie Feedbacks an und erstellen Sie angepasste Berichte. Sie gewinnen an Attraktivität bei den Investoren, erhalten bessere Governance Ratings und erhöhen die Aktionärszustimmung. Find out what your investors think. Get their feedback instantly and create customized reports. By making yourself accessible, generating interaction, and nurturing a real relationship with them, shareholders are more likely to be on the same page as you. SHERPANY 7

8 UP Sherpany for ShareholderS Funktionen Features Grundausstattung Basic Tools Profile and timeline d Guided Q&A Im unternehmenseigenen Profil stellen Sie sich Ihren Aktionären modern und attraktiv dar. Die Timeline ordnet ihre Aktivitäten automatisch übersichtlich und benutzerfreundlich. Present yourself to the shareholder in your company profile in an attractive way that puts you in the right light. The timeline classifies your activities in a userfriendly way. Dank dem Q&A Tool können Aktionärsfragen frühzeitig erfasst und im Voraus in geeignetem Rahmen beantwortet werden. With the Q&A tool, learn what interests or concerns your shareholders the most to allow you to manage every situation in the best possible Mailing und AGM admin Online publications Mittels Online Publikationen erhalten Ihre Aktionäre alle für sie wesentlichen Dokumente und Mitteilungen direkt im Aktionärskonto und können diese ansehen und bei Bedarf herunterladen. The online publications tool gives shareholders direct access to essential documents and reports to read immediately or read offline. Ersetzen Sie den Postversand von periodischen Aktionärsbriefen, Umfragen und GV-Einladungen durch einen einfachen, elektronischen Versand direkt durch -Anlage oder durch Notifikationen per . Replace physical post of periodicals, polls and AGM invitations simply and instantly online. Web- and audiocast p Online voting Aktionäre können mittels Internet Proxy Voting ihre Instruktionen bis zu einem vom Emittenten definierten Weisungsschluss erteilen oder anpassen. Shareholders will be able to submit or adjust their instructions any time before the deadlines set by the company. Diese Funktion ermöglicht Ihnen den medienbruchfreien Einsatz moderner Medien. Durch die Einbindung von Webcast, Live-Übertragungen, Audiocast oder animierte Präsentationen treten Sie jederzeit in direkten Kontakt mit Ihren Aktionären. This feature allows you to use modern media without the fear of media disruptions. By integrating webcasts, live broadcasts, audiocasts or animated presentations, you connect directly to your shareholders whenever you need. 8 SHERPANY

9 Zusatzausstattung Optional tools Publication orders Aktionäre haben jederzeit die Möglichkeit, Publikationen des Unternehmens zu bestellen und nach Hause liefern zu lassen. Company publications can be ordered by shareholders as needed. 24/7 hotline Gerne bieten wir bei Bedarf eine Rund-um-die-Uhr- Betreuung Ihrer Aktionäre für First Level Support an. First level support will be available to you and your shareholders around the clock if and when required. / Verification Kryptografische Verfahren stellen sicher, dass die Aktionärsstimmen unverändert an die GV-Software übermittelt werden. Damit ist nachvollziehbar, dass Agilentia als Betreiberin der online-plattform keine Stimmen modifizieren oder gar simulieren kann. Cryptographic, tamper-proof processes ensure that votes arrive safely with your company. Thus, it is traceable that Agilentia as the operator of the online platform cannot in any way modify or even simulate votes. SHERPANY 9

10 Sherpany for Board Sherpany for Board 10 SHERPANY

11 Governance effizient, online und global Sherpany for Board ist der sichere und hochverfügbare Online Board Room, mit dem Sie den steigenden Anforderungen an Sicherheit, Compliance und Zeitknappheit in der Kommunikation innerhalb des Verwaltungsrats in effizienter Weise gerecht werden. Gleichzeitig wird dem Verwaltungsrat von heute der online, global und mobil ist ein Tool zur Verfügung gestellt, das ihm umweltschonendes Arbeiten ermöglicht, seine Flexibilität und Effizienz erhöht sowie Aufwand und Kosten reduziert. Efficient governance, online and global Sherpany for Board is a secure online boardroom which meets every security requirement whilst being sleek and efficient. Board members can be global, online or mobile, and our system encourages flexibility and efficiency saving everyone time and cost. Worldwide access to the right information and the automatic aggregation of individual board books allow your board members to fulfill their duties efficiently, effectively and in compliance with international best practices. Durch den globalen Zugriff auf die relevanten Informationen sowie durch eine automatische Aggregation individueller Boardbooks ermöglichen Sie den Mitgliedern Ihres Verwaltungsrats, ihre Pflichten flexibel, zeitgerecht und in Übereinstimmung mit Governance-Standards zu erfüllen. SHERPANY 11

12 Sherpany for Board Ihre Vorteile Your Benefits Mobil, einfach und sicher arbeiten Work Mobile, easily and safe Effizientes Arbeiten im Verwaltungsrat Efficient board work Erhalten Sie einen sicheren Zugang zu Ihren Verwaltungsratsdokumenten und tauschen Sie wichtige Informationen online aus. Verwalten Sie all Ihre Mandate mit einem einzigen Tool, welches Ihre Boardbooks sowie Termine und Kontakte enthält. Get secure access to your board documents and exchange the relevant information quickly and quietly online. Handle all your directorships with one tool including your board books, contacts and schedules. Einfache und intuitive Benutzeroberfläche Simple and intuitive user interface Finden Sie relevante Informationen mit einem Klick dank individuellen Labels und der Volltext-Suche. Eine Gruppenund Meeting-orientierte Darstellung führt Sie direkt zu Ihren Dokumenten. Find the relevant information using tags and full-text searches. Group and meeting based file structures makes finding documents a breeze. 12 SHERPANY

13 Mobiler Zugriff überall und zu jeder Zeit Mobile access anywhere, anytime Benutzen Sie Sherpany for Board auf den mobilen Geräten Ihrer Wahl und erhöhen Sie damit Ihre Flexibilität. Es wird keine lokale Software benötigt. Greifen Sie jederzeit auf archivierte Dokumente zu. Increase your flexibility by using Sherpany for Board on the mobile device of your choice. Access archives from anywhere, anytime. Sicher, vertrauenswürdig und zuverlässig Secure, confidential and reliable All Ihre Daten sind mit sicherster Verschlüsselungstechnik und Multi-Faktor Authentifikation geschützt. Unsere Datenzentren, ausgerüstet mit fortlaufendem Backup und unter steter Beobachtung, befinden sich ausschliesslich in der Schweiz. All your data is protected by full-strength encryption and multifactor authentication. Your data is secured in Switzerland to banking standards. SHERPANY 13

14 Sherpany for Board Funktionen Features Grundausstattung Basic Tools Individual board book, Label system and fulltext search Das individuelle Boardbook wird für jeden Benutzer einzeln, je nach dessen Berechtigung vollautomatisch generiert und zum Download angeboten. Sie erhalten ein PDF mit allen für Sie relevanten Dokumenten zum offline-studium, z.b. im Flugzeug. Individual board books are generated automatically and are available for download where permitted by access rights. Each member receives a PDF with all the relevant material which can be studied offline and on-the-go. Legen Sie Ihre Dokumente nicht mehr in Ordnern ab, sondern vergeben Sie ein oder mehrere Labels. Verlassen Sie sich zudem auf die integrierte Volltextsuche. Damit sind Benutzer und Administratoren flexibler und finden schnell zu gesuchten Informationen. Can t remember in which folder you saved a document? Not a problem. Documents are stored using one or more labels and can be found using a powerful, inbuilt search engine. D Multiboard feature Verwaltungsräte können mehrere Mandate mit nur einem einzigen Account betreuen und somit noch effizienter arbeiten. Board Members are able to maintain multiple mandates by using a single account saving them valuable time and energy. x Document security Versehen Sie die Dokumente mit einer von vier Sicherheitsstufen und definieren Sie so selbst den Zugriff und den Umgang mit jedem Dokument nach Ihrem Ermessen. Four security levels can be set on each document meaning only the right people will have access to the right documents. Z Automatic x Secure mailing Meetings und Dokumente werden laufend automatisch nach Datum archiviert. Damit ist der rasche und einfache Zugriff auf frühere Dokumente und Meetings jederzeit gewährleistet. Meetings and documents are automatically archived based on the timeline guaranteeing quick access anytime. Weisen Sie Verwaltungsratsmitglieder via auf neue Dokumente und Meetings hin und sichern Sie so eine direkte und vertrauliche Kommunikation. Inform board members about new documents and upcoming meetings via and thereby ensure direct and confidential communication. 14 SHERPANY

15 h Zusatzausstattung Optional tools External share 24/7 hotline Teilen Sie Dokumente mit externen Personen wie Beratern, Revisoren oder Anwälten mittels eines sicheren, zeitlich begrenzten Zugangs. Share documents with external parties such as advisors, auditors or lawyers through secure, time-barred channels. Gerne bieten wir bei Bedarf eine Rund-um-die-Uhr- Betreuung Ihrer Aktionäre für First Level Support an. First level support will be available to you and your shareholders around the clock if and when required. SHERPANY 15

16 Sherpany: Security Sicherheit Security Leading edge data center Firewall Sherpany server Sherpany database backup database web server streaming server x x x Shareholder/ BOARDmember ebanking STANDARD 16 SHERPANY

17 Sicher, vertraulich und hochverfügbar Die Sicherheitsarchitektur von Sherpany folgt den höchsten e-banking Standards und wird laufend und vollständig auf alle relevanten Sicherheitsaspekte hin überprüft. Technische Sicherheit ) Sicherstellung der Datenintegrität durch modernste Verschlüsselungs- und Signaturtechnologien. ) Kontrolle der Zugangsberechtigung über Benutzeridentifikation mittels 2 Wege- Authentifikation nach den gängigen e-banking Standards (SSL/TLS Verschlüsselung). ) Verschlüsselte Speicherung aller Daten (AES-256). ) Automatisierte komplette Backups in hoher Redundanz. ) Ausfall- und Verfügbarkeitssicherheit mittels Hosting im Grossrechenzentrum. ) Kryptografische Verfahren zur Abstimmungs- Verifikation. ) Physische Zugangskontrolle und Sicherheits- Überwachung der Server. Secure, confidential and reliable The security architecture of Sherpany meets the highest e-banking standards. All technical security aspects of Sherpany are fully approved and regularly audited. Technical security ) Data integrity is fully guaranteed by leadingedge encryption and signature technology. ) User-identification procedures via twofactor authentication secure authorization in accordance to e-banking standards (SSL/TLS encryption). ) All data is encrypted (AES-256). ) Data is backed up to the highest standards. ) Access is guaranteed via mainframe hosting. ) Voting is verified using cryptographic procedures. ) Access to servers is limited and monitored at all times. ) Data exchange is minimized to reduce the data silhouette. Agilentia has no access to proprietary information. ) Minimaler Datenaustausch zur Verringerung der Daten-Silhouette. Agilentia hat zu keiner Zeit Kenntnis über den Aktienbestand der Aktionäre. SHERPANY 17

18 Sherpany: References/Contact Referenzen References THOMAS RAJMAN, Senior Executive Strategic Projects, Swisscom Events & Media Solutions Customer Statement Swisscom setzt auf die praxiserprobte Plattform Sherpany. Es ist uns wichtig, dass wir unseren Kunden eine emittentenübergreifende Lösung anbieten, die den Aktionären Zugriff auf eine Vielzahl von Gesellschaften ermöglicht. Swisscom gefällt die Technologie von Sherpany, insbesondere der Plattformansatz, welcher nicht auf ein einziges Aktienregister limitiert ist. Swisscom counts on Sherpany as proven solution. For our company it is very important that we can offer our customers a platform which provides shareholders with access to a variety of companies. We like the technology and the advantages of the platform which is not only limited to a specific share register. Dieter Studer, Deputy CEO, SIX SAG Der SIX SAG, der grössten Aktienregisterführerin der Schweiz, liegt sehr viel an der technischen Partnerschaft mit Agilentia. Die Systeme der SIX SAG sind über Schnittstellen mit der Onlineplattform Sherpany verbunden. partner Statement As major share register service provider in Switzerland SIX SAG is very interested in the technical partnership with Agilentia. Systems of SIX SAG are connected via interfaces to the online platform Sherpany. Prof Dr. Christian Hoffmann, HSG St. Gallen Der Lehrstuhl für Corporate Communications an der Universität St. Gallen (HSG) unterstützt die Business Entwicklung von Sherpany mit einer Forschungs kooperation in Finanzkommunikation. Academic Statement The chair for Corporate Communication at the University of St. Gallen (HSG) supports Sherpany s business development through a research cooperation in financial communication. 18 SHERPANY

19 KontaKt Contact Sind Sie interessiert an Sherpany? Are you interested in Sherpany? Tobias Häckermann Tel empowering board & shareholders Sherpany wurde durch Hochschulabsolventen der ETH und Universität Zürich ins Leben gerufen. Das Schweizer Unternehmen spezialisiert sich auf die Entwicklung und den Betrieb von Online-Plattformen, auf welchen rechtsverbindliche Interaktionen gewährleistet werden. Die hohen Ansprüche von börsennotierten und grossen privaten Unternehmen erfüllt Sherpany durch einen klaren Fokus auf Sicherheit, Einfachheit und Effizienz. Empowering board & shareholders Sherpany was launched by graduates of the Swiss Federal Institute of Technology (ETH) and the University of Zurich. The Swiss company specializes in development and operation of online platforms, which provide and guarantee legally binding online interactions. Sherpany meets highest expectations of most demanding listed and major private companies focusing specifically on security, simplicity and efficiency. auszeichnungen awards SHERPANY 19

20 empowering board & shareholders Agilentia AG, Josefstrasse 225, CH-8005 Zurich Tel , JANUAR Designbureau

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